EXERCICIS DOSSIER 2 – SISTEMES D’ORGANITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ (UF-3)

1-Referent a l’arxiu, i concretament pel que fa al contingut i al continent, explica i ubica amb
l’exemple d’un institut aquests 2 conceptes (continent-contingut).

Continent: L'edifici de l'institut amb totes les seves instal·lacions físiques com aules,
passadissos i laboratoris.

Contingut: Tot el que succeeix dins de l'institut, com ara classes, professors,
estudiants, materials d'estudi i activitats extracurriculars.

2-Creus que totes les empreses han de tenir un arxiu? I els organismes oficials
(Ajuntaments, Consells Comarcals, etc.)? Per què?

Sí, les empreses necessiten arxius per a la conformitat legal i la gestió financera. Per
als organismes oficials, els arxius són essencials per a la transparència i la rendició
de comptes, assegurant la continuïtat de la informació important i complint les
regulacions.

3-Pel que fa a la classificació dels arxius, hi ha els de gestió, els intermedis i els històrics.
Posa un exemple de cada tipus en el context del Brugulat.

Arxius de Gestió:
● Exemple: Documents actuals com permisos per a esdeveniments a la
plaça del poble.
Arxius Intermedis:
● Exemple: Informes de planificació urbana dels últims 10 anys.
Arxius Històrics:
● Exemple: Registres civils del segle XIX amb informació sobre
naixements, matrimonis i defuncions.

4-Segons la seva organització, els arxius es poden classificar en centralitzats,

descentralitzats i mixtos. Posa un exemple concret d’una empresa on es vegi la diferència
entre els 3.

Centralitzats:
 Exemple: Una empresa de mida mitjana amb una seu central on es guarden
●
tots els documents importants, com contractes, informes financers i registres
del personal. Tota la informació crítica es gestiona en aquest lloc central.
Descentralitzats:
● Exemple: Una cadena de botigues de roba amb diverses sucursals. Cada
botiga manté els seus propis arxius locals, com inventari, vendes i personal.
No hi ha una ubicació central única per a tots els documents de l'empresa.
Mixtos:
● Exemple: Una corporació internacional amb diverses filials. Les dades
financeres podrien centralitzar-se per a la consolidació, mentre que
documents com contractes locals o registres de recursos humans es
gestionen de manera descentralitzada a cada filial. Aquest model combina
elements de les dues organitzacions anteriors.

5-Referent a la pregunta 4, fes una taula on hi hagi el principal avantatge i el principal

inconvenient que TU creguis de cada tipus (centralitzat, descentralitzat i mixte).

Tipus d'Organització Principal Avantatge Principal Inconvenient

Major control sobre la informació Dependència d'una sola ubicació,

Centralitzat
crítica, facilitant la gestió. potencia els problemes en cas de fallides.

Flexibilitat i autonomia a nivell local, Manca de coherència i coordinació entre

Descentralitzat
potenciant l'adaptabilitat. les ubicacions, podent generar conflictes.

Equilibri entre centralització i Complexitat afegida en la gestió i

Mixte autonomia local, combinant coordinació, potencialment més difícil de

avantatges. gestionar.

6-Com ha afectat la influència de les noves tecnologies en l’àmbit de l’arxiu?

Digitalització: Documentació en format digital elimina la necessitat de papers,
estalviant espai i millorant l'accessibilitat.

Sistemes de Gestió de Documents (DMS): Faciliten la organització, cerca i

col·laboració amb documents digitals.

Núvol i Emmagatzematge en Línia: Accés remot i col·laboració facilitats amb

emmagatzematge en línia.

Automatització: Processos d'arxivament millorats mitjançant la classificació i

indexació automatitzades.

Preservació Digital: Tecnologies per mantenir documents digitals a llarg termini amb
control de versions i accés segur.

7-El cicle de la vida d’un document

1.
Explica què significa aquest concepte:

El cicle de vida d'un document és com la història del seu viatge des de la seva
creació fins a la seva "jubilació". Comença quan es crea, passa per revisions i
distribució, és actiu en la seva utilització, després es guarda o arxiva i
finalment es decideix si es reté a llarg termini o es retira. És com la vida d'un
document des del seu naixement fins a la seva jubilació.

2. Posa un exemple concret de les 5 etapes en el context d’una empresa

Creació: Un departament de màrqueting crea un informe detallant una nova

estratègia publicitària per a un producte específic.

Revisió i Aprovació: L'informe passa per una revisió interna on els membres
de l'equip de màrqueting i altres departaments donen el seu feedback.
Després de les revisions, el director de màrqueting l'aprova.

Distribució: El document és distribuït a tots els membres rellevants de l'equip

de vendes i màrqueting per assegurar-se que tinguin la informació necessària
per implementar la nova estratègia.

Ús Actiu: L'informe és utilitzat durant les reunions de planificació i les

sessions de formació de l'equip de vendes per implementar la nova
estratègia.
 Almacenament o Arxivament: Un cop implementada la nova estratègia,
l'informe pot ser arxivat electrònicament en una base de dades o
emmagatzemat físicament com a document històric.

8-Posa un exemple concret, en el context del Brugulat, d’un arxiu actiu, un arxiu semi actiu i
un arxiu passiu.

Arxiu Actiu:

● Exemple: La llista actual de les activitats per a la propera Fira Anual del
Brugulat, que l'equip consulta diàriament per a la preparació de
l'esdeveniment.

Arxiu Semi Actiu:

● Exemple: Documents de l'edició de fa dos anys de la Fira, com

informes i feedbacks. No es consulten cada dia, però encara són
rellevants per a la planificació actual.

Arxiu Passiu:

● Exemple: Fotos i programes de les primeres edicions de la Fira. Tot i

que ja no s'utilitzen en la planificació actual, són valuosos com a part
de la història local del Brugulat.