GRUP

Èrika Garcia, Ruth López,

Minerva Leiva, Enci Monroy i
SISTEMA DE Andrea Gómez
M01 Comunicació i Atenció al Client
CFGS Administració i Finances

GESTIÓ
DOCUMENTAL
La Gestoria Granollers
 ÍNDEX
1. Introducció ..................................................................................................................... pàg. 01

2. Orígens de l’empresa ..................................................................................................... pàg. 02

3. Avantatges i inconvenients de la comunicació escrita .................................................. pàg. 04

4. Arxivament i conservació dels documents: el Sistema de Gestió Documental............ pàg. 05

4.1. Tipologia d’arxius ............................................................................................ pàg. 05
4.2. Els elements materials de l’arxiu..................................................................... pàg. 06

5. Sistema de classificació, registre i arxiu ........................................................................ pàg. 09

5.1. Valoració documental ..................................................................................... pàg. 09
5.2. Sistemes de codificació ................................................................................... pàg. 11
5.3. La conservació de la documentació ................................................................ pàg. 13

6. Sistema de gestió documental digital ............................................................................ pàg. 14

7. Dret d’accés a la documentació ..................................................................................... pàg. 15

8. Conclusions ..................................................................................................................... pàg. 16

Webgrafia ............................................................................................................................ pàg. 17

1. Introducció
Degut a la quantitat d’informació que les empreses processen avui en dia és necessari establir
un sistema per a gestionar-la, classificar-la i conservar-la de forma adequada. Com a
conseqüència, el sistema arxivístic d’una empresa tramitarà també tots els components que
intervenen en el trànsit de l’activitat habitual de l’empresa o entitat i del seu exercici. Entre
aquests àmbits trobaríem, per exemple, des de la documentació del Departament de Recursos
Humans fins a la informació referent a l’estructura organitzacional de l’empresa o la informació
relativa als seus immobilitzats.

El sistema de Gestió d’Arxius es basa en un conjunt d'elements que interactuen entre si per tal
de donar suport a les activitats d'una organització. En aquest sentit, gestionar els arxius com un
sistema té com a objectiu el control dels documents arxivístics, des de la seva incorporació al
Sistema de Gestió d'Arxius fins a la seva disposició final, a través de l'establiment dels
procediments que regulin la seva organització, manteniment, emmagatzematge, accés, ús,
transferència o eliminació.

L'establiment d'un Sistema de Gestió d'Arxius en una institució assumeix com a premissa que
totes les instàncies d'arxiu existents en l'organització operin de forma coordinada, sent necessari
establir la seva estructura i les seves funcions, com es relacionen els seus diferents components
i com es gestionarà el flux de documents.

1
2. Orígens de l’empresa
L’empresa Gestoria Granollers S.L. basa la seva activitat econòmica en la oferta de serveis
administratius i financers a petites empreses, és a dir, s’encarrega de gestionar l’administració
que les petites empreses externalitzen i subcontracten.

L’empresa Gestoria Granollers S.L. es divideix en dos departaments bàsics: el Departament

Administratiu i el Departament d’Atenció al Client.

D’una banda, el Departament Administratiu s’encarrega de gestionar funcions com la facturació

de vendes i de compres, la gestió de les nòmines i de les fitxes dels treballadors o la tramitació
de tributs de l’Administració Pública entre d’altres. Com a resultat d’aquesta activitat la
documentació que s’hi gestiona és la següent:
 Rebuts: és un document que fa constància de que s’ha produït un pagament per un
servei o producte.
 Pagarés: és un document en què el deutor es compromet a pagar una quantitat de
diners al creditor en un temps determinat.
 Xecs: és un document de valor en el qual intervenen dues persones, una que dóna
autorització a una segona per extreure diners del seu compte bancari sense que el
titular d’aquest compte hi sigui present.
 Lletra de canvi: és un document mercantil on intervenen tres persones, el lliurador que
ordena al lliurat que aboni una determinada quantitat de diners al beneficiari o la
persona que designi en un termini específic.
 Albarans: és un document que acredita el lliurament d’una mercaderia i indica les seves
característiques.
 Factures: és el document que detalla quines han estat les mercaderies comprades
juntament amb el seu import i la forma de pagament.
 Nòmines: és el document que detalla la suma de les despeses financeres dels sous i
salaris dels treballadors d’una empresa, incloent les bonificacions i les deduccions.
 Fitxa dels treballadors: és el document on es recullen totes les dades personals del
treballador, com per exemple:
○ Nom i Cognoms
○ Número de telèfon
○ Direcció
○ Càrrec a l’empresa

