Minutes of the Ordinary General Assembly ‫محضراجتماع الجمعية العامة العادية‬

Meeting of …………………………… S.A.E )‫م‬.‫م‬.‫) ش‬.................................... ‫شركة‬

Convened on ……../……../2024
Based on invitation by Mr. …………………… Chairman to invite the
General Authority for investment and free Zones, the FRA, the
Shareholders, Board Members and Auditors, the Ordinary General
Assembly Meeting of ……………. .S.A. E Commercial Registration no
………….. of …………… and renewed on …./…./……… ……………..
Commercial Register office with licensed Capital EGP ……………….
Million( Only ……………….. Pounds), issued and paid Capital EGP
…………………….. Million( Only ……………….. pounds), on ………………..
…………/………../ ……….. at ………………. ……. at the company’s head office
on
……………………………………………………………………………………………………………
To discuss the following agenda:
1- Accreditation of Co. Activity of the financial year ending on 31 st ‫ ديسمبر‬31 ‫ اعتماد تقرير نشاط الشركة عن السنة املالية املنتهية في‬-1
Dec 2023.
2- Accreditation of Auditor report of the financial year ending on ‫ ديسمبر‬31 ‫ اعتماد تقرير مراقب الحسابات عن السنة املالية املنتهية في‬-2
31st Dec 2023
3- Accreditation of the company's financial statements of the fiscal
year ending on 31st Dec 2023
4- Discussing the Accreditation of the dividends regarding the
fiscal year ending on 31st Dec 2023
2024/........./........ ‫املنعقدة بتاريخ‬
‫ رئيس مجلس االدارة‬.................................... /‫بناء على الدعوة املوجهة من السيد‬
‫الى كال من الهيئة العامة لالستثمار والهيئة العامة للرقابة املالية و اعضاء‬
‫مجلس الدارة والسادة املساهمين ومراقبي الحسابات انعقدت الجمعية العامة‬
‫م (سجل تجارى رقم‬.‫م‬.‫ )ش‬.......................................... ‫العادية ملساهمي شركة‬
‫ مكتب سجل تجارى‬........../.../... ‫واملجدد بتاريخ‬............ ‫ لسنة‬........................
....................... ‫جم (فقط‬........................ ‫ و رأس مالها الرخص به‬................
‫جم (فقط‬.................. ‫ فقط ال غير ) ورأس مالها املصدر و املدفوع‬..............
‫ في‬............./........./............ ‫ املوافق‬............ ‫ ال غير) وذلك في يوم‬......................
‫ وذلك بمقر الشركة الكائن في‬..................... ‫تمام الساعة‬
.........................................................
:‫وذلك للنظر في جدول األعمال التالي‬
2023
2023
2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫ اعتماد القوائم املالية عن السنة املالية املنتهية في‬-3
‫ اعتماد مشروع توزيع األرباح املقترح من مجلس الدارة عن السنة املالية‬-4
2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫املنتهية في‬

5- Accreditation of the whole board of directors’ decisions during ‫ اعتماد جميع قرارات مجلس الدارة املتخذة خالل السنة املالية املنتهية في‬-5
the fiscal year ending by 31st Dec 2023. 2023 ‫ ديسمبر‬31

6- Discharging the BOD members from the liabilities ‫ إخالء طرف وإبراء ذمة السادة أعضاء مجلس الدارة عن السنة املالية‬-6
regarding the financial years ending on 31th December 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫املنتهية في‬
2023.
7- Renewing the appointment of Co. auditor for the fiscal year 31 ‫ تجديد تعيين مراقبي حسابات الشركة للسنة املالية التي تنتهي في‬-7
which will end on 31th December 2024 and to specify his .‫ وتحديد اتعابهما عن تلك السنة‬2024 ‫ديسمبر‬
fees.
8- Determination of the attendance and transportation allowances ‫ تحديد بدالت حضور وانتقال السادة أعضاء مجلس الدارة املستقلين من‬-8
of the experienced independent board members of the fiscal .2024 ‫ ديسمبر‬31 ‫ذوي الخبرة عن العام املالي املنتهي في‬

