Szállítói számlák, egyéb

kifizetések kezelése
felhasználói dokumentum

Lezárva: 2015.11.24.
Griffsoft Informatikai Zrt.
6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2.
Telefon: (62) 549-100
Telefax: (62) 401-417
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

TARTALOM

1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK KEZELÉSE ............................... 2

1.1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK RÖGZÍTÉSE ................................................. 2
1.1.1 Előfeltételei .............................................................................................................. 3
1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása ..................................................................................... 3
1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása ............................................................... 3
1.1.2 Alapadatok rögzítése ................................................................................................ 3
1.1.3 Sor adatok létrehozása ............................................................................................. 4
1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból .................................... 4
1.1.3.2 Sor kézi rögzítése.............................................................................................. 5
1.1.4 Igazolás jelző állítása .............................................................................................. 5
1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T) ........................................................... 5
1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I) ................................................................ 6
1.1.5 Utalványlap nyomtatás ............................................................................................ 6
1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása .................................................... 6
1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása ............................................................... 6
1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése) .............................................................................. 6
1.2 BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA ............................................................................................. 7
1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt ...................................................... 7
1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után ...................................................... 7
1.3 SPECIÁLIS FUNKCIÓK .................................................................................................. 10
1.3.1 Stornó bizonylat generálása .................................................................................. 10
1.3.2 Helyesbítő számla generálása................................................................................ 10
1.3.3 Duplikált bizonylat generálása .............................................................................. 11
1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a számlákhoz ............ 12
1.3.5 Bizonylat rontása ................................................................................................... 13
1.3.6 Előirányzat figyelés ................................................................................................ 13
1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között .................................................................... 13
1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása ..................................... 13
1.4 SPECIÁLIS ESETEK....................................................................................................... 14
1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása .............................................................. 14
1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés ........................................................................................ 14
1.5 NAVIGÁCIÓS FELÜLET FÜLEI ....................................................................................... 16
1.5.1 Számla tételei ......................................................................................................... 16
1.5.2 Teljesítések ............................................................................................................. 16
1.6 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK ................................................. 17
1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása .................................................................. 17

1
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések rögzítése

Szállítói számlák rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA

(KÖTELEZETTSÉGEK) /
 BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLA
 FORDÍTOTT ADÓZÁSÚ BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK
 IMPORT SZÁMLA (Nem EU-s külföldi számlák)
 KÖZÖSSÉGEN BELÜLI BESZERZÉS (EU-s számlák)

Egyéb kifizetések (pl.: ÁFA utalás, továbbutalás alapnak, stb.) rögzítési menüpontjai:
PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ /
 BELFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ
 KÜLFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ

2
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.1.1 Előfeltételei

1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása

Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra).
PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA

1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása

Válasszuk ki a naplót, a bizonylati tömböt, majd a „Szűrés és karbantartás” jelölő pipáljuk be.

1.1.2 Alapadatok rögzítése

Az alapadatokban, vagyis a fej adatokban a partner, bankszámla, dátumok, külső

bizonylatszám, ellenőrző összeg, stb. információkat tudjuk rögzíteni. Nyomjuk meg a felső
ikonsoron a ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program!

Fontosabb mezők:
 Szerződő partner: Ha más a szerződő partner és a számla kiállítója szerinti partner
(pl.: alvállalkozói szerződés), akkor ebben a mezőben lehet hivatkozni a szerződőre. A
szerződéses kötvállhoz való kapcsoláskor (sor generáláskor) ebben a mezőben lévő
partnerhez kapcsolódó kötvállak is megjelennek.
 Rendelés / Iktatószám: Az előleg bizonylatra ebben a mezőben kell hivatkozni.
 Ellenőrző összeg: A sorok összegét a bizonylat zárásakor ezzel az összeggel veti
össze a program.

3
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

 ÁFA bevallási hó: A szállítói bizonylat ebben a hónapban jelenik meg az ÁFA
listákban, ha a szállítói bizonylatok bevallása teljesít szerinti.
 Pénzügyi karton: Amelyik kartonról (bank vagy pénztár) ki szeretnénk fizetni a
bizonylatot.
 Igazolás jelző: Lásd később (Igazolás jelző állítása)
 Megjegyzés: Ha az utalás környezeti paramétereiben beállítjuk (lásd utalás
dokumentum), akkor ez az adat is megjelenik az utalás közleményében.