D’altra banda, el Departament d’Atenció al Client és l’encarregat de gestionar tota la

documentació relativa a les dades dels clients de la Gestoria Granollers així com el tipus de
serveis que hi tenen contractats. A més a més, tramita les queixes, suggeriments i reclamacions
que puguin ser enviades a l’empresa. D’aquesta manera, la documentació tractada al
departament és la següent:
 Fitxes dels clients: la fitxa del client conté una informació rellevant per l’empresa, en
aquesta s’inclouen dades d’interès d’una manera breu, amb l’objectiu de mantenir una
relació fluïda amb el client.

2
 Queixes, suggeriments i reclamacions: són documents a través dels quals els clients
d’una empresa els hi fan arribar una comunicació determinada relacionada amb la seva
opinió o la seva experiència.
○ Queixa: és una manifestació d’insatisfacció amb alguna de les nostres
actuacions o serveis.
○ Suggeriment: és l’aportació d’idees, iniciatives o qualsevol altre comentari
relatiu amb la nostre empresa.
○ Reclamació: és una sol·licitud o exigència d’un dret suposadament vulnerat com
a conseqüència d’una actuació considerada per part del client injusta o poc
satisfactòria.

3
3. Avantatges i inconvenients de la comunicació escrita
La comunicació escrita és un element imprescindible per a les empreses que permet establir
relacions i comunicacions tant a nivell intern com a nivell extern. Es pot presentar tant en
formats tradicionals com la carta convencional com en formats digitals com el correu electrònic.

A pesar de la seva importància, la comunicació escrita presenta alguns inconvenients en

comparació amb la comunicació oral. Per exemple, des de que es crea el missatge fins que es
rep resposta (s’envia la carta, s’elabora les respostes i s’envia perquè es llegeixi) poden arribar
a passar dies, és a dir, no es pot garantir la resposta immediata al missatge. Tot i així, aquest
contratemps s’ha reduït amb la incorporació massiva de les noves tecnologies i de l’ús del correu
electrònic, que ha permès fer la comunicació escrita molt més àgil.

A banda d’això, la comunicació escrita requereix un grau més elevat de formalitat i de

coneixement del llenguatge i de les seves normes ortogràfiques, ja que el missatge s‘ha de
redactar en el to i format adients, fent ús d’un llenguatge entenedor i adequats a la situació. A
més a més, com a conseqüència obvia de la presència física de la comunicació escrita, pot ser
que qualsevol persona pugui arribar a tenir-hi accés a banda del seu destinatari original.

D’altra banda, la comunicació escrita presenta també certs avantatges. L’avantatge principal de
la comunicació escrita és que permet deixar constància física de la informació de forma íntegra,
ja sigui en suport físic o en suport digital. En aquest sentit, la conservació plena de la
documentació garanteix que la informació no s’acabarà tergiversant com a conseqüència de la
interpretació subjectiva que qualsevol persona que hi tingui accés en pugui fer com sovint passa
amb la comunicació oral. A més a més, permet fer consulta de la documentació en qualsevol
moment sempre que aquesta hagi estat arxivada adequadament. Aquest fet converteix la
comunicació escrita en un sistema de comunicació òptim per a situacions en què cal transmetre
molta informació o informació de gran importància.

La comunicació escrita també constitueix un sistema òptim per comunicar-se quan el missatge
s’ha de fer arribar a diversos receptors o quan la resposta es pot allargar. Per exemple, si cal
informar als clients sobre els preus dels productes de la propera temporada comercial, no és
eficient trucar-los a tots per comentar-los-hi els preus sinó que és més pràctic fer-los-hi arribar
un catàleg, ja sigui en format paper o en format digital.

