When Who: pelaku input What: benda/informasi yg akan di olah Action: proses/action (kata kerja) What: hasil/result Who:

action (kata kerja) What: hasil/result Who: penerima

NO LINK CODE PROCESS NAME DEPT PIC TRIGGER SUPPLIER INPUT PROCESS OUTPUT CUSTOMER Problem (Non-Added Value) Improvement Last Updated Status

Penyambutan, Pilih Menu, Pelayanan Tamu, Proses Po,

1 Penjualan Retail The Cellardoor Bali Cellar Team Kedatangan Tamu Tamu Informasi Pesanan Cetak Invoice, Received Payment, Kirim Barang Product, Transaksi Customer, Cellar Door

Penyambutan, Proses Po, Cetak Invoice, Received Customer Wholesale, Cellar

2 Penjualan Wholesale The Cellardoor Bali Cellar Team Kedatangan Tamu Customer Wholesale Informasi Pesanan Payment, Kirim Barang Product, Transaksi Door
Menghitung Jumlah Ketersedian Stock, Membandingkan
3 Stock Opname The Cellardoor Bali Cellar Team Jadwal (Bulanan) Cellar Team & Akunting Team Stock Fisik Dan Stock System Jumlah Stock Fisik Dengan Stock Sistem Dan Membuat Monthly Stock Opname Report Accounting
Laporan
Nama Toko Tidak Mengandung
4 Pendaftaran Toko E-Commerce E - Commerce Marketplace Updates Admin E-Commerce Pendaftaran Nama Toko Menentukan Platform & Aktivasi Toko Online Toko The Cellardoor Terdaftar Admin E-Commerce Nama Brand
Overlap Harga Promo Dengan
Chanel Distribusi Pt Hb, Chat Tidak
Display Produk & Harga, Merespon Chat, Proses So /
Customer Chat Dan Customer Product & Price List, Product Knowledge, Product, Chat, Transaksi, Di Waktu Jam Operasional,
5 Penjualan Regular E-Commerce E- Commerce, Cellar Team Customer Toko Online Buat Paket, Delivery, Konfirmasi Paket Iterima, Customer, Cellar Team
Langsung So Review Delivery Harga
Overlap Bermasalah,
DenganCustomer
Chanel
Pembayaran Diterima, Review Positif Customer.
Package Produk, Harga Special, Bonus / Enggan Melakukan
Distribusi Konfirmasi
Pt Hb, Chat Tidak Di
Package Product, Promotional Daan Review.
Promosi Tanggal Cantik Dan Package Product, Special Price List, Bonus, Gimmick.Promotional Activities. Merespon Chat. Proses Waktu Jam Operasional, Delivery
6 Penjualan Promosi / Seasonal E-Commerce E- Commerce, Cellar Team Customer Toko Online Activities, Chat, Transaksi, Customer, Cellar Team
Perayaan Product Knowledge, So / Buat Paket. Delivery. Konfirmasi Paket Diterima. Bermasalah, Customer Enggan
Review
Pembayaran Diterima. Review Positif Customer. Melakukan Konfirmasi Daan
Review.
 Document
Manager / Ass Mgr Cellardoor Team Office Hatten Bali Divisi Finance Divisi Distribusi Customer Kebijakan
Involved

Prosedur Penjualan CELLARDOOR

0 0 0 0 0 0 0 0

START
Menyambut Tamu,
Memberikan salam &
Menanyakan kabar, &
keperluan cust Keperluan Meeting

Menghubungi PIC yang

dituju Keperluan Membeli
Wine

PIC yang di tuju

menerima informasi Melihat-lihat dan
belum ada tujuan terkait

END
Menanyakan preferensi
produk kesuaan Cust, &
Menjelaskan Produk Melakukan Order

Menyiapkan Invoice Dokumen Pricelist & Flyer

Melakukan Pembayaran
Dokumen Invoice

Menerima pembayaran Dokumen Invoice

& Closing Invoice

Menyiapkan Order & Menerima Barang &

Packing Nota

END
Membuat Laporan Menerima Laporan
Penjualan Harian Penjualan Harian

Dokumen Laporan Penjualan

Harian
END

Menjelaskan produk
& Menawarkan Wine
Tasting

Mendengarkan
penjelasan produk &
memilih wine tasting

Menyiapkan Customer Melakukan

Keperluan Wine Wine Tasting
Tasting, dan
melakukan
presentasi, dan
menyiapkan invoice

Melakukan Pembayaran

Menerima pembayaran & END Dokumen Invoice

Closing Invoice

Membuat Laporan Menerima Laporan

Penjualan Harian Penjualan Harian

END Dokumen Laporan Penjualan

Membuat Harian
Mencaridata
Menyiapkan Laporan
penyebab selisih
stock fisik Penjualan
START Wholesale
Rekap Penjualan
Membuat Menyambut
Menghitung Tamu
jumlah stock Menyiapkan START Mengirim Barang
END
Wholesale Menjelaskan
Menginformasikan SO Menyiapkan
Order
Menerima
Menyiapkan Melakukan
END Order
Melakukan END
Laporan Stock
Cellardoor Produkfisik Closing Invoice
Invoice
Laporan
data stock
Penjualan Harian Pembayaran
Opname sistem
Mencocokkan jumlah stock fisik
dengan stock sistem
 Document
E-Commerce Admin Team Cellardoor Bali & Jakarta Team Marketing Finance Market Place / Platform Customer Toko Online Kurir Involved
(Doc Number)

