CHỦ ĐỀ 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

I. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ

Hiệu lực , hiệu
Nhà quản lý Quá trình
quả hoạt động

Hội đồng Kiểm Độ tin cậy

quản trị soát nội
bộ
Mục tiêu
Đảm bảo Tuân thủ pháp
Các nhân v
Con ngƣời iên hợp lý luật và các quy
định

Báo cáo COSO định nghĩa: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà
quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

 Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

 Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính

 Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”.

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu.

KSNB là một quá trình: tức khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống
mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. KSNB tỏ ra hữu
hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt động của doanh nghiệp
chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh
nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. KSNB phải là một bộ phận
giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.

KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các
nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới
các mục tiêu đã định. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá
nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn
luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán.

1
KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục
tiêu chung của tổ chức.

Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và
nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm
tàng trong HTKSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm
quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên
HTKSNB.

Các mục tiêu: mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và
mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu
mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây:

 Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử
dụng các nguồn lực.

 Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin
cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp.

 Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.

Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có
thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của
các nhóm đối tượng khác nhau đối với HTKSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động
xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất
phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát
từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.

II. Lịch sử phát triển kiểm soát nội bộ

1. Giai đoạn sơ khai

- Các công ty kiểm toán đầu tiên trên thế giới có nguồn gốc từ Anh quốc, sau đó lan rộng
sang các quốc gia khác trong những năm cuối thế kỷ 19. Một trong những công ty kiểm
toán đầu tiên được thành lập là công ty Price Waterhouse. Vào thời kỳ này, chưa có hệ
thống chuẩn mực kiểm toán mà chỉ có một hướng dẫn duy nhất là sổ tay kiểm toán của
Dicksee công bố vào năm 1892.

2
- Đến năm 1905, Robert Montgomery, đồng thời cũng là sáng lập viên của công ty kiểm
toán Lybrand, Ross Bros & Montgomery, đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên quạn đến
kiểm soát nội bộ trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành kiểm toán”.

- Đến năm 1929, thuật ngữ kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong một Công bố cửa
Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ

- Năm 1936, trong một công bố, Hiệp hội Kê toán viên công chứng Hoa Kỳ (A1CPA -
American Institute of Certified Public Accountants) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ là các biện
pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và
các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”.

2. Giai đoạn hình thành

- Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ với nhan
đề: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị
doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”

- Năm 1958, ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP - Committee on Auditing Procedure) trực thuộc
AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP- Statement on Auditing Procedure) về:
“Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân
biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán

- Đến 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nội
bộ” trong đó đưa ra bốn thủ tục kiểm soát kế toán, đó là đảm bảo nghiệp vụ chỉ được thực
hiện khi đã được phê chuẩn, ghi nhận đúng đắn mọi nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế sự
tiếp cận tài sản và kiểm kê.

Sau đó, AICPA ban hành các chuẩn mực kiểm toán (SAS - Statement on Auditing Standard)
để thay thế cho các thủ tục kiểm toán

3. Giai đoạn phát triển

- Vào những thập niên 1970 - 1980, nền kinh tế của Hoa Kỳ cũng như nhiều quốc gia khác
đã phát triển mạnh mẽ, số lượng các công ty tăng nhanh, kể cả các công ty thuộc quyền sở
hữu của nhà nước và kinh doanh quốc tế.Trong thời gian này, cùng với sự phát triển về
kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây ra tổn thất
đáng kể cho nền kinh tế. Yêu cầu về báo cáo kiểm soát nội bộ của công ty cho công chúng

3
là một chủ đề gây nhiều tranh luận. Các tranh luận trên cuối cùng đã đưa đến việc thành
lập ủy ban COSO.

- COSO là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo
cáo tài chính, thường gọi là ủy ban Treadway

- Ủy ban COSO được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của năm tổ chức nghề
nghiệp, mỗi tổ chức này đã chỉ định một đại diện để lập ra ủy ban COSO.

Năm 1992, COSO đã phát hành báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế
giới đã đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống,
COSO đã định nghĩa đầy đủ về kiểm soát nội bộ và dùng từ Kiểm soát nội bộ. Báo cáo
COSO đưa ra năm bộ phận của kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá
rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát.

4. Giai đoạn hiện tại

Báo cáo COSO 1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được cơ sở lý thuyết
rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Sau đó, hàng loạt nghiên cứu phát triển về kiểm soát nội bộ
trong nhiều lĩnh vực khác nhau đã ra đời. COSO phát triển về quản trị, về doanh nghiệp
nhỏ (2006), về công nghệ thông tin, kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề
cụ thể và giám sát (2008)

III. Báo cáo COSO

1. COSO là gì?

COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là

một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính
(The National Commission on Fraudulent Financial Reporting hay còn gọi là Treadway
Commission). Hội đồng quốc gia này được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5
tổ chức là:

- Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)

- Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association)

- Hiệp hội quản trị viên tài chính (the Financial Executives Institute – FEI)

- Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants – IMA)

4
- Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (the Institute of Internal Auditors – IIA)

Sự ra đời của Hội đồng quốc gia theo sau hàng loạt các sự kiện về tài chính và chính trị ở
nước Mỹ thời bấy giờ như vụ Watergate (1973) dẫn đến sự ra đời của Luật chống hối lộ ở
nước ngoài (1977); AICPA thành lập một Ủy ban đặc biệt về kiểm soát nội bộ (1979); Ủy
ban quản lý chứng khoán Mỹ (SEC) đưa ra quy định bắt buộc các giám đốc phải đưa ra
báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở doanh nghiệp(1979)

Các sự kiện trên có một điểm chung đó là làm dấy lên sự quan tâm của công chúng đến
vấn đề kiểm soát nội bộ bao gồm: các cơ quan quản lý nhà nước, các nghị sĩ, các giám đốc
điều hành, các kế toán và kiểm toán viên…vv. Thực tế trên đã tạo ra rất nhiều định nghĩa,
quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB) cũng như cách thức đánh giá thế nào là
một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hữu hiệu giữa các cơ quan quản lý nhà nước,
các hội nghề nghiệp, giới doanh nhân và học giả. Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một
định nghĩa, một cách hiểu chung được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng nhằm hỗ trợ
các nhà quản lý doanh nghiệp thực hiện kiểm soát tốt hơn doanh nghiệp của mình.

2. Quá trình hình thành Báo cáo COSO

Thu thập tài liệu Tổ chức hội thảo Hoàn thiện dự thảo

Phỏng vấn Dự thảo báo cáo

Gửi bảng câu hỏi Kiểm nghiệm thực tế

Báo cáo COSO (sau đây gọi tắt là Báo cáo) là kết quả của một dự án được thực hiện qua
bảy giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Thu thập các tài liệu từ trước đến nay về KSNB

Các tài liệu đựơc thu thập có thể đề cập trực tiếp đến KSNB cho mục tiêu lập báo cáo tài
chính hoặc KSNB nói chung (ví dụ: thu thập các tiêu chuẩn nhằm đánh giá sự hữu hiệu

5
của KSNB tại một cơ sở y tế, một trường học hay một bộ phận chức năng trong doanh
nghiệp). Ban soạn thảo đã đọc tóm tắt của khoảng 1.700 bài báo, tựa sách và các ấn phẩm
khác và chọn ra 700 tài liệu để nghiên cứu chi tiết.

Giai đoạn 2: Phỏng vấn

Ban soạn thảo chọn ngẫu nhiên 45 cá nhân để phỏng vấn họ về KSNB (bao gồm 14 giám
đốc tài chính, 8 đại diện từ các cơ quan quản lý nhà nước, 8 giám đốc của các công ty
kiểm toán có quy mô khác nhau, 5 học giả và một số cá nhân khác). Kết quả phỏng vấn
được tổng hợp theo mẫu thống nhất.

Giai đọan 3: Gửi bảng câu hỏi

Bảng câu hỏi được thiết kế để thu thập các ý kiến bổ sung cho một số vấn đề mà Ban soạn
thảo thấy cần phải làm rõ thêm. Các vấn đề này được chọn ra từ kết quả của hai giai đoạn
trước. Ban soạn thảo đã nhận được 522 phiếu trả lời từ nhiều đối tượng khác nhau như:
các nhà quản lý, các giám đốc tài chính, các kiểm soát viên, kiểm toán viên nội bộ và độc
lập, các nghị sĩ và học giả.

Giai đoạn 4: Tổ chức hội thảo

Tổng cộng 8 hội thảo đã được tổ chức để thu thập ý kiến cho Dự thảo báo cáo sơ bộ (bao
gồm 5 hội thảo độc lập do 5 tổ chức tài trợ chủ trì cùng với 3 hội thảo chung).

Giai đoạn 5: Dự thảo báo cáo

Sau các hội thảo trên, Ban soạn thảo đã hình thành được Dự thảo báo cáo và phát ra
40.000 bản nhằm tiếp tục lấy ý kiến đóng góp. Kết quả là Ban soạn thảo đã nhận được 211
thư góp ý cho Dự thảo.

Giai đoạn 6: Kiểm nghiệm thực tế

Nội dung của Dự thảo được kiểm nghiệm thực tế tại 5 công ty thuộc các ngành nghề khác
nhau (quy mô các công ty từ mức dưới 10 triệu đô la Mỹ doanh thu mỗi năm cho tới hàng
tỷ đô la. Ban soạn thảo xem xét các bộ phận của HTKSNB được vận dụng trong thực tế
như thế nào. Mỗi bộ phận được tập trung vào ít nhất một hoạt động cụ thể của doanh
nghiệp. Ngoài ra Ban soạn thảo cũng đánh giá các thủ tục kiểm soát đối với từng mục tiêu
như mục tiêu báo cáo tài chính, mục tiêu hoạt động và mục tiêu tuân thủ.

6
Giai đoạn 7: Sửa đổi và hoàn thiện Dự thảo

Sau giai đoạn kiểm nghiệm thực tế trên, 3.000 bản Dự thảo (sửa đổi) đã được phát ra nhằm
thu thập thêm ý kiến và Ban soạn thảo đã nhận được 45 thư góp ý. Sau đó, 12 cuộc họp
(quy mô tương đương cuộc hội thảo) cũng đã được tổ chức để nghe các góp ý từ đại diện
của SEC, Ngân hàng trung ương Mỹ, Hiệp hội ngân hàng Mỹ (ABA) và đại diện của 5 tổ
chức tài trợ. Ngoài ra, rất nhiều cá nhân từ các trường đại học, các doanh nghiệp, công ty
kiểm toán, tư vấn đã có những đóng góp bổ ích cho quá trình soạn thảo. Kết quả là Báo
cáo COSO đã được ban hành năm 1992 như chúng ta thấy ngày nay.

3. Cấu trúc của Báo cáo COSO (1992)

Báo cáo COSO gồm 4 phần:

Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý

Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về KSNB ở mức độ cao dành riêng cho các nhà
quản lý, giám đốc điều hành, ban giám đốc, các nghị sĩ và cơ quan quản lý nhà nước.

Phần 2: Khuôn khổ chung của KSNB

Đây là phần cơ bản nhất của Báo cáo COSO, trong đó có định nghĩa về KSNB, mô tả các
bộ phận hợp thành của KSNB, đưa ra các tiêu chí giúp ban giám đốc, nhà quản lý và các
đối tượng khác đánh giá HTKSNB.

Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài

Đây là tài liệu bổ sung, cung cấp hướng dẫn cho các tổ chức cách thức báo cáo cho các đối
tượng bên ngoài về HTKSNB cho mục tiêu báo cáo tài chính.

Phần 4: Công cụ đánh giá HTKSNB

Đưa ra các hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá HTKSNB.

4. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Báo cáo COSO (1992) thì một HTKSNB bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ
với nhau, đó là:

 Môi trường kiểm soát

 Đánh giá rủi ro

7
 Hoạt động kiểm soát

 Thông tin và truyền thông

 Giám sát.

Môi trường kiểm soát: tạo ra sắc thái chung trong đơn vị - nơi mỗi người tiến hành các
hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Chính môi trường kiểm soát làm nền
tảng cho các thành phần khác của HTKSNB.

Đánh giá rủi ro: mỗi đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro mà mình gặp phải.
Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục
tiêu cụ thể cho từng hoạt động của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và
phân tích các rủi ro đe dọa các mục tiêu của mình. Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các
rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào.

Hoạt động kiểm soát: là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà
quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và
mọi hoạt động.

Thông tin và truyền thông: các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao
đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong
đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, chứa
đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Sự trao đổi thông tin
hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên
trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong HTKSNB
cũng như hoạt động của cá nhân có tác động tới công việc của người khác như thế nào.
Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi hữu hiệu giữa đơn vị với các đối tượng bên ngoài như
khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông và các cơ quan quản lý.

Giám sát: là quá trình đánh giá chất lượng của HTKSNB qua thời gian. Những khiếm
khuyết của HTKSNB cần được báo cáo lên cấp trên và điều chỉnh lại khi cần thiết.

Trong môi trường kiểm soát, nhà quản lý đánh giá rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục
tiêu cụ thể. Hoạt động kiểm soát được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà
quản lý nhằm đối phó với rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi đó, các thông tin

8
thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin diễn ra thông suốt trong
toàn bộ tổ chức. Quá trình trên sẽ được giám sát và điều chỉnh lại khi cần thiết.

5. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ

5.1. Hội đồng quản trị

- Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ
đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị. Các thành viên trong Hội đồng quản trị cần
phải khách quan và có năng lực. Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động
của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hòan thành được trách nhiệm của mình.

- Trong nhiều truờng hợp, do thiếu năng lực hoặc kinh nghiệm mà Ban Giám đốc có thể
rơi vào tình trạng kiểm soát chồng chéo, hoặc không kiểm soát được những hóạt động
diễn ra tại đơn vị. hoặc Ban Giám đốc có thể không trung thực, cố tình xuyên tạc các kết
quả hoạt động trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục
tiêu cá nhân. Để tránh tình trạng trên, hội đồng quản trị phải biết kết hợp các kênh thông
tin khác nhau để có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.

5.2. Nhà quản lý

- Người chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống kiểm soát nội bộ là các nhà quản lý cao
cấp. Hơn ai hết, nhà quản lý cao cấp phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo
đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm soát đến toàn bộ hệ thống. Trong các đơn
vị lớn, nhà quản lý cao cấp chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ huy các nhà quản lý cấp trung
gian và soát xét cách thức họ điều hành kinh doanh.

- Trách nhiệm của nhà quản lý là thiết lập mục tiêu và chiến lược, sir dụng các nguồn lực
(con người và vật chất) để đạt được các mục tiêu đã định.

5.3. Kiểm toán viên nội bộ

Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung
cấp cho các bộ phận trong đơn vị.

5. 4. Nhân viên

Kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong một đơn vị. Mọi

9
thành viên đều nằm trong một hệ thống xử lý thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt
động trong đơn vị, báo cáo vê những vấn đề rắc rối trong các hoạt động, việc không tuân
thủ các quy tắc về đạo đức, vi phạm các chính sách hay có hành vi sai phạm mà họ đã
nhận biết... Ngoài ra, không thể không kể đến sự đóng góp của các thành viên này trong
quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.

5.5. Các đối tƣợng khác ở bên ngoài

- Các kiểm toán viên bên ngoài (như kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên của nhà
nước...), thông qua các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát
hiện và cung cấp thông tin về những điểm yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm
giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc nhận biết và chấn chỉnh kịp thời.

- Nhà nước ban hành những luật lệ hoặc quy định để giúp tổ chức nhận thức và cố gắng
thực hiện những hoạt động theo khuôn khổ của pháp luật hoặc các quy định.

- Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu ích thông
qua các giao dịch với tổ chức.

10
 CHỦ ĐỀ 2: GIAN LẬN VÀ BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA
GIAN LẬN

I. Định nghĩa về gian lận và sai sót

1. Khái niệm và biểu hiện của gian lận

a. Khái niệm

Gian lận là những hành vi có chủ ý lừa dối liên quan đến việc tham ô, hoặc xuyên tạc
thông tin che giấu tài sản nhằm mục đích tư lợi.
b. Biểu hiện
- Xử lý chứng từ theo ý chủ quan.
- Che giấu, cố ý bỏ sót các thông tin tài liệu, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm sai lệch
BCTC.
- Cố ý áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán chính sách
tài chính.
- Cố tình tính toán sai về mặt số học để làm sai chênh lệch BCTC đem lại lợi ích cá nhân.

c. Các yếu tố ảnh hưởng đến gian lận

+Sự xúi giục: được xem như một loại áp dụng từ phía cá nhân thực hiện hành vi gian lận,
hoặc cũng có thể từ người khác.
+Cơ hội.
+ Thiếu liêm khiết.
2. Khái niệm và biểu hiện sai sót

a. Khái niệm
- Sai sót là lỗi không cố ý được hiểu là sự nhầm lẫn, bỏ sót các nghiệp vụ hoặc do yếu kém
về mặt năng lực gây ra sai phạm.

b. Biểu hiện
- Lỗi về tính toán số học, hoặc ghi chép sai.
- Áp dụng sai các nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán do năng lực hạn chế
- Bỏ sót, hiểu sai về các khoản mục, nghiệp vụ.

11
c. Các yếu tố ảnh hưởng đến sai sót
+ Năng lực kém.
+ Có áp lực.
+ Tư cách lối sống, lề lối làm việc cẩu thả thiếu thận trọng làm cho khả năng sau sót trong
việc bảo quản dữ liệu, chứng từ sổ sách hay trong việc nhập dữ liệu.

3. Mối quan hệ giữa gian lận và sai sót

- Giống nhau: đều là các sai phạm, lệch lạc thông tin, phản ánh sai thực tế. Các sai phạm
đều do người mắc lỗi tạo ra, nhưng trách nhiệm liên đới tới những người quản lý nói
chung.
- Khác nhau:
- Sai sót là do vô tình, hoặc do năng lực kém, gian lận là sự cố ý.
- Tính nghiêm trọng của sai sót phụ thuộc vào quy mô và sự lặp lại của sai sót. Mọi hành
vi gian lận đều nghiêm trọng.
- Mức độ tinh vi của gian lận cao, khó phát hiện, còn sai sót dễ phát hiện.

II. Các công trình nghiên cứu về gian lận

1. Edwin H. Sutherland (1883-1950)

Edwin H. Sutherland là nhà nghiên cứu về tội phạm học của Đại học Indiana (Hoa Kỳ).
Ông quan tâm đặc biệt đến hành vi gian lận được thực hiện bởi những nhà quản lý đối với
chủ sở hữu. Ông cho rằng quá trình phạm tội thường thông qua một quá trình giao tiếp với
xã hội, vì hành vi phạm tội không thể tiến hành nếu như không có sự tác động của ỵếu tố
bên ngoài. Từ vấn đề trên, Sutherland đưa đén kết luận khác: “Một tổ chức mà có các
nhân viên không lương thiện sẽ ảnh hưởng ngay đến các nhân viên lương thiện”.

2. Donald R. Cressey (1919-1987)

Donald R. Cressey là học trò xuất sắc của Sutherland và cũng là nhà nghiên cứu về tội
phạm tại Đại học Indiana vào những năm 40 của thế kỷ 20. Cressey đã chọn vấn đề tham
ô, biển thủ làm đề tài cho luận án tiến sĩ của mình. Ông tập trung phân tích gian lận dưới
góc độ tham ô và biển thủ nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến các hành vi vi phạm pháp
luật. Ông đã đưa ra mô hình Tam giác gian lận (Fraud Triangle) để trình bày các nhân tố
dẫn đến các hành vi gian lận và ngày nay đã trở thành một trong những mô hình chính
thống được sử dụng

12
a. Áp lực

Qua khảo sát những hành vi gian lận, Cressey đã tóm tắt về sáu trường hợp chính tạo nên
áp lực như sau:

Loại 1: Khó khăn về tài chính

Loại 2: Hậu quả từ thất bại cả nhân

Loại 3: Khó khăn về kinh doanh

Loại 4: Bị cô lập

Loại 5: Muốn ngang bằng người khác

Loại 6: Mối quan hệ chủ - thợ

b. Cơ hội

Khi đã bị áp lực, nếu có cơ hội, họ sẵn sàng thực hiện hành vi gian lận. Có hai yếu tố liên
quan đến cơ hội là nắm bắt thông tin và kỹ năng thực hiện.

- Nắm bắt thông tin là khi nghe được, nhìn thấy được hành vi gian lận của một người khác
hay nhận thấy ở vị trí của mình có thể thực hiện hành vi gian lận tương tự vì không có sự
giám sát hay ít khả năng bị phát hiện.

- Kỹ năng thực hiện là cách thức để thực hiện hành vi gian lận, kỹ năng này tùy thuộc vào
vị trí của họ trong tổ chức. Hầu hết cách thức tham ô, biển thủ đều gắn liền với những
công việc hàng ngày, quen thuộc của họ.

c. Thái độ, cá tính

Nhân tố cuối cùng của tam giác gian lận đó là thái độ hay cá tính. Theo nghiên cứu của
Cressey, không phải tất cả mọi người khi gặp khó khăn và có cơ hội cũng đều thực hiện
gian lận, vì nó còn phụ thuộc rất nhiều vào thái độ hay cá tính của từng cá nhân. Có những
người dù chịu áp lực và có cơ hội thực hiện nhưng vẫn không hề thực hiện hành vi gian
lận, và ngược lại.

3. D.W.Steve Albrecht

Ông là nhà tội phạm học làm việc tại Đại học Brigham Young (Hoa Kỳ). Cùng với hai
đồng sự là Keith Howe và Marshall Rommey, ông đã tiến hành phân tích 212 trường hợp

13
gian lận, vào những năm 1980, dưới sự tài trợ của Hiệp hội các nhà sáng lập chuyên
nghiên cứu về kiểm toán nội bộ.

