MISE A NIVEAU INFORMATIQUE

MISE A NIVEAU INFORMATIQUE

PARTIE 1 : MICROSOFT WORD 2003

La réalisation de copies du présent document est autorisée et toutes remarques

ou suggestions sont la bienvenue.

ANYE NDEFRU
ENSAI-IUT DE NGAOUNDERE
B.P. 455 NAOUNDERE
anye.ndefru@yahoo.fr / anye@afrik.com

Janvier 2007

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SOMMAIRE

SOMMAIRE .............................................................................................................................. 2

TABLE DES MATIERES ET MODELE DE DOCUMENT.................................................... 4

1. Table des matières ............................................................................................................. 4

a) Hiérarchisation des titres du document et définition des styles ..................................... 5
b) Sommaire automatique .................................................................................................. 5
2. Modèle de document ......................................................................................................... 7

TABLEAUX ET FORMULES .................................................................................................. 9

1. Calculs dans Ms Word avec des tableaux .......................................................................... 9

2. Création d'une feuille de calcul dans Word...................................................................... 11
4. Lier une feuille de calcul.................................................................................................. 12
5. Représentation graphique d'un tableau............................................................................. 14

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TABLE DES MATIERES ET MODELE DE DOCUMENT

1. Table des matières

Lorsqu’on rédige un bilan d’activité, un livre, un mémoire de fin

d’étude, un exposé ou tout autre document long, on doit lui ajouter une
table des matières. La réalisation de cette table des matières s’avère
fastidieuse lorsqu’on entreprend de le faire manuellement.

Ms Word permet de le faire automatiquement grâce à l’hiérarchisation

des titres et aux attributs de styles.
L’opération d’hiérarchisation des titres consiste ici à organiser le
document en Partie, Chapitre, Titre, Sous-titres, etc.

Un style est un ensemble de caractéristiques de mise en forme que vous

pouvez appliquer au texte de votre document pour rapidement changer
son apparence.
Lorsque vous appliquez un style, vous appliquez un ensemble de mises
en forme en une seule tâche simple.
Par exemple, vous souhaitez mettre en forme le titre d'un rapport afin
qu'il ressorte.
Au lieu de procéder à la mise en forme en trois étapes afin d'appliquer la
police Arial, en 16 points et centrée, vous pouvez obtenir le même
résultat en une seule étape en appliquant le style Titre.

L’hiérarchisation des titres et l’application des styles sont possibles grâce

à l’icône de la barre d’outil Mise en forme.

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Exemple :

a) Hiérarchisation des titres du document et définition des styles

Titres du document Style à appliquer

Chapitre 1: Nom du chapitre 1 Titre 1
Section 1 : Nom de la section 1 Titre 2
Sous section 1 : Nom de la sous section 1 Titre 3
Sous section 2 : Nom de la sous section 2 Titre 3
Section 2 : Nom de la section 2 Titre 2
Sous section 1 : Nom de la sous section 1 Titre 3
Sous section 2 : Nom de la sous section 2 Titre 3

Chapitre 2: Nom du chapitre 2 Titre 1

Section 1 : Nom de la section 1 Titre 2
Sous section 1 : Nom de la sous section 1 Titre 3
Sous section 2 : Nom de la sous section 2 Titre 3
Paragraphe 1 Titre4
Paragraphe 2 Titre4
Section 2 : Nom de la section 2 Titre 2
Sous section 1 : Nom de la sous section 1 Titre 3
Sous section 2 : Nom de la sous section 2 Titre 3
… …
… …

b) Sommaire automatique

Après avoir effectué les opérations de titrages et d’application de styles

adéquats, il faut positionner le curseur à l’endroit où l’on veut rédiger la
table des matières, puis faire Insertion / Référence / Tables et index…
La boite de dialogue Tables et index s’affiche alors.

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Elle permet le choix :

d’afficher ou non les numéros de page ;

de l’alignement des numéros de page

des caractères de suite (caractères qui séparent le titre du
numéro de la page) ;

de l’affichage des niveaux de titre. – Dans le cas de notre
exemple, nous allons entrer 4 comme valeur puisque nous
sommes allé jusqu’à Titre 4.

