You are on page 1of 10

Tema 15

La gestió documental a l'Administració de la Generalitat. La gestió dels


documents administratius. La gestió dels documents electrònics. La
transferència de documents.

Introducció
L’actual context d’augment de la producció documental i de la
progressiva implantació de l’administració digital fa que sigui
molt important ser conscient de la rellevància que té la gestió
dels documents electrònics per garantir el funcionament
correcte de l’Administració.

La gestió dels documents electrònics cal que comenci amb la


planificació dels procediments i el disseny dels documents que
aquests generin, i que s'estengui al llarg de tot el seu cicle de
vida. Si no s'intervé des del moment de la seva creació, la gran
producció documental i el ràpid canvi de les noves tecnologies
faran que en pocs anys sigui impossible gestionar els
documents que haurem anat generant al llarg del temps i
accedir-hi.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.1. Què són els documents?


Podríem definir, de forma simple i general, els documents com
qualsevol mena d’informació en qualsevol tipus de suport
material. Si entrem més en detall, l’article 19.1 de la Llei 9/1993,
de 30 de setembre, del patrimoni cultural català, defineix el
document com "tota expressió en llenguatge, oral, escrit,
d’imatges o de sons, natural o codificat, recollit en qualsevol
mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que
constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats socials
de l’home i dels grups humans, amb exclusió de les obres
d’investigació o de creació".

Una categoria específica de documents la formen els


documents d’arxiu, que són tots aquells documents generats o
rebuts per una organització en l’exercici de les seves funcions i
que es conserven durant el seu període de vigència
administrativa i, en alguns casos, un cop acabada aquesta, com
a testimoni de l'actuació.

El cicle de vida dels documents d’arxiu es divideix


tradicionalment en tres fases:

 Activa: des de la creació del document i fins exhaurir la seva


vigència administrativa, que sol estar al voltant dels cinc
anys. És la documentació pertanyent als expedients en
tramitació o tancats però que es necessiten per al
desenvolupament de les activitats de la unitat productora.
Correspon als expedients que es troben als arxius de gestió.
També es pot identificar amb la fase de tramitació.

 Semiactiva: documentació que ha perdut el valor


administratiu i que les unitats administratives no necessiten
tenir a la vora. És la documentació que sol tenir entre cinc a
quinze anys. Correspon a l’Arxiu Central la seva custòdia.

 Inactiva: documentació que ha perdut valor administratiu i ha


adquirit valor testimonial o històric un cop feta l'avaluació
documental i després que la Comissió Nacional d'Accés,
Avaluació i Tria de Documentació hagi dictaminat la seva
conservació. Aquesta documentació sol ser la que té més de
quinze anys que no cal eliminar i correspon a la que es troba
als arxius històrics.

Remarcar que aquests períodes de temps dins el cicle de vida


dels documents són orientatius i poden ser més breus o
extensos en funció de la utilitat que tingui per a la unitat
administrativa que els gestiona.
Si en l’àmbit dels arxius en format paper parlem d’arxius de
gestió (fase activa), arxius centrals administratius (fase
semiactiva) i arxius històrics (fase inactiva), en el cas dels
documents electrònics podríem establir que hi ha dos tipus
d’arxius:

 els arxius de les unitats administratives (unitats de xarxa) o


dels tramitadors corresponents (fase de tramitació)
 i l’arxiu de documents electrònics (i-Arxiu) (fase de vigència)
↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.2. Què són els documents


electrònics?
Els documents electrònics són tots aquells que han estat
generats i són tractats mitjançant un programari i un maquinari
informàtics.

El Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel que es regula


l’esquema Nacional d’Interoperabilidad en l’àmbit de
l’Administració Electrònica defineix els documents electrònics
com "informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica,
arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i
susceptible d’identificació i tractament diferenciat".

Els documents electrònics, de la mateixa manera que els


documents en suport paper, s’agrupen formant expedients que
són el conjunt de documents electrònics corresponents a un
procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació
que continguin.

Exemples de documents electrònics:

Un document de text Una imatge Una pàgina web Un document en P


electrònica

El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, que


explicarem amb més detall a la Unitat 3, estableix que els
documents electrònics abasten:

 Els documents administratius electrònics que formen part


d’un procès administratiu electrònic
 Els documents electrònics produïts en entorns ofimàtics que
no formen part d’un procés administratiu electrònic, però que
són suport i evidència d’altres activitats i funcions de
l’Administració.
A més, estableix que s’hi poden incloure tant els documents
nascuts electrònicament com les còpies electròniques
autèntiques (o digitalitzacions segures).

