TEMA 4. GESTIÓ D’ARXIUS 4.4.

TÈCNIQUES D’ARXIU
I RECERCA D’INFORMACIÓ
 4.4. TÈCNIQUES D’ARXIU
En aquest apartat, quan parlem d’arxiu ens referirem a l’arxiu físic on es desen els
documents en paper o digitals de l’empresa, i a les operacions relacionades amb
l’arxivament d’aquests documents.
La major part dels documents de les empreses es tracten per mitjà de sistemes
informàtics, però al mateix temps es manté un sistema d’arxiu convencional atès que
hi ha determinada informació en paper que s’arxiva, almenys temporalment, en
aquest suport.
Les tècniques d’arxiu s’han originat per a la documentació en paper, però també
seran útils, prèvia adaptació dels suports, per a la documentació digital.
4.4.1 DIFERENTS NIVELLS
D’ARXIU
L’arxiu, per fer front als seus compromisos institucionals, ha d’estar distribuït en diversos
nivells segons el grau d’actualitat dels documents que el componen:
 
Arxiu actiu: correspon al lloc de treball mateix, on es conserven els documents que acaben
d’entrar a l’empresa i que requereixen la iniciació o la continuació d’accions particulars i
urgents.
Arxiu semiactiu: correspon a la direcció operativa de l’empresa i conté tots els documents
que els arxius actius li lliuren tan bon punt s’han esgotat totes les operacions que se’n deriven.
El seu objectiu és proporcionar elements de control sobre les operacions ja iniciades.
Arxiu inactiu o arxiu general de l’empresa: conté tots els documents que han perdut quasi
tot valor i que, per tant, passen a tenir un valor purament documental o històric.
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Es poden identificar quatre grans fases que cal dur a terme per assolir
l’ordenació racional dels documents en paper o digitals de l’empresa:
 
 Pla de classificació dels documents.
 Inventari dels documents i determinació dels períodes de conservació.
 Moviments del material de l’arxiu.
 Conservació i destrucció dels documents.
 
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Pla de classificació dels documents
És convenient que tots els documents de l’empresa que tard o d’hora estiguen destinats a ser
recollits en un arxiu general, estiguen classificats d’una manera uniforme per facilitar-ne la
localització en cas de necessitat.

Perquè l’arxiu sigui útil i eficaç cal establir bé els mètodes d’aquest pla:
 
 La classificació: és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d’elements
similars segons unes característiques comunes.
 La codificació: és l’assignació de nombres, lletres o altres símbols als elements d’un tot,
segons un pla sistemàtic, per tal de distingir-ne les diferents categories i les diferents partides
dins de cada categoria.
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Inventari dels documents i determinació dels períodes de conservació
 
Segons el pla de classificació de documents establert, cada departament de l’empresa
ha de disposar i responsabilitzar-se d’un inventari o llista de documents actualitzat,
amb els períodes de conservació a l’oficina i a l’arxiu general de cada document
marcat amb un codi d’identificació.
El període de conservació de cada document està relacionat amb la seva funció
informativa. Convé revisar periòdicament, en funció de l’experiència, els períodes de
conservació de cada document.
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Moviments del material de l’arxiu
 
El material, un cop transferit a l’arxiu general, passa a ser responsabilitat seua. Aquest
fet pressuposa que l’arxiu general pot distribuir el material de la manera que considero
més oportuna i ha de prohibir l’accés directe per part del personal aliè a l’empresa,
encara que siga per consultar documents transferits abans per ell mateix.
En el cas de documents en paper també ha de garantir el retorn al seu lloc del material
lliurat per a la consulta.
Qualsevol moviment del material de l’arxiu general és responsabilitat de la persona que
se n’encarrega, que ha de garantir la seva perfecta conservació física durant el període
establert.
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Conservació i destrucció dels documents
 
La perfecta conservació del material exigeix que els ambients on es guardo siguen
degudament estudiats en funció dels diversos tipus de documents que calga
conservar.
Actualment, la informació es guarda en tres tipus de suport fonamentals: el paper,
les pel·lícules (microfilms) i els suports digitals. Aquests materials requereixen
unes condicions ambientals particulars per poder conservar-se al llarg del temps
sense espatllar-se, de vegades de manera irreparable.
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Conservació i destrucció dels documents
Algunes pautes per conservar els documents, en paper o digitals, de l’arxiu són:
 
 Hem de procurar no deixar els documents o suports exposats a la pols (que és el pitjor
enemic), protegint-los amb embolcalls que, encara que no siguen massa cars, com les
carpetes i les caixes de cartró, complisquen de manera òptima la seva funció.
 Pel que fa als elements que puguen perjudicar o destruir completament els documents,
com l’aigua o el foc, resulta més útil i econòmic adoptar les mesures de protecció
necessàries per a tot l’arxiu i no únicament per a cada contenidor.
4.4.2. FASES PER A L’ORDENACIÓ
DE DOCUMENTS
Per a la destrucció del material al final del període durant el qual podia ser
consultat, hi ha fonamentalment dos mètodes:
 