>> Résultat

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2. Modèle de document

Il peut être utile de créer un modèle de document si l’on est amené à

travailler régulièrement dans un format particulier. Dans le cas, par
exemple, d’une brochure mensuelle de 17 cm de large sur 21 cm de haut,
de 8 pages numérotées en vis-à-vis, comportant un titre et des rubriques
fixes, il serait fastidieux de chaque fois mettre en forme le document «
normal » de Word de format A4 : créer un modèle simplifie
considérablement la tâche.

Le principe du modèle de document est le suivant :

Chaque nouveau document créé dans Word est basé sur un modèle. Par
défaut, le modèle « Normal.dot » est utilisé. Le nouveau document créé
n’est en fait qu’une copie de « Normal » dont il reproduit les
caractéristiques : taille des marges, disposition des pages (portrait ou
paysage), police de caractère spécifique, etc.
Créer son modèle consiste à définir des caractéristiques personnalisées et
à enregistrer le document en lui donnant l’extension « .dot »

>> Définir les caractéristiques

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Dans Word créer un nouveau document en utilisant la commande «

Fichier » « Nouveau ».

>>>>>>>>> La suite en TP

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TABLEAUX ET FORMULES

1. Calculs dans Ms Word avec des tableaux

Word permet de faire des calculs dans un tableau. Pour cela, on utilise
dans le menu Tableau, la commande Formules. Word suggère des
opérations mais il est possible d'entrer ses propres données et de
sélectionner une fonction appropriée.

>> Tapez le tableau suivant :

Etat des stocks

Articles Quantités vendues Quantités restantes Total
Sacs de Riz 504 108 612
Sacs de Sel 156 44 200
Cartons d’huile 154 6

Pour calculer les différents totaux, positionner le curseur dans la cellule

où vous souhaitez afficher le total, puis faire Tableau / Formule…

Dans la boîte de dialogue formule, il faut choisir la fonction que vous

souhaitez implémenter et tapez les références des cellules.

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Une cellule est référencée par une combinaison d’une lettre et d’un
chiffre.
Exemple : A1, D4, F10.

Les lettres représentent les colonnes et les chiffres les lignes. Sous Word
cette nomenclature est implicite et ne figure pas dans le document
comme sous Ms Excel.

Pour effectuer le calcul du total de la première cellule dans notre tableau,

nous allons entrer "= SUM(B3 ; C3)" dans le champ formule de notre
boîte de dialogue.

Si vous modifiez la valeur d'une cellule, il n'y pas de recalcule

automatique. Par contre, en positionnant le curseur dans la celle de
résultat correspondante et en appuyant sur la touche F9, le calcule est
automatiquement ré effectué.

Exercice :

a) Remplacer "= SUM(B3 ; C3)" par "= B3 + C3". Que se passe-t-

il ?
b) Saisir le tableau suivant :

Magasin Octobre Novembre Décembre Total % Total

Bamenda 48 46 36
Douala 52 64 42
Ngaoundéré 35 33 27
Total mensuel

i) Calculez les totaux en affichant le signe monétaire F avec 2

chiffres après la virgule (##,00 F). Faites de même pour le
résultat mensuel.
ii) Calculez le pourcentage de total par mois ;
iii) Calculer le pourcentage de Total par magasin.

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2. Création d'une feuille de calcul dans Word

Il est possible d'accéder directement au tableur EXCEL depuis WORD.

Vous pouvez créer une feuille de calcul comme sous Excel et
l'incorporer automatiquement dans votre document.

Une fois générée, la feuille de calcul reste liée aux outils Excel
auxquels vous pouvez accéder pour effectuer des modifications.

Ouvrez un nouveau document et saisissez le texte suivant, puis

l’enregistrer sous le nom 'Ventes':

Les ventes trimestrielles prévues ont été satisfaisantes bien que celles de
décembre n'aient pas atteint les objectifs fixés. Les ventes d'octobre et novembre
ont été, par contre, plus élevées que prévu, ce qui est réconfortant.
L'augmentation des achats de Noël reste en dessous de nos prévisions.
Cette tendance doit être surveillée.

