MISSATGERIA INTERNA

És la que circula dins de la mateixa organització. Ha de ser distribuïda entre els

diferents serveis, departaments o persones de l’entitat. Aquesta tasca es fa de manera
conjunta amb la distribució de la correspondència d’entrada i la recollida de la
correspondència de sortida.

Quan el missatge que es transmet en una comunicació interior és important, solen fer-
se’n còpies i una d’aquestes es retorna signada pel destinatari.

MISSATGERIA EXTERNA

Missatgeria d’entrada. És la que rep l’organització. Cal mantenir-la, registrar-la i

distribuir-la als diferents serveis, departaments o persones de l’empresa o l’entitat
pública.

Missatgeria de sortida. És la que envia l’empresa o l’organisme públic. Cal recollir-la

dels diferents serveis o departaments de l’organització classificar-la, registrar-la i
enviar-la en els terminis i formes requerits.

TRACTAMENT DE CORRESPONDÈNCIA D’ENTRADA

1. Recepció
Entrada de la correspondència i els enviaments postals a l’empresa. Se’n verifica el
bon estat i, si és el cas, s’informa de possibles danys als efectes de reclamacions.

2. Registre
La correspondència i la paqueteria es registren conforme a les normes internes de
l’empresa.

3. Classificació
La paqueteria i el correu rebut es classifiquen d’acord amb els criteris establerts
prèviament.

4. Distribució
El correu i la paqueteria es reparteixen als seus destinataris en el temps i la forma
precisos.
TRACTAMENT DE CORRESPONDÈNCIA DE SORTIDA

1. Elaboració
Inclou la redacció, la signatura i la preparació dels annexos que puguin acompanyar-
la.

2. Recollida
Es recull la correspondència que vulguin enviar els diferents departaments de
l’empresa o de l’organisme públic.

3. Registre
La correspondència de sortida es registra d’acord amb les normes internes de
l’organització.

4. Enviament
La correspondència s’envia al servei de Correus o a l’agencia de missatgeria perquè
la remeti al destinatari.

CORRESPONDENCIA D’ENTRADA

RECOLLIDA

Els documents es reben a l’organització a traves del correu, el fax, els serveis de
missatgeria, etc. Normalment es reben a l’adreça postal de l’organització. No obstant
això, les empreses que tinguin contractat un apartat de correus els recolliran a la
corresponent oficina de Correus. La manipulació dels sobres i els paquets s’ha de fer
d’acord amb els criteris de seguretat i tractament establerts per l’organització.

REGISTRE

En primer lloc, cal dir que no tota la correspondència ha de registrar-se. Per exemple, no
ca registrar els documents publicitaris, comercials o informàtics, com tampoc cal fer-ho
amb la correspondència tancada (personal, confidencial o reservada), ja que aquesta
només no obri-la el seu destinatari. Els correus electrònics dels quals l'organització
vulgui deixar constància escrita, que s’imprimeixen per a això, així com els documents
que arriben a traves del fax, solen registrares juntament amb la correspondència en el
registre d'entrada de correspondència.
PROCEDIMENT EN REGISTRES PÚBLICS

Un registre públic és una untat administrativa encarregada de rebre i donar fe dels

escrits que presenten els particulars i dels que arriben per correu adreçats a organismes
administratius i a les seves dependències i serveis.

El registre d’entrada i sortida de documents en l’Administració complex una doble

funció: subministrar al ciutadà una prova fefaent de la presentació de documentació i
donar sortida a la documentació generada per la mateixa Administració. En els registres
públics, els documents poden arribar per les vies següents:

- A traves del taulell.

- Des d’una altra dependència administrativa per correu intern.
- Per correu ordinari.
- Telemàticament.

L’interessat té dret a rebre un justificant de la presentació de la documentació en el qual

s’indiquin la data i l’Administració en què s’ha presentat. La llei permet que serveixi
com a justificant una fotocòpia de l’escrit o del document presentat, segellada i datada
pel funcionari que l’ha rebut.

Les tasques que es realitzen en els registres públics són similars a les que hem vist per al
registre de la correspondència: recepció de documents, classificació, registre i
distribució a les unitats administratives corresponents.

TIPUS DE SERVEIS

- La companya envia un missatger per recollir l’enviament.

