2.

0
J a p f a T i m e I n t e g r a t i o n S y st e m 2 . 0

End User Training

29 Agustus – 08 September 2022
Meeting Agenda
Meeting Agenda
 Project Objective
Effective &
Efficient
• An integrated system can omit
manual entry into SAP HCM and
have a centralized maintenance
time data.
• Data processing time from time
attendance machine until
generating detailed time data
can be faster and easier.
3
Integrating The System, Integrating The Roles
Visibility
• Detailed employee time data can be
viewed in real time in the system from
clock in/out, work schedule and
2 •
overtime.
HR/GA can see directly
attendance(clock in/out) employees so
they can manage natura(meals) for
employees.
Control
SPV/Higher SPV can have better
control over their subordinates
regarding time data.
Timeline JTIS 2.0
Meeting Agenda
Benefit After Using JTIS 2.0
 TIPS

Seluruh Karyawan harus disiplin didalam semua proses :

DISIPLIN • Data Ci/Co lengkap,benar dan menggunakan mesin finger.
• Data Absensi & presensi segera diinputkan ke ESS-LAM : sakit, cuti, dinas, dll.

5 MENIT / SPV cukup meluangkan 5 Menit / hari untuk

HARI 3M : Mengecek, Menginput & Memastikan

• Atasan tetap berkomunikasi dengan bawahan untuk data-data upnormal absence &
agar bawahan menjadi lebih disiplin.
KOMUNIKASI • SPV tetap berkomunikasi ke Higher SPV untuk proses persetujuan untuk
memastikan proses berjalan.
• Konsultasi & sharing dengan PIC TM Unit apabila ada kendala / masalah agar bisa
cepat terselesaikan.
High Level Process Time Management

Application :
Leave ESS - LAM
Process ESS - eOT
JTIS 2.0
SAP HCM

Overtime • Time Data Payroll

Process • Time Evaluation Process
• Time Data (Clock In/Out, • Calculate “Time Benefit”
Working Schedule Plan, with rate(rupiahs) and paid
Substitution, Absence, through Payroll
Attendance & Overtime).
• Clock In/Out
• EE Working • Time Evaluation to proceed
Schedule Plan “Time Data” to generate
• Substitution “Time Benefit”(Meal &
Transport Allow and
Overtime Rate(150%, 200%,
300% and 400%)
 High Level JTIS 2.0 – Source Data

ESS - LAM

• EE Absences
• EE Attendances Master Data: • EE Clock In/Out
• Company Calendar
• Daily Work Schedule
• Work Schedule Plan
SAP HCM Transaction Data: JTIS 2.0
• EE. Org Assigment
• EE. Absences
• EE. Attendances
• EE. Work Schedule Rule Plan • SPL Status Approve
Application :
ESS - LAM
ESS – eOT ESS – eOT
JTIS 2.0
SAP HCM
 High Level JTIS 2.0 – Transaction

Manage
EE-Working
Schedule Plan

Manage
EE-Clock In/Out
Manage Manage
Abnormal Time
Manage
Absence Summary
Substitution • A report to monitor EE attendance data is • Final time data process, to
already ok or not by comparing all Time transfer EE Clock In/Out and
Data(Working Schedule, Clock In/Out, Working Schedule data into
Overtime, absence, attendance). SAP HCM - TM

Manage • Supervisor/Time Support must ensure this

report is cleaned from “Error Data” and check
Time Correction this report regularly before time period is
closed.

