MANUAL GEAC PER A USUARIS DELS

ARXIUS DE GESTIÓ
Cerca
Catalogació
Préstec i Consulta
Transferències

Arxiu Central
Àrea d’Administració Digital i Processos
Departament de Cultura
Generalitat de Catalunya

Versió 1 / Agost 2021

Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Contingut
Cerca d’expedients................................................................................................... 3

Catalogació d’expedients ......................................................................................... 7

Sol·licitud de préstecs ............................................................................................ 12

Transferències ....................................................................................................... 18

Annex: Com preparar les capses ........................................................................ 22

2
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Cerca d’expedients

Accedirem a GEAC amb el nostre usuari de GICAR utilitzant l’enllaç d’accés

a GEAC: Enllaç a GEAC

Per tal de cercar un expedient, heu d’anar a les opcions de menú:

Arxius de gestió - Expedients

Ens apareixerà una pantalla des d’on podem cercar els expedients que
tinguem catalogats a GEAC.

Podem cercar l’expedient utilitzant diferents camps de cerca:

CAMP DESCRIPCIÓ

Unitat de procedència Cal informar el codi SAC i el nom de la unitat

administrativa que ha transferit els expedients. En el
desplegable només us apareixeran les unitats de
procedència on tingueu drets de gestió. Podeu
cercar els codis SAC al quadre de codis de
procedència/gestió a la Intranet del Departament

3
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

CAMP DESCRIPCIÓ

Codi de classificació Codis de classificació dels expedients. En el

desplegable només us apareixeran els que tingueu
associats al vostre usuari. Podeu cercar el codi de
classificació al quadre de classificació (Intranet)

Subdivisió uniforme i/o Desplegable. Ens permeten concretar les dades de

específica cerca de l’expedient

Títol / Descripció Breu descripció del tema o assumpte de l’expedient.

Podeu introduir paraules clau que estiguin en el títol
de l’expedient cercat.

Expedient d’inici Número o identificador de l’expedient (correspon al

nominal)

Any d’obertura i any Any del primer i de l’últim document de l’expedient.

de tancament

Estat Estat de l’expedient a la unitat. Hi ha diferents estats:

- Unitat: Expedient ubicat a la Unitat.

- Pendent de processar: Expedient de la Unitat
transferit a l’Arxiu Central, pendents de
validació.
- Rebutjat: Expedient de la Unitat transferit a
l’Arxiu Central i rebutjat pels arxivers/eres de
l’Arxiu Central
- Arxiu Central: Expedients de la Unitat
transferit a l’Arxiu Central, validat i ubicat a
l’Arxiu Central.

Procés de tria Per defecte desactivat.

Un cop informats els camps amb el màxim de dades que coneguem,

executem la cerca clicant sobre la lupa situada a baix a la dreta.

4
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

GEAC ens mostrarà un llistat amb els expedients que compleixin amb les
dades que hem introduït.

Si els expedients han estat transferits a l’Arxiu Central, a la dreta us

apareixerà la icona d’un portafolis. Si hi cliqueu podreu consultar el detall de
l’expedient.

Si els expedients encara no han estat transferits a l’Arxiu Central, a

la columna de la dreta us apareixeran les icones d’un llapis i una paperera.
Si hi cliqueu podreu modificar o eliminar l’expedient respectivament.

5
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Si els expedients encara han estat transferits a l’Arxiu Central però han
estat rebutjats, a la columna de la dreta us apareixerà la icona d’un llapis. Si
hi cliqueu podreu modificar l’expedient.

Des d’aquesta pantalla també podeu extreure llistats d’expedients i exportar-

los. Cliqueu el botó “Exportar” situat a la banda inferior esquerra.

6
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Catalogació d’expedients

Accedirem a GEAC amb el nostre usuari de GICAR: Enllaç a GEAC

Per tal de afegir un nou expedient a la unitat de procedència, heu d’anar a

les opcions de menú:

Arxius de gestió - Expedients

Cliqueu el botó “Nou expedient” de la secció “Filtre”

S’obrirà una finestra amb els camps necessaris per crear un nou expedient
de la unitat.

