148 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.

HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

1. MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể sử dụng thành thạo phần mềm Excel trong
nghiên cứu y khoa, với các kỹ năng:
1. Quản lý và bảo mật file dữ liệu.
2. Tính toán và thống kê dữ liệu căn bản.
3. Vẽ và định dạng biểu đồ.

H
2. QUẢN LÝ BẢNG DỮ LIỆU

IN
2.1. Nhập dữ liệu
Khái niệm bảng dữ liệu

ÍM
Excel là phần mềm thuộc bộ Office của hãng Microsoft. Excel có giao diện dưới dạng bảng
tính gồm nhiều cột và nhiều dòng. Các cột được đặt tên bằng các ký tự A, B, C, v.v…; các dòng

. H ỌC

H
được đặt tên bằng các số 1,2,3, v.v.... Giao giữa dòng và cột là ô, mỗi ô được xác định thông qua
địa chỉ của nó dưới dạng kết hợp giữa tên cột và dòng tạo ra nó. Ví dụ: ô A1 được tạo bởi cột A và

C
dòng 1. Tập hợp nhiều ô tạo thành vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ ô ở góc trên bên
TP H
trái và địa chỉ ô ở góc dưới bên phải, ví dụ: A1:G15. Excel cho phép người dùng đặt tên cho vùng

Ồ
và sử dụng tên này khi muốn truy xuất đến nó. Những ví dụ về địa chỉ ô và vùng như trên là địa
C IN

chỉ tương đối, những địa chỉ này sẽ thay đổi khi có sự sao chép. Trái ngược với địa chỉ tương đối
là địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tuyệt đối sẽ không thay đổi khi có sự sao chép. Để gán địa chỉ tuyệt
Ợ T

đối, chúng ta chỉ việc thêm ký hiệu “$” trước dòng hoặc cột muốn cố định, ví dụ: $A1, A$1,
Ư N

$A$1, $A$1:$G$15, v.v…

Ngoài chức năng trình bày bảng tính, Excel còn là công cụ nhập liệu phổ biến và dễ dàng trong
D Ô

nhiều nghiên cứu, trong đó có các nghiên cứu dữ liệu về y tế.

Y M

Chuẩn bị dữ liệu excel với vai trò là đầu vào cho các phần mềm thống kê thông dụng
(SPSS, STATA, R, v.v…)
C Ộ

Bảng dữ liệu trong Excel là một danh sách, trong đó dòng đầu tiên thể hiện tên các biến (mỗi
Ọ B

biến là một cột thông tin), các dòng tiếp theo thể hiện các giá trị cụ thể của từng trường hợp ứng
với các cột thông tin. Ví dụ, chúng ta có bảng dữ liệu với các biến: id, fx, age, bmi, bmd, ictp,
pinp; các dòng từ 2 đến 15 thể hiện các thông tin về nguy cơ (fx), tuổi (age), tỷ số khối cơ thể
(bmi), mật độ khoáng (bmd), của từng trường hợp.
Khi nhập dữ liệu trong Excel, để đảm bảo tính chính xác và việc chuyển dữ liệu sang các phần
mềm phân tích thống kê được dễ dàng, chúng ta cần lưu ý các vấn đề sau:
- Đặt tên biến: Ngắn gọn, mang tính mô tả thông tin, nên tuân thủ theo qui cách đặt tên của
H

các phần mềm thống kê mà ta sẽ dùng để phân tích sau này. Các tên biến phải phân biệt lẫn
ẠI

nhau. Các biến nên đặt theo trình tự của bảng câu hỏi.
- Định dạng: Mỗi biến sẽ có kiểu dữ liệu tương ứng.
Đ

- Mã hóa và giới hạn phạm vi của từng biến: Sử dụng chức năng Data Validation.
- Missing value: Là dữ liệu thể hiện ý nghĩa không có thông tin về một giá trị. Đối với số:
khi Excel để trống thì hầu hết phần mềm thống kê sẽ hiểu đó là các ô missing. Đối với text:
phải qui định giá trị thể hiện cho ô missing, thông thường là MISS hoặc NA. Đối với Date:
để trống hoặc (.) hoặc 11/11/1111. Các mã hoá biến missing phải được định nghĩa lại trong
phần mềm thống kê sau này.
- Cố định dòng tiêu đề cột bằng chức năng Freeze Panes.
- Chỉ nhập dữ liệu thô tránh định dạng, tránh công thức.
- Thực hiện sắp xếp dữ liệu để kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 149
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Bảng dữ liệu

Ồ
Các kiểu dữ liệu
C IN

Dữ liệu trong một ô có thể thuộc về một kiểu nào đó.

a). Kiểu số (Numeric)
Ợ T

Được sử dụng cho các biến có sự tính toán về mặt toán học, như chiều cao, cân nặng, tuổi...
Ngoài ra, các số 0, 1 cũng được sử dụng để thể hiện ý nghĩa về mặt điều kiện hoặc sự vắng mặt,
Ư N

trong trường hợp này các số không có ý nghĩa trong việc tính toán số học.
D Ô

Dữ liệu kiểu số mặc nhiên canh phải.

Y M

Khi độ dài của số nhập vào lớn hơn độ rộng của ô thì Excel sẽ tự động chuyển sang số khoa
học (Scientific hay dấu chấm động), hoặc hiển thị các dấu ##### trong ô. Trường hợp này phải nới
C Ộ

rộng độ rộng của ô.

b). Kiểu ngày giờ (Date/Time)
Ọ B

Kiểu ngày giờ thể hiện thông tin về ngày tháng và mặc nhiên được canh phải. Dữ liệu kiểu
ngày giờ có thể chuyển đổi thành số và ngược lại (1/1/1900 tương ứng với 1). Khi nhập dữ liệu
kiểu ngày giờ, chúng ta phải lưu ý trường hợp dữ liệu tuân theo định dạng DD/MM/YYYY hay
MM/DD/YYYY và thể hiện thông tin năm ở dạng 4 chữ số.
c). Kiểu chuỗi (text)
Thường là các biến mã hoá (ví dụ: F: female, M: male), biến mô tả (màu da, thói quen sống,
H

v.v…) và các số không có ý nghĩa về mặt toán học (ID, số điện thoại, v.v…). Khi nhập dữ liệu
kiểu chuỗi nên nhập ngắn gọn, đủ thông tin, nên tạo danh sách các giá trị biến (bằng chức năng
ẠI

Data Validation) để lựa chọn, tránh trường hợp thể hiện hai giá trị khác nhau cho cùng một ý
Đ

nghĩa. Trong công thức, chuỗi phải đặt giữa hai dấu nháy đôi (""). Dữ liệu kiểu chuỗi mặc nhiên
canh trái.
d). Kiểu logic
Qui ước: Nhận một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE
e). Kiểu công thức
Kiểu công thức được sử dụng để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính. Khi dữ liệu thay
đổi, các công thức này sẽ tự động cập nhật và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức
tính lại nhiều lần.
Qui ước: Kiểu công thức bắt đầu là dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các
địa chỉ tham chiếu hoặc các hàm.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

150 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Ví dụ:

Ô chứa công thức sẽ hiển thị giá trị bằng giá trị của biểu thức hay hàm mà được đặt sau dấu =.
Toán tử: Là các phép toán, bao gồm các loại: toán tử số học, toán tử nối chuỗi và toán tử so

H
sánh.

