Unitat 5.

Tractament, classificació
i arxiu de la documentació empresarial

© McGraw-Hill
 Unitat 5

1. L’arxiu: finalitat i funcions

El funcionament diari de qualsevol departament, secció o àrea empresarial està marcat per la
necessitat de disposar d’informació de qualitat a partir de la qual es puguin prendre una sèrie de
decisions.
Cada dia es produeix i es rep una gran quantitat de documents amb multitud de dades; per això, s’han
de tractar, ordenar i classificar correctament perquè puguin ser considerats una informació vàlida per
a una presa de decisions correcta. D’aquesta manera, l’arxiu i la conservació de documents són
essencials per al funcionament correcte de qualsevol empresa.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

1.1. Naturalesa i finalitat de la tasca d’arxiu

En l’àmbit empresarial podem referir-nos a l’arxiu com:
• Lloc físic en el qual una persona, empresa o institució ordena, classifica i desa documents d’una
activitat determinada.
• Institució, organisme o departament encarregat de conservar documents.
En la tasca que ens ocupa, hem d’entendre que un arxiu és un conjunt ordenat de documents
produïts en l’exercici i el desenvolupament d’unes funcions o activitats empresarials concretes, al
servei de l’empresa, amb l’objectiu de facilitar-ne l’activitat.
L’arxiu de documents s’ha de gestionar de manera adequada perquè:
1. Alguns documents poden servir com a elements probatoris davant d’un tercer.
2. Existeix l’obligació legal de conservar certa documentació durant un temps des de la seva elaboració.

L’arxiu empresarial de documents actua com a memòria col·lectiva de l’empresa i es considera un

instrument per generar informació de qualitat. Per això és necessari:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

1.2. Com podem dur a terme el treball d’arxiu?

© McGraw-Hill
 Unitat 5

2. Tipus d’arxius empresarials

Podem distingir diferents tipus d’arxius segons tres criteris: el suport d’arxiu, la freqüència d’ús i la
localització física.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

2. Tipus d’arxius empresarials

© McGraw-Hill
 Unitat 5

2. Tipus d’arxius empresarials

© McGraw-Hill
 Unitat 5

3. Sistemes de classificació de documentació

Hi ha diversos criteris per emmagatzemar els documents d’un arxiu. No hi ha un sistema de classificació
més efectiu que un altre; el més important és aconseguir una bona operativitat del sistema.
Un bon sistema de classificació ha de complir una sèrie de requisits:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

3.1. El sistema alfabètic

El sistema alfabètic permet classificar els documents que s’han d’arxivar segons
l’ordre establert per l’alfabet. Per això és necessari determinar en cada cas una
paraula clau, anomenada paraula ordenadora, que el representi davant de la
resta. A partir d’aquesta paraula clau s’ordenarà tota la documentació, i pot
establir-se un ordre ascendent (de la A a la Z) o descendent (de la Z a la A).

3.2. El sistema numèric

El sistema numèric permet ordenar la documentació de l’arxiu a partir d’un
nombre natural determinat, seguint un ordre ascendent o descendent. Encara
que el millor és que aquest nombre sigui una part integrant del document que
s’ha d’arxivar, com un número de factura, també pot ser que el nombre li sigui
assignat específicament per arxivar-lo.

3.3. El sistema alfanumèric

El sistema alfanumèric sorgeix de combinar el sistema de classificació alfabètic i el numèric. En aquest

sistema s’utilitza com a paraula ordenadora un terme en el qual es combinen tant lletres com xifres. Pot
ser que aquesta paraula ordenadora estigui relacionada amb el document o sigui elaborada expressament
per a l’ordenació.
La combinació de xifres i lletres en la composició de la paraula ordenadora pot fer-se utilitzant lletres i
© McGraw-Hill
xifres, o viceversa.
 Unitat 5

3.4. El sistema cronològic

La classificació cronològica consisteix a classificar els documents per dates,

ja sigui per ordre d’entrada o data d’emissió, de recepció, de venciment, etc.
L’ordenació es pot fer des de la data més recent fins a la més antiga, o
viceversa. El principal avantatge de l’arxiu cronològic es troba en la
senzillesa i rapidesa de localització.

3.5. El sistema geogràfic

El sistema geogràfic segueix com a criteri d’ordenació una localització física
concreta referent al document, com per exemple el domicili de la persona o
l’empresa emissora o receptora del document. L’avantatge principal
d’aquest sistema resideix en la seva flexibilitat, perquè permet intercalar
subdivisions.

3.6. El sistema temàtic

El sistema temàtic de classificació no és un dels més usuals. Aquest sistema
necessita recórrer a qualsevol altre per a l’ordenació posterior dels
documents continguts en cadascun dels temes establerts. Els avantatges
principals d’aquest sistema resideixen en la seva rapidesa i en la flexibilitat
per intercanviar documents.
© McGraw-Hill
 Unitat 5

4. Recepció i arxiu de documentació en paper

No és possible desar materialment tots els documents escrits que s’originen en l’activitat
empresarial. La tasca de l’arxiu ha de tenir com a finalitat permetre el tractament fluid d’aquesta
documentació, conservant només aquella que sigui veritablement útil en el present i el futur de
l’organització.
Per això, en el desenvolupament de la tasca d’arxiu és necessari fixar una sèrie de criteris de selecció
de documents.