Thông qua khảo sát, ông đã thiết lập các biến số liên quan đến gian lận. Mục đích của
công trình là xác định các dấu hiệu quan trọng của sự gian lận để có thể ngăn ngừa và phát
hiện chúng.

a. Dấu hiệu đối với nhân viên

Dưới đây là mười (10) dấu hiệu của nhân viên cho thấy khả năng xuất hiện gian lận
cao nhất:

 Sống dưới mức trung bình.

 Nợ nần cao.

 Quá mong muốn có thu nhập cao.

 Có mối liên hệ thân thiết với khách hàng hay nhà cung cấp.

 Cảm giác được trả lương không tương xứng với sự đóng góp.

 Mối quan hệ chủ - thợ không tốt.

 Có mong muốn chứng tỏ là họ có thể vượt qua được sự kiểm soát của tổ chức.

 Có thói quen cờ bạc.

 Chịu áp lực từ/hay phụ thuộc gia đình quá mức.

 Không được ghi nhận thành tích.

b. Dấu hiệu liên quan đến tổ chức

Mười (10) dấu hiệu liên quan đến tổ chức là:

 Đặt quá nhiều lòng tin vào nhân viên chủ chốt.

 Thiếu thủ tục phê chuẩn thích hợp.

 Không yêu cầu công bố đầy đủ các khoản. Đầu tư và thu nhập cá nhânề

 Không tách biệt chức năng bảo quản tài sản và phê chuẩn.

 Thiếu kiểm tra hay soát xét độc lập việc thực hiện.

14
 Không theo dõi chi tiết các hoạt động.

 Không tách biệt chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán.

 Không tách biệt một số chức năng về kế toán.

 Thiếu chỉ dẫn rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn.

 Thiếu sự giám sát của kiểm toán nội bộ.

4. Richard C. Hollinger

Hollinger và Clark cho rằng, nguyên nhân chủ yếu của gian lận là điều kiện làm việc.
Hai ông đưa ra một loạt nhân tố để giải thích về tình trạng nhân viên ăn cắp tài sản của tổ
chức:

 Áp lực từ bên ngoài, như khó khăn chung của nền kinh tế, lạm phát...

 Đăc điểm của những người đương thòi, nhất là những người trẻ, họ thường kém trung
thực và không chịu khó làm việc bằng các thế hệ trước.

 Bản năng của con người, ví dụ do lòng tham...

 Sự không hài lòng, hay không thỏa mãn với công việc.

 Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn không hợp lý.

Bên cạnh đó, hai ông còn tìm ra một loạt những mối liên hệ giữa thu nhập, tuổi tác, vị trí
và mức độ hài lòng trong công việc với tình trạng biển thủ. Đối với mối tương quan giữa
tuổi tác và ăn cắp, hai ông cho rằng trong một tổ chức, nhiều trách nhiệm quan trọng
thường chỉ được giao cho những người có nhiều kinh nghiệm, có tuổi đời cao. Chính cách
phân công này đã làm cho mức độ gắn kết của những người trẻ với tổ chức, những cam
kết cá nhân hay những ràng buộc với mục tiêu của tổ chức thường trở nên lỏng lẻo, đây
cùng là một lý do khiến cho tỷ lệ ăn cắp ở những người trẻ thường cao hơn.

Dựa trên kết quả nghiên cứu, hai ông kết luận rằng các nhà quản lý cần tập trung vào bốn
vấn đề sau đây nhằm ngăn ngừa những hành vi ăn cắp trong tổ chức:

 Quy định rõ ràng những hành vi không được chấp nhận trong tổ chức.

 Không ngừng phổ biến những thông tin hữu ích, những qui định của tổ chức cho toàn
thể nhân viên.

15
 Thực hiện việc phê chuẩn trong thực tế.

 Công khai các phê chuẩn.

III. Kết quả nghiên cứu về gian lận theo công trình nghiên cứu của ACFF

1. Về các loại gian lận

Một trong những mục tiêu nghiên cứu về gian lận của ACFE là phân loại chúng để có thể
đưa ra các biện pháp ngăn ngừa. Theo ACFE, có ba loại gian lận như sau:

 Gian lận liên quan đến tài sản: Xảy ra khi nhân viên hay người quản lý biển thủ tài sản
của tổ chức, điển hình là biển thủ tiền, đánh cắp hàng tồn kho, gian lận về tiền lương.

 Tham ô: Xảy ra khi nhân viên hay người quản lý lợi dụng trách nhiệm và quyền hạn
của họ, làm trái các nghĩa vụ đã được họ cam kết với tổ chức, để làm lợi cho bản thân
hay bên thứ ba.

 Gian lận trên báo cáo tài chính: Là khi các thông tin trên báo cáo tài chính bị bóp méo,
phản ánh không trung thực tình hình tài chính một cách cố ý nhằm lường gạt người sử
dụng thông tin. Ví dụ như khai khống doanh thu, khai giảm nợ phải trả hay chi phí.

Kết quả nghiên cứu của ACFE từ năm 1993 đến 2008 cho thấy trong các trường hợp khảo
sát, gian lận liên quan đến tài sản tuy chiếm trên 85% trường hợp được nghiên cứu nhưng
mức thiệt hại cho nền kinh tế lại thấp nhất. Trong khi đó, các gian lận trên báo cáo tài
chính, tuy chiếm tỷ lệ thấp nhất trong ba loại trên (khoảng 10,3% năm 2008, 10,6% năm
2006, 8% năm 2004 và 5% năm 2002), nhưng hậu quả gây ra cho nền kinh tế thì lại lớn
nhất. Thiệt hại do tham ô, tham nhũng được xếp thứ hai, tức ít hơn gian lận trên báo cáo
tài chính nhưng nhiều hơn gian lận liên quan đến tài sản.

2. Ngƣời thực hiện gian lận và tổn thất do gian lận

Kết quả nghiên cứu vào các năm 2004, 2006 và 2008 cho thấy người thực hiện gian lận
nhiều nhất là nhân viên, kế đến là người quản lý và cuối cùng là chủ sở hữu hay nhà quản
lý cao cấp. Tuy nhân viên là người thường thực hiện gian lận nhưng tổn thất mà họ gây ra
thấp hơn nhiều so với thiệt hại do chủ sở hữu hay nhà quản lý cao cấp gây ra.

3. Gian lận theo loại hình và quy mô tổ chức

Công trình nghiên cứu cho biết về mức tổn thất tính trên quy mô của tổ chức (tính theo số

16
lượng nhân viên). Kết quả cho thấy, gian lận ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ là cao
nhất, gần 38% trường hợp gian lận xuất hiện trong các doanh nghiệp nhỏ (có ít hơn 100
nhân viên) và gần 40% công ty tư nhân. Nguyên nhân là do các doanh nghiệp nhỏ thường
cho phép kiêm nhiệm nhiều chức năng và dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau.

4. Ngƣời phát hiện gian lận

Công trình nghiên cứu còn tổng kết về người phát hiện gian lận. Vào năm 2008, gian lận
được phát hiện nhiều nhất bởi sự tố giác của nhân viên, nhà cung cấp, bộ phận kiểm toán
nội bộ. Sự tình cờ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện gian lận.

5. Biện pháp ngăn ngừa và phát hiện gian lận

Công trình nghiên cứu năm 2006, 2008 cũng đưa ra kết quả của các biện pháp phòng
ngừa gian lận mà các tổ chức thường sử dụng và tính hữu hiệu của chúng. Biện pháp
thông thường nhất được các tổ chức áp dụng là thuê kiểm toán độc lập (chiếm tỷ lệ 69,6%
theo khảo sát năm 2008), kế tiếp là ban hành chuẩn mực đạo đức (61,5%) và sau đó là sử
dụng kiểm toán nội bộ (55,8%). Biện pháp về giáo dục, thiết lập đường dây nóng hay
kiểm tra đột xuất được sử dụng ít hơn 50%

6. Tính hữu hiệu của các biện pháp ngăn ngừa và phát hiện gian lận

Để xem xét tính hữu hiệu của mỗi biện pháp, ACFE đã tiến hành so sánh mức thiệt hại
trung bình ở các tổ chức có biện pháp phòng ngừa gian lận và các tổ chức không áp dụng.
Điểm thú vị là hai biện pháp kiểm soát hữu hiệu nhất lại là kiểmtra đột xuất và luân
chuyển nhân sự.

IV. Những phƣơng pháp gian lận phổ biến trên báo cáo tài chính

1. Gian lận tài sản

1.1. Gian lận tiền

Đối với thu tiền: Hai cách gian lận phổ biến là

 Skimming ( Tiền bị đánh cắp trước khi ghi vào sổ)

Ví dụ: Thu tiền từ khách hàng nhưng không ghi vào sổ bán hàng

 Cash larceny( Tiền bị đánh cắp sau khi ghi vào sổ)

17
Ví dụ: Nhận séc hay tiền mặt nhưng không nộp vào quỹ

Đối với chi tiền: Các gian lận phổ biến là

 Lập hóa đơn ( Nhân viên làm cho doanh nghiệp phải chi tiền bằng cách nộp hóa đơn
mua hàng hóa dịch vụ không có thật)

Ví dụ: Nhân viên dùng hàng hóa dịch vụ cá nhân nhưng sau đó nộp hóa đơn yêu cầu tổ
chức chi trả

 Thanh toán chi phí không có thật ( Nhân viên yêu cầu công ty thanh toán khoản chi
ảo)

 Gian lận về séc ( Nhân viên đánh cắp tiền thông qua sử dụng séc của đơn vị cho mục
đích cá nhân

Ví dụ: Nhân viên đánh cắp các séc trắng và ghi tên họ là người thụ hưởng hoặc nhân viên
đánh cắp các séc tiền mặt dung để chi trả cho nhà cung cấp và ghi tên của họ.

 Tiền lương ( Tính lương cho các nhân viên không có thực để chiếm dụng số tiền này)

Ví dụ: Nhân viên khai khống giờ làm thêm hoặc ghi các nhân viên ảo vào danh sách

 Ghi nhận việc chi tiền ( Ghi nhận các nghiệp vụ chi tiền không có thực để che giấu
việc đánh cắp tiền)

Ví dụ: Nhân viên ghi nhận việc thanh toán tiền cho khoản mua hàng không có thực để
đánh cắp tiền

 Biển thủ tiền tồn quỹ

1.2 Gian lận đối với tài sản phi tiền tệ

- Đánh cắp, đánh giá sai tài sản hữu hình, tài sản phi tiền tệ như hàng tồn kho, công cụ,
dụng cụ

Ví dụ: Nhân viên đánh cắp hàng từ kho hay quầy bán hàng hoặc sử dụng công cụ dụng cụ
cho mục đích cá nhân

- Nhân viên đánh cắp thông tin mật của công ty

Ví dụ: Nhân viên tiếp cận với hồ sơ của khách hàng để lấy cắp các thông tin cá nhân hoặc
cung cấp các thông tin mật của tổ chức cho đối thủ cạnh tranh

18
- Đánh cắp cổ phiếu, trái phiếu hay các chứng khoán khác

2. Gian lận trên báo cáo tài chính

Các phương pháp gian lận thường được sử dụng là:

2.1 Che giấu nợ phải trả và chi phí

Che giấu nợ phải trả đưa đến giảm chi phí là một trong những kỹ thuật gian lận phổ biến
trên báo cáo tài chính nhằm khai khống lợi nhuận. Lợi nhuận trước thuế sẽ tăng tương ứng
với số chi phí hay nợ phải trả bị che giấu. Đây là phương pháp dễ thực hiện và khó phát
hiện vì thường không để lại dấu vết. Các phương pháp chính để che giấu nợ phải trả và chi
phí là:

 Không ghi nhận nợ phải trả và chi phí

 Vốn hóa các khoản chi phí không được phép vốn hóa

 Không lập dự phòng nợ phải trả.

2.2 Ghi nhận doanh thu không có thật

- Là việc ghi nhận vào sổ sách một nghiệp vụ bán hàng hay cung cấp dịch vụ không có
thực.

- Thủ thuật thường sử dụng là tạo ra các khách hàng ma và lập chứng từ giả mạo nhưng
hàng hóa không được giao và đầu niên độ sau sẽ lập bút toán hàng bán bị trả lại.

- Khai cao doanh thu còn được thực hiện thông qua việc cố ý ghi tăng các yếu tố trên hóa
đơn như số lượng, giá bán... hoặc ghi nhận doanh thu khi các điều kiện giao hàng chưa
hoàn tất, chưa chuyển quyền sở hữu và rủi ro đối với hàng hoá (dịch vụ) hay không ghi
nhận hàng bán bị trả lại vào các khoản giảm trừ doanh thu.

2.3 Định giá sai tài sản

Việc định giá sai được thực hiện thông qua việc không ghi giảm giá trị hàng tồn kho khi
hàng đã hư hỏng không còn sử dụng được hay không lập đầy đủ các khoản dự phòng phải
thu khó đòi, các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn. Các tài sản khác cũng thường bị định
giá sai là tài sản cố định hữu hình, hoặc không vốn hóa đầy đủ các chi phí vô hình, phân
loại không đúng tài sản...

19
2.4 Ghi sai niên độ

Doanh thu hay chi phí được ghi nhận không đúng kỳ chẳng hạn dọanh thu hoặc chi phí
của kỳ này có thể chuyển sang kỳ kế tiếp hay ngược lại để làm tăng hoặc giảm thu nhập
hay chi phí.

2.5 Không khai báo đầy đủ thông tin

Việc không khai báo đầy đủ các thông tin nhằm hạn chế khả năng phân tích của người sử
dụng báo cáo tài chính. Các thông tin thường không được khai báo đầy đủ trong thuyết
minh báo cáo tài chính, như các khoản nợ tiềm tàng, các sự kiện sau ngày kết thúc niên
độ, thông tin về các bên liên quan, những thay đổi về chính sách kế toán…

20
 CHỦ ĐỀ 3: KHUÔN MẪU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ THEO BÁO CÁO CỦA COSO

I. Môi trƣờng kiểm soát

Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát
của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm
toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:

1. Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn
vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quyết tâm
đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không thể xem nó
thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục
tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn
thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo
đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát. Hơn nữa, triết lý
quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp được điều
hành.

Ví dụ: Một doanh nghiệp đối phó thành công thường xuyên với các rủi ro trọng yếu
sẽ có thể có quan điểm khác về kiểm soát nội bộ so với một doanh nghiệp hoạt động
trong môi truờng có rủi ro kinh doanh thấp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thứ
nhất có khuynh hướng chấp nhận một mức rủi ro cao hơn và thường duy trì các thủ
tục kiểm soát đầy đủ hơn để thích nghi với môi trường kinh doanh của mình.

Một ví dụ khác là cách thức doanh nghiệp kiểm soát. Một doanh nghiệp có thể thực
hiện việc kiểm soát chủ yếu bằng các cuộc gặp gỡ trực tiếp với những người quản lý
chủ chốt trong đơn vị. Một doanh nghiệp khác lại dựa nhiều vào việc ban hành các
chính sách, văn bản, các chỉ tiêu hoạt động và yêu cầu có các báo cáo khi phát sinh
các trường hợp bất thường.

Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ,

29
quan điểm của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn
các chính sách kế toán, các ước tính kế toán, và về việc phân nhiệm kế toán viên.

2. Phân định quyền hạn và trách nhiệm

- Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của
từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo
cáo đối với các cấp có liên quan. Việc phân định thường thể hiện qua chính sách
trong đó mô tả kiến thức và kinh nghiệm của những nhân viên chủ chốt, nguồn lực để
thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động kinh doanh. Một xu hướng phổ
biến hiện nay ở các doanh nghiệp là tăng quyền lực cho các cấp dưới để họ ra quyết
định nhanh chóng. Đó chính là sự ủy quyền cho những cá nhân gần nhất với các hoạt
động kinh doanh hàng ngày. Muốn vậy, tổ chức cần xác định rõ quyền hạn và trách
nhiệm để khuyến khích sự chủ động của các cá nhân nhưng phải trong mức độ giới
hạn. Nói cách khác, cần ủy quyền ở mức độ thích hợp để đảm bảo đạt được mục tiêu
của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi phải cân nhắc cái được và cái mất
trong việc ủy quyền. Việc gia tăng ủy quyền thường đưa đến đơn giản hóa cơ cấu tổ
chức của đơn vị nhờ đó khuyến khích sự sáng tạo, chủ động và có các phản ứng kịp
thời góp phần thúc đẩy năng lực cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu khách hàng. Tuy
nhiên, việc gia tăng ủy quyền như vậy có thể dẫn đến các yêu cầu cao hơn về năng
lực nhân viên cũng như trách nhiệm lớn hơn. Khi đó, đòi hỏi người quản lý phải có
các thủ tục giám sát hữu hiệu đối với kết quả. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, việc
gia tăng ủy quyền có nhược điểm là có thể dẫn đến các quyết định không thích hợp.

Ví dụ: Một giám đốc kinh doanh khu vực được ủy quyền đưa ra quyết định giảm
35% giá bán, mức chiết khấu lên đến 45% trong ngắn hạn nhằm tăng thị phần. Đây có
thể là quyết định làm giảm sút lợi nhuận, khi đó, người quản lý caọ cấp nên được biết
về điều này để họ có thể phản đối hoặc chấp nhận các quyết định kiểu như vậy sau
này.

- Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi ý thức về trách nhiệm của mỗi cá nhân
trong đơn vị. Trước tiên, đó là giám đốc điều hành, người chịu trách nhiệm cuối cùng
về mọi hoạt động của đơn vị, kế đến là các nhân viên, cần làm cho các nhân viên hiểu

30
rõ mục tiêu của tổ chức, để họ biết rằng hành động và mức đóng góp của họ có ảnh
hưởng đến việc thực hiện mục tiêu chung của toàn đơn vị

3. Sự trung thực và các giá trị đạo đức

- Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế.
Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các
giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản
sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản
lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình. Tuy vậy,
sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ không thể chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị
đạo đức của những người sáng lập, người quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong
đơn vị. Xây dựng các giá trị đạo đức thường rất khó khăn bởi vì cần dung hòa lợi ích
của của các bên, tuy nhiên không phải vì thế mà không thực hiện, lâu dài, chính việc
dung hòa lợi ích mới đưa đến sự phát triển cho tổ chức. Lợi ích của nhà quản lý cao
cấp phải hài hòa với lợi ích của doanh nghiệp, của các nhân viên, của nhà cung cấp,
khách hàng, đối thủ cạnh tranh và cộng đồng. Việc hài hòa, cân bằng lợi ích giữa các
bên đôi khi là vấn đề phức tạp vì lợi ích của các bên có khi đối lập nhau. Chẳng hạn,
việc cung cấp các sản phẩm thiết yếu như xăng dầu, gỗ hay thức ăn mặc dù đáp ứng
nhu cầu xã hội, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, công ăn việc làm cho nhân viên
nhưng lại có thể gây ra những tác hại cho môi truờng như cạn kiệt tài nguyên hay ô
nhiễm.
- Các nhà quản lý cao cấp nên truyền đạt bằng văn bản về các giá trị của tổ chức và
các chuẩn mực đạo đức đến nhân viên. Một bản quy tắc ứng xử chính là thông điệp
cần truyền đạt đến nhân viên về các mong đợi của tổ chức. Quy tắc ứng xử thường
đưa ra cách ứng xử đúng đắn cho các vấn đề khác nhau, chẳng hạn như trường hợp
xung đột lợi ích, các khoản chi được xem là bất hợp pháp hoặc không đúng (hối lộ,
chi tiêu cho cá nhân...), các hành vi ngăn cản đối thủ cạnh tranh không công bằng
hoặc không chính đáng.... Bên cạnh đó, một biện pháp khác không kém phần quan
trọng là việc đưa ra các biện pháp kỷ luật đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử,
cũng như cần có kênh tiếp nhận thông tin thích hợp để khuyến khích nhân viên báo
cáo về các vi phạm.

31
4. Cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ
cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các
hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt
với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp. Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp, cần chú ý
các nội dung như: xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng họat
động, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.
Ví dụ: Phòng kiểm toán nội bộ nên có quyền kiểm tra không giới hạn đối với tất cả
các thành viên đơn vị, bao gồm cả nhà quản lý cao cấp và có đủ nguồn lực để thực
hiện việc kiểm toán thích hợp cũng như theo dõi các kiến nghị có được thực hiện hay
không.

- Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức phù hợp với nhu cầu riêng của mình nên không
có khuôn mẫu chung duy nhất. Chẳng hạn một số doanh nghiệp tổ chức theo kiểu tập
trung, số khác theo kiểu phân tán. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức phụ thuộc phụ thuộc
quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào,
nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục
tiêu đề ra.

5. Chính sách nhân sự

- Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế
độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và
kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc
tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức. Các
tiêu chuẩn tuyển dụng thể hiện quan điểm của tổ chức về việc xây dựng đội ngũ nhân
viên. Ví dụ, nếu tổ chức mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì
tiêu chuẩn sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công việc, kết quả công việc đã đạt
được.
- Cách thức tuyển dụng nhân viên có một vai trò quan trọng, bao gồm việc phỏng vấn
kỹ lưỡng, việc trình bày rõ ràng về lịch sử công ty, văn hóa và phong cách điều hành
cho ứng viên giúp họ hiểu rõ quan điểm của tổ chức về đội ngũ nhân viên.

32
- Việc đào tạo nhân viên bao gồm các hoạt động như tổ chức lớp học, hội thảo, nghiên cứu
tình huống, bài tập sẽ phản ánh chính sách về quan điểm đào tạo nhân viên.