IN
• Toán tử số học
Toán tử Tên gọi Mức độ ưu tiên

ÍM
^ Lũy thừa 1

. H ỌC

H
* Nhân 2

C
/ Chia 2
TP H
Cộng

Ồ
+ 3
Trừ
C IN

- 3
Trong công thức các toán tử có độ ưu tiên cao hơn sẽ được thực hiện trước, còn các toán tử
Ợ T

cùng mức ưu tiên sẽ thực hiện từ trái sang. Muốn một toán tử được ưu tiên thực hiện trước ta sử
dụng dấu ngoặc đơn.
Ư N

• Toán tử nối chuỗi

D Ô

Dấu đại diện: &.

Y M

Ví dụ: tại ô A2 trên thanh công thức hiển thị ="Tin"&"Học" thì ô A2 sẽ hiển thị giá trị bằng
TinHọc.
C Ộ

• Toán tử so sánh
Ọ B

Toán tử Ý nghĩa
> Lớn hơn Greater than
>= Lớn hơn hay bằng Greater than or equal to
< Nhỏ hơn Less than
<= Nhỏ hơn hay bằng Less than or equal to
H

<> Khác nhau Not equal to

Nhập dữ liệu vào ô
ẠI

a). Một số lưu ý

- Xuống dòng trong 1 ô: nhấn tổ hợp phím Alt+Enter.
Đ

- Nhập các ô có nội dung giống nhau:

 Quét khối các ô có nội dung giống nhau.
 Nhập nội dung rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.
b). Điền một dãy dữ liệu theo cấp số
Excel cho phép chúng ta có thể dễ dàng tạo một dãy dữ liệu theo một qui luật cho trước như:
cấp số cộng, cấp số nhân, danh sách do người dùng qui ước bằng chức năng AutoFill…
Cách 1:
1. Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của dãy số.
2. Chọn khối ô cần tạo dãy.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 151
BỘ MÔN TIN HỌC

3. Chọn lệnh FillSeries trong menu Home, xuất hiện hộp thoại như hình:

H
Tạo dãy tăng tự động

IN
4. Điền các thông tin cần thiết vào các mục trong hộp thoại và nhấn OK.

ÍM
- Linear: Dãy cấp số cộng.
- Growth: Dãy cấp số nhân.
- Step value: Giá trị bước nhảy (công sai hay công bội của dãy).

. H ỌC

H
- Stop value: Giới hạn giá trị phần tử cuối cùng.

C
Cách 2:
Chỉ dùng cho dãy cấp số cộng.
TP H
Ồ
- Nhập dữ liệu cho 2 ô đầu tiên của dãy.
C IN

- Chọn 2 ô vừa nhập.

- Đưa chuột tới hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khối ô đang chọn sao cho con trỏ
Ợ T

chuột có dạng dấu +.

- Nhấn giữ nút chuột trái và kéo xuống (lên, phải, trái) – Drag – tới ô cuối mới thả nút chuột
Ư N

(Drop).
D Ô

Lưu ý: Có thể áp dụng cho dãy dữ liệu chuỗi có các số đằng sau hoặc dữ liệu ngày.
Y M
C Ộ
Ọ B

Một số dãy tăng tự động

Lưu ý: Excel có một số danh sách qui ước sẵn, như các thứ trong tuần, các tháng trong năm.
Ngoài ra, chúng ta có thể tự qui định thêm danh sách như sau:
H

1. Chọn menu File  Options.

2. Trong hộp thoại Excel Options chọn Advanced, tại mục Create lists for use in sorts and
ẠI

fill sequences chọn Edit Custom Lists.

Đ

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

152 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

3. Trong hộp thoại Custom Lists, chọn lệnh Add để tạo ra danh sách hoặc Import để đưa vào
vùng địa chỉ chứa danh sách.

H
IN
ÍM
Cố định dòng tiêu đề bảng dữ liệu bằng công cụ Freeze Panes

. H ỌC

H
Chọn dòng nằm phía dưới các dòng muốn cố định (Tương tự, nếu muốn cố định cột thì chúng

C
ta chọn cột bên phải các cột muốn cố định; nếu muốn vừa cố định dòng vừa cố định cột thì chúng
ta chọn ô giao giữa dòng phía dưới và cột bên phải).
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

Cố định dòng/cột: Vào menu View, chọn lệnh Freeze Panes  Freeze Panes.
Bỏ việc cố định dòng/cột như tiêu đề: Vào menu View chọn lệnh Freeze PanesUnfreeze
Panes.
Sử dụng chức năng Data Validation tạo ràng buộc cho dữ liệu nhập
H

Chức năng Data Validation giúp chúng ta tạo ra các ràng buộc điều kiện khi nhập dữ liệu. Với
chức năng này, Excel có thể giúp chúng ta hạn chế được những sai sót khi nhập liệu.
ẠI

Sử dụng chức năng Data Validation:

- Chọn vùng muốn nhập dữ liệu.
Đ

- Chọn menu Data  chọn lệnh Data Validation  Data Validation…

Trong hộp thoại Data Validation:

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 153
BỘ MÔN TIN HỌC

- Thẻ Settings: Qui định các ràng buộc cho dữ liệu nhập.
- Thẻ Input Message: Cung cấp các thông tin dạng thông báo khi người nhập dữ liệu
nhấp chuột vào một trong các ô trong vùng chọn.
- Thẻ Error Alert: Cung cấp các thông tin dạng thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vào
không thỏa điều kiện ràng buộc.

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
Hộp thoại Data Validation

C
Ví dụ: Hình trên minh họa cho việc dùng chức năng Data Validation để qui định dữ liệu nhập
TP H
năm sinh là các số nguyên từ 1898 đến 2018.
2.2. Xoá dữ liệu
Ồ
C IN

Xoá dữ liệu trong ô

Chọn vùng chứa dữ liệu cần xoá, nhấn phím Delete trên bàn phím.
Ợ T

Xoá dòng, cột, vùng

Ư N

Chọn các dòng, cột, ô cần xóa.

Nhấp phải chuột  Chọn lệnh Delete. Lưu ý, nếu là xóa ô thì chọn tiếp tùy chọn di chuyển ô
D Ô

sau khi xóa: sang trái, lên trên, hay xóa cả dòng cả cột trong hộp thoại Delete.
Y M

Xoá dữ liệu trùng

Chọn vùng dữ liệu, chọn menu Data  Remove Duplicates. Khi đó, chúng ta sẽ được hộp
C Ộ

thoại xuất hiện như Error! Reference source not found.

Ọ B
H
ẠI
Đ

Hộp thoại Remove Duplicates

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

154 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Trong hộp thoại này, chúng ta đánh dấu chọn vào dòng My data has headers và đánh dấu
chọn cột muốn tìm dữ liệu trùng, trường hợp chọn nhiều tên cột thì Excel sẽ tính giữ liệu trùng
theo điều kiện AND giữa các cột.
2.3. Sắp xếp dữ liệu
Chúng ta có thể sắp xếp dữ liệu dựa theo giá trị của ô, dựa theo định dạng của ô, hoặc dựa theo
một trình tự được nêu trong AutoFill.
Sắp xếp theo giá trị
- Nếu muốn sắp xếp theo giá trị của một biến, chúng ta có thể thực hiện thao tác sắp xếp nhanh
như sau: Chọn một ô bất kỳ trong cột dữ liệu muốn sắp xếp. Trong ribbon Data, nhấp nút lệnh
để sắp tăng, nhấp nút lệnh để sắp giảm. Khi đó Excel sẽ căn cứ vào kiểu dữ liệu của biến để

H
sắp xếp nó như chuỗi hoặc số.

