F07 RA V05en Summary Report PTPN 8 20230417

F07 Summary report
RA_v05en / October 2022
Summary report for Rainforest Alliance

Client name: PT. PERKEBUNAN NUSANTARA VIII
RA ID: RA_00036102109
Scope: 2020 Rainforest Alliance Standard Farm, v1.2
Audit type: Transition
Crop/s: Tea
Auditor name/s: Indro Surono (lead), Gandi Bayu, Budi Christiana
Audit date/s: 12-17 April 2023
Certification scope
Comparison of the situation found during the audit with the information in RACP and with relevant
documents (CAF, GMR, etc.):
All operators:
Compare the information in RACP and Yes/ Description of findings (give details if NO):
CAF: No
Sites are correctly listed? Yes
Subcontractors are correctly listed? NA
(Note: Subcontractors with independent certification
are not included in the audit scope)
Activities / crops / traceability levels per site Yes
/ subcontractor correctly listed?
Number of workers in CAF is correct? No Temporary workers of labour provider not yet
(Note: if social topics = chapter 5 apply) include before audit.
Information in RACP is correct? Yes
Information in CAF is correct? Yes
Farms and Groups:

Compare the information in RACP and Yes/ Description of findings (give details if NO):
CAF (and GMR for groups): No
Farms: Correctly listed? Yes
Farms: Areas are correctly listed? Yes
Farms/Groups: Annex of sites and external Yes
actors correct?
Groups: GMR is consistent with RACP&CAF? NA
If answer to one of the questions above is NO:

Update the corresponding documents and submit with audit documents and/or update information in
the platform.
Overview on Rainforest Alliance Audit

[give brief overview of operation]
PT Perkebunan Nusantara VIII adalah salah satu perusahaan negara yang bergerak di perkebunan the
terbesar di Indonesia. Perkebunan dibuka sejak jaman Belanda mulai awal tahun 1900-an. PTPN 8
memproduksi teh hitam orthodox dan CTC. Terdapat 6 kebun dengan 14 sub kebun dibawah PTPN 8
yang disertifikasi RA. Audit ini adalah audit transisi kedua untuk standar RA2020.
Ecocert Environnement
a simplified limited liability company, 36, Boulevard de la Bastille Tél. (+33)1 53 44 74 44 1
capital €37,000 75012 Paris, France, France www.ecocert.com
SIREN 409 982 709 RCS PARIS
F07 Summary report
Summary on strengths and good practices

[give summary]
Kekuatan dan praktek baik yang ada di PTPN 8 antara lain:
• Perkebunan sudah lama beroperasi dengan sistem produksi dan pengolahan yang sudah
permanen selama bertahun tahun.
• Pekerja loyal dan berdedikasi serta sudah lama bekerja di PTPN 8
• Beberapa kebun sudah memiliki sertifikat ISO 22000 dan ISO9001
Certification details (only for CH with Farming in scope)

Farm/Field or N° of Area [ha] Crop and type of product Estimated Quantity
farmers (must be same subproduct as [kg]
the CH is selling)
SEDEP 4077,74 Tea, fresh leaf 43.610.000,00
MALABAR 3278,79 Tea, fresh leaf 40.200.800,00
RANCABALI 3291,29 Tea, fresh leaf 32.431.200,00
CISARUNI 868,52 Tea, fresh leaf 7.006.500,00
CIATER 1245,65 Tea, fresh leaf 5.034.380,00
GEDEH 470,44 Tea, fresh leaf 4.213.400,00
Quantity to be certified for the current harvest year [kg] 132.496.280,00

Carry over - Physical stock of past certificate year at the date of audit [kg] NA
Tea selling marks

