STRUKTUR ORGANISASI SGA PDD OTD

EDWAR
(KETUA)
Monitoring Tabulasi data
PKS & konfirmasi reason
delay

HAMDY
IMMANUEL (Anggota)
(Sekertaris) Memonitor setiap
Mencatat semua hasil pagi utk papan PDD
meeting SGA &
menghitung data PDM

YOGHI
ASRIL (Anggota)
(Anggota) Memonitor setiap
Mengumpulkan form pagi utk papan PDD
PDD yg sdh DEC
 KPI Achievement

Before
Key Performance Sept – Jan-Apr’13
Target Kick KG 1
Indikator Dec ‘12 (implement)
Off

1. Promise Delivery Ratio

i. PDM 100% 0% 98% 100% 99%

ii. PDD 100% 0% 97% 99% 98%

2. On time Delivery Ratio

i. OTM 100% 0% 58% 88% 73%
ii. OTD 95% 50% 64% 68% 66%
 Promise Delivery By Month

Chart : Promise Delivery & On Time Delivery by MONTH

SPK Tanpa
Janji PDM
= 16 (2%)

Delay = 379 Penyebab Delay %

SPK (35%)
dengan janji Wiraniaga membuat 35%
Total Delivery delivery
Sept – Apr W2 janji PDM tidak
By Month akurat
=1104 =1088(98%)

Sept – Des
= 600(98%)
On Time
= 709(73%)
Jan – Apr W2
= 488(100%)
 Promise Delivery By Month
Jan-Apr‘13
Target Sept-Dec’12 KG 1
(Implement)

100% 98% 100% 99%

100% progress On progress 0% progress

PROBLEM ROOT KAIZEN DUE PIC STATUS

CAUSE PLAN DATE
Delay PDM Belum ada Sosialisasi Apr” W4 INRI (SPV)
(24%) Sosialisasi untuk Pengisian janji
Penulisan janji Penyerahan
Delivery pada Pada SPK
SPK Manual Manual

Foto Sosialisasi
 Promise Delivery By Date
Chart : Promise Delivery Ratio

Delivery Penyebab %
tanpa Form PDD
(Form PDD Hilang) Form PDD Hilang 2%
= 21 (2 %)

Total Delivery
= 1104 Delivery
dengan janji
delivery
By Date
= 1083 (98%)
 Promise Delivery Ratio
Jan-Apr‘13
Target Sept-Dec’12 KG 1
(Implement)

100% 97% 99% 98%

100% progress On progress 0% progress

PROBLEM ROOT KAIZEN DUE DATE PIC STATUS

CAUSE PLAN
Form PDD Kurangnya Pembagian Apr” W4 EDWAR
hilang kontrol SGA tugas SGA
sebanyak 21 PDD OTD PDD OTD
lembar (2%) untuk
penempatan
form PDD
 Promise Delivery By Date

Chart : On Time Delivery

Delay Delivery
(Form PDD) 36%
= 360 (34%) 40%
23% 24%
16%
20%
Total Delivery 0%
yang ada 0%
form PDD
= 1083 Delay by Customer 85 (23%)
On Time Delay by Admin 132 (36%)
Delivery
(Form PDD) Delay by Sales 57(16%)
= 723 (66%) Delay by Logistic 88(24%)
Others 2(0.2%)
 On Time Delivery

Delay Delivery by Customer

DUE
PROBLEM ROOT CAUSE KAIZEN PLAN DATE PIC STATUS

Hari Baik Tidak adanya tools Membuatkan Tools Mei ‘W1 Edwar
Customer untuk untuk Hari Baik.
menanyakan hari
Delay baik tersebut
Delivery
by
Pelunasan Kurangnya Mengedukasi sales Apr ‘W3 Asril
Customer
edukasi sales dan dan Customer
Customer mengenai
mengenai perbedaan actual
perbedaan actual dana masuk
dana yang masuk dengan tanggal
dengan tanggal penerimaan
penerimaan Cek/BG.
Cek/BG.
 On Time Delivery

