1.

0 MICROSOFT OFFICE WORD

Antara muka Microsoft Office Word 365
 1.1 BEKERJA DENGAN DATA EXCEL
A Membina kotak jadual Excel ke dalam dokumen Word
Pintasan
1. Tekan “Insert” > “Table” > “Excel Spreedsheet”. Alt, N, T, X
2. Ubahsuai panjang dan lebar jadual excel yang telah dibenam.
3. Masukkan data dan formula.

B Menampal jadual daripada Excel ke dalam dokumen

Pintasan
1. Pilih kawasan dalam fail Excel yang hendak dimasukkan ke dalam fail Word.
2. Tekan kanan tetikus, pilih “Copy” Ctrl+C
3. Buka fail Word dan tekan kanan tetikus, pilih “Paste Options”> “Match Klik kanan
Destination Table Style and Link to Excel.” tetikus, L, Enter
4. Ubahsuai panjang dan lebar jadual excel yang telah disalin.
5. Jadual yang telah disalin akan bersambung dengan fail Excel asli. Apabila data
fail Excel diubah dan fail Word dibuka semula, Kotak Amaran akan keluar
samada ingin mengemaskini data. Tekan “Yes”.

C Membenam Helaian Kerja Excel ke dalam dokumen Word

Pintasan
1. Tekan “Insert” > “Object” . Kotak dialog Object akan muncul Alt, N, J, J
2. Tekan Tab “Create from File..” Ctrl+Tab
3. Tekan butang “Browser”. Kotak dialog Browser akan muncul. 2xTab, Enter
4. Pilih fail Excel yang hendak dimasukkan. Tekan butang “Insert” Pilih fail, Enter
5. Tanda pada kotak “Link to File” 2xTab, Spacebar
6. Ubahsuai panjang dan lebar jadual excel yang telah dibenam.
7. Apabila data dalam Excel diubah dalam word, data dalam Excel asli juga akan
berubah.
D Menggunakan fungsi Sum, Max, Min dan Count
Pintasan
1. Tekan “Insert” > “Table”. Alt, N, T
2. Pilih bilangan lajur dan baris yang diigini dari grid.
3. Masukkan data ke dalam jadual yang dibuat.
4. Tekan sel yang ingin dimasukkan formula.
5. Tekan “Layout”(dalam “Table Tools) > “Formula”. Kotak dialog Formula akan Alt, JL, UL
muncul.
6. Masukkan formula yang diigini. Tuliskan
=SUM(LEFT) =MAX(ABOVE,RIGHT) =MIN(A1,C3) =COUNT(A1:A3) Formula, Enter
Atau boleh pilih formula dari kotak “Paste Function”. Tekan “OK”
7. Setiap kali mengubah data dalam jadual, Tekan kanan tetikus, pilih “Update Tekan kanan
Field” tetikus, U
 1.2 MENGGUNAKAN BORANG DAN MEDAN
A Memasukkan medan dalam dokumen
Pintasan
1. Tekan “Insert” > “Quick Parts” > “Field”. Kotak dialog Field akan muncul. Alt, N, Q, F
2. Dalam senarai “Field names”, pilih nama medan
3. Di bawah “field properties”, pilih mana-mana properties dan options yang Pilih field, Enter
dikehendaki. Klik OK

B Memasukkan pautan ke dokumen lain

Pintasan
1. Tekan “Insert” > “Hyperlink”. Kotak dialog Insert Hyperlink akan muncul. Ctrl+K
2. Pilih dokumen yang ingin dipautkan pada fail ini. Tekan butang OK Pilih fail, Enter

C Merekabentuk dan membina borang ringkas

Pintasan
1. Munculkan tab Developer. Tekan “File” > “Options” > “Customize Ribbon”.
Pilih “Main Tabs”, tandakan “Developer”. Tekan OK
2. Buka pecontoh atau dokumen yang berasaskan borang. Tekan “File” > “New” >
“Blank document”.
3. Tambah kandungan pada borang.
Cth: 1. Tekan “Developer” > “Design Mode”.
2. Tekan “Developer” > “Rich Text Content Control” / “Plain Text
Content Control”.
4. Tambah teks arahan dalam borang.
Cth: 1. Tekan “Developer” > “Properties”. Kotak Content Control
Properties akan muncul.
2. Di kotak “Title:”, Taip arahan.
3. Tekan butang OK
D Menyimpan borang sebagai pecontoh
Pintasan
1. Bina borang
2. Tekan “File” > “Save As”. F12
3. Tulis nama baru fail pencontoh.
4. Pilih format “Word Templet (*.dotx). Tekan butang OK Pilih format,
Enter

E Mengelakkan borang dari diubah.