1.1.3 Sor adatok létrehozása

A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséshez szükséges információkat: Jogcím,

szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb.

1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból

Ha a program automatkusan a fej adat felrögzítése után felkínálta a sort rögzítésre, akkor ,
majd) ikont (Sorok generálása kötváll bizonylat alapján) nyomjuk meg az alsó ikonsoron.

4
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

 Bizonylatszám: A kötváll bizonylat utolsó karaktere az előirányzat évét mutatja.

 Alszám: A kötváll megfelelő határidejéhez kapcsolódó alszámának kiválasztása (F2).
 Tételszám: Ha csak a kiválasztott alszám egy sorából szeretnénk szállító sort
létrehozni, F2-vel válasszuk ki a megfelelő tételt.
 Generálandó összeg: Ha a kötváll alszámának teljes összegét szeretnénk lehívni,
akkor hagyjuk 0-án a mezőt. Ha adunk meg összeget, akkor a kötváll alszámához
kapcsolódó sorok összegét arányosítja az itt megadott összegnek megfelelően.

1.1.3.2 Sor kézi rögzítése

Ha a szállítói számlához nem kapcsolódik előre rögzített kötelezettségvállalás (szerződéses

kötváll) akkor ne dobjuk el a sort. Ha nem ajánlja fel automatikusan a fej adat rögzítése után a
sort, akkor az alsó ikonsor a ikont nyomjuk meg.

1.1.4 Igazolás jelző állítása

Ha a fej adatban az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra állapotban van, akkor az
alábbi ikonokkal tudjuk a státuszt állítani. Feltételezzük, hogy az igazolás adatbázis
paramétere két lépésesre van beállítva és nem kezel egyszerű aláíráskezelést (lásd a speciális
eseteknél). A Teljesített ikon ( ) hiányozhat, ha az igazolás adatbázis paramétere egy
lépésesre van beállítva. A Teljesített ( ) és az Utalványozás ikon ( ) között megjelenhet
egy Ellenjegyzés ( ) ikon, ha az igazolás adatbázis paramétere három lépésesre van
beállítva.

1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T)

5
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont.

1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I)

Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont.

1.1.5 Utalványlap nyomtatás

Csak teljesített vagy utalványozott bizonylatról nyomtatható utalvány.

1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása

A navigációs, vagy a bizonylat fej karbantartó felületen nyomjuk meg a ikont.

1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása

Navigációs képernyőn MŰVELET(EK) fül / UTALVÁNYLAP CSOPORTOS

NYOMTATÁS(A) funkció.

1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése)

Nyomjuk meg a bizonylat fej karbantartó felületén, a felső ikonsoron a ikont.

Csak Nyitott (Bizonylat státusza „N”) és Teljesített (Bizonylat igazolás jelzője „T”), vagy
Utalványozott (Bizonylat igazolás jelzője „I”) bizonylat zárható.

6
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.2 Bizonylat módosítása

1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt

Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható!

Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, ÁFA kód, szervezeti egység, szakfeladat,
stb.) módosíthatóak!
A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a
ikonnal lehet végrehajtani.

Fej adat módosítása a navigációs ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén)

Fej adat módosítása a fej karbantartó ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén)

Sor adat módosítása a navigációs ablak alsó ikonsorán

Sor adat módosítása a fej adat karbantartó alsó ikonsorán

1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után

Könyvelt státuszú bizonylat (belföldi, külföldi beérkező szállítói számlák, egyéb

pénzbekérők) egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat
könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton
keresztül módosíthatóak.

Könyvelési korrekciós bizonylat menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ /

SZÁMLA (KÖTELEZETTSÉGEK) / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA

7
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

Előfeltétele:
Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a „Szűrés és
karbantartás” jelölő kipipálása.

Könyvelési korrekciós bizonylat generálás indítása: MŰVELET / KÖNYVELÉSI

KORREKCIÓS SZÁMLA / BIZONYLAT GENERÁLÁSA

Az gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni

azokat a sorokat, amelyeket korrekciózni szeretnénk.
Jelöljük ki a korrekciózni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az
összes sort korrekciózni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg.
A gombok hatására egy # jel jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a
gombbal hajthatjuk végre.

8
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását.

A generálás hatására a program létrehoz egy korrekciós bizonylatot, annyi mínuszos és
pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt.
Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés
miatt).
A bizonylat végösszege csak 0 lehet!