Only applicable for Tea FARM CH (Guidance). Indicate the selling mark/s with the correct spelling:
PTPN 8
Non-Compliance Summary
Audit checklist was handed over during the closing meeting: YES ☐ NO ☒ (--> NO: send the checklist
to the client within max 3 weeks).
Total number of detected non-conformities:
31
Requirement Findings
No. (if checklist was handed over during closing meeting, indicate at least requirement no.)
1.2.9 CH mempunyai SOP Pengendalian formulir (penyimpanan dokumen) selama 3
tahun, dimana lebih pendek dari persyaratan RA selama minimal 4 tahun. Selain itu
arsip dokumen terkait RA tahun 2021 dan 2022 tidak tersimpan dengan baik,
tercecer dan hilang (contoh kebun Sedep).
1.2.10 Ada peta setiap unit kebun dibawah CH. Hanya peta tidak lengkap dengan informasi
minimal yang disyaratkan RA dan tidak up to date (tanpa tanggal pemutakhiran).
Contoh: Peta Sertifikasi di Kebun Ciater, Sedep, Talun terpisah pisah tidak menyatu.
Peta juga belum memetakan riparian buffer, water bodi dan Lahan cadangan /
peruntukan kemitraan dengan pihak lain.
1.2.13 Belum semua unit kebun tersedia peta poligon misalnya kebun Cianten. Data Kode
Poligon yang dikirim Tim Pusat PTPN 8 ke RA untuk Riskmap tidak sinkron dengan
F07 Summary report
data SAP Kode Kebun di Unit Kebun Ciater dan Sinumbra sehingga menyulitkan
mengidentifikasi wilayah / daerah yang terindikasi Highrisk PA dan Deforestasi
berdasarkan Riskmap RA.
1.3.1 Risk assesment tiap kebun ada hanya tidak lengkap semua aspek dianalisa. Misalnya
aspek HCV, Fasilitas Pemukiman, Isu FIPC - kerjasama KSO dan Kemitraan Petani
belum diakomodasi dalam analisa risiko.
1.3.2 Managemen plan juga belum memasukkan kegiatan terkait HCV, Fasilitas
Pemukiman, Isu FIPC - kerjasama KSO dan Kemitraan Petani
4.4.1 Rencana soil assessment tahun 2022 untuk semua kebun belum dilakukan, termasuk
kebun sample, baik soil asesment yang akan dilakukan sendiri dan yang
direncanakan dengan pihak ketiga.
4.5.1 Belum ada dokumen strategi PHT yang up to date yang disiapkan oleh profesional
yang kompeten untuk semua kebun ermasuk kebun sample. Dokumen yang
ditunjukkan di kebun Sedep adalah Juklak audit nilai analisa blok (NAB) dan recovery
tanaman untuk meningkatkan producktivitas perkebunan teh tahun 2017 yang isinya
tidak mencakup semua aspek strategi PHT. Manajemen Bagian Tanaman Unit Kebun
Ciater dan Sinumbra hanya menunjukkan jadwal kegiatan Pemeliharaan Tanaman
(Pemangkasan, Pendawungan, Penyemprotan Pupuk akar, Penyemprotan pupuk
daun) dan Pemanenan (penjojoan, pemanenan petik mesin) yang merupakan bagian
strategi PHT saat serangan HPT terjadi.
