Joós Tamás - A Kulturális Rendezvényszervező

___________________________________________________________________________
A KULTURÁLIS
RENDEZVÉNYSZERVEZŐ
jegyzet
________________________________________________________________________ 1
Joós Tamás: A kulturális rendezvényszervező - jegyzet
___________________________________________________________________________
A KULTURÁLIS RENDEZVÉNYSZERVEZŐ
/ jegyzet /
BEVEZETŐ:
Rendezvényt szervezni nem könnyű. Gondoljunk csak arra, mennyi előkészítéssel jár
akár egy családi esemény – születésnap, házassági évforduló, baráti összejövetelek –
megszervezése. Mennyi sértődés, harag lehet a következménye egy akaratlan
tévedésünknek – nem hívunk meg mindenkit, nem a megfelelő helyre ültetjük az
ünnepi asztalnál, nem adjuk meg a kellő tiszteletet – amit aztán nagyon nehéz
helyrehoznunk.
Ha egy családi esemény ennyi bonyodalommal jár, menni veszélyt rejthet egy
közösségi rendezvény megszervezése – falunap, bál, előadás, sportnap – és mennyi
gonddal. Hiába készítünk elő mindent, teremtjük meg az anyagi és az egyéb
forrásokat, gyűjtjük össze a támogatókat, kérjük fel a közreműködőket, kérjük fel a
segítőket; egy eső, áramszünet, közreműködő késése stb. mindent elronthat.
A rendezvényszervezőknek készült oktatóanyag azokon próbál segíteni és tanácsot

adni, akik önként vagy megbízásból vállalják, hogy a közösség rendezvényeit, ünnepi
eseményeit megszervezzék.
A tananyag elméleti részében segítséget kapnak ahhoz, hogy eligazodjanak, a

látszólag könnyű feladatsor tengerében, a rendezvények sikeres megszervezéséhez
szükséges feladatok és kötelezettségek végrehajtásában.
Információkhoz jutnak a jogi és pénzügyi feltételek teljesítéséhez, módszertani

segítséget kapnak a rendezvények forgatókönyvének elkészítéséhez, a meghívók és
plakátok tervezéséhez, a reklámfeladatok megszervezéséhez, a támogatók és
támogatások megszerzéséhez. Arról is képet kaphatnak, milyen technikákkal lehet
felmérni a környezet elvárásait, igényeit. Megismerhetik a protokolláris
________________________________________________________________________ 2
___________________________________________________________________________
követelmények betartásának fontosságát, a vendégek és a közönség fogadásának

módjait és a váratlan események bekövetkezésekor megtehető lépésekhez is jó
tanácsokat hallhatnak.
A gyakorlati részben a hallgatók, egyéni munkával, kiscsoportos foglalkozás keretén

belül forgatókönyvet, meghívót, támogatói kérést tartalmazó levél megfogalmazását,
igényeket felmérő és a programot értékelő kérdőíveket készíthetnek. Önálló
feladatként pedig egy konkrét helyi esemény, rendezvény teljes megvalósításának
tervét készíthetik el, – majd reményeink szerint már a képzés keretein kívül – a
programot meg is rendezik, és azt értékelik.
Joós Tamás
________________________________________________________________________ 3
___________________________________________________________________________
A KÉPZÉS CÉLJA:
A különböző programok megrendezéséhez szükséges alapismeretek elsajátítása. A

képzésben résztvevők birtokolják a rendezvényszervezési technikákhoz szükséges
információkat, legyenek képesek önállóan kis nagyobb közösségek és települések
programjainak lebonyolításhoz.
A KÉPZÉSBEN HASZNÁLHATÓ MÓDSZEREK:

 Előadás
 Kiscsoportos feladatvégzés
 Önálló feladatvégzés
 Gyakorlati feladatok megoldása
 Konzultáció
 Önálló kutatás
 Tréning
A TÉMA FELOSZTÁSA:
I. ELMÉLETI ALAPOK
2.1. A rendezvények típusai

2.2. A rendezvényszervezéshez szükséges jogi alapismeretek
2.3. Igényfelmérési technikák
2.4. A rendezvényszervezés fázisa
1.4.1.Az előkészítésről
1.4.1. 2. A rendezvény céljainak meghatározása, a stratégia kidolgozása
1.4.1.3. A rendezvény idejének és helyszínének megválasztása
1.4.1.4. A rendezvény célközönsége,
1.4.1.5. A rendezvény programjainak összeállítása
________________________________________________________________________ 4
___________________________________________________________________________
1.4.1.6. A szükséges források előteremtése

1.4.1.7.A személyi és technikai feltételek
1.4.1.8.A rendezvények reklámozása
1.4.1.9.Információs anyagok fajtái, a program információs anyaginak elkészítése
1.4.1.10.A rendezvények forgatókönyvének kreatív megtervezése, forgatókönyv
fajtái, tartalma
2. A rendezvények lebonyolítása
2.1. A helyszín előkészítése
2.2. A stábértekezlet
2.3. A közönség fogadása
2.4. A kockázatok kezelése és a váratlan események
2.5. A rendezvény befejezése
3. A rendezvényt követő teendőkről
3. 1.A rendezvénnyel kapcsolatos gazdasági és adminisztratív teendők elvégzése
3. 2. A rendezvény visszhangjának feldolgozása, a tapasztalatok leszűrése
3. 3. A közreműködők munkájának értékelése visszacsatolás
3. 4. Az esemény archiválása.
________________________________________________________________________ 5
___________________________________________________________________________
II. GYAKORLATI KÉPZÉS 60 ÓRA
Téma: Módszer: Végrehajtás:

1. A környezet felmérése Swot analízis alkalmazása a  Elméleti előadás a Swot analízisről
közvetlen környezet  Kiscsoportos foglalkozás keretében
(település) erősségeinek és a kiválasztott település
gyengeségeinek felmérésére. elemzésének elkészítése a tanult
módszerrel
A stratégiai célokról Különböző módszerek  Elméleti előadás a módszerekről
2. alkalmazása a stratégiai célok  A stratégiai célok megfogalmazása
megfogalmazáshoz és a és a feladatok kijelölése a módszer
feladatok rendszerezésre alkalmazásával
A helyi közösség igényeinek Piackutatás,  Elméleti előadás a kérdőívek