7
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Aquells camps marcats amb un asterisc (*) són obligatoris. Els camps a
informar són:

CAMP DESCRIPCIÓ INFORMACIÓ / AJUDA

Unitat de procedència Codi SAC i nom de la No editable. Agafa la

unitat administrativa procedència que hem triat a
que transfereix. la secció “Filtre”

Codi de classificació* Desplegable. Codis de Podeu cercar el codi de

classificació associats classificació al quadre de
a la Unitat de classificació (Intranet)
Procedència.

Subdivisió uniforme Desplegable. Ens El GEAC funciona amb el

i/o específica i/o permeten nou sistema de classificació
nominal complementar la comú que ja no contempla

8
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

CAMP DESCRIPCIÓ INFORMACIÓ / AJUDA

classificació de aquestes subdivisions. No

l’expedient cal omplir aquests camps

Títol* Títol de l’expedient de

la Unitat

Expedient inici* i final Número o identificador

de l’expedient
(correspon al nominal)

Any d’obertura i any Any del primer i de Dia, Mes i Any obertura.
de tancament* l’últim document de Només obligatori l’Any
l’expedient.

Capsa Inici, Capsa Número de la primera i Per defecte sempre apareix

Final* la última capsa que un 1.
ocupa l’expedient a
l’hora de fer la
transferència a l’AC.

Volum* Editable. Indica el Per defecte sempre apareix

número de volums que un 1.
ocupa un expedient.

Suport Desplegable. Tipus de Per defecte sempre apareix

suport en que és troba l’opció paper.
l’expedient.

Municipi, Adreça i CP Informació addicional Camps optatius

que fa referència al
contingut de
l’expedient.

Descripció de Informació addicional Camp optatiu. És

l’expedient que fa referència al recomanable aportar
informació a aquest camp,

9
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

CAMP DESCRIPCIÓ INFORMACIÓ / AJUDA

contingut de atès que facilita la

l’expedient. posterior cerca de
l’expedient.

Observacions Informació addicional Camp optatiu

que la unitat de gestió
consideri necessari
aportar

Un cop hem omplert totes les dades fem clic al botó “Acceptar”. Les dades
quedaran guardades i tornarem a la pantalla de cerca.

Si volem continuar catalogant altres expedients, clicarem al botó superior

“Acceptar i continuar creant de nous”. En aquest cas, s’actualitzarà la
pantalla de catalogació de l’expedient però observarem que es mantenen les
dades dels camps Codi de classificació, Títol i Exped. I. per si les volem
reaprofitar pel proper expedient a catalogar. Si no les volem aprofitar podem
editar-les o seleccionar altres opcions als desplegables corresponents.

Els expedients de les Unitats de Procedència, sempre i quan no hagin estat

transferits, els podem editar i modificar-hi les dades. Hem de cercar els
expedients i fer clic a la icona (llapis) que hi ha a cada fila del llistat de
resultats de cerca.

Se’ns obrirà una finestra amb la fitxa de l’expedient.

10
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Un cop haguem fet els canvis, hem de fer clic al botó “Acceptar”.

Podem eliminar els expedients de les Unitats sempre i quan no hagin estat
transferits. Hem de clicar la icona (paperera) que hi ha a cada fila del llistat
de resultats de cerca.

Ens demanarà confirmació.

11
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Sol·licitud de préstecs

Amb aquesta opció podeu demanar a l’Arxiu Central expedients de les

unitats administratives que tingueu associades al vostre usuari.

Accedirem a GEAC amb el nostre usuari de GICAR: Enllaç a GEAC

Per tal de sol·licitar i gestionar un préstec a l’Arxiu Central, heu d’anar a les
opcions de menú:

Tràmits - Les meves peticions

Des d’aquí podreu demanar i retornar préstecs, així com consultar les
vostres sol·licituds, realitzar-ne de noves o veure en detall qualsevol petició
realitzada.

Abans de fer la petició haurem d’escollir quin tipus de petició podem fer:

- Si els expedients estan inventariats a GEAC cal realitzar una petició

de “Catàleg” per número d’expedient clicant a

- Si els expedients estan inventariats per unitat d’instal·lació, no estan

carregats a GEAC o es troben sota custodia externa, haurem
d’escollir l’opció “No catàleg” clicant a

Aquesta opció no deixarà reflectit al registre de l’expedient la seva

situació de préstec.

