RENDEZVÉNYSZERVEZÉS

GYAKORLATI ALAPJAI

HARSÁNYI JÁNOS
FŐISKOLA
Idegenforgalom és
Szálloda Szak
ALAPFOGALMAK

RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA
A rendezvényszervezés olyan összetett
feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy
adott helyen és adott időben, zömében
idegen személyek meghatározott
célból, eseményen találkozzanak,
amelynek kiszolgálására egy kiépített
és tökéletesen működő infrastruktúrára
van szükség.
ALAPFOGALMAK

RENDEZVÉNY
A rendezvény szó szintetizáló fogalom,
magában foglalja mindazokat a nagyobb
tevékenységi formákat, amelyek
megszervezésére professzionális szervezőre
van szükség.
Így többek között a kongresszusszervezést,
kiállítás szervezést, művészeti - , sport-,
valamint komplex vendéglátó események
szervezését (pl. bál)
ALAPFOGALMAK

RENDEZVÉNYSZERVEZŐ
A rendezvényszervező az a személy,
aki összefogja a különböző
résztevékenységeket, s ezeket a
tevékenységeket koordinálja.
ALAPFOGALMAK

MANAGER
angol eredetű szó, jelentése:
1. Igazgató, ügyvezető
2. Intéző
3. Színházi impresszárió
4. (US) Pártvezér
5. Jó gazda, gazdasszony, takarékos ember
 ALAPFOGALMAK

MANAGER (lexikon szerint)

1. Előadóművészek vagy sportolók szerepléseit
szervező üzletember.
2. Összetett bonyolult feladat,nagyobb (üzleti)
vállalkozás megszervezésével és irányításával,
különösen ennek gazdasági vonatkozásaival
foglalkozó szakember
ALAPFOGALMAK

HELYSZÍN
Az a terület, létesítmény, épület ahol a
rendezvény bonyolítható.
A rendezvényhelyszínnek megfelelő
infrastruktúrával kell rendelkeznie.
(hangosítás, világítás, színpad, nézőtér,
WC, ruhatár, büfé stb. )
ALAPFOGALMAK

KÖZÖNSÉG (PUBLIKUM)
(a latin publicus „nyilvános” szóból származik)
A műalkotások befogadóinak összessége; szűkebb
értelemben egy-egy konkrét művészeti mű összes
befogadója, tágabb értelemben a társadalom azon
rétegeinek, osztályainak összessége, amelynek
tagjai korunk művészetének potenciális befogadói.
ALAPFOGALMAK

KÖZREMÜKÖDŐK (MŰVÉSZEK)
Művész olyan alkotó, akinek tevékenysége az
esztétikum szférájához tartozó esztétikai
tárgyak létrehozására irányul. (író, költő,
festő,szobrász, zeneszerző, stb.).
A köznapi szóhasználat az előadó-művészet
területén működő alkotókat is művésznek
nevezi. A közreműködők köre sokkal
szélesebb mint a szereplő művészek.
ALAPFOGALMAK

KÖZREMÜKÖDŐK:
Műszaki személyzet (roadok)
Az előadás kötelékébe tartozó, különféle
munkaköröket ellátó szakmunkások és
segédmunkások, akik az előadás előkészítésének
és lebonyolításának technikai feladatait végzik.
(hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás,
pirotechnikus, videó technikus,)
Egyéb közreműködők: jegyszedő, ruhatáros, büfés,
biztonsági őr, stb.
ALAPFOGALMAK

MECÉNÁS
(Gaius Maecenas /i.e. 1 század/ gazdag római
polgár, Augustus császár barátja, művészek – költők
(Horatius, Vergilius) támogatója volt. Neve a
tudomány és művészetpártoló fogalmává lett.
Az ókori és középkori viszonyok között a
művészetek fejlődésében nagy szerepe volt a
gazdag és befolyásos pártfogóknak, mecénásoknak.
A művészi tevékenység számos ága ma is rászorul
pártfogókra. Magyarországon ezt a szerepet
főképpen az állam gyakorolja, pályázatok
formájában. (pl. Nemzeti Kulturális Alapprogram)
ALAPFOGALMAK

SZPONZOR
Reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó
intézmény, cég, vagy magánszemély.
A támogatás nem csak pénzben, hanem
tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet.
A támogatás ellentételezéseként a cég vagy
a magánszemély reklám megjelenési
lehetőséget kap.
 RENDEZVÉNYTÍPUSOK