En conclusió, podríem resumir els seus avantatges i inconvenients de la forma següent:

Avantatges  El missatge queda registrat íntegrament
 La informació es pot consultar en qualsevol moment
 Facilita la transmissió d’informació complexa
 Permet rellegir la documentació per millorar-ne la
comprensió

Inconvenients  Requereix un temps de preparació i un domini del llenguatge

superiors al que requereix la comunicació oral
 No es pot garantir la resposta sigui immediata
 No es pot controlar qui llegirà el missatge

4
4. Arxivament i conservació dels documents: el Sistema de Gestió Documental
El concepte d’arxiu en si mateix pot fer referència a dos significats diferents: d’una banda, és la
conservació del conjunt de documents rebuts o produïts per una empresa, organisme públic o
institució com a conseqüència de la seva activitat; de l’altra, també entenem com arxiu el lloc
físic on s’emmagatzemen i conserven els documents.

A banda de la custòdia de la documentació en si, l’arxiu d’una empresa té per objectiu principal
facilitar la recuperació de la informació que contenen els documents i simplificar-ne la seva
gestió. A més a més, l’arxiu també afavoreix el control i el seguiment tant de l’evolució de
l’empresa com dels seus moviments econòmics.

Així doncs, el Sistema de Gestió Documental és un sistema que permet controlar de manera
eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, la consulta i la conservació dels
documents. Els seus objectius principals són els següents:
(1) Tenir control sobre la creació, la recepció, la ubicació i la conservació de la documentació
de l’empresa.
(2) Permetre la fàcil recuperació i consulta de la documentació.
(3) Evitar la pèrdua o la traspaperació dels documents.
(4) Determinar quin serà el període de conservació dels documents en funció de diferents
criteris i prioritats.

Com a conseqüència d’això i per a poder elaborar un sistema de gestió documental a l’empresa
caldrà tenir en compte els tipus d’arxius amb els que treballa l’empresa, els materials disponibles
per a la creació de l’arxiu i els criteris d’organització que se seguiran.

4.1. Tipologia d’arxiu

L’arxiu de la Gestoria Granollers es defineix en funció de dos criteris fonamentals: la freqüència
d’ús i la seva localització.

L’empresa compta amb tres tipologies arxivístiques diferenciades en funció de la seva

freqüència d’ús:
(1) L’arxiu que s’utilitza de forma més immediata i que es troba més proper als treballadors
és l’arxiu actiu. Aquest conté tots els arxius que es fan servir en el dia a dia de l’empresa
i que són necessaris per al desenvolupament de la seva activitat.
(2) Els documents que es conserven de forma accessible als treballadors però que no
necessiten ser consultats de forma freqüent formen l’arxiu semiactiu de l’empresa.
(3) L’arxiu inactiu de l’empresa és el que conté els documents arxivats de forma definitiva i
que tenen valor històric i documental.

A més a més, segons la seva localització i en relació a les tipologies anteriors podrem diferenciar
dos tipus més d’arxius dins de l’empresa: arxius descentralitzats, que es corresponen a l’arxiu
actiu i l’arxiu semiactiu, i arxiu centralitzat, que és l’arxiu inactiu. Els arxius actiu i semiactiu són
descentralitzats perquè cada departament té el seu mentre que l’arxiu inactiu és un arxiu
centralitzat perquè concentra tots els documents arxivats definitivament de tots els
departaments en una mateixa sala de l’empresa.

5
 4.2. Els elements materials de l’arxiu
Per a tal de determinar quins són els materials que es necessiten per a l’arxiu caldrà tenir
presents qüestions diverses. La primera d’elles, l’espai que tenim per arxivar, pel que s’haurà de
buscar un mobiliari que s’adapti a la disponibilitat de l’oficina.

La segona qüestió a tenir en compte serà la proximitat que necessita tenir l’arxiu respecte els
treballadors que l’utilitzen. En el cas dels arxius actiu i semiactiu de l’empresa serà necessari
mobiliari d’oficina poc voluminós que permeti emmagatzemar la documentació d’ús més
freqüent a l’accés del personal, en canvi, en el cas de l’arxiu inactiu s’usarà mobiliari voluminós
i resistent que permeti guardar grans quantitats de documents.

En tercer lloc, també haurem de tenir en consideració quina és la tipologia de documentació que
hi serà arxivada. D’aquesta manera, la guardarem en diferents tipus de carpetes o classificadors
en funció de la índole dels documents. Per exemple, les factures poden ser emmagatzemades
en carpetes arxivadores per ordre alfabètic segons els proveïdors mentre que els formularis
poden trobar-se en una única carpeta tipus acordió en funció del tipus d’imprès de què es tracti.