- Việc luân chuyển công việc và đề bạt dựa trên việc đánh giá kết quả thực hiện định
kỳ cho thấy cam kết của doanh nghiệp đối với việc phát triển cá nhân nhằm đề bạt các
nhân viên có năng lực lên vị trí cao hơn.

- Chính sách tiền lương với các khoản thưởng để động viên hoặc duy trì thành tích
xuất sắc nhằm giữ chân các nhân viên giỏi.

- Các biện pháp kỷ luật sẽ cho thấy quan điểm của tổ chức đối với các hành vi vi
phạm sẽ không được tha thứ.

6. Kế hoạch và dự toán

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế
hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm
những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và luân chuyển tiền tệ
trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ
trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm,
xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định
kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.

7. Thành lập Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm
vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các thành viên này không
phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như
nhau:

 Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.

 Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

 Giám sát tiến trình lập BCTC.

 Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với họ.

 Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.

33
8. Các yếu tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân
tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến
thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Các
nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và
các trách nhiệm pháp lý.

II. Đánh giá rủi ro

Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có
thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và
phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị
không thể thực hiện được. Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được, nhà quản
lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro thì mới có
thể kiểm soát được rủi ro.

1. Xác định mục tiêu của đơn vị

Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều
tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng hay
không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục
tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược, chỉ
tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Ở mức độ toàn đơn vị, mục tiêu thường được trình bày thông qua sứ mạng của tổ
chức và các cam kết về giá trị của tổ chức đối với xã hội. Dựa trên mục tiêu này, cùng
với việc đánh giá những điểm mạnh và điểm yếu, những cơ hội và thách thức, đơn vị
sẽ xây dựng một chiến lược tổng thể. Chính chiến lược này sẽ là cơ sở để phân bổ
nguồn lực và xác định nguồn lực cần được ưu tiên.
- Ở mức độ từng bộ phận, những mục tiêu cụ thể phải xuất phát từ chiến lược chung
của đơn vị. Những mục tiêu của từng bộ phận phải được nối kết, hòa nhập và nhất
quán với mục tiêu chung. Các mục tiêu này được thiết lập cho những hoạt động khác
nhàu trong tổ chức như: mua hàng, bán hàng, sản xuất và thiết kế...
Mặc dù các mục tiêu của một tổ chức là đa dạng nhưng nhìn chung, có thể phân
thành ba loại như sau:

34
a. Mục tiêu hoạt động
- Mục tiêu hoạt động gắn liền với việc hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của đơn vị, mục
đích chủ yếu cho sự tồn tại của một đơn vị. Chúng bao gồm những mục tiêu chỉ tiết có
liên quan đến hoạt động nhằm nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc đạt được
mục đích cuối cùng của tổ chức.
- Mục tiêu hoạt động thường phản ánh đặc điểm hoạt động kinh doanh, ngành nghề và
môi trường kinh doanh mà đơn vị đang hoạt động.

Ví dụ: Để đối phó với cạnh tranh, cần đưa ra mục tiêu như là nâng cao chất lượng sản
phẩm, giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, hay thay đổi kỹ thuật. Nhà quản lý
phải nghiên cứu xem liệu những mục tiêu này có dựa trên thực tế và trên nhu cầu của
thị trường hay không và có đủ điều kiện cho phép thực hiện hay không.

Tập hợp những mục tiêu ở mức độ đơn vị và chiến lược hoạt động, cùng với mục tiêu
chi tiết là những nội dung trọng tâm mà đơn vị sẽ sử dụng những nguồn lực chủ yếu
của mình. Nếu mục tiêu hoạt động của một đơn vị không rõ ràng và không thuyết
phục thì nguồn lực của đơn vị có thể bị phân bổ không hợp lý.
b. Mục tiêu báo cáo tài chính
Mục tiêu báo cáo tài chính hưởng đến việc công bố báo cáo tài chính trung thực và
đáng tin cậy. Đơn vị cần đạt được mục tiêu này để hoàn thành nghĩa vụ đối với người
bên ngoài. Báo cáo tài chính trung thực và đáng tin cậy là một điều kiện tiên quyết để
thu hút được vốn từ nhà đầu tư hay người cho vay, và là cơ sở để đưa ra quyết định
cho việc kí kết những hợp đồng hay thương thảo với nhà cung cấp. Nhà đầu tư, người
cho vay, khách hàng và nhà cung cấp thường dựa vào báo cáo tài chính để đánh giá
hiệu quả hoạt động kinh doanh và so sánh chúng với các cách đầu tư khác.
c. Mục tiêu tuân thủ

Khi tiến hành hoạt động kinh doanh, mọi đơn vị thường sử dụng những chiến lược,
biện pháp riêng phù hợp với luật lệ và qui định. Những luật lệ và quy định có thể liên
quan đến thị trường, giá cả, thuế, môi trường, tiền trợ cấp cho nhân viên và thương
mại quốc tế. Tuy nhiên luật lệ và qui định chỉ thiết lập những tiêu chuẩn tối thiểu về
cách ứng xử mà đơn vị phải thiết lập nhằm đáp ứng mục tiêu tuân thủ. Ví dụ, các quy
định về an toàn lao động và những qui định về sức khỏe giúp công ty cụ thể hóa mục

35
tiêu tuân thủ của mình, chẳng hạn: “Đóng gói và dán nhãn tất cả hoá chất phù hợp với
quy định”. Sự tuân thủ luật lệ và quy định có thể ảnh hưởng một cách tích cực hay
tiêu cực đến danh tiếng của đơn vị.
- Một mục tiêu theo cách phân loại này có thể trùng lắp hay hỗ trợ cho một mục tiêu
khác.
Ví dụ: “Kết thúc công việc mỗi quý trong vòng 10 ngày làm việc của quý tiếp theo”
có thể là mục tiêu hỗ trợ cho mục tiêu hoạt động nhằm giúp ban giám đốc nâng cao
hiệu quả kinh doanh. Nhưng nó cũng hỗ trợ cho việc lập báo cáo tài chính kịp thời
cũng như đáp ứng yêu cầu về thời hạn lập báo cáo tài chính đối với các cơ quan chức
năng
- Những mục tiêu nêu trên không độc lập mà chúng bổ sung và liên kết với nhau.
Không chỉ những mục tiêu ở mức độ toàn đơn vị phải phù hợp với năng lực và triển
vọng của tổ chức, mà chúng cũng phải phù hợp với những mục tiêu và chức năng của
từng bộ phận kinh doanh.

- Nếu mục tiêu chung phù hợp với thông lệ hay những công việc đã thực hiện truớc
đó, sự liên kết trên sẽ thấy rõ ràng. Ngược lại, nếu mục tiêu khác với những gì đã
thực hiện trong quá khứ, nhà quản lý phải tìm cách để liên kết hay phải quản lý
những rủi ro gia tăng. Bởi vì lúc này các mục tiêu chi tiết cho từng bộ phận cần phải
điều chỉnh phù hợp với mục tiêu mới.

2. Nhận dạng rủi ro

Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và thường nằm trong quá trình lập kế
hoạch của một đơn vị. Rủi ro được nhận dạng ở các mức độ sau:

a. Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị

Những rủi ro ở mức độ toàn đơn vị có thể phát sinh do những nhân tố bên ngoài và
bên trong.

Các ví dụ về nhân tố bên ngoài

- Sự phát triển kỹ thuật có thể buộc đơn vị phải thay đổi nội dung và thời gian của các
chương trình nghiên cứu và phát triển, hay dẫn đến sự thay đổi trong việc mua sắm
thiết bị.

36
- Thay đổi trong nhu cầu hay sự mong đợi của khách hàng ảnh hưởng đến sự phát
triển sản phẩm, quy trình sản xuất, dịch vụ khách hàng, giá cả hay các điều khoản bảo
hành.

- Sự thay đổi chiến lược tiếp thị hay những hoạt động cung cấp dịch vụ của đối thủ
cạnh tranh ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.

- Các quy định mới của luật pháp có thể buộc đơn vị phải thay đổi về chính sách và
chiến lược hoạt động.

- Thảm họa thiên nhiên có thể dẫn đến sự thay đổi trong hoạt động hay hệ thống thông tin
và do vậy cần thiết phải có kế hoạch để đối phó với những bất thường xảy ra.

- Sự thay đổi trong nền kinh tế có thể tác động đến những quyết định có liên quan đến
tài chính, đầu tư hoặc mở rộng tài sàn cố định.

Các ví dụ về nhân tố bên trong:

- Năng lực của nhân viên tuyển dụng vào, phương pháp huấn luyện và động viên
khuyến khích có thể ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát trong đơn vị.

- Thay đổi người quản lý có thể tác động đến những cách thức kiểm soát có thể thực
hiện.

- Bản chất hoạt động của đơn vị, và sự tiếp cận của nhân viên đối với tài sản có thể
đưa đến sự biển thủ nguồn lực.

Ví dụ: Một nhà nhập khẩu quần áo và giày dép thiết lập một mục tiêu chung cho
toàn đơn vị là trở thành người dẫn đầu trong ngành nghề mua bán quần áo thời trang
chất lượng cao. Rủi ro được xem xét ở mức độ phạm vi đơn vị bao gồm: rủi ro từ
nguồn cung cấp như giá cả, chất lượng, số lượng nguyên liệu, sự ổn định của nhà
cung cấp nước ngoài; sự tăng giảm bất thường của tỷ giá ngoại tệ; việc nhận hàng
đúng lúc hay chậm trễ vì các thủ tục hải quan; chi phí vận tải; khả năng xảy ra chiến
tranh và cấm vận thương mại; áp lực từ khách hàng và nhà đầu tư tẩy chay việc kinh
doanh ở nước ngoài do chính phủ nước này theo đuổi những chính sách bất thường
nào đó. Ngoài ra, còn cần quan tâm đến tác động của sự suy giảm kinh tế, sự chấp
nhận của thị trường đối với sản phẩm, sự xuất hiện những đối thủ cạnh tranh mới
trong thị trường của đơn vị, những thay đổi về môi trường hay luật lệ và qui định.

37
- Nhận dạng những nhân tố bên ngoài và bên trong làm gia tăng rủi ro cho đơn vị sẽ
quyết định sự thành công của việc đánh giá rủi ro. Một khi những nhân tố chính được
nhận diện, nhà quản lý sau đó có thể nghiên cứu tầm quan trọng của chúng và liên kết
chúng với những nhân tố gây ra rủi ro cho hoạt động kinh doanh.

b. Rủi ro ở mức độ hoạt động

- Cùng với việc nhận diện rủi ro ở mức độ chung cho toàn đơn vị, rủi ro nên được
nhận dạng ở mức độ từng hoạt động. Rủi ro ở mức độ từng hoạt động, từng bộ phận
hay từng chức năng kinh doanh chính trong đơn vị, thí dụ như rủi ro ở bộ phận bán
hàng, sản xuất, tiếp thị, kỹ thuật, nghiên cứu và phát triển. Đánh giá đúng đắn rủi ro ở
mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn đơn vị một cách hợp lý.

- Trong hầu hết các trường hợp, đối với bất kì mục tiêu công khai hay ngầm hiểu, đều
có nhiều rủi ro khác nhau có thể được nhận dạng. Ví dụ, trong quá trình thu mua, một
đơn vị có thể đưa ra mục tiêu là cần tồn trữ đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản
xuất. Lúc ấy rủi ro có thể xảy ra là nguyên vật liệu không mua kịp làm ảnh hưởng đến
việc sản xuất hàng hóa, từ đó đưa đến không cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng.

3. Phân tích và đánh gía rủi ro

Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên một
quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây:

+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn vị

+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro

+Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro

Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu kém từ
chính hệ thống kiểm soát nội bộ. Cho nên, các kiểm toán viên hãy quan tâm đến việc
xem xét các rủi ro trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. Nếu rủi ro ảnh hưởng
không đáng kể đến đơn vị và ít có khả năng xảy ra thì nói chung không cần phải quan
tâm nhiều. Ngược lại, một rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì
cần phải tập trung chú ý. Những tình huống nằm giữa hai thái cực này thường gây
khó khăn cho việc đánh giá, do vậy, cần phân tích hợp lý và cẩn thận.

38
- Có nhiều cách để ước lượng tổn thất từ một loại rủi ro được nhận dạng. Nhà quản lý
nên tìm ra phương pháp thích hợp. Đối với rủi ro khó định lượng, có thể ước tính
thông qua các mức độ “cao”, “trung bình” hay “thấp”.

- Một khi đã đánh giá tầm quan trọng và khả năng rủi ro xảy ra, nhà quản lý cần xem
xét phương pháp nào có thể quản trị chúng một cách thích hợp. Điều này bao gồm
việc xem xét những giả định về rủi ro, và sự phân tích hợp lý về những chi phí phải
bỏ ra để giảm rủi ro, từ đó chọn lựa biện pháp thích hợp. Biện pháp chọn lựa có thể
làm giảm thiểu rủi ro, có thể chia sẻ rủi ro và cũng có thể là chấp nhận rủi ro (khi chi
phí để đối phó rủi ro vượt quá lợi ích từ kiểm soát rủi ro).

Ví dụ: Để giảm thiểu rủi ro do sự cung ứng không kịp thời từ nhà cung cấp, doanh
nghiệp có thể mở rộng danh sách nhà cung cấp, hay để chia sẻ rủi ro do việc vận
chuyển hàng bằng đường biển, doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm đầy đủ... Các biện
pháp này thường không thể loại trừ hoàn toàn rủi ro, mà chỉ có thể giảm thiểu ảnh
hường của rủi ro.

- Cùng với những biện pháp chung để quản trị rủi ro nêu trên, nhà quản lý cần thiết
lập những thủ tục để xem xét sự đầy đủ và nâng cao tính hữu hiệu của những biện
pháp đối phó.

- Tuy nhiên, cần nhận thức rằng rủi ro vẫn còn khả năng phát sinh sau khi đã thực
hiện các biện pháp kiểm soát không những bởi vì nguồn lực hữu hạn, mà còn bởi vì
những hạn chế tiềm tàng khác trong mọi hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Phân tích rủi ro không phải là một vấn đề mang tính lý thuyết, nó quyết định sự
thành công của đơn vị. Sẽ là hữu hiệu hơn khi trong quá trình phân tích rủi ro, người
ta nhận dạng được tất cả quá trình kinh doanh chủ yếu làm phát sinh rủi ro. Nói cách
khác, cần phân tích các quá trình kinh doanh, nhận dạng các yếu tố chính, từ đó mới
thiết lập các biện pháp kiểm soát thích hợp

III. Hoạt động kiểm soát

1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được giải

39
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.

- Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng đồng thời giảm cơ hội cho
bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu giếm
sai phạm của mình. Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt:

 Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên bảo
quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giũ sổ sách kế toán của tài sản
đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản thân,
điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.

Ví dụ: Phải tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho hay tách biệt giữa thủ quỹ
và kế toán tiền mặt. Nếu kiêm nhiệm sẽ dẫn đến tình trạng cá nhân này sẽ sử dụng các
tài sản mà mình bảo quản (như hàng hóa hay tiền) cho mục đích riêng và sau đó điều
chỉnh ghi chép trên sổ để đảm bảo cân bằng giữa thực tế và sổ sách.

 Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có quyền
phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản đó.

Ví dụ : Nếu một người vừa phê chuẩn việc tuyển dụng lao động lại vừa phát lương thì
có thể dẫn đến tình trạng xuất hiện những lao động “ảo” và người này sẽ chiếm dụng
số tiền lương của các lao động không có thật này. Hay một người vừa phê chuẩn việc
mua hàng lại vừa bảo quản hàng mua về có thể dẫn đến việc lấy cắp hàng và lại phê
chuẩn mua thêm để bù đắp cho sự thiếu hụt.

 Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự chính xác
của thông tin.

Ví dụ: Không nên để một cá nhân vừa có quyền xóa sổ nợ phải thu lại vừa ghi sổ kế
toán nợ phải thu. Điều này dễ dẫn đến hành vi gian lận, gây tổn thất cho doanh nghiệp

2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo 2 nguyên tắc:

 Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách

 Việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn

40
- Chứng từ và sổ sách là những bằng chứng tài liệu mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế
được phản ánh và tổng hợp. Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ nhưng cũng có
chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty với khách hàng, với
cơ quan quản lý nhà nước.

- Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả
tài sản đều được kiểm soát, các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ
sót nghiệp vụ nào

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sự dụng để trách thất lạc, dễ kiểm soát va
truy lại khi cần thiết.

- Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn, có những
chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử dụng cho
nhiểu công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị.

- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm càng tốt.

- Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, được xử lý
nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán được
liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định.

- Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của người kiểm soát và có
đóng dấu giáp lai

- Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn, đúng quy định để dễ dàng
truy cập.

3. Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ

Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của từng đơn
vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong
đơn vị mình. Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một công cụ đắc
lực để hạn chế gian lận. Có 2 loại phê chuẩn:

41
- Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn vị. Nhân
viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn
mà chính sách nêu ra

- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng nghiệp vụ

Ví dụ: Xét duyệt bán chịu, xét duyệt đầu tư tài sản cố định, xét duyệt mua hàng hay
thanh toán cho nhà cung cấp, xét duyệt xóa sổ nợ phải thu khó đòi... Việc xét duyệt
nhằm đảm bảo các nghiệp vụ diễn ra trong tầm kiểm soát của nhà quản lý, tránh gây
những hậu quả bất lợi cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Việc mua hàng không có sự xét duyệt của nhà quản lý có thể dẫn đến việc mua
quá nhiều hàng hóa, gây thiếu hụt vốn lưu động hay gây ra sự giảm giá trị hàng hóa
do thiếu điều kiện bảo quản. Hay bán hàng mà không có sự xét duyệt bán chịu của
nhà quản lý có thể dẫn đến tình trạng không thu hồi được nợ do đã bán cho những
khách hàng không có khả năng thanh toán.

4. Kiểm soát vật chất

- Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của đơn vị.
Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ.

Ví dụ: Doanh nghiệp thường dùng két sắt để bảo vệ tiền, vàng hay séc; sử dụng nhà
kho, camera theo dõi hay hệ thống tường rào để bảo vệ hàng hóa, tài sản cố định.
Ngoài ra, hoạt động kiểm soát vật chất còn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài
sản và đối chiếu với số liệu trên so sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần được giải
trình và xử lý thỏa đáng. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê tiền mặt
tại quỹ cuối mỗi ngày làm việc và đối chiếu với số dư tiền trên sổ kế toán tiền mặt hay
hàng quý (năm) tiến hành kiểm kê hàng tồn kho hay tài sản cố định và so sánh với số
liệu sổ sách.

5. Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân bộ phận khác với cá nhân ( bộ phận) đang
thực hiện nghiệp vụ. Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ và tiếp tục cố ý
làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá công việc của họ. Hiệu quả
của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực

42
hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì.

Ví dụ: Một nhân viên khác sẽ tiến hành đối chiếu giữa số lượng hàng thực nhận với
số liệu ghi trên báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho. Thủ tục này nhằm nâng cao ý
thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong
đơn vị.

6. Phân tích rà soát lại việc thực hiện

Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự
toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ tổng thể để đánh
giá quá trình thực hiện. Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là
mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị hiệu quả không.

Ví dụ: Để ra soát lại việc thực hiện đối với hoạt động thu chi cần:

- Xây dựng kế hoạch chi tiêu.

- Định kỳ cần lập báo cáo về các khoản có biến động bất thường như:

o Các khoản chi có nội dung bất thường.

o Thâm hụt ngân quỹ

- Phân tích biến động lãi tiền gửi.

- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt.

IV / Thông tin và truyền thông

1. Thông tin

- Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết
giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được
xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp
thời và thích hợp.

- Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những
thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và
kiểm soát doanh nghiệp.

- Một thông tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, như để lập báo cáo

43
tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay được dùng để điều
hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Ví dụ: Các thông tin về hoạt động cũng được dùng cho mục đích lập báo cáo tài
chính. Đó là thông tin về hoạt động mua, bán hàng hóa hay thông tin về đối thủ, về
tình hình kinh tế sẽ được sử dụng để đánh giá hàng tồn kho hay nợ phải thu trên báo
cáo tài chính, để lập báo cáo tài chính mà còn được dùng để ra các quyết định về hoạt
động như đánh giá kết quả thực hiện của các bộ phận hay dùng để ra quyết định về
phân bổ nguồn lực trong doanh nghiệp.

- Đơn vị cần xác định các thông tin cần thiết phải thu thập, xử lý và báo cáo.

- Thông tin được thu thập thông qua các cuộc điều tra thị trường, sử dụng các bảng
câu hỏi, phỏng vấn, hay trao đổi với những nhóm khách hàng chọn lọc. Việc tham dự
các hội thảo chuyên ngành, các hội chợ triển lãm, hay buổi sinh hoạt của các hội nghề
nghiệp cũng cung cấp những thông tin bổ ích cho doanh nghiệp. Trong các hệ thống
thông tin mà doanh nghiệp thiết lập thì hệ thống thônp tin kế toán đóng vai trò quan
trọng, cung cấp phần lớn các thông tin cần thiết.

- Vấn đề quan trọng nhất là thông tin phải phù hợp với nhu cầu, đặc biệt trong giai
đoạn doanh nghiệp đối mặt với sự thay đổi trong kinh doanh, với sự cạnh tranh gay
gắt và sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng. Do vậy, hệ thông thông tin cũng
phải thay đổi phù hợp nhằm đáp ứng mục tiêu mới của doanh nghiệp.

2. Truyền thông

- Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tín cần thiết tới các bên có liên
quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức
năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông tin đã được thu thập và xử lý mới
có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm
của mình.

Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong và bên ngoài

Bên trong
- Cùng với việc nhận được các thông tin thích hợp, tất cả nhân viên, đặc biệt là những
người có trách nhiệm quan trọng về quản trị tài chính và kinh doanh, cần nhận được

44
các thông báo ngắn gọn từ người quản trị cao cấp nhất để thực hiện công việc. Ngược
lại, người quản lý cao cấp nhất phải phản hồi ý kiến đề xuất của thuộc cấp. Các kênh
thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên phải được thiết lập đê đảm bảo sự
truyền thông này.

- Cùng với trách nhiệm cá nhân phải rõ ràng, việc truyền thông phải giúp cho mỗi cá
nhân trong doanh nghiệp hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến
các cá nhân khác để từ đó có những biện pháp khắc phục.

- Đối với các thông tin cần báo cáo lên cấp trên, cần có cả kênh thông tin mở và sẵn
sàng lắng nghe, cần phải làm cho nhân viên tin rằng người quản lý cấp cao thực sự
muốn biết các vấn đề đang xảy ra và sẽ giải quyết một cách có hiệu quả.

- Trong một số trường hợp, cần phài có thêm kênh riêng nhằm đảm bảo truyền thông
khi kênh thông tin thông thường hoạt động không hiệu quả. Một số công ty tổ chức
thêm kênh nhận thông tin trực tiếp của phó giám đốc hay trưởng bộ phận kiểm toán
hay bộ phận phụ trách pháp lý. Các giám đốc điều hành đôi khi cũng có buổi tiếp xúc
với nhân viên một tuần một lần hoặc định kỳ tiếp xúc với nhân viên, tạo ra không khí
thoải mái cho nhân viên đê họ phản ánh vấn đề mà họ quan tâm.

- Sự truyền thông giữa ban giám đốc và người quản lý cũng rất quan trọng.
Bên ngoài
- Thông tin từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, ngân hàng, cơ
quan quản lý nhà nước, khách hàng cũng cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các
cấp thích hợp để giúp doanh nghiệp có cách thức ứng xử kịp thời.

- Người bên ngoài có thể cung cấp những thông tin quan trọng cho các bộ phận chức
năng hoặc kiểm toán viên độc lập cũng giúp Hội đồng quản trị và Ban giám đốc biết
các khiếm khuyết quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Các cơ quan chức năng như kiểm toán nhà nước, thuế...khi thực hiện kiểm toán tuân
thủ cũng có thể phát hiện các yếu kém quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Nhân viên của công ty có thể biết các vướng mắc, yếu kém thông qua sự phản ảnh
của người bên ngoài khi giao dịch. Ngược lại công ty phải có trách nhiệm thông tin
cho cổ đông, cho các cơ quan chức năng, cho các người bên ngoài khác các thông tin

45
phù hợp với nhu cầu, từ đó giúp họ hiểu các tình hình và các rủi ro mà công ty đang
gặp phải.

- Các doanh nghiệp lớn, đều có bộ phận quan hệ công chúng, có người phát ngôn
chính thức, có bộ phận chăm sóc khách hàng để thu thập thông tin cũng như cung cấp
những thông tin thích hợp, chính thống từ doanh nghiệp nhằm bảo vệ và nâng cao uy
tín của doanh nghiệp trong con mắt của xã hội.

- Để việc truyền thông được diễn ra thuận lợi thì phương tiện truyền thông hay cách
thức truyền thông có vai trò quan trọng. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng thông báo,
hệ thống thư điện tử nội bộ hay các dạng thông báo khác.

- Một cách truyền thông có ảnh hưởng mạnh mẽ đó là thông qua hành động của nhà
quản lý đối với các cấp dưới của minh. Do đó, tại những doanh nghiệp đã xây dựng
được văn hóa công ty vững chắc, tính trung thực và các giá trị đạo đức được đề cao,
thì sẽ dễ dàng truyền đạt thông tin và làm cho các viên hiểu được rõ ràng thông điệp
của nhà quản lý.

V/ Giám sát

- Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay
không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị

a. Giám sát thường xuyên

- Báo cáo hoạt động và báo cáo tài chính, kế toán giúp giám sát thường xuyên các
hoạt động tại đơn vị. Dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay chênh lệch đáng kể
so với dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một cách nhanh chóng. Chẳng hạn,
giám đốc bộ phận bán hàng, mua hàng, và sản xuất tại các chi nhánh và tại công ty,
thông qua báo cáo mua bán hàng hàng ngày sẽ phát hiện các chênh lệch so với kỳ
trước, so với kế hoạch và kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục.

- Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thêm các thông tin thu thập bên trong.

- Một cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với các hoạt động giám sát thường xuyên chính
là sự giám sát tốt nhất cho hệ thống kiểm soát nội bộ và giúp xác định các khiếm
khuyết cùa hệ thống.

46
Ví dụ, việc kiểm tra tính chính xác và đầy đủ trong việc xử lý nghiệp vụ là các hoạt
động giám sát thường xuyên.
- Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về tài sản trên sổ sách vơi số liệu tài sản thực tế
cũng là thủ tục giám sát thường xuyên. Ví dụ như kho thành phẩm được kiểm kê định
kỳ và đem so sánh với số liệu kế toán sẽ giúp phát hiện ra các chênh lệch.

- Các buổi hội thảo huấn luyện, các buổi hoạch định kế hoạch hay các cuộc họp khác
cung cấp rất nhiều thông tin phản hồi quan trọng cho những người quản lý về tính hữu
hiệu của kiểm soát vì trong các buổi họp này, các khiếm khuyết của hệ thống kiểm
soát thường được nêu ra.

Có thể nhận thấy rằng, các hoạt động giám sát thường xuyên thường được lồng trong
các thủ tục kiểm soát quan trọng ở từng bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ.

b. Giám sát định kỳ

Bên cạnh giám sát thường xuyên, doanh nghiệp cần có một cái nhìn khách quan, độc
lập hơn về tính hữu hiệu của toàn hệ thống. Đó chính là sự đánh giá hệ thống định kỳ.
Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường xuyên.

- Mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, phạm vi
và mức độ của giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ thường chỉ được thực hiện
định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt như: có thay đổi người quản lý hoặc thay
đổi chiến lược kinh doanh, khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn
trong hoạt động kinh doanh hay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính

- Thông thường, việc giám sát định kỳ diễn ra dưới hình thức tự đánh giá, tức là mỗi
người quản lý và nhân viên đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể nào đó sẽ tự đánh giá về
sự hữu hiệu của các thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động của họ. Người quản lý sẽ
hướng dẫn việc đánh giá này tại bộ phận mình phụ trách. Chính họ sẽ đánh giá về các
yếu tố của môi trường kiểm soát. Các nhân viên đánh giá về tính hữu hiệu cũng như
mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mình. Những người quản lý ở các bộ phận thì
thường quan tâm chủ yếu đến các mục tiêu về hoạt động và tuân thủ. Cuối cùng, kết
quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của từng bộ phận sẽ được xem xét bởi ban
giám đốc doanh nghiệp. Kiểm toán viên nội bộ thường thực hiện đánh giá kiểm soát

47
nội bộ như một phần trong hoạt động thường ngày của họ hoặc theo những yêu cầu
đặc biệt của hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc.

- Kiểm toán viên độc lập cũng tiến hành đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm
soát thông qua kiểm toán, tuy nhiên mục tiêu chính của kiểm toán viên độc lập là mục
tiêu về báo cáo tài chính.

Sự kết hợp công việc của cả kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập sẽ giúp
ban giám đốc đánh giá khách quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

48
 CHỦ ĐỀ 4: KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG
TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN

I. Đặc điểm và mục tiêu kiểm soát

1. Đặc điểm

Mua hàng, tồn trữ và trả tiền là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp,
đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu
trình này, thí dụ như đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài
sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt
động của đơn vị và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.

Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những
đặc điểm sau khiến đơn vị cần phải quan tâm:

- Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết các
chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho,
tiền... nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất
kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.

- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị.
Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất
liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác như
hoạt động sản xuất, bán hàng... Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì việc mua
hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra.

Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trên thực tế thường bao gồm các bước công
việc sau đây:

 Đề nghị mua hàng

 Xét duyệt mua hàng

 Chọn nhà cung cấp, đặt hàng

 Nhận hàng

49
  Nhập kho

 Theo dõi nợ phải trả và chi trả tiền hàng

1. Mục tiêu kiểm soát

2.1 Sự hữu hiệu và hiệu quả

- Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản
xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng... Sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị
ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế, cần mua hàng đúng nhu cầu sử
dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và
chất lượng đã đặt hàng.

- Mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải
bỏ ra, thí dụ chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển... Để đạt được điều này, đơn vị cần
mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất.

2.2 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

Nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền,
như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng bán... được trình bày trung thực và
hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi
hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập
hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng.. là các yêu cầu chủ yếu của
công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy.

2.3 Tuân thủ pháp luật và các quy định

Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật, thí dụ như việc ký kết
hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng... Ngoài ra, còn cần tuân
thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng
dẫn về an toàn trong bào quản, điều kiện vệ sinh, an ninh…

II. Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình và thủ tục kiểm soát

1. Sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn

1.1 Giai đoạn đề nghị mua hàng

50
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt
hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí vì số hàng này thường không sử dụng được

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: cũng dẫn đến lãng phí do số hàng thừa sẽ
phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho, lại còn có thể dẫn đến
hàng bị giảm phẩm chất

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: nếu đặt hànp trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên
vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt hàng quá sớm có thể
gâỵ lãng phí chi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hom có thể làm giảm phẩm chất hàng
hóa

- Nhân viên đặt hàng xoá dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lần hai
đối với hàng đã nhận được

1.2 Giai đoạn chọn lựa nhà cung cấp

- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà
cung cấp này không có hàng hóa/dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá hợp lý
nhất.

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ
báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung cấp được nhân viên
này ủng hộ

1.3 Giai đoạn nhận hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đạt

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho

1.4 Giai đoạn bảo quản hàng

- Hàng tồn kho có thể bị mất cắp

- Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt

- Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất

1.5 Giai đoạn trả tiền

- Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán

51
- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận

- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: tên, thời hạn thanh toán

- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trừng, ghi sót hóa đơn

- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

- Trả tiền trễ hạn

- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá

2. Thủ tục kiểm soát chung đối với chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền:

2.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.

- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng.

- Chức năng xét duyệt chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng đặt hàng.

- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.

- Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.

2.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát đối tượng sử dụng

- Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khâu riêng và
chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.

- Thiết lập mật khẩu để đối tượng bên ngoài không thể truy cập trái phép vào hệ thống.

Kiểm soát dữ liệu

- Nhập liệu càng sớm càng tốt.

- Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.

Kiểm soát ứng dụng

* Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

- Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.

52
* Kiểm soát quá trình nhập liệu

- Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.

- Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của
nhà cung cấp

Kiểm soát chứng từ và sổ sách

- Đánh số thứ tự liên tực trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ, thí dụ như đơn đặt
hàng, phiếu nhập kho...

- Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.

- Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sờ đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản
nhận hàng.

- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.

Ủy quyền và xét duyệt

- Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nẹhị thanh toán cần được
người có thẩm quyền xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung
cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền, hàng hóa

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Đặc điểm của thủ tục này là người kiểm tra phải độc lập với nguời bị kiểm tra.

Ví dụ: Một nhân viên khác sẽ tiến hành đối chiếu giữa số lượng hàng thực nhận với
số liệu ghi trên báo cáo nhận hàng hay phiếu nhập kho. Thủ tục này nhằm nâng cao ý
thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong
đơn vị.

3. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

3.1 Kiểm soát quá trình mua hàng

3.1.1 Yêu cầu mua hàng

Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng

- Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt .

53
Chỉ những người có thẩm quyền mới lập phiêu đề nghị mua hàng

- Giấy đề nghị phải được người có thẩm quyền ký và lập ít nhất hai liên: một liên lưu
tại bộ phận yêu cầu, một liên chuyển cho bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng.

- Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng
đề nghị nhiều lần cho cùng một nhu cầu.

- Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao
cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản.

- Tổ chức lưu riêng các hồ sơ:

 Giấy đề nghị mua hàng chưa nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng.
Hồ sơ này theo dõi những giấy đề nghị mua hàng đã phát hành nhưng bộ phận mua
hàng chưa đặt hàng.

 Giấy đề nghị mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng. Hồ
sơ này theo dõi những giấy đề nghị mua hàng đã phát hành và bộ phận mua hàng đã
đặt hàng.

3.1.2 Phê duyệt việc mua hàng

- Cần giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về
hàng tồn kho và ước tính hợp lý thời gian cần thiệt để xử lý nghiệp vụ mua hàng từ
lúc đề nghị mua hàng đến khi thực sự nhận được hàng để đề nghị mua hàng đúng lúc

- Cần mở sổ theo dõi mặt hàng nào đã được đặt hàng và mặt hàng cần đặt thêm.

- Cần lưu bản sao các mặt hàng đang đặt hàng theo địa điểm tồn trữ để kiểm tra mức
tồn kho.

- Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho một cá nhân

- Nếu đơn vị có định mức tồn kho tối thiểu: việc đặt hàng có thể được tiến hành ngay
khi số lượng hàng tồn kho xuống thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, tất nhiên vẫn cần có
sự phê duyệt của một người chịu trách nhiệm.

- Nếu đơn vị không có định mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng sẽ dựa vào đề nghị
mua hàng nhận được từ các bộ phận có nhu cầu. Giấy đề nghị mua hàng cũng phải

54
được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.

3.1.3 Lựa chọn nhà cung cấp

- Đề nghị các nhà cung cấp bảo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng. Cần yêu cầu bảng
báo giá phải chi tiết, rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng,
phương thức giao nhận...

- Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp.

- Mỗi khi mua hàng hoặc khi mua hàng trên một mức nào đó, đơn vị cần có ít nhất là
ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.

- Nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan
hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài.

- Nghiêm khắc kỷ luật nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có phương
pháp thu thập thông tin về vấn đề này

- Nên ban hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà
cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp.

- Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao
hàng, mức chiết khấu...) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng
hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.

- Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp có thể do nhà quản lý cao cấp trực tiếp
thực hiện, hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng.

- Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn
nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.

- Đơn vị cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên.

3.1.4 Đặt hàng

- Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đó đều phải lập đơn
đặt hàng căn cứ trên giấy đề nghị mua hàng. Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải
được phê duyệt, nhiệm vụ này thường được phân công cho trưởng bộ phận mua hàng
hoặc một cán bộ mua hàng cấp cao được trưởng bộ phận mua hàng ủy quyền

55
- Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn
thận, hoặc cài đặt phần mềm đánh số liên tục đối với các đơn đặt hàng được lập bằng
máy tính, và đơn đặt hàng phải lập thành nhiều liên gởi cho các bộ phận có liên quan
để phát huy tác dụng kiểm tra chéo.

- Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng được in sẵn.
Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng
thông báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với các đơn đặt hàng này.

- Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với
từng nhóm hàng cụ thể. Nếu có thay đổi nhân sự cần thông báo ngay cho các nhà cung
cấp.

- Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận được. Để
nhận diện chúng, bộ phận mua hàng cần tổ chức hồ sơ riêng để lưu

3.1.5. Xác nhận cam kết mua hàng

Đơn vị cần lưu ý để thông báo kịp thời về các thay đổi trong đơn đặt hàng cho bộ
phận đề nghị mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán. Các tài liệu liên quan đến việc
điều chỉnh đơn đặt hàng cần được lưu kèm với đơn đặt hàng gốc, và sau này cần được
sắp xếp theo số đơn đặt hàng gốc trong hồ sơ đơn đặt hàng đã thực hiện. Các đơn đặt
hàng hủy bỏ được chuyển sang lưu trong hồ sơ đơn đặt hàng bị hủy và sắp xếp theo
số thứ tự của đơn đặt hàng.

3.2 Kiểm soát quá trình nhận hàng

- Để kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện,
bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng.

- Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng. Một liên của báo cáo nhận hàng sau khi
đã hoàn thành phải được gửi cho kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho bộ
phận mua hàng, để làm bằng chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành. Báo cáo
nhận hàng phải được đánh số trước liên tục hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi
lập báo cáo và phải được bảo quản cần thận. Nếu phát hiện mất báo cảo nhận hàng, bộ
phận nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan.

- Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt

56
hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt và tổ chức hồ sơ riêng để theo dõi

 Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng.

 Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng.

3.3 Kiểm soát quá trình tồn trữ

- Hàng phải được bảo quản cẩn thận ở các kho, kho phải có ổ khóa và các trang thiết bị
cần thiết để bảo quản tùy theo đặc điểm của từng loại hàng hóa, ví dụ tủ cấp đông...

- Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và nên theo dõi
theo quy mô lô hàng nhỏ nhất và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất, nếu có thể được
để dễ dàng phát hiện bất kỳ hàng hóa nào bị thất lạc.

- Giữ bí mật về vị tri và cách bố trí, quản lý kho hàng để không tạo điều kiện cho các
gian lận như trộm cắp xảy ra.

- Giao trách nhiệm bảo quản hàng trong suốt quá trình tồn trữ cho một cá nhân cụ thể
(thường là thủ kho) và ban hành quy chế để hạn chế sự tiếp cận tài sản đối với những
người không có nhiệm vụ.

- Thủ kho nên mở sổ theo dõi chi tiết nhập - xuất - tồn từng loại hàng tồn kho, có sơ
đồ sắp xếp hàng và sử dụng thẻ để theo dối tất cả hàng có trong .

- Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền. Chỉ thị này
phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền.

- Sắp xếp hàng ngăn nắp, phân loại khoa học và theo thứ tự ưu tiên sử dụng để thuận
tiện cho việc nhập - xuất hàng thường xuyên và tránh các sai sót.

- Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng, hay dễ mất phẩm chất... hàng tồn kho nên
được quản lý theo phương pháp nhập trước, xuất trước.

- Kiểm tra định kỳ hàng tồn kho hoặc kiểm tra đột xuất để phát hiện các mặt hàng lỗi
thời cần xử lý.

- Phiếu nhập kho và báo cáo nhận hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử
dụng hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập phiếu.

- Tổ chức khu vực riêng để tồn trữ hàng không phải của đơn vị, thí dụ như hàng của

57
khách hàng còn gởi lại, hàng nhận giữ hộ.

- Chỉ cho phép xuất kho khi xuất trình được chứng từ hợp lệ, thí dụ như lệnh bán
hàng, hợp đồng bán hàng... cần có qui định thống nhất về chứng từ cụ thể và được ai
phê duyệt là hợp lệ để được phép xuất kho.

3.4 Kiểm soát nợ phải trả ngƣời bán

- Cần có các qui định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà cung cấp
được chuyển ngay đến phòng kế toán.

- Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu
nguyên nhân và xử lý sớm

- Cần đóng dấu lên hóa đơn có ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng haỵ hợp đồng
và biên bản nhận hàng cùng với tên viết tắt của nhân viên kiểm tra, việc này sẽ giúp
ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Sau khi kế toán công nợ kiểm tra, mọi hóa đơn
nên được sắp xếp theo thứ tự kèm theo phiếu nhập kho để tiện kiểm tra.

- Toàn bộ chứng từ thanh toán cuối cùng phải được lưu vào hồ sơ chi tiền theo số thứ
tự của phiếu chi.

- Nếu có hàng trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả lại
hàng, giấy chấp thuận giảm giá của nhà cung cấp... phải được chuyên ngay cho phòng
kế toán. Khi nhận được chứng từ liên quan, nếu khoản nợ chưa được thanh toán thì kê
toán công nợ sẽ ghi giảm ngay khoản tiền nợ. Nếu công nợ đã được thanh toán, kế
toán công nợ cần mở hồ sơ riêng để theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp cho đến khi
được hoàn trả lại phần tiền đã thanh toán cho số hàng đã trả lại hoặc được giảm giá.

- Cần theo dõi những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán đã nhận được nhưng
không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng.

- Khi nhận được hóa đơn, kế toán công nợ cần đối chiếu số hóa đơn với những hóa
đơn đã nhận được để tránh tình trạng nhà cung cấp gởi hóa đơn đến hai lần. Để kiểm
soát tốt, kế toán công nợ cần mở hồ sơ riêng để theo dõi

 Các hóa đơn chưa trả tiền: được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán
để đảm bảo việc chi trà được thực hiện đúng thỏa thuận.

