2.

PUNONJËSI I SHTETIT

Të punosh në protokoll do të thotë të jesh në çdo moment përpara sfidave të

njëpasnjëshme, të cilat në vete janë pjesë e pandarë e këtij profesioni tepër të
veçantë. Sidomos në institucione të rëndësishme shtetërore, punonjësi i
protokollit, ndodhet çdo dite para situatave të vështira, në shumë raste të
paparashikuara, të cilat përbëhen nga mijëra detaje, në dukje të vogla, por që
kërkojnë secili zgjidhjen e vet, në një mënyrë të caktuar dhe në kohën e
duhur. E parë nga kjo pikëpamje, protokolli është një detyrë sa e vështirë, aq
dhe e komplikuar, që jo çdokush mund ta përballojë.
Por nuk është kjo e vetmja perspektivë e protokollit. Ai ka edhe anën tjëtër,
që është shumë interesante, e bukur dhe që sjell një kënaqësi të veçantë me
surprizat e këndshme që krijon. Protokolli i siguron punonjësve të vet një
varg përparësish, që jo çdo lloj shërbimi zyrtar i plotëson. Kështu, ai të jep
mundësinë që të shohësh menjëherë frytet e punës tënde nga fillimi deri në
fund të evenimenteve të ndryshme(pritje, vizita, ceremoni festive, etj.)
Protokolli është një profesion, që përveç aftësive dhe punës individuale,
kërkon edhe një bashkëpunim të gjithanshëm profesional. Askush nuk është
në gjendje të parashikojë i vetëm të gjitha hollësitë e një situate dhe detajet e
një aktiviteti, sado i thjeshtë qoftë ai. Suksesi, në të tilla raste, është vetëm
produkt i një pune të përbashkët, në skuadër, dhe sigurisht pa mohuar fatin, i
tërë atyre që angazhohen në nëj aktivitet të caktuar dhe që punojnë si një i
vetëm për realizimin me sukses të tij në kohën e duhur.
Punonjësi i protokollit është faktori themelor i realizimit të çdo aktiviteti. Që
të jetë sa më professional ai duhet të karakterizohet nga këto cilësi bazë:

Aftësi organizuese.
Për të arritur rezultatin e duhur nuk punohet spontanisht. Duhet kurdoherë
koordinim veprimesh dhe hartim i një programi deri në detajet më të
hollësishme. Por, të kesh një plan nuk do të thotë se organizimi ka
përfunduar. Përkundrazi, në çdo moment arrijnë hollësi të reja, të cilat duhen
vlerësuar dhe pasqyruar rishtazi, prandaj ky proces mund të konsiderohet si
një i tërë që përmbledh: grumbullim informacioni, programim, riprogramim
dhe përsëri programim deri në momentin kur fillon aktiviteti. Fillimi është i
thjeshtë, me një memo, pastaj vijnë me radhë telefonatat, mesazhet
elektronike, fakest urgjente, kontaktet personale, mbledhje e takime të

1
shumta, për të kaluar më tej në plane të detajuara, ndarje detyrash dhe
realizim konkret.

Aftësi komunikuese.
Të punosh në protokoll do të thotë të kesh sa më shumë pika kontakti të
lidhura në një rrjet të qëndrueshëm komunikimi. Prej tyre duhet siguruar
maksimumi i informacionit. Nuk është për t’u çuditur se shumë nga
mungesat, deri te problemet serioze lindin në fund të fundit për mungesë ose
nënvleftësim komunikimi.

Aftësi bashkëpunimi.
Aftësitë profesionale asnjëherë nuk janë njëlloj. Së bashku me të mirët, të
shkathëtit dhe inteligjentët punojnë edhe të dobëtit, të ngadaltit dhe këtu nuk
ka asgjë për t’u çuditur apo alarmuar. E rëndësishme për protokollin është
bashkëpunimi i tërë këtyre forcave si një mekanizëm i organizuar dhe i
përsosur. Pra, suksesi i aktivitetit varet njëlloj nga të gjithë sepse puna e
protokollit ka vetëm një rezultante, një qëllim, i cili mund të realizohet në
saje të bashkëpunimit. Vetëmohimi personal është i destinuar, herët apo
vonë, të dështojë.

