KLASIFIKASI FAIL

SEKOLAH-SEKOLAH
NEGERI SELANGOR
PANDUAN PENGENDALIAN FAIL RASMI
 Pengendalian fail adalah suatu kaedah
pengurusan yang perlu dilakukan dengan betul
oleh setiap penjawat awam.
 Kaedah pengendalian fail adalah asas kepada
pengurusan rekod kerajaan yang cekap serta
teras kepada akauntabiliti dan integriti
Perkhidmatan Awam.
 Ketidakseragaman pengendalian fail rasmi di
pejabat awam pada masa ini berada pada
tahap kurang memuaskan.
 Keadaan ini boleh menyebabkan maklumat
penting yang diperlukan dalam membuat
sesuatu keputusan tidak dapat dicapai pada
masa yang diperlukan.
 TUJUAN PEMBUKAAN FAIL
Fail perlu dibuka apabila:
1. Fail yang diperlukan belum ada;
2. Fail asal ditutup dan bersambung pada
kulit fail jilid baharu;
3. Fail asal tidak dapat dikesan;
4. Fail asal didapati rosak dan perlu
digantikan dengan kulit baharu;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat
awam; dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau
bertukar kepada sistem klasifikasi yang
baharu.
JENIS KULIT FAIL
TERBUKA :
Kulit fail berwarna
putih
(Am 435 - Pin. 1/80)
SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna
kuning
(Am 435A - Pin. 1/82)

Kulit fail yang digunakan

sebagai fail sementara
apabila fail asal tidak dapat
dikesan atau apabila lebih
daripada seorang pegawai
perlu mengambil tindakan
segera ke atas fail yang
sama.
TERHAD :
Kulit fail berwarna
putih
(Am 435 – Pin. 1/80)
dengan cap
TERHAD
SULIT:
Kulit fail berwarna
hijau
(Am 436)
RAHSIA :
Kulit fail berwarna
merah jambu
berpalang merah
(Am 437)
RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna
kuning muda,
berpalang merah
(Am 438)
 KAEDAH PEMBUKAAN FAIL BARU
1. Kenal pasti dan Semak Surat/ Dokumen
i. Baca isi kandungan surat dengan cermat dan
semak perkara utama dalam surat;
ii. Semak Manual Klasifikasi Fail dan Daftar Fail
bagi menentukan tajuk fail dan nombor rujukan
fail; dan
iii. Buka fail menggunakan jenis kulit fail yang
sesuai, catatkan tajuk fail dan nombor rujukan fail
selaras dengan (ii) di atas;
iv. Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail
2.5sm dari penjuru kiri dan atas;
v. Masukkan tali hijau dan kertas minit;
vi. Daftarkan nombor dan tajuk fail ke dalam Daftar
Fail.
2. Catat Butiran Pada Kulit
Fail Baharu
 Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail
• Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail
hendaklah dicatatkan pada kulit fail
dengan jelas menggunakan dakwat
kekal warna hitam atau biru.

 Kertas-kertas Yang Berhubung

• Catatkan nombor rujukan fail lain
yang ada hubung kait dengan fail
ini umpamanya fail dasar,
mesyuarat, jawatankuasa, undang-
undang, peraturan dan sebagainya
bagi tujuan rujuk silang.
• Di samping itu sekiranya ada
rombakan kepada skima klasifikasi
fail catatkan nombor rujukan fail
lama di kulit fail baharu dan
nombor rujukan fail baharu di kulit
fail lama.
 Didaftarkan di Bawah Perkara
• Catatkan indeks perkara utama bagi
sesuatu fail yang baharu dibuka di
ruang ini selaras dengan sistem
klasifikasi fail.

 Tarikh Kandungan Pertama

• Catatkan tarikh dokumen
kandungan pertama di ruang ini.
Tarikh kandungan adalah merujuk
kepada tarikh surat atau dokumen
dan bukan tarikh penerimaan
ataupun tarikh kandungan
didaftarkan ke dalam fail ini.

 Tarikh Kandungan Akhir

• Tarikh dokumen kandungan terakhir
dicatat di ruang ini apabila fail
ditutup. Tarikh kandungan terakhir
adalah tarikh surat atau dokumen
dan bukan tarikh penerimaan
ataupun tarikh kandungan
didaftarkan ke dalam fail ini.
 Dihantar Kepada dan Tarikh
Dihantar
• Butiran ini adalah perihal
pergerakan fail. Catatkan dengan
jelas singkatan nama jawatan
pegawai yang menggunakan fail
ini untuk mengambil tindakan dan
tarikh fail itu dihantar kepada
beliau

• Butiran yang sama perlu juga

dicatatkan pada Kad Pergerakan
Fail
KAD PERGERAKAN FAIL
Pengedaran fail perlu direkodkan
bagi memudahkan pengawalan dan
pengesanan fail. Kaedah yang
boleh digunakan adalah Kad
Keluar/Masuk Fail dan Borang
Pergerakan Fail.