58
  Các hóa đơn đã trả tiền: cần được đóng dấu “đã thanh toán” ngay để tránh trả
tiền hai lần cho cùng một hóa đơn.

4. Một số thủ thuật gian lận thƣờng gặp trong chu trình mua hàng, tồn trữ và trả
tiền và các thủ tục kiểm soát phù hợp

Thủ thuật gian lận Cách thực hiện Thủ tục kiểm soát

Mua hàng sử dụng cho Dùng tiền đơn vị mua sắm - Kiểm soát tốt khâu xét
mục đích cá nhân cho nhu cầu cá nhân duyệt đề nghị mua hàng

Thanh toán khống Nộp các chứng từ giả mạo - Tổ chức chứng từ đầy đủ
yêu cầu đơn vị thanh toán và tách biệt các chức năng

Chọn nhà cung cấp với giá Thông đồng giữa nhân - Có một nhân viên độc lập
cả không hợp lý viên đơn vị và nhà cung kiểm tra thường xuyên các
cấp hợp đồng mua hàng

Thanh toán sai Nhà cung cấp lợi dụng sự - Có một cá nhân phụ trách
yếu kém trong khâu xét kiểm tra hồ sơ chi trả trước
duyệt thanh toán để yêu khi thanh toán ( đối chiếu
cầu thanh toán nhiều lần hóa đơn với chứng từ đặt
cho 1 lô hàng hoặc trả tiền hàng và nhận hàng, đóng
cho các hóa đơn không có dấu lên các hóa đơn đã trả
thực tiền

Trộm cắp, biển thủ hàng Lấy cắp hàng cho mục - Sử dụng thiết bị bảo vệ,
đích cá nhân hạn chế tiếp cận hàng tồn
kho

- Tăng cường kiểm tra

chéo và đề cao tính chính
trực của nhân viên

Ngụy tạo chứng từ xuất Làm giả lệnh xuất kho để - Phân công cụ thể và giám

59
hàng lấy cắp và biển thủ hàng sát chặt chẽ việc phát hành
phiếu xuất kho

Xóa sổ hoặc sửa sổ hàng Xóa hàng tồn kho khỏi sổ - Sử dụng mật khẩu để hạn
tồn kho sách hoặc sửa đổi sổ sách chế sự truy cập để sửa sổ
sau khi biển thủ hàng - Quy định rõ về việc xét
duyệt hàng tồn kho

Gian lận trong kiểm kê - Hoán đổi vị trí để đếm - Đánh dấu hàng đã đếm
nhiều lần cho cùng một số - Kiểm kê đột xuất
hàng để tăng số lượng
- Mở bao bì khi kiểm kê để
kiểm kê
kiểm tra ngẫu nhiên
- Muợn hàng từ bên ngoài
để làm tăng lượng hàng
trong kho

- Ngụy tạo bằng thùng,

hộp rỗng

60
 CHỦ ĐỀ 5: KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN

I. Đặc điểm và mục tiêu kiểm soát

1. Đặc điểm của chu trình

Chu trình bán hàng - thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau đây:

 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

 Xét duyệt bán chịu

 Giao hàng

 Lập hóa đơn

 Theo dõi nợ phải thu và thu tiền .

Chu trình có những đặc điểm cần quan tâm sau đây:

- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải
thu, hàng hóa, tiền... nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của
đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn
vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm.

2. Mục tiêu kiểm soát

2.1 Sự hữu hiệu và hiệu quả

- Hữu hiệu ở đây được hiểu là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu
về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng.

- Hiệu quả được hiểu là mối tuơng quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, thí
dụ như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí của đội ngũ bán hàng, ,vận chuyển, chi
phí hoa hồng...

2.2 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

61
Đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình bán hàng -
thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tể, thí dụ như doanh
thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền hay hàng tồn kho... được trình bày đúng
đắn.

2.3 Tuân thủ pháp luật và các quy định

Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng như
của chính đơn vị. Thí dụ như việc ký kết hợp đồng mua bán, quản lý hóa đơn, xét
duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất kho...

II. Những sai phạm có thể xảy ra trong chu trình và thủ tục kiểm soát cụ thể

1. Những sai phạm thƣờng xảy ra trong chu trình

1.1 Giai đoạn xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một sô điều
khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách
hàng khác

1.2 Giai đoạn xét duyệt bán chịu

- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn
đến mất hàng, không thu được tiền.

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu
bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

1.3 Giai đoạn giao hàng

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng.

- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được
người chịu trách nhiệm

- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

62
1.4 Giai đoạn lập hóa đơn

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

1.5 Giai đoạn ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng

- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng. Ghi sai số tiền, ghi trùng
hay ghi sót hóa đơn.

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ...

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

- Xóa sổ n ợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

2. Những thủ tục kiểm soát chung

2.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng

- Bộ phận bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán hàng.

- Bộ phận xét duyệt bán chịu: xét duyệt tất cả các trường hợp bán chịu theo đúng
chính sách của đơn vị. Nếu bán hàng trả chậm với giá trị lớn, cần phải có sự phê
chuẩn của cấp cao hơn.

- Bộ phận giao hàng: kiểm tra độc lập hàng hóa trước khi giao hoặc gửi cho khách
hàng

- Bộ phận lập hóa đơn: lập hóa đơn bán hàng

- Bộ phận kho: bảo quản hàng và xuất kho theo lệnh bán hàng đã được duyệt

63
- Bộ phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đốc thúc việc trả tiền,
phân tích tuổi nợ và đề xuất xóa sổ nợ khó đòi.

- Kế toán nợ phải thu khách hàng không được kiêm nhiệm việc thu tiền

2.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát đối tượng sử dụng

- Phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khâu riêng và
chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.

- Thiết lập mật khẩu để đối tượng bên ngoài không thể truy cập trái phép vào hệ thống.

Kiểm soát dữ liệu

- Nhập liệu càng sớm càng tốt.

- Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.

Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

- Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

- Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.

- Để đảm bảo tính chính xác, thí dụ như nhập đúng mã khách hàng, các thông tin cần
thiết về khách hàng và các số liệu có liên quan.

Kiểm soát chứng từ sổ sách

- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ quan trọng, thí dụ như
lệnh bán hàng, hóa đơn, phiếu gửi hàng, vận đơn... Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh
số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết.

- Các hóa đơn bán hàng phải được lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán
hàng. Trước khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.

- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiền bán hàng thu được.

64
Ủy quyền và xét duyệt

- Các cam kết về ngày giao hàng, lượng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách
hàng , cũng như lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ không thể thu hồi...cần được
người có thẩm quyền xét duyệt. Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra.

Ví dụ: Một nhân viên khác trong đơn vị tiến hành kiểm tra việc bán hàng, việc lập
báo cáo hay lập hóa đơn của phòng kinh doanh...

3. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

3.1 Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu

- Thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử
dụng. Tuy nhiên, để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng, đơn vị cũng chấp nhận
những đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn.

- Những nội dung chính cần có trong đơn đặt hàng là tên khách hàng, địa chỉ, số điện
thoại, e-mail, mặt hàng cần mua (bao gồm tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá), thời
hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. Đơn đặt hàng phải được người có thầm quyền của
đơn vị xét duyệt.

- Xác minh người mua hàng

- Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn
vị

- Xác nhận khả năng cung ứng

- Lập lệnh bán hàng: sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, nhân viên bán hàng phải
ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng Lệnh bán hàng
thường được lập thành 5 liên , cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các
thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các đơn đặt hàng có giá trị lớn. Nếu đơn vị
sử dụng máy tính, phần mềm cần được thiết kế để các thông tin trên đơn đặt hàng
được tự động chuyển vào lệnh bán hàng, điều này góp phần hạn chế sai sót so với việc
lập lệnh bán hàng thủ công. Một thủ tục kiểm soát khác cần thực hiện đó là phải gửi
mọi lệnh bán hàng sang cho bộ phận xét duyệt bán chịu

65
- Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê
chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Do đây là khâu có rủi ro cao nên
bộ phận xét duyệt hạn mức bán chịu phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng.
Đơn vị phải có chính sách bán chịu và cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của
khách hàng. Thông thường, các quy định cần chặt chẽ đối với những khách hàng chi
giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ, vì các khách hàng này thường có rủi ro
không trả được nợ cao hơn những khách hàng lớn và thường xuyên. Khi phê chuẩn,
bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho
không được xuất hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét
duyệt bán chịu.

3.2 Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn

- Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng
để gởi đi, đồng thời lưu trữ một bản, chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục
trước khi sử dụng. Trong thực tế, tùy theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là
phiếu giao hàng, phiếu xuất kho.

- Chứng từ gửi hàng được gởi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưụ trữ
chứng từ này.

- Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với
chứng từ gửi hàng. Nếu có chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng
(để báo cho khách hàng biết), hoặc nếu thiếu thì thông báo ngay cho bộ phận mua
hàng để mua bổ sung.

- Nếu hàng thực nhận hoàn toàn phù hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên giao hàng
lập chứng từ vận chuyên (vận đơn) thành 3 liên. Một liên gửi kèm với hàng, một liên
gửi cho bộ phận lập hóa đơn (để họ biết được là hàng đã gửi đi) và một liên lưu. Cuối
ngày, bộ phận giao hàng căn cứ chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp
hàng đã gửi đi trong ngày và chuyển cho bộ phận lập hóa đơn.

- Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gởi đến, như đơn đặt hàng, lệnh
bán hàng đã được phê chuẩn và chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, bộ phận lập
hóa đơn sẽ tiến hành lập hóa đơn.

66
- Để tránh tình trạng quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, hoặc nhân viên có thể
lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn thành hai lần, hoặc lập hóa đơn khống trong
khi thực tế không giao hàng... khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:

o Chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận;

o Đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển

o Hợp đồng giao hàng (nếu có).

Bên cạnh đó, hóa đơn (sau khi lập) cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên
lại về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ
khách hàng... hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.

3.3 Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng

3.3.1 Đối với phương thức bán hàng thu tiền mặt

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng.

- Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng, cũng như khuyến khích khách hàng nhận
hóa đơn.

- Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán
hàng, thí dụ như ở các siêu thị... Các máy này vừa in biên lai cho khách hàng, vừa lưu
trữ về giao dịch trong tập tin của máy tính. Tập tin phải thiết kế sao cho người thu tiền
không thể tự ý sửa chữa.

- Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ
ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn.

- Ngoài ra, nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức
năng hạch toán thu tiền trên sổ cái.

- Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát
hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi vào sổ.

3.3.2 Đối với phương thức bán chịu

- Việc kiểm soát tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ. Do
nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên khi bán chịu sẽ có bút toán ghi

67
nhận đồng thời doanh thu và nợ phải thu khách hàng. Bộ chứng từ bao gồm đơn đặt
hàng, lệnh bán hàng, chứng từ gởi hàng, chứng từ vận chuỵển và hóa đơn bán hàng
được dùng làm căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và sổ cái tài khoản doanh thu, nợ phải
thu.

- Định kỳ, cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu
kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và s ố liệu của các bộ
phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng. Liên quan đến nợ phải thu khách hàng,
đơn vị còn cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu

- Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng.
Đây là thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thời những
thay đổi về nợ phải thu, khắc phục các sai sót (nếu có) và ngăn ngừa gian lận.

- Ngoài ra để tránh hiện tượng chạy theo doanh thu do bộ phận bán hàng gây ra, định
kỳ đơn vị cần lập báo cáo về số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo
từng nhân viên/địa điểm bán hàng.

- Đơn vị cũng cần ban hành chính sách lập dự phòng phải thu khó đòi và chính sách
xóa sổ nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân thủ đúng
chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

4. Một số thủ thuật gian lận thƣờng gặp trong chu trình bán hàng - thu tiền và
thủ tục kiểm soát thích hợp.

4.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng

- Nhân viên bán hàng bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết,

- Cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng

- Bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích
cá nhân...

Thủ tục kiểm soát

- Đơn vị phải xây dựng chính sách bán hàng (bao gồm cả chính sách bán chịu) một
cách chi tiết và thường xuyên cập nhật chính sách này. Đặc biệt là người xét duyệt
bán chịu hay người có thẩm quyền thay đổi mức chiết khấu và giá bán phải tách biệt

68
với người bán hàng.

- Tách biệt bộ phận bán hàng và bộ phận thu tiền nhằm hạn chế tối đa những sai phạm
có thể xảy ra do vừa bán hàng vừa thu tiền. Định kỳ đối chiếu số liệu giữa hai bộ phận
này nhằm kịp thời phát hiện các chênh lệch và xử lý thỏa đáng.

4.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được

- Chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ
sách.

- Khi nhân viên bán hàng được phép nhận tiền mặt hay séc từ khách hàng. nếu khách
hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên này nhận tiền và xuất phiếu thu, còn bằng
séc thì nhân viên không xuất phiếu thu hay hóa đơn. Khoản doanh thu do khách hàng
trả bằng séc sẽ không được ghi nhận vào sổ sách. Cuối ngày hoặc cuối tuần, nhân viên
sẽ lấy số tiền mặt tương ứng với giá trị của các séc.

- Nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu/hóa đơn thấp hơn số
tiền khách hàng thực trả.

Thủ tục kiểm soát

- Bố trí một nhân viên trực tiếp hoặc lắp đặt hệ thống camera quan sát 24/24 tại
những địa điểm thu tiền của khách hàng. Vỉệc biết rằng hoạt động thu tiền bị giám sát
sẽ làm giảm bớt ý định gian lận ở những đối tượng này.

- Các máy tính tiền tự động cần cài đặt chức năng đăng nhập và thoát. Máy sẽ ghi lại
mã số nhân viên và thời điểm tiếp cận hệ thống nhằm phát hiện người gian lận (nếu
có).

- Yêu cầu nhân viên phải cất đồ dùng cá nhân vào một nơi riêng biệt với quầy thu
tiền. Điều này sẽ giúp giảm thiểu cơ hội gian lận vì họ bị hạn chế chỗ giấu tiền.

- Đơn vị nên có đường dây nóng để tiếp nhận những than phiền hay tố cáo của khách
hàng và các vấn đề này cần được xử lý một cách thỏa đáng bởi một bộ phận độc lập
với bộ phận bán hàng hay thu tiền.

4.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

 Thủ thuật gối đầu

69
Được thực hiện bằng cách ghi Có tài khoản Nợ phải thu của một khách hàng bằng số
tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lận cứ lặp lại tiến trình này, bằng
cách lấy khoản tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền trước
đó...

Ví dụ: Có các khoản phải thu của những khách hàng là X, Y, Z... Khi khách hàng X
trả nợ, đối tượng gian lận chiếm dụng số tiền này và không ghi giảm nợ phải thu của
X. Sau đó, khi nhận được tiền của khách hàng Y, họ sẽ ghi giảm nợ cho X và tương tự
như thế, khi nhận được tiền trả nợ của khách hàng Z thì họ mới ghi giảm nợ cho khách
hàng Y... Như vậy trong một thời gian dài, họ có thể chiếm dụng một số tiền không
nhỏ của đơn vị. Đối với thủ thuật này, người gian lận thường phải ghi những khoản
tiền đã lấy và chi tiết của các khoản phải thu có liên quan để theo dõi và điều chỉnh
kịp thời nhằm che giấu gian lận. Nếu kiểm tra đột xuất khu vực làm việc của nhân
viên mà phát hiện được những ghi chép kiểu như trên thì đó là một đầu mối để phát
hiện ra đối tượng.

 Thủ thuật tạo cân bằng giả

Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu khách
hàng.

Thí dụ : Sau khi lấy tiền, nhằm tránh cho món nợ này bị quá hạn dẫn đến bị phát hiện,
họ vẫn ghi sổ nợ phải thu khách hàng, sau đó khai khống số dư tiền để tạo ra sự cân
bằng giả. Một cách khác, họ sẽ cố tình ghi Nợ sai tài khoản, thay vì ghi Nợ tài khoản
Tiền, họ sẽ ghi Nợ tài khoản Phải thu của khách hàng khác, và thường ghi cho những
khách hàng lớn, hoặc khách hàng quá hạn đã lâu, hoặc những khách hàng chuẩn bị
được xóa sổ.

 Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ

Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, món nợ đó tất nhiên sẽ
trở thành nợ quá hạn. Vì thế, một nhân viên hay bộ phận khác sẽ gửi thư nhắc nợ lần
2. Người gian lận sẽ thay đổi địa chỉ khách hàng trên cơ sở dữ liệu để thư nhắc nợ đi
đến địa chỉ họ chỉ định đồng thời làm giả thư cho khách hàng để thông báo đơn vị đã
nhận được tiền của người này để tránh khách hàng hỏi về khoản tiền họ đã trả.

70
 Thủ thuật xóa sổ nợ phải thu không đúng

Đối tượng gian lận có thể chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả rồi đề nghị xóa sổ món
nợ phải thu này vì không thu được nợ. Một cách khác, đó là họ sẽ ghi nhận một khoản
giảm trừ nào đó, chẳng hạn như chiết khấu thanh toán, tương ứng với số tiền mà họ đã
chiếm đoạt.

Thủ tục kiểm soát

- Phân chia nhiệm vụ là biện pháp ngăn ngừa và phát hiện loại gian lận này khá tốt.

- Việc kiểm tra đột xuất việc ghi chép nợ phải thu có thể hạn chế hoặc phát hiện ra
việc ghi chép sai tài khoản

- Phân công cho một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu khách hàng
thực hiện đối chiếu công nợ đột xuất với khách hàng, cũng là một biện pháp hữu hiệu
nhằm ngăn chặn hay phát hiện thủ thuật gối đầu.

- Một biện pháp kiểm soát khác đó là bắt buộc phải có sự phê chuẩn khi xóa sổ nợ phải thu
hoặc cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán, thậm chí phải có sự phê chuẩn các
bút toán điều chỉnh liên quan đến tài khoản phải thu của khách hàng.

- Ứng dụng tin học vào các hoạt động của đơn vị cũng giúp thiết lập những thủ tục
kiểm soát hữu hiệu và ít tốn thời gian, công sức hơn .

- Định kỳ phần tích tuổi nợ cũng là một biện pháp kiểm soát tốt vừa có tính ngăn
ngừa, vừa có khả năng giúp phát hiện gian lận.

71
 CHỦ ĐỀ 6: KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG

I. Đặc điểm và mục tiêu kiềm soát chu trình tiền lƣơng

1. Đặc điểm tiền lƣơng và các hình thức trả lƣơng

1.1. Đặc điểm tiền lương

Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của số lượng và chất lượng sức lao động mà người
lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh... Tiền lương là nguồn thu nhập
chủ yếu của người lao động, và là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản
phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra. Việc kiểm soát tốt tiền lương sẽ giúp đơn vị sử dụng
hiệu quả sức lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy cho đơn vị, tăng thu nhập
cho người lao động. Chính vì thế, tiền lương là mối quan tâm của nhiều đối tượng
khác nhau như người lao động, người sử dụng lao động, công đoàn, cơ quan thuế...

Thông thường tiền lương bao gồm: lương cơ bản và các khoản khác như tiền thưởng
theo doanh sổ, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca...

1.2. Hình thức trả lương

 Tiền lương theo thời gian

Lương theo thời gian là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc của
họ (ngày, tháng, quý hoặc năm). Lương thời gian không phụ thuộc vào khối lượng
công việc (sản phẩm) mà người lao động hoàn thành trong khoảng thời gian đó.
Lương theo thời gian được tính dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc và thang lương.
Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lý, đơn vị cỏ thể tính lương theo thời gian giản
đơn hoặc trả lương theo thời gian có thưởng.

Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán

Nhược điểm: Không kích thích người lao động tăng năng suất và sẽ không hiệu quả
khi có nhiều nhân viên có trình độ khác nhau cùng thực hiện một công việc vì nó
mang tính bình quân.

 Tiền lƣơng theo sản phẩm

86
Là tiền lương được tính toán dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc hay
lao vụ đã hoàn thành. Để tính lương theo sản phẩm cần xây dựng định mức hợp lý
làm cơ sở xác định đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, công việc. Tùy theo
yêu cầu và khả năng quản lý của đơn vị, việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành
theo các hình thức sau đây:

- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: tiền lương được tính trực tiếp
theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương. Hình
thức này thường được áp dụng phổ biến để tính lương cho công nhân trực tiếp sản
xuất.

- Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: thường được sử dụng để tính lương cho công
nhân phục vụ sản xuất như vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc,
thiết bị...

- Tính lương theo sản phẩm có thưởng: tiền lương được tính theo sản phẩm (trực tiếp
hoặc gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất.

- Tính lương theo sản phẩm lũy tiến: ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp,
căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến.

- Tiền lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: được tính theo đơn giá tổng hợp cho sản
phẩm hoàn thành đến công đoạn cuối cùng.

Ƣu điểm:

- Gắn thu nhập của người lao động với kết quả công việc của họ, khuyến khích người
lao động tăng năng suất .

- Tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên và tiền lương được chi trả một
cách rõ ràng, thể hiện tính công khai, minh bạch trong việc chi trả lương.

Nhƣợc điểm:

- Tính toán phức tạp, và nếu không gắn với chất lượng, người lao động thường sẽ có
xu hướng chạy theo số lượng mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm/công việc

2. Đặc điểm của chu trình tiền lƣơng

- Chu trình tiền lương vừa phản ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương) vừa là cơ sở

87
để xác định chi phí đầu ra (giá thành sản phẩm/dịch vụ).

- Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện như:
BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, TNCN... nên nếu có sai phạm có thể dẫn đến những
hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

- Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu liên quan đến người lao động, đến những tài
sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ bị tính toán sai, và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm
dụng.

- Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí và giá thành của doanh nghiệp và các sai phạm sẽ gây ảnh hưởng lớn tới các quyết
định khác về sản xuất (giá thành), tiêu thụ (giá bán).

- Nếu đánh giá không đúng những cống hiến của người lao động, dẫn tới việc trả
lương không phù hợp (như thiếu công bằng, chưa thỏa đáng...) có thể khiến đơn vị
mất đi nguồn nhân lực có chất lượng cao.

- Chu trình tiền lương thường bao gồm các bước công việc sau đây:

 Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương và

các khoản khấu trừ

 Phát hành séc trả lương

 Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho nhà nước

 Ghi sổ kế toán

3. Mục tiêu kiểm soát của chu trình tiền lƣơng

3.1 Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

- Sự hữu hiệu được hiểu là việc tính toán và chi trả lương cho người lao động phải
giúp đơn vị đạt được các mục tiêu kinh doanh. Người lao động trong đơn vị, dù ở bộ
phận nào (sản xuất, bán hàng hay quản lý) đều cần nhận được tiền lương đúng kỳ và
mức lương cần phải phù hợp với năng lực và sự đóng góp của họ.

- Tính hiệu quả được hiểu là mối tương quan so sánh giữa kết quả đạt được nói trên
với chi phí tiền lương phải bỏ ra.

