I a més de la documentació que arriba de l`exterior, les empreses també generen

altres documents en suport paper que serà necessari conservar, ordenar i

classificar utilitzant un mètode que permeti la seva localització ràpida en un
futur.
● Complir amb les exigències legals de conservació durant un termini, ja que en
alguns casos la normativa ens obliga a fer-ho (per exemple, si es tracta de
documents mercantils).
L`arxiu (1) és el conjunt de documents rebuts o produïts per una empresa, organisme
públic, individu o una altra institució com a conseqüència de la seva activitat i
que es conserva per a una utilització posterior.
La definició d`arxiu que fa referència al lloc físic té certs matisos, segons si
parlem de l`arxiu d`una empresa o bé d`un arxiu com a institució.
Així, mentre que en parlar de l`empresa el concepte d`arxiu es refereix
exclusivament al lloc on es desa la documentació, un arxiu com a institució implica
més que un lloc físic, i està relacionat amb la idea d`un ens propi.
La tasca d`arxivar, encara que pugui semblar monòtona, resulta imprescindible en
una empresa si es vol disposar d`una informació o d`un document en el moment
precís.
Així, si els documents no s`arxiven correctament o es fa sense cap criteri lògic és
possible que amb el pas del temps ens oblidem del lloc on són, amb la consegüent
pèrdua de temps i d`imatge que suposa la recerca dins una mar de documentació
acumulada i desordenada.
En definitiva, l`arxiu es una eina necessària que persegueix uns objectius molt
concrets: ● De naturalesa legal.
Per tal que un arxiu sigui eficaç ha de reunir les següents condicions: ●
L`ordenació de la documentació ha de ser lògica i senzilla.
● Només han d`accedir a l`arxiu les persones autoritzades i amb un criteri de
responsabilitat absolut.
Els arxius digitals Un dels trets característics del món actual és la gran
quantitat d`informació i documentació que poden gestionar les persones i les
organitzacions.
Pensem per exemple en el nombre de pòlisses que pot tenir contractades una entitat
asseguradora o la quantitat de fitxes de clients que es poden arribar a acumular al
llarg dels anys de vida d`una empresa.
De ben segur que si tota aquesta informació es trobés exclusivament en paper i en
una única localització seria costós accedir-hi en el moment en què fos necessari;
per exemple, per comprovar si un determinat client té contractades o no algunes
cobertures o per esbrinar quins són els productes habituals que ens adquireix.
Cada cop més empreses apliquen polítiques “zero paper” encaminades a reduir la
utilització de documents en el suport paper tradicional, i un dels principals
reptes de les organitzacions és establir mètodes per poder gestionar tota la
informació digital, tenint-la disponible en el moment que aquesta sigui necessària.
Entre els principals avantatges que suposen els suports digitals en el procés de
gestió de la documentació trobem els següents: ● Es necessita un menor espai.
En una memòria USB o en un disc dur es poden emmagatzemar milers de documents que
en paper ocupen molt més espai.
El mateix sistema operatiu permet la cerca de documents fent servir criteris
senzills o filtres, com les paraules contingudes en el nom del document, la data de
creació, el format de l`arxiu, etc.
Els arxius en format digital poden ser copiats amb un cost pràcticament nul i sense
perdre qualitat.
Si es reben o s`emmagatzemen arxius en suport digital deixa de ser necessària la
seva impressió en paper, fet que suposa un estalvi considerable en paper, tinta o
tòner.
● Facilitat d`accés a la informació des de qualsevol lloc físic si els arxius
s`emmagatzemen en un servidor que proveeix tota una xarxa telemàtica.
Les versions digitals, a diferència de la còpia en paper, poden reemplaçar el seu
continent fàcilment sense perdre qualitat.
Terceres persones podrien tenir accés a la documentació de la nostra empresa si no
tenim un bon sistema de protecció dels arxius digitals.
● Problemes de lentitud o tècnics (per col·lapse) en la xarxa en determinats
moments que poden impedir-ne l`accés.
● La manca d`un bon sistema de còpies de seguretat dels arxius pot provocar pèrdua
de temps si el procés no conclou d`acord amb l`esperat.
L'emmagatzematge al núvol L`emmagatzematge al núvol consisteix a emmagatzemar la
informació en una plataforma en xarxa a la qual podem accedir des de qualsevol lloc
i en qualsevol moment, sempre que tinguem accés a Internet i les claus d`accés
necessàries.