1.6.

Quines eines de gestió

documental tenim a l’abast?
Per poder controlar la documentació disposem del disseny
normalitzat de documents, la reenginyeria de procediments, el
catàleg de documents, el catàleg de procediments i el control
de flux documental.

 La classificació i l’ordenació es basen en el Quadre de

classificació funcional aprovat per instrucció de la Direcció
General del Patrimoni Cultural.

 Per descriure els documents tenim les normes de descripció,

com la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya.

 Pel que fa als models de metadades descriptives, ens

remetem a l' Esquema de metadades e-SIGEDA aprovat per
instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.

 Pel que fa a la identificació de tipologies documentals

disposem del quadre de tipus documentals aprovats per
instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.

 Per poder fer la valoració i la selecció dels documents,

disposem de les taules d’accés i avaluació documental
aprovades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria
Documental (CNAATD), que marquen els terminis d'accés i de
conservació dels documents administratius. Per a més
informació, tenim el web de la CNAATD.
Totes aquestes eines són d’aplicació en el cas dels documents
electrònics, i és especialment important que la seva aplicació
comenci des de les fases de planificació i creació dels
documents electrònics.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.7. La signatura electrònica

Per poder garantir l’autenticitat i la integritat dels documents
electrònics, així com la seguretat en les transaccions
electròniques, la signatura electrònica és un element bàsic.

Per a més informació sobre la signatura electrònica, podeu

consultar la pàgina web del Consorci AOC
No obstant això, no és necessari l’ús de la signatura electrònica
en tots els casos, ja que, en funció del tràmit, n’hi pot haver
prou amb l’ús d’un sistema d’usuari i contrasenya. El mètode
d’autenticació electrònica haurà de ser proporcional al nivell de
seguretat requerit per a cada tràmit en concret.

De totes maneres, els únics documents electrònics que tenen el

mateix valor legal que els documents amb signatura manuscrita
són aquells que han estat signats mitjançant una signatura
electrònica reconeguda (o qualificada) (com el DNI electrònic o
els certificats emesos per CAOC). La signatura electrònica
reconeguda és una signatura electrònica avançada emesa per
les entitats oficials de certificació i que es basa en un sistema
de criptografia asimètrica en què l’usuari té dues claus: una de
pública i una de privada. L’usuari pot signar els documents amb
la seva clau privada i, mitjançant la clau pública, es pot
verificar l’autenticitat d’aquell document. La signatura
electrònica, a més, genera un resum criptogràfic del document
(funció hash) que garanteix que el document no ha estat
modificat des de la seva signatura (ja que el resum criptogràfic
seria del tot diferent si el document es modifiqués amb
posterioritat a la seva generació).