Mendaftarkan Nama Toko

0 0 0 0

START

Menganalisa New Menerima Proposal &

Potential Market Place &
Mengajukan Proposal Meminta Kelengkapan
Pendaftaran Dokumen Perusahaan

Mengirimkan Akta Pendirian, SIUP, TDP,

kelengkapan dokumen NPWP, KTP, SIUP MB, NPBKC,
perusahaan
HAKI nama Toko dan Brand.

Menerima kelengkapan
dokumen dan
menganalisanya

Revisi, kirimkan kembali Proses

dokumen Approval

Approved, Nama Toko Surat Perjanjian Kerjasama,

Aktif / Online dan Dapat
Berjualan Product List, Photo Product.

Update Informasi mengenai

status pendaftaran kepada Tidak Approved
Team Cellardoor

END
 Document
E-Commerce Admin Team Cellardoor Jakarta Team Marketing Finance Market Place / Platform Customer Toko Online Kurir Involved
(Doc Number)
Penjualan Regular
0 0 0 0

START

Perlu dibuatkan materi

Mengumpulkan data
dan informasi product komunikasi dan photo Photo, Spec, Daftar Harga, No.
(Photo, Spec, Harga) . yang baik BPPOM Semua product.

Upload data product Menampilkan product

(Photo, Spec, Harga) ke yang di upload, sehingga
Customer Bertanya atau
Market Place dilihat customer Customer Melakukan PO

Menjawab Pertanyaan
Customer dan
mengarahkan Customer
untuk melakukan order

Memproses Barang
Pesanan Customer,
Menyerahkan kepada Invoice dan PO dari Market Place
Kurir untuk delivery.

Kurir Melakukan delivery Kode Booking Delivery dari

Market Place

Team menerima complain dan Delivery Tidak Aman.

meneruskan kepada Customer melakukan Delivery Photo, Video unboxing, Report
Ecommerce Admin , dan complain karena kondisi Aman atau
mempersiapkan barang Tidak ? dari Kurir.
barang tidak baik
pengganti.

Menyampaikan perihal
complain kepada PIC Tim Market Place
Market Place untuk di melakukan investigasi
tindak lanjuti.
 Memberikan Informasi
Melakukan penarikan bahwa produk sudah
saldo akun toko kepada diterima, dan Customer menerima PO
dengan baik Report dari Market Place
rekening perusahaan Pembayaran sudah
diteruskan ke akun toko

Mengecek dan menerima

pembayaran dari Market
Place

Meminta customer Customer Memberikan

memberikan good review Good Review END

Document
E-Commerce Admin Team Cellardoor Bali & Jakarta Team Marketing Finance Market Place / Platform Customer Toko Online Kurir Involved
(Doc Number)

Penjualan Promo

0 0 0 0 0

START

Menganalisa: budget
product, revenue, market Yearly Budget,Data Penjualan,
demand, peluang yang Competitor Activity, Trend di
ada, trend, dan Market.
momentum yang ada

Membuat mekanisme Mendiskusikan

promo (product, daftar List product, Harga , Besaran
Mekanisme Promo Discount in excel sheet
harga, dan term dengan Team Cellardoor
conditions)

Jika perlu Revisi, maka Jika sudah sepakat,

Mekanisme Promo Perlu Revisi maka dibuatkan materi
harus di revisi atau Tidak ? komunikasinya
 Materi Komunikasi dan Menampilkan program
Program Promo di promosi toko, dan hasilnya
upload Market Place terlihat pada report
penjualan selama periode
promosi

Menarik data report

promo serta dan men-
share kepada Team
Cellardoor Data penjualan market Place

Team Cellardoor
menerima report promo
dan berdiskusi /
mereview dengan Team
Ecommerce

Jika TIDAK maka harus

dicarikan alternative Promo akan
program promo lainnya. diulang atau
tidak

Jika YA, maka program

promo serupa akan
dibuat lagi pada periode
berikutnya.

END
 WORK INSTRUCTIONS

Cellardoor Team
No Prosedure Menjelaskan Produk Keterangan Dokumen
1 Menjelaskan Produk yang kita miliki di The Cellardoor Dilakukan saat Tamu datang ke cellardoor Pricelist dan Flyer
Memberikan Pricelist dan flyer ke tamu untuk memudahkan menjelaskan produk
2
yang akan kita tawarkan
3 Menjawab semua pertanyaan tamu dengan sopan
4 Mencari tahu kebutuhan dan keinginan tamu secara detil
5 Menawarkan Produk sesuai dengan kebutuhan dan keinginan tamu