4.5.2 Manajemen Kebun belum melakukan monitoring HPT dan musuh alami secara
berkala di kebun Sedep & Talunsentosa, Ciater dan Sinumbra.
4.5.3 Manajemen Kebun Sedep, Ciater dan Sinumbra melakukan kegiatan Pencegahan
PHT dengan penyiangan, penjaluran (dawung), pemangkasan (pruning dan skuping)
serta menanami Serehwangi pada sisi batas kebun saja sebagai tanaman repelent
pengusir hama.
Namun, manejemen kebun tetap melakukan pencegahan PHT dengan upaya
penyemprotan pestisida kimia secara berkala.
4.5.4 Manajemen Kebun Sedep, Ciater dan Sinumbra hanya melakukan Pelatihan
Penggunaan APD pada Asisten afdeling dan mandor kebun saja. Management dan
pekerja kebun terkait IPM menyatakan belum ada pelatihan strategi IPM sejak
mulainya standard RA2020.
4.6.1 Manajemen Kebun PTPN 8 belum mengidentifikasi dan menyediakan Update Daftar
Pestisida Terlarang dan Risk Mitigasi berdasarkan anex 7 RA 2020.
Manajemen kebun hanya menyediakan data Herbisida dan Pestisida yang
disediakan dan dipakai 2022-2023 oleh operator PJTK PT Sarana Gema Prakasya
seperti Round Up, Sun Up, Elang, Rambo (IPA Gliposphat), Poksindo (BA Propoksur)
untuk Helopeltis dan Cuprocide (BA Tembaga hidroksida) untuk Blister blight (jamur).
Tikam (BA Sipermetrin), Telstar (BA Bifentrin) dan Mitisun (BA Propargit)
4.6.2 Manajemen Kebun PTPN 8 belum mengidentifikasi dan menyediakan Update Daftar
Pestisida Terlarang dan Risk Mitigasi berdasarkan anex 7 RA 2020.
Manajemen kebun hanya menyediakan data Herbisida dan Pestisida yang
disediakan dan dipakai 2022-2023 oleh operator PJTK PT Sarana Gema Prakasya
seperti Round Up, Sun Up, Elang, Rambo (IPA Gliposphat), Poksindo (BA Propoksur)
untuk Helopeltis dan Cuprocide (BA Tembaga hidroksida) untuk Blister blight (jamur).
Tikam (BA Sipermetrin), Telstar (BA Bifentrin) dan Mitisun (BA Propargit)
F07 Summary report
4.6.6 Managemen kebun sudah menetapkan zona aman pestisida 30 meter dari
perumahan, DAS, sumber air. Manajemen kebun Sinumbra belum menerapkan
mekanisme menghindari kontaminasi di Emplasemen Ciparay yang berbatasan
langsung dengan Kebun teh.
4.6.8 Catatan aplikasi pestisida (Insektisida, herbisida, fungisida) tersedia dengan isi sesuai
persyaratan RA di kebun Sedep. Hanya saja dosis dan volume pestisida yang
digunakan tidak diisi. Sehingga tidak bisa dikonfirmasi apakah aplikasi sesuai MSDS
atau tidak.
Manajemen Kebun Ciater dan Sinumbra hanya memiliki kartu stok penggunaan
Pupuk kimia sedangkan penggunaan pestisida dan herbisida oleh pihak PJTK tidak
diketahui pencatatan karena belum ada kordinasi tingkat kebun dengan PJTK.