 Ditebuk di penjuru atas

sebelah kiri.
 Kad pergerakan fail
hendaklah dimasukkan ke
dalam fail di antara kertas
minit dengan lampiran di
sebelah kanan fail
menggunakan tali hijau
semasa fail tersebut
disimpan di registri;
 Apabila fail tersebut diminta
oleh pegawai untuk
tindakannya kad ini
hendaklah dikeluarkan dan
dicatatkan singkatan ringkas
jawatan peminjam dan tarikh
fail dipinjam;
 Apabila fail dikembalikan ke
registri kad ini hendaklah
dimasukkan semula ke
dalam fail.
 PENUTUPAN FAIL
Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria seperti
berikut:
• Kandungan sudah mencapai 100 lampiran atau
ketebalan 4cm (1.5 inci), mana yang terdahulu;
• Fail telah selesai segala tindakan dan tiada rujukan
yang perlu diambil atas fail tersebut;
• Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan
tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;
• Perubahan fungsi pentadbiran sesuatu pejabat
awam disebabkan oleh penstrukturan semula
organisasi;
• Perubahan skima klasifikasi fail; atau
• Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak
lagi beroperasi (defunct);
Kaedah penutupan fail
adalah seperti berikut:
• Fail dipalang di muka
hadapan kulit fail;
• Membuat catatan
dengan menggunakan
dakwat kekal berwarna
hitam atau biru;
• Menggunakan dakwat
kekal berwarna merah
untuk dua garisan
palang.
 PENYEDIAAN DESKRIPSI KLASIFIKASI
• Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikan
hendaklah disediakan deskripsi yeng lengkap dan
mendalam.
• Ia harus menerangkan skop liputan fungsi, aktiviti,
sub-aktiviti dan transaksi yang boleh memudahkan
kerja memfail serta pencarian maklumat dengan
menggunakan pencarian katakunci (keyword
search).
• Deskripsi bagi peringkat Fungsi akan
mengandungi tajuk semua aktiviti yang
disenaraikan dalam hierarki klasifikasi.
• Deskripsi peringkat Aktiviti pula akan
menyenaraikan tajuk semua sub-aktiviti yang
terdapat dalam klasifikasi.
• Pendeskripsian di peringkat Sub-aktiviti pula
akan terdiri daripada semua tajuk transaksi (fail).
• Deskripsi di peringkat Transaksi pula akan terdiri
daripada skop kandungan fail tersebut dan ia
mesti disediakan secara terperinci dan mendalam.
• Deskripsi tersebut akan membantu penjawat awam
untuk memilih fail yang tepat untuk memasukkan
surat.
• Deskripsi yang terperinci juga dapat mengelakkan
kesilapan dalam kerja memfail.
 PENGHARMONIAN KLASIFIKASI FAIL
• Semua draf klasifikasi fail fungsian yang telah
dibangunkan perlu diharmonikan di antara Pasukan Kerja
Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam dan Pasukan
Pembangunan Klasifikasi Fail ANM.
• Draf klasifikasi fail dalam format pengharmonian
hendaklah dikemukakan kepada ANM untuk
pengharmonian di peringkat Jawatankuasa
Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.
• Pejabat awam perlu membuat pindaan pada draf
klasifikasi fail sepertimana yang disyorkan oleh
Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.
• Klasifikasi fail yang telah dipinda hendaklah dikemukakan
semula untuk persetujuan oleh Jawatankuasa
Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.
• Selepas penyemakan ANM akan menghantar surat
persetujuan.
 PENYEDIAAN KOD KLASIFIKASI FAIL
PEMBERIAN KOD
• Setiap fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan
transaksi yang disusun dalam hierarki
klasifikasi yang telah diluluskan perlu diberi
kod.
• ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor
bagi semua rekod Urusan Am bermula dari
100 sehingga 500 untuk diguna pakai oleh
semua pejabat awam. Manakala kod nombor
600 ke atas akan digunakan bagi rekod Urusan
Fungsian (core business) sesebuah pejabat
awam.
Klasifikasi Fungsi dibahagikan kepada dua (2) iaitu;
Urusan Am (housekeeping) [100 – 500]
Urusan Fungsian (functional) [600 – 900]

