‫أصناف وخصائص الرسائل اإلدارية‬ ‫‪-1-1‬‬

‫‪-‬اصناف الرسائل اإلدارية ‪.‬‬ ‫‪-1-1-1‬‬

‫تتعدد أصناف الرسائل اإلدارية بتعدد األغ راض والمواض يع المطروح ة وغ زارة األنش طة ال تي‬
‫تضطلع بها ك ل مؤسس ة مث ل إنت اج الس لع والخ دمات القابل ة لل ترويج‪ .‬ومن الص عب أن ينجح المص نف‬
‫للرسائل إلى الفصل بين مجموعة من األصناف الواضحة المع الم‪ .‬وذل ك راج ع إلى تع دد أن واع الرس ائل‬
‫وكثرتها بحسب تنوع المواقف والمقامات التي تحرر في إطارها تلك الرسائل‪ .‬ومن ثم يمكن الق ول أن ك ل‬
‫وضع إداري أو تجاري يفرض صنفا محددا من أصناف الرسائل يتناسب في مض مونه وخصائص ه م ع‬
‫‪1‬‬
‫الوضع المناسب‪ .‬وتتوزع الرسائل إلى‪:‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع سلطة اإلشراف والوزارات والمؤسسات والمنشآت العمومية األخرى والسلطات الجهوية‬
‫والمحلية وغيرها من الهياكل والمنظمات والهيئات المختلفة‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع المزودين والحرفاء‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع محيط المؤسسة (نسيج جمعياتي)‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت داخلية بين المصالح ومع األعوان‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت خارجية‪.‬‬
‫‪ -‬مراسالت ذات صبغة شخصية‪.‬‬
‫وتشترك الرس ائل أو المك اتيب اإلداري ة م ع بعض ها من حيث العناص ر الش كلية‪ ،‬واألس لوب الع ام‬
‫واتصالها بالتنظيم المعتم د ص لب المؤسس ة‪ ،‬لكنه ا يمكن أن تختل ف من حيث المص طلحات والمف ردات‬
‫حسب نوعية المراسلة‪ ،‬وموقع محررها وكفاءته وخصوصية الموضوع والجهة المعنية بالمراسلة‪.‬‬
‫فال يمكن مخاطبة الوزارات باستعمال نفس العبارات أو الصيغة التي نستعملها عند االتص ال ب المزودين‬
‫والحرفاء‪،‬وعادة ما تكون المواضيع التي يقع طرقها في المراسالت مع الوزارات مثال متعلق ة باالستش ارة‬
‫لرفع وإبالغ معلومات أو التماس المصادقة على اقتراح أو إجراء معين‪.‬‬
‫بينما تهدف المراسالت مع الحرفاء إلى استمالتهم وإقناعهم أو دعوتهم إلى القيام بعمل أو االس تجابة‬
‫لطلب معين‪.‬‬
‫وفي كل الحاالت‪ ،‬فان الرسالة الفعالة هي التي تعطي انطباعا أوليا إيجابيا‪ ،‬وتتع اطف م ع وجه ة نظ ر‬
‫القارئ‪ ،‬وتحمل له المعلومات الصحيحة‪ ،‬وتتسم بالمودة واإلخالص وتع بر عن الوض وح والكم ال والدق ة‬
‫والتماسك بين عناص رها وأفكاره ا وفقراته ا‪ ،‬وتتجنب في ص ياغتها الكلم ات والجم ل المع ادة والمك ررة‬
‫والنموذجية‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫‪- Arbonnier, Alain ; De Meulemeester, Bernard ; Ronchin, Josiane.- La lettre administrative – Formation continue.-‬‬
‫‪Paris : La Documentation Française, 2000.- p 42‬‬