• “Error Data” impact to Time Benefit(Meal &

Transport Allow , Overtime) calculation.
* All proses transaction can be maintained for all ESG based on each Division requirement
Meeting Agenda
Training Objective

At the end of this session, participants are expected to:

 Understand JTIS 2.0 concepts

 Understand how to do Time Management transactions in JTIS 2.0
 Maintain Time Management Plan time data
 Maintain Time Management Actual time data
 Process Abnormal Absence
 Try Time management reports
Training Method

Approach That Will Be Used During Training Session

1. Presentation 2. Demo

4. Learning Check Point 3. Activity EUT

Meeting Agenda
Role Authorization Supervisor / Delegator
Meeting Agenda
LOGIN to JTIS 2.0

Link : Login (japfacomfeed.co.id)

Client QA for TTT & UAT

Username : NIK – Employee ID
Password : initial2020

Change Password
Menu Administration -> Change Password
 Abnormal Absence
• Data Raw CiCo sudah masuk ke JTIS 2.0 & saat setiap kali perubahan data Time Correction,
Prasyarat Work Schedule Realization, data OT dari eOT
• Role SPV, Delegator SPV
• Melakukan validasi data clock in & clock out sesuai dengan DWS dan data OT
Tujuan • Menampikan message yang membantu user untuk melakukan koreksi atau pengecekan
kembali terhadap data yang muncul

Petunjuk • Home -> Abnormal Absence

• Proses ini dilakukan untuk mengecek seluruh data time dari OVERTIME, DWS, CICO, ABSENCE,
ATTENDANCE,PUBLIC HOLIDAY.

• Proses ini dapat dilakukan setiap hari (disarankan H+1) oleh Supervisor / Delegator, dengan tujuan supaya
dapat ditindak lanjut dengan cepat apabila ditemukan abnormal absence yang terjadi pada setiap karyawan
setiap hari nya.

• Maksimum data yang dilakukan validasi adalah dalam kurun waktu 7 hari kalender.
 Abnormal Absence

Kategori Abnormal Absence

Message Logic Action

Incomplete CICO Jika tidak ada data Clock In atau Clock out Time Correction
Jika karyawan tidak ada Clock In/Out pada tgl Time Correction / Check data
Employee is not at work
tersebut dan bukan DWS OFF Absence
Jika ada data clock in/out karyawan dengan kondisi
:
DWS is out of range Clock In > End Time DWS Substitution
atau
Clock Out < Start Time DWS
Employee is working on OFF
Jika jadwal OFF dan ada data OT Substitution / Approval SPL
day

Employee is working on Jika ada clock in/out karyawan dimana ada data
Time Correction / Cancel Absence
Absence day Absence pada tgl tersebut

Employee is working on Jika ada clock in/out karyawan dimana ada data Time Correction / Cancel
Attendance day Attendance pada tgl tersebut Attendance
 Abnormal Absence

Kategori Abnormal Absence

Message Logic Action

Employee is working on Jika ada Clock In/Out karyawan pada Public
Create SPL / Time Correction
Public Holiday Holiday

SPL Approve is in range of Jika ada data OT yang berada di dalam range
Substitution
DWS start time – end time DWS

Jika karyawan telat masuk, data clock in > start

time DWS.
Late Coming Cek / Input VL03 di SAP
Jika ada data VL03 maka message Late Coming
tidak akan muncul lagi di Abnormal

Jika karyawan pulang cepat, data clock out <

end time DWS.
Early Leaving Cek / Input VL04 di SAP
Jika ada data VL04 maka message Early Leaving
tidak akan muncul lagi di Abnormal
 Abnormal Absence (Role SPV / Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Abnormal Absence

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Akan tampil Process Validation

• Jika sudah selesai , lanjutkan kik Finished

• Output
 Integration to eOT
• Sudah dilakukan validasi Abnormal Absence
Prasyarat • Jika perlu koreksi time sudah dilakukan di Time Correction menu
• Role SPV, Delegator SPV

Tujuan • Melakukan pengiriman data clock in / out dari JTIS ke e-Overtime

Petunjuk • Home -> Integration to eOT

• Proses ini dilakukan untuk mengirimkan data clock in dan clock out yang sudah lengkap sesuai dengan data
SPL dengan status SPL Approve ke system eOT.

• Status OT SPL Approve & BAL Generated yang akan muncul di integration eOT.