I per acabar, també s’haurà de considerar quin serà el volum físic que ocuparà la informació a
classificar. En aquest punt cal destacar que en funció del tipus de mobiliari que es faci servir ens
trobarem amb unes limitacions o unes altres. Per exemple, tindrà més capacitat un armari que
una calaixera per a carpetes penjants, però poder resultarà més útil la calaixera a l’hora de
trobar més ràpidament la documentació que l’armari.

Una vegada preses les consideracions anteriors es pot procedir a determinar els materials que
seran necessaris per a l’arxiu de l’empresa. El conjunt de materials, elements o mobiliari
disponibles per utilitzar a l’arxiu es poden agrupar en tres grans grups:
● Carpetes:
○ Les carpetes simples o dossiers acostumen a ser de cartolina i s’utilitzen molt
per incloure tots els documents relacionats amb una mateixa temàtica.

○ Les carpetes penjants solen fer-se servir per a emmagatzemar expedients.

○ Les carpetes classificadores de tipus acordió s’utilitzen quan la quantitat de
documentació a arxivar és petita.

6
 ○ Les carpetes arxivadores per ordre alfabètic, que se serveixen d’un mecanisme
metàl·lic de tipus anella per mantenir la documentació agrupada de manera
compacta.

○ Les carpetes amb fundes de plàstic són útils quan la documentació original ha
de romandre fora de l’arxiu i necessita ser consultada de forma freqüent.
Gràcies a les fundes la documentació es conserva de forma íntegra i s’evita que
es malmeti amb tanta facilitat.

● Mobiliari
○ Les calaixeres per a carpetes penjants són útils per tenir a mà les carpetes que
necessitem per treballar
○ Les prestatgeries s’acostumen a fer servir per dipositar les carpetes o les capses
d’arxivament definitiu.
○ Podem trobar dos tipus d’armaris: armaris sobre rails, recomanables per arxivar
documents poc actius, i armaris de seguretat, recomanables per desar la
documentació més important de l’empresa.

7
A banda de mobiliari i carpetes per a l’arxiu podem trobar altres elements que serviran per a
emmagatzemar la documentació de l’empresa a títol definitiu, com les capses d’arxivament i els
seus respectius contenidors, freqüentment usades per a guardar documents inactius que
necessiten ser retirats dels prestatges o armaris per a optimitzar l’espai.

8
5. Sistema de classificació, registre i arxiu
Una fase molt important per al correcte funcionament de l’arxiu és l’anàlisi de la tipologia
documental de la institució. La informació obtinguda en aquest procés serà la base tant per a la
correcta classificació dels documents com per a la construcció d’eines per al Sistema de Gestió
d’Arxius.

Seguidament, caldrà definir les normes i el sistema de codificació que se seguirà per a
emmagatzemar la documentació. També caldrà definir el temps de conservació de la mateixa
per a evitar l’acumulació innecessària de recursos prescindibles per a l’exercici de l’empresa.

5.1. Valoració documental

L’objectiu fonamental de la valoració documental és controlar el cicle vital dels documents
produïts per l’empresa per a poder arxivar-los, conservar-los i organitzar-los de forma adequada.
A més a més serveix per a conèixer la documentació que l’empresa genera per a determinar si
els arxius tenen un valor primari o secundari i per a establir els seus terminis de conservació.

La teoria de les tres edats dels documents, també coneguda com a cicle de la vida, és aquella
que dóna origen a les diferents tipologies d'arxius. L’objectiu d’aquesta teoria és garantir el
correcte tractament de la informació en format físic en funció de l’etapa en la que es trobin,
classificant-la en tres fases o edats que contemplen des de la producció de l’arxiu fins a la seva
eliminació o conservació.

La primera etapa és l’edat administrativa o fase activa. En aquesta, la documentació es troba en

fase de circulació i tramitació: els documents són produïts, gestionats i usats pel personal
administratiu. Degut al seu ús freqüent la documentació necessita ser ubicada físicament a prop
de les persones que en gestionen la seva tramitació i ús. Els documents actius solen tenir una
vida de 5 anys; després d’aquest període són transferits a l’arxiu de referència corresponent.