4.6.11 Gudang agrokimia di kebun Sedep khususnya gudang pupuk kondisinya lembab dan
terdapat tumpahan pupuk yang tidak dibersihkan dengan baik. Warning sign, SOP
dan pictogram juga tidak terupdate terkait pestisida/pupuk yang digunakan.
Gudang Agrokimia di Ciater dan Sinumbra kurang sirkulasi udara dan kurang
terawat. sementara hanya digunakan menyimpan sisa stok pupuk kimia tahun lalu
atau sudah tidak terpakai.
4.6.12 Saat audit gudang pestisida Kebun Sedep hanya ada kartu stok untuk pestisida yang
ada di gudang yang sudah tidak dipakai lagi selama 2 tahun terakhir. Sementara
untuk herbisida (sun up, round up), Insektisida/fungisida (Poksindo dan Cuprocide)
yang dipakai tahun 2022-2023 tidak ada catatan inventorinya (barang masuk, merek,
bahan aktif, kategori risiko RA, volume dan tanggal kadaluwarsa.
Di kebun Ciater dan Sinumbra penggunaan aplikasi Pestisida periode tahun 2022 -
2023 tidak diketahui pencatatan karena sekarang manajemen pestisida dikelola oleh
PJTK.
5.1.1 Ada komitmen manajemen untuk menilai isu AA di CH. Sudah ada komite AA yang
ditunjuk. Komite juga ckuo memahami isu terkait AA. Hanya anggota komite hanya
perwakilan pekerja (SP-BUN) dan tidak ada perwakilan managemen di dalam komite.
5.1.3 Sejauh ini tidak ada potensi dan kasus terkonfirmasi terkait isu Assess and Address
(AA) di kebun sample. Hanya saja komite AA belum melakukan monitoring regular
terkait potensi kasus AA yang mungkin terjadi secara berkala.
5.3.9 Terdapat kontrak kerjasama antara CH dengan PT SGP sebagai penyedia jasa TK. Isi
kontrak cukup jelas menjelaskan hak dan kewajiban kedua belah pihak. Namun,
dalam kontrak dan realisasinya, mandor/pengawas pekerja hanya mendaptkan upah
IDR 1,5 juta per bulan dibawah UMP/UMSP yang berlaku di Jawa barat. Pihak SGP
menyatakan akan menaikkan upah sesuai UMP/UMSP hanya perjanjian terkini belum
tersedia.
5.5.1 Secara umum karyawan bekerja 6-7 jam per hari selama 6 hari dengan total jam
kerja 40 jam seminggu sesuai kontrak kerja/PKB.
Namun ada pekerja di pabrik teh di bagian tertentu (misal bagian sortasi) yang
bekerja diatas 8 jam sehari atau diatas 48 jam seminggu.
5.6.1 Ada analisa risiko K3 yang disusun koordinator RA tiap kebun, yang bukan ahli K3
bersertifikat. Analisa risiko belum mesdeskripsikan dengan jelas APD apa yang harus
dipakai untuk tiap tipe dan risiko kerja baik di kebun dan pabrik.
5.6.7 Toilet pekerja kebun yang jauh dari emplacement belum ada. Pekerja mengeluhkan
ketiadaan toilet di kebun. ada 2 unit toilet karyawan di Pabrik Ciater yang rusak
F07 Summary report
(berada di bagian Belakang Bongkar Muat). Sedangkan di Toilet karyawan Pabrik

