Punts Clau Administratius Generalitat - Tema 15-Arxiu

CATAC- ADMINISTRATIUS DE LA GENERALITAT
PUNTS CLAU TEMA 15: ARXIU- 1
PUNTS CLAU
Tema 15: La gestió documental a
l’Administració de la Generalitat. La gestió
de documents administratius. La gestió de
documents electrònics. La transferència de
documents
1. Organització dels documents

administratius electrònics
ORDRE CLT/172/2014, de 14 de maig, per

la qual s'aprova el protocol de gestió de
documents electrònics i arxiu de la
Generalitat de Catalunya
http://portaljuridic.gencat.cat/ca/pjur_ocults/pjur_resultats_fitxa/?a
ction=fitxa&documentId=664215&language=ca_ES&textWords=OR
DRE%2520CLT%2F172%2F2014&mode=single
1. Directrius
Entre d’altres directrius podem destacar:
• Els documents i expedients electrònics han de ser complets i exactes, i han de
reflectir les decisions adoptades i les activitats que han motivat la seva generació.
S'ha d'evitar l'automatització incompleta d’informació i dels processos, o la creació
d'expedients electrònics parcials.
• Els documents i expedients electrònics han de tenir vinculades des de la seva
creació les metadades que en permeten la identificació (d’acord amb el que
s’estableix a l’instrument esquema de metadades de gestió documental).
• Tots els documents i expedients electrònics s’han de crear amb un nom o
identificador unívoc dins del sistema que l’ha creat.
1.3. Format i estructura

Són aplicables al format dels documents i l'estructura dels expedients electrònics les
directrius següents:
- Els documents electrònics poden néixer digitals o procedir d'una digitalització segura.
- No s’han de conservar expedients híbrids amb documents electrònics i documents en
suport paper.
- Els expedients electrònics s'han de crear en el moment en què s’inicia la tramitació.
El tancament de l'expedient s’ha de produir únicament al final de la tramitació. En
aquest mateix moment s’ha d’efectuar la signatura de l'índex electrònic definitiu, que
hi ha de quedar associat de manera definitiva.
- Els expedients electrònics no s’han de reobrir un cop tancats i quan se n’ha signat
l’índex. Si cal afegir documents en un expedient tancat, s’ha de crear un nou
expedient, el qual s’ha de relacionar amb l’expedient d’origen.
- S’ha d’aplicar als documents que formen part d'un procés administratiu electrònic i no
contenen signatura avançada algun mecanisme que n’impedeixi la seva alteració
posterior.
- Els documents s’han de crear segons estàndards oberts o d’ús generalitzat entre la
ciutadania o les administracions públiques, per tal de garantir la independència en
l’elecció d’alternatives tecnològiques.
1.4. Accés i ús
Les condicions d'accés i ús dels documents i expedients electrònics conservats als
repositoris documentals han de seguir les directrius següents:
• La ciutadania ha de poder consultar els documents i expedients electrònics un cop
finalitzat el procediment administratiu, sense cap més limitació que les establertes
legalment
• Les restriccions legals d’accés als documents i expedients electrònics les determina
la normativa sectorial
• Un cop finalitzada la tramitació i tancats els expedients, aquests han de ser
conservats durant el termini dins del qual, d’acord amb la normativa aplicable, se’n
puguin derivar efectes jurídics, bé siguin fiscals, administratius o d’altres tipus
(recursos, inspeccions, expedients sancionadors, etc.). Un cop transcorregut aquest
termini, el règim d’accés, de seguretat i de custòdia es pot veure modificat.
• Els processos d’eliminació de documents electrònics han d'estar autoritzats i produir
un registre (llista de documents i expedients) que deixi constància que han estat
eliminats en les condicions que estableix el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre
accés, avaluació i tria de documents.
2. La conservació i eliminació de
documents. (Llei 10/2001
(MODIFICAT AGOST 2015)
responsable Departament de
Cultura)
2.1. Classificació dels documents

PRIMERA CLASSIFICACIÓ
A) ADMINISTRATIUS: els que han estat generats o rebuts

per un organisme públic en el desenvolupament de les
funcions que té encomanades: administratius, de judici,
opinió (informes...) i també les nòmines, instàncies,
circulars... Concepte d’administratiu estricte
B) COGNITIUS: Els de suport o referència dels

administratius: llibres de dret, diccionaris, manuals de
llenguatge administratiu...
SEGONA CLASSIFICACIÓ
A) PÚBLICS: els que produeixen o reben en l’exercici de les

seves funcions: autoritats, administracions, fedataris
públics, corporacions privades de dret públic fins a les
persones o entitats privades que exerceixen funcions
públiques. Han de tenir garantida l’autenticitat i la
integritat dels seus continguts i també la conservació i si
s’escau la confidencialitat.
B) PRIVATS: Els que no són públics i integren o poden

integrar el patrimoni documental català en atenció als
seus valors, posant-se al servei dels interessos generals.
Els seus propietaris han de tenir-los ordenats, inventariats

(lliurar còpia de l’inventari al Departament de Cultura)
conservar-los íntegrament, permetre-hi accés a
investigadors, comunicar prèviament al Departament de
Cultura qualsevol canvi en la titularitat i no eliminar-los
sense l’autorització de la Comissió Nacional d’Accés
Avaluació i Tria Documental. Si s’incompleixen aquestes
premisses, els documents poden passar a l’arxiu públic
TERCERA CLASSIFICACIÓ
A) EN FASE ACTIVA: els que una unitat tramita o utilitza

habitualment
B) EN FASE SEMIACTIVA: no es fan servir habitualment:

