Professional Documents
Culture Documents
Tema 1
Tema 1
És important destacar que el SAC abasta tota la documentació de Catalunya, tant la pública
com la privada. El SAC està format per:
Les còpies simples de documents administratius (les còpies que es fan servir per treballar) no
tenen els mateixos valors que els originals, encara que siguin exactes. No és el mateix disposar
d'una resolució original, que és "única" i que neix com a resultat de les funcions d'una persona
o una institució, que tenir-ne una còpia que ens serveix com a informació.
Els documents simples: Són peces documentals, unitats arxivístiques mínimes: una
carta, un ofici, una sol·licitud, un certificat, un rebut o un manament en serien alguns
exemples.
Els documents compostos: Són unitats arxivístiques mínimes reunides per raó d'un
procés burocràtic o una pràctica administrativa i que formen un tot difícil de separar
sense perdre la seva identitat. L’exemple més habitual és l’expedient.
1.5. Els expedients administratius
a) Què és un expedient administratiu?
Un expedient administratiu és un conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen
d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, i inclou també les diligències necessàries
per executar-la. És a dir, es crea mitjançant l’agregació successiva dels documents que l'hagin
d’integrar segons el procediment o la tramitació que li correspongui.
Els documents dels subjectes i les entitats privats quan exerceixin funcions públiques.
Els d'entitats que depenen o estan vinculades a les administracions públiques:
mancomunitat, consorcis, etc.
Els documents públics tenen les mateixes característiques que els béns de domini públic
(Constitució espanyola, art. 132).
Els béns de domini públic són:
inalienables
imprescriptibles
inembargables
1. Disposar d'un sistema únic de gestió documental que abasti tot l'àmbit documental (Llei
d'arxius i documents 10/2001, art. 7.1).
3. Garantir la conservació dels documents (Llei d'arxius i documents 10/2001, art. 7.3 i 9).
4. Garantir l'accés als documents i lliurar-ne còpies o certificats. En qualsevol cas, garantir
el dret a la intimitat personal i a la reserva de les dades protegides per la llei (Llei
d'arxius i documents 10/2001, art. 7.4).
5. Eliminar els documents de manera no arbitrària (Llei d'arxius i documents 10/2001, art.
9).
3. És un acte administratiu.
Aquest decret desenvolupa la Llei 30/1992, de règim jurídic de les administracions públiques i
del procediment administratiu comú (LRJPAC), i regula l'acceptació i rebuig de documents,
documents registrables i no registrables, dades mínimes dels assentaments registrals, dades
del segell i processos intrínsecs al registre. També tracta sobre oficines pròpies de la
Generalitat i concertades, i tipus de registres.
Aquesta llei determina el lloc i la data de presentació dels documents, les dades mínimes dels
assentaments, el tractament de les còpies, la comunicació de terminis i els efectes, la
confrontació de documents, i la seva validesa i eficàcia.
Llei 26/2010
1. Els que captura del registre general d'entrada (l'usuari registrador intern ha d'indicar a
quina unitat els passa o en quin expedient els arxiva).
2. Les altes generades en enviar documents internament a una altra unitat (es pot
registrar qualsevol tipus de document).
3. Les presortides (són les altes al registre de sortida que ha de validar l'oficina de registre
general abans d'enviar a fora).
L'usuari registrador intern també té l'opció de consulta. Segons el perfil que tingui parametritzat
al S@rcat, pot consultar només els assentaments registrals de la seva unitat o també d'altres,
fins i tot de tot l'organisme, amb la qual cosa pot saber on es troba un document o qui el té
registrat.
- Ofici
- Carta
- Ofici
- Notificació
- Propaganda
- Sol·licitud
- Annexos que acompanyen un escrit de sol·licitud o carta
- Convocatòria
- Faxos
- Citació
- Felicitacions
- Recurs
- Invitacions
- Denúncia
- Saludes
- Reclamació
- Notes internes i certificacions
- Requeriment
- Al·legació
1. Especificació de l'oficina.
4. Referència de l'expedient
5. Coherència de contingut
Si no es compleixen aquests requisits, el personal del registre pot retornar els documents
incomplets.
També el Decret 76/1996 ens parla d'aquests temes. En aquest cas, en el marc específic de la
Generalitat de Catalunya. El Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema de
gestió de la documentació administrativa i l'organització dels arxius de la Generalitat de
Catalunya, determina els criteris bàsics de regulació i tractament de la documentació.
Dictamina que tots els departaments de la Generalitat de Catalunya han de tenir un arxiu
central, i que aquest és qui controla la gestió documental i la responsabilitat de conservació
dels fons semiactius. Aquest decret s'aplica a tots els documents, en qualsevol suport físic,
produïts o rebuts per l'Administració de la Generalitat i les seves entitats autònomes o
consorcis amb participació majoritària, a més de les empreses públiques catalanes.
