↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.2. Què són els documents

electrònics?
Els documents electrònics són tots aquells que han estat
generats i són tractats mitjançant un programari i un maquinari
informàtics.

El Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel que es regula

l’esquema Nacional d’Interoperabilidad en l’àmbit de
l’Administració Electrònica defineix els documents electrònics
com "informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica,
arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i
susceptible d’identificació i tractament diferenciat".

Els documents electrònics, de la mateixa manera que els

documents en suport paper, s’agrupen formant expedients que
són el conjunt de documents electrònics corresponents a un
procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació
que continguin.

Exemples de documents electrònics:

Un document de text Una imatge Una pàgina web Un document en P

electrònica

El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, que

explicarem amb més detall a la Unitat 3, estableix que els
documents electrònics abasten:

 Els documents administratius electrònics que formen part

d’un procès administratiu electrònic
 Els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que
no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que
són suport i evidència d’altres activitats i funcions de
l’Administració.
A més, estableix que s’hi poden incloure tant els documents
nascuts electrònicament com les còpies electròniques
autèntiques (o digitalitzacions segures).

El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu dóna

compliment al Decret 56/2009, del 7 d’abril, per a l’impuls i el
desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de
la Generalitat en matèria de gestió i conservació dels
documents administratius i determina les condicions tècniques
i organitzatives en què s’assenta el model de gestió electrònica
de la documentació, establint la política de gestió de
documents electrònics de l’Administració de la Generalitat i
diverses responsabilitats en la seva gestió.
El Decret 56/2009 ha quedat derogat pel Decret 76/2020, de 4
d'agost, d'Administració digital.
Per poder parlar de document electrònic d’arxiu cal que aquest
hagi estat generat o rebut com a conseqüència de l’activitat
pròpia de l’organització, però també cal que contingui tota una
sèrie d’evidències que en garanteixin l’autenticitat, la fiabilitat,
la integritat, la identitat, la disponibilitat i l’accessibilitat.
Finalment, també cal poder garantir que aquestes evidències es
mantindran al llarg de tot el cicle de vida del document. Per
assegurar-nos que les característiques del document es
mantindran a la llarga cal implementar mesures de seguretat
tecnològiques (com l’ús de la signatura electrònica), però també
cal, com veurem al llarg del curs, que les organitzacions
implantin sistemes de gestió documental.

El Reglament eIDAS 910/2014 del Parlament Europeu i del

Consell de 23 de juliol de 2014 relatiu a la identificació
electrònica i els serveis de confiança, garanteix que els
documents electrònics signats amb signatura electrònica
reconeguda (qualificada) tenen la mateixa validesa jurídica que
els documents en paper amb signatura manuscrita.
A la unitat 2 entrarem amb més detall sobre què les
característiques dels documents electrònics.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.3. Què és un sistema de gestió

documental?
El sistema de gestió documental (SGD) està integrat en la
gestió administrativa general i té per objectiu la planificació,
la creació, la captura, l’ús, l’organització, el tractament i
l’avaluació dels documents generats o rebuts per un organisme
en l’exercici de les seves funcions.

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, a

l’article 2.b defineix el sistema de gestió documental com "el
conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió
administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la
tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la
planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la
transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de
racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una
gestió eficaç i rendible".

Els principis de la gestió documental són, segons la ISO 15489-

1:2016 de gestió de documents, els següents:

1. Determinar els documents que s’han de crear en cada procés

i quina informació han d’incloure.
2. Decidir la forma i l’estructura amb què han de ser creats i
capturats els documents.
3. Determinar les metadades que s’han de crear amb cada
document.
4. Determinar requisits per a la recuperació, ús i transmissió
dels documents.
5. Decidir com organitzar els documents per satisfer els
requisits d’ús.
6. Valorar els riscos dels errors en documents vitals.
7. Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment.
8. Complir els requisits legals i reglamentaris.
9. Assegurar la conservació en entorns segurs.
10. Assegurar la retenció dels documents només mentre
siguin necessaris.

Aquest decàleg es pot resumir en les tasques següents que ha

d’incorporar tot SGD:

 Disseny
 Organització
 Règim d’ús
 Valoració, selecció i eliminació
 Conservació i custòdia

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.4. Què ens aporta?

El sistema de gestió documental ha d’assegurar la captura i el
control de tots els documents generats o rebuts per
l’organització. En aquest sentit, ha de ser global, sistemàtic (ha
d’abastar tota l’organització i tots els documents que genera) i
adequat a les necessitats de l’organització. La gestió dels
documents electrònics constituirà un subsistema del sistema
general de gestió de la documentació administrativa.

L’existència d’un SGD ha de garantir, pel que fa als documents:

 L’autenticitat
 La fiabilitat
 La integritat
 La identitat
 La disponibilitat
 L'accessibilitat

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.5. Què comporta la gestió dels

documents electrònics?
De forma general, la implantació d’un sistema de gestió
documental, i específicament d’un sistema de gestió dels
documents electrònics, comporta un canvi organitzatiu i de la
forma de treballar de les organitzacions. No n’hi ha prou amb la
creació i la implementació de les eines, els instruments i les
aplicacions informàtiques de gestió documental, sinó que es
requereix un canvi en els hàbits de treball, que ha de ser més
col·laboratiu. Cal que tots els membres de l’organització siguin
conscients de la importància d’una correcta gestió dels
documents electrònics i del fet que aquests són de
l’organització i s’han de gestionar de forma corporativa.

El canvi en les estructures de treball significa anar cap a xarxes

d’informació compartida que evitin la duplicació d’informació,
extreguin el màxim profit de la informació existent, augmentin
per a l’organització el retor