BAB I

PENDAHULUAN
Pimpinan dan Anggota Dewan memiliki cukup padat kegiatan untuk menunjang hak
dan kewajibannya sebagai Dewan yang dipilih langsung olehrakyat untuk mewakili aspirasi
rakyat. Selain itu sebagai pengabdian kepada rakyat denganmenjalankan seluruh tugas dan
wewenang yang telah ditetapkan.
Dengan kegiatan yang cukup padat tidak mungkin Pimpinan dan Anggota Dewan
dapat mengatasi sendiri jadwal kegiatan yang akan dilakukannya. Maka dari itu Dewan
membutuhkan peranan orang lain untuk membantu dan mengingatkan atau memberitahukan
jadwal kegiatannya dan mengundang Dewan untuk menghadiri semua kegiatan yang
terkaitdengan Dewan, dalam hal ini Sekretariat Dewan yang didalamnya terdapat bagian
Keprotokoleran memegang peranan untuk memfasilitasi kinerja Dewan sehingga Dewan
dapat melaksanakantugas dan wewenangnya dengan baik.
Secara estimologis (dalam buku Sejarah dan Fungsi Keprotokolan oleh (Rosita
Wiryandari)istilah protokoldalambahasaInggris adalah protocol, bahasaPerancis adalah
protocole, bahasa Latin adalah protocoll dan bahasa Yunani adalah
protocollon.DalamkamusBahasa Inggris Oxford, awalnya, istilah protocol berarti halaman
pertama yang dilekatkan pada sebuah naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman,
pengertiannya berkembang semakin luastidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu
naskah, melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan,
perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Kedudukan Protokoler adalah memberikan penempatan pejabat negara atau pejabat
pemerintah untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan, dan tata tempat dalam acara resmi
dan tidak resmi. Hal ini menjadikan kedudukan protokoler dalam kelembagaan pemerintahan
menjadi penting. Bagi setiap aparatur pemerintah bahkan dituntut untuk memiliki kepedulian
dan memahami tata tertibnya.
Protokoler dapat dikatakan sebagai garda depan dalam pelayanan terhadap pimpinan
serta menjaga martabat dan wibawa pimpinan. Kesan pertama suatu unit kerja dapat dilihat
dari pelayanan keprotokolannya. Baik buruknya citra unit kerja dan pimpinan, tergantung
pada pelayanan protocol yang ditunjukkan.
Pengaturan keprotokolan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun
2010 tentang Keprotokolan bertujuan untuk: a. memberikan penghormatan kepada Pejabat
Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional,
Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara,
pemerintahan, dan masyarakat; b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar
berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku,
baik secara nasional maupun internasional; dan c. menciptakan hubungan baik dalam tata
pergaulan antarbangsa/antarinstansi/antardaerah.
 Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan danperaturan-
peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik.Masalah
protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang
mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.Suatu kegiatan
apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya.
Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati
keprotokoleran adalah ”Norma-normaatau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau
diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.Keprotokolan di
Indonesia diatur dalam Undang- undang nomor 8 tahun 1987, ialah serangkaian aturan dalam
acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara
dan tata penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam
negara, pemerintahan atau masyarakat. Dari uraian tersebut diatas bahwa dilingkungan
Sekretariat Dewan Kabupaten Landak yang mengatur kegiatan protokol adalah ajudan yang
menjabat sekaligus sebagai pejabat protokol yang berkompenten dalam menyelenggarakan
keprotokoleran dan seseorang yang memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan
keprotokoleran.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana peran protokoler dalam pengelolaan pertemuan Dewan di Sekretariat Dewan

Kabupaten Landak?

2. Bagaimana dinamika peran protokoler dalam proses verifikasi di Sekretariat Dewan

Kabupaten Landak?