La segona etapa és l’edat intermitja o fase semiactiva. Una vegada rebuda la resposta o solució
a l'assumpte de la documentació, aquesta perd pràcticament la utilitat per la qual va ser
generada però encara pot ser objecte de consulta o antecedent. La freqüència d’ús de la
informació disminueix respecte la primera etapa, però encara és necessari conserva-la. Per
aquest motiu aquesta documentació sol conservar-se entre 10 i 50 anys; després d’aquest
període, i en funció de la seva tipologia, els documents poden o bé passar a formar part de l’arxiu
històric o bé poden ser eliminats.

La tercera etapa és l’edat històrica o fase inactiva. En aquest període el document assumeix un
valor permanent o històric ja que ha perdut el seu valor administratiu. El seu ús es restringeix a
la consulta de caràcter cultural i informatiu i adquireix un valor testimonial.

A banda de determinar les edats o fases en que es troba un document és de vital importància
concretar-ne el seu valor. En funció de la vigència de la utilitat de la documentació podrem
diferenciar entre valors primaris i valors secundaris: un document tindrà valor primari quan
encara mantingui la finalitat per la qual va ser creat, en canvi, passarà a tenir valor secundari en
el moment en que perdi la seva utilitat. Per exemple, un document que s’ha de conservar per
motius legals durant cinc anys tindrà valor primari fins al moment en que expiri aquest període,
que passarà a tenir un valor secundari.

9
A més a més, podem diferenciar els següents tipus de valors primaris:
 Un document té valor administratiu mentre serveix a la unitat que l’ha creat per exercir
la seva finalitat. Un exemple seria un albarà o una factura en el procés de compra.
 Un document té valor legal o probatori quan és el suport d’un acte jurídic, és a dir, quan
conté proves legals que fan respectar drets o obligacions davant la llei. Un exemple seria
un contracte de compravenda.
 Un document té valor fiscal quan és d’utilitat o aptitud per a Hisenda Pública, és a dir,
aquells que serveixen per a justificar la quantia de diners recaptada, distribuïda,
controlada o gastada per l’empresa. Per exemple, la declaració de l’IVA.
 Un document té valor financer o econòmic quan ha estat creat amb la finalitat d’ésser
una eina de pagament. Per exemple, les factures d’immobilitzat en procés
d’amortització.

En resum, la primera i la segona etapa de la vida dels documents es corresponen amb el que
podem considerar documentació de valor primari per a l’exercici i la gestió de l’empresa, mentre
que els documents que es troben en la tercera etapa passen a tenir un valor secundari. En el
següent diagrama podem observar un resum d’aquest apartat:

10
 5.2. Sistemes de classificació
Una vegada que es troben identificats els tipus de documents que gestiona l’empresa i la
jerarquia que s’estableix entre ells, correspon procedir a la seva classificació. La Gestoria
Granollers arxiva de forma separada els documents pertanyents al Departament Administratiu i
al Departament d’Atenció al Client.

D’una banda, al Departament Administratiu, la documentació dels clients es classifica en els

següents nivells en funció dels criteris especificats a l’apartat anterior:
(1) En ordre numèric segons l’any comercial en el que s’ha produït el document
(2) En ordre alfabètic segons el nom del client
(3) En ordre alfabètic segons el tipus de document
(4) En ordre numèric segons el codi de comptabilització

A l’empresa Gestoria Granollers S.L. la codificació de comptabilització dels documents segueix

el format numèric XX - XXX - XX - XXXXX. Els primers dos dígits es corresponen a l’any comercial,
els següents tres dígits representen el codi assignat a cada client, seguidament trobem dos dígits
que ens indiquen el tipus de document de què es tracta i, per acabar, els darrers cinc dígits
reflecteixen la numeració automàtica que el programa comptable de l’empresa assigna a cada
document quan aquest és registrat.

La codificació numèrica pertanyent als diferents tipus de documents que l’empresa gestiona dels
seus clients és simplement una numeració establerta segons el seu ordre alfabètic: 01 Albarans;
02 Factures; 03 Fitxes dels treballadors; 04 Lletres de canvi; 05 Nòmines; 06 Pagarés; 07 Rebuts;
i 08 Xecs.

En concordança amb aquesta metodologia de classificació podríem trobar-nos, per exemple, la

següent successió de carpetes dins de l’arxiu de l’empresa:

11
A la carpeta de l’any 2019 s’emmagatzemen les carpetes relatives a totes les empreses clients
de la Gestoria Granollers; una d’elles és Almansa S.A., que té assignada el codi 005. Dins
d’aquesta carpeta trobem, entre d’altres, la carpeta de les factures, on s’emmagatzema la
factura número 34 del client anomenada 19-005-02-00034.