 L’expurgació: suposa molta feina eliminar el material, ja que s’ha
d’examinar prèviament per part del personal competent.
 La definició a priori del període de conservació de cada tipus de
material. Amb aquest altre mètode, l’expurgació resulta extremadament
simple, ja que es pot dur a terme per personal no qualificat i es pot fer de
manera sistemàtica, en terminis mensuals, reduint l’espai necessari al
mínim indispensable.
4.4.3. SISTEMES DE CLASSIFICACIÓ
DEL MATERIAL DE L’ARXIU
Per classificar els documents en paper o digitals, primerament cal establir el sistema de classificació que resulto més
útil per a la seva recerca i consulta posterior, i després es decidirà el tipus de codificació que s’adapto millor.
Els sistemes de classificació més freqüents són els següents:
 Classificació per noms: el material es classifica sobre la base dels cognoms i el nom o de la raó social del
destinatari o de l’emissor del document, i després s’ordena segons una seqüència alfabètica, aproximadament igual
que es fa en la guia telefònica segons els noms dels abonats.
Classificació per zones geogràfiques: normalment és utilitzada per ordenar la correspondència de la clientela, o els
fitxers de clients, o també les llistes d’adreces, a partir de la localitat en què resideixen els respectius titulars.
 Classificació per temes: el material s’ordena segons el tema o contingut que el caracteritza. Entenem per tema un
aspecte determinat del material al qual considerem que és necessari concedir una rellevància particular. Un
exemple clàssic de classificació d’aquest tipus és el de les biblioteques, que generalment ordenen els volums
segons els temes tractats.
 Classificació en ordre cronològic: el material queda ordenat d’una manera progressiva a partir de la data
d’emissió, de fabricació, de compra, de venciment, de percepció, etc. En la documentació en paper, generalment es
posa a la part inferior de l’arxiu la data més antiga i a la superior, la més recent.
4.4.4. TIPUS DE
CODIFICACIÓ
El tipus de codificació es decidirà de manera que millor s’adapti al sistema de
classificació.
La codificació es pot efectuar utilitzant nombres o lletres o bé una
combinació de totes dues sèries. Tot i que, en general, s’observa una
preferència pels nombres, els tres tipus de codificació són:
 
 Codificació amb símbols alfabètics.
 Codificació amb símbols numèrics.
 Codificació amb símbols alfanumèrics.
4.4.4. TIPUS DE
CODIFICACIÓ
Codificació amb símbols alfabètics
 Els principals avantatges que se’n deriven són:
 Disposem de vint-i-vuit símbols alfabètics en contraposició a deu de numè- rics.
 Els símbols alfabètics, si es combinen de manera adequada, poden suggerir la identitat dels
diversos noms utilitzats, mentre que és molt difícil trobar una relació immediata entre un
nombre i la partida corresponent.
 Per contra, els inconvenients de la codificació alfabètica són:
 Resulta incòmoda i difícil de llegir quan es necessiten codis molt llargs. No- més s’usen
quan fan falta poques lletres per definir una partida determinada.
 S’ha comprovat que, a la pràctica, es produeixen més errors quan s’utilitzen lletres que
quan s’usen nombres.
4.4.4. TIPUS DE
CODIFICACIÓ
Codificació amb símbols numèrics
 
Contràriament a les lletres, les xifres resulten més fàcils de llegir, es comprenen
immediatament quan es llegeixen i permeten indicar més fàcilment la posició
relativa entre les partides.
Per exemple, entre la partida 6 i la partida 17 és evident que hi ha 11 partides, la qual
cosa no és tan evident entre la f i la n
4.4.4. TIPUS DE
CODIFICACIÓ
Codificació amb símbols alfanumèrics
S’usen combinacions de nombres i lletres per formar el codi, ja que aquest sistema
permet usar símbols més curts que quan s’empren codis únicament numèrics.
És recomanable la codificació alfanumèrica quan s’ha de codificar un gran nombre
de partides; per exemple, les matrícules dels vehicles.
4.4.5. L’ARXIU INFORMÀTIC: PROTOCOLS D’ARXIU INFORMÀTIC, ESTRUCTURA DE
CARPETES, CODIS, CONTROL D’ACCÉS, CONVERSIÓ EN PDF, ENTRE D’ALTRES

Un arxiu informàtic és una estructura de dades que s’emmagatzema en algun mitjà

d’escriptura (disc dur, pendrive, CD, etc.) i que pot ser utilitzada per les aplicacions.
Existeixen diferents tipus d’arxius informàtics o fitxers:
 
 Fitxers de dades. Contenen informació, que pot ser de molts tipus (text, imatge, so...), i
necessiten un programa específic per poder veure i tractar aquestes dades.
 Fitxers executables. Funcionen per si sols, executant un codi automàtica- ment quan
s’obren i que, per tant, no necessiten cap altre programa. Per exemple, fitxers dels
sistemes operatius, les suite ofimàtiques, jocs i altres programes.
 Directoris o carpetes. Són arxius que contenen altres arxius.
 