• Proses ini dapat dilakukan baik Supervisor ataupun Delegator , dengan tujuan supaya dapat ditindak lanjut
dengan cepat apabila data clock in dan clock out yang sudah lengkap ataupun yang sudah diperbaiki dapat
langsung dikirimkan ke eOT, supaya bisa dilakukan proses berikutnya di eOT yaitu Generated BAL yang
dilakukan oleh Supervisor.
 View Work Schedule Plan
• Data Outbound WSPLAN sudah ada
Prasyarat • Jika ada perubahan WSPLAN sudah dilakukan pada menu Set WSPLAN
• Role SPV, Delegator SPV

Tujuan • Melakukan Review atas WSPLAN karyawan

Petunjuk • Home -> Work Schedule -> View Work Schedule Plan

• Proses ini dilakukan untuk mereview pola jadwal kerja karyawan untuk bulan depan, dan dapat juga
langsung melihat untuk bulan berjalan atau bulan depannya lagi dan seterusnya.

• Proses ini dapat dilakukan baik Supervisor atau Delegator. Tujuannya supaya supervisor dapat melihat
gambaran pola kerja karyawan dibawahnya untuk bulan depan, sehingga bisa mengatur pola jadwal
kerja karyawan dengan lebih optimal lagi.

• Proses ini sebaiknya dilakukan sebelum awal bulan depan dimulai, contoh untuk perencanaan pola
jadwal kerja bulan Juni, maka sebaiknya sudah bisa dilakukan review dari 25 – 31 Mei.
 View Work Schedule Plan (Role SPV / Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 View Work Schedule Plan

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Akan tampil data WSPLAN per karyawan sesuai periode yang dipilih

• Data dapat di download dalam format .CSV

• Penanda Warna

Short DWS -> DWS Class 4

 Set Work Schedule Plan

• Sudah melakukan review pada View WSPLAN

Prasyarat • Role SPV, Delegator SPV

Tujuan • Melakukan perubahan WSPLAN karyawan untuk bulan depan

Petunjuk • Home -> Work Schedule -> Set Work Schedule Plan

• Proses ini dilakukan jika ada perubahan pola jadwal kerja karyawan untuk bulan depan.

• Proses ini dapat dilakukan baik Supervisor atau Delegator.

Catatan :
Tidak diperlukan lagi kertas kerja dari Supervisor atas perubahan jadwal kerja untuk bulan depan karena
bisa langsung dilakukan di sistem.
 Set Work Schedule Plan (Role SPV / Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Set Work Schedule Plan

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Akan tampil data WSPLAN per karyawan sesuai periode yang dipilih

• Untuk melakukan perubahan WSPLAN dapat di Klik icon

• lalu dipilih WSRULE yang akan di set untuk karyawan tersebut, jika sudah bisa pilih
• Jika tidak jadi set untuk karyawan tersebut , bisa pilih
 Set Work Schedule Plan

• List Master WSRULE bisa dilihat di bagian bawah seperti ini

• Jika input WSPLAN pada bulan berjalan tetapi sudah lewat dari tgl 5 atau untuk bulan sebelumnya

• Data dapat di download dalam format .CSV

 Set Work Schedule Plan

• Terdapat juga fitur Upload yang dapat digunakan untuk meng-update data dalam jumlah banyak sekaligus.

• lakukan pengisian data sesuaikan dengan kolom hasil Download , seperti ini

• ubah di bagian WSRULE_CODE, isi dengan kode WSRULE yang akan di assign ke karyawan tersebut
• Save Data dalam format .csv (format delimiter ; ) Jika data sudah siap untuk di Upload, klik menu

• Setelah itu akan masuk ke halaman seperti ini

• Klik , lalu pilih file yang akan di upload

 Set Work Schedule Plan

• Setelah itu, klik menu

• Jika ada data yang Error, akan tampil dibawah seperti ini

• Hal Error apa saja yang akan ditemukan , yaitu :

• Jika upload data karyawan di luar otorisasi
• Jika upload data > Tgl 5 bulan berjalan & bulan lalu
• Jika upload data pada periode yang sudah di CLOSE
• Jika upload data WSRULE yang salah
• Dapat dilakukan , jika tidak jadi meng-upload data
• Untuk data yang sudah benar (tidak error), jika tetap mau di upload dapat langsung Klik
 Set Work Schedule Realization