Sinumbra 1toilet rusak dan lampu toilet kurang.
5.6.9 Pekerja dalam sikon bahaya di pabrik, kebun dan aplikasi pestisida memakai PPE
saat kerja sesuai safety yang disyaratkan.
Hanya sebagaian PPE belum disediakan secara gratis untuk pekerja (pabrik dan
kebun)
5.6.13 Pabrik Sinumbra pada lantai 2 dan 3 bagian Pelayuan bahan papan kayu tambal
sulam sehingga permukaan tidak rata dan membahayakan pekerja. Pencahayaan
lantai 2 dan 3 Pelayuan pada malam hari kurang terang ada beberapa titik lampu
mati. Peralatan APAR di Ruang Diesel sudah expired sejak 2020 serta Penempatan
APAR masih kurang tepat agak jauh daru sumber Kebakaran ( Mesin, Ruang
Pembakaran dan Gudang BBM) di Ciater dan Sinumbra,
5.6.15 Pekerja di Pabrik Ciater dan Sinumbta belum memahami pentingnya K3 dan belum
pernah mendapat Pelatihan K3 di pabrik. Sehingga kurang meperhatikan tanda batas
jalur evakuasi pada saat penempatan barang dan peralatan (tong dll) di pabik
sehingga tidak rapi dan mebahayakan pekerja.
6.1.2 Terdapat banyak titik di semua kebun PTPN8 yang terdeteksi sebagai high risk
hutan/area lindung (PA) dan deforestasi. CH belum melakukan verifikasi apakah titik
tersebut memang berisiko tinggi atau bukan berdasarkan Risk map RA.
6.1.3 Kajian HCV belum masuk dalam analisa risiko di semua kebun PTPN 8 yang memiliki
total luasan lebin 10,000 Ha tersebar di 5 Kabupaten dan tidak ada kegiatan terkait
dalam HCV dalam managemen plan. Hal ini perlu dilakukan berdasarkan Risk Map
RA banyak blok kebun yang terindikasi masuk High PA karena berdekatan dengan
Kawasan Lindung seperti di Kebun Ciater berbatasan dengan Cagar alam Tangkuban
Perahu dan Kebun Sinumbra dengan Kawasan Perhutani KPH Bandung.
6.3.2 Ada sumber air di Talunsentosa (SKT) dan Sedep, jaraknya kurang dari 50m dengan
kebun. Bahkan di Talun ada penanaman sayuran didekat sumber air minum tanpa
jarak. Tidak ada bufferzone yang cukup melindungi sumber air minum dari
kontaminasi pestisdia dan aktivitas pertanian.
Ada sumber Mata air di Blok 10 - Ciparay Sinumbra pada bagian atas ditemukan ada
penyemprotan herbisida (roundup) oleh Petani KSO kopi dan strawberi dengan jarak
kurang 50 M. Hal ini karena Lokasi Agak dibawah tersembunyi dan tidak ada
penanda batasan penyemprotan Herbisida.
6.4.2 Ada 2 orang pekerja yang tinggal di emplasement Lodaya dan Kendeng, Kebun Sedep
yang memelihara burung liar dalam sangkar dan sebagian untuk diperjualbelikan
untuk mendaptkan manfaat komersial.
6.4.5 Kawasan sekitar Blok 10 yang berdekatan dengan Sumber Mata Air Blok 10 Ciparay,
Sinumbra ada 1 titik longsoran erosi. Di blok Purbasari 1, Sedep terdapat lahan yang
mengalami erosi yang lokasinya berdekatan dengan hutan.
6.7.1 Di area blok kebun Papandayan dan Kendeng ditemukan sampah non organik
(plastic, bungkus makanan/minuman, karung pukuk, botol minuman, bungkus
pestisida) berserakan di kebun.
Kebun Ciater blok Mojang yang menjadi jalur aternatif pendakian G. Tangkuban
Perahu masih ditemukan sampah plastik, makanan dan botol minum serta belum
menyediakan tempat sampah di pinggir jalan/ tempat pemberhentian. Kebun Ciater
Blok 6 dekat Hutan Konservasi Buatan (Mahoni) berbatasan dengan lahan garapan
masyarakat ditemukan sampah rumah tangga yang dibuang sembarangan.
F07 Summary report
The maximum timeframe for corrections and corrective actions is 10 weeks from the last day of the audit.
Farm CHs: During the transition period, any NCs which require for long-term solutions to address root
causes may be closed by an action plan that goes beyond the 10-week period for NC closure, provided
that the actions have been started during the 10-week correction period and will be completed by the
first audit of the certification cycle.
The client proposes the following date for submitting the corrective action plan
2 weeks
(root cause analysis, proposed corrections, proposed corrective actions):
Estimated date for submitting the evidence for corrections and corrective actions
6 weeks
(max. 10 weeks after the last day of audit):
Comments
[record here deviations from the audit plan, exceptions from auditing rules, diverting opinions on
findings, etc.]
Applicable annexes (tick if applicable):

