KHÓA 6: NHẬN BIẾT DẠNG VÀ TRƯỜNG DỮ LIỆU

PHẦN 1: GIỚI THIỆU

PHẦN 2: NHẬN BIẾT FORM (LOẠI HỒ SƠ)
Form được hiểu là loại tài liệu hay hồ sơ
Phân loại Form
1. Dữ liệu hóa đơn
Một hóa đơn cơ bản có:
- chi tiết dịch vụ sử dụng
- tiền tương ứng và tổng thành tiền
- các mã số mặt hàng dịch vụ hoặc mã loại hóa đơn
Một hóa đơn hợp lệ phải có:
- người bán – người mua, hoặc người cung cấp sử dụng dịch vụ
- số tiền cần được chi trả
- mã hóa đơn, chi tiết dịch vụ
2. Dữ liệu hồ sơ bảo hiểm: loại tài liệu có sử dụng dịch vụ nhưng thông tin cụ thể hơn
- mã số bảo hiểm, địa chỉ người bệnh, thông tin bệnh, thông tin bồi thường bảo hiểm, tài
khoản ngân hàng
- thông tin liên quan trực tiếp đến người sử dụng dịch vụ
- là một trong những tài liệu có tính bảo mật cao
- dữ liệu được xử lý với độ chính xác rất cao
2. Dữ liệu hồ sơ ngân hàng: tính bảo mật hầu như tuyệt đối
- liên đới trực tiếp đến thông tin tín dụng, tài chính của người sử dụng
- dữ liệu được xử lý phải chính xác tuyệt đối
- phải thao tác trên hệ thống khách hàng
3. Dữ liệu bộ địa chỉ: loại tài liệu quen thuộc, bất kỳ một nơi nào đều có địa chỉ
- thông tin dễ tiếp cận
- có tính thống nhất trênt hế giới
- có rất nhiều đặc tính theo vùng miền riêng biệt để thể hiện địa chỉ. Ví dụ như có liên
quan đến đặc thù ngôn ngữ của từng quốc gia
4. Dữ liệu chữ cổ
- loại tài liệu liên quan đến chữ viết tay
- có rất nhiều kiểu viết tay khác nhau tùy thuộc vào từng loại ngôn ngữ và từng thời kỳ
5. Dữ liệu cá nhân
Nhận biết Form
1. Dựa vào tiêu đề tài liệu
- Tiêu đề “BIRTH RECORD”
+ Tên họ
+ Ngày sinh
 + Nơi sinh
- Tiêu đề MARRIAGE
+ Tên họ vợ chồng
+ Ngày đăng ký
+ Nơi kết hôn
2. Dựa vào ngôn ngữ
Ví dụ: Tiếng Anh
- Từ khóa là một tiêu chí để nhận dạng thông tin
- Dựa vào một vài từ khóa thông dụng như: tính từ, giới từ, trạng từ để có thể nhận biết
được ngôn ngữ
- Từ khóa of, in, and, his là biểu mẫu sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh
Ví dụ: tiếng Pháp
- Cố gắng tìm các địa danh trên hình
- Có thể dùng công cụ dịch tự động để phát hiện ngôn ngữ sử dụng
3. Dựa vào cách bố trí (Layout)
Ví dụ: dạng cột
- Các cột được phân tách sẵn các thông tin
- Dựa vào từ khóa bên trong nội dung từng cột để lấy thông tin
- Vị trí các cột được sắp xếp và chia thành các biểu mẫu khác nhau
Ví dụ: dạng văn bản
- Đòi hỏi kỹ năng cao hơn ở người xử lý dữ liệu
- Phải lưu ý các từ khóa khi xử lý loại biểu mẫu này
4. Dựa vào chữ viết tay
Ví dụ: chữ viết tay tiếng Đức
- Có tư duy tốt về việc so sánh nét chữ của cùng một người
5. Dựa vào chữ in
Ví dụ: chữ in latinh
- Lưu ý các dạng chữ in mà sẽ có các nét tương đồng nhau

PHẦN 3: NHẬN BIẾT TRƯỜNG DỮ LIỆU (FIELD)