• Fungsi merujuk kepada tanggungjawab utama/ khusus

yang dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam
mencapai objektif penubuhannya.
• Aktiviti pula merujuk kepada kegiatan yang
dilaksanakan oleh sesebuah pejabat awam dalam
mencapai fungsi khusus penubuhannya.
• Sub-aktiviti adalah kegiatan-kegiatan khusus yang
dilaksanakan di bawah aktiviti.
• Transaksi merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di
bawah sesuatu sub- aktiviti. Ia merupakan peringkat
keempat dalam Klasifikasi Fail dan mengandungi
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tajuk fail
tersebut.
Rekod Urusan Am (untuk semua pejabat awam)
100 Pengurusan Pentadbiran
200 Pengurusan Tanah, Bangunan dan
Infrastruktur
300 Pengurusan Aset dan Stor
400 Pengurusan Kewangan
500 Pengurusan Sumber Manusia

Rekod Fungsian Sekolah-sekolah Negeri

Selangor
600 Tadbir Urus Sekolah
700 Pengurusan Murid
800 Pengurusan Kokurikulum
900 Pengurusan Asrama
SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL
a. Penyelarasan Penggunaan Tanda Pemisah
 Tanda yang diguna pakai untuk
memisahkan fungsi, aktiviti, sub-aktiviti
dan transaksi hendaklah diselaraskan
seperti berikut:

• Tanda sengkang ( – ) hendaklah digunakan

untuk memisahkan fungsi dan aktiviti.

• Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan

untuk memisahkan aktiviti, sub- aktiviti dan
transaksi.
 SUSUNAN HIERARKI

Peringkat 1 Sumber Fungsi

Manusia

Peringkat 2 Latihan Aktiviti

Kursus
Peringkat 3 Profesional
Sub-aktiviti
Dalam Negara

Latihan Dalam
Peringkat 4 Perkhidmatan Transaksi (Fail)

Hierarki yang dibangunkan mengikut warna iaitu fungsi (merah)

diikuti dengan aktiviti (biru), sub aktiviti (hijau) dan transaksi/fail
(hitam).
Contoh:
500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (Fungsi)
500-5 Latihan (Aktiviti)
500-5/1 Kursus Profesional Dalam Negara (Sub-aktiviti)
500-5/1/2 Latihan Dalam Perkhidmatan (Transaksi/Fail)
 PENYEDIAAN MANUAL
KLASIFIKASI FAIL
 Setelah klasifikasi fail selesai dibangunkan, pejabat
awam hendaklah menyediakan
i. kaedah penggunaan klasifikasi fail
ii. kod klasifikasi
iii. kaedah pembukaan, penamaan dan penutupan
fail
iv. lain-lain perkara mengenai klasifikasi fail dan
pengendalian fail yang perlu diketahui oleh
kakitangan pejabat awam berkenaan

 Manual Klasifikasi Fail ini perlu dikemaskini oleh

pejabat awam dari masa ke masa sekiranya terdapat
perubahan atau pertambahan fungsi.
 CARA-CARA PELAKSANAAN
KLASIFIKASI FAIL YANG BARU
PERSEDIAAN AWAL
1. Pisahkan fail-fail yang aktif daripada fail-fail
yang tidak aktif.
2. Padankan fail-fail yang aktif (yang sedang diguna
pakai) dengan klasifikasi baru dan catatkan
nombor fail tersebut di sebelah nombor fail yang
berkaitan dalam klasifikasi baru.

NOTA: Sekiranya tiada tajuk fail dalam klasifikasi

baru yang berpadanan, sila catatkan tajuk fail
tersebut di bawah sub-aktiviti mana fail
tersebut patut dibuka.
PENUTUPAN FAIL AKTIF YANG LAMA
DAN PEMBUKAAN FAIL BARU

1. Tutup fail-fail lama yang aktif dan buka

kulit fail yang baru berdasarkan padanan
nombor yang telah dibuat di (2) di atas.
2. Ikatkan fail baru bersama dengan fail aktif
yang telah ditutup. Fail lama ini boleh
dipisahkan selepas satu tempoh yang sesuai
(3 bulan).
3. Semua fail yang telah dipisahkan perlu
disusun, disenarai, dikotak dan disimpan di
Registri (unit atau bahagian khusus di
sesebuah pejabat yang bertanggungjawab
terhadap urusan surat-menyurat, dokumen
dan fail-fail) sehingga ia tidak diperlukan
lagi untuk rujukan.
4. Fail-fail ini boleh di ambil tindakan
pelupusan selepas memenuhi tempoh
pengekalan yang dinyatakan dalam Jadual
Pelupusan Rekod (JPR).
 REGISTRI
SMK(P)Sri Aman
 TINDAKAN KE ATAS FAIL YANG
TIDAK AKTIF