En principi heu de fer totes les peticions fent servir la opció “Catàleg”

12
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Per fer una petició clicarem al botó “Catàleg”:

S’obrirà la pantalla de cerca d’expedients, des d’on podrem fer la nostre

cerca emplenant les dades que coneguem de l’expedient:

Se’ns obrirà una pantalla amb un formulari on podem cercar els expedients
que volem demanar en préstec filtrant per diversos conceptes:

- Procedència
- Codi Classificació

13
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

- Títol
- Expedient inici (correspon al nominal de l’expedient)
- Dades d’obertura i tancament (principalment cal posar l’any)
- Suport
- Arxiu
- Dipòsit
- Capsa

Tots els camps del formulari són opcionals, però quanta més informació
doneu a l’Arxiu Central més fàcil serà la seva localització. Cal informar el
major numero possible de camps.

Un cop introduïdes les dades cliquen el botó “Filtrar”. A l’apartat expedients

cercats ens apareixeran un o més expedients que acompleixin les
característiques indicades.

Consultem l’estat del document (si està disponible) i cliquem a la icona de la

dreta per seleccionar l’expedient desitjat:

Podem veure el detall de l’expedient fent clic a la icona de la fila de

l’expedient, a l’esquerra del quadre:

Els expedients seleccionats apareixen a la secció “Expedients petició”.

Podem extreure l’expedient de la petició fent clic a la icona següent de la fila
de l’expedient corresponent:

14
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Seguidament cal omplir l’apartat “Dades petició”, indicant el tipus de

sol·licitud que volem fer. Cal especificar quin tipus de petició volem fer a
l’Arxiu Central:

- Préstec (surt predeterminat)

- Consulta
- Recuperat
- Inserció

I també cal indicar la seva urgència.

Quan estiguin tots els camps possibles informats hem de clicar el botó
“Sol·licitar documents”. Es mostrarà el comprovant de la petició i s’enviarà
un correu electrònic al sol·licitant i a l’adreça electrònica indicada a l’Arxiu

Un cop rebudes i acceptades les vostres sol·licituds a l’Arxiu Central, rebreu

un correu de confirmació per cadascun dels expedients que hagueu
demanat.

15
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Quan els expedients estiguin preparats l’Arxiu Central contactarà amb

vosaltres per correu electrònic.

Per retornar els préstecs seguim el mateix procediment i cliquem “Tornar

peticions”.

Recordeu que GEAC permet fer un seguiment de les vostres peticions,

podeu filtrar per un seguit de conceptes per trobar les vostres peticions i
l’estat de cada sol·licitud. Per veure la fitxa de la sol·licitud heu de fer doble
clic a la fila (sol·licitud) que voleu veure o fer clic a la icona següent:

Per tal de realitzar el seguiment de les vostres peticions també podeu

accedir-hi (amb perfil “Administrador Arxiu Gestió”) anant a les opcions:

Tràmits - Les meves peticions - Cercador de sol·licituds

Al camp “Estat petició” apareix per defecte l’opció “Pendent”, heu de

seleccionar al desplegable la opció “Tancada”.

Deixeu l’opció “Catàleg” al camp “Tipus petició”.

Cliqueu la lupa i us apareixeran els resultats de la consulta. Podeu veure els

detalls clicant la icona de la dreta:

16
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

 Recordeu que a través del GEAC només podeu sol·licitar expedients

d’aquelles unitats de procedència sobre les quals tingeu dret per
solicitar-ne
 Cal tenir present que GEAC genera una so·licitud per cada expedient
demanat per poder gestionar la seva traçabilitat.
 Recordeu que com a màxim a cada petició de catàleg es poden
incloure 25 expedients

17
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Transferències

Per poder dur a terme una transferència a l’Arxiu Central, accedirem a GEAC
amb el nostre usuari de GICAR: Enllaç a GEAC

Per tal de sol·licitar i gestionar una transferència a l’Arxiu Central, heu d’anar

a les opcions de menú:

Arxius de Gestió – Expedients

Des d’aquesta pantalla cercarem els expedients que tenim catalogats a la

nostre unitat per realitzar la transferència.