KONGRESSZUS – KONFERENCIA RENDEZVÉNYEK

(közgyűlés, fórum, szimpózium, szeminárium, workshop
stb.)
Kongresszus olyan rendezvény, amelyre egy adott
helyre, nagyszámú (minimum 50 fő ) résztvevő érkezik,
akik számára a részvételi jog semmilyen módon nincs
korlátozva. Amely szigorúan az előre kiadott napirend
szerint végzi a munkáját és az eredményéről széles
körben beszámol. Amelynek kiszolgálására egy teljesen
kiépített és tökéletesen működő idegenforgalomra és
ahhoz kapcsolódó infrastruktúrára van szükség
RENDEZVÉNYTÍPUSOK

KIÁLLÍTÁS
Vizuális befogadást igénylő tartalmak, ismeretek közlését,
átadását biztosító természetes és mesterséges, művészi,
grafikai és szimbolikus tárgyak nyilvános bemutatója.
A kiállítás rendezésének célja:
- közvetlen esztétikai és művészeti élményt nyújtani a
látogatóknak,
- bizonyos tényeket tapasztalatokat, eredményeket
közvetlenül szemléltetni és bemutatni, - a kiállítás
mondanivalójával bizonyos dolgokra felhívni a közönség
figyelmét,
- elérni bizonyos üzleti célokat.
RENDEZVÉNYTÍPUSOK

SPORTRENDEZVÉNYEK
Sport fogalma: Az ügyességet fokozó, az egészség
megőrzését elősegítő, szórakoztató, játékos
időtöltés illetve ennek versenyszerűen űzött
formája.Lehet csupán kedvtelést szolgáló (amatőr)
vagy pénzszerzési célból végzett (professzionista).
A sportrendezvények szervezése a versenyek,
vetélkedések, viadalok körülményeit megteremtő
feltételek biztosítása.
RENDEZVÉNYTÍPUSOK

MÜVÉSZETI RENDEZVÉNYEK
Olyan kötetlen formájú rendezvény, amelyen az
előadó saját vagy más művész alkotását közvetíti a
közönségnek.
A művészeti tevékenység sorába tartozik:
színjátszás, versmondás, felolvasás, énekes és
hangszeres előadás, stb.
Az előadás a próbák során teljes művészi
komplexitásban kidolgozott és minden technikai
vonatkozásban előkészített megjelenése a közönség
előtt
RENDEZVÉNYTÍPUSOK

VENDÉGLÁTÓ RENDEZVÉNYEK
Gálavacsorák
Fogadások
Partik
Bálok
Művészeti rendezvények
szervezésének folyamata

RENDEZVÉNYSZERVEZÉS SZAKASZAI:
- INFORMÁCIÓK
- TERVEZÉS - Szakmai tervezés
- Gazdasági tervezés
- LEBONYOLÍTÁS
- ÉRTÉKELÉS
I. INFORMÁCIÓK

1. KÖZÖNSÉG – RÉSZTVEVŐK
2. A PROGRAM
3. RENDEZVÉNY HELYSZÍN
4. REKLÁM – PROPAGANDA
5. RENDEZVÉNY KÖRÜLI ESEMÉNY
6. GAZDASÁGI HELYZET
1. INF. KÖZÖNSÉG-RÉSZTVEVŐK

 Mi érdekli ?
 Hány embert érdekel ?
 Milyen korosztály ?
 Korosztályon belül milyen réteg ?
 Milyen az anyagi lehetősége ?
2. INF. A program

SZAKMAI INFORMÁCIÓK
- a program lehetőségek,
- Mik a sikeres törekvések-irányzatok
- Dívat előadók és sláger programok
3.INF. Rendezvény helyszíne(1)

 Helyszín kiválasztása (1 és 2 pont alapján)

 Technikai szükségletek-lehetőségek
- világítási és hangosítási lehetőségek (bekötések,
meglévő világítási rendszer használata, mikrofonok,
mikrofonállványok)
- áramvételi lehetőségek (honnan, milyen teljesítményű
/amperszám/, bekötés módja)
- Biztonságtechnika (kordonok, security, stage pass, a
felszerelések –technikák biztonsága)
3.INF. Rendezvény helyszíne (2)

 Színpad (milyen dobogó rendszerek vannak, függönyök,

díszlet lehetőségek, vonal és ponthúzók)
 Öltözők (tükör, mosdók, zárhatóság, fűtés-szellőzés, színpad
megközelítése, biztonsági szempontok)
 Bejáratok és kijáratok száma, mérete
(a tömeg és a pakolás miatt)

 Mosdók (számuk és azok állapota)

 Büfék (állapota, választék, árak)
 Jegypénztárak (száma, elhelyezkedése, nyitva tartás)
3.INF. Rendezvény helyszíne (3)

 Vendégek irányításának, mozgatásának

jelzései (piktogramok)
 Vendégek és közreműködők közlekedése és
parkolása. Beszállítás
 Orvosi szoba
4.INF.
Reklám és propaganda információk

 Mennyi idő áll a rendelkezésre a reklámhoz ?