3. felmérése Kérdőívek alkalmazása megfogalmazásról, az értékelési
Szavazás, interjúk stb. módszerekről
 Egy konkrét kérdőív elkészítése
A reklám és kampány Reklámozási és marketing  Elméleti előadás a reklám eszközei,
4. technikák alkalmazása hatásainak méréséről. A
(Szórólapok, plakátok, marketingtechnikák alkalmazásáról
elektronikus reklám, stb.  Egy konkrét program
reklámtervének elkészítése
A rendezvények Szponzorálási technikák  Elméleti előadás a támogatási

5. támogatása Mecenatúra, Támogatás, technikákról
Reklámbevételek  Támogatói kérelmek
megfogalmazása kiscsoportos
(6 óra) foglalkozás keretében
A rendezvények gazdasági Pénzügyi tervezés,  Előadás a jogi és gazdálkodási
6. feltételei költségvetés, ismeretekről
szerzői jogok, kulturális  Konkrét rendezvény
járulék, Áfa, költségvetésének készítése egyéni
Költség és bérjellegű kiadások munkával
A rendezvények jogi Rendezvénybiztosítás, szerzői  Előadás a rendezvények jogi

7. feltételei jogok, közreműködői szabályairól
szerződések, rendező és  Nyomtatványok kitöltése egyéni
közönség jogviszony kezelése munkával
Rendezvényprotokoll Meghívók, protokoll listák,  A protokoll alkalmazása
8. VIP lista rendezvényeknél
 Meghívó és meghívó levél
elkészítése egyéni munkával
A rendezvény lebonyolítása Forgatókönyv  A forgatókönyv - előadás
9.  A forgatókönyv elkészítése
kiscsoportos munkával
10 Az együttműködés Tréning  Együttműködés fejlesztése és mérése
tréning segítségével, kiscsoportos
keretben
________________________________________________________________________ 6
___________________________________________________________________________
III. GYAKORLATI FELADATOK
Egy önálló helyi rendezvény megtervezése és lebonyolításának dokumentációja

(Egyéni munka)
Önálló helyi rendezvény:
 előkészítése,
 információs anyagok megtervezése
 forgatókönyv megírása
 reklámterv és költségvetés összeállítása,
 protokoll tevékenységek rögzítése
 az eseményt követő tevékenységek dokumentálása
 az rendezvény archiválása
________________________________________________________________________ 7
___________________________________________________________________________
1. 1. A rendezvények típusai
A rendezvények/programok meghatározása és kategorizálása. A rendezvények

típusainak több szempont alapján való rendszerezése, céljaik tartalmuk és a
célközönség meghatározásának fontossága.
A rendezvények általában egyszeri, nem ismételhető alkalmak. Hiába szervezünk,

például évenként az un: „Falunapokat”, mindegyik alkalommal másként zajlik le a
folyamat, ugyanabban a keretben más és más események történnek. A különbséget
az egyszeriség és az ismételhetőség között az élő színházi előadás és a film közötti
jellemzőkben ragadhatjuk meg jól. A filmet, többször levetíthetjük, - ugyan válthat ki
belőlünk alkalmanként más – más hatást, - de mindig ugyanazok az események és
ugyanúgy történnek meg benne. A színházi előadásnál ez éppen ellenkezőleg van, bár
a színdarab előre megírt és forgatókönyve van, de ugyanúgy sohasem zajlik le a
folyamat. A rendezvény tehát egyszeri és egyedi jellegű esemény. Definíciója egy
mondatban összefoglalva:
A rendezvény/ program; előre szervezett formában egyszeri alkalommal,
valamilyen céllal megvalósuló összejövetel.
Nem tekinthető tehát tudatos szándékkal létrejött programnak a spontán

összejöveteleket, melyek ugyan átalakulhatnak rendezvénnyé és rendelkezhetnek a
folyamat közben a definícióban jelzett fogalom ismérveivel, de a legfontosabb
kritériummal nem; ez pedig az előre eltervezettség és valamely célból megvalósuló
tudatos cselekvés.
A rendezvényeknek általában világos céljai vannak, megszervezésük összetett,

komplex feladat. Jó, ha adott költségvetésük és időkeretük van és meghatározható
kezdetük és végük. A programok tervezéséhez és lebonyolításához humán és egyéb
(eszköz, infrastruktúra) erőforrásokat kell biztosítanunk. A rendezvények között lehet
________________________________________________________________________ 8
___________________________________________________________________________
ugyan különböző típusokat megnevezni és nagyságrendjük szerint rangsorolni, de a

folyamatot célszerű mindig ugyanazon fázisokon keresztül megvalósítani.
A rendezvények fajtáit többféle szempontból rangsorolhatjuk és tipizálhatjuk. A
megkülönböztetés kritériuma lehet a:
 Rendezvény nagysága
 Időtartama
 Célja
 Célközönsége
 A résztvevők létszáma
 Rendezési módja
 Megvalósulási helye
A reprezentációs rendezvények (családi események, állami és társadalmi ünnepek,

egyházi és közösségi ünnepek, fogadások, partik, bálok, táncos rendezvények, színházi
előadások, komoly – és könnyűzenei koncertek, falunapok, fesztiválok, „road - show,
kiállítások, vásárok, ”vegyes tartalmú rendezvények).
Konferencia típusú rendezvények (értekezletek, tanácskozások, tudományos ülések,