Delay Delivery by Administrasi

PROBLEM ROOT CAUSE KAIZEN PLAN DUE PIC STATU
DATE S

Admin Sales dan SPV Tidak Pembuatan Slot Mei’ W1 Hamdy

terlam Mengetahui SPK yg tidak Untuk SPK yg tidak
Delay bat bisa di DR. bisa DR.
Delivery by melaku
Proses
Administrasi kan
DR.
 On Time Delivery

Delay Delivery by Sales

DUE PIC STATUS
PROBLEM ROOT CAUSE KAIZEN PLAN DATE

Janji di negotiation skill sales perlunya refresh Mei’ W3 Inri

bawah yang masih kurang training (SPV)
Delay matriks negotiaton skill
Delivery
by Sales
 On Time Delivery

Delay Delivery byLogistic

DUE PIC STATUS

PROBLEM ROOT CAUSE KAIZEN PLAN DATE

Delay
Delivery Di bahas Oleh SGA Logistic
by Logistic
 Improvement by Genba & TSS

PROBLEM Improvement PIC Due

Date
SPV tidak Perubahan fungsi Pin Smile dari Actual asril Apr‘ W2
mengetahui Unit Pelunasan menjadi Pin siap DR.
yang siap DR

Sales kurang Pembuatan SOP matriks perhitungan PDD edwar Mei‘ W1

memahami matriks
PDD
PIC tidak Pembagian tugas SGA PDD OTD untuk Hamdy & Apr‘ W3
mengupdate Papan Mengontrol Update dan pengisian Papan Yogi
PDD PDD

Sales tidak Pembuatan SOP Pengisian Form PDD. immanuel Apr‘ W3

mengupdate form
PDD
 Produk Kaizen
SEBELUM

Pin Tidak Rapi Tidak Ada PIN Emas

SESUDAH

PIN Sudah Rapi Sudah Ada PIN Emas

 Kaizen Plan
SEBELUM

Form PDD Tercecer

SESUDAH

Menyatukan Form
PDD(Lembar Putih) + Form
DEC + Sertifikat pemilik
 Produk Kaizen

WAKTU
FUNGSI PIC
PIN PENEMPELAN
PADA SAAT MATCHING
TANGGAL MATCH/MKS-IT SALES
ATAU PMS IT

PADA SAAT MATCHING

SPK VALID SALES
ATAU PMS IT

PADA SAAT ADM

SIAP DR SALES
SYARAT DR OK

PADA SAAT MATCHING

PLAN DEC SALES
ATAU PMS IT

PASA SAAT UNIT TIBA DI

UNIT OH CAB KOORDINATOR PDI
CABANG

REVISI DEC SALES PADA SAAT REVISI DEC

SETELAH ADMIN AJU DR,

AKTUAL DR ADMIN
PADA HARI YANG SAMA
 Kaizen Plan
SEBELUM

Rak Form PDD

Tertutup

SESUDAH

Rak Untuk Form

PDD yang
Terbuka
SGA Activities
 SOP Matriks Perhitungan PDD
Posisi pengapalan/ Non ready

(OH DAYA & AJU DR) (OH CAB & DEC)

(Tgl Manifest) Hari Kerja Hari Kerja
Termasuk hari libur ( tidak termasuk hari libur) ( tidak termasuk hari libur)

Posisi Ready Stock

(OH DAYA & AJU DR) (OH CAB & DEC)

Hari Kerja Hari Kerja
( tidak termasuk hari libur) ( tidak termasuk hari libur)
 Kaizen Plan

PIN FUNGSI PIC WAKTU

PENEMPATAN
DARI ACTUAL SALES PADA SAAT
PELUNASAN MATCHING ATAU PMS
IT

PIN FUNGSI PIC WAKTU

PENEMPATAN
MENJADI SIAP DR SALES PADA SAAT
ADM SYARAT DR OK
Kaizen Plan
Kaizen Plan