A bizonylat lezárása után ( ikon), ha a szállítói bizonylatra volt pénzforgalmi teljesítés

(bank vagy pénztár), akkor automatikusan felajánl egy képernyőt a technikai bank
generálására. Ez azért szükséges, hogy a módosítások a főkönyvben pénzforgalom
szempontjából is megjelenjenek.

 Banki karton azonosítója: Mindenképpen technikai banki kartont válasszunk ki

 Banki jogcím: BSZALL
 Banki bizonylat (Nyitott/Zárt): Ha nem akarjuk a banki terhelések között már
módosítani a létrejött bizonylatot, akkor a Zárt lehetőséget válasszuk ki.

Az gombra kattintva a program kigenerálja a technikai banki terhelés bizonylatot 0

összeggel, hivatkozva benne a korrekciós bizonylatra.

9
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.3 Speciális funkciók

1.3.1 Stornó bizonylat generálása

Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen

megegyező stornó szállítói számlát hoz létre (mínuszos), amely hivatkozik az eredeti
bizonylatra

A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA

A stornózandó bizonylat megadása után a gombra kattintva a program létrehozza a

stornó bizonylatot. A létrejött stornó bizonylat a számlahivatkozás mezőben hivatkozik a
stornózott bizonylatra. A stornózott bizonylat stornó bizonylatszám mezője jelzi, melyik
bizonylattal történt meg a stornózása.

1.3.2 Helyesbítő számla generálása

Csak Könyvelt státuszú bizonylat helyesbíthető.

Indítsuk el a bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / HELYESBÍTŐ BIZONYLAT
ELŐÁLLÍTÁSA

A gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni

azokat a sorokat, amelyeket helyesbíteni szeretnénk.
10
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

Jelöljük ki a helyesbíteni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az

összes sort helyesbíteni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg.
A gombok hatására egy IGEN jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a
gombbal hajthatjuk végre.

A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását.

A generálás hatására a program létrehoz egy helyesbítő bizonylatot, annyi mínuszos és
pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt.
Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés
miatt).

1.3.3 Duplikált bizonylat generálása

Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen

megegyező szállítói számlát hoz létre.
A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK fül / DUPLIKÁLT BIZONYLAT
ELŐÁLLÍTÁSA

11
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

A duplikálandó bizonylat megadása után a gombra kattintva a program létrehozza

az új, Nyitott státuszú bizonylatot.

1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a

számlákhoz

Hatására a program hozzáigazítja az előre rögzített (szerződéses) kötváll adott alszámának

összegét és dimenzió adatait (jogcím, szakfeladat, szervezeti egység, ÁFA kód, stb.) a rá
hivatkozó számlák, egyéb kifizetések adataihoz!
Egy olyan szállítói soron állva, amelyen behivatkozott kötváll alszám adatait szeretnénk a
számlához igazítani nyomjuk meg a tétel ikonsoron a ikont.

A funkció automatikusan felajánlja az adott soron behivatkozott szerződéses kötváll

azonosítóját és alszámát. A kötelező mezők kitöltésére figyelmeztet a program. A
gombbal tudjuk végrehajtani az igazítást.

12
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.3.5 Bizonylat rontása

Hatására a program Rontott státuszúra állítja a szállítói bizonylatot.

A rontott bizonylatra nem lehet hivatkozni, illetve nincsenek sorai. Csak „Nyitott” státusszal
rendelkező szállítói bizonylatokat lehet rontani!
A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont.

1.3.6 Előirányzat figyelés

A megjelenő képernyőn megmutatja a program a beállított dimenziók alapján a szabad

előirányzatot (előirányzat és kötelezettségvállalás különbsége).
A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a ikont.

1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között

Abban az esetben, ha egy szállítói bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más
felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani.

A tranzitálás részletes menete a „Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése)”

(OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található.

1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása

Ha egy szállító bizonylat sorait úgy módosítjuk, hogy változnak a sorok összegei (szétbontás),
és történt már pénzforgalmi teljesítés, akkor a program a navigációra való visszalépéskor
(vagy esetleg a bizonylat zárásakor) újragenerálja a pénzforgalmi tétel pénzügyi teljesítés
számlasorait.