üzleti és szakmai konferenciák, tájékoztatók).
Nyílt rendezvények (nyilvános szakmai programok, családi napok, fesztiválok,

falunapok, road – show, sportrendezvények, kiállítások, vásárok).
Társadalmi rendezvények (értekezletek, ankétok, közgyűlések, vándorgyűlések,

szakmai tanácskozások, „kerekasztal” beszélgetések, lakossági fórumok, ünnepek,
megemlékezések).
________________________________________________________________________ 9
___________________________________________________________________________
A fenti kategorizálásból jól látható, hogy egy-egy rendezvény több típusba is

sorolható, attól függően, hogy melyik tulajdonsága alapján szelektálunk. Az egyik
legfontosabb családi eseményt, a születésnapot lehet például reprezentációs
programként is értelmezni, de abban az esetben, ha egy közéleti személyiség
(politikus, író) születési évfordulóját ünnepeljük, már társadalmi eseményként is
értékelhetjük. A kiállítás és vásár egyszerre bírhat reprezentációs jelleggel és nyílt
rendezvényként is besorolhatjuk, függetlenül attól, hogy a belépés a programra
ingyenes-e vagy sem. A konferencia típusú programok - témájuk révén - is könnyen
válhatnak társadalmi eseménnyé, mint ahogy az egyházi és közösségi ünnepek is
ölthetnek társadalmi jelleget.
Összefoglalva: megállapíthatjuk, hogy a rendezvényeknek nagyon sokféle típusa

létezik és a kategorizálásuk több szempontból lehetséges. Azonban egyben közös
mindegyik esemény és ez az egyediség és egyszeriség
Fontos hangsúlyozni, hogy a rendezvények közötti különbségek legfőbb mérője - a
fentebb jelzett egyediség és egyszeriség miatt - események célja és ez által az azon
résztvevők köre és száma. E két kritérium határozza meg további teendőinket a
programok szervezésében.
________________________________________________________________________ 10
___________________________________________________________________________
1. 2. A rendezvényszervezéshez szükséges jogi alapismeretek.
A rendezvények szervezéshez szükséges jogi feltételek ismertetése, a különféle

engedélyek megszerzésének módjai. A különböző szerződések fontossága és típusa,
tartalmi és formai elemei.
Mielőtt nekilátnánk a helyi közösség, csoport programjának megszervezéséhez, nem

árt tisztába lennünk a jogi feltételekkel, hisz nem spontán eseményről van szó, hanem
előre megtervezett folyamatról. A programok szervezésekor mindig felvetődik, hogy
milyen jogi feltételei vannak annak, hogy az általunk rendezett esemény körül minden
rendben legyen. Örök igazság: mindig és minden előre nem látható eseményre fel kell
készülnünk, de ebben az esetben sem garantált, hogy nem következik be olyan nem
várt probléma, amit meg kell oldanunk. Éppen ezért fontos, hogy lehetőleg előrelátók
legyünk, a szervezés során körültekintően járjunk el, illetve minden olyan engedély
birtokában legyünk, ami feltétele programunk megtartásának. Valljuk be, nem éppen
szívet vidító munka a szükséges papírok engedélyek beszerzése, de a siker érdekében
ezeket a kötelezettségeket is teljesítenünk kell. Egyik részről saját magunk érdekében,
másik és ez a fontosabb a rendezvény/program érdekében. Nincs annál lehangolóbb,
ha egy programunk azért nem lesz sikeres, mert például nem kötöttünk szerződést a
rendezvényen szolgáltatást (műsor, vendéglátást) biztosítóval és a szolgáltató nem
úgy és nem olyan színvonalon teljesíti kötelezettségét, amit szóban vállalt. Ugyan a
szóbeli egyezség is jogi kötelezettség, de sokkal nehezebb bizonyítanunk állításunk
igazát, mint ha írásban rögzítjük a feltételeket.
Vegyük tehát számba, hogy milyen feltételek teljesülése esetén szervezhetjük meg a
rendezvényt.
 23/2011. (III.8.) Korm. rendelete a zenés, táncos rendezvények működésének

biztonságosabbá tételéről szabályozza, hogy mi a teendő abban az esetben, ha
________________________________________________________________________ 11
___________________________________________________________________________
zenés táncos, illetve rendezvényt szervezünk. Különös tekintettel arra, hogy

szabadtéri vagy beltéri programról van szó.
 Fontos tudnunk, hogy szükséges-e a programhoz területfoglalási engedély.
Abban az esetben, ha nem saját területünkön, a helyi művelődési ház udvarán
a falu sportpályáján, hanem magánterületen, van más intézmény, cég által
birtokolt helyen rendezünk eseményt, akkor a tulajdonostól erre engedélyt,
hozzájárulást kell kérnünk. Amennyiben közterületen szervezünk programot,
úgy un: területfoglalási engedélyt kell kérnünk a helyi hatóságtól. (ez általában
a helyi polgármesteri hivatal vagy jegyzőség, körjegyzőség). Ha
magánterületről van szó úgy érdemes megállapodást kötni a tulajdonossal és
szerződésben tisztázni, hogy milyen feltételekkel vehetjük igénybe a területet.
Ebben biztos lesznek olyan kötelezettségeink, mint a terület eredeti állapotban
való visszaadása, az okozott kár megtérítése stb. Ezen feltételek igazak arra az
esetre is, ha nem területet, hanem helyiséget használunk programunk
lebonyolítására.
 Ha nagyobb szabadtéri programot szervezünk, vagy teremben tartott
rendezvényünk résztvevői számára parkolási lehetőséget akarunk biztosítani
nyilvános helyen, úgy Behajtási engedélyt kell kiadnunk a kedvezményezettek
számára, hogy akadálytalanul érkezhessenek meg a résztvevők járműveikkel a
rendezvényre. A nagyobb forgalom tereléséhez, a gépjárművek irányításához
igénybe vehetjük a Rendőrség és a Polgárőrséget. Előbbit abban az esetben, ha
a közúti forgalom veszélyeztetve van, utóbbit abban az esetben ha csak a
parkolási gondokon kívánunk enyhíteni külön terület biztosításával.
 Tűzoltósági engedély beszerzése szükséges, ha programunkon pirotechnikai
eszközöket használunk. Természetesen, ha vállalkozó, szolgáltató biztosítja,
mondjuk a tűzijátékot, a vele kötött megállapodásában érdemes tisztázni, hogy
ki szerzi be a szakhatóság engedélyét. Fontos az is, hogy az esemény alatt
betartsuk és betartassuk az érvényben lévő tűzvédelmi szabályokat.
________________________________________________________________________ 12
___________________________________________________________________________
 Rendőrségi engedély beszerzése szükséges a nyílt fogyasztói és