Pintasan
1. Tekan “Review” > “Resrict Editing”. Kotak dialog Resrict Editing akan muncul. Alt, R, PE
2. Tanda pada “Allow only this type of editing in the document:” Tab3x, Spacebar
3. Tekan “Tracked changes”. Tukar kepada “Filling in forms” Tab, ↑2x
4. Tekan butang “Yes, Start Enforcing Protection”. Kotak dialog Start Enforcing Tab, Enter
Protection akan muncul
5. Taip kata laluan. Tekan ok Taip, Enter
 1.3 MENGGUNAKAN MAIL MERGE
A Membina dokumen utama untuk Mail Merge
Sediakan templet yang ingin dibuat gabungan.
Templet mestilah menggunakan Microsoft Word

B Membina senarai penerima

Pintasan
1. Tekan “Mailings” > “Select Recipients” > “Type a New List...”. Kotak dialog New Alt, M, R, M
Address List akan muncul.
2. Tekan butang “Customize Columns...”. Kotak Customize Address List akan Ctrl+Tab, Tab3x,
muncul Enter
3. Pilih nama medan, tekan butang “Rename”. Kotak Rename Field akan muncul. Tab3x, Enter
4. Ubah nama medan. Tekan OK. Tulis nama,
Enter
5. Ulangi pengubahsuai medan sehingga cukup medan yang diperlukan. Tekan
butang OK
6. Isi data pada medan-medan yang telah dibuat. Tekan butang “New Entry”
untuk menambah baru rekod.
7. Tekan butang OK Selepas selesai mengisi. Kotak dialog Save Address List akan
muncul.
8. Taip nama fail untuk alamat/senarai yang telah dibuat. Tekan butang OK Taip, Enter
9. Pilih dokumen yang ingin dipautkan pada fail ini. Tekan butang OK Pilih fail, Enter

C Memasukkan medan di dalam fail utama

Pintasan
1. Pilih tempat yang ingin dimasukkan medan
2. Tekan “Mailings” > “Insert Merge Field” > nama medan. Nama medan akan Alt, M, I, Pilih
muncul. Medan
D Menyediakan senarai sedia ada untuk digunakan dalam Mail Merge
1. Buka fail Excel.
2. Bina Tab baru.
3. Masukkan data dan maklumat mengikut medan.
4. Simpan fail Excel bersama dengan fail pecontoh Word.

E Cetak dokumen Mail Merge

Pintasan
1. Pastikan semua medan telah dimasukkan.
2. Tekan “Mailings” > “Finish & Merge” > “Print Documents...”. Kotak dialog Alt, M, F, P
Merge to Printer akan muncul.
3. Pilih “All”, Tekan butang OK. Kotak dialog Print akan muncul. Enter
4. Tekan butang OK jika tiada tambahan bilangan salinan dan pencetak. Enter
5. Bilangan cetakan akan dibuat mengikut bilangan dalam senarai.

F Membina mailing label

Pintasan
1. Tekan “Mailings” > “Start Mail Merge” > “Labels”. Kotak dialog Labels Option Alt, M, S, A
akan muncul.
2. Di pilihan “Label vendors”, pilih “Other/Custome”.
3. Tekan butang “New Label”. Kotak dialog Label Details akan muncul.
4. Di “Label name”, taip nama label. Cth: “A6”
5. Di “Number across”, taip bilangan label melintang.
6. Di “Number Down”, taip bilangan label menegak
7. Di “Page size”, pilih “A4”. Tekan butang OK. Jadual dengan garisan putus-putus
akan muncul.
8. Masukkan dan aturkan perkara yang perlu dalam setiap label.
9. Sediakan senarai.
10. Pilih senarai penerima (Select Recipients)
11. Masukkan medan-medan yang berkenaan