- El client signa un albarà de recollida, del qual es queda una còpia.
- La companya lliura l’enviament a l’adreça assignada juntament amb un albarà
de lliurament, que ha de signar el destinatari.

MITJANS TELEMÀTICS: FUNCIONS I PROCEDIMENTS

Tant les comunicacions com l’enviament de correspondència i paqueteria s’han vist

afectats per la implantació d’internet. Són moltes les empreses que han trobat en aquest
instrument la manera d’incrementar la seva productivitat i l’estalvi de temps i costos en
els seus enviaments.

SERVEIS D’ENVIAMENT EN LÍNIA

Els serveis d’enviament en línia més importants que ofereix Correus i les companyes de
missatgeria es detallen a continuació.

SERVEIS EN LÍNIA DE LES COMPANYES DE MISSATGERIA

- Encarregar els enviaments en línia.

- Fer el seguiment en línia de l’estat dels enviaments.
- Pagar des del web mitjançant targeta.
EL REGISTRE ELECTRÒNIC

El registre electrònic o telemàtic de l’Administració compleix la mateixa funció que el

registre clàssic d’entrada i sortida de documents:

- Subministrar al ciutadà una prova fefaent de la presentació de documentació.

- Donar sortida a la documentació generada per l’Administració.

El registre electrònic té la mateixa validesa legal que el tradicional. La tramitació

electrònica garanteix l’autentificació de totes dues parts, la integritat i la confidencialitat
de la informació i el segellament i la datació digital dels documents. Els llibres
d’entrada i sortida ja no són necessaris, perquè el cuidada pot accedir a tota la
informació a través d’internes amb el número d'entrada assignat en el moment de la
presentació i veure en quina fase de tramitació es troba el seu escrit. Per a l’eficàcia del
registre electrònic es necessita que els registres dels diferents organismes públics
estiguin interconnectats, de manera que puguin intercanviar-se els documents
electrònics. D'aquesta manera, tals documents podran anar des del registre d'entrada fins
a l’òrgan que s'encarregui de la seva tramitació.
EL PORTAFIRMES ELECTRÒNIC

El portafirmes electrònic es una eina que facilita l'ús de la signatura electrònica als
òrgans i les unitats administratives, amb l’agilitació consegüent de l'activitat
administrativa. La signatura electrònica d'un document a través d'aquesta eina conté un
codi segur de verificació que permet contrastar-ne la integritat i autenticitat en accedir
per mitjans telemàtics al document signat. Els seus principals avantatges son:

- L'impuls de la pràctica de la signatura electrònica per part dels empleats públics.

- L'agilitació dels tràmits administratius.

- La desaparició progressiva del suport físic (paper) dels documents de la

circulació d'aquests a través dels organismes.

- La possibilitat de signar documents a qualsevol lloc, fins i tot fora del lloc de
treball.

- El fet de facilitar tant la signatura d’un document o fitxer per un únic signat com
la signatura múltiple en cascada (signatura d’un document per diversos signats
en un ordre determina).

EL CERTIFICAT O SIGNATURA DIGITAL

Un certificat digital és un document electrònic que estableix que a un ciutadà (nom i

NIF) li correspon una clau pública determinada. És a dir, és la identificació digital de la
persona. Una entitat de certificació es la que garanteix que aquesta associació clau
pública/identitat del ciutadà sigui valida. A Espanya existeixen diverses autoritats
certificadores, com la Fabrica Nacional de Moneda I Timbre o l’Agència de Certificació
Electrónica. La signatura digital o electrònica equival, amb caràcter general, a la
signatura autografiada.
NORMES DE SEGURETAT I CONFIDENCIALITAT

Totes les empreses i els organismes públics han de complir la normativa, publicada i en
vigor, en matèria de seguretat i confidencialitat en la manipulació de la correspondència
i la paqueteria.

La Llei orgànica 15/1999 de protecció de dades caràcter personal (LOPD) i la seva

corresponent actualització a través de la Llei orgànica 3/2018 de protecció de dades
de caràcter personal i garanties i drets digitals indiquen que hem de mantenir en secret
tant la informació rebuda com destruir els documents confidencials quan ja no siguin
necessaris.