4.1. Materials d’arxiu en suport paper

Per dur a terme adequadament la tasca d’arxiu en suport paper, les empreses solen utilitzar
diferents materials, eines i mobiliari. L’àmplia oferta de carpetes, caixes, prestatgeries i
armaris disponibles en el mercat facilita enormement atendre de manera adequada qualsevol
tipus de necessitat empresarial.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

4.1. Materials d’arxiu en suport paper

Els materials d’arxiu més

utilitzats en l’activitat
empresarial són els
següents:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

4.2. Recomanacions per arxivar documents escrits

Per entrar un document escrit a l’arxiu físic, s’aconsella seguir una sèrie de passos com els que es
resumeixen a continuació:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

5. Recepció i arxiu de documentació digital

Es defineix arxiu informàtic el conjunt de dades emmagatzemades en suport informàtic,

que poden ser aplicacions, imatges, documents de text, bases de dades, arxius d’àudio o
vídeo, presentacions, etc.

5.1. Equipament informàtic per a l’arxiu

Per al tractament i arxiu informàtic de dades cal tenir l’equipament tecnològic adequat. Avui dia,
l’ordinador és una eina indispensable per al desenvolupament de qualsevol treball d’oficina.
Hi ha moltes solucions de programari de gestió que permeten controlar la comptabilitat, la facturació,
les nòmines, etc., però també estan molt estesos els paquets ofimàtics que inclouen processadors de
text, fulls de càlcul, navegadors web, gestors de bases de dades i d’esdeveniments personals,
programari per a l’elaboració de presentacions o programes client de correu electrònic.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

5.1. Equipament informàtic per a l’arxiu

A banda del programari, l’arxiu en suport informàtic i la realització de còpies de seguretat es basa
en l’ús de diferents eines de maquinari:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

5.2. Arxiu en suport informàtic

Qualsevol arxiu informàtic té una ruta i un nom identificatiu mitjançant el qual és possible
localitzar-lo entre els diferents directoris, subdirectoris i carpetes d’un dispositiu
d’emmagatzematge determinat.

Dins d’una mateixa carpeta d’arxiu hi pot haver arxius o altres carpetes, amb la qual cosa es crea
una ordenació jeràrquica en forma d’arbre, en què dos arxius mai no poden compartir una
mateixa ruta d’accés. Només així es poden localitzar qualssevol d’aquests arxius de manera ràpida
i senzilla aplicant un sistema de recerca automàtic.

Quan un usuari porta a terme la tasca d’arxiu en suport informàtic, determina l’arxiu que s’ha de
posar en una mateixa carpeta, així com l’agrupació d’aquestes carpetes en unitats d’arxius
superiors.

La tasca d’arxiu de documents en suport informàtic representa ordenar, classificar i

conservar aquests documents seguint un criteri determinat, de manera que queden
disponibles i accessibles per a qualsevol consulta posterior.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

6. Consulta i conservació de la documentació

Tant l’arxiu en suport paper com en suport informàtic tenen com a finalitat servir de font d’informació sobre
la qual es basa la presa de decisions de l’empresa.

6.1. Conservació i ús de documents escrits

La documentació escrita continguda en un arxiu convencional s’ha de conservar fins que es determini que ja no
és útil per a l’activitat empresarial. Per usar aquesta documentació cal seguir una sèrie de normes:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

6.1. Conservació i ús de documents escrits

Una de les preocupacions més grans de qualsevol responsable d’arxiu és incrementar l’eficiència dels
recursos invertits. Per això les empreses apliquen els principis de les tres erres: reduir, reutilitzar i
reciclar.
• Reduir l’ús de materials d’arxiu només a la necessitat estricta.
• Reutilitzar al màxim tots els materials possibles.
• Reciclar, per la qual cosa s’han de posar papereres de reciclatge a l’arxiu.

6.2. Purga i destrucció de documents

La purga i eliminació periòdica de documentació no útil evita l’acumulació
innecessària de documentació de poc valor operatiu o legal.
La destrucció de documentació s’ha de fer amb una certa freqüència, utilitzant
qualsevol mètode que eviti l’accés a la informació continguda per part de
qualsevol persona no autoritzada. Per fer-ho, se solen utilitzar màquines
destructores de documentació, que converteixen els documents en tires fines
de paper de les quals és pràcticament impossible recuperar cap informació.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

6.3. Gestió de dades en suport informàtic

Un sistema de gestió de bases de dades és un programa informàtic capaç d’obtenir

informació regulant l’accés, la consulta i l’eliminació de les dades allotjades i
organitzades. Alguns dels més utilitzats són Microsoft Access, MySQL, Oracle o dBase.

