ビジネス文書

担当：池田 尋斗
目標

・Excelでデータベースを管理できる。
・見やすい表を作ることができる
SQLとExcel

◆SQL
・大量のデータを管理できる
・
◆Excel
・見た目や体裁を整えることができる
今日の目標

・データを並べ替えることが出来る
・データを抽出することができる
・表に繰り返し同じデータを入力できる
・同じ入力パターンのデータをまとめて入力
できる
データベース機能の概要
データベース用の表

データベース用の表では、１件分のデータを
横１行で管理する。構成は以下の通り。

①列見出し（フィールド名）
データを分類する項目名。レコード部分と
異なる書式に設定する。
②フィールド
列単位のデータ。列見出しに対応した同じ種類
のデータを入力する。
③レコード
行単位のデータ。１件分のデータを入力する。
表作成時の注意点

①表に隣接するセルには、データを入力しない
データベースの節範囲を自動的に認識させるには、隣接
セルを空白にしておく。

②１つのシートにひとつの表を作成する
一方の表の抽出結果が、もう一方に影響することがある。
③先頭行は列見出しにする
列見出しをもとに、並べ替えやフィルターが実行される。
表作成時の注意点

④列見出しは異なる書式にする
列見出しは、太字にしたり塗りつぶしの色を設定する。
先頭行が列見出しかどうかは書式で判断される。
⑤フィールドには同じ種類のデータを入力する
同じ種類のデータを入力する。文字列と数値を混在させ
ない。
⑥１件分のデータは横１行で入力する
1件分のデータは複数行に分けない。
表作成時の注意点

⑦セルの先頭に余分な空白を入力しない
余分な空白が入力されていると、並べ替えやフィルター
が意図したとおりに行われない。
字下げを行う場合、《ホーム》タブ→《配置》グループ
から「インデントを増やす」で調整する。
⑧通し番号を入力したフィールドを作る
並べ替えをした後、元に戻すときに使う。
データを並べ替える
並べ替え
並べ替えの順序には「昇順」と「降順」がある。

◆昇順 ◆降順
データ 順序 データ 順序
数値 ０→９ 数値 ９→０
英字 Ａ→Ｚ 英字 Ｚ→Ａ
日付 古→新 日付 新→古
かな あ→ん かな ん→あ
JISコード 小→大 JISコード 大→小
並べ替え

◆ひとつのキーでの並び替え
《データ》タブ→《並び替えとフィルター》グループ
の（昇順）と（降順）が便利。

◆複数のキーでの並び替え
《データ》タブ→《並び替えとフィルター》グループ
の（並び替え）を使う。
 演習問題
①ブック「データベースの利用-1」を開いてください。
②「区分」を昇順で並べ替え、「区分」が同じ場合は
「金額」が少ない順に並べ替えましょう。
並べ替え

◆セルの色で並び替え
セルにフォントの色や塗りつぶしの色が設定されて
いる場合、その色をキーに並べ替えることができる。
 演習問題
①ブック「データベースの利用-1」を開いてください。
②「受講率」のセルが黄緑色のレコードを表の下部に、
オレンジ色のレコードを表の上部に表示してください。
③「受講費」が高い順で並べ替えてください。
データを抽出する
フィルター

フィルターを使うと、条件を満たすレコードだけを
抽出できる。条件を満たさないレコードは一時的に
非表示になる。
《データ》タブ→《並び替えとフィルター》グループ
の（フィルター）を押すと、列見出しに▼がつく。
これで、データの抽出が可能になる。
フィルター

列見出しの▼を押すと、フィルターモードの画面が表
示される。
☑になっているレコードは表示され、□になっている
レコードは非表示になる。
フィルターを解除する場合は、（クリア）を押す。
フィルター

◆色フィルター
セルにフォントの色や塗りつぶしの色が設定されてい
る場合、その色を条件にフィルターを実行できる。
フィルター

◆詳細なフィルターの実行
入力されているデータの種類に応じて、詳細なフィル
ターを実行できる。
データの種類 詳細なフィルター 例
文字列 テキストフィルター ○○で始まる、○○で終わる
○○を含む、 ○○を含まない など
数値 数値フィルター ○○以上、○○以下
○○より大きい、○○より小さい
○○以上○○以下
上位○件、下位○件
日付 日付フィルター 昨日、今日、明日
先月、今月、来月
○年○月○日より前、○年○月○日より後
○年○月○日から○年○月○日まで
 演習問題①
①ブック「データベースの利用-1」を開いてください。
②株取引や株式に関するセミナーの情報を抽出してくだ
さい。
 演習問題②
①ブック「データベースの利用-1」を開いてください。
②区分が「投資」のセミナーのうち、受講者数上位３位
のものを抽出してください。
 演習問題③
①ブック「データベースの利用-1」を開いてください。
②開催日が2019年5月16日から2019年5月31日のセミ
ナーを抽出してください。
作業を効率化する
ウィンドウ枠の固定

ウィンドウ枠を固定すると、大きな表でも常に見出し
を表示したままにできる。
《表示》タブ→《ウィンドウ》グループの（ウィンド
ウ枠の固定）→《ウィンドウ枠の固定》をクリック。

◆固定する行列の指定方法
列の固定 ：固定する列の右の列を選択
行の固定 ：固定する行の下の行を選択
行列の固定：固定する行列が交わるセルを選択
書式のコピー/貼り付け

「書式のコピー/貼り付け」を使うと、書式だけを
コピーすることができる。
《ホーム》タブ→《クリップボード》グループの
（書式のコピー/貼り付け）をクリック。ダブルク
リックすると、繰り返しコピーできる。
ドロップダウンリストから選択

データが文字列の場合、「ドロップダウンリストから
選択」を使うと、フィールドのデータが一覧で表示さ
れる。この一覧から選択するとデータが入力される。
※セルを選択して右クリック
ドロップダウンリストから選択

データが文字列の場合、「ドロップダウンリストから
選択」を使うと、フィールドのデータが一覧で表示さ
れる。この一覧から選択するとデータが入力される。
※セルを選択して右クリック
フラッシュフィル

入力済みのデータをもとにExcelが入力パターンを読
み取り、入力パターンに合わせてデータを自動で埋め
込む機能のこと。
方法①
《データ》タブ→《テータツール》グループの（フ
ラッシュフィル）をクリック。
方法②
Ctrl＋E
フラッシュフィル

注意点
・列内のデータは同じ規則性にする。全角と半角も混
在させない。
・表に隣接する列で操作する。
・１列ずつ操作する。