1
‫رئيس االجتماع‬ ‫مراقب حسابات‬ ‫فارزا األصوات‬ ‫أمين السر‬
Chairman Auditor Vote Scrutinizer Secretary
 ‫‪year ending by 31st Dec 2024.‬‬

‫‪9- Delegate the BOD to conclude & sign the commutative contracts‬‬ ‫‪ -9‬التصريح ملجلس الدارة بالتوقيع على عقود املعاوضة عن عام ‪2024‬‬
‫‪of 2024‬‬
‫‪ -10‬الترخيص ملجلس الدارة بتحديد التبرعات لعام ‪ 2024‬وحدود هذه ‪10- Authorizing the BOD to determine the 2024 donations & their‬‬
‫‪limits.‬‬
‫التبرعات‪.‬‬
‫‪11- Any business that may arise.‬‬
‫‪ -11‬ما يستجد من اعمال‪.‬‬
‫‪First: The Shareholders‬‬ ‫أوال‪ :‬املساهمون‬

‫)‪(1‬‬ ‫(‪ )1‬السادة‪/‬‬

‫)‪(2‬‬ ‫(‪ )2‬السادة‪/‬‬
‫)‪(3‬‬ ‫(‪ )3‬السيد‪/‬‬
‫‪Second: The Board Members‬‬ ‫ثانيا‪ :‬أعضاء مجلس الدارة‬
‫ا‬
‫‪1- Mr. ………………, Chairman representing ………………………………..‬‬ ‫‪ -1‬السيد‪ – ………………. /‬رئيس مجلس الدارة ممثال عن ………………………‬
‫(ش‪.‬م‪.‬م)‪.‬‬
‫ممثال عن …………………… ‪2- Mr. ……………………………., Vice Chairman representing‬‬ ‫ا‬
‫‪ -2‬السيد‪ – ..................... /‬نائب رئيس مجلس الدارة‬
‫‪3- Mr. ………………………….. – Board member representing‬‬ ‫‪.........................................‬‬
‫‪…………………………………. S.A.E.‬‬ ‫ا‬
‫‪ -3‬السيد‪ ..................... /‬عضو مجلس إدارة ممثال عن ‪......................................‬‬
‫ا‬
‫ممثال ‪4- Mrs. ………………………., Board member representing …………………….. ........................................‬‬ ‫‪ -4‬األستاذة ‪ - ...................... /‬عضو مجلس إدارة‬
‫‪S.A.E.‬‬ ‫ا‬
‫‪ -5‬األستاذ ‪ - .......................... /‬عضو مجلس إدارة ممثال عن‬
‫‪5- Mr. …………………………. – Board member representing‬‬ ‫‪.....................................‬‬
‫‪…………………………..S.A.E.‬‬ ‫‪ -6‬األستاذ‪ - ........................................ /‬عضو مجلس إدارة مستقل من ذوى‬
‫‪6- …………………………… -Independent board member.‬‬ ‫الخبرة‪.‬‬