IN
- Nếu muốn sắp xếp theo nhiều biến, chúng ta chọn bảng dữ liệu muốn sắp xếp sao cho dòng

ÍM
đầu tiên của vùng chọn là tên các biến. Sau đó, click chuột vào nút lệnh trong ribbon Data.
Trong hộp thoại Sort, chúng ta thao tác như sau:

. H ỌC

H
- Đánh dấu chọn vào tùy chọn My data has headers.

C
- Tại mục Sort by, chọn tên biến muốn sắp xếp, mục Sort On chọn Values, mục Order
chọn A to Z (hoặc Smallest to Largest) nếu muốn sắp xếp tăng dần, chọn Z to A (hoặc
TP H
Ồ
Largest to Smallest) nếu muốn sắp xếp giảm dần.
C IN

- Nhấp chọn nút lệnh Add Level để thêm điều kiện sắp xếp.
- Nhấp chọn Delete Level để bỏ một điều kiện sắp xếp.
Ợ T

- Để thay đổi trình tự ưu tiên sắp xếp của một biến, chúng ta có thể chọn dòng thông tin sắp
xếp của biến đó và nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống.
Ư N

Ví dụ: Để sắp xếp dữ liệu trong file fracture.xlsx theo tiêu chí: Tuổi giảm dần, trường hợp cùng
D Ô

tuổi thì xếp theo BMI tăng dần, chúng ta thể hiện thông tin trong hộp thoại Sort như hình dưới
Y M
C Ộ
Ọ B

Các nút lệnh trong hộp thoại Sort:

: Thêm điều kiện sắp xếp.
H

: Xóa điều kiện sắp xếp.

ẠI

: Sao chép điều kiện.

Đ

, : Thay đổi trình tự điều kiện sắp xếp.

: Qui định cách thức sắp xếp theo cột hoặc theo dòng, có phân biệt chữ hoa chữ thường.
: Đánh dấu chọn tiêu đề cột của bảng tính.
Sắp xếp theo định dạng
Trong một số trường hợp chúng ta cần sắp xếp dữ liệu theo định dạng của các ô, chúng ta cũng
thao tác tương tự như ở 2.3.1. Tuy nhiên, ở mục Sort On, chúng ta sẽ chọn Cell Color, Font Color
hoặc Conditional Formatting Icon; sau đó sẽ lần lượt chọn màu hoặc icon và vị trí sắp của nó.
Ví dụ 1: Minh họa sắp xếp dữ liệu tuổi theo định dạng màu nền của ô.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 155
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
Ví dụ 2: Minh họa sắp xếp dữ liệu bmi theo icon trên ô

ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T

Sắp xếp theo tiêu chí đặt ra

Trong trường hợp tiêu chí sắp xếp dữ liệu của chúng ta không tuân theo qui luật về sắp xếp số
Ư N

hay chuỗi, mà theo qui luật riêng của người dùng, chúng ta cũng thao tác tương tự như mục 2.3.1;
D Ô

tuy nhiên ở mục Order chúng ta sẽ chọn Custom List…và trong hộp thoại Custom List sẽ chọn
Y M

đến danh sách qui định trình tự sắp xếp (nếu đã được tạo trước đó) hoặc nhập vào danh sách này.
2.4. Lọc và rút trích dữ liệu
Từ dữ liệu ban đầu, chúng ta có thể tìm ra những bản ghi thỏa mãn điều kiện nào đó để tác
C Ộ

động lên chúng. Ví dụ, từ dữ liệu file fracture.xlsx, chúng ta có thể lọc ra những trường hợp trên
Ọ B

80 tuổi và sao chép đến 1 sheet khác. Excel hỗ trợ hai cách lọc dữ liệu là Auto Fiter và Advanced
Filter. Tùy theo yêu cầu lọc mà chúng ta có thể chọn lệnh phù hợp.
Lọc trực tiếp bằng Filter
Khi điều kiện lọc đơn giản, chúng ta có thể thực hiện thao tác lọc nhanh bằng chức năng Filter:
- Chọn một ô nào đó trong cơ sở dữ liệu.
Chọn menu Data, trong nhóm Sort & Filter, chọn lệnh Filter.
H

-
ẠI
Đ

- Tại tên các cột trong bảng dữ liệu, xuất hiện các mũi tên hướng xuống : Nhấp vào mũi
tên này để qui định điều kiện lọc, trong hộp thoại mới này chúng ta có thể sắp xếp lại dữ
liệu theo cột lọc, lọc dữ liệu theo màu sắc của ô (Filter by color), và lọc dữ liệu theo điều
kiện đưa ra với các lệnh: Number Filters nếu dữ liệu là số, Text Filters nếu dữ liệu là chuỗi
và Date Filters nếu dữ liệu là ngày, v.v…
- Với Number Fiters, chúng ta có các lựa chọn:
 Equals: Lọc các record theo điều kiện =.
 Does not Equal…: Lọc các record theo điều kiện <>.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

156 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

 Greater than…: Lọc các record theo điều kiện >.

 Greater than or Equal to…: Toán lọc các record theo điều kiện >=.
 Less than…: Lọc các record theo điều kiện <.
 Less than or Equal to…: Lọc các record theo điều kiện <=.
 Between…: Lọc các record trong một khoảng giá trị nào đó.
 Top 10…: Lọc 10 giá trị lớn nhất.
 Above Average: Lọc các record lớn hơn giá trị trung bình.
 Below Average: Lọc các record nhỏ hơn giá trị trung bình.
- Với Text Fiters, chúng ta có các lựa chọn:
 Equals: Lọc các record theo điều kiện =.
 Does not Equal…: Lọc các record theo điều kiện <>.

H
 Begins with: Lọc các record theo điều kiện bắt đầu.

IN
 Ends with: Lọc các record theo điều kiện kết thúc.
- Với Date Fiters, chúng ta có các lựa chọn:

ÍM
 Equals…, Before…, After…, Between… : Lọc các giá trị bằng, trước, sau, trong
khoảng thời gian

. H ỌC

H
 Tomorrow, Today, Yesterday.
 Next week, This week, Last week.

C
 Next month, This month, Last month.
TP H
Ồ
 Next Quarter, This Quarter, Last Quarter.
Trong trường hợp không thể thể hiện điều kiện lọc bằng các lệnh trên thì chúng ta chọn
C IN

Custom Fiter…
Rút trích theo điều kiện gián tiếp bằng Advanced Filter
Ợ T

Khi điều kiện trích lọc phức tạp, không thể diễn đạt bằng chức năng Filter, chúng ta sử dụng
Ư N

chức năng Advanced Filter.

a). Tạo bảng điều kiện
D Ô

Bảng điều kiện là vùng chứa điều kiện trích. Bảng này đảm bảo thỏa mãn các tính chất sau:
Y M

- Có tiêu đề cột: Có thể sao chép trực tiếp từ tiêu đề của cột điều kiện trong bảng dữ liệu
chính. Tuy nhiên, nếu là điều kiện được lập một cách gián tiếp thì tiêu đề này là một tên tự
C Ộ

đặt và đảm bảo không trùng với bất kỳ tiêu đề cột nào trong bảng dữ liệu chính hoặc thậm
Ọ B

chí có thể để trống.

- Có các ô điều kiện bên dưới.
Tạo bảng điều kiện trực tiếp:
1. Sao chép các tiêu đề cột liên quan đến điều kiện trích sang một vị trí tùy chọn (trên cùng
một dòng). Có thể nhập tiêu đề này nhưng phải đảm bảo nhập chính xác như tiêu đề cột làm
điều kiện trong bảng dữ liệu chính.
H

2. Nhập giá trị của điều kiện.

a. Nếu hai điều kiện kết hợp với nhau bằng từ “VÀ” thì giá trị của hai điều kiện nhập trên
ẠI

cùng dòng tương ứng với tiêu đề cột.