 
4.4.5.1. PROTOCOLS D’ARXIUS

Hi ha moltes maneres d’arxivar la informació, però existeixen uns estàndards per a

cada sistema operatiu. És el que es coneix com a protocols d’arxiu, i indiquen la
manera com seran emmagatzemats els arxius.
Hi ha alguns casos en què els sistemes d’arxius de diferents sistemes operatius poden
interactuar entre ells, però d’altres que no (LINUX suporta diferents tipus de
sistemes d’arxius i Microsoft Windows no, per la qual cosa necessitarà un driver
específic per poder llegir o escriure en un altre sistema).
 
 
4.4.5.2. ESTRUCTURA DE CARPETES

Els arxius informàtics que reben el nom

de carpetes o directoris és perquè són
els documents digitals equivalents als
arxius en paper.
La majoria de sistemes organitzen els
arxius informàtics de manera jeràrquica
en el que anomenem carpetes o
directoris. Com acabem de veure, una
carpeta o directori és un tipus d’arxiu
que pot guardar altres arxius i fins i tot
altres carpetes; i aquestes altres carpetes
també poden contenir més arxius i
carpetes, i així successivament,
construint un estructura d’arbre  
 
 4.4.5.3. CODIS I FORMATS D’ARXIUS INFORMÀTICS

En informàtica, un format d’arxiu és una manera particular de codificar informació per

emmagatzemar-la en un arxiu informàtic.
Els formats dels arxius informàtics s’identifiquen per l’extensió, i s’utilitzen per representar un text,
una pàgina web, una imatge, un so, un programa, etc.
Un arxiu informàtic s’identifica amb un nom, seguit d’un punt, i a continuació una extensió. Els dos
elements tenen les característiques següents:
 El nom el pot escollir l’usuari lliurement i acostuma, i és preferible, a descriure’n el contingut per
poder-lo identificar i diferenciar d’altres arxius. El nom pot estar format per lletres, números, espais en
blanc i caràcters especials, excepte alguns (” ? ! \> < ,).
L’extensió és una abreviatura que correspon i defineix el format d’arxiu informàtic, de manera que el
sistema operatiu el puga obrir amb el programa corresponent (per exemple, per a un arxiu de
LibreOffice Writer l’abreviatura és .odt, per a un de Libreoffice Calc és .ods, etc.). En la majoria de
casos està format per tres lletres, tot i que també en podem trobar de quatre lletres.
 
 4.4.5.3. CODIS I FORMATS D’ARXIUS INFORMÀTICS

En informàtica, un format d’arxiu és una manera particular de codificar informació per

emmagatzemar-la en un arxiu informàtic.
Els formats dels arxius informàtics s’identifiquen per l’extensió, i s’utilitzen per representar un text,
una pàgina web, una imatge, un so, un programa, etc.
Un arxiu informàtic s’identifica amb un nom, seguit d’un punt, i a continuació una extensió. Els dos
elements tenen les característiques següents:
 El nom el pot escollir l’usuari lliurement i acostuma, i és preferible, a descriure’n el contingut per
poder-lo identificar i diferenciar d’altres arxius. El nom pot estar format per lletres, números, espais en
blanc i caràcters especials, excepte alguns (” ? ! \> < ,).
L’extensió és una abreviatura que correspon i defineix el format d’arxiu informàtic, de manera que el
sistema operatiu el puga obrir amb el programa corresponent (per exemple, per a un arxiu de
LibreOffice Writer l’abreviatura és .odt, per a un de Libreoffice Calc és .ods, etc.). En la majoria de
casos està format per tres lletres, tot i que també en podem trobar de quatre lletres.
 
 4.4.6. SEGURETAT

La seguretat és una raó important per implantar un sistema de gestió documental.

Una bona estratègia de seguretat ens pot evitar la pèrdua d’informació valuosa que
tinguem guardada en qualsevol ordinador, degut a un error del disc dur, un virus,
etc., o la fuga d’informació confidencial, ja siga de manera intencionada com no.
Per això, després de la digitalització dels documents, s’haurien de prendre una sèrie
de mesures de seguretat:
 
Realitzar còpies de seguretat periòdicament.
Tenir un inventari dels arxius sensibles i saber on estan ubicats.
Conèixer en tot moment els perfils dels usuaris i el seus permisos sobre aquests
documents. 
 4.4.6. SEGURETAT

Còpies de seguretat
La còpia de seguretat (backup) és una còpia dels arxius i programes que ens ha de
permetre restaurar el sistema informàtic i recuperar la informació fonamental, en cas
que els arxius originals resulten desbaratats o es perden a causa de qualsevol
incident.
Per realitzar backups només cal copiar els arxius que ens interesso guardar a un altre
dispositiu, ja siga una memòria, disc dur extraïble, etc