Đề xuất kiểm soát Ngân sách tại Drip

- Coi mỗi chi nhánh là 1 đơn vị quản lý ngân sách (có 1 comp code tương ứng có 1 Fund center => có thể
1 chi nhánh cho nhiều hơn 1 fund center nhưng với quy mô hiện tại em thấy là không cần thiết)
- Ngân sách của mỗi chi nhánh được chia ra như sau:
+ Ngân sách về Nhân sự: Chia ra có Lương, các khoản phụ cấp, phúc lợi; Hoa hồng nhân viên
+ Chi phí giá vốn: Liên quan đến bán sản phẩm
+ Chi phí vật tư vật liệu chuyên môn
+ Chi phí vật tư vật liệu tiêu hao khác
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài
+ Chi phí liên quan đến hành chính văn phòng (văn phòng phẩm, chuyển phát, công tác, đi lại)
+ Chi phí liên quan đến đầu tư mua sắm tài sản, sửa chữa
+…
=> Để xác định được các phần trên thì các việc cần làm:
- Quy hoạch được hệ thống báo cáo quản trị (Cần phân tách các loại d.thu dịch vụ, hàng hóa như thế
nào; Các line chi phí tương ứng ra sao)
- Xây dựng được các bộ master data cho hệ thống ERP bao gồm: Bộ mã tài khoản hạch toán quản trị (chi
tiết thêm từ bộ tài khoản TT 200); Bộ mã vật tư vật liệu, hàng hóa; Bộ mã dịch vụ; Bộ mã chi nhánh, fund
center, cost center, profit center; Bộ mã về khách hàng, nhà cung cấp …
- Xây dựng được hệ thống phân quyền trong công ty (khi phát sinh 1 giao dịch thì ai sẽ thẩm định, ai sẽ
phê duyệt)
- Xác định nguyên tắc cho việc kiểm soát ngân sách là tiền kiểm hay hậu kiểm; có chặn ngân sách hay
không; các tình huống linh hoạt sẽ như thế nào (1 ngân sách lập tiêu hết thì phải xin ngoài đánh giá vào
KPIs, hoặc tiêu hết được chủ động, linh hoạt thêm miễn là đảm bảo KPIs đặt ra …)
=> Các thức triển khai thực hiện:
- Tầm khoản tháng 9 hoặc tháng 10, Ban lãnh đạo Công ty cần xác định chiến lược kinh doanh cho năm
tới (bao gồm việc xác định sản phẩm bán; kỳ vọng về mở rộng quy mô; tăng trưởng doanh thu…)
- Sau khi phân tích, chốt xong về kế hoạch doanh thu => các chi nhánh, phòng ban HO cần xác định
nguồn lực tương ứng => Nhân sự, các chi phí vận hành liên quan, chi phí đầu tư mua sắm …
- Sau khi có được bộ Ngân sách thì các chi nhánh, bộ phận phòng ban sẽ triển khai việc mua sắm, chi tiêu
thông qua việc mở PR, PO trên hệ thống ERP (trong đó tùy từng loại chi phí hoặc giá trị mà phân quyền
ai sẽ duyệt chi) => Hàng tháng các chi nhánh, bộ phận phòng ban có thể revise lại Ngân sách theo tình
hình thực tế và cần được lãnh đạo phân quyền phê duyệt nhưng cần đảm bảo tính hợp lý của ngân sách
và KPIs …. (các TH đặc thù cần lãnh đạo cao nhất hoặc lãnh đạo ủy quyền phê duyệt)
- Việc đánh giá tính hiệu quả của việc sử dụng Ngân sách sẽ dựa trên báo cáo quản trị hoặc báo cáo sử
dụng ngân sách của từng chi nhánh, bộ phận phòng ban