inversió en informació i permetin un accés ràpid a la informació

existent a l’organisme. Això s’aconsegueix mitjançant una

plataforma tecnològica adequada, un sistema d'informació
comú i interoperable i un canvi en la cultura organitzativa (en
aquest context és bàsic ser conscient de la importància de
compartir la informació).

Per poder dur a terme aquest canvi cal la creació de grups

interdisciplinaris formats per tecnòlegs, experts en organització
i experts en gestió documental, amb l’assessorament dels
serveis jurídics. Actualment i d’acord amb el protocol de gestió
de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya
ORDRE CLT/172/2014, de 14 de maig, els Departaments han de
constituir els Grups de Treball Multidisciplinari (GTM), que
liderats des de la Direcció de Serveis coordinen aquests grups
per fer la transformació a la gestió electrònica. S’hi analitza el
tràmit i, d’acord amb el procediment administratiu,
s'identifiquen el circuit i els documents. Per a la gestió dels
tràmits electrònics la Generalitat està desenvolupant eines
tecnològiques que ens han d’ajudar en la gestió dels
expedients, en la transformació dels documents en paper en
documents electrònics vàlids legalment i administrativa i en els
canals d’interoperabilitat que ens facilitin les consultes de
dades que altres organismes i administracions gestionen. Eines
com el Tramitador Genèric (TG), El Tramitador d’Ajuts i
Subvencions o TAIS, els mòduls de digitalització segura i el de
còpia autèntica, com els canals d’interoperabilitat, obliguen als
gestors a canviar la seva forma de treball.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.6. Quines eines de gestió

documental tenim a l’abast?
Per poder controlar la documentació disposem del disseny
normalitzat de documents, la reenginyeria de procediments, el
catàleg de documents, el catàleg de procediments i el control
de flux documental.

 La classificació i l’ordenació es basen en el Quadre de

classificació funcional aprovat per instrucció de la Direcció
General del Patrimoni Cultural.
 Per descriure els documents tenim les normes de descripció,
com la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya.

 Pel que fa als models de metadades descriptives, ens

remetem a l' Esquema de metadades e-SIGEDA aprovat per
instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.

 Pel que fa a la identificació de tipologies documentals

disposem del quadre de tipus documentals aprovats per
instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.

 Per poder fer la valoració i la selecció dels documents,

disposem de les taules d’accés i avaluació documental
aprovades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria
Documental (CNAATD), que marquen els terminis d'accés i de
conservació dels documents administratius. Per a més
informació, tenim el web de la CNAATD.
Totes aquestes eines són d’aplicació en el cas dels documents
electrònics, i és especialment important que la seva aplicació
comenci des de les fases de planificació i creació dels
documents electrònics.