tömegrendezvényekhez a biztosításhoz. Egyre több kis település szervez olyan
nagyszabású fesztivált, amelynél a rendezvényre látogatók több ezres létszáma
miatt megkerülhetetlen a rendfenntartó szerv engedélye és közreműködése
Ha rendezvényünkön nyilvános közétkeztetés zajlik, vagy büfé, vendéglátó
egység üzemel, úgy az ÁNTSZ engedélyét is szükséges beszereznünk. Bevált
szokás, hogy a rendezvényen közreműködő vendéglátást biztosító szolgáltató
szerzi meg a jogosultságot, így természetes hogy annak célszerű az engedélyt
beszerezni. Ezt a vele kötendő megállapodásban feltétlenül rögzítenünk kell.
 Hasonló eset áll fenn a szeszes italok és dohánytermékek árusításánál is, és ha
nem magunk biztosítjuk a szolgáltatást, akkor az VPOP engedélyét a
termékeket forgalmazónak kell beszerezni. Azonban jó meggyőződni
magunknak is arról, hogy a fent tárgyalt engedélyeket birtokolja-e a
szolgáltató, mert ellenkező esetben könnyen kudarcba fulladhat az esemény
azzal, hogy egy váratlan ellenőrzés következtében programunk vendéglátás
nélkül marad.
 A nagyobb rendezvények biztosításához nemcsak a Rendőrség, és a
Polgárőrség erőit vehetjük igénybe, hanem egyre több rendezvénybiztosítással
foglalkozó céget is megbízhatunk. Itt is fontos meggyőződnünk arról, hogy
jogosult-e a tevékenység ellátására a cég, illetve szerződésben rögzíteni a kért
szolgáltatást.
 Tudnunk kell, hogy azon rendezvényeken, ahol műsorszolgáltatás is van –
függetlenül attól, hogy belépődíjas az esemény vagy nem – szerzői jogdíjat kell
fizetnie a szervezőnek. Több esetben alkalmazható, hogy e kötelezettségeket a
műsorszolgáltató vállalja át, de a szerződés megkötésekor célszerű tisztázni,
hogy ki fizeti a program után kötelezően befizetendő szerzői jogokat, mert
annak elmaradása jogkövetkezményekkel járhat.
 A program ideje alatt általunk foglalkoztatottakért felelősséggel tartozunk,
ezért a munka és egészségvédelmi szabályokat is be kell tartanunk és
________________________________________________________________________ 13
___________________________________________________________________________
tartatnunk. Ha úgy ítéljük meg, hogy rendezvényünk olyan nagyságú, vagy

veszélyességi (sportesemény) biztosítsuk az orvosi ügyeletet, esetleg
mentőkocsit is.
Annyiszor emlegettük, hogy a kötelezettségekről és a szolgáltatások biztosításáról
megállapodásokat, szerződéseket kössünk, hogy nem kerülhetjük el e dokumentum
típusainak tartalmi elemeinek megismerését sem. Először is e fontos jogi
alapdokumentum fogalmát határozzuk meg:
A szerződés két vagy több személy, jogi személy, szervezet egybehangzó, joghatás
kiváltására irányuló akaratnyilatkozata; olyan ígéret vagy megállapodás, amit a
jog elismer és akár kényszerítheti is a betartását.
A szerződés abban az esetben érvényes amennyiben a felek kölcsönösen akarják

létrejöttét, jogképesek és a felek által felajánlott szolgáltatásoknak egymással
arányosnak kell lenniük. A szerződések tartalmát, - a fentiek figyelembe vételével – a
felek maguk szabják meg.
A szerződések/ megállapodások részei:

 A szerződés megállapodás alanyai
 A szerződés tárgya
 A szolgáltatások teljesítésének módjai
 A lemondás lehetséges módjai
 Az ellenszolgáltatás feltételei
 A felelősséggel és a záró rendelkezéssel foglalkozó rész
Esetünkben a megállapodásokat, szerződéseket, megbízásokat a programban való

közreműködésre (pl fellépés, előadás stb), valamely szolgáltatás biztosítására
(műsorszolgáltatás, vendéglátás, szállítás, rendezvénybiztosítás stb.) köthetjük. A
szerződések előkészítésekor tisztáznunk kell, hogy milyen céllal kívánjuk megkötni a
________________________________________________________________________ 14
___________________________________________________________________________
megállapodást, annak melyik módját választjuk. Még a helyi kisebb településeken,

illetve térségükben is találhatunk több azonos szolgáltató, közreműködésre alkalmas
vállalkozót, vagy szervezetet, intézményt. Így érdemes tájékozódnunk. Nagy
költségvetésű rendezvények esetébe alkalmazzák az előzetes ajánlatkérést vagy a
pályáztatást. Ezek előnye, hogy körültekintőbbe járhatunk el rendezvényünk sikere
érdekében. Amennyiben eldöntöttük, hogy melyik szolgáltatást kitől rendeljük meg,
azaz kivel/kikkel kötünk szerződést az alábbi folyamat állomásait és szakaszai
következnek:
1. LÉTREHOZÁS IDŐSZAKA
A szolgáltató felkérés az árajánlat elkészítésére
árajánlat készítése, és annak értékelés
2. SZERZŐDÉSEK MEGKÖTÉSE
megállapodás a szerződés főbb tartalmi elemeiben
3. TELJESÍTÉST MEGELŐZŐ IDŐSZAK
lehetőség az ajánlat és feltételeke részleges módosítására
4. A SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSE
A megrendelt szolgáltatás és az ellenszolgáltatás (fizetés) teljesítése,
Normális esetben a megállapodást követően, a szerződésben foglalt tartalmi elemek

a dokumentumban foglaltak szerint valósulnak meg. Sajnos azonban sok esetben – a
legnagyobb körültekintésünk ellenére – nem a megállapodás szerint zajlanak a
folyamatok, a teljesítés részben vagy egészében hiányos. Mikor beszélhetünk és mit
tekinthetünk szerződésszegésnek?
 Abban az esetben, ha egyik fél sem hibás a teljesítés elmaradásért vagy

