TEMA 3 – L’ORGANITZACIÓ A L’EMPRESA

1. LES FUNCIONS INTERNES DE L’EMPRESA

L’empresa es divideix en una sèrie d’àrees funcionals o departaments que, tot i tenir unes
característiques determinades, actuen conjuntament per coordinar i assolir els objectius prèviament
marcats.
En general, les empreses estan formades per quatre àrees funcionals, les principals són: àrea
comercial, àrea de producció (i aprovisionament), àrea de finançament i àrea de recursos humans.
1.1 ÀREA COMERCIAL
La seua funció es dur a terme totes les activitats necessàries per fer arribar els béns i serveis
produïts a les persones consumidores. Es considera que aquest departament té 2 funcions
principals:
- Anàlisi de mercat: És anterior a la fase de producció i consisteix a analitzar les necessitats
dels consumidors i intentar detectar o generar algunes noves mitjançant l’estudi del mercat i
l’anàlisi de la situació de l’entorn competencial, social i econòmic de cara a poder obtenir
avantatges competitius.
En aquesta fase se sol investigar el possible client o l’entorn mitjançant diferents tècniques
(enquestes, observació...). En totes és molt important seleccionar bé la mostra de la
població, per poder treure conclusions importants per a l’empresa.
- Estratègia de màrqueting: Consisteix a dissenyar una política comercial adequada per
poder vendre el producte o servei que desenvolupa l’empresa, utilitzant diferents estratègies
de màrqueting (fixació preu, publicitat...)
1.2 ÀREA DE PRODUCCIÓ
D’una banda controla l’aprovisionament de les matèries primeres (selecciona i adquireix el conjunt
de materials necessaris per a la producció) i, de l’altra, gestiona la producció dels béns i serveis (du
a terme el conjunt de processos necessaris per obtenir els béns o serveis).
Tenint en compte les dades que proporciona l’àrea comercial, el departament de producció actuarà
en conseqüència, sense oblidar el marge econòmic sobre el que ha de treballar, que marcarà el
departament d’inversió i finançament.
Aquest departament combina, amb aquesta informació, els factors productius i, mitjançant diferents
tècniques, s’obtenen els béns o serveis.
1.3 ÀREA DE RECURSOS HUMANS
Les seues funcions són seleccionar i contractar persones, donar-los formació i, en general,
organitzar tot el personal. També té una funció bàsica d’administració, gestionant tota la
documentació que es derive de la resta d’àrees y la funció de vetllar per la satisfacció laboral.
L’equip humà de totes les àrees es coordina per mitjà d’aquesta.
Aquest departament, abans d’iniciar un procés de selecció de personal, rep la informació de les
característiques o perfil professional de les persones que es necessiten a cada departament.
1.4 ÀREA D’INVERSIÓ I FINANÇAMENT
S’encarrega de captar els fons necessaris per al funcionament de l’empresa, de dur a terme les
inversions i del control econòmic en general. Totes les àrees necessiten finançament, és a dir,
recursos econòmics que han de ser aprovats per aquest departament i que s’han d’adaptar al
pressupost de l’empresa.
2. LA DIRECCIÓ DE L’EMPRESA
Dins de l’organització de l’empresa, la direcció és una de les funcions més importants i engloba tot
el procés administratiu.
2.1 FASES DEL PROCÉS ADMINISTRATIU
El procés administratiu és el conjunt de funcions i activitats que efectua la direcció de l’empresa,
orientades a l’assoliment dels seus objectius.
L’empresa ha de realitzar una sèrie d’activitats o funcions que, mitjançant les persones gerents, du
a terme per tal d’assolir les finalitats establertes. PLANIFICAR, ORGANITZAR, GESTIONAR,
CONTROLAR.
Aquest procés es compon de dues fases:
- Mecànica: És la part teòrica de l’administració en què s’estableix el que s’ha de fer i inclou
dues funcions o subfases: la planificació (finalitats, objectius, estratègies, polítiques,
procediment, regles, pressupost) i l’organització (divisió del treball, jerarquització i