‫‪Third: The auditor‬‬ ‫ثالثا‪ :‬مراقبا الحسابات‪:‬‬

‫َ‬
‫‪ -1‬السيد‪(……………….. /‬مكتب ‪ )…………….‬مراقب حسابات الشركة مفوضا ‪1- Mr. ……………… (……………………. & Co) as the Company’s‬‬
‫‪auditor via proxy to Mr. …………………. & ………………………………..‬‬ ‫عنه كال من السادة األستاذ‪ …………………. /‬و األستاذ‪……………….. /‬‬
‫)‪2- Mr. ……………………………- (……………….. – ……………….. Egypt‬‬ ‫‪ -2‬السيد‪ ( ...................... /‬مكتب ‪ )...............................‬كمراقب حسابات‬
‫‪as the auditor of the company via proxy to Mr. …………………..‬‬ ‫َ‬
‫مفوضا عنه كال من السادة األستاذ‪/‬‬ ‫الشركة‬
‫‪...............................................‬‬
‫‪Fourth: The Governmental Authorities‬‬ ‫رابعا‪ :‬الجهات الحكومية‬
‫لم يحضر ممثال عن الهيئة العامة لالستثمار و املناطق الحرة و الهيئة العامة ‪No one amended on behalf of general authority for investment and‬‬
‫‪free zone (“GAFI”) or the financial Regulatory Authority (“FRA”).‬‬ ‫للرقابة املالية‪.‬‬
‫ورأس االجتماع السيد‪ ......................... /‬بصفته رئيس مجلس الدارة وقام ‪The meeting was chaired by Mr. ……………………. – Chairman and to‬‬
‫‪start the OGM with thanking the attendees.‬‬ ‫سيادته بافتتاح جلسة اجتماع الجمعية موجها الشكر للسادة الحضور‪.‬‬

‫‪2‬‬
‫رئيس االجتماع‬ ‫مراقب حسابات‬ ‫فارزا األصوات‬ ‫أمين السر‬
‫‪Chairman‬‬ ‫‪Auditor‬‬ ‫‪Vote Scrutinizer‬‬ ‫‪Secretary‬‬
Mr. ........................ was appointed as a secretary of the meeting and
Mr. …………………. & ………………….. as vote counters, and the attendees
have unanimously approved such appointment.
The Vote Counters, under the supervision of the Auditors, have
revised the attendance of shareholders. The shares represented in
the meeting are (1,000.000) shares which represent (100%) of the
Company’s capital. Accordingly, the Auditors declared that the
legally required quorum has been adhered to and therefore the
validity of the meeting.
The attendees discussed the following agenda:
First :
Accreditation of Co. Activity of the financial year ending on 31 Dec 2023. 31 ‫اعتماد تقرير مجلس الدارة عن نشاط الشركة عن السنة املالية املنتهية في‬
st
/‫ أمين سر لالجتماع وتعيين كال من السادة‬...................../‫وقد تم تعيين السيد‬
‫ ووافق الحاضرون بالجماع على هذا‬،‫ فارزا أصوات‬................... ‫ و‬..............
.‫التعيين‬
‫ مراقب الحسابات‬/‫هذا وقد قام السادة فارزا األصوات تحت إشراف السيد‬
‫بمراجعة نسبة الحضور حيث تبين أن عدد األسهم املمثلة في االجتماع‬
‫) من رأس مال الشركة وعليه قد‬%100( ‫) سهم والتي تمثل نسبة‬1,000.000(‫هي‬
،‫أعلن السيد مراقب الحسابات توافر النصاب القانوني الالزم لصحة االجتماع‬
.‫وبناء علية أعلن رئيس االجتماع صحة انعقاد االجتماع‬
:‫هذا وقد بدأ السادة الحضور مناقشة جدول االعمال التالي‬
: ‫أوال‬

. 2023 ‫ديسمبر‬
Resolution: ‫القرار‬
Unanimous approval of the Co. activity of the financial year ending ‫املوافقة بالجماع على اعتماد تقرير مجلس الدارة عن نشاط الشركة عن‬
on 31st Dec 2023. . 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫السنة املالية املنتهية في‬

Second: : ‫ثانيا‬
Accreditation of Auditor report of the financial year ending on 31st Dec 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫اعتماد تقرير مراقب الحسابات عن السنة املالية املنتهية في‬
2023.

‫القرار‬
Resolution:
‫املوافقة بالجماع على اعتماد تقرير مراقب الحسابات عن السنة املالية املنتهية‬
Unanimous approval to accredit Auditor report of the financial year
2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫في‬
ending on 31st Dec 2023.

