DOSYALAMA STANDARTLARI

1. FİHRİST HAZIRLAMA: Özellikle numaraya göre tasnif sistemi ve karma tasnif sisteminin
kullanılabilmesi için gereklidir. Belgelerin hangi dosyaya konulacağını gösteren yardımcı bir
araçtır. Fihrist, kitapların içerisindeki bilgilerin başlıklandırıldığı “İçindekiler” kısmı ile aynı
niteliktedir. Belge ve dosya sayısının fazla olduğu işletmelerde mutlaka tercih edilmelidir.
2. DOSYA AÇILMASI: Dosya, mektupların, raporların ve benzeri yazılı belgelerin konulduğu
kartondan veya plastikten yapılmış bir dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge alır.
Bir dosya dolmadan yerine yenisi açılmamalıdır. Bunun amacı dosya sayısını minimumda
tutmak ve aynı nitelikteki belgeleri bİr arada toplamaya çalışmaktır.
3. DOSYANIN KODLANMASI: Kontrolü yapılan evrakın hangi dosyaya konulacağı belirlenir.
Belirleme sonucunda ortaya çıkan isim veya numaraya “KOD”, bu işleme de “KODLAMA”
denir. Kod, yazının üzerine karışmasını önlemek ve dikkat çekmek için yazılır.
4. DOSYANIN ÖDÜNÇ VERİLMESİ: Belgeler dosyaya konulduktan sonra, dosyadan bir belge
görmek isteyen bir bölüm veya çalışan için belge dosyadan çıkarılmaz. Belge dosya ile verilir.
Bunun nedeni belgenin kaybolma ihtimalini ortadan kaldırmaktır.
5. DOSYANIN İZLENMESİ: Ödünç verilen dosyanın takibi, dosyalama görevini yürüten memurun
görevidir. Bunun için dosya takip çizelgesi hazırlanmalı ve sık sık bu çizelge kontrol
edilmelidir. Ödünç alınan dosyaların geri getirilmesi veya kaybolması durumunda hangi
dosyanın olmadığı, dolayısıyla hangi belgelerin iade edilmediği bu şekilde takip edilir.
6. DOSYANIN KONTROL EDİLMESİ VE SAKLANMASI: Ödünç alınan dosyalar geri geldiğinde
mutlaka kontrol edilmeli, eksik veya fazla belge olup olmadığına bakılmalıdır. Dosyalama
işleminin son aşaması ise dosyaların uygun ortamlarda saklanmasıdır. Saklama için ayrı bir
bölüm var ise dosyalar orada, eğer dosyalama herhangi bir bölümde yapılıyor ise bu bölümde
ayrılan yerlerde muhafaza edilir. Sağlıklı bir dosyalama için dosyaların dosya dolaplarında
saklanması gerekir.
7. ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bürolardaki dosyaların çoğu “konularına”, “yerlerine” ve
“isimlerine” göre dosyalanır. Bu tip dosyalamada genellikle klasör dosyaları, harflere
bölünmüş indekslere göre hazırlanır. Klasörler ise isimlere veya konulara göre sınıflandırılır.
Klasör oluşturmanın nedeni, isimler ve konulara, aynı harfle başlayan veya aynı bölgeye ait
dosyaları bir arada bulundurarak, istenen dosyaya kolay ulaşmayı sağlamaktır.
8. ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: bu dosyalamada aynı harfle başlayan isimler veya konular
aynı dosya içinde bulunur.
9. Alfabetik dosyalama sisteminde şahıs, firma, bilgi kolu, program, coğrafi bölge ve adresler bu
usulde gösterilebilir. Dosya sayısının 10’dan fazla olması durumunda;
Aa, Ab, Ac, Ad,……
Gibi alt gruplara ayrılır.
10. ALFABETİK DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Dosyalama isimlere göre yapılacak ise, “SOYADI” esas
alınarak dosyalama sistemi yapılabilir.
Genellikle personel özlük dosyaları, öğrenci dosyaları, hasta dosyaları, müşteri dosyaları u
sistemle takip edilmektedir.
11. KRONOLOJİK (TARİHSEL) DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bu sistemde tarih verisi esas alınır.
Büroların dosyalarının tarihinin ne kadar geriye gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa
yüzyıllara, yüzyıllar yıllara, yıllar aylara, eğer gerekli ise aylar günlere ayrılan dolaplara ya da
raflara yerleştirilir.
 Bu sistemde güvenilir ve basit bir sistemdir ancak dosyalamanın tarihle ilgili olması ön
koşuldur.
12. BÖLGESEL ESASA GÖRE DOSYA TASNİF SİSTEMİ: Bu sistemde büroların çalışma ve ilgi alanına
giren coğrafik bölgeler ele alınır. Büronun dosyaları kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere,
mahallelere, apartmanlara, evlere göre bölünebilir. Eğer, büronun işi küçük ya da büyük
bölgesel birimlere ayrılmayı gerektirmiyorsa o zaman dosyalama daha dar kapsamlı tutularak
yapılabilir.
13. SAYISAL/İŞLEVSEL DOSYALAMA SİSTEMİ: İki farklı uygulama şekli vardır:
Sıra Numaralı Dosyalama Sistemi: Birden başlayarak devam eden numaralar kullanılır. Her
yeni dosya için bir numara açılır. Bu sistemde hangi dosyanın hangi numara olduğunu tespit
etmek içinde bir “FİHRİST” tutulmalıdır. Hatta fihristlerin alfabetik, bölgesel veya sıraya göre
düzenlenmesi işleri daha da kolaylaştırır. Kolay ve etkin bir sistemdir. Bu sistemde yapılan
faaliyetlere göre iş indeksleri de kullanılabilir. Yapılan her iş, bir indeks numarası takip ederek
dosyalama yapılır.
14. 0 Genel Konular
1 Personel İşleri
2 Plan Proje İşleri
3 İnşaat İşleri
4 Hukuk İşleri
5 Teftiş
6 Sipariş ve Satış İşleri
7 Muhasebe İşleri
8 Reklam ve Halkla İlişkiler
9 Mekanizasyon ve Otomasyon
15. 1 PERSONEL
10 Personelle İlgili Yazılar
11 Personel İhtiyacının Saptanması
12 İşe Alma İşlemleri
13 İntibaklar
14 Atama İşleri
15 Nakiller
16 İzin İşleri
17 Sosyal Haklar
18 Ücretle İlgili işlemler
19 Emeklilik İşlemleri
16. 16 İZİN İŞLERİ
160 İzin İşleri Hakkında Genel Yazışmalar
161 Yöneticilerin İzin İşleri
162 Mühendislerin İzin İşleri
………………………………………….
162 Mühendislerin İzin İşleri
1620 Genel
1621 Mühendislerin Yıllık İzinleri
1622 Mühendislerin Hastalık İzinleri
17. ONDALIK NUMARALI (DESİMAL) SİSTEM: Onlu gruplar halinde dosyalama işlemi yapılır.
Örneğin ana grup 10’lu birinci alt gruba, 1. alt grup 10’lu ikinci alt gruba, 2. alt grupta 10’lu
üçüncü alt gruba ayrılabilir.
Yatay genişleme olanağı fazla olan sistem olması nedeniyle, büyük organizasyonlar için uygun
bir dosyalama sistemidir. Bu sistemde dosyalar, 10’dan fazla olmayan kategorilere ayrılır ve
bu kategorilerden her birine 000 serisinden başlayıp 900 serisinde biten 3 haneli bir sayı
verilir. Daha sonra bu sayılar, 10 sayısıyla başlayacak şekilde kendi içerisinde iki haneli alt
başlıklara ayrılır.