Quan treballem amb documentació, tant en paper com en suport electrònic, ho fem com a fruit
d’unes activitats que responen a unes necessitats concretes. Per garantir la validesa de la
nostra feina, hem d’assegurar-nos que la documentació que gestionem està correctament
executada i pot ser utilitzada en qualsevol moment que la necessitem. Per aquesta raó s’han
desenvolupat les tècniques arxivístiques que expliquem en aquest taller. Volem ressaltar que
s'han de fer servir en el moment just en què hi treballem:
Cal evitar anar acumulant documentació a la taula i organitzar-la quan ja no hi tenim lloc.
Cal evitar que si una persona no hi és, ningú no pugui trobar la informació que gestiona.
El quadre arriba fins a un màxim de set nivells i inclou dues categories principals:
GESTIÓ: Agrupa totes les sèries de funcions comunes a qualsevol organisme, com ara
la gestió dels recursos humans, la gestió dels recursos econòmics, etc.
A totes les empreses petites i mitjanes hi ha una persona, ja sigui conserge o recepcionista,
que s’encarrega de la manipulació de la correspondència externa. A les grans, n’hi ha d’haver
una o vàries dedicades a aquestes tasques exclusivament. No obstant, totes les empreses
haurien de tenir uns protocols aprovats des de direcció per regular les tasques de control i
gestió de la correspondència i la paqueteria interna i externa És indispensable per al bon
funcionament de l’empresa que la gestió de documents es faci de manera correcta. Per
analitzar aquests protocols dividirem la correspondència en entrant i sortint, tenint en compte
que en tot cas ens referim correspondència i paqueteria. Les tasques de la persona
responsable de la correspondència són:
Entrada de correspondència
Si el correu arriba directament, primer de tot, caldrà comprovar que vagi adreçat a l’empresa o
a persones que hi treballin. Un cop feta la comprovació, es procedirà a obrir-lo i registrar-lo.
Per dur a terme aquesta tasca s’utilitzarà el segell de l’empresa on consti la data d’entrada i el
número de registre. Un cop fet aquest procés es registraran els documents al llibre
corresponent.
2. Classificació: una vegada rebuda s’ha de classificar segons si és carta, imprès, factura... i a
qui va dirigida. També cal tenir-ne en compte la urgència.
4. Registre: malgrat que no és obligatori per llei, la majoria d’empreses té un llibre de registre
de la correspondència les pàgines del qual han de ser correlatives. El format del llibre pot
variar d’unes empreses a unes altres.
• Observacions: Annexos...
Sortida de correspondència
3. Comprovació de la documentació:
4. Confirmar que tota la documentació que així ho requereixi està signada: cartes, xecs...
5. Si fos una carta amb annexos, comprovar que s’hi han incorporats.
7. Plegat i ensobrat.
2. Classe de document.
3. Destinatari.
4. Objecte: síntesi del contingut.
Els protocols per a la tramitació de correspondència i paqueteria interna són similars als de
l’externa. No obstant, aquest servei ha d’estar molt ben organitzat i amb uns protocols clars
d’actuació, per evitar perdre informació confidencial o que la tramesa es demori més del
necessari i, per tant, fer-lo àgil i útil per a l’empresa.
1. Cada vegada que es lliuri correspondència i/o paqueteria a l’àrea o departament usuari se li
ha de preguntar si tenen correspondència o paqueteria per enviar.
Qualsevol empresa necessita fer arribar les comunicacions escrites a l’exterior. Per això, pot
triar entre diverses opcions o combinar-les, segons l’àmbit d’actuació i el tipus de
documentació.
Els tipus de trameses més usuals que es poden realitzar per mitjà del servei de Correus són:
1. Cartes i documents:
• Targeta postal (cartolina rectangular que inclou espai per a l’adreça. Sense sobre).
2. Paqueteria:
• Postal Express: servei urgent que garanteix el lliurament en 24 hores com a màxim.
5. Tramesa telegràfica:
• Burofax: tramesa de documentació urgent, amb caràcter de prova oficial enfront de tercers.
Quant a les modalitats de tramesa, Correus ofereix diferents formes de tramesa que poden
combinar-se entre si (o fer-se de forma conjunta):
1. Certificat: és un lliurament del qual està garantida la recepció. La garantia és la signatura del
destinatari quan rep el correu. A més, correus indemnitza si es perd la tramesa.
4. Avís de rebut: informa el remitent del lliurament al destinatari, així com del dia i l’hora en
què s’ha realitzar.
5. Correu digital: permet enviar una carta, targeta postal o publicitat des de la pàgina web de
correus, accedint-hi des de la secció oficina virtual. No obstant això, les opcions que millor
s’adapten a la casuística pròpia de cada empresa es poden consultar al web de Correus o de
qualsevol empresa de missatgeria.
TEMA 4: SEGURETAT D’EDIFICIS. EVACUACIONS. INSTAL·LACIONS: FUNCIONAMENT I
MANTENIMENT