BIL SOALAN JAWAPAN

1. Apakah itu rekod? Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan
fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan
termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta,
pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf,
rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa
mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya

2. Apakah itu rekod Rekod yang diwujudkan atau yang diterima secara rasmi oleh
awam / rasmi mana-mana pejabat awam semasa melaksanakan tugas rasminya.

3. Apakah itu Melibatkan proses kawalan rekod bermula dari pewujudan,

pengurusan rekod? penyenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod

4. Sebagai seorang Penjawat awam perlu memastikan rekod yang diterima atau
penjawat awam diwujudkan diurus mengikut peraturan dan prosedur pengurusan
apakah rekod yang telah ditetapkan sama ada di peringkat jabatan/
tanggungjawab kementerian atau Arkib Negara Malaysia
beliau dalam
pengurusan rekod?

5. Apakah prosedur Pengurusan rekod MAMPU dilaksanakan secara Register

pengurusan rekod di Berpusat. Bermaksud, semua rekod yang diterima dan disimpan
MAMPU? akan diuruskan oleh Unit Register dan Rekod (URR), Bahagian
Khidmat Pengurusan (BKP). Ini berdasarkan kepada Arahan
Pentadbiran Ketua Pengarah (APKP) Bil 1 Tahun 2013 : Tatacara
Pengurusan Rekod Dengan Penggunaan Aplikasi Document
Digital Management System (DDMS). Selain ini, berikut adalah
peraturan dan rujukan berkaitan pengurusan rekod yang boleh
dirujuk bersama:
i. Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629);
ii. Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007;
iii. Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam;
iv. Garis Panduan Pengurusan dan Pemeliharaan Mel
Elektronik Sektor Awam;

6. Apakah itu Aplikasi DDMS ini dibangunkan bagi melaksanakan fungsi-fungsi

Document Digital pengurusan rekod. Aplikasi ini berupaya menguruskan rekod
Management System elektronik di sepanjang kitaran hayat rekod daripada pewujudan
(DDMS) ? sehingga pelupusan.

7. Adakah hardcopy Ya, ini kerana MAMPU mengamalkan sistem pengurusan rekod
setiap rekod perlu secara hibrid di mana kedua-dua sistem pengurusan rekod secara
disimpan atau elektronik dan manual akan digunakan serentak. Kandungan
diwujudkan? kedua-dua fail di dalam DDMS 2.0 dan fail fizikal mestilah lengkap.
Fail fizikal disimpan sebagai salinan sandaran (backup) untuk
meneruskan kerja sekiranya DDMS 2.0 tidak dapat diakses kerana
 masalah teknikal.

8. Bagaimana cara Nombor rujukan atau koding fail di MAMPU menggunakan sistem
untuk memahami klasifikasi fail berdasarkan fungsi dan aktiviti. MAMPU
nombor rujukan atau mengamalkan klasifikasi fail seragam di mana semua fail
koding fail yang menggunakan singkatan nama MAMPU diikuti dengan kod blok
digunakan di nombor (block-numeric). Sebagai contoh:
MAMPU?

Berikut adalah pembahagian klasifikasi fail yang telah ditetapkan

untuk membolehkan capaian keatas rekod lebih tepat dan
berkesan:

9. Perlukah pengguna Ya, pengguna perlu menyemak nombor klasifikasi fail dengan
menyemak nombor Pengurus Rekod/Record Manager supaya rekod yang diwujudkan
klasifikasi fail menggunakan nombor klasifikasi yang betul. Apabila pengguna
sebelum tidak menyemak dan menggunakan nombor klasifikasi yang betul,
mewujudkan satu ia akan menyebabkan kesilapan dalam melaksanakan proses
rekod? pelupusan rekod pada masa akan datang.

10. Bagaimana cara Warga MAMPU perlu mengisi Borang Permohonan Pembukaan
untuk membuat Fail Didalam Sistem DDMS 2.0 (Borang URR-ISMS 1/2021) dan
permohonan menghantar secara e-mel kepada Pengurus Rekod/Record
pembukaan fail? Manager.