• Ada perubahan jadwal kerja karyawan dari SPV

Prasyarat • Role SPV, Delegator SPV

Tujuan • Melakukan perubahan atau pergantian jadwal kerja karyawan

Petunjuk • Home -> Work Schedule -> Set Work Schedule Realization

• Proses ini dilakukan jika ada perubahan atau pergantian jadwal kerja karyawan dalam waktu periode
berjalan.
• Jadwal kerja pengganti ini dapat dikatakan sebagai jadwal kerja actual karyawan jika berbeda dengan
pola jadwal kerja yang sudah disusun di awal bulan.

• Proses ini dapat dilakukan baik Supervisor atau Delegator

Catatan :
Tidak diperlukan lagi kertas kerja dari Supervisor atas perubahan jadwal kerja untuk periode berjalan
karena bisa langsung dilakukan di sistem.
 Set Work Schedule Realization (Role SPV / Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Set Work Schedule Realization

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Akan tampil data jadwal kerja karyawan sesuai periode yang dipilih

• Untuk melakukan perubahan DWS dapat di Klik icon

• lalu dipilih DWS yang akan di set untuk karyawan tersebut, jika sudah bisa pilih
• Jika tidak jadi set untuk karyawan tersebut , bisa pilih
 Set Work Schedule Realization

• List Master DWS bisa dilihat di bagian bawah seperti ini

• Jika input DWS dan bentrok dengan jadwal sebelumnya atau sesudahnya
 Set Work Schedule Realization

• Jika sudah substitusi , maka warna nya menjadi Hijau tebal

• Data dapat di download dalam format .CSV

• Terdapat juga fitur Upload yang dapat digunakan untuk meng-update data dalam jumlah banyak sekaligus.

• lakukan pengisian data sesuaikan dengan kolom hasil Download , seperti ini

• ubah di bagian kolom 1 -31, isi dengan kode DWS yang akan di assign ke karyawan tersebut

• Save Data dalam format .csv (format delimiter ; ) Jika data sudah siap untuk di Upload, klik menu
 Set Work Schedule Realization

• Setelah itu akan masuk ke halaman seperti ini

• Klik , lalu pilih file yang akan di upload

• Setelah itu, klik menu

• Jika ada data yang Error, akan tampil dibawah seperti ini
 Set Work Schedule Realization

• Hal Error apa saja yang akan ditemukan , yaitu :

• Jika upload data karyawan di luar otorisasi
• Jika upload data pada periode yang sudah di CLOSE
• Jika upload data DWS yang salah
• Jika upload data DWS Conflict dengan hari sebelum atau sesudah
• Jika format template upload tidak sesuai

• Dapat dilakukan , jika tidak jadi meng-upload data

• Untuk data yang sudah benar (tidak error), jika tetap mau di upload dapat langsung Klik
• Penanda Warna

Short DWS -> DWS Class 4

 Time Correction

• Sudah dilakukan validasi Abnormal Absence

Prasyarat • Role SPV, Delegator SPV

Tujuan • Mengkoreksi data clock in & clock out karyawan

Petunjuk • Home -> Time Correction

• Proses ini dilakukan untuk mengkoreksi data clock in dan clock out karyawan.

• Proses ini dapat dilakukan baik Supervisor ataupun Delegator, dengan tujuan supaya dapat ditindak
lanjut dengan cepat apabila data clock in dan clock out yang belum lengkap ataupun yang sudah lengkap
tetapi mau dilakukan perubahan data.