D’altra banda , al Departament d’Atenció al Client, s’arxiva la documentació administrativa

pròpia de l’empresa, és a dir, les fitxes dels seus clients i les queixes, suggerències i reclamacions,
que s’organitza seguint els mateixos nivells que la documentació dels clients:
(1) En ordre numèric segons l’any comercial en el que s’ha produït el document
(2) En ordre alfabètic segons el nom del client
(3) En ordre alfabètic segons el tipus de document
(4) En ordre numèric segons el codi de comptabilització

En aquest cas, la codificació numèrica pertanyent als diferents tipus de documents serà la
següent: 01 Fitxes dels clients; 02 Queixes; 03 Suggeriments; i 04 Reclamacions.

D’aquesta manera, dins d’aquest arxiu podríem trobar aquesta relació de carpetes:

12
 5.3. La conservació de la documentació
Amb l’objectiu de fer més eficient l’accés a la documentació i d’optimitzar els espais destinats a
arxivar els documents actius i semiactius de l’empresa cal valorar la conservació o l’eliminació
d’aquests un cop transcorregut un temps determinat. Per consegüent, l’objectiu principal del
procés d’eliminació de documentació és controlar el volum dels documents que es conserven a
l’empresa. A més a més servirà per a determinar quins són els documents importants que cal
conservar i per seleccionar quins formaran part del fons documental del patrimoni històric de
l’empresa.

Així doncs, un cop els documents perden el seu valor primari i expira la seva vigència, cal
plantejar si es conserven o si s’eliminen. Per norma general s’eliminaran tots aquells documents
que tracten temes de tramitació a curt termini, és a dir, les còpies de documents originals, les
còpies de materials que s’han conservat simplement com a referència i les versions anteriors de
documents definitius.

Per a la resta de documentació caldrà tenir en compte quina és la legislació vigent referent a la
tipologia documental amb la que treballa l’empresa, ja que per llei es regulen molts dels
períodes de conservació d’alguns documents. A la següent taula podem observar les lleis que
regulen cada tipus de documents i el període de conservació que estableixen per a cadascun
d’ells:

NORMATIVA TIPUS DE DOCUMENT CONSERVACIÓ

Article 30 del Codi Documentació comptable i mercantil

6 anys
de Comerç [llibres oficials de comptabilitat, comptes anuals…]

Article 66 de la Llei Documentació tributària

4 anys
58/2003 [declaracions, liquidacions d’impostos...]

Article 66 bis de la Documentació fiscal

Llei 58/2003 [amortitzacions, comptes de resultats, documentació 10 anys
immobilitzats…]

Un cop finalitzat el període de conservació mínim d’aquests documents es procedirà a la seva

eliminació o a la seva conservació definitiva a títol històric. En aquesta valoració històrica cal
tenir en compte diversos aspectes:
- La singularitat dels documents, és a dir, si tenen un alt valor informatiu o no. Com per
exemple, les escriptures de l’empresa.
- La importància que tenen els documents per a l’empresa. Per exemple, si es tracta de
documents relatius a esdeveniments importants com podria ser la compra d’un
immobilitzat.
- L’evidència o testimoni que plasma el document en referència a les funcions, les
polítiques, les decisions o altres activitats organitzatives de l’empresa.

13
6. Sistema de gestió documental digital
A la Gestoria Granollers a més de dur a terme un sistema de gestió documental de manera física,
també s’utilitza un sistema de gestió documental digital que permet emmagatzemar grans
quantitats de documents de forma ràpida i estructurada i que proporciona l’avantatge de
conservar còpies de tota la documentació rebuda i gestionada per l’empresa. D’aquesta manera,
tots els documents es poden consultar de manera eficient i senzilla.

El primer que es fa per a arxivar la documentació és procedir al seu registre, és a dir, denominar
cada document amb un codi únic d’acord a les condicions esmentades a l’apartat 5.2.
Seguidament, es procedirà a guardar-lo en carpetes que segueixen la mateixa ordenació i
codificació que l’arxiu físic de l’empresa:

14
7. Dret d’accés a la documentació
Dins de l’empresa no tots els treballadors han de tenir dret d’accés a la mateixa informació, ja
que algunes d’aquestes dades poden ser confidencials. Els usuaris han de tenir només accés a
aquella informació que necessitin per dur a terme les seves funcions, pel que la persona
responsable del fitxer s’ha d’encarregar de mantenir actualitzats els perfils dels usuaris i els seus
accessos.