15 anys des de la seva producció. S'emmagatzemen als
arxius centrals administratius
C) INACTIUS O HISTÒRICS: Concloses la fase activa i la

semiactiva cap document no pot ser eliminat sense
l’aplicació de la normativa d’avaluació de conservació per
raó cultural, informativa o jurídica.
2.2. Sistema general de gestió de la

documentació administrativa (SGGDA)
SISTEMA GENERAL DE GESTIÓ DE LA

DOCUMENTACIÓ ADMINISTRATIVA (SGGDA):
• Els elements bàsics del SGGDA són els quadres de

classificació, els inventaris, les taules d’avaluació i les
taules de transferències.
• El Departament de Cultura estableix les directrius bàsiques

del SGGDA
• El procés que ha de seguir la documentació administrativa

és: Identificació, classificació, arxiu, transferència i
eliminació
• Gestor Documental Corporatiu de la Generalitat (ARESTA)

2.3. Tipus d’arxius DECRET 76/1996, de 5 de març, pel qual es

regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i
l'organització dels arxius de la Generalitat de Catalunya.
• De gestió:
• Arxiu dia a dia
• Documentació activa
• No és de consulta lliure
• Permanència màxima 5 anys des de que documentació
va ser generada o rebuda (5 anys des de que es tanca
expedient)
• Centrals Administratius:
• Documentació semiactiva
• No és de consulta lliure
• Permanència màxima 15 anys des de que
documentació va ser generada o rebuda (15 anys des
de que es tanca expedient)
• Arxius històrics: només es transfereix el que autoritza la

CNAATD, permanència indefinida. Documentació inactiva o
històrica
Conclusió: no es pot eliminat res sense

opinió de la Comissió Nacional d’Accés
Avaluació i Tria Documental o si no apareix
a una TAAD
2.4. Arxivística
• Fons documental
• Sèrie documental
• Col·lecció documental
En general, les exclusions establertes legalment quant a la consulta
de documents públics queden sense efecte al cap de trenta anys
de la producció del document, llevat que la legislació específica
disposi una altra cosa.
Si es tracta de documents que contenen dades personals que
puguin afectar la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les
persones, com a norma general, i llevat que la legislació específica
disposi una altra cosa, poden ésser objecte de consulta pública
amb el consentiment dels afectats o quan hagin passat vint-i-cinc
anys d’ençà de la seva mort o, si no se’n coneix la data, cinquanta
anys d’ençà de la producció del document.
3. L’arxiu electrònic únic

Llei 39/2015
Què diu la llei?
Article 17 Llei 39/2015

Arxiu de documents
1. Cada Administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels

documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats, en
els termes que estableixi la normativa reguladora aplicable.
2. Els documents electrònics s'han de conservar en un format que

permeti garantir l'autenticitat, la integritat i la conservació del document,
així com la seva consulta independentment del temps transcorregut des
que es va emetre. S'ha d'assegurar en tot cas la possibilitat de traslladar
les dades a altres formats i suports que garanteixin l'accés des de
diferents aplicacions. L'eliminació dels documents esmentats ha de ser
autoritzada d'acord amb el que disposa la normativa aplicable.
3. Els mitjans o suports en què s'emmagatzemin documents han de

disposar de mesures de seguretat, d'acord amb el que preveu l'Esquema
Nacional de Seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat,
confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents
emmagatzemats. En particular, han d'assegurar la identificació dels
usuaris i el control d'accessos, així com el compliment de les garanties
que preveu la legislació de protecció de dades.
Arxiu electrònic a la Generalitat

iARXIU

Punts Clau Administratius Generalitat - Tema 15-Arxiu

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Punts Clau Administratius Generalitat - Tema 15-Arxiu

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CATAC- ADMINISTRATIUS DE LA GENERALITAT

PUNTS CLAU TEMA 15: ARXIU- 1

1. Organització dels documents

ORDRE CLT/172/2014, de 14 de maig, per

1.3. Format i estructura

2.1. Classificació dels documents

A) ADMINISTRATIUS: els que han estat generats o rebuts

B) COGNITIUS: Els de suport o referència dels

A) PÚBLICS: els que produeixen o reben en l’exercici de les

B) PRIVATS: Els que no són públics i integren o poden

Els seus propietaris han de tenir-los ordenats, inventariats

A) EN FASE ACTIVA: els que una unitat tramita o utilitza

B) EN FASE SEMIACTIVA: no es fan servir habitualment:

C) INACTIUS O HISTÒRICS: Concloses la fase activa i la

2.2. Sistema general de gestió de la

SISTEMA GENERAL DE GESTIÓ DE LA

• Els elements bàsics del SGGDA són els quadres de

• El Departament de Cultura estableix les directrius bàsiques

• El procés que ha de seguir la documentació administrativa

• Gestor Documental Corporatiu de la Generalitat (ARESTA)

2.3. Tipus d’arxius DECRET 76/1996, de 5 de març, pel qual es

• Arxius històrics: només es transfereix el que autoritza la

Conclusió: no es pot eliminat res sense

3. L’arxiu electrònic únic

Què diu la llei?

Article 17 Llei 39/2015

1. Cada Administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels

2. Els documents electrònics s'han de conservar en un format que

3. Els mitjans o suports en què s'emmagatzemin documents han de

Arxiu electrònic a la Generalitat

You might also like