L’actual gestió informàtica d’una base de dades presenta una sèrie d’avantatges enfront del tractament
de la informació conservada en suport paper:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

7. Tractament de la correspondència empresarial

La correspondència és una de les vies principals que té una empresa per comunicar-se amb clients,
proveïdors, empleats, l’Administració pública, etc. Normalment hi ha una persona, departament o
secció que s’encarrega d’aquesta tasca.
Hi ha diferents tipus de correspondència:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

7.1. Tractament de la correspondència d’entrada

La correspondència d’entrada és la que es rep de l’exterior, tant pel servei de Correus com de les
empreses de missatgeria, fax, correu electrònic, etc. El seu tractament requereix una sèrie d’etapes:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

7.1. Tractament de la
correspondència d’entrada

© McGraw-Hill
 Unitat 5

7.2. Tractament de la correspondència de sortida

© McGraw-Hill
 Unitat 5

7.3. Serveis de correspondència i paqueteria

Per portar a terme correctament el tractament de la correspondència i la paqueteria, les empreses

poden optar per fer-ho amb els seus propis mitjans o utilitzar el servei de Correus o el servei
d’empreses de missatgeria privades.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

8. Tractament telemàtic de la documentació

Actualment, les noves tecnologies de la informació i la comunicació fan possible que els serveis de
correspondència i paqueteria tradicionals s’adaptin als nous requeriments d’immediatesa que els
clients cada vegada demanen més.
Alguns d’aquests són els següents:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

8. Tractament telemàtic de la documentació

© McGraw-Hill
 Unitat 5

8. Tractament telemàtic de la documentació

La transmissió adequada d’informació utilitzant mitjans telemàtics es basa en la utilització de dues

eines principals:

© McGraw-Hill
 Unitat 5

9. Seguretat i confidencialitat de la informació

Tot document conservat en un arxiu s’ha de protegir de qualsevol ús inadequat.

9.1. Mesures per a la protecció de la informació

© McGraw-Hill
 Unitat 5

9.1. Mesures per a la protecció de la informació

© McGraw-Hill
 Unitat 5

9.2. Aplicació de la Llei de protecció de dades

La legislació s’ha encarregat d’establir límits a l’accés i la cessió de dades personals. La protecció de
dades personals està regulada per la Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades i garanties i drets
digitals (LOPDGDD), i pel Reglament de la UE 2016/679, relatiu a la protecció de les persones físiques
pel que fa al tractament de les seves dades personals i a la lliure circulació (RGPD). Aquesta normativa
té per objecte «garantir i protegir els drets i les llibertats de les persones físiques, en especial el seu
honor i la seva intimitat», i és aplicable a tota l’empresa amb arxius a Espanya, independentment de si
aquesta és nacional o estrangera.
Aquesta normativa estableix que qualsevol empresa o empresari que desenvolupi una activitat
empresarial en territori espanyol i treballi amb dades personals estarà obligat a complir una sèrie
d’aspectes relatius a la protecció de dades:
• Haurà de notificar a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades els fitxers de dades personals que
tingui o les aplicacions informàtiques que utilitzi per a la seva gestió.
• Haurà de redactar un document de seguretat en el qual es reflecteixin les polítiques, les normes i
els procediments aplicables a la gestió de dades personals emmagatzemades.
• Caldrà signar contractes d’encàrrec de tractament de dades amb aquelles empreses o professionals
que, en el desenvolupament de la prestació d’un servei, accedeixin a aquestes dades personals.
• Haurà d’informar els titulars de les dades que està complint la normativa relativa a la protecció de
dades.

© McGraw-Hill
 Unitat 5

10. L’Agència Espanyola de Protecció de Dades

L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) és l’entitat estatal independent de la resta

d’administracions públiques encarregada de vetllar pel compliment de la normativa sobre la protecció de
dades. La seva tasca principal és la de garantir i impulsar la preservació del dret a la protecció de dades de
caràcter personal dels ciutadans.
L’AEPD es regula per la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter
personal (LOPD), així com el Reial decret 1720/2007, encarregat de desenvolupar-la. En aquesta regulació
s’estableixen com a principals funcions de l’AEPD les següents:
• Atén les peticions i les reclamacions dels titulars de les dades i els informa dels drets que tenen
reconeguts per llei. A més, promou campanyes de difusió i conscienciació a través dels mitjans de
comunicació.
• En relació amb les empreses i organitzacions encarregades d’emmagatzemar i tractar dades personals,
l’AEPD emet les autoritzacions necessàries per poder desenvolupar aquesta tasca, i reclama les mesures
de correcció adequades davant d’actuacions contràries a la llei i ordena, si cal, el cessament en el
tractament i la cancel·lació de les dades.
• Pel que fa a l’elaboració de legislació, l’AEPD fa informes consultius previs sobre qualsevol projecte de
norma que desenvolupi la LOPD o incideixi en una matèria relacionada.
• L’AEPD tutela els drets i les garanties dels usuaris en l’àmbit de les comunicacions electròniques,
incloent-hi l’enviament de comunicacions comercials no sol·licitades mitjançant el correu electrònic
(correu brossa).
© McGraw-Hill
 Unitat 5

10.1. Adaptació de l’activitat empresarial a la LOPD

El procés d’adaptació a la LOPD seguit per qualsevol empresa sol passar per les fases següents:

© McGraw-Hill