Đ

b. Nếu hai điều kiện kết hợp với nhau bằng từ “HOẶC” thì giá trị của hai điều kiện nhập
trên hai dòng khách nhau tương ứng với tiêu đề cột.
Tạo bảng điều kiện gián tiếp:
1. Nhập duy nhất một tiêu đề cột: chọn một tên đặc biệt không trùng với tên của các tiêu đề
cột đang có trong bảng dữ liệu chính.
2. Lập biểu thức điều kiện dựa trên điều kiện trích, dùng các hàm sau: AND, OR, NOT,
LEFT, RIGHT, MID, MONTH, YEAR,v.v…
3. Khi lập công thức thì chọn ô dữ liệu đầu tiên trong cột dữ liệu làm ô viết trong điều kiện
trích.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 157
BỘ MÔN TIN HỌC

Một số ví dụ về bảng điều kiện:

H
IN
ÍM
b). Trích dữ liệu theo bảng điều kiện đã tạo

. H ỌC

H
Chọn một ô nào đó trong cơ sở dữ liệu.
Chọn menu Data, trong nhóm Sort & Filter, chọn lệnh Advanced.

C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T

Trong hộp thoại Advanced Filter, chúng ta nhập vào các vùng địa chỉ sau đây:
Ư N

1. Mục Action: Thông thường nên chọn Copy to another location, nghĩa là trích dữ liệu thỏa
D Ô

điều kiện sang bảng mới, không ảnh hưởng đến dữ liệu gốc.
Y M

2. Chọn vùng dữ liệu cần lọc (List Range).

3. Chọn bảng điều kiện (Criteria Range): Bảng này đã được tạo ra dựa trên điều kiện trích.
C Ộ

4. Chọn vùng đặt bảng dữ liệu trích (Copy to). Thường chọn một ô đầu tiên để đánh dấu vị trí
Ọ B

bắt đầu của bảng dữ liệu trích sao cho vùng bên dưới và bên phải của ô này là trống.
H
ẠI
Đ

Lưu ý: Nếu chọn Unique record only thì các dòng trùng nhau chỉ lọc hay trích 1 dòng.
2.5. Sao chép bảng dữ liệu sang Word, PowerPoint
 Chọn bảng dữ liệu cần chép, nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

158 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

 Chuyển sang file Word hoặc PowerPoint.

 Nhấp phải chuột, tùy theo nhu cầu sao chép, trong menu động mới xuất hiện, chúng ta chọn
một trong số các lệnh được đánh số như ở hình bên dưới:
1: Sao chép không có sự liên kết dữ liệu, giữ nguyên định
dạng so với file Excel.
2: Sao chép không có sự liên kết dữ liệu với file Excel,
lấy định dạng theo file qui ước trong file Word hoặc
PowerPoint.
3: Sao chép có sự liên kết dữ liệu với file Excel, giữ
nguyên định dạng của file Excel.
4: Sao chép có sự liên kết dữ liệu với file Excel, lấy định

H
dạng theo file qui ước trong file Word hoặc PowerPoint.

IN
5: Sao chép bảng dữ liệu như hình ảnh.
6: Chỉ sao chép dữ liệu.

ÍM
3. LÀM VIỆC VỚI CÔNG THỨC VÀ HÀM
3.1. Giới thiệu hàm

. H ỌC

H
Các hàm trong Excel có thể xem như các công thức đã được lập sẵn và được sử dụng để tính

C
toán, dò tìm. Các hàm có thể được Excel hỗ trợ sẵn hoặc do người dùng tự xây dựng. Tên hàm
không có sự khác biệt giữa chữ hoa và chữ thường.
TP H
Ồ
Cú pháp chung khi sử dụng hàm:
C IN

=TÊN HÀM(đối số 1, đối số 2, …, đối số n)

Ợ T

Chúng ta có thể tra cứu nhanh các hàm bằng cách:

Ư N

- Chọn ô bất kỳ trong bảng tính.

- Nhấp vào nút trên thanh công thức, xuất hiện hộp thoại.
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B
H
ẠI

Chọn trong mục “Or select a category” (Các hàm được nhóm thành các nhóm loại
Đ

-
(category) như: Most Recently Used, All, Text, Lookup & Reference, Date & Time, v.v..)
danh sách các hàm sẽ hiện ra.
- Select a function: Danh sách hàm thuộc category đó
- Khi nhấp chuột chọn  Excel hiện ra một hộp thoại Wizard giải thích rõ ý nghĩa hàm và
từng tham số của hàm cũng như giúp ta dễ dàng nhập giá trị cho các tham số này và cho
biết kết quả của hàm.
Muốn xem cách sử dụng hàm cụ thể hơn thì nhấp vào liên kết Help on this function.
3.2. Một số hàm thông dụng
Nhóm hàm số học
- Hàm SUM(number1, number2, …): Cho kết quả là tổng của các đối số.
NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 159
BỘ MÔN TIN HỌC

- Hàm MAX(number1, number2, …): Cho kết quả là giá trị lớn nhất trong các đối số.
- Hàm MIN(number1, number2, …): Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong các đối số.
- Hàm AVERAGE(number1, number2, …): cho kết quả là trung bình cộng của các đối số.
- Hàm ROUND(number,n): Cho kết quả là giá trị của <number> được làm tròn n chữ số
thập phân:
n=0 (làm tròn hàng đơn vị).
n>0 (làm tròn phần thập phân).
n<0 (làm tròn phần nguyên).
- Hàm INT(number): Cho kết quả là phần nguyên của number nếu number>0. Nếu
number<0 thì kết quả là số nguyên đầu tiên nhỏ hơn Number.
- Hàm MOD(number,k): Cho kết quả là số dư khi chia number cho k.

H
- Hàm RANK(number, ref, [order]): Cho kết quả là thứ hạng của number so với các giá trị

IN
trong vùng ref; order =0 hoặc bỏ qua thì xếp hạng theo kiểu giảm dần, order khác 0 thì
xếp hạng theo kiểu tăng dần.

ÍM
Ví dụ: Với dữ liệu như trong hình bên, ta có bảng kết quả khi sử dụng các hàm trên như sau:
Hàm Ví dụ Kết quả trả về

. H ỌC

H
=SUM(A1:A5) 27
SUM

C
=SUM(A1,A5) 0.48
MAX =MAX(A1,A5) 12.52
TP H
Ồ
MIN =MIN(A1,A5) -3.52
AVERAGE =AVERAGE(A1,A3) 6
C IN

=ROUND(A4,0) 12
Ợ T

ROUND =ROUND(A4,1) 12.5

=ROUND(A4,-1) 10
Ư N

=INT(A4) 12
INT
D Ô

=INT(A5) -4
MOD =MOD(A2,A1) 2
Y M

RANK =RANK(A2,$A$1:$A$4,1) 2
Nhóm hàm về chuỗi
C Ộ

- Hàm LEN(text): Cho kết quả là chiều dài của text.

Ọ B

Ví dụ: =LEN("ĐHYD TPHCM") kết quả là 10.

- Hàm LEFT(text,n): Cho kết quả là chuỗi con được trích từ chuỗi text với n ký tự bên trái.
Ví dụ: =LEFT("DHYD TPHCM",4) kết quả là chuỗi “DHYD”.
- Hàm RIGHT(text,n): cho kết quả là chuỗi con được trích từ chuỗi text với n ký tự bên
phải.
Ví dụ: =RIGHT("DHYD TPHCM",3) kết quả là chuỗi “HCM”.
H

- Hàm MID(text,vt,n): cho kết quả là chuỗi con được trích từ chuỗi text với n ký tự được
tính từ vị trí trích vt từ trái sang phải.
ẠI

Ví dụ: =MID("DHYD TPHCM",2,3) kết quả là chuỗi “HYD”.

