大型会议会务工作流程清单

环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成

会议名称
会议时间
会议地点
会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室
会议确认 会议事由确定 与会人员 确定与会人员类别及邮件发送地址
明确列明会议各项议题及时间、形式
会议议程
、主讲人等

确定酒店 根据与会人员的类别确定房间预订的
类型，提前致电酒店人员做好准备
准备会议 明确人员分工 将具体人员分工填入此表
电子版资料，包括会议议程、会议指
资料 准备与收集 引（外部）、回执、会议使用文档初
稿（Word/Excel/PPT等）
会议通知 撰写通知 附：资料（参见上一行）
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、
回执收集 信息 联络方式
整理通讯录 （内容同上）
电子版资料，包括会议使用文档正式
准备与收集 版、会务指引（内部）、通讯录、签
到表
确定会议用电脑，将所有需要展示的
储存 资料储存到一定的文件夹，并告知相
关人员
资料
联系印刷厂，确定价格、印刷完成及
印刷 送货时间
打印 列出打印清单及打印份数
装订 将文件整理装入资料袋
发放 发送邮件

住宿 酒店预订 联系酒店，确定房间类型及个数，询
问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班
接机 接机 到达时间
会议前期准备 预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂
人员
就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
餐饮 点确定 点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点：填写客餐申请单并交食堂人员
，通知物业人员安排茶点摆放处
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
文具 文具准备及领 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
取
表证

会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌
、指引牌、座位牌、茶水
会场
会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢
迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影联系 与总办专业人员联系摄影事宜
摄影
自备数码相机 会议现场抓拍用

回程安排 回程机票预订 回程人员姓名、航班；联系前台确认

出票

礼品 会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及
数量，联系总办叶穗芬协助

会后活动安排 活动地点及人 联系活动场所，车辆预订

数
人员报到 直接前往酒店报到
人员报到
资料发放 包括会议材料、代表证等
 大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成

设备 设备就绪 检查会议使用电脑、投影设备、音响
设备、网线等是否就绪
桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬
会场 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
、礼品是否到位

签到表 在会场入口处准备好签到表与笔，供
签到 出席人员签到
资料分发 准备好资料，人员签到后发放
查看会场中携带笔记本人数，是否需
电脑与网络 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接
用协助 待人员协助
茶水 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位

摄影把关 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，
摄影 照片效果把关
现场抓拍 用自备数码相机抓拍会场情况
会议记录 会议记录 录音笔录音，人员现场记录

麦克风 麦克风传递 若台下代表需发言，明确麦克风传递

会议当天工作 负责人

就餐确认 致电食堂，确认就餐人数，保障午餐
午餐 供应
就餐地点指引 指引与会人员到制定地点就餐
准时送达 联系食堂，确保茶点准时送达
茶点
下午茶时间 告知与会人员茶点摆放点
合影 大合照拍摄 会后组织全体人员合影

礼品 礼品分发 将礼品派发给与会人员

会后会场收拾 会场清理 回收并清空会场资料，检查是否有物

品遗忘
酒水 将提前准备好的酒水放到车上
车辆 确定接送人员的车辆到位
清点人数 上车、到达餐馆时分别清点人数
晚宴
点菜 根据现场情况点菜（也可提前点好）

晚宴后 晚宴后确保所有人员都能安全到达目
的地
宣传资料准备 稿件撰写及照片整理
宣传报道
宣传报道发布 将稿件及照片发送至总裁办企业文化
组，进行宣传报道
纪要整理 会议后尽早整理会议纪要
会议纪要
邮件发布 经领导审阅后通过邮件发布
会议后期工作 会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销
报销
组织相关会务人员进行工作总结，梳
后续工作跟进 会务工作总结 理工作流程中出色之处及不足之处

工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟
管理 踪管理
 部门例会及培训会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成
会议类型 部门例会
部门培训
会议时间
会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室
会议确认 会议事由确定 与会人员 确定与会人员类别及邮件发送地址

会议议程 明确列明会议各项议题及时间、形式
、主讲人等

确定酒店 根据与会人员的类别确定房间预订的
类型，提前致电酒店人员做好准备
准备会议 明确人员分工 将具体人员分工填入此表
电子版资料，包括会议议程、会议指
资料 准备与收集 引（外部）、回执、会议使用文档初
稿（Word/Excel/PPT等）
会议通知 撰写通知 附：资料（参见上一行）
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、
回执收集 信息 联络方式
整理通讯录 （内容同上）
电子版资料，包括会议使用文档正式
准备与收集 版、会务指引（内部）、通讯录、签
到表
确定会议用电脑，将所有需要展示的
储存 资料储存到一定的文件夹，并告知相
关人员
资料
印刷 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及
送货时间
打印 列出打印清单及打印份数
装订 将文件整理装入资料袋
发放 发送邮件

住宿 酒店预订 联系酒店，确定房间类型及个数，询
问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班
接机 接机 到达时间
会议前期准备 预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂
人员

餐饮 就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点确定 点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点：填写客餐申请单并交食堂人员
，通知物业人员安排茶点摆放处

文具 文具准备及领 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
取 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
表证

会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌
、指引牌、座位牌、茶水
会场
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢
会场布置 迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影联系 与总办专业人员联系摄影事宜
摄影
自备数码相机 会议现场抓拍用

回程安排 回程机票预订 回程人员姓名、航班；联系前台确认

出票

礼品 会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及
数量，联系总办叶穗芬协助

会后活动安排 活动地点及人 联系活动场所，车辆预订

数
人员报到 直接前往酒店报到
人员报到
资料发放 包括会议材料、代表证等
 部门例会及培训会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成

设备 设备就绪 检查会议使用电脑、投影设备、音响
设备、网线等是否就绪
桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬
会场 检查会场情况 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
、礼品是否到位

签到表 在会场入口处准备好签到表与笔，供
签到 出席人员签到
资料分发 准备好资料，人员签到后发放
查看会场中携带笔记本人数，是否需
电脑与网络 笔记本电脑使 要充电器，网线等,通知物业管理处接
用协助 待人员协助
茶水 茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位

摄影把关 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，
摄影 照片效果把关
现场抓拍 用自备数码相机抓拍会场情况
会议记录 会议记录 录音笔录音，人员现场记录

麦克风 麦克风传递 若台下代表需发言，明确麦克风传递

会议当天工作 负责人

就餐确认 致电食堂，确认就餐人数，保障午餐
午餐 供应
就餐地点指引 指引与会人员到制定地点就餐
准时送达 联系食堂，确保茶点准时送达
茶点
下午茶时间 告知与会人员茶点摆放点
合影 大合照拍摄 会后组织全体人员合影

礼品 礼品分发 将礼品派发给与会人员

会后会场收拾 会场清理 回收并清空会场资料，检查是否有物

品遗忘
酒水 将提前准备好的酒水放到车上
车辆 确定接送人员的车辆到位
清点人数 上车、到达餐馆时分别清点人数
晚宴
点菜 根据现场情况点菜（也可提前点好）

晚宴后 晚宴后确保所有人员都能安全到达目
的地
宣传资料准备 稿件撰写及照片整理
宣传报道
宣传报道发布 将稿件及照片发送至总裁办企业文化
组，进行宣传报道
纪要整理 会议后尽早整理会议纪要
会议纪要
邮件发布 经领导审阅后通过邮件发布
会议后期工作 会务费用结账 对会务期间发生的费用进行结账报销
报销
组织相关会务人员进行工作总结，梳
后续工作跟进 会务工作总结 理工作流程中出色之处及不足之处

工作任务跟踪 针对会上确定的各项工作任务进行跟
管理 踪管理