88
3.2 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

Nghĩa là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh hưởng bởi chu trình tiền
luơng được trình bày một cách trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế, chẳng hạn
như chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm, trong giá vốn hàng bán, trong chi
phí quản lý và bán hàng tại doanh nghiệp.

3.3 Tuân thủ pháp luật và các quy định trong chu trình tiền lương

Nghĩa là các công việc như tuyển dụng, sử dụng lao động, khen thưởng và kỷ luật lao
động của đơn vị cũng pttải chịu sự chi phối của pháp luật và một số quy định nội bộ.
Nếu vi phạm có thể dẫn đến những vụ kiện tranh chấp về lao động rất phức tạp, gây
tổn thất về tiền bồi thường, tiền phạt, mất uy tín của đơn vị...

Ví dụ : ký hợp đồng lao động, thời gian thử việc, mức lương tối thiểu, điều kiện an
toàn lao động, sa thải và kỷ luật lao động...

II. Sai phạm có thể xảy ra ở các giai đoạn trong chu trình và thủ tục kiểm soát cụ
thể

1. Sai phạm có thể xảy ra trong ở các giai đoạn trong chu trình tiền lƣơng

1.1 Giai đoạn thu thập các chứng từ ban đầu như bảng chấm công và các
chứng từ khác liên quan để tính lương

- Sai sót trong chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn
thành như ghi chép không đầy đủ, không chính xác và kịp thời.

- Sai phạm trong ghi chép, tính toán giờ công, giờ phụ trội, sản phẩm, dịch vụ
hoàn thành (nếu có).

- Tính giờ công cho những nhân viên không có thật

- Sai phạm trong cập nhật dữ liệu về nhân sự, như: nhân viên nghi việc, nhân
viên mới, các khoản tăng/giảm lương của nhân viên..

- Báo cáo sai về số ngày (giờ) nghỉ bệnh, nghỉ không lương hay nghỉ phép,…

- Thiếu các thủ tục cần thiết (hợp đồng lao động.) khiến chi phí tiền lương
không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

89
1.2 Giai đoạn tính lương và các khoản khấu trừ

- Tính sai tiền lương phải trả.

- Tính lương cho số nhân viên đã nghỉ việc, hoặc đang chờ nghi việc.

- Tính lương không chính xác do sai về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận...

- Khấu trừ sai hoặc không khấu trừ các khoản: BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN.

- Không tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngày lễ, chủ
nhật.

1.3 Giai đoạn phát hành séc trả lương

- Chậm trễ hoặc sai sót trong việc giao séc trả lương hoặc chuyển tiền vào tài
khoản của nhân viên.

- Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động không có thật.

1.4 Giai đoạn nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước

Chậm nộp hoặc không nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà
nước

2. Những thủ tục kiểm soát chung

2.1 Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khác nhau

- Bộ phận nhân sự: tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và quản lý hồ sơ lao động.

- Bộ phận sử dụng lao động: quản lý lao động và chấm công.

- Bộ phận tính lương: tính lương và các khoản khấu trừ có liên quan, lập bảng
thanh toán lương nhằm theo dõi chặt chẽ những biến động của chi phí tiền lương.

- Bộ phận trả lương: phát lương cho người lao động và kiểm soát chặt chẽ các
khoản tiền lương người lao động chưa nhận.

2.2 Kiểm soát quả trình xử lý thông tin

Kiểm soát chung

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

- Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử

90
dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chi được phép truy cập vào phần hành
của mình.

- Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu để họ không thể tiếp cận hay
truy cập được vào hệ thống thông tin và vào chu trình này.

 Kiểm soát dữ liệu

- Nhập liệu càng sớm càng tốt.

- Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc.

Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứngtừ.

- Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ.

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

- Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập (như sổ chứng từ, ngày, tháng, số
tiền, định khoản.. .vv) đều có đầy đủ thông tin.

- Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã khách hàng, các thông tin
cần thiết về khách hàng và các số liệu

- Đánh số thứ tự liên tục cho các ấn chi trước khi sử dụng

- Thực hiện cho tất cả ấn chỉ sử dụng, thí dụ như séc, phiếu chi tiền mặt... Các biểu
mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.

Ủy quyền và xét duyệt

- Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để tính lương như bảng chấm công, bảng làm đêm,
làm thêm giờ cũng như bảng tính lương cần có sự xét duyệt cùa các cấp có thẩm
quyền.

- Ngoài ra, cần có chính sách về tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, trong đó
cần quy định người chịu trách nhiệm phê chuẩn.

2.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

91
- Định kỳ, người đứng đầu đơn vị nên tiến hành kiểm tra các công việc mà các bộ
phận đã thực hiện, như kiểm tra quy trình tuyển dụng, việc ký hợp đồng lao động,
chấm công, tính lương và trả lương...

- Ngoài ra, định kỳ đơn vị có thể tiến hành kiểm tra việc tính thuế TNCN, hoặc có thể
nhờ sự giúp đỡ của chuyên gia tư vấn thuế về lĩnh vực nàỵ, để đảm bảo tuân thủ đúng
pháp luật cũng như có thể được hưởng những điểu có lợi trong các quy định có liên
quan.

2.4 Phân tích rà soát hay đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương

- Thủ tục kiểm soát này giúp cho nhà quản lý kịp thời phát hiện những biến động bất
thường trong chi phí tiền lương mà không cần phải đi quá chi tiết vào từng trường
hợp.

3. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong chu trình tiền lƣơng

3.1 Xây dựng chính sách tiền lương

Các nguyên tắc chính khi xây dựng chính sách tiền lương là:

- Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên

- Căn cứ vào thị trường lao động:

- Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị.

- Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng ban và giữa các bộ phận
trong cùng đơn vị.

- Căn cứ vào giá trị vật chất mà đơn vị trao cho nhân viên và giá trị tinh thần mà nhân
viên nhận được từ đơn vị

- Căn cứ vào pháp luật hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH,
BHYT, BHTN, KPCĐ... và các quy định của đơn vị.

3.2. Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương

 Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương

- Các chứng từ thường sử dụng bao gồm: Thẻ bấm giờ, Bảng theo dõi lao động, Bàng
chấm công, Bảng kê khối lượng sản phẩm hoàn thành, Bảng kê thời gian vượt giờ...

92
- Các chứng từ này cần được thiết kế sẵn, có đánh số thứ tự liên tục trước khi sử
dụng.

 Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương

- Nhân viên phụ trách tiền lương kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về
tiền lương, cần phải đối chiếu với danh sách lao động hiện tại của đơn vị.

 Kiểm tra các nội dung trên chứng từ ban đầu về tiền lương

- Nhân viên phụ trách tiền lương cần kiểm tra xem mọi chứng từ ban đầu về tiền
lương đã có đủ chữ ký của trưởng bộ phận hay chưa. Điều này nhằm tránh được
việc khai khống số giờ làm thêm.

3.3. Kiểm soát quá trình tính lương và các khoản khấu trừ

- Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng.

- Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động nhân sự và tiền lương,
và bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động này.

- Phân công người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong chương trinh tính
lương.

- Phân công ngườỉ có thẩm quyền phê duyệt bảng lương.

- Bảng lương và các chứng từ chi lương phải chuyển đầy đủ và kịp thời để kế toán ghi
chép.

- Định kỳ, nhà quản lý đối chiếu chi phí lương thực tế với quỹ lương kế hoạch.

3.4. Kiểm soát quá trình trả lương

- Căn cứ vào bảng thanh toán lương đã lập, một nhân viên tính lương sẽ lập phiếu đề
nghị thanh toán lương gửi cho người có thẩm quyền xét duyệt. Các séc trả lương sẽ
được gởi cho từng người lao động

- Một nhân viên khác sẽ sắp xếp các séc này theo từng phòng ban, bộ phận và trực
tiếp giao các séc trả lương cho người lao động. Khi nhận séc, người lao động phải ký
nhận lên bảng thanh toán lương để chứng minh rằng mình đã nhận khoản tiền này.
Séc của những nhân viên chưa nhận phải được bảo quản chặt chẽ và thông báo cho họ

93
biết để đến nhận.

- Bảng thanh toán lương sẽ được chuyển cho phòng kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết
tiền lương và sau đó ghi vào sổ cái.

3.5 Kiểm soát quá trình nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước

- Phải phê duyệt trước khi chi lương.

- Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương.

- Người lao động phải ký nhận lương trực tiếp hoặc chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng.

4. Một số thủ thuật gian lận thƣờng gặp trong chu trình tiền lƣơng và thủ tục
kiểm soát thích hợp

4.1 Khai khống nhân viên hay tạo ra nhân viên “ảo”

Loại gian lận này là làm cho các nhân viên ảo có tên trên danh sách nhân viên của
đơn vị, có bảng chấm công được xét duyệt và séc trả lương sẽ chuyển đến vị trí mà
người gian lận có thể lấy được để chuyển đổi thành tiền.

Thủ tục kiểm soát

- Thủ tục kiểm soát quan trọng để hạn chế và phát hiện gian lận này là tách biệt chức
năng tuyển dụng lao động với chức năng tính lương. Việc tập trung tuyển dụng ở
phòng nhân sự sẽ hạn chế đáng kể loại gian lận này thay vì phân quyền tuyển dụng
cho các trưởng bộ phận.

- Phòng nhân sự cần định kỳ đối chiếu bảng lương với danh sách lao động trong hồ sơ
nhân sự. Những thay đổi như xuất hiện thêm nhân viên mới hay trong kỳ có nhân viên
nghỉ việc cần được kiểm tra cụ thể.

- Nhân viên giao séc trả lương độc lập với bộ phận tính lương và không có quyền
tuyển dụng lao động thì sẽ hạn chế được khả năng người gian lận nhận được các séc
của nhân viên ảo.

- Yêu cầu nhân viên khi nhận séc phải có giấy tờ tùy thân, nếu trả lương qua tài khoản
ngân hàng, đơn vị nên mở tài khoản để trả lương cho nhân viên tại cùng một ngân
hàng, và cần định kỳ kiểm tra xem có tình trạng nhiều nhân viên có cùng một số tài

94
khoản hay không.

4.2 Khai khống giờ công hay khai khống mức lương

Thông thường thủ tục này thường được thực hiện bằng cách:

- Giả mạo chữ ký của trưởng bộ phận, thông đồng với người này hay lợi dụng sự lơ là
thiếu kiểm tra của họ khi phê chuẩn các bảng chấm công.

- Thay đổi số giờ công trên các bảng chấm công đã được phê chuẩn trước khi chúng
được chuyển tới cho bộ phận tính lương. Điều này chỉ thực hiện được khi người gian
lận có khả năng tiếp cận với các bảng chấm công đã phê chuẩn trước khi bộ phận tính
lương nhận được các bảng này.

Thủ tục kiểm soát

- Tách biệt giữa chức năng tính lương, phê chuẩn bảng chấm công và giao séc trả
lương cần được thực hiện.

- Vai trò của trưởng bộ phận sử dụng lao động trong việc phê chuẩn các bảng chấm
công đóng vai trò then chốt cho việc ngăn ngừa và phát hiện hình thức gian lận này.

- Để hạn chế việc thay đổi mức lương, cần sử dụng mật khẩu nhiều lần đễ hạn chế
truy cập vào hồ sơ nhân sự. Hồ sơ nhân sự sẽ do một nhân viên chịu trách nhiệm lưu
trữ mà nhân viên này không có trách nhiệm tính lương.

- Đơn vị có thể đưa ra các quy định như mọi bảng chấm công không có phê chuẩn của
trưởng bộ phận sẽ bị trả lại, ngày giờ nộp các bảng chấm công cần được nêu rõ cho
mọi nhân viên biết và thường xuyên nhắc nhở trường bộ phận chú ý tới việc kiểm tra
số giờ công trước khi phê chuẩn.

- Các bảng chấm công sau khi được phê chuẩn cần được chuyển ngay tới bộ phận tính
lương nhằm hạn chế cơ hội cho người gian lận tiếp cận và thay đổi số giờ công trên
các bảng này.

95
 CHỦ ĐỀ 7: KIỂM SOÁT TIỀN
I. Đặc điểm và mục tiêu kiểm soát

1. Đặc điểm của tiền

- Tiền của doanh nghiệp thường bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang
chuyển.

Đặc điểm của tiền:

- Phần lớn hoạt động của đơn vị đều cần đến tiền bằng những cách thức khác nhau.
Tiền có mối quan hệ mật thiết với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu, như chu trình bán
hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và trả tiền, chu trình tiền lương, chu trình sản
xuất nên rất dễ bị sai sót, tham ô, biển thủ hay bị chiếm dụng.

- Tiền ở nhiều đơn vị thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, điều này
làm cho sai phạm rất dễ xảy ra và nhiều khi rất khó phát hiện.

- Việc quản lý tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tăng hiệu
quả sử dụng tiền của đơn vị.

- Tiền là một tài sản rất nhạy cảm vì khả năng gian lận, biển thủ thường cao hơn các
tài sản khác. Các thủ thuật gian lận thường đa dạng và được che dấu tinh vi.

2. Mục tiêu kiểm soát đối với tiền

2.1. Sự hữu hiệu và hiệu quả

Các hoạt động thu chi tiền và tồn quỹ được kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nâng cao tính
hữu hiệu và hiệu quả củã hoạt động kinh doanh. Việc thu, chi tiền đúng, đủ, kịp thời,
phù hợp nhu cầu, không lãng phí sẽ giúp hạn chế mất mát, lạm dụng tiền bạc của đơn
vị cho mục đích cá nhân, từ đó giúp thực hiện tốt việc mua hàng, bán hàng, chỉ trả
lương kịp thời sẽ làm tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh và do vậy ảnh hưởng
đến tính hữu hiệu trong hoạt động của đơn vị.

2.2 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

Các nghiệp vụ thu, chi tiền cần được ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời nhằm
cung cấp các thông tin về tình hình tạo ra tiền, sử dụng tiền và số dư tiền một cách

96
trung thực và hợp lý trên báo cáo tài chính.

2.3 Tuân thủ pháp luật và các quy định

Việc thu, chi tiền phải phù hợp với các quy định của pháp luật và tuân thủ quy chế tài
chính của đơn vị và của nhà nước

II. Các sai phạm có thể xảy ra và thủ tục kiểm soát

1. Các sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn

1.1 Đối với thu tiền

1.1.1 Giai đoạn thu trực tiếp từ bán hàng

- Tiền thu từ khách hàng bị nhân viên bán hàng hay thu ngân chiếm dụng, biển thủ.

- Tiền thu không đúng với giá trị hàng bán ra do hóa đom bị tính toán sai.

1.1.2 Giai đoạn thu nợ khách hàng

- Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền thu được hoặc không nộp về doanh nghiệp kịp
thời.

- Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền thu được

- Ghi chép các khoản thu tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng, ghi chép thiếu
sót hoặc trùng lắp các nghiệp vụ thu tiền

- Nhân viên chiếm dụng các séc khách hàng chi trả, lấy séc đổi tiền mặt

1.1.3 Thu tiền từ thẻ tín dụng

- Không cập nhật kịp thời, ghi nhận sai tiền thu bán hàng hay cung cấp dịch vụ
bằng thẻ tín dụng.

- Không bảo mật thông tin của khách hàng nên nhân viên hay người ngoài có thể
sử dụng thông tin để thu lợi

1.2 Đối với chi tiền

- Ghi chép các khoản chi trả tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi,
ghi chép thiếu sót hoặc trùng lắp các nghiệp vụ chi tiền.

- Chi sai số tiền cần chỉ trên các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu

97
giao hàng, biên bản nợ...

- Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng hoặc sai giá đã thỏa thuận.

- Chi trả cho các khoản chi phí, các khoản mua hàng hoặc dịch vụ không có thực,
không được phê duyệt, không phù hợp với chính sách của đơn vị

- Chi không đúng: chi không đúng mục đích hay nhu cầu, chi vượt quá mức cần thiết,
lạm dụng để chi cho cá nhân.

- Chi không kịp thời dẫn đến không được hưởng các khoản chiết khấu thanh toán
hay phải trả thêm lãi suất quá hạn

- Thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng không được phép.

1.3 Đối với tồn quỹ

- Số tiền tồn quỹ thực tế sai lệch so với sổ sách và báo cáo

- Tiền tồn quỹ bị mất cắp, bị thủ quỹ chiếm dụng, tham ô

- Tiền tồn quỹ quá ít dẫn đến thiếu hụt tiền khi cần hoặc quá nhiều làm giảm khả
năng sinh lời

2. Các thủ tục kiểm soát chung đối với thu, chi và tồn quỹ

2.1 Sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực

2.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Có bốn chức năng cần tách biệt đó là: xét duyệt, ghi chép, bảo quản, và thực hiện. Đơn
vị có thể phân công tách biệt thành các bộ phận sau đây:

- Thủ quỹ không được kiêm kế toán tiền.

- Chức năng chi tiền phải tách biệt với chức năng xét duyệt chi.

- Đối với việc bán hàng thu tiền trực tiếp, cần tách biệt chức năng bán hàng, thu tiền
và kế toán.

- Đối với bán chịu và thu nợ, cần tách biệt chức năng xét duyệt bán chịu, theo dõi nợ
phải thu, thu nợ và đối chiếu công nợ.

2.3 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

98
Kiểm soát chung

 Kiểm soát đổi tượng sử dụng

- Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử
dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của
mình.

- Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu, để họ không thể tiếp cận hay truy
cập được vào hệ thống thông tin cùa đơn vị.

 Kiểm soát dữ liệu

- Nhập liệu càng sớm càng tốt.

- Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc.

Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ.

- Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ.

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

- Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như số chứng từ, ngày, tháng, số tiền,
định khoản... đều có đầy đủ thông tin.

- Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã khách hàng, các thông tin
cần thiết về khách hàng và các số liệu.

Kiểm soát chứng từ sổ sách

- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ như phiếu thu,
phiếu chi, các séc. Các chứng từ khác như giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm
ứng... cần có đầy đủ các nội dung cần thiết, có ghi số tham chiếu để kiểm tra sau này.

- Ghi nhận kịp thời, chính xác các nghiệp vụ về tiền vào sổ sách kế toán và tính số dư
tồn quỹ hàng ngày.

Ủy quyền và xét duyệt

99
- Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng... cần được
người có thẩm quyền xét duyệt trước khi lập phiếu chi hay ký séc.

- Các phiếu chi muốn được xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau khi chi cần đóng
dấu “đã thanh toán” vào chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai các
chứng từ này.

- Các khoản chi tiền với giá trị lớn nên chi bằng chuyển khoản qua ngân hàng.

- Các séc không được ký nếu các chứng từ liên quan đến trả tiền chưa được phê duyệt.

- Các séc, vì lý do nào đỏ, không sử dụng cho việc chi trả cần phải ghi rõ và lưu trong
hồ sơ riêng.

2.4 Phân tích và rà soát

- Xây dựng kế hoạch chi tiêu.

- Định kỳ cần lập báo cáo về các khoản có biến động bất thường như:

o Các khoản chi có nội dung bất thường.

o Thâm hụt ngân quỹ

- Phân tích biến động lãi tiền gửi.

- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt.

- Định kỳ, cần tiến hành đối chiếu tổng cộng các hóa đơn mua hàng chưa chi trả với
số dư Có của tài khoản Nợ phải trả cho nhà cung cấp.

2.5 Bảo vệ tài sản

- Cất giữ tiền mặt, séc ở nơi an toàn và hạn chế việc tiếp cận

- Chỉ để tồn quỹ tiền mặt ở một mức độ hợp lý, hàng ngày gửi ngay tiền thừa vào
ngân hàng.

- Ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và sổ dư tiền mặt hàng ngày.

- So sánh giữa bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng

- Cuối ngày phải kiểm kê quỹ và đối chiếu với số liệu trên sổ sách và niêm phong
quỹ, sử dụng két sắt (có mã số và chìa khóa) để cất tiền.

100
- Đôi khi cần kiểm quỹ đột xuất.

3. Những thủ tục kiểm soát cụ thể

3.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền mặt

3.1.1 Những thủ tục kiểm soát cụ thể đối với thu tiền mặt

a. Thu tiền trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ

 Đối với các siêu thị

-Sử dụng máy tính tiền tự động

- In phiếu thu hoặc hóa đơn giao cho khách hàng và khuyến khích họ lấy phiếu thu
hay hóa đơn để kiểm tra và đổi (trả) lại hàng sau này (nếu có)

- Đánh số thứ tự liên tục trên phiếu thu hay hóa đơn, trường hợp hủy phiếu thu hay
hóa đơn phải ghi lại

- Cuối ngày, tiến hành đối chiếu giữa số tiền thu được và số liệu ghi nhận trên máy
tính tiền.

- Không cho phép tự xóa các nghiệp vụ đã ghi nhận. Trong quá trình xử lý, nếu muốn
xóa cần phải có mật khẩu do một người có trách nhiệm quản lý. Việc đổi hay trả hàng
phải được sự phê chuẩn của người có trách nhiệm.

- Cuối mỗi ca làm việc, nhân viên bán hàng kiêm thu ngân phải nộp về quỹ trung tâm
toàn bộ tiền thu được.

 Đối với cửa hàng bán lẻ sản phẩm, hàng hóa

- Việc giới thiệu và tư vấn sản phẩm do nhân viên bán hàng đảm trách, nhưng việc
thu tiền phải do nhân viên thu ngân thực hiện, ngoài ra, tại quầy nên sử dụng các máy
tính tiền tự động.

- Tại các đơn vị mà nhân viên vừa bán hàng vừa thu tiền và không có sử dụng máy
tính tiền hỗ trợ, đơn vị cần yêu cầu nhân viên bán hàng lập các Báo cáo bán hàng mỗi
ngày.

 Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ như nhà hàng, khách sạn...