- Hàm TRIM(text): loại bỏ khoảng trắng thừa.
Đ

Ví dụ: =TRIM(" DHYD TPHCM ") kết quả là “DHYD TPHCM”.

Nhóm hàm Logic
- Hàm NOT(logical): cho kết quả là TRUE khi và chỉ khi biểu thức logic “logical” bằng
FALSE và ngược lại.
Ví dụ: =NOT(1+1=2) kết quả là FALSE.
- Hàm AND(logical1, logical2, …): cho kết quả là TRUE khi và chỉ khi tất cả các biểu thức
logic đối số (logical1, logical2, …) đều bằng TRUE.
Ví dụ: =AND(1+2=3,2+1=4) kết quả là FALSE.
- Hàm OR(logical1, logical2, …): cho kết quả là TRUE khi và chỉ khi một trong các biểu
thức logic đối số (logical1, logical2, …) bằng TRUE.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

160 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Ví dụ: =OR(1+2=3,2+1=4) kết quả là TRUE.

- Hàm IF(logical_test,value_if_true,value_if_false): cho kết quả là value_if_true nếu biểu
thức logic “logical_test” nhận giá trị TRUE, trường hợp ngược lại cho kết quả là
value_if_false.
Ví dụ: Với dữ liệu trong file lowbw.xlsx, thêm cột Tình trạng, Nếu trọng lượng con < 2500
g thì tình trạng là Nhẹ cân, ngược lại thì tình trạng là bình thường

H
IN
Nhóm hàm tìm kiếm

ÍM
- Hàm VLOOKUP(Lookup_value, Table_Array, Col_index_num, [Range_lookup]):
Hàm sẽ dò tìm giá trị Lookup_value trong cột đầu tiên của bảng tham chiếu Table_Array,
nếu tìm thấy hàm sẽ dò theo hàng (chứa ô thỏa giá trị Lookup_value) từ trái sang phải và

. H ỌC

H
dừng lại ở cột được xác định trong Col_index_num và lấy giá trị trong ô này.

C
Các tham số trong VLOOKUP:
TP H
 Lookup_value: là giá trị cần dò.

Ồ
 Table_Array: là phạm vi mà hàm sẽ dò.
C IN

 Col_index_num: thứ tự cột trong Table_Array cần lấy giá trị trả về.
 Range_lookup: Cách dò, là giá trị logic.
Ợ T

 Range_lookup =0: hàm sẽ tìm chính xác có nghĩa là hàm sẽ dừng lại ở giá trị
đúng bằng Lookup_value. Nếu không tìm thấy hàm cho kết quả #N/A.
Ư N

 Range_lookup =1 hoặc bỏ qua: Các giá trị trong cột đầu tiên của Table_Array
D Ô

phải được sắp theo thứ tự tăng và hàm sẽ dừng lại ở giá trị gần Lookup_value nhất
Y M

nhưng không vượt quá giá trị của Lookup_value.

Ví dụ: Lập bảng tính tra giá thuốc.
C Ộ
Ọ B
H
ẠI
Đ

- Hàm HLOOKUP(Lookup_value, Table_Array, Row_index_num, [Range_lookup]):

công dụng như hàm VLOOKUP nhưng hàm sẽ được sử dụng trong trường hợp bảng tham
chiếu được bố trí theo hàng.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 161
BỘ MÔN TIN HỌC

- Hàm MATCH(Lookup_value, Lookup_array, [Match_type]): Cho biết vị trí của

Lookup_value trong Lookup_array với cách tìm là Match_type. Match_type có 3 trường
hợp:
 Match_type =0: Hàm tìm chính xác giá trị đúng bằng Lookup_value.
 Lookup_value =1: Hàm tìm giá trị lớn nhất trong Lookup_array nhưng nhỏ hơn giá trị
X. Lookup_array phải được sắp theo thứ tự tăng dần.
 Lookup_value =-1: Hàm tìm vị trí giá trị nhỏ nhất trong Lookup_array nhưng lớn hơn
hay bằng trị Lookup_value. Lookup_array phải được sắp theo thứ tự giảm dần.
Nhóm hàm Date/Time
- NOW(): Cho kết quả là ngày, giờ hệ thống của máy tính.
= NOW() kết quả 9/22/2013 1:32.

H
- TODAY(): Cho kết quả là ngày hệ thống của máy tính.

IN
=TODAY() kết quả 9/22/2013.
- DATE(year, month, day): Cho kết quả là dữ liệu kiểu ngày theo các đối số: year (năm),

ÍM
month (tháng), day (ngày).
Ví dụ: nếu giá trị ngày trong ô F4 >= ngày 01/8/2013 thì đơn giá là 100000, ngược lại đơn

. H ỌC

H
giá là 37000 ta viết công thức như sau:

C
=IF(F4> DATE(2013,8,1),100000,37000).
- DAY(serial_number): Cho kết quả ngày serial_number là ngày thứ mấy trong tháng, trong
TP H
đó serial_number là dữ liệu kiểu ngày .

Ồ
Ví dụ: =DAY("9/22/2013") kết quả 22.
C IN

- MONTH(serial_number): Cho kết quả ngày serial_number thuộc vào tháng thứ mấy trong
đó serial_number là dữ liệu kiểu ngày .
Ợ T

Ví dụ: =MONTH("9/22/2013") kết quả 9.

Ư N

- YEAR(serial_number): Cho kết quả ngày serial_number thuộc vào năm thứ mấy, trong
đó serial_number là dữ liệu kiểu ngày .
D Ô

Ví dụ: =YEAR("9/22/2013") kết quả 2013.

Y M

- WEEKDAY(serial_number,[return_type]): Trả về một trong các số từ 1 đến 7, tượng

trưng cho một ngày trong tuần . Trong đó, serial_number là dữ liệu kiểu ngày, return_type
C Ộ

là tham số tùy chọn với ý nghĩa nếu return_type = 1 hoặc bỏ qua thì Sunday = 1 
Ọ B

Saturday = 7; nếu return_type = 2 thì Monday = 1  Sunday = 7; nếu return_type = 3 thì

Monday = 0  Sunday = 6…
Ví dụ: =WEEKDAY(DATE(2013,10,25),1) kết quả 6.
Nhóm hàm thống kê
- COUNT(value1,[value2],...): Đếm số ô có dữ liệu kiểu số.
- COUNTA(value1,[value2],...): Đếm số ô đã có dữ liệu.
H

- COUNTIF(range,criteria): Đếm số ô thỏa mãn điều kiện criteria trong phạm vi range.
- VAR(number1, [number2],…): Tính phương sai của các giá trị số.
ẠI

- SUMIF(range,criteria,[sum_range]): Cho kết quả là tổng các ô trong vùng tính tổng
sum_range có ô tương ứng trong vùng điều kiện range thỏa điều kiện criteria.
Đ

- AVERAGEIF(range, criteria, [average_range]): Cho kết quả là trung bình các ô trong
vùng average_range có ô tương ứng trong vùng range thỏa điều kiện criteria.
Ví dụ 1: Với dữ liệu trong hình dưới, chúng ta có các kết quả
sau: =COUNT(A1:B3) kết quả là 3
=COUNTA(A1:B3) kết quả là 5
=COUNTBLANK(A1:B3) kết quả là 1
Ví dụ 2: Ta có dữ liệu lưu trữ thông tin của các bệnh nhân như
sau:

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

162 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

1. Hãy cho biết có bao nhiêu trường hợp thuộc phái Nữ.
=COUNTIF(A2:A6,"Nữ") kết quả 2.
2. Hãy cho biết có bao nhiêu trường hợp có tuổi từ 60 trở lên.
=COUNTIF(C2:C6,">=60") kết quả 3.
3. Hãy cho biết hdl trung bình của các bệnh nhân thuộc phái nam.