Cellardoor Team
No Prosedure Menyiapkan Invoice Keterangan Dokumen
Menginput semua orderan ke system sesuai dengan jumlah dan jenis produk yang
1 Dilakukan setelah tamu memutuskan untuk membeli produk Invoice
dipesan
2 Mengecek kembali orderan yang dipesan ke Tamu
3 Menginformasikan Total pembelanjaan dan diskon kalau ada
4 Mencetak Invoice setelah menerima pembayaran dari Tamu

Cellardoor Team
No Prosedure Closing Invoice Keterangan Dokumen
Memastikan jumlah pembayaran tamu sesuai dengan jumlah yang tertera pada
1 Dilakukan setelah menerima pembayaran dari Tamu Invoice
Invoice
2 Menginput Jenis dan Jumlah Pembayaran di system
3 Mencetak Invoice untuk diberikan kepada tamu dan di rekap untuk laporan

E-Commerce
No Mendaftarkan Nama Toko Keterangan Dokumen

1 Menyusun nama platform yang sudah ada atau sedang viral di kalangan konsumen
2 Mengecek apakah sudah ada produk alkohol lain yang masuk.
3 Mencari nama / nomor dan email PIC dari platform yang dapat di hubungi.
4 Mengirimkan proposal rencana kerjasama kepada PIC tersebut.
5 Melakukan follow up kepada PIC jika belum mendapat jawaban dalam 2x24 jam. Email proposel

E-Commerce
No Penjualan Regular - Pengumpulan Data Keterangan Dokumen
1 Mengumpulkan list produk, spesifikasi, photo, dan harga. Data produk, photo, dan harga
Mengelompokan data tersebut sesuai brand dan klasifikasi jenis (Red-White) (Sweet
2
- Dry) (Sparkling, Fortified, Still)
Mengupload ke platform dan membuat etalase sesuai dengan brand dan
3
klasifikasinya.

E-Commerce
No Penjualan Regular - Handling PO Customer Keterangan Dokumen
1 Mem-print out SO dan alamat kirim customer dari platform terkait. SO / Invoice, Alamat Customer
2 Melakukan input pada sistem penjualan PT Hatten Bali. Lembar Order
3 Mengemas produk.dengan aman, dengan langkah2x :
3.1. Produk di bungkus / dilapisi plastik bubble.
3.2. Produk dimasukan kedalam Tube / Single Box
3.3. Tube / Box dibungkus kembali dengan Plastik Bubble.
3.4. Alamat tujuan di tempelkan pada bagian luar.
3.5. Terakhir lapiskan dengan lakban full semua bagian, supaya menghindari dari
rembesan air hujan saat dibawa oleh kurir.
3.6. Panggil / Hubungi Kurir yang di tunjuk oleh platform terkait.
Photo kondisi produk saat di serahkan, alamt tujuan harus terlihat
3.7. Photo / Dokumentasi produk yang diserahkan ke kurir Photo kondisi produk saat di serahkan.
jelas.

E-Commerce
No Penjualan Regular - Handling Complaint Customer Keterangan Dokumen
Customer wajib melakukan complaint melalui platform, dengan dilengkapi Photo
1 Complain, Photo atau Video.
atau Video kondisi produk yang diterima tersebut.
2 Jika complain dilakuakn via WA, maka harus tetap dilakukan pada platform
Team Cellardoor akan menginfokan Ecommerce Admin dan The Cellardoor Head /
3
Branch Manager.
4 E-Commerce Admin akan melakukan follow up kepada PIC Platform
The Cellardoor Head / Branch Manager akan memutuskan langsung mengirimkan Email / WA dari The Cellardoor Head /
5
produk pengganti atau menunggu hasil investigasi platform Branch Manager
5.1. Jika diputuskan langsung mengirimkan produk pengganti, maka Team
Cellardoor akan merujuk kepada Work Instructions - Handling PO Customer

E-Commerce
No Penjualan Promo - Menentukan & Mekanisme Promo Keterangan Dokumen
1 Menganalisa Budget Produk dan Budget Revenue yang berjalan Yearly Budget
2 Menganalisa Moment dan Trend yang ada saat itu. Data dari sosmed dan google
3 Menganalisa Acttivity Competitor dan Market Chanel produk. Data dari sosmed dan google
4 Mementukan bentuk promosi, (Discount, Free Product, Free Gimmick, dll)
5 Memilih variant produk yang akan di promosikan
Menentukan batasan discount / harga, jumlah pembelian, jumlah stock utk promosi,
6
dan periode promosi.
7 Menentukan mekanisme / term & condition promosi
8 Mendiskusikan dan merevisi berdasarkan feedback The Cellardoor Team.
9 Merequest materi promosi kepada Team Marketing Marketing Collateral Request Form
Meng-upload semua paket promosi dan materi komunikasinya paling lambat 1 hari
10
sebelum periode promosi dimulai.

E-Commerce
No Penjualan Promo - Report Promo Keterangan Dokumen
Setiap berakhirnya masa periode promo, Wajib dibuat data penjualan produk yang di
1 Report penjualan Toko Online
promokan tersebut
Report penjualan promo ini akan di share kepada team the cellardoor , agar dapat di
2
review apakah promo ini akan diulang kembali atau tidak.

No Keterangan Dokumen

No Proses Promosi Karyawan Keterangan Dokumen