Pemohon perlu sertakan nombor telefon yang boleh dihubungi

untuk tujuan semakan permohonan oleh Pengurus Rekod/Record
Manager.

11. Bolehkah bahagian Tidak, MAMPU mengamalkan sistem registri berpusat. Semua fail-
membuat satu fail diwujudkan dan disimpan di URR, Aras 3, Blok Setia Perdana
dummy fail secara 2, Kompleks Setia Perdana. Jika pegawai ingin membuat
fizikal untuk peminjaman ke atas fail fizikal, bolehlah berhubung dengan URR
 memudahkan untuk proses peminjaman.
carian?

12. Siapakah pengguna Semua pegawai dan kakitangan yang melaksanakan tugas perlu
DDMS 2.0? menggunakan sistem DDMS 2.0 sama seperti keperluan merujuk
kepada fail fizikal. Setiap jenis rekod yang dihasilkan atas kapasiti
seseorang itu menjalankan tanggungjawab beliau sebagai seorang
penjawat awam perlu ditawan oleh pegawai itu sendiri ke dalam
sistem DDMS 2.0 tanpa melalui pengguna lain. Ini bagi
memastikan nilai integriti rekod tersebut tidak terjejas

13. Bagaimana cara Pegawai dan kakitangan yang ingin mendaftar perlu menghantar
untuk menjadi e-mel kepada Pentadbir Sistem maklumat seperti berikut:
pengguna sistem
DDMS 2.0 ini? 1. Nama
2. Nombor Kad Pengenalan
3. Bahagian
4. Alamat e-mel

14. Bagaimana cara Pengguna boleh memuat naik manual penggunaan sistem
menggunakan sistem daripada laman sesawang MAMPU seperti berikut:
DDMS 2.0 ini? https://www.mampu.gov.my/wp-content/uploads/2021/03/Panduan
-Pengguna-DDMS2.0-upd5.9.2016.pdf

15. Apakah jenis-jenis Terdapat 37 jenis rekod yang telah disenaraikan dan boleh
rekod yang boleh ditawan dalam DDMS 2.0 seperti surat menyurat, emel, laporan,
ditawan dalam minit mesyuarat, slaid pembentangan dan sebagainya.
DDMS 2.0?

16. Adakah e-mel Ya, selagi mana e-mel tersebut diterima / dikeluarkan oleh
termasuk salah satu penjawat awam bagi melaksanakan tugasan rasminya.
rekod rasmi?

17. Bagaimana cara Ya, Semua e-mel rasmi bersama lampiran yang dihantar/diterima
menguruskan e-mel oleh mana mana penjawat awam dalam menjalankan tugas rasmi
rasmi? mestilah dikandung/ditawan dalam tempoh satu (1) hari dan
disimpan dalam fail-fail yang berkaitan sama ada secara fizikal
atau elektronik mengikut sistem klasifikasi yang diamalkan oleh
MAMPU

18. Adakah emel yang Semua e-mel rasmi yang diterima dari luar jabatan mesti ditawan
diterima perlu ke dalam sistem DDMS 2.0 bersama dengan lampirannya
ditawan ke dalam mengikut klasifikasi yang betul. Jika sesuatu e-mel itu diterima
DDMS 2.0? oleh ramai pegawai MAMPU, ia perlu ditawan oleh penerima
pertama kecuali KP/ TKP(TPP)/TKP(ICT).

19. Jika bahagian Bahagian perlu menghantar surat/faks tersebut ke URR untuk
menerima surat/faks tujuan pendaftaran surat masuk dan proses penawanan surat
dari jabatan luar, masuk dalam sistem DDMS 2.0 dengan kadar segera sebaik
apakah yang perlu surat/faks diterima.
dilakukan?
20. Bagaimanakah Semua arahan atau tindakan ke atas sesuatu surat oleh pengguna
kaedah pengedaran DDMS 2.0 perlu dicatat dalam ”Minit” DDMS 2.0. Arahan/ tindakan
surat dan minit tidak boleh dicatatkan di dalam body e-mel.
arahan dalam
DDMS2.0? Pegawai yang mengambil tindakan susulan hendaklah
mencatatkan maklumat tentang tindakan yang telah diambil dalam
aplikasi DDMS 2.0. Selepas mencatatkan maklumat tersebut,
pegawai berkenaan hendaklah mengedarkannya melalui aplikasi
DDMS 2.0 kepada pegawai yang berkaitan.