: ‫ثالثا‬
Third :
. 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫اعتماد القوائم املالية عن السنة املالية املنتهية في‬
Accreditation of the company's financial statements of the fiscal year
ending on 31st Dec 2023.
Resolution: ‫القرار‬
Unanimous approval to accredit the company's financial statements 31 ‫املوافقة بالجماع على اعتماد القوائم املالية عن السنة املالية املنتهية في‬
of the fiscal year ending on 31st Dec 2023. 2023 ‫ديسمبر‬

Fourth: : ‫رابعا‬
Accreditation of the dividends suggested from the Bod regarding the ‫اعتماد مشروع توزيع األرباح املقترح من مجلس الدارة عن السنة املالية املنتهية‬
financial year ending on 31st Dec 2023 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫في‬
Resolution: ‫القرار‬

3
‫رئيس االجتماع‬ ‫مراقب حسابات‬ ‫فارزا األصوات‬ ‫أمين السر‬
Chairman Auditor Vote Scrutinizer Secretary
The attendees unanimously agreed to approve the profit distribution ‫ وكذلك تحديد مكافأة‬، ‫املوافقة بالجماع علي توزيع أرباح علي العاملين بالشركة‬
‫ا‬
for the Company’s employees for the year ending on ending on 31st ‫ طبقا للمذكرة‬2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫ألعضاء مجلس الدارة عن العام املالي املنتهي في‬
Dec 2023, the Board also unanimously agreed to determine a ‫(فقط‬....................... ‫ بقيمة إجمالية مبلغ‬، ‫املعتمدة من لجنه الترشيحات واملكافآت‬
remuneration for the members of the Board of Directors for the )‫ جنيه مصري ال غير‬..................................
financial year ending on ending on 31st Dec 2023 in accordance
with the memorandum approved by the Nominations and
Remunerations Committee, with total amount ………………………….. EGP
Fifth: : ‫خامسا‬
Accreditation of the whole board of directors’ decisions during the fiscal ‫التصديق على جميع قرارات مجلس الدارة املتخذة خالل السنة املالية املنتهية‬
year ending by 31st Dec 2023. 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫في‬
Resolution: ‫القرار‬
Unanimous Approval to the whole board of directors’ decisions ‫املوافقة بالجماع على التصديق على جميع قرارات مجلس الدارة املتخذة خالل‬
during the fiscal year ending by 31st Dec 2023. 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫السنة املالية املنتهية في‬
Sixth: : ‫سادسا‬
Discharging the BOD members from the liabilities regarding the financial ‫إخالء طرف وإبراء ذمة السادة أعضاء مجلس الدارة عن السنة املالية املنتهية‬
years ending on 31th December 2023 . . 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫في‬
Resolution: ‫القرار‬
Unanimous approval to discharge Board members and chairman from ‫ إخالء طرف وإبراء ذمة السادة أعضاء ورئيس مجلس‬/ ‫املوافقة بالجماع على‬
their liabilities of the fiscal year ending by 31st Dec 2023. 2023 ‫ ديسمبر‬31 ‫الدارة عن السنة املالية املنتهية في‬
Seventh: : ‫سابعا‬
Discussing renewing the appointment of Co. auditor for the fiscal year that
‫ ديسمبر‬31 ‫تجديد تعيين مراقبي حسابات الشركة للسنة املالية التي ستنتهي في‬
will end on 31st Dec 2024 and to specify his fees.
.‫ وتحديد اتعابهما عن تلك السنة‬2024
‫القرار‬
Resolution:
‫املوافقة بالجماع على تجديد تعيين السادة مراقبي حسابات الشركة للسنة‬
Unanimous approval to renew the appointment of Co. auditors for
: ‫ التالي بيانهم‬2024 ‫ ديسمبر‬31 ‫املالية التي ستنتهي في‬
the fiscal year that will end on 31st Dec 2024 as follows:-
‫) مراقب‬..................... ‫ (مكتب‬...................................... /‫ السيد‬-1
1- Mr. ……………………. (……………………… & Co) as the
‫أو‬/‫رئيس مجلس الدارة و‬/ ‫حسابات أول للشركة وتفويض السيد‬
Company’s auditor and delegating the chairman and/or the vice
‫نائب رئيس مجلس الدارة في تحديد أتعابه بحد اقص ى‬
chairman to specify their fees with maximum ……………………. EGP
‫جم‬...........................
2-Mr. …………………..- (…………………………) as the second auditor of the
‫) كمراقب‬................................ ‫ ( مكتب‬.............................. /‫ السيد‬-2
company and delegating the chairman and/or the vice chairman to
‫أو‬/‫رئيس مجلس الدارة و‬/ ‫حسابات ثان الشركة وتفويض السيد‬
specify their fees with maximum …………………………………….. EGP
‫نائب رئيس مجلس الدارة في تحديد أتعابه بحد اقص ى‬
‫جم‬...................
: ‫ثامنا‬
Eighth:
Determination of the attendance and transportation allowances of the ‫التصديق على تحديد بدالت حضور وانتقال السادة أعضاء مجلس الدارة‬