Részbeni megvalósulásáért objektív szerződésszegésnek nevezi. Ebben
az esetben egyik fél számára sem jelentkezik szankció. Tipikus példái a
un. „vis major” esetek: (előre nem látható esemény, vihar, baleset stb.).
________________________________________________________________________ 15
___________________________________________________________________________
 Ha azonban a teljesítés valamely félnek felróható okokból hiúsul meg –

szubjektív szerződésszegésnek nevezik. Lehetséges módjai: - ha a
szolgáltató nem azt és úgy teljesíti, amit megrendeltek, a megrendelő
részéről az ellenszolgáltatás nem a megállapodás szerint valósul meg.
Ezen esetekben – ha a szerződés rendelkezik róla, akkor az abban
foglaltak alapján járnak el a felek, ha nem akkor polgári peres úton
érvényesíthetik igazukat. (Jól bevált gyakorlat, hogy a szerződések
megkötésekor a felek kikötik a bírósági illetékességet.)
Összefoglalásként megállapíthatjuk, hogy a jogi ismeretek hiánya veszélyeztetheti

rendezvényeink sikerét. A szükséges lépések megtétele – szerződések kötése,
feltételek biztosítása, - annak érdekében történik, hogy a programra látogatók
valóban azokat a szolgáltatásokat kapják, amelyeket előzetese meghirdettünk és
olyan feltételekkel, amelyek teljesülése esetén elégedetten távoznak a
rendezvényről. Ha ez így van joggal feltételezhetjük, hogy a tovább programjainkra is
ellátogatnak, azaz bizalmi viszony épül ki a programszervező és az eseményekre
látogatók között.
1. 3. Igényfelmérési technikák:
A lehetőségek és adottságok felmérése. A helyi közösségi igények feltérképezése,

lehetséges módszerei és az információk feldolgozása és értékelése.
Nincs annál lehangolóbb érzés, mint amikor az általunk elgondolt programra,

felkészültségünk ellenére nem vagy, nem a remélt számban jönnek el a látogatók. Ki
ilyenkor a hibás: a látogató, a szervező, a programba közreműködők? Mielőtt
bármelyik félre fognánk a kudarc okát, azt a kérdést kell tisztáznunk vajon, mint
szervező valóban az igényeknek megfelelő eseményt rendeztük meg? Hisz nem
________________________________________________________________________ 16
___________________________________________________________________________
várhatjuk el környezetünktől, hogy személyes szimpátiánkkal, kedvtelésünkkel, egy-

egy művészeti műfaj iránti vonzalmunkkal azonosuljanak. Azért, hogy a kudarcot
elkerüljük érdemes felmérni a helyi közösség, a környezetünk igényeit, milyen
programokra jönnének el szívesen? Az igények felmérésének sok fajtája van, néhány
alkalmazható módszert érdemes közelről megvizsgálnunk.
Megkérdezés a legegyszerűbb és helyi közösségekben alkalmazható módszer. A

szóbeli információt természetesen érdemes lejegyeznünk és rendszereznünk is. A
megkérdezés előnye, hogy kapcsolatot alakítunk ki a lehetséges igénybe vevőkkel,
azaz leendő közönségünkkel. A szóbeli közlés esetén a válaszadó sokkal szubjektívebb
és őszintébb is. A megkérdezés technikáját alkalmazhatjuk egyéni vagy csoportos
formába. Utóbbi esetben tudnunk kell, hogy a többiek jelenléte jelentősen
módosíthatja a véleményt és un: csoportvélemény, közvélemény alakulhat ki. Az
alkalmazott módszer hátránya lehet, hogy hosszú ideig tarthat, és az információt
szerző számára fáradságos tevékenység. A megkérdezést lehet írásbeli formában is
alkalmazni. Ebben az eseten érdemes kérdőívet alkalmazni. Itt is alkalmazhatjuk az
egyén, vagy csoportos módszert. A kérdőív összeállításánál azért néhány szabályt
érdemes figyelembe venni:
o Tisztázzuk, hogy milyen információkat akarunk megtudni.

o A kérdőívet úgy kell összeállítani, hogy a belőle nyert információk, adatok
feldolgozhatók legyenek
o Ügyeljünk a kérdések sorrendjére
o Lehetővé kell tenni a válaszadóknak, hogy választhassanak a felajánlott
információkra adandó megoldások közül
o Lényegtelen információk begyűjtésével ne foglalkozzunk
o A kérdőívek ne legyenek hosszúak, kitöltésüket a kérdezettek egyszerűen
tudják elvégezni.
________________________________________________________________________ 17
___________________________________________________________________________
Az információk milyensége határozatja meg, hogy melyik kérdőív típust használjuk a

megkérdezés során. Ezek lehetnek önkitöltő kérdőívek, melynek során az információt
szolgáltatók önállóan dolgoznak. Ebben az esetben különösen fontos, hogy világos és
érthető kérdések legyenek és az adható válaszok széles skálán mozogjanak (minimum
kérdésenként három választási lehetőség ajánlott). A kérdőíves módszert
alkalmazhatjuk úgy is, hogy a kérdezőbiztos tölti ki a dokumentumot Ez a módszer
személyes, közvetlen kommunikáció révén valósul meg, ennek minden előnyével és
lehetséges hátrányával együtt.
Az információk megszerzésére és az adatok összegyűjtése során nyitott és a zárt

kérdéseket alkalmazhatjuk, vagy akár ezek kevert változatát. A zárt kérdésre csak
igen vagy nem lehet a válasz. A nyitott kérdés lehetőséget ad a szabad
véleménynyilvánításra.
• Zárt kérdés esetében a kérdőíven magán szerepelnek a különböző

válaszlehetőségek (esetleg már kódszámmal ellátva), így a megkérdezett
személy vagy a kérdező aláhúzza, vagy más módon megjelöli a kiválasztott
válaszlehetőséget.
• Nyitott kérdések esetében a megkérdezett személy fogalmazza meg válaszát,
ezt vagy ő, vagy a kérdező beírja a kérdőívre.
• A kérdőíveken a nyitott és zárt kérdések aránya átlagosan 30- 70 % és a 20 –
80 % között mozoghat.
Interjú: a személyes - interperszonális kommunikáció – kapcsolat révén sokkal

szélesebb körű információkat kaphatunk a válaszadótól, hisz kérdéseink
szerteágazóbbak és összetettebbek lehetnek. Több olyan háttér információt is
megtudhatunk, ami a későbbiekben segíthet a motivációs lehetőségek
kidolgozásában. Előnye, hogy az interjú alannyal személyes kapcsolatot tudunk
kiépíteni.
________________________________________________________________________ 18
___________________________________________________________________________
A szavazást abban az esetben alkalmazhatjuk, ha két vagy több lehetséges változat