21. Siapakah yang boleh Pegawai yang boleh dihubungi adalah seperti berikut:
dihubungi sekiranya
pegawai/kakitangan Peranan : Pengurus Rekod/ Record Manager (RM)
menghadapi
masalah berkaitan Pegawai Yang Bertanggungjawab
dari segi pengurusan
rekod dan Sistem MAMPU Ibu Pejabat
DDMS 2.0? 1. Puan Fadzlette Azra Binti Fesal
(fadzlette@mampu.gov.my)
2. Puan Juliana Binti Mohd Asni
(juliana@mampu.gov.my)
3. Nur Syazwana Binti Mohd Sham
(syazwana@mampu.gov.my)

MAMPU Sabah
1. Puan Vivian Nazarius
vivian@mampu.gov.my

MAMPU Sarawak
1. Puan Nor Hasidah binti Othman
(norhasidah@mampu.gov.my)
2. Puan Jane Kiung Ming Yen
(jane@mampu.gov.my)

Peranan : Pentadbir Sistem/System Admin (SA)

MAMPU Ibu Pejabat

1. Encik Fadzillah @ Fadhil bin Awang
(fadhila@mampu.gov.my)
2. Encik Mohd Syukor bin Abdul
(msyukor@mampu.gov.my)
3. Encik Mohd Haizad bin Samian
(haizad@mampu.gov.my)
4. Encik Meor Zulkarnain bin Mat Ali
(zulkarnain@mampu.gov.my)
5. Puan Dolrina anak Miseng
(dolrina@mampu.gov.my)

MAMPU SABAH
1. Puan Aedeshie Daisy Rayner
(daisy@mampu.gov.my)
2. Encik Celastin Wong Siew Hung
(celastin@mampu.gov.my)
 3. Encik Ghazali bin Suhaili
(ghazali@mampu.gov.my)

MAMPU SARAWAK
1. Puan Jane Kiung Ming Yen
(jane@mampu.gov.my)
2. Encik Tc Bernard Bawin Anak
Benjamin Beti
(bernard@mampu.gov.my)

22. Jika terdapat Pengguna perlu memaklumkan kepada Pengurus Rekod/Record

kesilapan dalam Manager melalui emel rasmi Jabatan bagi sebarang pembetulan
menawan rekod di seperti :
dalam aplikasi i. Menghapuskan rekod yang telah ditawan.
DDMS2.0, apakah
langkah yang perlu ii. Memindahkan rekod yang salah ditawan ke dalam fail yang
diambil? betul.

iii. Membetulkan kesalahan ejaan pada metadata rekod.

23. Apakah itu Rahsia Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa
Rasmi? maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah
apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana
yang boleh dikelaskan sebagai ‘Rahsia Besar, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau
‘Terhad’, mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri,
Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-
mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B.

24. Apakah yang Apa-apa suratan rasmi yang boleh dikelaskan sebagai ‘Rahsia
dimaksudkan dengan Besar, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana yang
rekod rahsia rasmi? berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua
Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang
dilantik di bawah Seksyen 2B.

25. Siapakah yang Pengelasan dibuat oleh seorang Menteri, Menteri Besar, Ketua
bertanggungjawab Menteri atau pegawai awam yang dilantik untuk mengelaskan apa-
untuk mengelaskan apa suratan rasmi, maklumat dan bahan di bawah Seksyen 2B
rekod rahsia rasmi? Akta 88.

Dalam konteks MAMPU, Pegawai Pengelas yang dilantik terdiri

daripada Pengarah dan Timbalan Pengarah bahagian yang telah
dilantik sebagai Pegawai Pengelas.

26. Adakah rekod rahsia Tidak, buat masa ini hanya rekod rahsia rasmi peringkat SULIT
rasmi berperingkat dan TERHAD sahaja yang boleh ditawan dalam sistem DDMS2.0.
RAHSIA BESAR dan
RAHSIA boleh Bagi rekod rahsia rasmi berperingkat “RAHSIA BESAR” dan
ditawan dalam “RAHSIA” ianya masih diuruskan secara fizikal.
DDMS2.0?