3. Apa dampak peran protokoler terhadap efektivitas dan efisiensi pertemuan Dewan?

1.3 Tujuan dan manfaat

Adapun tujuan dari penulisan proposal ini antar lain :

1. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari protokoler
dalam pengelolaan pertemuan Dewan di Sekertariat Dewan Kabupaten Landak

2. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana peran protokoler dalam bertindak sebagai mediator
dan coordinator pertemuan Dewan di Sekertariat Dewan Kabupaten Landak

3. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana peran protokoler dalam mengatur pertemuan
dewan
1.4 Metode

Untuk mendapatkan data dan keterangan yang dapat diuji kebenerannya, relevan dan lengkap, maka
studi ini menggunakan metode pengumpulan data

yang terdiri dari :

1. Studi Lapangan (Field Research)

a. Melakukan observasi langsung terhadap operasi Kantor yang bersangkutan.

b. Melakukan wawancara dengan pimpinan dan karyawan Kantor.

c. Pengambilan data dokumentasi ke Kantor yaitu pengumpulan data dengan cara mencari dokumen-
dokumen yang terkait. Dokumen-dokumen yang terkait dengan tugas akhir ini adalah Peran
Keprotokoleran dalam mengatur pertemuan Dewan.

2. Studi Kepustakaan (Library Research)

a. Penulis melakukan penelitian dengan mengumpulkan data dengancara mencari informasi lewat
buku, majalah, internet dan literature lainnya.

b. Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan masalah yang akan dibahas penulis
BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengelolaan

2.1.1 Pengertian Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam
pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Secara umum pengelolaan merupakan kegiatan
merubah sesuatu hingga menjadi baik berat memiliki nilai-nilai yang tinggi dari semula. Pengelolaan
dapat juga diartikan sebagai untuk melakukan sesuatu agar lebih sesuai serta cocok dengan
kebutuhan sehingga lebih bermanfaat. Nugroho (2003:119) mengemukakan bahwa Pengelolaan
merupakan istilah yang dipakai dalam ilmu manajemen. Secara etomologi istilah pengelolaan berasal
dari kata kelola (to manage) dan biasanya merujuk pada proses mengurus atau menangani sesuatu
untukmencapai tujuan tertentu. Jadi pengelolaan merupakan ilmu manajemen yang berhubungan
dengan proses mengurus dan menangani sesuatu untuk mewujudkan tujuan tertentu yang ingin
dicapai. Sedangkan menurut Syamsu menitikberatkan pengelolaan sebagai fungsi manajemen yang
meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasian dan pengontrolan untuk mencapai efisiensi
pekerjaan. Sementara Terry (2009:9) mengemukakan bahwa : Pengelolaan sama dengan manajemen
sehingga pengelolaan dipahami sebagai suatu proses membeda-bedakan atas perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni agar
dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengelolaan atau yang sering disebut manajemen pada umumnya sering dikaitkan dengan aktivitas-
aktivitas dalam organisasi berupa perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengarahan, dan
pengawasan. Istilah manajemenn berasal dari kata kerja to manage yang berarti menangani, atau
mengatur. Dari pengertian pengelolaan di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian Pengelolan
yaitu bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan, yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, seperti
perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.1.2 Tujuan Pengelolaan

Tujuan pengelolaan adalah agar segenap sumber daya yang ada seperti, sumber daya manusia,
peralatan atau sarana yang ada dalam suatu organisasi dapat digerakan sedemikian rupa, sehingga
dapat menghindarkan dari segenap pemborosan waktu, tenaga dan materi guna mencapai tujuan
yang diinginkan. Pengelolaan dibutuhkan dalam semua organisasi, karena tanpa adanya pengelolan
atau manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit.

Disini ada beberapa tujuan pengelolaan :

1. Untuk pencapaian tujuan organisasi berdasarkan visi dan misi.

2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan- tujuan yang saling bertentangan. Pengelolaan
dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-
kegiatan yang saling bertentangan dari pihak yang perkepentingan dalam suatu organisasi.

3. Untuk mencapai efisien dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara
yang berbeda. Salah satu cara yang umum yaitu efisien dan efektivitas.

