1-Explica la diferència, amb 2 exemples concrets de documents, entre el valor primari d’un

document i un valor secundari

Valor Primari:

Informació essencial per a la finalitat principal.

La seva pèrdua afectaria significativament l'objectiu del document.

Exemple: Contracte de lloguer: Condicions de lloguer.

Valor Secundari:

Informació complementària, no crucial per a l'objectiu principal.

La seva pèrdua no impacta críticament l'objectiu del document.

Exemple: Informe despeses viatge de negocis: Detalls opcionals de despeses.

2-Podem dir que el valor secundari d’un document és més important que el valor primari
d’un document, pel que fa a la gestió de l’empresa? Justifica la resposta.

En general, el valor primari d'un document sol ser més important per a la gestió de

l'empresa. Això es deu a la seva relació directa amb l'objectiu fonamental del

document, a les obligacions legals i responsabilitats, a la preservació de dades i a

l'eficiència operativa. Tot i que la informació secundària pot ser rellevant, no sol tenir

el mateix impacte crític en les operacions empresarials.

3-Fes una taula on hi hagi un registre de dades que creus que pot tenir la Secretaria d’un
institut. Hauràs de posar 6 dades diferents per 5 alumnes.

| Número de Alumno | Nombre Completo | Fecha de Nacimiento | Curso | Teléfono de Contacto | Dirección
|

|-------------------|-----------------------|----------------------|---------|-----------------------|------------------------|

|1 | Adam Elhaddouti | 05/10/2003 | 4º ESO | 123-456-789 | Calle de la Rosa 123 |

|2 | Josep Penlava | 15/03/2002 | 1º Bach | 987-654-321 | Avenida del Sol 567 |

|3 | Pol Homs | 20/07/2004 | 3º ESO | 456-789-012 | Plaza de la Luna 789 |

|4 | Adam Allouya | 12/11/2001 | 2º Bach | 321-654-987 | Paseo de la Montaña 45|

|5 | Marco Dimitri | 30/05/2003 | 4º ESO | 789-012-345 | Carrer del Mar 678 |

4-Pel que fa a la classificació de dades, quina creus que seria la millor manera per
classificar les dades dels alumnes del Brugulat (a Secretaria). Justifica la resposta.

Pels seus correus electrònics, ja que és el mètode de comunicació que utilitzen per
enviar tasques o un mail algun professor en cas de voler comunicar-se amb ell.

5-Pel que fa a la manipulació de dades, mira l’exercici i digues alguna dada de la taula que
has fet que creus que es podria modificar o manipular.

A la taula proporcionada, podries modificar la informació de contacte en aquest cas

podríem modificar la direcció de l'alumne, ja que el perfectament podria canviar
d'habitatge i hauria de tornar a registrar-lo.

6-Pel que fa a la necessitat d’arxivar dades. Digues 3 utilitats que pot tenir arxivar dades
dels alumnes del Brugulat des de Secretaria.

Gestió Administrativa:

Facilita la gestió de tasques administratives com la matriculació i la

planificació de classes mitjançant l'accés eficient a la informació dels
alumnes.

Seguiment Acadèmic:

Permet un seguiment detallat del rendiment acadèmic, incloent notes,

assoliments i informes d'assistència, beneficiant tant als docents com
als estudiants.

Comunicació amb les Famílies:

Millora la comunicació amb les famílies a través de l'ús d'informació

arxivada per generar comunicats, informes de progressos i mantenir
actualitzades les famílies sobre esdeveniments rellevants.
7-Què vol dir que “a vegades hem d’arxivar determinada informació per imperatiu legal”?

Quan parlem de "arxivar informació per imperatiu legal", significa que les lleis ens
obliguen a conservar certes dades. Això és essencial per complir amb les
normatives, garantir transparència i protegir la informació de manera legal.

8-Busca 3 exemples concrets de la pregunta 7

Protecció de Dades :
● Obligació de desar i protegir dades personals segons normatives com
el GDPR.
Normatives Educatives:
● Institucions educatives han de conservar registres acadèmics i
personals dels estudiants.
Compliment Fiscal i Comptable:
● Les empreses han de desar documents financers per complir amb lleis
fiscals i comptables.

9-Fes un resum i en català del que diu l’article 30 del Codi de Comerç (diapositiva 15)

Els empresaris han de conservar documents relacionats amb el seu negoci, com
llibres, correspondència i justificants, de manera ordenada durant sis anys a partir
de l'últim assentament als llibres. Aquesta obligació persisteix fins i tot en cas de
cessament de l'empresari o dissolució de la societat, on els liquidadors assumeixen
la responsabilitat. Els hereus de l'empresari difunt també estan subjectes a aquesta
obligació.

10-Què vol dir que l’empresa pot necessitar algun tipus de document que té arxivada “com a
material provatori”? Posa un exemple concret.

Quan es diu que una empresa pot necessitar algun tipus de document que té arxivat
"com a material probatori", significa que aquest document es pot requerir com a
evidència o prova per a diverses situacions, com ara audits, reclamacions legals o
per demostrar el compliment de requisits legals. Aquest material probatori pot ser
crucial per justificar o verificar activitats i decisions de l'empresa.

Per exemple, considerem una factura d'un proveïdor arxivada com a material
probatori. Aquest document podria ser necessari en cas d'una auditoria per
demostrar les despeses de la empresa o en una situació legal en què calgui
justificar una transacció comercial específica. L'existència i l'exactitud d'aquest
document podrien ser crucials per acreditar la legitimació i la legalitat de les
operacions financeres de l'empresa.
11-Què vol dir que “qualsevol arxiu ha de garantir la localització ràpida i àgil de qualsevol
document que s’hi desi”? Posa un exemple concret.

Garantir la localització ràpida i àgil de qualsevol document en un arxiu" significa que

l'organització ha de tenir un sistema eficient, com arxivatge ordenat, per trobar
fàcilment documents. Per exemple, en un arxiu digital, una classificació clara per
data o número facilita la localització immediata de documents específics.Un exemple
concret d'això podría ser un sistema d'arxivament digital en què les factures estan
organitzades per data. Això assegura que, quan sigui necessari, es pugui trobar
ràpidament una factura específica cercant per la data corresponent. La facilitat en la
localització dels documents optimitza l'eficiència en la gestió de la informació.

12-Aplica les 10 grans regles de l’arxivament (diapositiva 18) a un cas concret. Tria una
situació en una empresa i uns documents concrets i aplica aquestes regles i fes una breu
descripció de com ho faries per complir aquestes 10 regles. Punt per punt.