‫‪1‬‬
 ‫‪2‬‬
‫خصائص الرسائل اإلدارية وأنواعها‬
‫الخاتمة‬ ‫المحتوى‬
‫أوال‪ ،‬ثانيا‪ ،‬ثالثا‪ ،‬من ناحية‪ ،‬الرجاء من الجناب التفضل‬
‫باإلذن‪ ،‬بدرس‪ ،‬بالمصادقة‪،‬‬ ‫من ناحية أخرى‪ ،‬لقد تبين‬
‫بالتدخل‪ ،‬باتخاذ التدابير‪،‬‬ ‫بعد البحث‪ ،‬التحري‪،‬‬
‫بتسهيل‪ ،‬بإرجاء النظر في‪،‬‬ ‫الدرس‪ ،‬أن‪ ،‬لكن‪ ،‬غير أن‪،‬‬
‫بتأجيل‪...‬تقبلوا سيدي‪...‬فائق‬ ‫عالوة على‪ ،‬علما وأن‪،‬‬
‫تقديري واحترامي‪ ،‬فائق تحياتي‬ ‫واعتبارا ل‪ ،‬مما يؤكد‪ ،‬يدل‪،‬‬
‫األخوية (عند تساوي المرسل‬ ‫وفي نفس الوقت‪ ،‬وبقطع‬
‫والمرسل إليه في الرتبة أو‬ ‫النظر‪...‬‬
‫الدرجة أو الوظيفة)‪.‬‬
‫عبارات الشكر‪ ،‬عبارات االمتنان‪،‬‬ ‫علما بأن‪...‬تبين لنا أن‪...‬‬
‫عبارات التقدير‪ ...‬وفي انتظار‬ ‫نقترح عليكم‪ ...‬نعرض‬
‫تلبية رغبتنا‪ ،‬عرضنا‪ ...‬المتعلقة‬ ‫عليكم‪...‬نعلمكم أن‪ ...‬إن‬
‫ب‪ ...‬نزوال عند‪..‬أكون‬ ‫مقترحكم حضي‪ ،‬لقي‪،‬‬
‫ممنونا‪...‬أغدو ممتنا‪...‬‬ ‫صادف‪ ،‬يتجاوب مع‪،‬‬
‫يتطابق مع‪ ،‬حرصنا‪،‬‬
‫منهجنا‪ ،‬رؤيتنا‪ ،‬طريقتنا‪...‬‬
‫إن الجهود‪ ،‬المساعي‪،‬‬
‫اإلجراءات التي تتخذونها‪،‬‬ ‫المشتركة‪...‬إدراكا ألهمية‪،‬‬
‫تبذلونها‪ ...‬من المستحسن‪،‬‬
‫األنجع‪ ،‬األجدى‪،‬‬
‫األفضل‪...‬االتجاه نحو‪...‬‬
‫الطريقة األمثل‪...‬‬
‫والمطلوب‪ ،‬المرغوب‪ ،‬المأمول‬ ‫تعيين مساهمتنا في‪ ،‬يتمثل‬
‫االتصال‪ ،‬موافاتي‪ ،‬العمل على‪،‬‬ ‫تدخلنا في‪ ،‬دعمنا في‪ ،‬دعم‬
‫النظر في‪ ،‬دعوة من يمثلكم‪ ،‬يمثل‬ ‫مشروعكم ب‪ ...‬قررنا‬
‫مصالحكم‪...‬‬ ‫تقديم‪ ...‬أرجأنا النظر إلى ‪،‬‬
‫سنعمل على‪ ...‬نأسف‬
‫لعدم‪ ...‬لتعذر االستجابة‪،‬‬
‫سنوافيكم ب‪ ...‬سنعمل‬
‫‪2‬‬
‫‪- Gandouin, Jacques.- Correspondance et rédaction administratives.- Paris : Armand Colin, 1998.- p77‬‬
‫‪2‬‬
‫‪-1-1-2‬‬
‫المقدمة‬ ‫المرسل إليه‬
‫أتشرف بإعالم الجناب‪،‬‬ ‫سلطات عمومية ( وزارات وإدارات‬
‫سيادتكم‪ ،‬عنايتكم‪ ،‬معاليكم‪،‬‬ ‫جهوية ومحلية ومؤسسات عمومية‬
‫أتشرف بإعالمكم أنه في‬ ‫ومنشآت)‬
‫نطاق‪ ،‬عمال ب‪ ،‬حرصا‬
‫على‪ ،‬تنفيذا ل‪ ،‬طبقا ل‪...‬‬
‫لي الشرف بأن‪...‬أيها‬ ‫المزودون والحرفاء‬
‫الحريف الكريم‪ ،‬الوفي‪،‬‬
‫العزيز‪...‬حرصا على دوام‬
‫وفائكم‪...‬على مزيد‬
‫التعاون‪...‬ربط أواصر‬
‫التعاون‪...‬حرصا على‬
‫استمرار التعاون‪...‬حفاظا‬
‫على مصالحنا‬
‫لجدوى‪...‬أتقدم لكم بجزيل‬
‫الشكر‪ ،‬بخالص االمتنان‪...‬‬
‫وصلتني دعوتكم‪...‬إسهاما‬ ‫مراسالت مع محيط المؤسسة‬
‫مني في‪...‬تقديرا الهتمامكم‪،‬‬
‫حرصكم على‪...‬تلبية‬
‫القتراحكم‪ ،‬لرغبتكم‪ ،‬للملف‬
‫الذي وافيتموننا به‪...‬‬
 ‫على‪ ،‬سنحرص على‪...‬‬
‫أعلمتكم ‪ ،‬أفدتكم‪ ،‬أحطتكم‪ ،‬أرجو‬
‫لكم‪ ،‬آمل‪ ...‬بعد القيام بما يتعين‪،‬‬
‫إجراء ما يلزم في الغرض‪...‬‬
‫والرأي أن يقع اعتبار‪...‬‬ ‫أوافيكم صحبة هذا‪ ،‬طي‬ ‫مراسالت داخلية‬
‫باعتبار ما يتوفر من‬ ‫هذا‪ ،‬أرفق لكم‪...‬أحيل‬
‫معلومات‪ ...‬انطالقا من‪...‬‬ ‫إليكم‪ ...‬أفيدكم‪ ...‬الواصل‬
‫لكم‪...‬تجدون طيه‪ ،‬صحبة‬
‫هذا‪ ...‬أعلمكم في ما يلي‪...‬‬
‫بعد دراسة‪ ،‬بعد عرض‬
‫األمر‪ ،‬التداول بشأن‬
‫الموضوع‪ ...‬أطلب منكم‪...‬‬
‫أعلمكم أن‪ ...‬أقترح‬
‫عليكم‪ ...‬استجابة لطلبكم‪...‬‬
‫استنادا ل‪ ...‬إبداء الرأي‪...‬‬
‫تنفيذا لتعليماتكم‪ ،‬لقراركم‪..‬‬