 Milyen reklámhordozókat tudunk és akarunk
használni ?
(hatékony hordozók ismerete, reklámhatékonyság vizsgálata)
 Milyen lehetőségeink vannak ? (fizetett és ingyenes
lehetőségek)
 Reklámhordozók tervezése (plakát, szórólap, média
reklámok stb.)
 Szponzorok felkutatása, szponzorajánlat készítése
5.INF.
Rendezvény körüli más események

 Hasonlóműfajban abban az
időpontban mi lesz ?
(azonos típusú rendezvények hatása)
 Dátum megállapításának buktatói
(ünnepnapok, alkalmas napok, művészeti
eseménynél fizetésnapok)
 Konkurencia elemzés
(mivel és kivel szabad versenyezni ?)
6.INF. Gazdasági helyzet

 Kockázat elemzés (előkalkuláció)

A kockázat valamely cselekvéssel járó veszély,
veszteség lehetősége.
A kockázatkezelés a lehetséges veszélyek,
veszteségek csökkentése, bekövetkezésük
megakadályozása, elhárítása, a felelősség
megosztása, áthárítása
- kiadások fedezete, várható bevételek,
- fedezeti pont számítása
- pályázatok lehetősége
- szponzorok és mecénások
1.TERV. SZAKMAI TERVEZÉS

 Rendezvény forgatókönyve
- díszlet terv
- reklám és propaganda terv
- rendezvény szakmai terve
- biztonsági terv
- időtáblázat felelősökkel
2.TERV. GAZDASÁGI TERVEZÉS

 Költségvetés ( részvételi díj vagy jegyár

megállapítása )
- Bérleti díjak ( helyszín)
- Technikai költségek ( hang, fény,
videó,díszlet, jelmez, stb.)
- Nyomda költségek (plakát, szórólap,
jegy)
2.TERV. KÖLTSÉGVETÉS II.

- Reklám költségek ( plakáthely, rádió,

televízió, hirdetések a sajtóban,
egyéb : szórólaposztás)
- Hivatalos költségek:
- jogdíj (nettó bevétel 9 %-a)
- közönségszervezés jutaléka
(10-15 %)
- Áfa (20 %)
Artisjus Magyar Szerzői Jogvédő Iroda
Egyesület

 A művelődési és közoktatási miniszter

8/1992.MKM rendelete értelmében a
felhasználó a nyilvános zene felhaszná-
lással egyidejűleg köteles a felhasznált
művekről műsorközlést adni és a
jogdíjfizetést érintő változásokat az
ARTISJUS-nak 3 napon belül bejelenteni.
Műsorközlés

 Rendezvény helye
 Rendezvény megnevezése
 Időpontja
 Rendező neve és címe
 A helyiség befogadóképessége ( fő)
 Résztvevők száma ( fő )
Jogdíj kiszámítása

 Komolyzenei koncert (9 %)
 Könnyűzenei koncert (9 %)
 Disco- Bál – Táncház (8 %)
 Irodalmi – zenei, vegyes műsor (7 %)
 Művelődési Intézmények által működtetett
műkedvelő előadások (3 %)
 Bevétel nélküli rendezvény
( jogdíjközleményben megtalálható)
Jogdíj kiszámítása

Eladott jegyek ( típusonként)

jegyár db szám összesen
Bruttó jegybevétel
áfa összege
Nettó jegybevétel
Szponzori támogatás
Összes bevétel ( nettó + szponzori)
Jogdíj összege
2.TERV. KÖLTSÉGVETÉS III.

- Tiszteletdíjak
- művészek, technikusok, ruhatár,
biztonságiak, jegyszedők stb.
( számlás vagy megbízási jogviszony)
Sajtó tájékozató költségei
Bevételek: jegybevétel, szponzor pénz,
reklámbevétel, stb. pl. üzleti
Jegyár megállapítás a kiadás alapján.
2.TERV. GAZDASÁGI TERVEZÉS

 Jegyértékesítés terve ( jelentkezési lapok)

(elszámolási határidők meghatározása)
 Szponzori szerződések, hirdetésszervezés
 Pénzügyi terv ( cash-flow) kifizetések
ütemezése.
III. LEBONYOLÍTÁS

1. SZERZŐDÉSKÖTÉSEK
2. ENGEDÉLYEK BESZERZÉSE
3. POSTÁZÁS ( MEGHÍVÓK, VIPJEGYEK, )
4. KÖZREMÜKÖDŐK SZERZŐDTETÉSE
5. SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ MEGSZERVEZÉSE
6. HIRDETÉSEK ÉS PROPAGANDA BEINDÍTÁSA
7. RENDEZVÉNY NAPJA
1.LEBONY. SZERZŐDÉS