Khái niệm trường dữ liệu
Trường đơn giản là loại thông tin cần nhập của một hồ sơ
- Tùy theo từng dự án mà khách hàng sẽ yêu cầu nhập các trường khác nhau và theo một
quy tắc nhất định
- Mỗi hồ sơ có một bộ thông tin bao gồm rất nhiều trường mà khách hàng yêu cầu
Phân loại field
1. Name
Gồm các thông tin:
Nội dung Tiếng Anh Tiếng Đức Tiếng Pháp Tiếng Ý
Tên Christian name Vorname Nom Nome
Given name
First name
Middle name
Họ Surname Zuname Nom de famile Cognomen
Family name Familienname Prénom
Nachname
Tên thời con gái Maiden name Theo sau
geboren hay
geb
Tên bí danh Alias name Aliasname
Tiền tố Prefix Anrede
Hậu tố Suffix Suffix
Chức danh Title Titel
Cấu trúc họ tên:
- Đối với các nước phương Tây và đa số vùng châu Âu: Tên + Tên đệm + Họ
Ví dụ: + James Allan Green
+ Gottfried Lautermilch
+ Philipp Gullman
- Một số tài liệu ở thư viện: Họ + [dấu phẩy] + Tên đệm + Tên
Ví dụ: + Abernethy, Alfred Lee
- Đối với các nước Đông Á và Đông Nam Á: Họ + Tên đệm + Tên
Ví dụ: Đinh Huy Tường
- Tên bí danh:
Ví dụ: Jacob Vincent Nghĩa là tên Jacob Vincent và bí danh là Rupert Sharp
Alias
Rupert Sharp
- Tên thời con gái:
Ví dụ: Maria Vincent Nghĩa là tên Maria Vincent và tên trước khi kết hôn là Bayer
Maiden name/geboren
Bayer
Một số cụm họ thường gặp:
- Trong tiếng Đức: Von, zu, von der, von dem, zum, vom,... thường là họ quý tộc
Ví dụ: Josef Von Sternbefg
- Trong tiếng Hà Lan, Pháp, Tây Ban Nha: Van der, van den, di, af, Mac,... biểu thị mối
quan hệ với tổ tiên
Ví dụ: Johann Van der Waals
Thông tin họ tên chứa các thành phần phụ:
Prefix – tiền tố Mr, Mrs, Dr, Prof, Mrs. Maria - Các thành phần này
Frau, Herr Bayer thường được viết tắt
Suffix – Hậu tố Senior, Junior, Jacob Vincent - Mất nhiều thời gian để
Fresher Jr. làm quen các thông tin
Military ranks Captain, Lieutenant, Lt. Col. Jacob
Major Vincent

2. Address
Field địa chỉ hay còn gọi là bộ thông tin địa chỉ
- Thống kê thông tin cá nhân hoặc thông tin người gửi, người nhận khi gửi thư hay bưu
phẩm
- Có rất nhiều bộ địa chỉ khác nhau, tùy thuộc vào từng vùng miền của từng quốc gia
Cấu trúc bộ địa chỉ
- Số nhà
- Tên đường
- Mã bưu điện
- Quận, tỉnh/thành phố, tiểu bang, đất nước
Từ khóa nhận biết
- Dựa vào từ khóa
- Từ khóa nhận biết sẽ khác nhau ở mỗi vùng, mỗi quốc gia
STT Nội dung Tiếng Anh Tiếng Đức Tiếng Pháp Tiếng Ý
1 Mã bưu điện Postal Code (PLZ) Code postal Codice di
avviamento
postale
Numéro de Numero
zone postal pótale
d’avviamento
2 Địa điểm Place Ort
3 Ghi chú Note Zustell-Hinweis
4 Số nhà House number Hausnummer Numéro de (la) Numero
maison civico
5 Tên đường Street Avenue Straϐe/Strasse La rue La strada
La via
6 Làng, xóm Village Dorf Le village Il paese
Il villaggio
7 Thị trấn Town La minicipalité Il municipio
Township Gemeinde La commune il comune
Stadtgemeinde
8 Quận County County Le cercle il cerchio
District Landkreis Le district Il distretto
Kreis
Bezirk
9 Tỉnh Province Provinz La province La provincia
 Gebiet La région La zona
10 Thành phố City City Le centre-ville La città
Stadt
11 Tiểu bang State Staat Lo stato
12 Đất nước Country Land Le land Il paese
Il land
Cấu trúc chung cho Bộ địa chỉ: gồm 4 phần:
- Thông tin người gửi hoặc người nhận (người chính):
+ Cá nhân:
+ Công ty: có các ký hiệu loại hình doanh nghiệp đặc thù (gồm cả chức danh, nghề
nghiệp đi kèm nếu có)
- Thông tin địa chỉ: gồm phần tên đường và số nhà
+ sẽ có từ khóa mang ý nghĩa “đường” (đại lộ, quảng trường, con dốc, đèo...)
+ một số từ khóa chỉ tên đường: street, rue, strasse,...
- Thông tin địa danh: gồm mã bưu điện và địa danh đi kèm
+ mỗi quốc gia sẽ có quy tắc mã bưu điện khác nhau
+ luôn đi kèm với địa danh tỉnh – thành phố của quốc gia
- Thông tin quốc gia hoặc mã quốc gia
+ có thể nằm trước mã bưu điện hoặc sau phần địa danh
Cấu trúc bộ địa chỉ nước Đức: gồm các thành phần chính và thành phần phụ
Ví dụ: Herr
Dr. Harald Moeschke
Schleiϐheimer Straϐe 213, EG links
80809 Munchen
- Các thành phần chính:
+ Vorname – tên
+ Nachname – họ
+ Strasse – tên đường
+ Haus-nummer – số nhà
+ PLZ – mã bưu điện
+ ORT – địa điểm thường sẽ đứng sau mã bưu điện để chỉ tên thành phố
Mã bưu điện
- là một chuỗi ký tự viết bằng chữ hoặc bằng số hay tổ hợp của số và chữ
- xác định điểm đến cuối cùng của thư tín, bưu phẩm
- mỗi quốc gia có một ký hiệu mã bưu chín riêng
- số thứ nhất quy định vùng/bang
- số thứ hai quy định thành phố
- 3 số cuối quy định khu vực bưu điện
- Các thành phần phụ:
 + Anrede – cách xưng hô: thể hiện những từ ngữ mang tính trang trọng; đứng trước
phần họ tên của người nhận
+ Titel – Chức danh: để chỉ chức tước hoặc vị trí của người nhận
+ Zustell-Hinweis – phần ghi chú thêm: làm rõ thêm phần định vị địa chỉ; để người
đưa thư có thể dễ dàng tìm được đúng chính xác nơi đến (EG links: tầng trệt, phía bên
trái)
Ý nghĩa thông tin ẩn chưa trong Zustell-Hinweis
c/o Maier ông ấy sống trong nhà ông Maier và không
có tên trên hộp thư cũng như ngoài cửa nhà
Apt. 14 Ông ấy sống ở căn hộ số 14 (chung cư)
3 Rgb. Links Ông ấy sống sau tòa nhà thứ 3, bên trái
3. OG Ông ấy sống ở tầng 3 và không có hộp thư
ở tầng trệt
Rubenhof Ông ấy sống một mình ở trang trại tên là
Rubenhof có thể chỉ có một ngôi nhà ở
đường này
Stock Tầng
App Căn hộ
Haus Nhà
Stiege Cầu thang
Tur Cửa