13
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.4 Speciális esetek

1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása

Feltételei
 Az intézménynél beállított formátum alkalmas teljesítésigazolás nyomtatására.
 A bizonylat fej adatában az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra.
 Az intézmény a teljesítésigazolást a Forrás programból kívánja nyomtatni.

Ha a fenti feltételek teljesülnek, akkor a felső ikonsoron nyomjuk meg az utalványrendelet

nyomtatására szolgáló ikont.

1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés

Amennyiben az adatbázisban az „Utalványozás csak aláírás-kezeléssel” paraméter az

„Egyszerű aláírás-kezeléssel lehet utalványozni” értéket veszi fel, akkor lehetőség van a
szállítói típusú bizonylatok aláíróit (teljesítésigazoló, ellenjegyző, utalványozó) törzsesíteni és
összeg / dátumhatárhoz kötni őket.

Feltételei
 A fent említett paraméter beállítása (ezt valószínűleg csak konzulens tudja állítani)
 Az aláíró létezik a személy törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ /
SZEMÉLYEK)
 Az aláíró létezik az utalványozók törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ /
UTALVÁNYOZÓK)
 Az utalványozó jogosultságai fel vannak rögzítve (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ
/ UTALVÁNYOZÓ JOGOSULTSÁGOK). Az utalványozói jog mező dönti el, hogy
melyik aláíró funkciónál (teljesítésigazolásnál ( ) a Számla teljesítésigazoló, stb.)
jelenik majd meg egy aláíró

Amennyiben a fenti feltételek teljesülnek, akkor a szállítói bizonylatok fej adatainak

Igazolás/Besorolás fülén megjelennek az aláírással kapcsolatos mezők (a lenti képernyő a 2
lépéses aláírás-kezelést mutatja).

14
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

A rögzítés az alapokhoz képest annyiban változik, hogy az Igazolás jelző állítása (lásd
feljebb) funkcióknál, a Teljesítésigazolás ( ), (Ellenjegyzés ( )), Utalványozás ( )
ikonok megnyomásakor a program bekéri, hogy melyik aláírókhoz szeretnénk kapcsolni az
érintett bizonylatot.

A program azokat az aláírókat ajánlja fel, amelyek az utalványozói jogosultságok törzs

alapján kiválaszthatóak az utalványozói jog (Számla teljesítésigazoló, Számla utalványozó,
stb.), érvényes dátum és összeghatár alapján (ezt a bizonylat ellenőrző összegéhez vagy a
sorok összegéhez viszonyítja).

15
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.5 Navigációs felület fülei

1.5.1 Számla tételei

A számla tételei fülön láthatjuk a fej adathoz kapcsolódó aktuális sor adatokat. Az adatok nem
tartalmazzák a korrekciós bizonylatok általi módosításokat.

1.5.2 Teljesítések

A Teljesítések fülön van lehetőségünk megtekinteni, hogy milyen pénzforgalmi sorok (bank,
pénztár) hivatkoznak a szállítói bizonylatra.
Természetesen itt is lehetőség van a jobb egér gomb/megjelenítés funkcióval a banki sorok
adatait részletesebben is megtekinteni.

16
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

1.6 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek

1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása

A lekérdezés a szállítói típusú bizonylatokat, valamint azokhoz kapcsolódó pénzforgalmi

teljesítéseket tartalmazza analatikai bontásban.

Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK

TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA menüpontot.

Hatására az alábbi ablak jelenik meg.

Fontosabb sorok:
 Számla időszaktól - időszakig: A számlák naplójának időszakára szűrés. Az
időszaktól mezőben érdemes a legelső kiválasztható időszakot kijelölni.

17
Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

 Pü. teljesítés időszaktól – Időszakig: A számlákra hivatkozó pénzforgalmi

bizonylatok (bank, pénztár) naplóinak időszakára szűrés.
 Pü. teljesítés arányosítás?: Igen esetén a pénzforgalmi tételeket a program
arányosítja a számla soraira. Amennyiben velemelyik dimenzió szerint szeretnénk
lekédezni, állítsuk igenbe a mező értékét.
 Teljesülteket is?: Igen hatására mindent leválogat. Nem hatására kihagyja azokat a
számlahivatkozásokat, amelyeknek az összes pénzügyi teljesítése megegyezik az
összes számlaösszeggel.

Az adatok megadása után kattintsunk a gombra, melynek hatására az általános

lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát.
Ezután kattintsunk a ikonra.

18