GENEL PERSONEL PLAN PROJE …… ……

0 10 20 30 90

1 11 21 31 91

2 12 22 32 92

3 .. .. .. ..

.. .. .. .. ..

.. .. .. .. ..

.. .. .. .. ..

.. .. .. .. ..

.. .. .. .. ..

9 19 29 39 99
600 Turizm
640 Turizm İşletmelerinde Mutfak Yönetimi
641 …………………………………………..

18. KONU ESASINA GÖRE DOSYALAMA SİSTEMİ: Bu sistemde konulara göre ana gruplar ve alt
gruplar oluşturulur. Sistemi oluşturan ana konular genellikle iki ya da üç harfle kodlanarak
gruplandırılır. AR-GE, PER, ÜR gibi.
Ana konular grubu ihtiyaca yetecek sayıda oluşturulur. Ana konular, ondalıklı dosya
sistemindeki gibi 10’lu olarak sınırlaması yoktur fakat görevleri aynıdır. Dosya planındaki
kodlar çoğunlukla alfabetik olarak dizilir. Ana konular, gruplarının saptanmasında kuruluş
yapısının gözönünde tutulması, sistemin verimliliğini arttırır.

AG Araştırma geliştirme

AT Atamalar ve terfiler

BA Başvurular

BAS Basın ve Halkla İlişkiler

BÜ Büro faaliyetleri

EĞ Eğitim Faaliyetleri
 İL İletişim Faaliyetleri

HU Hukuk İşleri

MA Mali İşler

MZ Malzeme ve araç-gereç

PAZ Pazarlama İşleri

PER Personel İşleri

SO Sosyal İlişkiler

TOP Toplantılar

YÖN Yönetim kurulu kararları

19. KARMA DOSYALAMA SİSTEMİ: Bazen kuruluşlar için tek tasnif sistemi yeterli olmayabilir.
Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla 2 ya da 3 sistemin birlikte kullanımı yararlı hatta
zorunlu olabilir. Örneğin bir büroda dosya tasnifi için alfabetik tasnif sistemi temel alınabilir
ancak içerisindeki evraklar kronolojik sıraya dizilerek ve aynı zamanda da konularına göre
ayrılarak dosyalanabilir.