27. Bagaimanakah cara Pewujud surat perlu menghubungi Pengurus Rekod/Record

untuk merujuk fail Manager Unit Registri dan Rekod untuk merujuk serta
bagi rekod rahsia mendapatkan nombor bilangan terkini. Pewujud surat perlu
 rasmi bertaraf menghantarkan email rasmi ke alamat emel
Rahsia? registri@mampu.gov.my

28. Apakah tindakan Sebelum rekod rahsia rasmi diimbas dan ditawan ke dalam sistem
yang perlu dilakukan DDMS 2.0, pengguna hendaklah memastikan langkah-langkah
oleh pengguna berikut telah diambil tindakan:
sebelum menawan
rekod rahsia rasmi i) Pengelasan rekod rahsia rasmi hendaklah dilakukan oleh
dalam DDMS2.0? pegawai pengelas yang dilantik;

ii) Penandaan peringkat keselamatan;

iii) Pendaftaran di dalam Daftar Suratan Rahsia RasmiAM 492

(perkara-perkara di dalam jadual Rahsia Rasmi) atau Daftar
Suratan Rahsia Rasmi AM 492A (perkara-perkara di luar jadual
Rahsia Rasmi).

iv) Surat atau memo perlu lengkap bertandatangan.

29. Adakah semua Tidak semua warga MAMPU layak dan diberi kebenaran untuk
warga MAMPU layak capaian rekod rahsia rasmi. Kebenaran hanya diberikan kepada
dan diberi kebenaran pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas rekod rahsia
untuk capaian rekod rasmi itu sahaja .
rahsia rasmi?
Terdapat beberapa prosedur yang perlu dipatuhi oleh pegawai
sebelum beliau diberikan kebenaran mengurus.

Warga MAMPU perlu mengisi Borang Maklumat Pelepasan

Keselamatan Capaian Bagi Rekod Rahsia Rasmi Di Dalam Sistem
DDMS 2.0 (Borang URR-ISMS 2/2021) bagi membolehkan
Pentadbir Sistem memberi pelepasan keselamatan.

30. Apakah prosedur Bagi setiap pegawai yang memerlukan kebenaran mengurus,
yang perlu dipatuhi beliau mestilah :
oleh pegawai yang
memerlukan i. Mengisi Borang Maklumat Pelepasan Keselamatan Capaian
kebenaran mengurus Bagi Rekod Rahsia Rasmi Di Dalam Sistem DDMS 2.0 (Borang
ke atas rekod rahsia URR-ISMS 2/2021) daripada Unit Registri dan Rekod.
rasmi?
ii. Enrol token yang diberikan oleh pasukan teknikal DDMS2.0
daripada Bahagian Pembangunan Aplikasi.

iii. Memaklumkan kepada Unit Registri dan Rekod bahawa

tindakan enrol token telah dilakukan.

iv. Unit Registri dan Rekod akan memberikan kebenaran

mengurus ke atas rekod rahsia rasmi yang diperlukan.

Prosedur di atas hanya perlu dilakukan sekali sahaja. Jika pegawai

memerlukan kebenaran mengurus ke atas rekod rahsia rasmi yang
lain, beliau hanya perlu menghantarkan email rasmi permohonan
kebenaran mengurus ke Pengurus Rekod/Record Manager di Unit
Registri dan Rekod (URR).
31. Bolehkah bahagian Tidak, MAMPU mengamalkan sistem registri berpusat. Sejak
membuka sendiri DDMS2.0 Fasa 2 dilaksanakan pada Disember 2018, semua fail
dan menyimpan rekod rahsia rasmi dibuka dan disimpan di URR, Aras 3, Blok Setia
sendiri fail rekod Perdana 2, Kompleks Setia Perdana. Jika pegawai ingin membuat
rahsia rasmi? peminjaman ke atas fail fizikal, bolehlah berhubung dengan URR
untuk proses peminjaman.