4
‫رئيس االجتماع‬ ‫مراقب حسابات‬ ‫فارزا األصوات‬ ‫أمين السر‬
Chairman Auditor Vote Scrutinizer Secretary
‫‪experienced independent board members of the fiscal year ending by 31st Dec‬‬ ‫املستقلين من ذوي الخبرة عن العام املالي املنتهي في ‪ 31‬ديسمبر ‪.2024‬‬
‫‪2024.‬‬ ‫القرار‬
‫‪Resolution:‬‬ ‫املوافقة بالجماع على تحديد بدالت حضور ومصاريف االنتقال وبدالت حضور‬
‫اللجان املنبثقة عن مجلس الدارة لألعضاء املستقلين عن العام املالي الذي سينقض ي ‪Unanimous approval to determine the attendance and transportation‬‬
‫مصريا ال غير) ‪allowances and the emanated committees of the board of directors of the‬‬
‫ا‬ ‫في ‪ 31‬ديسمبر ‪.2024‬بمبلغ وقدرة ‪...............‬جم (فقط ‪ ................‬ا‬
‫جنيها‬
‫‪independent members to be equal the amount of ………..EGP for the fiscal‬‬ ‫وذلك لكل عضو من األعضاء املستقلين‬
‫‪year that will end on 31st Dec 2024 to each independent member‬‬ ‫تاسعا ‪:‬‬
‫‪Ninth:‬‬
‫التصريح ملجلس الدارة بالتوقيع على عقود املعاوضة عن العام املالي الذي‬
‫‪Delegate the BOD to conclude & sign the commutative contracts year that will‬‬
‫سينتهي في ‪ 31‬ديسمبر ‪2024‬‬
‫‪end on 31st Dec 2024‬‬
‫القرار‬
‫‪Resolution:‬‬
‫املوافقة بالجماع على تفويض مجلس الدارة في إبرام عقود املعاوضة عن السنة‬
‫‪Authorizing the BOD to conclude and sign the commutative contracts of‬‬
‫املالية املنتهية ‪ 31‬ديسمبر ‪ 2024‬والعرض على الجمعية العامة العادية بمحتوى‬
‫‪2024 and to be referred before the OGM for approval and ratification‬‬
‫العقد للموافقة والتصديق‪.‬‬
‫عاشرا ‪:‬‬
‫‪Tenth:‬‬
‫املوافقة على الترخيص ملجلس الدارة بتحديد التبرعات للعام املالي الذي‬
‫‪Authorizing the BOD to determine the donations of the year that will end‬‬
‫سينتهي في ‪ 31‬ديسمبر ‪ 2024‬وحدود هذه التبرعات‪.‬‬
‫‪on 31st Dec 2024& their limits.‬‬
‫القرار‬
‫‪Resolution:‬‬
‫املوافقة بالجماع على الترخيص ملجلس الدارة وتفويض السيد رئيس مجلس االدارة‬
‫‪Unanimous Approval to Authorize the BOD and delegating the‬‬
‫بتحديد التبرعات للعام املالي الذي سينتهي ‪ 31‬ديسمبر ‪ 2024‬بإجمالي مبلغ وقدره‬
‫‪chairman to determine the 2024 donations with total amount of‬‬
‫‪...................‬جم(فقط ‪ ..........................‬جنيه مصري ال غير) على ان يكون التبرع الحد‬
‫‪………….. EGP (only …………….. Egyptian pound) with the condition that‬‬
‫املؤسسات املرخص لها قانونا بتلقي التبرعات‬
‫‪the donation to be directed to one of the institutions that legally‬‬
‫‪authorized to receive donations‬‬ ‫الحادي عشر‪:‬‬
‫‪Eleven:‬‬
‫ما يستجد من اعمال‪.‬‬
