Tujuh strategi untuk menentukan keutamaan tugas di tempat kerja

Timbang rasa penentuan keutamaan biasanya melibatkan mewujudkan agenda, menilai tugas dan
memperuntukkan masa dan kerja untuk memberikan nilai terbanyak dalam masa yang singkat.
Penentuan keutamaan seharusnya fleksibel, kerana anda mungkin perlu mengganggu tugas
keutamaan rendah untuk melakukan tugas yang memerlukan perhatian segera.

1. Sediakan senarai yang mengandungi semua tugas sekali gus

Penentuan keutamaan yang berkesan datang daripada pemahaman tentang skop penuh perkara
yang anda perlu lakukan—walaupun tugas yang paling biasa harus dicatat dan dipertimbangkan.
Untuk memberi diri anda gambaran yang lengkap, ia merupakan satu idea yang baik untuk
memasukkan kedua-dua tugas peribadi dan hari kerja dalam senarai tugas tunggal.

Semuanya, daripada mengambil cucian kering anda kepada penjadualan pertemuan satu dengan
satu dengan bos anda, perlu dimasukkan di tempat yang sama. Sebaik sahaja semuanya ditulis,
penentuan keutamaan biasanya dibuat mengikut kepentingan, yang memerlukan perhatian segera,
panjang dan ganjaran setiap tugas.

2. Kenal pasti perkara yang penting: Memahami matlamat sebenar anda

Walaupun ia mungkin dilihat seperti strategi pengurusan masa segera, penentuan keutamaan adalah
penting untuk mencapai matlamat jangka panjang. Memahami tujuan bagi perkara yang anda benar-
benar lakukan—mungkin kenaikan pangkat, projek selesai atau perubahan kerjaya—membantu
anda mengenal pasti tugas yang paling berkaitan dengan hasil masa hadapan. Pembahagian
matlamat yang lebih besar ini kepada matlamat yang lebih kecil dan berkaitan dengan masa
merupakan idea yang bagus. Sebagai contoh, matlamat tahunan boleh dibina semula ke dalam
senarai tugasan bulanan, yang kemudiannya membina semula tugas mingguan, keutamaan harian,
dll.

Untuk Alejandro Cerecedo, eksekutif kanan akaun fesyen di firma PR Another Company dan ahli
Wework Reforma 26 di Mexico City, penetapan matlamat jangka panjang ialah cara beliau
bekerjasama dan mendorong pasukannya pada permulaan setiap tahun. “Kami berbincang
mengenai matlamat peribadi dan profesional mereka, dan kami menetapkan garis masa bagi cara
kami mencapai matlamat itu, ” ujar Cerecedo.

Pemikiran gambaran besar ini amat penting dalam keutamaan secara berkesan: Tanggapan salah
yang biasa adalah dengan menyamakan kesibukan dengan kemajuan. Walau bagaimanapun,
memenuhkan hari anda dengan tugas yang tidak mempunyai impak pada matlamat muktamad ialah
masa terbuang. Jujur dengan diri anda tentang nilai abadi setiap tugas, dan sentiasa fikirkan
matlamat akhir.
3. Serlahkan tugas yang memerlukan perhatian segera

Senarai tugasan anda hendaklah menyediakan keterlihatan tarikh akhir penuh, membantu anda
mengenal pasti tugas yang mesti diselesaikan dengan segera dan untuk merancang terlebih dahulu
mengikut tarikh akhir masa hadapan.

Mewujudkan tarikh akhir walaupun tidak dikehendaki secara rasmi juga penting; jika tidak, anda
akan terus menolak balik tugas penting hanya kerana ia tidak bersifat sensitif pada masa. (Strategi ini
juga boleh membantu meningkatkan produktiviti dan mengurangkan penangguhan kerja.)