közül kívánjuk kiválasztani a legmegfelelőbbet annak érdekében, hogy a látogatói
igényeket felmérhessük. Például szavazás útján választhatjuk ki egy-egy helyi program
fő műsorának közreműködőit. A veszélye az alkalmazott módszernek, hogy a
kisebbség lehet, hogy éppen emiatt marad távol a rendezvénytől. A kis
közösségekben nem is ajánlott a módszer, hisz – említett - negatív hatása miatt
éppen a közösség építés ellen dolgozik
A különböző módszerek által beérkezett információkat és adatokat fel kell

dolgoznunk és értékelnünk kell. Ha jó kérdezési technikák választottunk, viszonylag
könnyű dolgunk lesz, függetlenül a feldolgozandó adatok mennyiségétől. A
számítógép ebben segíthet nekünk, hisz az adatok felvihetők és a gép a munka
jelentős részét elvégzi helyettünk. Alkalmazhatjuk az Exel táblázatot, amely során
különféle grafikonokat és diagramokat is készíthetünk.
Ha a helyi közösségek, a települések számára tervezett programok megrendezése

előtt az igényeket helyesen mérjük fel, joggal feltételezhetjük, hogy az eseményen
sokan vesznek részt és az általunk kitűzött célok teljesülnek. A megismert módszerek
mindegyike alkalmas arra, hogy információkat szerezzünk és mindenez közben
személyes kapcsolatokat is építhetünk ki, amely későbbi közönségszervezési és
program előkészítési és lebonyolítási munkánkat könnyíti meg.
1. 4. A rendezvényszervezés fázisa
A különböző rendezvények – egyszeriségük és egyediségük ellenére – szervezési

fázisai jól elkülöníthetők és szakaszolhatók. A sorrendet nem szabad felcserélni,
mindegyik elem ugyanolyan fontos, és ha valamelyik csorbul, az a program sikerét
veszélyezteti. A rendezvényszervezés fázisa:
________________________________________________________________________ 19
___________________________________________________________________________
KONCAPCIÓ ELŐKÉSZÍTÉS
TERVEZÉS
TERVEZÉSE
MEGVALÓSÍTÁS ZÁRÁS
1.4.1 . Az előkészítésről
A rendezvényszervezéshez szükséges alapismereteket összegyűjtő legnagyobb

fejezetünk első részéhez értünk. Megismerkedünk a rendezvényszervezés
fázisaival, a folyamatban lévő és megkerülhetetlen állomásokkal és teendőkkel. A
rendezvények céljainak meghatározása, a stratégia kidolgozásnak fontossága. A
különböző reklámozási technikák feltérképezése. a humán erőforrások és az
infrastruktúra biztosítására különféle lehetőségei. A rendezvényprotokoll
előkészítésének eszközei. A meghívandók listájának összeállítása, a protokoll
vendégekkel való bánásmód szabályai. Az információs anyagok elkészítésének
lehetséges változatai, terjesztési technikák. A különböző forgatókönyvek
elkészítése.
________________________________________________________________________ 20
___________________________________________________________________________
1. 4. 1. 1 A rendezvények céljainak meghatározása, a stratégia kidolgozása.
Minden általunk szervezett program, esemény valamilyen előre meghatározott céllal

jön létre. A születésnap célja, hogy megtisztelje az ünnepeltet és erősítse a kötődést a
szűkebb és tágabb családtagok között. A helyi közösség ünnepei, mintegy a
közösséget megerősítő, legitimitását biztosító, tagjainak viszonyait rendező módon
működnek. Éppen ezért fontos, hogy programjaink megtervezésekor rögzítsük
céljainkat és a megvalósulást segítő stratégiát is megfogalmazzuk. A rendezvény előtti
feladatok sorrendjét a következő módon állíthatjuk fel magunknak:
1. Kialakítjuk elképzelésünket (vízió)

2. Információkat szerzünk környezetünkről és az igényekről,
3. Meghatározzuk a célt (Pl. Falunap szervezése), kialakítjuk stratégiánkat (a cél
elérésének módszerét és állomásait),
4. Vázoljuk a koncepciót (melynek mentén megvalósítjuk a programot).
A stratégia alkalmas arra, hogy:

 Meghatározza a hosszú távú céljainkat
 A cél eléréshez szükséges erőforrásokat
 A cél érdekében szükséges fejlesztéseket
 Vizsgálja a külső és belső környezetet
 Felméri a szervezet lehetőségeit
 Elemzi az erősségeket és a gyengeségeket.
A kialakulásuk szerint háromféle stratégiát különböztetünk meg. A tervezői stratégia

a módszeres tervezés eredménye. Ilyen lehet például annak a célnak az érdekében
kialakított stratégia, hogy a helyi közösség kulturális életét fellendítsük, a szabadidős
programok számát növeljük, és ehhez felhasználjuk a helyi közösség erejét és
értékeit. A vállalkozói stratégia nem más, mint döntések sorozata. Az auditív
________________________________________________________________________ 21
___________________________________________________________________________
stratégia a folyamatban történő és a környezet által is befolyásolt változásokra adó

válaszok, döntések sorozata. A településen működő vállalkozások gyakran követik ezt,
hisz abban az esetben, ha a környeztükben változás áll be, konkurens lép be hasonló
szolgáltatásokkal, akkor nekik válaszlépéseket kel tenniük. Ha egy helyi vállalkozó
működtet szabadidős parkot és helyben vagy a térségben egy újabb hasonló vagy
azonos szolgáltatás lép be, akkor ezt valamilyen módon kezelni kell.
Így járhatunk mi is, ha programunknak a településen alternatívája jelentkezik. Nagyon

fontos tehát, hogy minden programszervezési szándékunkat előkészítési és tervezési
folyamat előzze meg amelyeket a következő elemek mentén érdemes
megvalósítanunk:
1.BEVEZETÉS 2. HELYZETELEMZÉS
3. PRIORITÁSOK
4. PILLÉREK 5.BEAVATKOZÁSOK 6. MONITORING
7. STRATÉGIA HATÁSA
Rendezvényünk sikere érdekében különböző stratégiákat/ terveket alkalmazhatunk. A