- Cần tách biệt giữa bộ phận cung cấp dịch vụ với bộ phận lập phiếu tính tiền hoặc

101
hóa đơn và bộ phận thu ngân.

- Các phiếu tính tiền hay hóa đơn cần được đánh số trước liên tục.

- Khi thu tiền, nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu “Đã thu tiền” trên phiếu tính tiền hoặc
hóa đơn để tiện kiểm tra, đối chiếu.

- Hàng ngày, bộ phận thu ngân và bộ phận lập phiếu tính tiền hay hóa đơn cần đối
chiếu số liệu với nhau, kiểm tra các phiếu tính tiền hay hóa đơn đã phát hành nhưng
chưa thu tiền.

 Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sử dụng vé như rạp chiếu phim, khu
vui chơi...

- Tách biệt giữa chức năng thu tiền và chức năng kiểm soát vé. Vé phải được đánh số
thứ tự liên tục trước khi sử dụng, trên vé nên in sẵn giá vé.

- Cuối ngày khi nhân viên bán vé nộp tiền, cần đối chiếu giữa số vé đã bán và số tiền
thu về.

- Ngoài ra, cần kiểm tra bộ phận kiểm soát vé có thực hiện đúng chức năng không như
gắn camera quan sát hay kiểm tra độc lập vé của khách hàng đột xuất.

- Tiền thu từ các quầy tính tiền, quầy bán vé cuối ngày phải nộp cho thủ quỹ của đơn
vị.

 Đối với doanh nghiệp lớn

Hóa đơn chỉ giao cho khách hàng khi đã được phê duyệt bán chịu hoặc đã trả tiền
(có phiếu thu).

b. Thu nợ của khách hàng

 Thu nợ tại cơ sở của khách hàng

- Theo dõi công nợ: phân công nhân viên kế toán chuyên theo dõi công nợ, lập
Bảng theo dõi công nợ đối với từng khoản nợ, thời gian nợ của từng khách hàng
và định kỳ giao cho từng nhân viên thu nợ.

- Tổ chức đội ngũ nhân viên thu nợ, chẳng hạn như phân nhóm khách hàng cụ thể
cho từng nhân viên thu nợ, huấn luyện kỹ năng thu nợ và chính sách thu hồi nợ

102
của đơn vị, hoán chuyển nhân viên thu nợ.

- Cuối ngày, cần yêu cầu nhân viên nộp ngay số tiền thu được cho thủ quỹ hoặc
nộp lại hóa đơn và giấy ủy quyến (nếu không thu được tiền) và giải thích lý do.
Cần quản lý chặt chẽ hóa đơn chưa thu được tiền.

- Định kỳ, kế toán công nợ cần lập các bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ
cho từng khách hàng. Bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ sẽ giúp phát hiện
các khoản nợ quá hạn bất thường, từ đó có thể phát hiện việc biển thủ tiền thu nợ
của khách hàng.

- Cuối tháng cần tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng.

 Khách hàng đến doanh nghiệp trực tiếp trả nợ

- Kế toán quỹ lập phiếu thu hay hóa đơn, sau đó chuyển cho thủ quỹ để thu tiền.

- Khuyến khích khách hàng lấy phiếu thu, hay hóa đơn khi nộp tiền.

c. Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại

- Việc chấp nhận giảm giá, chiết khấu hay nhận lại hàng cho khách hàng cần được xét
duyệt bởi một người có thẩm quyền và độc lập với nhân viên bán hàng.

- Cần có sổ sách theo dõi riêng các khoản giảm giá và hàng bán bị trả lại.

- Cần lập báo cáo theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên thu ngân ở
từng địa điểm bán hàng đối với trường hợp bán lẻ hàng hóa. Người theo dõi các khoản
giảm giá, hàng bán bị trả lại hay xóa sổ nợ phải thu khách hàng phải độc lập với nhân
viên thu nợ và người xét duyệt.

- Định kỳ, nên phân công một người độc lập chọn một số nghiệp vụ giảm giá hay
hàng bán bị trả lại trên sổ sách, kiểm tra chứng từ liên quan nhằm xem xét liệu các
nghiệp vụ này có được xét duyệt bởi người có thẩm quyền một cách thích hợp hay
không.

3.1.2 Thủ tục kiểm soát cụ thể về chi tiền

a. Chi trả tiền cho nhà cung cấp về việc mua tài sản

- Cần có các qui định cụ thể về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà

103
cung cấp được nhanh chóng luân chuyển đến phòng kế toán. Khi nhận được hóa đơn,
cần kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp
đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho...

- Kế toán công nợ nên lưu các hóa đơn vào hồ sơ các hóa đơn chưa thanh toán theo
thứ tự thời hạn thanh toán. Để kiểm soát tốt việc chi tiêu, đem vị nên hạn chế chi
bằng tiền mặt mà nên chi qua ngân hàng.

- Nếu có hàng bị trả lại boặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả
lại hàng, giấy chấp thuận giảm giá của nhà cung cấp... phải nhanh chóng chuyển đến
phòng kế toán

- Đối chiếu họa đơn với đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng... để đảm bảo số
tiền phải trả đúng theo thỏa thuận và số hàng thực nhận.

- Theo dõi riêng những hóa đơn đã nhận được từ nhà cung cấp nhưng chưa có đơn đặt
hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng.

- Các hóa đơn đã trả tiền cần lưu trong hồ sơ riêng và đóng dấu ngay lên chứng từ sau
khi thanh toán để tránh trà tiền hai lần cho cùng một hóa đơn.

- Để phát hiện việc sử dụng chứng từ gốc giả mạo của các công ty không có thật, cần
lập danh sách các nhà cung cấp với các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện
thoại, fax và tài khoản ngân hàng, mã số thuế, đông thời thường xuyên cập nhật danh
sách này.

b. Thanh toán các khoản chi tiêu khác trong đơn vị

- Phải lập phiếu chi cho mọi trường hợp chi bằng tiền mặt. Phiếu chi cần được đánh
số thứ tự liên tục truớc khi sử dụng và do kế toán quỹ lập, sau đó chuyển cho thủ quỹ
chi tiền.

- Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt. Đơn vị nên quy định về hạn mức thanh toán bằng
tiền mặt, các khoản thanh toán vượt quá hạn mức phải được thanh toán qua ngân
hàng.

- Sử dụng Phiếu đề nghị thanh toán

- Để phát hiện các trường hợp khai khống hoa hồng, cần đối chiếu giữa doanh thu với

104
chi phí hoa hồng để xem xét tính hợp lý của chi phí hoa hồng.

3.1.3 Các thủ tục kiểm soát về tồn quỹ tiền mặt

- Tiền mặt tại quỹ bao gồm tiền giấy, tiền xu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, séc chưa
sử dụng hay séc thanh toán của khách hàng chưa kip gửi vào ngân hàng cần được bảo
quản chặt chẽ và giao cho thủ quỹ chịu trách nhiệm.

- Thủ quỹ cần kiểm kê cuối mỗi ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán quỹ. Mọi
chênh lệch phải tìm hiểu nguyên nhân.

- Tiền phải được để trong két sắt, phải niêm phong két trước khi ra về.

- Cần tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ (cuối ngày) và đột xuất.

- Xác định định mức tồn quỹ thích hợp

3.2 Các thủ tục kiểm soát cụ thể đối với tiền gửi ngân hàng

3.2.1 Thủ tục kiểm soát về thu tiền gửi ngân hàng

a. Thu nợ của khách hàng

- Phân nhiệm cho nhiều nhân viên mở thư: ít nhất phải có hai nhân viên văn thư cùng
mở thư và cùng kiểm tra nội dung của séc.

- Đóng đấu vào mặt sau của séc: nhân viên phòng hành chính phải đóng dấu “chỉ
dùng để ký thác” vào mặt sau của séc.

- Lập danh sách các séc nhận được: hàng ngày nhân viên phòng hành chính phải lập
danh sách các séc nhận được trong đó ghi rõ số tiền. Danh sách này sẽ được sao
thành ba bản: một bản lưu trữ, bản chính gửi cho thủ quỹ và bản sao gửi cho bộ phận
kế toán công nợ.

- Lập danh sách các séc kỷ thác vào ngân hàng: khi nhận được séc, thủ quỹ kiểm tra
xem séc đã được đóng dấu chưa và đối chiếu danh sách các séc nhận được với các séc
do phòng hành chính chuyển sang.

- Ghi sổ kế toán: khi nhận được bản sao, kế toán lưu trữ trong hồ sơ riêng để theo dõi.
Khi tiền đã được ngân hàng chuyển vào tài khoản của đơn vị hay khi nhận giấy báo có
của ngân hàng, kế toán đổi chiếu danh sách các séc ký thác vào ngân hàng và ghi vào

105
sổ kế toán.

- Ghi giảm công nợ: kế toán sẽ ghi khoản thu tiền nợ trong vòng 1 ngày kể từ ngày
nhận giấy báo của ngân hàng. Kế toán công nợ đối chiếu giữa đanh sách séc nhận
được (của Phòng hành chính) với bảng kê các séc ký thác vào ngân hàng. Sau đó, ghi
giảm công nợ của khách hàng.

- Điều tra các séc chưa đủ thông tin: kế toán công nợ sẽ thông báo cho khách hàng về
các séc nhận được nhưng không có các thông tin có liên quan như số hóa đơn. Do
vậy, kế toán công nợ cần điều tra và giải quyết ngay các séc này.

- Kiểm tra theo dõi các séc không tiền bảo chứng: khi nhận được thông báo của ngân
hàng, thủ quỹ gửi lại các séc không tiền bảo chứng cho kế toán công nợ để họ liên hệ
với khách hàng. Nếu khách hàng phát hành séc không có tiền bảo chứng, điều đó
chứng tỏ rằng họ đang gặp khó khăn về thanh khoản, do vậy cần thông báo ngay với
nhân viên phụ trách tín dụng để họ có chính sách thích hợp đối với những khách hàng
này.

b. Thu tiền từ thẻ tín dụng

- Mở riêng một tài khoản ngân hàng cho các khoản thu tiền qua thẻ tín dụng: việc mở
tài khoản riêng sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ việc thu tiền, ghi nhận kịp thời các khoản
thu tiền.

- Phải ngăn ngừa nhân viên tiếp cận các hồ sơ khách hàng.

- Đối chiếu khoản thu tín dụng và nghiệp vụ nhận tiền: kế toán đối chiếu giữa doanh
thu bán hàng thu tiền qua thẻ tín dụng với nhật ký thu tiền hàng ngày

- Chia nhỏ các thông tin về thẻ tín dụng của khách hàng như: tên, số thẻ, ngày hết hạn
của thẻ vào nhiều hồ sơ khác nhau.

3.2.2 Thủ tục kiểm soát về chi tiền gửi ngân hàng

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với các khoản chi tiền qua ngân hàng cũng tương tự các
thủ tục tương tự như chi bằng tiền mặt, ngoài ra các thủ tục kiểm soát khác là:

- Tách biệt chức năng giữa người giữ séc, người phê chuẩn việc chi tiền, người ký séc
với người ghi sổ kế toán.

106
- Tất cả các nghiệp vụ chi qua ngân hàng đều phải được phê chuẩn.

- Các chứng từ kèm theo để xét duyệt thanh toán, bằng séc hay ủy nhiệm chi đều phải
là chứng từ gốc. Các chứng từ cần có để xét duyệt chi tiền thường là:

 Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt

 Đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng

 Biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ, khi phù hợp.

- Ngoài ra, mọi khiếu nại của nhà cung cấp hay khách hàng về việc chưa nhận được
tiền cần được xử lý bởi một người độc lập với người chuyển séc hay bộ phận theo dõi
công nợ.

- Khi nhận được Giấy báo nợ của ngân hàng, cần ghi nhận ngay vào sổ kế toán và kế
toán công nợ thông báo ngay cho người thụ hưởng.

- Đối với việc thanh toán bằng thẻ tín dụng của đơn vị: cần có một nhân viên độc lập.

- Nếu đơn vị thanh toán bằng séc, cần bảo quản cẩn thận séc trắng, séc đã lập và ký.
Cần tách biệt giữa chức năng giữ và viết séc, ký séc và chuyển séc cho người thụ
hưởng hoặc ngân hàng; ngoài ra cũng cần luân phiên người ký séc trong từng giai
đoạn nhất định.

3.2.3 Thủ tục kiểm soát số dư

- Định kỳ, cần đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ phụ ngân bảng.

- Cất giữ séc ở nơi an toàn: Thủ quỹ cất giữ séc vào tủ có khóa cẩn thận, không được
gửi séc ở các tủ nơi công cộng, cần lưu trữ danh sách các séc đã sử dụng và cập nhật
ngay các séc mới vừa sử dụng.

4. Một số gian lận thƣờng gặp đối với tiền và biện pháp kiểm soát thích hợp

4.1. Thu tiền

4.1.1 Thủ thuật skimming

- Là loại gian lận mà người thực hiện sẽ lấy tiền thu bán hàng hay cung cấp dịch vụ
của đơn vị và không ghi vào sổ sách.

- Biện pháp: Kiểm sọát hữu hiệu cho loại gian lận này là phân nhiệm nhân viên bán

107
hàng khác với nhân viên thu tiền, kết hợp với việc kiểm kê hàng hóa.

4.1.2 Thủ thuật gối đầu

- Là thủ thuật được thực hiện bằng cách ghi nhận trễ khoản tiền đã thu và bù đắp bằng
những khoản tiền thu được sau đó. Do đó, sẽ làm cho số dư tài khoản Phải thu của
khách hàng được công bố sẽ cao hơn mức thực tế

- Biện pháp: đối chiếu công nợ chi tiết và thường xuyên.

4.1.3 Chiếm dụng hay biển thủ tiền thu nợ của khách hàng

- Loại gian lận này thường thực hiện bằng cách thông đồng với nhân viên kế toán thay
đổi địa chỉ khách hàng để ngăn chặn không cho thư nhắc nợ hay biên bản xác nhận
công nợ tới tay khách hàng.

- Biện pháp: thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.

4.1.4 Biển thủ ngân quỹ

- Là thủ thuật mà tiền bị đánh cắp bởi các nhân viên được tiếp xúc với tiền như thủ
quỹ, nhân viên thu tiền mặc dù khoản tiền này đã được phản ánh trên sổ sách.

- Biện pháp: Kiểm kê quỹ đột xuất đối chiếu với sổ sách

4.2. Chi tiền

4.2.1 Khai khống các khoản chi tiền thông qua giả mạo chứng từ gốc như hóa đơn mua
hàng, đơn đặt hàng để lấy tiền của đơn vị

Có ba thủ thuật để giả mạo chứng từ gốc:

- Lập ra công ty hoặc thông đồng với một công ty nào đó để xuất hóa đơn cho những
hàng hóa hoặc dịch vụ không có thật hoặc có giao hàng/cung cấp dịch vụ nhưng tính
tiền với giá cao hơn.

- Chi trả không đúng cho nhà cung cấp: thủ tục gian lận thường thực hiện là chi hai
lần cho cùng một hóa đơn, trả tiền không đúng nhà cung cấp hay trả lố số tiền ghi trên
hóa đơn. Nhân viên gian lận có thể thông đồng vói nhà cung cấp để chia số tiền kiếm
được

- Mua hàng hay chi cho mục đích cá nhân nhưng lại yêu cầu đơn vị trả tiền.

108
- Biện pháp: Kiểm soát tốt khâu xét duyệt

4.2.2 Giả mạo séc để lấy tiền

Các kỹ thuật gian lận thường gặp là:

- Nhân viên giữ séc trắng hoặc lấy được séc trắng sẽ viết séc chi tiền, giả mạo chữ ký
và ghi tên người nhận là bản thân người gian lận, hay dùng để chi trả cho nhà cung
cấp dịch vụ hay hàng hóa mua cho cá nhân.

- Nhân viên ghi séc sẽ ghi sai đối tượng thụ hưởng so với chứng từ gốc kèm theo để
chi tiền cho người thông đồng hay cho nhà cung cấp dịch vụ hay hàng hóa dùng cho
mục đích cá nhân. Cơ hội để họ thực hiện là khi vì áp lực thời gian, công việc... người
ký séc không tập trung, hay lơ là và ký các séc ghi sai đối tượng thụ hưởng.

- Bản thân người có thẩm quyền ký séc lập và ký séc cho bản thân để lấy tiền của đơn
vị.

4.2.3 Kiting

- Kiting là thủ thuật được áp dụng khi hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém, đặc biệt là
khi một cá nhân vừa được phép phát hành séc vừa ghi sổ kế toán, hoặc khi có sự
thông đồng giữa các nhân viên đảm trách các nhiệm vụ có liên quan với nhau. Nội
dung của thủ thuật kiting là chuyển một số tiền từ tài khoản Tiền gửi từ một ngân
hàng nảy sang tài khoản Tiền gửi tại một ngân hàng khác cũng cùa đơn vị, và cố tình
ghi nhận sai nghiệp vụ. Cụ thể là vào gần ngày kết thúc niên độ, họ sẽ lập séc chuyển
tiền như trên. Nhưng khi thực hiện động tác này, người biển thủ sẽ thận trọng để đảm
bảo chắc chắn rằng séc được rút ra khá trễ để ngân hàng thứ nhất chưa kịp xóa sổ vào
thòi điểm kết thúc niên độ, trong khi đó ngân hàng thứ hai đã ghi nhận. Do đó số tiền
này sẽ hiện diện trên tài khoản Tiền gửi của đơn vị tại cả hai ngân hàng.

Ví dụ: Giả sử tại công ty A, các nhân viên đã có một khoản biển thủ 130 triệu đồng
thông qua việc thực hiện các khoản rút tiền gởi ngân hàng nhung không ghi nhận trên
số sách kế toán. Đến thời điểm quyết toán cuối năm, khoản này sẽ bị tiết lộ khi kiểm
toán viên gửi thư xác nhận đến ngân hàng vì số dư tiền gửi ngân hàng thấp hơn 130
triệu đồng so với sổ sách kế toán. Để che giấu, các nhân viên này tìm cách làm cho số
dự tiền gửi ngân hàng tăng lên tạm thời vào ngày 31.12. Họ có thể thực hiện thủ thuật

109
kiting như sau.

Vào ngày 31/12, các nhân viên này thực hiện một nghiệp vụ chuyển tiền bằng séc, từ
tài khoản ngân hàng ABC đến ngân hàng XYZ số tiền là 130 triệu đồng (ABC và
XYZ là hai ngân hàng mà công ty A có tài khoản tiền gửi). Ngay vào ngày này
(31/12), khi nhận séc, ngân hàng XYZ đã ghi nhận số tiền này vào tài khoản Tiền gửi
ngân hàng của công ty, nhưng ngân hàng ABC lại chỉ ghi giảm trên tài khoản Tiền
gửi ngân hàng của công ty vào tháng 1 năm sau (giả sử ngày 2/1). Trong khi đó, trên
sổ sách đơn vị, nghiệp vụ chuỵển tiền này sẽ được cố tình ghi nhận vào ngày 2/1 năm
sau. Như vậy, tổng sổ dư tiền gửi ngân hàng của công ty đã tăng khống lên 130 triệu
đồng tạm thời vào ngày 31.12, vừa đủ bù số chênh lệch với sổ sách. Sang ngày 2.1
năm sau, khi ghi nhận nghiệp vụ chuyển tiền này trên sổ kế toán, số dư trở lại bình
thường khi ngân hàng ABC đã ghi giảm tiền. Nếu chỉ gửi thư xác nhận ngân hàng vào
ngày khóa sổ, sẽ không phát hiện được thủ thuật này.

- Biện pháp: Để phát hiện sai phạm, cần lập bảng kê các séc chuyển tiền giữa các
ngân hàng quanh thời điểm khóa sổ.

110
 CHỦ ĐỀ 8: KIỂM SOÁT TSCĐ HỮU HÌNH

I. Đặc điểm và mục tiêu kiểm soát

1. Đặc điểm của tài sản cố định hữu hình

- TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất do đơn vị nắm giữ để sử dụng
cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. TSCĐ hữu hình là bộ phận chủ yếu tạo nên cơ sở
vật chất, kỹ thuật của đơn vị, và thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tài sản.

Đặc điểm:

- TSCĐ là một trong các nhân tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh. Phần lớn
hoạt động kinh doanh trong đơn vị đều cần đến TSCĐ để sản xuất, bán hàng, quản
lý...

- TSCĐ trong một số đơn vị thường chiếm tỷ trọng đáng kể so với tổng tài sản trên
Bảng cân đối kế toán, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất thuộc lĩnh vực công
nghiệp nặng, dầu khí... TSCĐ thường bao gồm nhiều loại, được bảo quản ở nhiều nơi
vì vậy việc mất mát, hư hỏng, dễ xảy ra và đôi khi rất khó phát hiện

- Trong công việc hàng ngày, các nhân viên trực tiếp sử dụng tài sản của tổ chức, do
đó TSCĐ cũng dễ bị biển thủ, chiếm dụng, mặc dù khả năng này không cao như tiền
và hàng hóa.

- Một chu trình quản lý TSCĐ hữu hình trên thực tế thường bao gồm các bước công
việc như sau: Đề nghị mua sắm TSCĐ, phê chuẩn đầu tư TSCĐ, chọn nhà cung cấp,
ghi tăng TSCĐ mới, lập các báo cáo về TSCĐ, xác định đúng đắn số khấu hao và
phân bổ phù hợp vào các đối tượng sử dụng tài sản, cập nhật thông tin về bảo trì, sửa
chữa và thanh lý TSCĐ.