Catatan :
Tidak diperlukan kertas kerja dari Supervisor atas perubahan clock in / out untuk periode berjalan karena
bisa dilakukan langsung pada sistem
 Time Correction (Role SPV / Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Time Correction

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Akan tampil data clock in & clock out sesuai jadwal kerja karyawan

• Untuk melakukan perubahan clock in & out dapat di Klik icon

• lalu lakukan koreksi tersebut, jika sudah bisa pilih
• Jika tidak jadi koreksi untuk karyawan tersebut , bisa pilih
 Time Correction

• Wajib memilih Reason ketika melakukan Time Correction

• Jika tidak diisi Reason, maka akan muncul error seperti ini

• Jika input tanggal bukan dalam range H-1 atau H+1, maka akan muncul error seperti ini

• Jika input pada periode Close, maka akan muncul error seperti ini
 Time Correction

• Data dapat di download dalam format .CSV

• Terdapat juga fitur Upload yang dapat digunakan untuk meng-update data dalam jumlah banyak sekaligus.
• lakukan pengisian data sesuaikan dengan kolom hasil Download , seperti ini

• Lakukan koreksi pada bagian 4 kolom dibawah ini

• Save Data dalam format .csv (format delimiter ; ) Jika data sudah siap untuk di Upload, klik menu
 Time Correction

• Setelah itu akan masuk ke halaman seperti ini

• Klik , lalu pilih file yang akan di upload

• Setelah itu, klik menu

• Jika ada data yang Error, akan tampil dibawah seperti ini
 Time Correction

• Hal Error apa saja yang akan ditemukan , yaitu :

• Jika upload data karyawan di luar otorisasi
• Jika upload data pada periode yang sudah di CLOSE
• Jika upload data di luar range tanggal yang dipilih, bukan H-1 atau H+1 dari tanggal yang dipilih
• Jika upload data tanpa reason clock in atau clock out
• Dapat dilakukan , jika tidak jadi meng-upload data
• Untuk data yang sudah benar (tidak error), jika tetap mau di upload dapat langsung Klik
Summary Report - Detail

• Sudah dilakukan Validasi Abnormal Absence

Prasyarat • Role SPV, Delegator

Tujuan • Melihat detail data time yang sudah dilakukan validasi abnormal absence

Petunjuk • Home -> Reports -> Summary -> Detail

 Summary Report Detail (Role SPV/Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Summary Report Detail

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Maka akan tampil data detail per tanggal

• Data dapat di download dalam format .CSV

• Status Overtime yang akan muncul adalah : SPL Approve, BAL Submitted, BAL Completed
Summary Report - Monthly

• Sudah dilakukan Validasi Abnormal Absence

Prasyarat • Role SPV, Delegator

Tujuan • Melihat summary data time yang sudah dilakukan validasi abnormal absence

Petunjuk • Home -> Reports -> Summary -> Monthly

 Summary Report Monthly (Role SPV/Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Summary Report Monthly
• Input pada selection input, lalu klik Generate. Maka akan tampil data summary monthly sesuai periode tanggal yang dipilih

Field Name Logic in JTIS 2.0

Total Plan Working Days Total hari dalam perencanaan jadwal kerja karyawan bekerja

Total Actual Working Days Total hari actual jadwal karyawan bekerja

Total OT Req. Hours Total Overtime Request ( SPL)

Total OT Real. Hours Total Overtime Realization (BAL)

Total Absence Days Total hari karyawan ada absensi

Total VL01 Total hari karyawan mempunyai data absen VL01

Total VL02 Total hari karyawan mempunyai data absen VL02

Total VL03 Total hari karyawan mempunyai data absen VL03

Total VL04 Total hari karyawan mempunyai data absensi VL04

Total VL05 Total hari karyawan mempunyai data abnsensi VL05

Total BT01 Total hari karyawan mempunyai data attendance BT01

• Total
DataBT02
dapat di download dalamTotal
format .CSV
hari karyawan mempunyai data attendance BT02
Report Raw Data Clock In / Out

Prasyarat • Role SPV, Delegator

Tujuan • Melihat data raw clock in dan clock out dari Mesin Absensi

Petunjuk • Home -> Reports -> Raw Data Clock In / Out

 Report Raw Data Clock In / Out (Role SPV/Delegator)

Mandatory Checking di Selection

 Report Raw Data Clock In / Out

• Input pada selection input, lalu klik Generate. Maka akan tampil data clock in & clock out sesuai periode tanggal yang
dipilih

• Data dapat di download dalam format .CSV