Seleccionem la unitat de procedència al camp corresponent i la opció

“Unitat” al camp “Estat”. Seguidament cliquem sobre la lupa:

Ara ens apareixerà un llistat amb tots els expedients que tenim pendents de
transferir.

18
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Podem afegir els expedients que desitgem transferir clicant sobre la següent
icona de la columna esquerra:

En el cas que volguem transferir-los tots clicarem sobre l’icona d’un cuadrat
blanc que hi ha a dalt a l’esquerra i a continuació al botó “Afegir”. D’aquesta
manera carregarem tota la pàgina. Caldrà repetir aquest pas per toters les
pàgines.

Els expedients que anem afegint passen de la pestanya “Cerca” a la

pestanya “Transferència en curs”:

En aquest moment del procediment podem modificar els expedients amb la

icona del llapis, eliminar-los un a un amb la icona que mostra una x vermella,
o eliminar-los tots clicant el botó “Treure tots” . Amb aquestes opcions els
expedients es retornen a la pestanya “Cerca”, però no s’eliminen.

19
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Per acabar, caldrà definir el tipus de capsa en la que es troben els

expedients, tenint present que no podem fer transferències amb diferents
tipologies de capses. Per defecte apareix A4.

Ara ja podem generar la transferència amb el botó corresponent situat a baix

a la dreta.

Al generar la transferència, tots els expedients inclosos a la mateixa passen

a l’estat de pendents de processar. Els arxivers de l’Arxiu Central hauran de
validar o rebutjar els expedients transferits.

GEAC ens genera un avís conforme s’ha enviat correctament amb les dades
de la transferència:

Posteriorment rebreu un correu electrònic de la bústia de l’Arxiu Central com

a comprovant de la transferència amb un codi de la transferència.

Un cop acabat el procediment de transferència, i en el cas de que aquesta

no hagi estat rebutjada, rebrem un altre correu conforme s’ha validat la
transferència i els expedients ja estan disponibles per consulta.

L’Arxiu Central us farà arribar el full de la transferència amb el llistat

d’expedients i la seva ubicació dins l’Arxiu.

En el cas que l’Arxiu Central detecti errors mentre fa el procés de validació,

els expedients amb problemes us apareixeran a la pantalla de cerca com a
rebutjats a l’apartat “Estat”:

20
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Contacteu amb l’Arxiu Central per conèixer les causes de la no acceptació

de l’expedient rebutjat.

Per modificar els expedients rebutjats cliqueu la icona del llapis.

Un cop modificats els podeu tornar a afegir a una nova transferència seguint
el procediment indicat.

21
Generalitat de Catalunya
Departament de Cultura
Direcció de Serveis
Àrea d’Administració Digital i Processos

Annex: Com preparar les capses

 La documentació a transferir s’ha de disposar en capses d’arxiu

normalitzades.
 Cal numerar les capses de l’1 en endavant.
 El contingut de cada capsa s’ha d’especificar al full de transferència.
 No forçar la capacitat màxima de les capses

Al llom de la capsa normalitzada cal posar les següents dades:

1- Any de la documentació
2- Codi de procedència de la unitat
3- Número d’ordre de la capsa que li assigna la unitat administrativa
4- Si escau, dades genèriques que facilitin la seva identificació (opcional)

La documentació trames haurà d’arribar a l’Arxiu Central en capses

normalitzades i catalogada seguint les instruccions que hem explicat en
aquest manual.

Repasseu bé que el contingut de les capses coincideixi amb els expedients

que voleu transferir, és fàcil i freqüent que expedients amb poc contingut no
quedin registrats a la transferència, la qual cosa pot ocasionar que aquesta
sigui rebutjada.

Davant de qualsevol dubte consulteu amb l’Arxiu Central

Des de l’Àrea d’Administració Digital i Processos volem deixar palès el nostre reconeixement
a la Secció de Gestió Documental i Estandardització, al Servei de Suport al Sistema d’Arxius
de Catalunya i a la Direcció General de Patrimoni Cultural, per facilitar-nos diversos continguts
que han estat utilitzats per a l’elaboració d’aquest manual.

22