H
=AVERAGEIF(B2:B6,"Nam",D2:D6) kết quả5.72.

IN
3.3. Sao chép công thức và hàm
- Cách 1: Sao chép nhanh (chỉ áp dụng khi sao chép một cách liên tục trong cùng cột)

ÍM
 Chọn ô chứa công thức hay hàm cần sao chép
 Di chuyển chuột xuống góc dưới bên phải của ô sao cho con trỏ chuột xuất hiện dấu +,
nhấp đúp chuột vào dấu + này (hoặc giữ phím trái chuột, kéo chuột xuống dưới nếu dữ

. H ỌC

H
liệu của cột bên trái không liên tục).

C
- Cách 2: Áp dụng khi không sao chép một cách liên tục
TP H
 Chọn ô chứa công thức hay hàm cần sao chép, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

Ồ
 Di chuyển chuột đến ô đích, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
C IN

4. BIỂU ĐỒ
Ợ T

Biểu đồ là một trong những phương tiện phân tích dữ liệu rất quan trọng. Biểu đồ thể hiện dữ
liệu ở dạng hình ảnh trực quan. Đối với Excel, thao tác tạo và cập nhật biểu đồ rất dễ dàng. Excel
Ư N

hỗ trợ nhiều dạng biểu đồ khác nhau, tùy vào mục đích thể hiện số liệu, chúng ta có thể chọn dạng
D Ô

biểu đồ phù hợp:

Y M

Loại biểu đồ Mục đích

C Ộ

Thể hiện phần trăm của các đối tượng so với

Biểu đồ bánh (pie chart)
tổng thể.
Ọ B

Biểu đồ thanh (bar chart), cột (column) Thực hiện so sánh giữa các đối tượng.

Biểu đồ đường (line) Mô tả biến đổi theo thời gian của một biến

Biểu đồ phân bố (histogram) Minh họa phân phối tần suất của một biến.
H

Cung cấp thông tin về phân bố của một biến

Biểu đồ hộp (box plot)
ẠI

kèm theo những chỉ số thống kê cơ bản.

Đ

Thể hiện mối tương quan giữa hai biến, mô tả

Biểu đồ phân tán (scatter plot)
biến đổi theo thời gian của một biến.
4.1. Tạo biểu đồ
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu.
Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ, chọn menu Insert.
Bước 3: Tùy vào mục đích thể hiện biểu đồ, nhấp chọn loại biểu đồ phù hợp.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 163
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
4.2. Điều chỉnh biểu đồ
Di chuyển và thay đổi kích thước biểu đồ

ÍM
Biểu đồ có thể là một object trong sheet chứa dữ liệu hoặc có thể chiếm một sheet riêng. Để
thay đổi nơi đặt biểu đồ, chúng ta nhấp chọn biểu đồ để xuất hiện Chart Tools, chọn menu

. H ỌC

H
Design  chọn lệnh Move Chart. Trong hộp thoại Move Chart, chọn cách thức đặt biểu đồ.

C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô

Khi biểu đồ là một object của sheet, để dịch chuyển vị trí, chúng ta chỉ việc kéo thả biểu đồ đến
vị trí mới. Chúng ta dễ dàng thay đổi kích thước của biểu đồ bằng việc drag chuột ở một trong bốn
Y M

góc của nó.

Thay đổi loại biểu đồ (Chart Type)
C Ộ

Chọn biểu đồ, chọn menu Design  Change Chart Type. Trong hộp thoại Change Chart
Ọ B

Type, chọn dạng biểu đồ và nhấp OK.

H
ẠI
Đ

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

164 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

Thay đổi dữ liệu vẽ biểu đồ

Chọn biểu đồ, chọn menu Design  Select Data, chọn lại vùng dữ liệu  Nhấp OK.

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô

Điều chỉnh bố cục (Layout)

Excel hỗ trợ một vài mẫu qui định về
Y M

cách sắp xếp các thành phần trên biểu đồ

C Ộ

trong nhóm Quick Layout (menu

Design). Ngoài ra, nếu muốn qui định
Ọ B

về cách thể hiện các thành phần theo

cách thức riêng, chúng ta có thể chọn
lệnh Add Chart Element trong menu
Design và nhấp vào nút lệnh có tên
tương ứng với tên thành phần đó.
H

Định dạng biểu đồ

Để định dạng về màu sắc, chúng ta có
ẠI

thể chọn theo mẫu được tạo sẵn trong

vùng Chart Styles (menu Design) như
Đ

hình hoặc chọn menu Format và định

dạng từng thành phần bằng các lệnh
trong menu này như ở hình.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 165
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
4.3. Sao chép biểu đồ sang Word, PowerPoint

ÍM
- Chọn biểu đồ, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
- Chuyển sang file Word hoặc PowerPoint, thao tác tương tự như sao chép bảng dữ liệu

. H ỌC

H
5. QUẢN LÝ WORKBOOK, WORKSHEET

C
Workbook là một file được tạo bởi phần mềm Excel. Mỗi workbook có nhiều worksheet. Để
TP H
thuận tiện cho việc quản lý và thống kê dữ liệu, mỗi worksheet chỉ nên nhập một bảng dữ liệu.

Ồ
5.1. Hiển thị workbook, worksheet
C IN

Trong một số trường hợp, người dùng muốn đối chiếu dữ liệu ở các sheet cùng hoặc khác
workbook.
Ợ T

a). Hiển thị nhiều workbook

Sau khi mở các workbook, chọn menu View  Arrange All. Trong hộp thoại mới xuất hiện,
Ư N

chọn dạng sắp xếp và nhấp OK.

D Ô

b). Hiển thị nhiều worksheet của một workbook

Y M
C Ộ
Ọ B
H

Hộp thoại Arrange Windows

Ví dụ: Hiển thị 2 sheet của file BaoCaoSuDungThuoc.xlsx
ẠI

Mở workbook, chọn menu View  New Window. Khi đó file BaoCaoSuDungThuoc.xlsx sẽ

được hiển thị ở hai khung với các tên lần lượt là: BaoCaoSuDungThuoc:1 và
Đ

BaoCaoSuDungThuoc:2
Nhấp lệnh Arrange All. Xuất hiện hộp thoại như hình, chọn Vertical, nhấp OK. Khi đó chúng
ta có kết quả như hình dưới. Khi chúng ta đóng 1 cửa sổ thì tên workbook trở lại như cũ
BaoCaoSuDungThuoc.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

166 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
Hiển thị nhiều worksheet

ÍM
5.2. Quản lý Worksheet
a). Tạo mới Worksheet

. H ỌC

H
Nhấp chuột vào lệnh Insert Worksheet như hình bên dưới. Excel sẽ tạo thêm sheet có tên là
tên là sheet# tùy thuộc vào số sheet đang có.