2. Mục tiêu kiểm soát

2.1 Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

- Sự hữu hiệu được hiểu là việc đầu tư mua sắm, sử dụng, quản lý TSCĐ hữu hình
giúp doanh nghiệp bảo đảm kế hoạch sản xuất, ổn định giá thành, giao hàng đúng tiến
độ, đảm bảo chất lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp, giúp đơn vị đạt được mục tiêu

111
kinh doanh và tốc độ tăng trưởng.

- Sự hiệu quả được hiểu là mối tương quan so sánh giữa chi phí bỏ ra cho việc mua
sắm, sửa chữa tài sản với thu nhập từ tài sản mang lại.

2.2 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

Được hiểu là những khoản mục trên báo cáo tài chính liên quan đến việc đầu tư, mua
sắm, sử dụng, sửa chữa, bảo trì, thanh lý TSCĐ hữu hình được trình bày một cách
trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế như nguyên giá TSCĐ, giá trị còn lại của
TSCĐ, chi phí khấu hao, lợi nhuận.

2.3 Sự tuân thủ pháp luật và quy định

Việc mua sắm TSCĐ hữu hình phải tuân thủ các quy định của luật pháp (như quy
định về hợp đồng kinh tế, đấu thầu, thanh toán bằng ngoại tệ...) cũng như quy định
của chính đơn vị, thí dụ như yiệc đề xuất mua tài sản, kỷ kết hợp đồng mua tài sản,
quản lý tài sản.

II. Các sai phạm có thể xảy ra và các thủ tục kiểm soát cụ thể đối với TSCĐ

1. Các sai phạm thƣờng xảy ra đối với TSCĐ

1.1 Giai đoạn quyết định đầu tư TSCĐ

- Đầu tư không đúng dẫn đến lãng phí hoặc mất cân đối tài chính

- Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của đơn vị

- Mua TSCĐ với giá cao.

1.2 Giai đoạn sử dụng TSCĐ

- Sử dụng TSCĐ không đúng mục đích, sử dụng lãng phí làm giảm hiệu quả

- Sử dụng TSCĐ không đúng công suất

- Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân (lạm dụng)

- Đánh cắp TSCĐ

1.3 Giai đoạn ghi nhận thông tin vềTSCĐ

- Ghi chép TSCĐ không chính xác và kịp thời: Ghi nhận những tài sản không đáp

112
ứng đủ điều kiện trở thành TSCĐ. Ghi nhận sai thông tin về nguyên giá, thời gian hữu
dụng

- TSCĐ đã đưa vào sử dụng nhưng chưa cập nhật trên sổ sách

- Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của
TSCĐ

- Không ghi chép kịp thời các chỉ phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sai chi
phí.

- Không ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho các TSCĐ có giá trị lớn

- Thất thoát TSCĐ do không kiểm kê định kỳ

1.4 Giai đoạn thanh lý TSCĐ

- Không xóa sổ TSCĐ đã thanh lý

- Nhượng bán với giá thấp

- Tham ô TSCĐ

2. Các thủ tục kiểm soát chung đối với TSCĐ hữu hình

2.1 Xây dựng kế hoạch đầu tư tài sản cố định hữu hình

- Do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách nên đơn

- Đơn vị cần lập kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ hữu hình ngay từ đầu năm hoặc
thậm chí trước đó vài năm. Kế hoạch phải bao gồm toàn bộ các vấn đề chính về
TSCĐ, như kế hoạch về đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn, thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo các dự án đề xuất phù hợp với ngân sách
được duyệt, đảm bảo tính hiệu quả dự án đầu tư, ngăn chặn sự tham ô và sử dụng tài
sản vì mục đích cá nhân. Kế hoạch này thường phải có sự tham gia của phòng kế
toán.

2.2 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Cần tách bạch các chức năng sau:

 Chức năng xét duyệt mua tài sản tách biệt với đề nghị mua tài sản

113
 Chức năng xét duyệt nhà cung cấp phải khác với bộ phận mua tài sản

 Chức năng ghi chép không được kiêm nhiệm chức năng sử dụng tài sản. Kế toán
TSCĐ ghi sổ chi tiết, sổ cái TSCĐ, chuẩn bị các báo cáo về TSCĐ. Còn việc sử
dụng, mua sắm tài sản, xây dựng, sửa chữa, bảo trì là do các bộ phận khác đảm
nhiệm.

2.3 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát chung

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

- Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử
dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của
mình.

- Đối tượng sử dụng bên ngoài: Thiết lập mật khẩu để họ không thể tiếp cận hay truy
cập được vào hệ thống thông tin và vào khoản mục này.

 Kiểm soát dữ liệu

- Nhập liệu càng sớm càng tốt.

- Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc.

Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ.

- Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ.

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

- Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như s ố chứng từ, ngày, tháng, số
tiền, định khoản đều có đầy đủ thông tin.

- Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã TSCĐ, và các thông tin cần
thiết khác.

Kiểm soát chứng từ sổ sách

114
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng đối với các chứng từ mua hay thanh lý
TSCĐ: nhờ đánh số trước, đơn vị có thể phát hiện các chứng từ trùng lặp hay giả
mạo..

- Biểu mẫu phải rõ ràng: các chứng từ như Phiếu đề nghị mua TSCĐ, biên bản giao
nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giaọ nhận TSCĐ sửa chữa
lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, phiếu đề nghị di chuyển TSCĐ cần được
thiết kế đầy đủ các yếu tố cần thiết theo quy định của pháp luật và theo quy định của
đơn vị. Ngoài ra cần đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng.

- Biên bản giao nhận tài sản phải được lập trên cơ sở các hóa đơn mua tài sản.

- Ghi nhận kịp thời các tài sản mua sắm đã bàn giao đưa vào sử dụng.

Ủy quyền và xét duyệt

- Các giấy đề nghị mua tài sản, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được
người có thẩm quyền xét duyệt.

- Xét duyệt nhu cầu và khả năng đầu tư, bao gồm việc xem xét hiệu quả của việc đầu
tư TSCĐ, nguôn tài trợ và khả năng thu hồi vốn.

- Xét duyệt về kết cấu cụ thể của TSCĐ như các bản thiết kế nhà xưởng, công nghệ,
công suất và tính năng của máy móc, thiết bị. Việc xét duyệt này đảm bảo TSCĐ hoạt
động có hiệu quả.

- Xét duyệt dự toán cụ thể của các khoản đầu tư TSCĐ.

- Xét duyệt việc thanh lý TSCĐ.

2.4 Kiểm tra độc lập việc thực hiện

- Một nhân viên độc lập đối chiếu TSCĐ nhận về với hóa đơn hay hợp đồng mua tài
sản về số lượng, tình trạng, đặc điểm kỹ thuật

- Giám sát độc lập quá trình thi công đối với các công trình xây dựng cơ bản.

- Một bộ phận độc lập nghiệm thu và một bộ phận khác kiểm tra quyết toán công
trình.

2.5 Kiểm soát vật chất

115
- Hạn chế tiếp cận tài sản thông qua quản lý chặt chẽ tài sản, chỉ những người có trách
nhiệm mới được sử dụng tài sản, cài mật khẩu cho các máy tính, kiểm soát chặt chẽ
việc mang tài sản ra khỏi đơn vị..

- Lắp đặt và sử dụng các thiết bị như camera quan sát, hệ thống báo động để chống
trộm...

- Sử dụng và bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, khi có hư hỏng phải báo cáo
và sửa chữa kịp thời...

- Phải giao trách nhiệm quản lý TSCĐ cho bộ phận sử dụng.

- Định kỳ phải kiểm kê nhằm xác định chính xác tài sản hiện còn, mất mát và kịp thòi
xác định trách nhiệm của các bộ phận có liên quan.

2.6 Phân tích rà soát

- Định kỳ cần so sánh chi phí mua tài sản với dự toán ban đầu.

- Cần so sánh việc thực hiện với dự án bàn đầu nhằm phát hiện các tài sản đầu tư lãng
phí, không mang lại hiệu quả.

- Cần so sánh giữa phần tăng thêm tài sản với nguồn vốn được phép chi.

3. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

3.1 Đề xuất mua tài sản

-Thông thường, bộ phận có nhu cầu đầu tư TSCĐ sẽ lập phiếu đề nghị mua tài sản và
phiếu này phải được trưởng bộ phận ký duyệt. Việc đề xuất cần dựa trên kế hoạch
được xây dựng từ đầu năm và chỉ người có thẩm quyền ở từng bộ phận mới được phê
chuẩn việc mua sắm.

- Thủ tục này nhằm đối phó với một sai phạm khá phổ biến là đề nghị mua tài sản khi
nhu cầu chưa thật sự cần thiết.

3.2 Xét duyệt mua tài sản

- Bộ phận xét duyệt nên có sự tham gia của Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính.
Kế toán trưởng/Giám đốc tài chính cần xem Phiếu yêu cầu TSCĐ có phù hợp với
ngân sách đã được phê duyệt hay không.

116
- Nếu phiếu yêu cầu có khác biệt với ngân sách đã được phê duyệt cần phải có giải
thích từ bộ phận có nhu cầu. Nếu đó là lý do khách quan, chính đáng dự án cần được
mang ra thẩm định lại và phải do Ban giám đốc (hoặc Hội đông quản trị) xét duyệt lại
sự thay đổi này. Nếu do nguyên nhân chủ quan, có thể từ chối.

3.3 Lựa chọn nhà cung cấp

- Việc lựa chọn nhà cung cấp thường cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau:

 Không có mối quan hệ về lợi ích giữa bộ phận mua tài sản với nhà cung cấp được
chọn.

 Tiêu thức giá lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với các nhà cung cấp khác.

 Đối với các tài sản có giá trị lớn, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đơn vị nên
chọn hình thức đấu thầu công khai

3.4 Lập đơn đặt hàng

- Dựa trên Phiếu yêu cầu TSCĐ và nhà cung cấp được lựa chọn, bộ phận mua tài sản
sẽ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và phải bao gồm đầy đủ
các thông tin quan trọng như: ngày đặt mua tài sản, số lượng, quy cách tài sản, giá cả,
nhà cung cấp và điều khoản thanh toán.

- Mỗi đơn đặt hàng được lập thành bốn bản, một bản được gửi cho nhà cung cấp, một
bản gửi cho bộ phận có yêu cầu mua tài sản và một bản chuyển cho bộ phận có liên
quan như bộ phận nhận tài sản và một bản lưu.

3.5 Nhận tài sản cố định

- Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành ba bản, một bản do bộ phận mua tài sản
lưu trữ, một bản do bên nhận tài sản giữ, còn một bản đính kèm với bản sao Phiếu yêu
cầu TSCĐ. Sau đó hai chứng từ này cùng với bản sao Đơn đặt hàng, bản gốc hóa đơn
được chuyển sang cho bộ phận kế toán

3.6 Ghi nhận TSCĐ

- Phòng kế toán cần lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về TSCĐ trong sổ chi tiết và
thẻ TSCĐ . Việc lập sổ và thẻ TSCĐ vào giai đoạn này nhằm tránh sai sót không ghi
chép kịp thời TSCĐ, dẫn đến việc không kiểm soát được số lượng tài sản thực tế và

117
trích khấu hao cho tài sản đã sử dụng, làm sai lệch chi phí, dẫn đến lãi/lỗ không đúng
so với thực tế.

- Các thông tin cần được ghi nhận trên sổ chi tiết và thẻ TSCĐ là: tên tài sản, chủng
loại, bộ phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp
hoặc nhà sản xuất, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế

- Số liệu trên sổ chi tiết phải được đối chiếu định kỳ với sổ cái

- Nếu là loại tài sản mà không dễ phân biệt, ngoài việc ghi nhận vào sổ sách, cần tiến
hành dán nhẵn cho những tài sản này. Nhãn cần phải làm băng vật liệu không dễ bị hư
hỏng.

- Những bản sao của thẻ TSCĐ nên được gửi cho bộ phận hành chính và bộ phận sử
dụng tài sản để giúp họ theo dõi và bảo quản tài sản.

- Bố trí một nhân viên kiểm tra độc lập các thông tin như tên gọi, mã số, nguyên giá,
nơi sử dụng…

3.7 Giao trách nhiệm quản lý tài sản

- Cần giao trách nhiệm cho trưởng bộ phận có liên quan trong việc quản lý, sử dụng
tài sản. Tốt nhất nên đưa việc quản lý tài sản là một chi tiêu để đánh giá khả năng và
xem xét thành tích của người quản lý.

- Cần lập chứng từ để phản ánh việc chuyển tài sản và cần được phê chuẳn bởi người
có trách nhiệm.

- Hạn chế tiếp cận tài sản

- Lắp đặt hệ thống báo động nhằm phát hiện việc đánh cắp tài sản.

3.8 Kiểm kê tài sản

- Hàng năm, đơn vị phải tiến hành kiểm kê tất cả TSCĐ.

- Khi kiểm kê, cần đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCĐ để phát hiện tài
sản mất mát.

3.9 Tính và ghi chép khấu hao tài sản cố định

- Xác định và ghi nhận đúng chủng loại tài sản cố định

118
Kiểm tra đữ liệu đăng ký TSCĐ trên phần mềm và sổ sách xem tài sản đã được liệt kê
đúng theo cách phân loại tài sản hay chưa.

- Tính khấu hao thích hợp cho tài sản cố định

o Xác định số năm sử dụng để tiến hành khấu hao TSCĐ căn cứ theo quy định
của pháp luật và chính sách về TSCĐ của đơn vị.

o Thiết lập thời điểm bắt đầu tính khấu hao cho tài sản.

o Chọn lựa phương pháp tính khấu hao cho tài sản và phương pháp này nên được
sử dụng nhất quán trong suốt thời gian sử dụng TSCĐ.

- Lưu trữ thông tin khấu hao tài sản cố định

Thông tin này được lưu vào hồ sơ của từng TSCĐ có liên quan.

3.10 Ghi nhận nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp

- Ghi nhận nợ phải trả về tài sản cố định

 Cần ghi nhận tất cả các chi phí liên quan việc mua tài sản như: giá mua trên hóa
đơn của nhà cung cấp, chi phí vận chuyển và phí giao hàng (nếu đơn vị phải chi
trả), thuế phải trả, chi phí lắp đặt, vận hành chạy thử TSCĐ vào những sổ sách
phù hợp.

 Đối chiếu nguyên giá tài sản trên danh sách TSCĐ xem có khớp với bút toán ghi
nhận các khoản phải trả liên quan đến TSCĐ này.

- Kiểm tra chứng từ thanh toán

 Cần kiểm tra, đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với đơn đặt hàng và Biên bản
bàn giao TSCĐ về sự phù hợp, chính xác của số lượng tài sản ghi trên hóa đơn và
sô lượng tài sản nhận được, số tiền phải thanh toán, thời hạn thanh toán.

 Tất cả bản gốc hóa đơn của nhà cung cấp đính kèm bản sao Phiếu yêu cầu TSCĐ,
bản sao Đơn đặt hàng, bản sao Biên bản giao nhận TSCĐ được lưu vào hồ sơ
TSCĐ theo mã tài sản và tên tài sản.

3.11 Thủ tục kiểm soát đối với việc sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định

Sửa chữa tài sản

119
- Cần phải lập dự toán chi phí sửa chữa, bảo trì, ghi chép, theo dõi chặt chẽ và kiểm
tra thường xuyên chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa.

- Sửa chữa TSCĐ được chia thành hai loại là sửa chữa thường xuyên (còn gọi là sửa
chữa nhỏ) và sửa chữa lớn.

- Khi có yêu cầu sửa chữa lớn hay bảo trì tài sản, bộ phận quản lý tài sản lập Phiếu
sửa chữa và bảo trì tài sản có ký duyệt của trưởng bộ phận gửi đến bộ phận kỹ thuật
bảo trì của đơn vị. Bộ phận bảo trì kiểm tra và xác nhận tài sản cần sửa chữa, bảo trì,
công cụ, dụng cụ, phụ tùng cần cho việc sửa chữa, dự toán chi phí phát sinh. Sau đó,
phiếu này được chuyển đếnKế toán trưởng/Giám đốc tài chính ký duyệt.

- Sau khi sửa chữa, các tài liệu có liên quan được chuyển đến kế toán. Dựa vào phiếu
sửa chữa và bảo trì tài sản và Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành và
các tài liệu khác (nếu có), kế toán hạch toán chi phí.

Nâng cấp tài sản cố định

- Lập dự toán, xác định nguồn kinh phí cho việc nâng cấp và tất cả phải được ban
giám đốc (hay hội đồng quản trị) phê chuẩn như quá trình đầu tư TSCĐ.

3.12. Thủ tục thanh lý tài sản cố định

- Soát xét tình hình sử dụng tài sản định kỳ: Giá trị sử dụng thực tế của tài sản thay
đổi theo thời gian, và thường khác biệt với giá trị trên sổ sách do vậy cần soát xét định
kỳ để xem xét liệu có tài sản nào nên thanh lý. Việc soát xét này cần tiến hành ít nhất
mỗi năm một lần. Ban xét duyệt nên có đại diện của phòng kế toán, bộ phận mua, bộ
phận sử dụng tài sản. Thủ tục này sẽ giúp người quản lý quyết định loại bỏ các tài sản
không còn sử dụng được hay không còn hữu ích. Ngoài ra, nếu tài sản „đã hết thời
gian hữu dụng hoặc hư hỏng quá nặng, chi phí đầu tư nâng cấp tương đương với chi
phí đầu tư mới, đơn vị nên thanh lý tài sản.

- Ban hành thủ tục thanh lý tài sản cố định: Nguyên tắc thông thường là bộ phận nào
cần thanh lý tài sản, phải cần lập phiếu đề nghị thanh lý tài sản. Đơn vị nên quy định
rõ người xét duyệt, điều kiện thanh lý, giá trị thu hồi trong thanh lý nhằm ngăn chặn
những sai phạm nêu trên. Khi thanh lý, cần thành lập hội đồng xét duyệt tài sản cần
thanh lý, giá trị có thế thu hồi của tài sản khi thanh lý. Việc thành lập hội đồng giúp

120
đơn vị tránh được việc thông đồng vói người ngoài để họ mua TSCĐ với giá thấp,
hoặc đánh giá sai giá trị tài sản.

4. Một số gian lận thƣờng gặp đối với tài sản cố định hữu hình và thủ tục kiềm soát thích
hợp

4.1 Mua tài sản cố định không cần thiết hoặc mua với giá cao

Việc gian lận này nhằm đạt được lợi ích cá nhân (thí dụ để được hưởng hoa hồng từ
nhà cung cấp) trong khi đó đơn vị phải chi một số tiền không nhỏ, làm ảnh hưởng tới
các kế hoạch tài chính khác như trả nợ vay, nộp thuế...). Ngoài ra, gian lận này còn
làm giảm hiệu quả hoạt động bởi sử dụng một lượng tài sản nhiều hơn mức cần thiết
hay phải gánh chịu một chi phí (khấu hao, bảo trì, sửa chữa...) cao. Các chỉ tiêu đánh
giá bị ảnh hưởng đó là tỷ suất lợi nhuận trên tài sản (ROA), tỷ lệ lãi gộp, số vòng
quay tài sản.

Thủ tục kiểm soát

- Đơn vị cần quy định mọi trường họrp mua sắm TSCĐ đều phải phù hợp vói dự toán
ngân sách năm và phải được xét duyệt bởi người có thẩm quyền cho từng lần mua
sắm cụ thể.

- Ngoài ra cũng nên đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận dựa trên lượng tài
sản mà bộ phận đó sử dụng.

- Các thủ tục về lựa chọn nhà cung cấp, đấu thầu cần được xem xét lại định kỳ và sửa
đổi cho phù hợp nhằm tránh các kẽ hở trong khâu mua sắm tài sản.

4.2 Lạm dụng tài sản cố định của đơn vị

Loại gian lận này tuy không làm thất thoát TSCĐ của đơn vị nhưng khiến đơn vị phải
tiêu tốn những chi phí mà lẽ ra không phải gánh chịu. Thí dụ, sử dụng ô tô, thiết bị
(máy in, máy photo...), kho bãi của đơn vị cho mục đích cá nhân. Ngoài ra, việc lạm
dụng TSCĐ này còn khiến TSCĐ mau chóng xuống cấp, rút ngắn tuổi thọ hoặc dễ bị
hỏng hóc gây ảnh hưởng xấu tói kế hoạch sản xuất, kinh doanh của đom vị.

Thủ tục kiểm soát

- Đơn vị cần quy định cụ thể về quyền hạn quản lý và trách nhiệm sử dụng bảo quản

121
cho từng bộ phận hay cá nhân.

- Những biện pháp chế tài cũng cần được phổ biến trong toàn đơn vị để tất cả mọi
người hiểu và tuân theo.

4.3 Thanh lý những tài sản còn tốt hoặc thanh lý với giá rất thấp

Loại gian lận này sẽ khiến đơn vị bị mất đi những tài sản còn giá trị sử dụng cao trong
khi chỉ thu về được một lượng tiền không đáng kể qua thanh lý. Các cá nhân gian lận
có thể đề xuất thanh lý những tài sản còn tốt mà họ có nhu cầu và sau đó chính họ
mua lại với giá thấp hơn nhiều so với giá thị trường, thí dụ như thanh lý ô tô, máy
lạnh, thiết bị văn phòng hay các tài sản khác.

Thủ tục kiểm soát

- Đơn vị cần quy định mọi trường hợp thanh lý đều phải làm đơn đề nghị và hội đồng
thanh lý sẽ xét duyệt vấn đề này. Để khách quan, đơn vị có thể mời các công ty hay
chuyên gia đánh giá độc lập để tham khảo về giá thanh lý.

- Việc thanh lý có thể tổ chức thông qua đấu giá, thông báo rộng rãi để nhiều bên có
thể tham gia, làm tăng giá trị thu về cho đơn vị.

122