☒ Annex 1: Elements of the corrective action plan
☐ Annex 2: Deforestation Inconsistency registry (only for Farming)
[give reason if not applicable for Farming]
☐ Annex 3: Changes to auditing rules
The undersigned operator herewith confirms that s/he has noted the audit findings as indicated
in this report.
Participating Operator
Siti Wahyuni Bandung, 17 April 2023

Name and signature Date and place
Lead Auditor
Indro Surono Bandung, 17 April 2023

Name and signature Date and place
F07 Summary report
ANNEX 1: Elements of the Corrective Action Plan:

In this annex you can find a brief explanation of each of the elements of the Action Plan, as well as some examples for root cause
analysis using the 5 Why? method, examples of corrections and corrective actions.
The Action Plan can be presented directly in your audit checklist or in a separate format, but it should always contain at least the
following elements:
Requirement Findings Root Cause of the Correction Corrective Action

Description of NC NC
The auditor describes The auditee performs Actions proposed (Preventive) Actions
the non-conformity to a an analysis to by the auditee to proposed by the auditee to
requirement of the determine the root correct the NC. prevent the NC from
RA2020 Standard. cause that has triggered recurring in the future. These
a non-conformity. actions should be developed
now but have an impact in
the future.
Examples :
Requirement: 4.6.8
Findings: It was found through documentary review that pesticide applications are recorded. However, these records only
include the name of the product and volume.
Root Cause 1. Why are the pesticide records not complete?
of the NC: Answer: Due to the low volume and variety of pesticides, more detailed records were not kept.
2. Why, if there are few records, is not all the required information recorded?
Answer: Because the person in charge of the applications forgot to make them.
3. Why did he/she forget to make complete records?
Answer: Because he/she is not clear on how to complete the registration form.
4. Why are you not clear on how to complete the record sheet?
Answer: Because the training was very quick and the record sheet is confusing.
5. Why was the training quick and the form confusing?
Answer: Because not enough time was allocated to the topic of pesticide records in the Training Plan and
the format did not contain examples.
Conclusion: The person responsible for completing the pesticide application records has not understood how
to fill the template because the training was insufficient and did not contain examples of how to complete it.
Correction: Provide complete records of further pesticide applications.
Corrective Include in the Training Plan the subject of pesticide records and include all employees who carry out applications,
action: this training must include the explanation of the records template and examples. Send corresponding training
records.
Requirement: 5.1.2
Findings: Although the basic risk assessment has been carried out, no evidence has been found of the adoption of risk
mitigation measures. They are also not included in the Management Plan.
Root Cause 1. Why have the mitigation measures not been adopted and not included in the Action Plan?
of the NC: Answer: incorrect use of the tool annex S3 and guide B management plan.
2. Why has the Annex S3 tool been used incorrectly?
Answer: Because only one person has been in charge of running the Annex S3 tool and does not
understand the tool.
3. Why is the tool not understood?
Answer: Because the training did not include the topic of how to complete Annex S3 and did not
emphasise that it should be completed with the group's management.
Conclusion: The risk analysis was completed by only one person who did not have full knowledge of the tool
because the trainings did not include the topic of how to complete Annex S3 and did not emphasise that it
should be completed with the group management.
Correction: Update Annex S3 in conjunction with the management committee and producer representatives.
Corrective Include in the Training Plan the topic of Annex S3 and include all members of the management committee and
action: producer representatives who will participate in the elaboration of Annex S3.
Send corresponding training records.
F07 Summary report
ANNEX 2: Deforestation Inconsistency registry

Please indicate below for which farms that were part of the audit sample inconsistencies were found related to the deforestation risk assessment results (risk
maps). Please indicate the original risk assigned by RA and the risk confirmed during the audit. Please include evidence as attachment (foto's, satelite imagery
ect.).
Farm Unit ID Original Confirmed Farm unit
Farm name Latitude Longitude Reasons / Notes
Number risk risk area
ANNEX 3: Changes to auditing rules

Please register below all deviations that were authorized by the lead auditor such as increasing/reduction of samples and other deviations from the normative
documents. Bear in mind that deviations of the normative documents might also need to be authorized by Rainforest Alliance.
Normative Section/
Description of the change Justification Evidence
Document Rule Nº
Example: Example: Example: 10 workers of the sample (32 worker Example: The workers were seasonal and already Example: documents of leaving; photos; interviews
Certification Annex interviews planned) were not interviewed went abroad back to their homes, they have no with management / other workers; …
and auditing AR.3; 1. phone so they could also not be called.
rules

F07 RA V05en Summary Report PTPN 8 20230417

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

F07 RA V05en Summary Report PTPN 8 20230417

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

F07 Summary report

RA_v05en / October 2022

Summary report for Rainforest Alliance

Farms and Groups:

If answer to one of the questions above is NO:

Overview on Rainforest Alliance Audit

Summary on strengths and good practices

Certification details (only for CH with Farming in scope)

Quantity to be certified for the current harvest year [kg] 132.496.280,00

Tea selling marks

(berada di bagian Belakang Bongkar Muat). Sedangkan di Toilet karyawan Pabrik

Applicable annexes (tick if applicable):

Siti Wahyuni Bandung, 17 April 2023

Indro Surono Bandung, 17 April 2023

ANNEX 1: Elements of the Corrective Action Plan:

Requirement Findings Root Cause of the Correction Corrective Action

RA_v05en / October 2022

ANNEX 2: Deforestation Inconsistency registry

ANNEX 3: Changes to auditing rules

You might also like