 Szerződéskötések
(megbízási szerződések, szponzori, terembérleti, egyéb bérleti,
vállalkozói pl. árusok, büfé-vendéglátás, jegyterjesztés,
nyomdai munkák stb. )
 Mit kell tartalmazni a szerződésnek ?
- kik kötik meg ( pontos címek és adatok)
- megállapodás célja
- díjazás
- lemondási kikötések
- záró rendelkezések (bíróság kijelölése)
2.LEBONY.
ENGEDÉLYEK, TÁJÉKOZTATÁS

 PIROTECHNIKA
 MENTŐK (LÉTSZÁM FÜGGŐ)
 SZABADTÉREN TERÜLETFOGLALÁS
 RENDŐRI BIZTOSÍTÁS
3.LEBONY. MEGHÍVÓK

 Időbeni kiküldés ( nem túl előre, de nem túl későn)

 Visszajelentkezési határidő, hely.
 Sajtójegyek, VIP kezelése
 Csak meghívó – jegyet csak annak aki
visszajelentkezett
4.LEBONY. KÖZREMÜKÖDŐK

 Rendezők – hostessek (öltözet, kitűző)

 Művészek feltételei ( esetleges ellátások)
 Ruhatárosok
 Biztonságiak
 Orvos
5.LEBONY. SAJTÓTÁJÉKOZATÓ

 Sajtóterv elkészítése
 Sajtótájékoztató időpontjának kijelölése
 Sajtóanyag elkészítése
 Sajtólista
 Sajtótájékoztató körülményei, vendéglátása
 Sajtótájékoztató levezetése
6.LEBONY. PROPAGANDA

 Plakátkihelyezés
 Szórólap készítés és terítése
 Tömegkommunikáció
 Tájékoztatás „mindenáron” meglepő
ötletek ( más rendezvényen, parkoló autók,
lakótelepek, stb. )
7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA

 Helyszín átvétele ( helyi emberek átadják,

amennyiben valami sérülés látunk, jegyzőkönyv,
tisztaság és műszaki állapot ellenőrzése, a helyi
dolgozók jelenléte, pl. villanyszerelő a bekötéshez)
 Irányító rendszerek felszerelése
(öltöző beosztás kiírása, vendégtájékoztatás, WC.
büfé, orvos, pénztár, bejárat – vészkijárat stb.)
7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA

 Színpad díszletépítése és technikai

felszerelése (forgatókönyvben meghatározott sorrendben
és időben)
 Jegyárusítás a helyszínen (megmaradt jegyek
árusítása )
 Vendéglátás – büfé (személyzeti büfé,
vendégbüfé)
 Próbák (fellépők érkezése, fogadása, próbarend előre a
forgatókönyv szerint)
Hang és fénypróbák
 7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA
 Rendezők – hostessek eligazítása
( pontos információ a rendezvényről, jegyminta,
protokoll milyen módon érkezik, kik a vezetői a
rendezvénynek, kihez lehet probléma esetén
fordulni,pontos információk a rendezvény kezdéséről,
végéről, ki hol teljesít szolgálatot, mire kell figyelnie,)
A külsőségek a rendezvény üzenetének elsődleges
kifejező eszköze lehet a vendégek felé. Miután
meghatároztuk a rendezvény lehetőségeit, céljait, a
külsőségek segítenek abban, hogy ezeket láthatóvá
tegyük. Ezt segíti az egyenruha vagy csak egy-egy
megkülönböztető jelzést ( egyen nyakkendő sál vagy
kitűző)
7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA

 Rendezvény kezdési – nyitás

(rendezvényvezető utolsó ellenőrzése:
színpad, terem, tisztaság, mindenki a helyén,
beengedő zene és fény, ruhatár)
 Ajtónyitási engedély megadása
(időpont megválasztása fontos általában
1 óra, hogy a közönségnek legyen ideje
kényelmesen elhelyezkedni)
7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA

 Kezdés (max. 10 perccel a meghirdetett időpont után)

 Bontás
 Jegyelszámolás a helyszínnel
 Kifizetések ( gázsik, alkalmiak)
 Rövid értékelés (köszönet !!!!)
IV. ÉRTÉKELÉS

 Elszámolás ( jegyelszámolás)
 Számlák kifizetése
 Utókalkuláció – tényleges kifizetések birtokában,
gazdasági értékelés
 Köszönő levelek
 Sajtófigyelés
 Közvetlen stábbal és a művészekkel értékelés
 Szerzői Jogvédő Iroda bejelentés