Paraqitja.
Paraqitja protokollare është shprehje e unitetit të pamjes së jashtme, nga
njëra anë, me fisnikërinë e sjelljes, nga ana tjetër. Pamja e jashtme dhe
kryesisht veshja është kontakti i parë i punonjësit të protokollit me mjedisin
zyrtar e publik që e rrethon. Kjo është e para që bie në sy dhe prandaj ka
rëndësi të veçantë, por sidoqoftë, pamja e jashtne, sado impresionuese, nuk
mjafton nëse nuk shoqërohet me një etiketë shembullore. Mirësjellja
absolute në çdo kontakt zyrtar ose jo është treguesi numër një i protokollit.

Modestia.
Veprimtaria e protokollit duhet kuptuar si një i tërë i pandarë, prandaj askush
nuk mund të thotë se “unë e bëra pjesën time…kjo është punë e
tjetërkujt”. Përderisa punohet në skuadër, gjithkush përpiqet dhe
kontribuon në çdo mënyrë të mundshme për të realizuar qëllimin e vendosur.
Merita i takon ekipit.

2
Iniciativa.
Megjithëse në protokoll punohet me programe të sakta, asgjë nuk mund të
konsiderohet e fiksuar përfundimisht. Çdo gjë mund të ndryshojë papritmas,
duke nisur nga elementet njerëzore dhe kushtet natyrore deri te situtat e
papritura zyrtare, të cilat kërkojnë një reagim të menjëhershëm pozitiv për të
mos kaluar nga suksesi në dështim. Pesimizmi. Humbja e toruas dhe e
kurajës janë armiqtë më të dëmshëm të protokollit.
Përkundrazi, gjakftohtësia në zotërimin e situatës dhe aftësia për të reaguar
me iniciativë, shpejt dhe profesionalisht, është cilësia bazë për çdo punonjës
të protokollit.

Respektimi i rangut.
Njohja dhe respektimi i rangut zyrtar përbën esencën e protokollit. Mbi këtë
koncept është organizuar tërë piramida shtetërore. Është detyrë e protokollit
të evidentojë këtë organizim dhe të tregojë se çdo marrëdhënie zyrtare i
nënshtrohet një hierarkie të veçantë, e cila orienton sjelljen dhe veprimin e
çdo zyrtari në përputhje me ingerencat e shtetit. Punonjësi i protokollit ka
për detyrë të njohë çdo aspekt të veprimtarisë së eprorit të tij, stilin e punës,
interesat, marrëdhëniet me zyrtarët e tjerë dhe me publikun deri edhe
dëshirat më të thjeshta të tij.
Puna e zyrtarit është e papajtueshme me spontanitetin. Ai presupozon
organizim, punë të dokumentuar dhe sistematike, shkathtësi dhe operativitet
në zbatimin e programit të përcaktuar. Një drejtues zyrtar që ka
përgjegjësinë e udhëheqjes së protokollit ka nevojë vetëm për dy gjëra: një
makinë të shpejtë dhe një telefon celular dhe është në gjendje të zgjidhë çdo
situatë.
Elementet bazë që duhen konsideruar për të ndërtuar një program protokolli
janë përgjigjet e këtyre pyetjeve:
ku
kush
kur
çfarë
përse

Zbërthimi i tyre jep të qartë kuadrin e plotë të një situate protokollare dhe
mundësinë për të hartuar një program të detajuar për realizimin e saj.
Asnjë lloj pune nuk fillohet pa patur më parë një strukturë të formatizuar
protokollare për çdo tip aktiviteti. Mbi bazën e saj krijohen zgjidhjet e
unifikuara dhe standarde, të cilat plotësojnë sistemin e praktikave
ceremoniale.

3
Nuk mund të ketë një zyrë protokolli të organizuar dhe efektive pa një “arkiv
të dhënash” të hollësishme të të gjitha aspekteve të domosdoshme të punës
së saj, të listës së shtetit, të protokollit diplomatik dhe të të gjithë gamës së
aktiviteteve të kryera në kohë.

Mars 2010, Prof.dr.Nusret PLLANA