departamentalització, descripció de funcions).
- Dinàmica: Es refereix a com posar en pràctica tot el que s’ha planejat i organitzat
prèviament i inclou la gestió o direcció (presa de decisions, comunicació, lideratge, facilitació
del treball, supervisió) i el control (establiment d’estàndards, mesurament, correcció).
2.2 FUNCIÓ DE PLANIFICACIÓ
Consisteix en fixar uns objectius, marcar estratègies per aconseguir-los, definir les polítiques de
l’empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d’aconseguir les finalitats de
l’empresa i fent partícips a tots els departaments. L’empresa ha de seguir una sèrie de fases:
1. Anàlisi de la situació de partida: S’estudiarà la situació actual de l’empresa i del seu
entorn amb la intenció de detectar les oportunitats existents.
2. Determinació dels objectius: Es marcaran els objectius que es vulguin aconseguir i les
alternatives per poder-los aconseguir.
3. Avaluació de les alternatives i elecció: S’analitzaran els punts forts i febles de cada una
de les alternatives i es triarà la que s’adapte millor a les necessitats.
4. Formulació de plans: Es formularan plans que permeten dur a terme l’alternativa triada.
5. Pressupost: Quantificació dels plans en termes econòmics.
6. Acció: Es transmetrà la decisió als gestors i aquests la duran a terme marcant les fases i
els passos necessaris per aconseguir-ho.
7. Control: Es controlaran les desviacions que hi haja i, si cal, es corregiran. El procés de
control del pla s’ha de fer periòdicament.
2.3 FUNCIÓ D’ORGANITZACIÓ
L’organització és la funció que té com a finalitat dissenyar una estructura on queden definides
totes les tasques que ha de realitzar cada persona que forma part de l’empresa, així com la seua
responsabilitat i autoritat.
L’organització formal es determina com una estructura intencional específica i identificada en què
l’empresa situa cada un dels seus elements al lloc més convenient. Les persones que formen part
de l’empresa s’ajusten en funció de les seues habilitats i capacitats i cooperen entre si per
aconseguir els objectius predeterminats. en què l’empresa situa cada un dels seus elements al lloc
més convenient.
Distribució de departaments:
Una bona organització del treball implica tenir en compte la divisió del treball, és a dir, la distribució
de les diferents tasques que són necessàries per produir un bé o servei. Les tasques les han de dur
a terme diferents persones especialitzades en cada una d’aquestes tasques amb l’objectiu de
millorar l’eficiència. Una forma d’organització és la divisió en departaments, àrees o zones per
optimitzar els recursos seguint diversos criteris.
- Per funcions: El personal s’organitza segons la seua especialització per tal d’aprofitar les
seues habilitats tècniques.
- Per productes, serveis o dimensions: S’utilitza en empreses que fabriquen més d’un
producte, i es refereix a l’agrupació del personal segons les línies de productes o serveis
que s’ofereixen. O en empreses amb diverses línies de negoci diferenciades sota una
direcció general.
- Per zones geogràfiques: S’utilitza en empreses que comercialitzen en diferents zones i els
productes o serveis de les quals siguen diferents en cada una. La plantilla s’organitza de
manera que conega la zona a la que va destinat el producte, perquè els clients estiguen
millot atesos.
- Per projectes: A les empreses que duen a terme diversos projectes, s’agrupa l’activitat
segons les característiques d’un projecte i segons les fases necessàries per dur-lo a terme.
Perquè l’organització funcione amb total garantia és important la comunicació, la manera com es
transmet la informació entre els seus diferents integrants. Es pot classificar segons diversos criteris.
- Externa: Du a terme l’empresa per relacionar-se amb els mitjans de comunicació, atendre
els clients externs i administrar la gestió social de l’organització.
- Interna: Gestiona tots els canals interns.

