PRESENTASI KOMUNIKASI BISNIS

KELOMPOK 2

BAB 4
Evi Nurhayati (041702573125003)
Resti Puspita (041202503125124)
Fahmi Abdul Hakim
(041102503125114)
Muhammad Arifin (041702573125004)
Alvian Dwi PP (041402403125125)
Muhamad Ghofur (041502503125011)
 BAB 4
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh, dan
merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi
 A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat

dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti
yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus
menentukan dulu lagu yang akan dibuat, menentukan
aransemen, personal group pengiring lagu, kemudian
melakukan latihan dan ujii ulang atau revisi, sehingga
lagu yang diciptakan mempunyai mutu. Begitu halnya
dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis melalui 3 tahap :

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens
yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau
media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

2. Organisasi dan Komposisi

Organisasi dan Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan
paragraf. Oleh karenanya perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf
yang sederhada, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan olrh si penerima pesan.

3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf, selanjutnya Seluruh isi pesan harus
ditelaah kembali, baik dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan pesan yang ingin disampaikan, tetapi
juga bagaimana tingkat pemahamannya.
 B. PENENTUAN TUJUAN

TAHAP PERTAMA DALAM MERENCANAKAN SUATU PESAN BISNIS ADALAH MEMIKIRKAN MAKSUD
DAN TUJUAN KOMUNIKASI. SEBELUM MEMUTUSKAN UNTUK MENYAMPAIKAN PESAN=PESAN
BISNIS KEPADA PIHAK LAIN, MAKA TERLEBIH DAHULU DIJAWAB TIGA PERTANYAAN PENTING :

Apakah tujuan tersebut realistis?

Apakah waktunya sudah tepat?

Apakah tujuan tersebut dapat diterima?

 UNTUK DAPAT MELAKUKAN HAL TERSEBUT, PERTAMA HARUS
MENENTUKAN TUJUAN YANG JELAS DAN DAPAT DIUKUR SESUAI
DENGAN TUJUAN ORGANISASI
Mengapa Tujuan harus jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan didalam mendapai tujuan

yang dikehendaki. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu org
anisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang
mencangkup :
a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
c. Keputusan untuk Menawarkan Isi Pesan
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan
digunakan
 2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu : memberi informasi,
persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan
audiens.

Bagan 4.1 menunjukan pengaruh tujuan umum komunikasi

PARTISIPASI AUDIENS

Tinggi

Menengah

Rendah

Bagan 4.1 Hubungan Partisipasi Audiens dengan Pengendalian Komunikator

 TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Media komunikasi mana
yang dipilih sangat tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat
kemampuan internal perusahaan tersebut

b. Memberi Persuasi
Tujuan kedua yaitu memberikan persusi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, terutama yang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam
bisnis.
 TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS

c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang
lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis,
baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Contoh dalam menyatakan tujuan umum dan khusus

Tujuan Umum Tujuan Khusus
Memberikan Informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer
pemasaran
Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat
beberapa karyawan baru bagian penjualan
Kolaborasi Membantu departemen personalia mengembangkan
program pelatihan bagi beberapa anggota baru
3. CARA MENGUJI
TUJUAN

 Apakah Tujuan Tersebut Realistis ?

 Apakah Waktunya Tepat ?
 Apakah Orang yang Mengirimkan
Pesan Sudah Tepat ?
 Apakah Tujuannya Selaras
dengan Tujuan Organisasi
Perusahaan ?
 C. ANALIS AUDIENS
Bila tujuan komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan
yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan
audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka,
bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka dan
apa yang ingin mereka ketahui? Semua jawabannya
merupakan informasi yang sangat berharga, yang kan
mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada
audiens dan cara mengatasinya
 1. CARA MENGEMBANGKAN PROFIL
AUDIENS
Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk
mengantisipasi reaksi audiens, dengan cara :

Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

1 Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk
audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian
dipresentsikan atau dibagikan kepada mereka, tetapi untuk yang jumlahnya besar, materi sebaiknya
dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format yang lebih formal.