‫‪Any business that may arise.‬‬
‫القرار‬
‫‪Resolution:‬‬
‫وحيث لم يستجد ش يء من األعمال أخري فقد أقفل املحضر في تمام ‪………..‬من ذات‬
‫‪No further items were raised, and the OGM was concluded at ……….. of the‬‬
‫اليوم‪.‬‬
‫‪same day.‬‬
‫‪The Ordinary general assembly meeting authorized Mr.‬‬ ‫هذا وقد فوضت الجمعية العامة العادية األساتذة‬
‫‪…………..jointly or severally, to pursue all the necessary procedures‬‬ ‫‪(.......................................................‬مجتمعين او منفردين) وذلك في اعتماد‬
‫‪before all governmental and non-governmental authorities to‬‬ ‫محضر اجتماع مجلس الدارة أمام الهيئة العامة لالستثمار واملناطق الحرة في‬
‫‪procure the certification of these minutes and to inscribe the‬‬ ‫اتخاذ كافة الجراءات الالزمة قبـ ــل كافـ ــة الجهات الحكومية وغير الحكومية‬
‫‪contents thereof in the Commercial Registry and Notary public and‬‬ ‫العتماد هذا املحضر والتأشي ـ ــر بمضمونه في السجل التجاري والتوقيع أمام‬
‫‪chamber of commerce.‬‬ ‫الهيئة العامة لالستثمار واملناطق الحرة والغرفة التجارية والتوقيع علي عقد‬
‫التعديل أمام الشهر العقاري‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫رئيس االجتماع‬ ‫مراقب حسابات‬ ‫فارزا األصوات‬ ‫أمين السر‬
‫‪Chairman‬‬ ‫‪Auditor‬‬ ‫‪Vote Scrutinizer‬‬ ‫‪Secretary‬‬
I, ……………………., declare that the above is a true copy of the minutes
of the Ordinary General Meeting of ……………………… S.A. E Held on
………../……/2024, declare that I am fully responsible for the accuracy
of the information and procedures listed in these minutes and before
third parties, the Shareholders and GAFI and to withhold of all
documents that support the meeting minutes in Co. headquarter and
to be complied with laws and regulations and Co. agreements and
amendments and obliged to deliver upon request.
Signature\
‫ بصفتي رئيس االجتماع للجمعية العامة‬.................................. /‫أقر أنا السيد‬
2024/....../............. ‫م (املنعقدة بتاريخ‬.‫م‬.‫)ش‬........................... ‫العادية لشركة‬
‫بمسئوليتي القانونية الكاملة عن صحة ماورد في هذا املحضر من بيانات ووقائع‬
‫وإجراءات انعقاد وذلك في مواجهة املساهمين والغير والهيئة العامة لالستثمار‬
‫واملناطق الحرة واقر باالحتفاظ بجميع الوثائق واملستندات املؤيدة ملا ورد‬
‫باالجتماع في مقر الشركة واتفاقها واحكام القانون وعقد الشركة وتعديالته‬
.‫وااللتزام بتقديمها عند طلبها‬
/ ‫رئيس االجتماع‬

6
‫رئيس االجتماع‬ ‫مراقب حسابات‬ ‫فارزا األصوات‬ ‫أمين السر‬
Chairman Auditor Vote Scrutinizer Secretary