C
TP H
Ồ
C IN

b). Xóa Worksheet

Nhấp phải trên bảng tính cần xóachọn Delete.
Ợ T

c). Sắp xếp Worksheet

Ư N

Bấm và giữ phím trái chuột trên sheet muốn thay đổi vị trí, kéo thả đến vị trí mới.
5.3. Lưu workbook
D Ô

1. Chọn menu FileSave (lưu cập nhật), hoặc FileSave As (lưu thành workbook mới).
Y M

Nếu lưu cục bộ trên máy tính: Chọn Browse để duyệt đến thư mục chứa file; Nếu lưu trên
OneDrive, chọn OneDrive và thực hiện đăng nhập vào tài khoản email ump. Khi file dữ liệu được
C Ộ

lưu trữ trong OneDrive, chúng ta có thể bật chức năng AutoSave của office để Excel tự động lưu
Ọ B

cập nhật.
H
ẠI
Đ

2. Nhập tên cho workbook trong ô File Name, nhấp chọn lệnh Save. Khi đó Excel sẽ lưu mặc
định workbook dưới dạng bảng tính thông thường, có phần mở rộng là xlsx.
Nếu muốn lưu workbook dưới các dạng đặc biệt khác thì ngoài việc nhập tên workbook,
chúng ta phải chọn định dạng file.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 167
BỘ MÔN TIN HỌC

5.4. In Workbook
Chọn menu File  Print. Khi đó chúng ta cần qui định một số thiết lập:

H
IN
Copies: Nhập số bản in.

ÍM
Printer: Chọn máy in.
Pages:… to:…: Nhập khoảng trang muốn in, nếu muốn in tất cả các trang thì có thể bỏ qua

. H ỌC

H
mục này.

C
Setting:
1. Vùng in: Nhấp chọn mũi tên 1, khi đó có thể chọn một trong các thiết lập:
TP H
Ồ
a. Print Acive Sheets: In sheet hiện hành.
C IN

b. Print Entire Workbook: Lần lượt in tất cả các sheet có dữ liệu của Workbook.
c. Print Selection: In vùng dữ liệu đã được quét khối chọn trước.
Ợ T

2. Thứ tự giữa các bản in (trong trường hợp in nhiều bản):

a. Collated: In gom nhóm theo bản in.
Ư N

b. Uncollated: In gom nhóm theo trang.

D Ô

3. Hướng giấy:
a. Portrait Orientation: In bảng tính theo hướng dọc.
Y M

b. Landscape Orientation: In bảng tính theo hướng ngang.

C Ộ

4. Khổ giấy.
5. Lề giấy:
Ọ B

a. Normal Margin.
b. Wide.
c. Narrow.
d. Custom Margins…
6. Phóng to, thu nhỏ Worksheet:
 No scaling: Giữ nguyên kích thước dữ liệu khi in.
H

 Fit Sheet on One Page: In cả worksheet trong một trang.

 Fit All Columns on One Page: In tất cả các cột của sheet trong một trang.
ẠI

 Fit All Rows on One Page: In tất cả các dòng của sheet trong một trang.
 Custom Scaling Options…: Qui định một tỷ lệ phóng to hoặc thu nhỏ bất kỳ.
Đ

5.5. Tạo mật khẩu bảo vệ workbook và worksheet

Bảo vệ Workbook
Chọn lệnh File  Info  Protect Workbook.
Khi chúng ta đã hoàn tất việc chỉnh sửa file dữ liệu, chúng ta có thể thực hiện thông báo cho
người xem biết rằng đây là bản hoàn chỉnh bằng chức năng Mark as Final.
Để cài đặt mật khẩu mở Workbook, chúng ta chọn chức năng Encrypt with Password, và
nhập vào mật khẩu (nhập 2 lần), mật khẩu này sẽ được sử dụng để mở Workbook. Sau khi mở
Workbook, nếu muốn bỏ hoặc thay đổi mật khẩu, chúng ta cũng chọn lệnh File  Info  Protect
Workbook và bỏ hoặc nhập mật khẩu mới.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

168 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

H
Bảo vệ Worksheet

IN
Trong trường hợp chúng ta chuyển file dữ liệu cho người khác và muốn hạn chế một số thay

ÍM
đổi trên Worksheet, chúng ta mở worksheet và chọn lệnh File  Info  Protect Workbook 
Protect Current Sheet. Trong hộp thoại Protect Sheet, chúng ta nhập mật khẩu và chọn các thao
tác cho phép thực hiện trên Worksheet.

. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

6. CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Nêu khái niệm về Workbook, Worksheet.
2. Khi nhập dữ liệu trong Excel, để đảm bảo tính chính xác khi import qua các phần mềm xử lý
số liệu thống kê, chúng ta cần lưu ý điều gì?
H

3. Liệt kê các kiểu dữ liệu trong Excel.

4. Phân biệt địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
ẠI

5. Chúng ta có thể sắp xếp dữ liệu theo các yếu tố nào?

Đ

6. Trình bày sự khác nhau giữa AutoFilter và Advanced Filter

7. Nêu các bước cần thực hiện để rút trích dữ liệu bằng lệnh Advanced Filter.
8. Nêu các tùy chọn sao chép khi chép bảng dữ liệu từ Excel sang Word hoặc PowerPoint
9. Hàm trong Excel là gì?
10. Muốn biết một hàm có đáp ứng được yêu cầu tính toán đã đặt ra hay không thì người dùng
phải làm gì ?
11. Để dò tìm gần đúng bằng hàm VLOOKUP thì chúng ta cần lưu ý điều gì ?
12. Việc biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ có lợi ích như thế nào ?
13. Nêu các tùy chọn sao chép khi chép biểu đồ từ Excel sang Word hoặc PowerPoint

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 169
BỘ MÔN TIN HỌC

7. BÀI TẬP THỰC HÀNH EXCEL

7.1. BÀI TẬP EXCEL 1
MỤC TIÊU:
 Nhận biết các thành phần trong cửa sổ Microsoft Excel 2016.
 Quản lý WorkBook, WorkSheet trong Excel 2016.
 Nhập dữ liệu cho bảng tính trong Excel.
 Thực hiện ràng buộc điều kiện trước khi nhập dữ liệu.
 Phân biệt địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
 Sử dụng một số hàm toán (Max, Min, Average, Round, Sum) để lập công thức cho bảng
tính.
 Sử dụng chức năng AutoSum để tính tổng trong một cột.

H
 Sử dụng hàm IF để lập công thức cho bảng tính.

IN
 Xử lý dòng, cột, ô: chèn thêm, xóa, thay đổi kích thước.
 Định dạng bảng tính.

ÍM
THỰC HÀNH:
Mở mới WorkBook, lưu trong folder D:\ThucHanhExcel với tên VienPhi.xlsx.

. H ỌC

H
1. Nhập dữ liệu sau (chưa cần định dạng) trong Sheet1 với các lưu ý như sau:
• STT: Tạo dãy tăng tự động.

C
• Họ và tên: Nhập họ lót và tên ở hai cột khác nhau.
TP H
Ồ
• Giới tính: Chỉ cho phép người nhập lựa chọn một trong hai giới tính: Nam hoặc Nữ.
• Năm sinh: Chỉ cho phép nhập là các năm từ 1912 đến 2013.
C IN

• Ngày xuất viện >= Ngày nhập viện.