koncentráló stratégia azt jelenti, hogy alkalmazkodunk környezetünk igényeihez, azaz
figyelembe veszi a potenciális felhasználó (tervezett programjaink közönségének)
elvárásait. A költségkövető stratégia elsődlegesen az árral manipulál, azaz minél
alacsonyabb költséggel dolgozik és ez által az igénybevevők minél szélesebb köre által
elérhető a szolgáltatás. A helyi programszervezésben nem feltétlenül érdemes
alkalmazni, hisz programjaink nagyobb része – a később tárgyaltak alapján – nem
________________________________________________________________________ 22
___________________________________________________________________________
elsősorban profitorientált érdekből valósul meg. A megkülönböztető stratégia célja,

hogy a program/szolgáltatás egyediségét hangsúlyozza, így válik versenyképessé a
rendezvény. Esetünkben követendő lehet ez a fajta stratégia, hisz a helyi
sajátosságokra, értékekre már csak annak érdekében is érdemes figyelemmel
lennünk, hogy a programunk egyedi és minél több potenciális igénybevevő számára
váljon vonzóvá. Ha egy Falunap, szüreti rendezvény elemei nem sablonokból állnak,
akkor számíthatunk arra, hogy más környékről is felkeresik a programot. Persze ez
arra az esetre érvényes, ha célunk, hogy közvetlen településünkön kívülről jöjjenek az
eseményre.
A rendezvény nagyon sok cél érdekében valósíthatjuk meg. Lehet célunk, hogy sok
résztvevője legyen, nyereségessé, vagy legalábbis rentábilissá váljon, ezek az un:
kreatív célok. A helyi rendezvényszervezésben talán fontosabb az utóbbi, az un:
kvalitatív célok, amelyek a résztvevők elégedettségének elnyerését, a környezet
elismerését tűzi ki célul.
Fontos lépés az elkészítő szakaszban az is, hogy eldöntsük:
 Mit szervezünk? - programunk jellege, típusa

 Miért, milyen céllal? - az elérni kívánt cél megnevezése
 Mikor? - az időpont kiválasztása
 Kiknek? - a megcélozni kívánt célcsoport megnevezése
 Hol? - milyen helyszínen, szabadtér, zárt tér
 Miből? - milyen forrásokból,
 Kikkel? - a rendezvényt megvalósítók köre
________________________________________________________________________ 23
___________________________________________________________________________
Jól érzékelhető, hogy a fentiekben leírt elemek mindegyike fontos a rendezvény

érdekében. Helyes tehát programunk megszervezésénél nagy hangsúlyt fektetünk a
felsorolt kérdések felvetésére, hisz a továbbiakban ezek megválaszolása lesz a
tulajdonképpeni munkánk. Ha az elején tisztázzuk magunkban és környezetünknek is
világossá tesszük céljainkat, könnyebben állhatunk neki majd a konkrét program
megszervezéséhez.
1.4. 1. 2. A rendezvények idejének és helyszínének megválasztása
Ha világossá tettük, hogy milyen célból és alkalomból, kiknek kívánjuk a rendezvényt

megszervezni, könnyebben választhatjuk ki a helyszínt és az időpontot. Az esetek egy
részében mind a helyszín, mind pedig az időpont adott, hisz a rendezvény jellege
meghatározza. A szüreti felvonulás ideje, egy-egy megemlékezés, koszorúzás
helyszíne könnyebben határozhatjuk meg, illetve azonosíthatjuk a helyszínt. Más
esetekben azonban nagyon fontos kritérium a jó helyszín kiválasztása és a megfelelő
időpont kijelölése. Nem is gondolnánk, hogy mennyi mindenre kell figyelnünk e
látszólag egyszerű döntésnél.
Az időpont meghatározását befolyásolja a rendezvény jellege és a rendezvény

célcsoportja is. Fontos, hogy a célközönség időbeosztásának megfelelően jelöljük ki
rendezvényünk idejét. Figyelnünk kell arra is, hogy rendezvényünk ne ütközzön más
eseménnyel. A rendezvényt időben meg kell hirdetni, hogy a megcélzott csoportnak
legyen ideje „rákészülni” a programra, azaz úgy ütemezni egyéb elfoglaltságaikat,
hogy azok ne gátolják meg őket abban, hogy részt vegyenek az eseményen.
A helyszín kiválasztásánál is hasonló a helyzet. A rendezvény jellege és a célközönség
szinte meghatározza a lehetséges helyszínek kiválasztását. Ügyeljünk a koncepciónk
és a helyszín összhangjára. Szabadtéri rendezvény esetén jó, ha van egy „B” változat
az eső esetére, azaz zárt tér, ahol a program kisebb módosulással, de megvalósítható.
________________________________________________________________________ 24
___________________________________________________________________________
A zárt helyiségekben megtartandó programunknál is jó, ha tudjuk mennyi nézőre,

látogató számíthatunk, mert mind a zsúfoltság, mind pedig az üres széksorok rontják
a program és a résztvevők hangulatát. A helymeghatározásnál legyünk tekintettel a
következőkre:
 a helyszín megközelíthetőségére,
 a helyszín központiságára,
 a helyszín komfort érzetére
 a helyszín láthatóságára,
 a helyszín alkalmasságára,
 az infrastruktúra kiépítettségére,
 a helyszín befogadóképességére,
 a tömegkontroll lehetőségére.
A helyszíneken a rendezvény miliőjének kialakítása során vegyük alapul, hogy milyen

programot szervezünk. Más elrendezést kívánnak a szabadtéri rendezvények ahol
jellegük szerint, lehetnek, fesztiválok, falunapok, vásárok, koncertek, szabadtéri
sátorban vagy nyílt térben rendezett programok, sport rendezvények. A zárt térben
tartott programok esetén is megkülönböztethetjük a programokat:
színháztermi: – hagyományos előadások

osztályterem típusú: – szemináriumok, képzések
U alakú: – értekezletek, vacsorák
Patkó alakú: – értekezletek, tanácskozások
Négyzetes alakú: –tárgyalás, megbeszélés, képzés
E alakú: – bankettek, vacsorák
Munkacsoport típusú – kötetlen rendezvények
________________________________________________________________________ 25
___________________________________________________________________________
A termek befogadó képességének meghatározásához pedig segítségül következzék