La informació de què disposa l’empresa, doncs, s’organitza mitjançant un sistema d’accessos

que poden ser més o menys restrictius en funció del càrrec de cada treballador. Com a
conseqüència, hi haurà un nombre elevat d’individus que tindrà accés a la informació més
superficial i aquest nombre es reduirà a mesura que la informació a què es vol accedir es
consideri més estratègica. Per exemple, tot el personal de l’empresa pot accedir al catàleg de
serveis que s’ofereixen, però només el personal del Departament d’Atenció al Client té accés a
les dades personals de la clientela de la gestoria.

Dins de l’empresa es restringeix l’accés als documents físics mitjançant mobiliari de seguretat,
mentre que les restriccions a l’arxiu digital es realitzen mitjançant un sistema de control de
permisos als usuaris gestionat a través del servidor central d’ordinadors de l’empresa.

15
8. Conclusions
L’organització documental, també conegut com a PGD, que s’ha empleat per a la nostra empresa
permet una selecció eficient dels documents generats per cada àrea de treball i per cada
empresa consultora. L’establiment de fluxos de tràmit de documentari aconsegueix grans
beneficis per a l’organització, l’administració i el control de tots els sistemes d’arxivació i dels
Programes de Gestió Documental, cosa que permet estalviar temps i recursos en tasques
innecessàries i detectar quins processos poden ser simplificats.

Aquest Projecte de Gestió Documental ha permès determinar un sistema d’arxivament eficient

i simple que facilita el procés d’intercanvi d’informació entre la pròpia empresa i les empreses
client.

És recomanable que totes les empreses dissenyin i apliqui un Programa de Gestió Documental
ja que millora el control i l’organització de tots els documents que entren i surten de l’empresa,
contribuint així a l’assoliment dels objectius empresarials.

16
Webgrafia
https://ioc.xtec.cat/materials/FP/Materials/0201_GAD/GAD_0201_M01/web/html/media/fp_
gad_m01_u2_pdfindex.pdf

https://ioc.xtec.cat/materials/FP/Materials/0201_GAD/GAD_0201_M01/web/html/media/fp_
gad_m01_u4_pdfindex.pdf

https://ioc.xtec.cat/materials/FP/Materials/0201_GAD/GAD_0201_M01/web/html/WebConte
nt/u4/a3/continguts.html

http://www2.udg.edu/arxiu/Gesti%C3%B3documentaliarxiu/Processos/Arxivament/tabid/180
23/language/ca-ES/Default.aspx

https://ioc.xtec.cat/materials/FP/Materials/0201_GAD/GAD_0201_M01/web/html/WebConte
nt/u4/resum.html

https://www.bibliopos.es/ciclo-vital-de-los-documentos-teoria-de-las-3-edades/

http://www.diputaciondevalladolid.es/extras/archivo_provincial/ArchivosdeGestion/Archivos
Municipales/Manual_para_archivos_de_gestion.pdf

http://virtual.eapc.cat/pluginfile.php/122577/mod_resource/content/2/unitat07/inici.html#el
s_valors_dels_documents

https://es.slideshare.net/balbinoantoniorg/4-funcionamiento-de-un-archivo-
29996430?next_slideshow=1

http://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/sites/default/files/pdfs_interns/manual_aval
uacio_aida.pdf

https://ca.wikipedia.org/wiki/Avaluaci%C3%B3_documental#Criteris_d%E2%80%99avaluaci%C
3%B3

https://www.rankia.com/blog/mundodelaempresa/1110176-organizacion-funciones-cada-
departamento-empresa

https://www.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448161505.pdf

http://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/sites/default/files/pdfs_interns/md3021_-
_manual_arxius_gestio_v8.pdf

https://ioc.xtec.cat/materials/FP/Materials/0201_GAD/GAD_0201_M01/web/html/media/fp_
gad_m01_u4_pdfindex.pdf

http://www2.udg.edu/arxiu/Gesti%C3%B3documentaliarxiu/Processos/Arxivament/tabid/180
23/language/ca-ES/Default.aspx

17