A la fin du document, on va insérer une feuille de calcul. Pour cela,

cliquez sur l'icône et donnez comme pour un tableau traditionnel, le
nombre de lignes et de colonnes : 4 lignes sur 4 colonnes.
Dés lors, la barre Excel s'affiche à la place de la barre de mise en forme
avec en dessous la barre de formules :

Une feuille Excel est insérée, on va maintenant le remplir en commençant

par la cellule A1:

Etat des ventes du 4ème trimestre

Mois Quantités vendues Quantités restantes Total
Octobre 22000 37241
Novembre 45330 7120
Décembre 18017 40096
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Quand le tableau est actif, les différents menus sont ceux d'Excel. On va
pouvoir faire les sommes automatiques dans les cellules de total et
appliquer le format de 2 chiffres après la virgule et séparation des
milliers et si on le désire, encadrer les cellules.

Quand vous cliquez à l'extérieur du tableau, les barres d'outils Word

réapparaissent et la feuille de calcul est incorporée dans le document.

Si vous effectuez un double clic dans le tableau, les barres Excel

s'affichent à nouveau, modifiez la valeur d'une cellule, les totaux se
recalculent, revenez dans Word, les modifications sont conservées.

4. Lier une feuille de calcul

On peut également insérer et lier une feuille de calcul dans un document

Word si on sait que les calculs sont régulièrement modifiés. A la
différence de la création simple qu'on vient de voir, la feuille de
calcul ne fait pas partie du document.
Une représentation du fichier apparaît dans le document Word, mais la
feuille de calcul est stockée dans un fichier Excel qu'il faut ouvrir avant
d’effectuer une quelconque modification sur le tableau.

Démarrez Excel et ouvrez le fichier Bilan_fin. Sélectionnez les cellules de

A1 à D4, puis faites Edition / Copier.

Revenez dans Word sur un nouveau document, faites Edition /

Collage Spécial. La boite de dialogue suivante s’affiche :

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Vérifier que le bouton "Collage avec liaison" est bien coché, validez avec
OK. La feuille de calcul est insérée.

Cliquez maintenant sur Edition / Liaison.

Vérifiez que le bouton "Mise à jour automatique" en bas de la boite est

coché.

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Revenez dans le tableau Excel par la barre des tâches ou cliquez sur le
bouton "Modifiez la source ", modifiez une cellule, revenez dans le
document Word, la modification est effectuée dans la cellule équivalente.

A nouveau, affichez le menu Edition / Liaison, et cochez Manuelle,

faîtes une modification dans le tableau Excel, quand vous affichez le
document Word, la cellule n’a pas changé, pour répercuter cette
dernière, dans le menu Edition / Liaison, cliquez sur le bouton "Mettre à
jour".
Quand vous avez le tableau définitif, vous pouvez rompre le lien et
utiliser les mises en forme de tableau offert par Word : dans le menu
Edition/Liaison, cliquez sur le bouton "Rompre la liaison".

5. Représentation graphique d'un tableau

Un graphique permet souvent d'agrémenter un tableau, de le

rendre plus compréhensible.

Ouvrez un nouveau document, recopiez le tableau sur l’état des ventes

précédent :

Etat des ventes du 4ème trimestre

Mois Quantités vendues Quantités restantes Total
Octobre 22000 37241
Novembre 45330 7120
Décembre 18017 40096

Sélectionnez la partie du tableau correspondant à

.
Puis, faites Insertion / Objet.

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Choisir Graphique Microsoft Graph et valider.

La barre des icônes et la barre des menus changent.

Une feuille de calcul Excel s’ouvre.

Icône Rôle
permet de choisir le type de graphique
permet d’afficher les informations sur le graphique
suivant les colonnes de la grille des données ;

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permet d’afficher les informations sur le graphique

suivant les lignes de la grille des données ;
permet d’afficher ou de masquer la légender
permettent de choisir le formatage des données dans la
feuille de calcul.

>> Résultat final :

Le menu contextuel de l’objet graphique lorsque la feuille de calcul est

ouverte offre à travers l’option "Type de graphique" une gamme variée
de graphique.

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