Classificació i ordenació

CLASSIFICAR I ORDENAR

? Classificar: distribuir en classes o

categories, distribuir en grups segons
un sistema. (compres, vendes,
personal,...)

Ordenar: definir en un conjunt una

relació d’ordre. (alfabètic, geogràfic,
numèric, ...)
SISTEMA ALFABÈTIC
S’organitzen els documents en funció de les lletres que conté
alguna paraula que els identifica

Avantatges :
● Senzillesa
● No requereix cap font auxiliar (com una llista de codis).
● És obert i permet ampliació.
● No presenta subdivisions
● Permet classificar tot tipus de documents.
Inconvenients:
● Redistribució constant de tota la documentació, cosa que fa
més costós el procés d’ordenació.
● No hi ha un aprofitament òptim de l’espai.
● Quan el volum de carpetes augmenta molt, és més difícil
fer una cerca.
ORDENACIÓ ALFABÈTICA I
• Triar la paraula “ordenatriu”.
• S’ha de triar el tractament que els donarem
i apuntar les regles per seguir sempre les
mateixes.

Noms de persones físiques

⚫ Ordenar per cognoms i després nom
⚫ Cognoms amb guionet són com un sol cognom
⚫ Cognoms compostos, les preposicions es poden
posar al final p.e. Eva del Prado Antunez
quedaria com Prado Antúnez, Eva del. Amb l’ús
de sistemes informàtics aquesta pràctica ja no
s’utilitza tant.
⚫ Tractaments (Dr., Comte, Il·lustríssim...) no es
tenen en compte.
ORDENACIÓ ALFABÈTICA II

Noms d’empreses o institucions:

Si al nom d’empresa surt el nom del propietari es
pot utilitzar la mateixa norma que a noms de
persones físiques.
Altres partícules que acompanyen el nom
(Hermanos..., Hija de...) No es tenen en compte.
Paraules genériques com a part del nom (Bar
Pepe, Papeleria...) No es tenen en compte.
Noms de empreses estrangeres, la paraula
ordenatriu és la primera paraula.
Empreses conegudes per sigles (SEAT, RENFE,...)
si són més conegudes les sigles s’utilitzen com a
nom d’empresa.
ORDENACIÓ GEOGRÀFICA

• És un sistema compost ja que implica ordenacions

successives: país, regió o zona geogràfica, comunitat
autònoma, província, ciutat,...
• Dins de cada grup s’utilitzen criteris alfabètics. A vegades
les capitals encapçalen els grups independentment de la
lletra per la que comencin
SISTEMA GEOGRÀFIC
L’agrupació de documents es fa en funció de la localització de les empreses que
els originen.

Especialment útil per a empreses que abasten molt territori.

Sistema compost: segon nivell de classificació.

Avantatges:

● Adaptabilitat a diferents criteris: zona (província, municipi, comunitat

autònoma...
● Simplicitat de classificació, quan els documents a classificar ja indiquen la
zona a què pertanyen.

Inconvenients:

● Definició de les zones a contemplar.

● Necessitat d’un segon sistema d’ordenació
● Espai mal aprofitat.
● Pot ser necessària una guia addicional per indicar a quina zona pertany
cada document.
ORDENACIÓ CRONOLÒGICA

? Segons la data dels

documents: any/mes/dia
? Es pot utilitzar amb
combinació numèric
cronològica, basant-se en
claus que combinen
número i data. (p.e. núm.
Expedient/any)
SISTEMA CRONOLÒGIC
Els documents es disposen en funció d’alguna data que continguin.
Especialment útil en documents que generen
cobraments/pagaments.

Avantatges:

? Sistema obert ja que permet ampliació i

inclusió de nous documents
? Simplicitat en l’ordenació.
? Facilita la gestió de cobrament.

inconvenient:

? Poden trobar-se molts documents classificats sota una mateixa

data. Pot solucionar-se afegint un nou nivell.
ORDENACIÓ NUMÈRICA I ALFANUMÈRICA

Numèric Alfanumèric

És molt senzill però Combina lletres i

si tenim un número números. És tan
de dígits limitat es senzill com el
pot complicar numèric.

Pot ser un codi

significatiu o no
significatiu. En el
primer cas ens ajuda
a recordar els codis.
NUMÈRIC I ALFANUMÈRIC
El sistema numèric és el que agrupa i disposa els
documents atenent el número amb què es codifiquen.
El sistema alfanumèric a més de números, inclou lletres.

Avantatges:
● Facilitat de classificació.
● Aprofitament òptim de l’espai.
● De fàcil ampliació.

Inconvenients:
● No aporta informació addicional
● Necessitat d’un índex o una base de dades auxiliar
per poder trobar la documentació.
SISTEMA MIXT

La realitat empresarial porta a utilitzar diferents sistemes de

classificació i ordenació.
ELEMENTS, MATERIALS I SISTEMES D’ARXIVAMENT

En el moment de decidir quins seran els elements

que compondran l’arxiu, caldrà seleccionar
diferents tipus de mobiliari, carpetes... Per fer
aquesta selecció correctament, caldrà tenir
presents un seguit de qüestions:
❑ L’espai que tenim per arxivar.

❑ La proximitat a les persones que treballen amb

la informació.
❑La tipologia de la documentació.

❑El volum d’informació a classificar.

 MOBILIARI, EINES I ÚTILS

Una bona organització ha de complir dos objectius:

Facilitar la
recerca ràpida Guardar els
documents en
perfecte estat
Classificació:

Convencional Microfilmes Informàtics

CONVENCIONALS

Classificadores Simples

Carpetes

Penjats Amb fundes

ARXIVADORS

A-Z

Anelles
MOBILIARI

Armari sobre
rails

Armaris amb
Prestatgeries
carpetes
modulars
suspeses

Prestatgeries De seguretat
ALTRES ELEMENTS

Capses Contenidors Classificadors

 INFORMÀTICS

La captació o registre de la informació i el seu posterior emmagatzemat

s’aconsegueix per mitjà de fitxers informàtics que es poden relacionar
entre si.

Els paquets integrats:

-Optimitzen les tasques d’arxiu
-Comparteixen dades
-Permeten un còmode accés als
diferents programes