Siapa audiensnya
2 Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang
memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah mereka
yang memeiliki status organisasional tinggi. Namun bisa jadi seseorang yang posisinya rendah, karena kelebihannya
dalam satu atau dua bidang tertentu, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan
 Reaksi Audiens
3 Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin
dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat /
kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena
jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

Tingkat Pemahaman Audiens

4 Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, pengalaman juga perlu
diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih
dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dibidik, jangan terkesan seolah menggurui.

Hubungan Komunikator dengan audiens

5 Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan, dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan,
dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Nada suara (intonasi) saat berbicara
dengan orang yang sudah dikenal tentu berbeda dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.
 2. CARA MEMUASKAN KEBUTUHAN AKAN INFORMASI
AUDIENS
Ada 5 tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu

Temukan / Cari Apa yang Diinginkan Oleh Audiens

Antisipasi Terhadap Pertanyaan yang Tak Diungkapkan

Berikan semua inforasi yang diperlukan

Yakinkan Bahwa Informasi adalah Akurat

Tekankan Ide-ide yang Paling Menarik Bagi Audiens

 D. PENENTUAN IDE POKOK
1. Teknik Brainstorming
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-
pesan yang disampaikan. Fokuskan pada
Stroryteller’s Tour alasan berkomunikasi, poin utama nada,
rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima.

Pendekatan ini untuk dapat menemukan ide

pokok, perlu ditulis diatas kertas kosong,
Random List selanjutnya pelajari hubungan antara ide
yang satu dengan yang lainnya.

Jika subyeknya mencakup pemecahan masalah,

CFR (Conclusions, gunakanlah suatu lembar kerja yang akan
membantu menjelaskan hubungan antara
Findings, temuan (Findings), Kesimpulan (Conclusions) dan
Recommendation) Rekomendasi (Recomendation)yang akan
diberikan
 Memberikan poin yang baik sebagai
Journalistic langkah awal menentukan ide pokok.
Approach Jawaban terhadap pertanyaan (Who,
What, When, Where, How) akan
menjelaskan ide pokok presentasi

Question and Barangkali pendekatan yang paling baik

Answer Chain adalah melihat dari sisi perspektif audiens

2. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah
dikenal hendaknya menggunakan kata-kata singkat karena dapat
membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator
 E. Seleksi Saluran Dan Media

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat

kepentingan, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya
pengiriman serta harapan audiens. Kapan sebaiknya seseorang memilih komunikasi
lisan atau tertulis dapat dilihat dari penjelasan :

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

 Anda menginginkan umpan balik segera dari
audiens
 Pesan relatif sederhana dan mudah diterima
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Tidak mengumpulkan audienks lebih
mudah/ekonomis
 Menginginkan interaksi dalam memecahkan
masalah
 Anda tidak memerlukan umpan balik segera
 Pesan sangat rinci, kompleks, dan memerlukan
perencanaan yang hati-hati
 Memerlukan catatan permanen
 Memerlukan catatan permanen
 Ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan.
 Daftar Pustaka
Arifinal, e. Zainal.Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. Jakarta: Penerbit Akademika Pressindo,
1996
Bovee, Courtland L; Thill, John V. Business Communication Today. Fifth Edition. Upper Saddle River, New Jersey,
Prentice Hall, 1998
Cole, Kris. Crystal Clear Communication (Rahasia Kejernihan Komunikasi). Jakarta: PT Elex Media Komputindo,
1997.
Davis, Duane; Cosenza, Robert M. Business Research for Decision Making. Third Edition. California: Wadsworth
Publishing Company, 1993.
Himstreet, William C; Baty, Wayne Murlin. Business Communications: Principles and Methods. Boston: PWS-Kent
Publishing Company, 1990.
Lehman, Carol M; Himstreet, William C; Baty Wayne Murlin. Business Communications. 11 Edition. Ohio: South
Western College Publishing, 1996.
Locker, Kitty O. Business and Administrative Communication. Third Edition. Chicago: Richard D Irwin, 1995.
Greene, Charles N; Adam Jr, Everett E; Ebert, Ronald J. Management for Effective Performance. New Jersey:
Prentice-Hall, Inc, 1985.