‫ويتعين قبل االنطالق في تحري ر المكت وب اإلداري‪ ،‬إدراك الموق ع ال ذي نحتل ه ض من اله رم اإلداري‬
‫لنعرف أي لغة نستعمل ( لغة الرئيس أم المرؤوس‪ ،‬أم لغة محايدة عندما يكون المرسل والمرس ل إلي ه من‬
‫نفس المرتبة)‪ ،‬والتحقق من عنصر المب ادرة (أي أن ني في موق ع المب ادر بالكتاب ة‪ ،‬أو أجيب على مراس لة‬
‫إداري ة‪ ،‬وبالت الي التأك د من وج ود مرج ع يجب أخ ذه بعين االعتب ار عن د االنطالق في التحري ر‪ ،‬أو من‬
‫احتواء المكتوب على عبارات التبجيل إذا كان المخاطب ص احب وض عية مرموق ة‪ ،‬واالس تغناء عن ذك ر‬
‫‪3‬‬
‫صفة الممضي إذا كانت مضمنة بالورقة التي نحرر عليها الرسالة‪.‬‬
‫وتعني كلمة "وزير" في الترويسة ‪(4‬تسمية الدولة )‪ ،‬أنه ال فائدة من إضافة الوظيفة إلى جانب اإلمض اء‬
‫أسفل المكتوب‪.‬‬
‫وخارج هذه الصورة‪ ،‬بجب أن يرف ق اإلمض اء بالتنص يص على اس م ولقب الممض ي أو من ل ه تف ويض‬
‫شرعي وصفة الموقع وخطته وطابع اإلدارة‪ ،‬كما يحرص المحرر على أن ال يتع دى المكت وب فق رتين أو‬
‫ثالث‪ ،‬تبدأ بتنزيل المكتوب في إطاره كأن نقول‪:‬‬
‫‪ -‬وبعد‪ ،‬فتبعا لمكتوبكم المشار إليه بالمرجع أعاله‪...‬‬
‫ثم نعطي المعلومة األولى والتي عادة ما تكون اإلعالم أو اإلخبار بالشيء الذي نريد تبليغه‪...‬‬
‫‪ -‬أتشرف بإعالمكم‪ ،‬أو بإبالغكم أن‪...‬‬

‫‪3‬‬
‫‪- Catherine, Robert.- Le style administratif.- Paris : Albin Michel, 1996.- p.-156‬‬

‫‪ - 4‬الترويسة ( تسمية الدولة و هي تزيد من تدعيم الطابع اإلداري للوثيقة وتكتب ضمن رأس الوثيقة الذي يوضع في أعلى الصفحة األولى‪ ،‬بيان‬
‫الجهة مصدر الرسالة مع احترام التسلسل اإلداري للمصالح وتكون في بعض األحيان معقدة وفي أحيان أخرى مكثفة ومختصرة)‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫ثم تحتوي الفقرات الموالية اإلضافات واإليضاحات الالزمة‪.‬‬
‫ويختم المكتوب بالقرار أو المقترح الذي من أجله كانت الرسالة‪ ،‬وكذلك بعبارة والسالم‪ ،‬إلى جانب بعض‬
‫العبارات اللطيفة إذا ما تعلق األمر بحريف أو مزود أو غيرهما‪....‬‬
‫أما الرسالة الشخصية أو الفردية أو المكتوب اإلداري الشخص ي‪ ،‬وإن ك انت ص ادرة عن اإلدارة‪ ،‬فهي‬
‫تعبر عن مبادرة خاص ة من رئيس اإلدارة أو من شخص ية مرموق ة للتعب ير عن موق ف خ اص يتجلى في‬
‫عبارات التبجيل والتقدير والمشاعر ‪ ،‬مثل االرتياح واالبتهاج واالمتنان واألسف ‪..‬‬

‫‪4‬‬