- Formal: Transmet la comunicació oficial de l’empresa entre els seus membres.

- Informal: Sorgeix de la relació amb els col·laboradors com a fruit de la confiança.

- Ascendent: S’origina en els nivells més baixos de la plantilla i es dirigeix als càrrecs
superiors de manera vertical de baix a dalt.
- Descendent: S’origina en els càrrecs superiors i es dirigeix als nivells més baixos de la
plantilla de manera vertical de dalt a baix.
- Horitzontal: S’origina entre persones que estan en un mateix nivell jeràrquic (persones de
diferents departaments).
La comunicació ha d’estar ben canalitzada. Pot ser escrita o oral. Ja no predomina l’oral perquè ara
les escrites són més ràpides i més segures, sempre queda constància de les directrius i els acords
que s’han pres a les reunions (correus electrònics, intranets...). Una mala comunicació pot portar a
una mala interpretació amb resultats nefastos per a la plantilla i l’empresa.
Estructura organitzativa:
Estableix l’ordre jeràrquic de la cadena de directius i marca totes les responsabilitats i relacions de
cada integrant. Hi ha diferents maneres d’estructurar l’empresa:
- Lineal/jeràrquica: Tots els integrants de la plantilla depenen d’un cap superior, que és qui
dona les ordres i les directius, i només es poden rebre d’aquest.*
- Funcional/departamental: Especialistes que dediquen tot l’esforç a una tasca concreta.
Tots els nivells inferiors estan connectats a diversos caps i cadascun desenvolupa una
funció. Les persones subordinades poden rebre ordres de diversos caps departamentals.
 - Lineal i d’assessorament (staff): Intenta solucionar els inconvenients dels anteriors. Té
una estructura central jeràrquica que disposa del suport dels departaments
d’assessorament, que serveixen per ajudar i assessorar, però que no tenen cap autoritat.
- Matricial: Empresa que treballa per projectes. Hi ha una doble autoritat: una estructura fixa i
l’estructura de cada projecte. El gràfic té forma de matriu. Cada persona rep instruccions de
qui dirigeix el projecte (horitzontalment) i de qui dirigeix el seu departament funcional
(vertical).
Un organigrama és la representació gràfica de l’estructura de l’organització empresarial d’una
manera sintètica i simplificada i dona a conèixer les característiques principals de l’estructura. Hi ha
organigrames de molts tipus, però el més important és que siguen clars i comprensibles per a tot el
personal de l’empresa i que cada persona sàpiga quin és el seu lloc dins de l’estructura
empresarial.
Classificació segons la forma
- Vertical: Pretén destacar la jerarquia de directius: les posicions que tenen més autoritat se
situen als llocs més elevats, i, per sota d’aquestes, les subordinades. També destaca les
relacions de subordinació directes i indirectes.
- Horitzontal: Les unitats de direcció, normalment, se situen a l’esquerra, i les unitats
subordinades a la dreta. L’objectiu és destacar la importància de les funcions sobre la
jerarquia de comandament.
- Radial: Intenten crear un impacte visual per destacar els nivells més alts de direcció. Són
menys habituals que els anteriors.
Classificació segons la finalitat
- Informatius: Donen una informació global de l’empresa, només apareixen en les gran
unitats.
- D’anàlisi: Apareix tota l’estructura organitzativa de l’empresa d’una manera detallada.
Classificació segons l’extensió
- Generals: Reflecteixen l’estructura general de l’empresa, és a dir, tots els departaments.
- Detallats: Informen sobre l’organització d’un departament concret de l’empresa.
Classificació segons el contingut
- Estructurals: Només es representen les unitats que formen l’empresa i les seues relacions.
- De personal: Només es representen les persones* que ocupen les diferents unitats.
- Funcionals: Reflecteixen com està formada cada una de les unitats.
2.4 FUNCIÓ DE GESTIÓ O DIRECCIÓ
Una de les característiques principals de la direcció d’empresa és la presa de decisions, entesa
com el procés de convertir la informació en acció, i la decisió és el conjunt d’accions adoptades en
un moment concret.
Gestionar o dirigir consisteix a intentar que les persones que formen l’empresa duguen a terme les
tasques necessàries per aconseguir els objectius marcats. Per dur a terme aquesta funció fa falta el
lideratge, és a dir, la capacitat que té una persona per influir, animar o motivar a altres per
aconseguir determinats objectius amb entusiasme i per voluntat pròpia. Els líders de les empreses
o de les grans companyies reben el nom de CEO. Hi ha diversos estils de lideratge:
 - Autoritari: Estil dominant per part del líder. La persona que exerceix aquest paper sol
prendre decisions sense consultar-les amb els seus subordinats i sense haver de justificar-
les. Sol exigir que l’obeeixin i supervisa directament la plantilla.
- Democràtic: La persona que lidera pretén ser un membre més de l’equip. Les decisions se
solen prendre col·lectivament, però sota la seua supervisió, guia i consentiment. Escolta tots
els membres de l’empresa, sol ser accessible i promou la participació de tota la plantilla.
- Liberal: Participació mínima per part del líder, que dona llibertat al personal subordinat en
les decisions, ja siguen individuals o col·lectives. Participa por en les decisions: només dona
idees del que cal fer i no intervé si no li ho demanen específicament.
2.5 FUNCIÓ DE CONTROL
La funció de control se sol dur a terme de manera periòdica, depenent del tipus de procés productiu
de cada empresa, i consisteix a comprovar que tot ha sortit com estava pensat, i en el cas que no
siga així, detectar els errors, analitzar-los i corregir-los. Per efectuar un bon control, l’empresa ha
de seguir les bases següents:
- Marcar estàndards: Fixar resultats previstos.
- Mesurar dades reals: Obtenir els resultats a temps per poder-los analitzar.
- Comparar resultats amb els estàndards: Buscar desviacions i analitzar els motius.
- Corregir desviacions: Buscar les mesures oportunes.
Hi ha diferents tècniques de control:
- Pressupostos: Controlar que la relació numèrica de la planificació es compleix.
- Auditoria interna i operativa: Es fa des de la mateixa empresa, l’auditoria verifica la
planificació tenint en compte la rendibilitat dels recursos, així com la gestió global de
l’empresa, i formula recomanacions per millorar-la.
- Estadística: Comparar dades històriques d’un problema, traure conclusions i fer pronòstics.
Hi ha diferents tipus d’auditoria, segons qui la duga a terme pot ser:
- Interna: Té lloc dins de l’empresa com a mecanisme propi de control.
- Externa: La fan persones alienes a l’empresa, professionals independents.
Segons quin siga el motiu de control, pot ser:
- De comptes: S’analitzen els estats financers de l’empresa.
- Operativa: S’analitza l’estructura global de l’empresa respecte als objectius, les polítiques o
les planificacions.
- Ecoauditoria: Controla l’impacte mediambiental de les empreses.