Tujuan pengelolaan akan tercapai jika langkah-langkah dalam pelaksanaan manajemen di tetapkan
secara tepat, Afifiddin (2010 : 3) menyatakan bahwa langkah- langkah pelaksanaan pengelolaan
berdasarkan tujuan sebagai

berikut:

a. Menentukan strategi

b. Menentukan sarana dan batasan tanggung jawab

c. Menentukan target yang mencakup kriteria hasil, kualitas dan batasan waktu.

d. Menentukan pengukuran pengoperasian tugas dan rencana.

e. Menentukan standar kerja yang mencakup efektivitas dan efisiensi

f. Menentukan ukuran untuk menilai

g. Mengadakan pertemuan

h. Pelaksanaan.

i. Mengadaan penilaian

j. Mengadakan review secara berkala.

k. Pelaksanaan tahap berikutnya, berlangsung secara berulang-ulang

Berdasarkan uraian diatas bahwa tujuan pengelolaan tidak akan terlepas dari memanfaatkan sumber
daya manusia, sarana dan prasarana secara efektif dan efesien agar tujuan organisasi tercapai

2.1.3 Fungsi Pengelolaan

Menurut Terry dalam Sobri, dkk (2009:1) mengartikan fungsi pengelolaan sebagai usaha untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya melalui usaha orang lain. Berikut beberapa
fungsi pengelolaan yang dikemukakan oleh para ahli : Henry Fayol mengemukakan ada 5 fungsi
pengelolaan antara lain : Planning (Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Commanding
(Pemberian perintah) Coordinating (Pengkoordinasian) Controlling (Pengawasan) George R. Terry
(2006 : 342) menuliskan ada 4 fungsi pengelolaan yang dikenal dengan POAC antara lain : Planning
Organizing Actuating Controlling, sedangkan John F. Mee mengemukakan 4 fungsi pengelolaan
antara lain: Planning Organizing Motivating Controlling Fungsi pengelolaan yang dikemukakan John F.
Mee sebenarnya hampir sama dengan konsep fungsi pengelolaan George R. Terry, hanya saja
actuating diperhalus menjadi motivating yang kurang lebih artinya sama. Menurut Luther Gullick
Fungsi Pengelolaan terbagi atas Planning. Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,dan
Budegeting.

Pengertian Protokol

Kata protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang berarti ‘pertama’ dan colla yang artinya
‘melekatkan’ atau ‘janji’. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI Offline, 2010), protokol
diartikan sebagai (1) peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan
tamu-tamu negara; (2) tata cara (upacara dan sebagainya)

yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik; (3) orang yang bertugas mengatur
jalannya upacara. Pengertian Protokol menurut Zulkarnaen Nasution aturan baku yang menyakut
penyelenggaraan acara – acara resmi (Pemerintah) atau cara memberlakukan pejabat pemerintah
dalam aktivitas kedinasan dan cara diselenggarakan oleh Instansi Pemerintah atau masyarakat. Pada
Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang “keprotokolan” adalah serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata
upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, institusi/lembaga, organisasi, atau
masyarakat. Dari Penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Protokol serangkaian kegiatan yang
berkaitan dan berhubungan dengan acara baik yang bersifat kenegaraan ataupun acara bersifat resmi
dalam rangka memberikan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatannya dalam
Negara, Pemerintahan, Organisasi dan Masyarakat.
Peraturan Bupati Landak Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja

Sekretariat Dewan Kabupaten Landak

…………..
 Lembar wawancara

Peran Protokoler dalam mengatur jadwal pertemuan dewan ?

 Apa tugas dan funsi protokoler dalam kegiatan pertemuan dewan ?

 Apakah protkoler berperan dalam mengatur jadwal pertemuan dewan? Ya /tidak

Jika ya : Bagaimana protkoler mengatur jadwal setiap pertemuan :

 Pertemuan dengan siapa saja yang dapat di atur oleh protokoler?

 Apakah dalam menyusun jadwal pertemuan / kegiatan protokoler mengguanakan alat

bantu seperti google calender atau dengan buku jadwal?

 Apasaja yang dlikukan oleh protokoler apa bila jadwal rapat tidak sesuai jadwal yang di
tentukan? Baik itu tempat, waktu,tanggal dan hari?

 Apa saja peran protokoler dalam membantu dewan dalam kegiatan rapat?

 Strategi seperti apa yang dilakukan oleh protokoler dalam mencapai efektivitas dan
efesiensi rapat?