El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu dóna


compliment al Decret 56/2009, del 7 d’abril, per a l’impuls i el
desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de
la Generalitat en matèria de gestió i conservació dels
documents administratius i determina les condicions tècniques
i organitzatives en què s’assenta el model de gestió electrònica
de la documentació, establint la política de gestió de
documents electrònics de l’Administració de la Generalitat i
diverses responsabilitats en la seva gestió.
El Decret 56/2009 ha quedat derogat pel Decret 76/2020, de 4
d'agost, d'Administració digital.
Per poder parlar de document electrònic d’arxiu cal que aquest
hagi estat generat o rebut com a conseqüència de l’activitat
pròpia de l’organització, però també cal que contingui tota una
sèrie d’evidències que en garanteixin l’autenticitat, la fiabilitat,
la integritat, la identitat, la disponibilitat i l’accessibilitat.
Finalment, també cal poder garantir que aquestes evidències es
mantindran al llarg de tot el cicle de vida del document. Per
assegurar-nos que les característiques del document es
mantindran a la llarga cal implementar mesures de seguretat
tecnològiques (com l’ús de la signatura electrònica), però també
cal, com veurem al llarg del curs, que les organitzacions
implantin sistemes de gestió documental.

El Reglament eIDAS 910/2014 del Parlament Europeu i del


Consell de 23 de juliol de 2014 relatiu a la identificació
electrònica i els serveis de confiança, garanteix que els
documents electrònics signats amb signatura electrònica
reconeguda (qualificada) tenen la mateixa validesa jurídica que
els documents en paper amb signatura manuscrita.
A la unitat 2 entrarem amb més detall sobre què les
característiques dels documents electrònics.

↑ Tornar a l'índex de la unitat


1.3. Què és un sistema de gestió
documental?
El sistema de gestió documental (SGD) està integrat en la
gestió administrativa general i té per objectiu la planificació,
la creació, la captura, l’ús, l’organització, el tractament i
l’avaluació dels documents generats o rebuts per un organisme
en l’exercici de les seves funcions.

La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, a


l’article 2.b defineix el sistema de gestió documental com "el
conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió
administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la
tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la
planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la
transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de
racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una
gestió eficaç i rendible".

Els principis de la gestió documental són, segons la ISO 15489-


1:2016 de gestió de documents, els següents:

1. Determinar els documents que s’han de crear en cada procés


i quina informació han d’incloure.
2. Decidir la forma i l’estructura amb què han de ser creats i
capturats els documents.
3. Determinar les metadades que s’han de crear amb cada
document.
4. Determinar requisits per a la recuperació, ús i transmissió
dels documents.
5. Decidir com organitzar els documents per satisfer els
requisits d’ús.
6. Valorar els riscos dels errors en documents vitals.
7. Conservar els documents i fer-los accessibles en tot moment.
8. Complir els requisits legals i reglamentaris.
9. Assegurar la conservació en entorns segurs.
10. Assegurar la retenció dels documents només mentre
siguin necessaris.

Aquest decàleg es pot resumir en les tasques següents que ha


d’incorporar tot SGD:
 Disseny
 Organització
 Règim d’ús
 Valoració, selecció i eliminació
 Conservació i custòdia

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.4. Què ens aporta?


El sistema de gestió documental ha d’assegurar la captura i el
control de tots els documents generats o rebuts per
l’organització. En aquest sentit, ha de ser global, sistemàtic (ha
d’abastar tota l’organització i tots els documents que genera) i
adequat a les necessitats de l’organització. La gestió dels
documents electrònics constituirà un subsistema del sistema
general de gestió de la documentació administrativa.

L’existència d’un SGD ha de garantir, pel que fa als documents:

 L’autenticitat
 La fiabilitat
 La integritat
 La identitat
 La disponibilitat
 L'accessibilitat

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.5. Què comporta la gestió dels


documents electrònics?
De forma general, la implantació d’un sistema de gestió
documental, i específicament d’un sistema de gestió dels
documents electrònics, comporta un canvi organitzatiu i de la
forma de treballar de les organitzacions. No n’hi ha prou amb la
creació i la implementació de les eines, els instruments i les
aplicacions informàtiques de gestió documental, sinó que es
requereix un canvi en els hàbits de treball, que ha de ser més
col·laboratiu. Cal que tots els membres de l’organització siguin
conscients de la importància d’una correcta gestió dels
documents electrònics i del fet que aquests són de
l’organització i s’han de gestionar de forma corporativa.