1. Semua fail yang tidak aktif perlu ditutup,

disusun, disenarai dan dimasukkan dalam
kotak.
2. Fail-fail ini boleh diambil tindakan
pelupusan selepas memenuhi tempoh
pengekalan.
SENARAI KLASIFIKASI
FAIL SEKOLAH
NEGERI SELANGOR
 SILA RUJUK
KLASIFIKASI FAIL
- FORMAT DESKRIPSI -
100 PENTADBIRAN
100-1 Perundangan
100-2 Perhubungan Awam
100-3 Program Kerjasama Dalam Negeri
100-4 Laporan dan Perangkaan
100-5 Pengurusan Mesyuarat
100-6 Kemudahan (Fasiliti)
100-7 Pertubuhan, Persatuan dan Kelab
100-8 Penerbitan Jabatan
100-9 Teknologi Maklumat dan Komunikasi
100-10 Pengurusan Rekod
100-11 Pembaharuan Pentadbiran
100-12 Piawaian Internationa Organisation for Standardisation (ISO)
100-13 Pengurusan Pejabat
100-14 Majlis/ Sambutan/ Perayaan
100-15 Jemputan
100-16 Harta Intelek
100-17 Lembaga Penasihat/ Pengelola
100-18 Daftar Warisan Kebangsaan
100-19 Pilihanraya
200 PENGURUSAN TANAH, BANGUNAN DAN
INFRASTRUKTUR

200-1 Perancangan Perolehan Tanah/ Bangunan

200-2 Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah

200-3 Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan

200-4 Sewaan

200-5 Keselamatan Bangunan/ Tanah

200-6 Penyelenggaraan
300 PENGURUSAN ASET & STOR

300-1 Penerimaan dan Pendaftaran/ Perekodan

300-2 Pengunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

300-3 Penyenggaraan

300-4 Pelupusan

300-5 Kehilangan dan Hapuskira

300-6 Tadbir Urus Aset

400 PENGURUSAN KEWANGAN
400-1 Akaun
400-2 Bank
400-3 Bayaran
400-4 Bajet
400-5 Waran Peruntukan
400-6 Bon
400-7 Cek
400-8 Kumpulan Wang Disatukan
400-9 Penurunan Kuasa
400-10 Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
400-11 Pinjaman Kakitangan Awam
400-12 Audit Kewangan
500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

500-1 Perjawatan

500-2 Perkhidmatan

500-3 Cuti

500-4 Kompetensi

500-5 Latihan

500-6 Perhubungan Pekerja

500-7 Kesihatan dan Perubatan

500-8 Pembangunan Sumber Manusia

500-9 Personal (Peribadi)

600 TADBIR URUS SEKOLAH
600-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan Sekolah
600-2 Pengurusan Takwim Sekolah
600-3 Pengurusan Sekolah
600-4 Penggubalan Kurikulum Sekolah
600-5 Pemantauan Kurikulum
600-6 Pengurusan Peperiksaan
600-7 Peningkatan Akademik
600-8 Perluasan Perhubungan Luar Sekolah
600-9 Penganugerahan Pencapaian dan Kecemerlangan
600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan Sekolah
700 PENGURUSAN MURID
700-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan Sekolah
700-2 Tadbir Urus Murid
700-3 Pendaftaran Baru Murid
700-4 Penempatan Murid
700-5 Pertukaran Sekolah
700-6 Pelanjutan Pengajian
700-7 Pemberian Bantuan Pelajaran
700-8 Penjagaan Kesihatan Murid
700-9 Peningkatan Kesedaran Keselamatan Murid
700-10 Pengawasan Disiplin (TERPERINGKAT)
700-11 Pelaksanaan Bimbingan dan Kaunseling Murid
700-12 Pemantauan Hal Ehwal Murid
800 PENGURUSAN KOKURIKULUM
800-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan
800-2 Tadbir Urus Kokurikulum
800-3 Pemantuan Kokurikulum

900 PENGURUSAN ASRAMA

900-1 Dasar dan Peraturan Asrama

900-2 Tadbir Urus Asrama