Đặt tên cho Sheet là VienPhi1.
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B
H
ẠI
Đ

2. Tính Số ngày nằm viện trong cột Số ngày theo công thức như sau: Số ngày = (Ngày nhập
viện = Ngày xuất viện) + Ngày xuất viện – Ngày nhập viện.
3. Chèn thêm cột Tuổi sau cột Năm sinh và tính Tuổi = Năm nhập viện – Năm sinh.
4. Tính Số tiền = Số ngày * 70000.
5. Tính Tổng cộng cho các cột Số ngày Số tiền bằng chức năng AutoSum.
6. Tính Bình quân, Cao nhất, Thấp Nhất lần lượt cho các cột Số ngày, Số tiền.
7. Chèn thêm 3 dòng bên dưới trường hợp có STT=3 và nhập thêm 3 trường hợp sau:

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

170 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

8. Chèn thêm cột Số ngày 2 sau cột Số ngày và điền thông tin trong cột Số ngày 2 chính là
số ngày nằm viện theo cách tính ở câu 2 bằng hàm IF.
9. Định dạng cột số tiền sao cho: có dấu phân cách phần nghìn, có đơn vị tiền tệ (vnd) đặt sau
mỗi giá trị.
10. Trang trí bảng tính theo mẫu.

H
11. Chép sheet VienPhi1 và đặt tên cho sheet này là VienPhi2.

IN
12. Trong sheet VienPhi2, nhập thêm dữ liệu tại ô H2, I2 lần lượt là Đơn giá, 70000.
13. Trong sheet VienPhi2, tính Số tiền = Số ngày * Đơn giá.

ÍM
14. Hiển thị sao cho có thể quan sát đồng thời hai bảng tính ở sheet VienPhi1 và VienPhi2.
7.2. BÀI TẬP EXCEL 2

. H ỌC

H
MỤC TIÊU:
 Hiển thị bảng tính ở dạng cố định dòng, cột bằng công cụ Freeze Panes.

C
 Sử dụng các hàm IF lồng nhau để thiêt lập công thức cho bảng tính.
TP H
Ồ
 Sử dụng các hàm dò tìm (Vlookup, Hlookup) để dò tìm (chính xác) cùng sheet.
 Sử dụng các hàm dò tìm (Vlookup, Hlookup) để dò tìm (chính xác) khác sheet.
C IN

 Sử dụng hàm ROUNDUP để làm tròn số.

 Sắp xếp dữ liệu.
Ợ T

 In bảng tính.
Ư N

THỰC HÀNH:
D Ô

Mở file Thuoc.xlsx:
Y M

1. Trong sheet T01,

- Hiển thị bảng tính sao cho cố định dòng tiêu đề cột.
C Ộ

- Thêm cột Ghi chú cuối bảng với nội dung: nếu Nước Sản Xuất là Việt Nam thì hiển thị
chữ V, nếu Nước Sản Xuất là Pháp thì hiển thị chữ P, các nước khác thì để trống.
Ọ B

- Tính thành tiền = Số lượng * Giá thuốc, trong đó Giá thuốc được dò từ Bảng Giá Thuốc ở
cùng sheet. Làm tròn cột Thành tiền đến hàng trăm (làm tròn lên)
- Sắp xếp dữ liệu theo Nước Sản Xuất. Trong cùng Nước Sản Xuất thì sắp xếp theo Hãng
sản xuất. Nếu cùng Hãng Sản Xuất thì sắp xếp theo Mã Dược.
- Tính tổng thành tiền theo Nước Sản Xuất.
H
ẠI
Đ

- Copy sheet T01, đặt tên sheet này là T01_luu.

- Trong sheet T01, Tính tổng thành tiền theo Bệnh viện áp dụng thầu.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 171
BỘ MÔN TIN HỌC

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN

2. Trong sheet T02, Tính thành tiền = Số lượng * Giá thuốc, trong đó Giá thuốc được dò từ Bảng
Giá Thuốc trong sheet GiaThuoc2.
Ợ T

3. Thêm sheet mới sau sheet T02, đặt tên sheet là Tổng Hợp. Trong sheet Tổng Hợp, tính tổng số
Ư N

lượng và tổng thành tiền theo từng Mã Dược ở cả hai sheet T01 và T02.
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B
H
ẠI
Đ

4. Điều chỉnh các thuộc tính sao cho có thể in bảng tính ở sheet T01 một cách hợp lý nhất.

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

172 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

7.3. BÀI TẬP EXCEL 3

MỤC TIÊU:
 Sử dụng hàm Round để làm tròn số.
 Dò tìm gần đúng bằng hàm VLOOKUP.
 Lọc/ rút trích dữ liệu bằng công cụ: Autofilter.
 Tạo bảng thống kê bằng hàm.
THỰC HÀNH:
Mở file NCVitaminD.xls:
1. Thêm cột BMI sau cột cân nặng và tính BMI như sau: BMI = Cân nặng (kg)/(chiều cao
(m))2 , làm tròn BMI đến 2 chữ số thập phân. Các trường hợp không có số liệu về chiều cao
và cân nặng thì cột BMI để trống.

H
2. Thêm cột Phân loại sau cột BMI. Nếu BMI trống thì cột phân loại để trống, ngược lại điền

IN
dữ liệu vào cột này như sau:
BMI <18.5: Thiếu cân.

ÍM
18.5 <= BMI < 25: Bình thường.
25 <= BMI < 30: Tiền béo phì.

. H ỌC

H
30 <=BMI< 35: Béo phì độ I.

C
35<=BMI< 40: Béo phì độ II.
BMI>= 40: Béo phì độ III.
TP H
Ồ
3. Trích ra những trường hợp loãng xương: có T-score nhỏ hơn -2.5.
C IN

4. Trích ra những trường hợp thiểu xương: có T-score từ -2.5 đến -1.
5. Sử dụng hàm để tính VitaminD trung bình theo nhóm cư trú.
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ

6. Sử dụng hàm để tính VitaminD trung bình theo nhóm cư trú và nhóm vận động.
Ọ B
H
ẠI

7. Sử dụng hàm để tính tỷ lệ phần trăm các đối tượng tham gia nghiên cứu theo nhóm cư trú
Đ

và nhóm vận động.

NĂM 2020
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH 173
BỘ MÔN TIN HỌC

7.4. BÀI TẬP EXCEL 4

MỤC TIÊU:
- Sử dụng các hàm: WEEKDAY, COUNTIF.
- Rút trích dữ liệu bằng công cụ Advanced Filter
- Vẽ biểu đồ bằng thao tác chèn trực tiếp.
- Định dạng biểu đồ.
THỰC HÀNH:
File Tuvong_benhvien.xlsx lưu trữ thông tin về ngày tử vong của các bệnh nhân trong một
bệnh viện (mỗi bệnh nhân được thể hiện bằng một ID).
1. Thêm cột Thứ để điền thông tin về thứ của ngày tử vong.
2. Trích ra các trường hợp tử vong trong tháng 1 và lưu trong sheet mới.

H
3. Đếm số ca tử vong từng ngày trong tuần.

IN
4. Vẽ biểu đồ cột so sánh số ca tử vong các ngày trong tuần.

ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B

5. Chép biểu đồ ở câu 3 sang file Word sao cho có sự cập nhật tự động từ Excel. Lưu file
Word với tên file là MSSV-bt1.docx, trong đó MSSV là mã số sinh viên.
6. Định dạng lại biểu đồ ở câu 3 như bên dưới, quan sát sự cập nhật trong file Word.

Số ca tử vong trong tuần

H

18
ẠI
Đ

14

Số ca
10

2
Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ Thứ Thứ Chủ
năm
Thứ sáu bảy nhật

LẬP BẢNG TÍNH TRÊN EXCEL

174 ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ MÔN TIN HỌC

7. Sao chép biểu đồ ở câu 3 sang sheet mới, đặt tên sheet là Line Chart, thay biểu đồ thành
biểu đồ kiểu đường và cho hiển thị dữ liệu trên biểu đồ.

H
IN
ÍM
. H ỌC

H
C
TP H
Ồ
C IN
Ợ T
Ư N
D Ô
Y M
C Ộ
Ọ B
H
ẠI
Đ

NĂM 2020