MP01-Comunicació i atenció al client

UF3-Gestió documental, arxiu i registre

ARXIU

1.Defineix arxiu
- L’arxiu és el sistema de conservació de la informació degudament ordenada i
classificada. També pot fer referència al lloc físic on es conserven tots els
documents.
2.Explica els tipus d’arxiu en funció de l’emmagatzematge, en funció del lloc físic i la
freqüència d’ús.
- Arxiu de documents: la documentació s'emmagatzema en carpetes, arxivadors,
caixes, calaixos o armaris.
- Arxiu informatitzat: la informació s’emmagatzema en un servidor de fitxers o suport
extern i s’hi accedeix des d’un PC o dispositiu mòbil
- Arxiu centralitzat: els documents troben en un únic lloc i son treballadors
especialitzats (tant administratiu com documentalistes) els que distribueixen la
documentació quan algun departament ho adquireix.
- Arxiu descentralitzat: és usual que cada departament arxivi la seva propia
documentació i, quan passa un temps (normalment establert per l’empresa) a partir
qual els documents ja no s'utilitzen o perden vigència, es traslladen a un arxiu
definitiu.
3.Explica el procés d’arxivament a través d’un exemple en el qual tu ets la persona
protagonista.
- Registre de la documentació
- Classificació i ordenació
- Codificació
- Preaxivament
- Arxivament
4.Justifica si aquestes afirmacions són vertaderes o falses:
a).La guàrdia i custòdia de la documentació entorpeix les tasques d’arxivament. FALSA
b).La digitalització dels documents escrits evita la pèrdua d’informació en cas que l’original
s'extravii. VERTADERA
5.Busca alguna empresa que es dediqui a la recollida i destrucció de documents.
- Vilà Vila Serveis ambientals ofereix el servei de recollida i destrucció d’informació
confidencial, en qualsevol tipus de suport, donant compliment a la normativa
europea de seguretat.
★ Tipus de suport d’informació confidencial per destruir:-
➔ Llistats de clients
➔ Llistats de preus
➔ Contactes
➔ Fitxers personal i curriculums
➔ Arxius de nòmines
➔ Documentació legal
➔ Altres
6.Creus que la responsabilitat de gestionar un arxiu s’ha d’encomanar a una persona i
prou o ha de ser una tasca compartida per diverses persones? Justifica la teva
resposta.
 - Per gestionar un arxiu ha de ser una persona responsable, per a que no pot
manipular documents.

7.Mira el cas pràctic 5 de la pàgina 213.