Nom: MARTA AYALA

M10: Comunicació Empresarial i Atenció al Client

UF3: L’arxivament de la documentació a l’empresa

Tasca 2: Tipus d’arxius i sistemes d’arxivament

1. Aquesta pregunta fa referència al tipus d’arxiu segons la

freqüència d’ús.

Xavier Rius treballa en una oficina bancària com a gestor

comercial. El seu director d’oficina li ha demanat que passi els
expedients de les operacions comercials de l’any passat de
l’arxivador contigu a la seva taula a l’arxiu de l’oficina.
-Creus que és indiferent arxivar la documentació en un arxiu o
en un altre?

No, no es indiferent.

-Per què és tant important?

La freqüència d´ús de la documentació és un factor important

a tenir en compte a l´hora d´escollir l´arxiu on es conservarà
si un fitxer s'utilitza molt o poc, és un factor important per a
l'hora de desar un fitxer.

2. Aquesta pregunta fa referència al tipus d’arxiu segons la

localització física.
-Quin sistema de gestió d’arxiu és més adequat per a empreses
que volen un accés ràpid a la documentació?

La documentació digital
 Raona la resposta

Amb un sistema de gestió d´arxiu digital, la documentació s

´emmagatzema en format electrònic, cosa que permet la seva
consulta i recuperació de manera ràpida i senzilla, té una gran
varietat de funcions que faciliten la cerca i l´organització de la
documentació, com ara la classificació i la creació de ficar dates

-I per aquelles que volen controlar al màxim els seus arxius?

La documentació híbrida.

Raona la resposta.

Un sistema de gestió d’arxiu híbrid combina els sistemes d’arxiu

tradicionals, en paper, amb els sistemes digitals. Això permet a
les empreses conservar la documentació que requereix un accés
freqüent en format paper, mentre que la documentació que té un
ús menys freqüent es pot emmagatzemar en format digital-

3. Pregunta que fa referència a sistemes d’arxivament

convencionals
La Judit Torres treballa com a administrativa de personal en una
empresa d’il·luminació . La seva cap de departament li diu que és
convenient fer una neteja de documents i classificar-los d’una
manera més òptima: amb aquesta finalitat cal comprar alguns
materials per arxivar-los i fins i tot, el mobiliari oportú perquè el
departament quedi més net i endreçat.

-quin tipus d’articles hauria d’adquirir la Judit per tenir arxivada la

documentació del seu departament. Raona per què compres
cada article.

Mobiliari d´arxivament:
Proporciona una estructura segura i ordenada per a la
documentació, i facilita la seva consulta i recuperació.
 Caixes i carpetes:

Això facilita la seva consulta i recuperació, i ajuda a mantenir l

´arxiu en bon estat.

Etiquetas:

Per identificar el contingut de les caixes i carpetes. Això facilita la

seva consulta i recuperació, i ajuda a mantenir l´arxiu en bon
estat.

4. On guardes els documents que tens a casa?

Els documents importants els deso al núvol, tota la resta en

carpetes arxivadores...