El canvi en les estructures de treball significa anar cap a xarxes


d’informació compartida que evitin la duplicació d’informació,
extreguin el màxim profit de la informació existent, augmentin
per a l’organització el retorn dels beneficis de la inversió en
informació i permetin un accés ràpid a la informació existent a
l’organisme. Això s’aconsegueix mitjançant una plataforma
tecnològica adequada, un sistema d'informació comú i
interoperable i un canvi en la cultura organitzativa (en aquest
context és bàsic ser conscient de la importància de compartir
la informació).

Per poder dur a terme aquest canvi cal la creació de grups


interdisciplinaris formats per tecnòlegs, experts en organització
i experts en gestió documental, amb l’assessorament dels
serveis jurídics. Actualment i d’acord amb el protocol de gestió
de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya
ORDRE CLT/172/2014, de 14 de maig, els Departaments han de
constituir els Grups de Treball Multidisciplinari (GTM), que
liderats des de la Direcció de Serveis coordinen aquests grups
per fer la transformació a la gestió electrònica. S’hi analitza el
tràmit i, d’acord amb el procediment administratiu,
s'identifiquen el circuit i els documents. Per a la gestió dels
tràmits electrònics la Generalitat està desenvolupant eines
tecnològiques que ens han d’ajudar en la gestió dels
expedients, en la transformació dels documents en paper en
documents electrònics vàlids legalment i administrativa i en els
canals d’interoperabilitat que ens facilitin les consultes de
dades que altres organismes i administracions gestionen. Eines
com el Tramitador Genèric (TG), El Tramitador d’Ajuts i
Subvencions o TAIS, els mòduls de digitalització segura i el de
còpia autèntica, com els canals d’interoperabilitat, obliguen als
gestors a canviar la seva forma de treball.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.6. Quines eines de gestió


documental tenim a l’abast?
Per poder controlar la documentació disposem del disseny
normalitzat de documents, la reenginyeria de procediments, el
catàleg de documents, el catàleg de procediments i el control
de flux documental.

 La classificació i l’ordenació es basen en el Quadre de


classificació funcional aprovat per instrucció de la Direcció
General del Patrimoni Cultural.

 Per descriure els documents tenim les normes de descripció,


com la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya.

 Pel que fa als models de metadades descriptives, ens


remetem a l' Esquema de metadades e-SIGEDA aprovat per
instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.

 Pel que fa a la identificació de tipologies documentals


disposem del quadre de tipus documentals aprovats per
instrucció de la Direcció General del Patrimoni Cultural.

 Per poder fer la valoració i la selecció dels documents,


disposem de les taules d’accés i avaluació documental
aprovades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria
Documental (CNAATD), que marquen els terminis d'accés i de
conservació dels documents administratius. Per a més
informació, tenim el web de la CNAATD.
Totes aquestes eines són d’aplicació en el cas dels documents
electrònics, i és especialment important que la seva aplicació
comenci des de les fases de planificació i creació dels
documents electrònics.

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.7. La signatura electrònica


Per poder garantir l’autenticitat i la integritat dels documents
electrònics, així com la seguretat en les transaccions
electròniques, la signatura electrònica és un element bàsic.

Per a més informació sobre la signatura electrònica, podeu


consultar la pàgina web del Consorci AOC
No obstant això, no és necessari l’ús de la signatura electrònica
en tots els casos, ja que, en funció del tràmit, n’hi pot haver
prou amb l’ús d’un sistema d’usuari i contrasenya. El mètode
d’autenticació electrònica haurà de ser proporcional al nivell de
seguretat requerit per a cada tràmit en concret.

De totes maneres, els únics documents electrònics que tenen el


mateix valor legal que els documents amb signatura manuscrita
són aquells que han estat signats mitjançant una signatura
electrònica reconeguda (o qualificada) (com el DNI electrònic o
els certificats emesos per CAOC). La signatura electrònica
reconeguda és una signatura electrònica avançada emesa per
les entitats oficials de certificació i que es basa en un sistema
de criptografia asimètrica en què l’usuari té dues claus: una de
pública i una de privada. L’usuari pot signar els documents amb
la seva clau privada i, mitjançant la clau pública, es pot
verificar l’autenticitat d’aquell document. La signatura
electrònica, a més, genera un resum criptogràfic del document
(funció hash) que garanteix que el document no ha estat
modificat des de la seva signatura (ja que el resum criptogràfic
seria del tot diferent si el document es modifiqués amb
posterioritat a la seva generació).

You might also like