1.4. Què ens aporta?

El sistema de gestió documental ha d’assegurar la captura i el

control de tots els documents generats o rebuts per
l’organització. En aquest sentit, ha de ser global, sistemàtic (ha
d’abastar tota l’organització i tots els documents que genera) i
adequat a les necessitats de l’organització. La gestió dels
documents electrònics constituirà un subsistema del sistema
general de gestió de la documentació administrativa.

L’existència d’un SGD ha de garantir, pel que fa als documents:

 L’autenticitat
 La fiabilitat
 La integritat
 La identitat
 La disponibilitat
 L'accessibilitat

↑ Tornar a l'índex de la unitat

1.5. Què comporta la gestió dels

documents electrònics?
De forma general, la implantació d’un sistema de gestió
documental, i específicament d’un sistema de gestió dels
documents electrònics, comporta un canvi organitzatiu i de la
forma de treballar de les organitzacions. No n’hi ha prou amb la
creació i la implementació de les eines, els instruments i les
aplicacions informàtiques de gestió documental, sinó que es
requereix un canvi en els hàbits de treball, que ha de ser més
col·laboratiu. Cal que tots els membres de l’organització siguin
conscients de la importància d’una correcta gestió dels
documents electrònics i del fet que aquests són de
l’organització i s’han de gestionar de forma corporativa.

El canvi en les estructures de treball significa anar cap a xarxes

d’informació compartida que evitin la duplicació d’informació,
extreguin el màxim profit de la informació existent, augmentin
per a l’organització el retorn dels beneficis de la inversió en
informació i permetin un accés ràpid a la informació existent a
l’organisme. Això s’aconsegueix mitjançant una plataforma
tecnològica adequada, un sistema d'informació comú i
interoperable i un canvi en la cultura organitzativa (en aquest
context és bàsic ser conscient de la importància de compartir
la informació).