3. Date
Field Date hay còn gọi là trường ngày tháng
- Nhập dữ liệu liên quan đến ngày sinh, ngày mất, ngày cưới, ngày vận chuyển, ngày
thanh toán
Từ khóa để nhận biết đối với trường ngày tháng
Nội dung Tiếng Anh Tiếng Đức Tiếng Pháp Tiếng Ý
Ngày Date/day Datum/tag Date/jour Date/gionor
Tháng Month Monat Mois Mese
Năm Year Jahr An Anno
Một số định dạng ngày tháng:
- DD – MM – YY
- DD – MM – YYYY
- MM – DD – YY
- YYYY – MM – DD
Tùy từng quốc gia sẽ có cách ghi thứ tự ngày tháng khác nhau
- suy luận từ giưới hạn của ngày tháng
- tháng có thể ghi bằng chữ hoặc số
Một số cách nhận biết
4. Number
Field Number hay còn gọi là trường số
- dữ liệu liên quan đến số nhà, số hộ gia đình, số chứng minh
- lưu ý cách ghi theo đặc thù của người viết nếu là chữ viết tay
- đối với chữ đánh máy, có thể dễ dàng nhận biết đúng các số muốn thể hiện
5. Money
Trường tiền tệ
- dữ liệu liên quan đến số tiền hàng hóa, hóa đơn
Từ khóa nhận biết
Nội dung Tiếng Anh Tiếng Đức Tiếng Pháp Tiếng Ý
Tiền Money Geld Argent I soldi
Giá cả Price Preis Prix Prezzo
Trên thế giới có rất nhiều loại tiền tệ, cấu trúc ghi tiền tệ có thể được quy ước như sau:
- Số + đơn vị tiền
- Ký hiệu tiền tệ + số
Mỗi quốc gia cso cách ghi tiền tệ khác nhau nhưng quy chung thường thấy ở các đặc điểm
sau:
- phân cách phần nguyên và phần thập phân bằng dấu “.” Hoặc “,”
VD: 10.000đ; $10.99; €20,00
- hoặc dùng chính ký hiệu tiền tệ để ngăn cách phần thập phân
VD: 15$75
Một số ký hiệu tiền tệ trên thế giới
Ký hiệu Nơi sử dụng
₳ Austral Argentina (tiền cũ của Argentina)
₿ Baht (Thái Lan)
₵ Cent (không dùng cho eurocent)
$ Đôla (Anguilla, Antigua, Úc, Hoa kỳ...)
₫ Đồng (Việt Nam)
€ Euro
₠ Đơn vị tiền tệ châu Âu (sau bj thay thế bởi euro)
₣ Franc
f Gulden Hà Lan
kr Krone
₤ Lira
ℳ Mark vàng
Mill
£ Bảng Anh
ℛℳ

₩ Won (Hàn Quốc, Triều Tiên)

¥ Yên (Nhật)
Zloty (Ba Lan)