egy táblázat, mely alapján könnyen eligazodhatunk az általunk birtokolt lehetőségek
között.
Terem 20 30 40 50 70 90 100 250 500 1000

nm
Színház: 26 40 53 66 93 120 133 333 666 1333
Képzés: 12 19 25 31 44 56 62 156 312 625
Fogadás: 33 50 67 83 117 150 167 417 833 1667
1. 4. 1. 3. A rendezvény célközönsége
A programokat nem önmagukért vannak, értelmüket vesztik, ha nincs közönségük. A

rendezvények célcsoportjának meghatározása a szervezési folyamat egyik
legfontosabb eleme. Ennek érdekében mérjük fel előzetesen az igényeket a
különböző és már tárgyalt mérési technikákkal. Amennyiben azonosítottuk a
megcélzott közönséget úgy annak figyelembe vételével kell további szervezési
lépéseinket megtennünk. Milyen kritériumok mentén tehetünk különbségek a
célcsoportok között:
Életkor szerint
Földrajzi elhelyezkedésük szerint
Érdeklődési kör szerint
Az esetek jelentős részében a rendvények szólhatnak minden korosztálynak (pl.:

falunap), földrajzilag a tágabb környezetünkben élőknek (pl.: vásárok, kiállítások) és
többféle érdeklődési körűeknek is (pl. fesztiválok).
________________________________________________________________________ 26
___________________________________________________________________________
Ha az életkor szerinti célzunk meg réteget, akkor az életkori sajátosságokra tekintettel

kell lennünk. Nem szerencsés több órás programot szerveznünk a kisebb
gyerekeknek, hisz figyelmük hosszú ideig nem tartható fenn még a legérdekesebb
program estén sem. A foglalkozásokat ugyan színesíthetjük különféle technikákkal és
módszerekkel, de hamarabb elfáradnak, mint a felnőttek és önkontrolljuk sem alakult
még ki. Hasonló a helyzet az idős korosztállyal is, hisz őket sem szabad terhelnünk
hosszú programokkal, ráadásul a helyszín könnyebb megközelíthetőségét is
biztosítanunk kell. Az idősebb korosztály szívesebben veszi a személyes invitálást, míg
a gyerekek részére biztosított programok gyakran előre szervezettek (pl: diákszínházi
előadások). Nem tagadhatjuk, hogy a célközönséget lehet a legnehezebben
programjainkra elcsábítani. Millió egy valós, vagy éppen mondvacsinált indok van
arra, hogy valaki miért nem megy el az egyébként ő érdeklődési körének megfelelő
programra. A programszervező feladata, hogy olyan – a valós vagy rejtett igényeknek
megfelelő – programokat állítson össze, amely érdeklődésre tarthat számot.
1. 4. 1. 4. A rendezvény programjainak összeállítása
A különböző események, szabadidős és szórakoztató rendezvények, kulturális

bemutatók, vásárok kiállítások, falunapok és ünnepi megemlékezések programjainak
összeállítása változatos feladat. A rendezvények tervezésekor a tartalmi elemek
meghatározását segíti ha a fentebb tárgyalt állomásokon már túl vagyunk és
birtokoljuk azokat az információkat: célközönség, időpont, helyszín, amik segíthetnek
bennünket a programok felépítésében. Látszólag könnyű dolgunk van, ha egy
meghatározott és hagyományokon alapuló rendezvényről, ünnepi megemlékezésről,
hagyományos és mindig ismétlődő eseményekről: (Pl. karácsonyi ünnepség, Öregek
napja), hisz az előző évek tapasztalatai segíthetnek bennünket. Azonban ne feledjük,
hogy veszélye is vannak a rutinfeladatként kezelt program összeállításnak. Az
ugyanazon a módon és hasonló elemekkel tarkított rendezvény – főleg ha
________________________________________________________________________ 27
___________________________________________________________________________
közönségük is mindig ugyanaz – hamar unalmassá válhatnak. Ennek elkerülése végett,

jó ha a programszervező minél érdekesebb és változatosabb programot állít össze
még a kötött és tradicionális rendezvények esetében is. A programok összeállításánál
figyelembe kell venni, hogy:
A helyszín alkalmas-e a kiválasztott program megtartására?

Rendelkezünk-e vagy biztosítani tudjuk a közreműködőknek a szükséges
technikai eszközöket és infrastruktúrát?
Azoknak a rendezvényeknek az esetében, ahol maga a program, a közreműködők

által nyújtott előadás a hívó üzenet, ott az összeállításnál érdemes az alábbiakra
tekintettel lenni:
A programok egyedisége
A közreműködők ismertsége
Az előadások, bemutatók színvonala
A produkciók eredetisége
Az egymást követő események változatossága
Nem helyes, ha a programok összeállításakor a helyi sajátosságokat nem vesszük

figyelembe és különösen kisebb helyi közösségek esetén fontos, hogy ismerjük azok
értékeit és érdeklődési köreiket. Sikert érhetünk el azzal is, ha a különböző
rendezvényeinkre nem csak távolból hívunk produkciókat, hanem a település értékeit
is bemutatjuk és teret adunk az ott élők tehetségének megnyilvánulására. Sok szép
példát láthatunk magunk körül arra, hogy hogyan fér meg egymás mellett a helyi
érték és az úgymond importál egyéb produkció. Lehet a rendezvény szervezésének
kimondott célja, hogy a helyben élők produkciói jelennek meg a közönség előtt és
ezáltal is erősíti a közösség identitását Sajnos az ellenkezője is igaz, több esetben a
kívülről jött programok rátelepednek egy - egy település hagyományos
________________________________________________________________________ 28
___________________________________________________________________________
rendezvényeire és ezáltal funkciójuk és értékük is megváltozik. így a helyi

programszervezőknek az tanácsolható, hogy a helyes mértéket találják meg a
programok összeállításakor rendezvényeik szervezésekor.
________________________________________________________________________ 29
___________________________________________________________________________
1. 4. 1. 5. A szükséges források előteremtése
Régi mondás, hogy „…a háborúhoz három dolog kell: pénz, pénz és pénz….” A jóval
békésebb rendezvények megszervezéshez sem árt az erőforrásokat előre megtervezni
és lehetőségeinket felmérni, és a potenciális segítőket feltérképezni. Természetesen a
helyi közösségek nem csak és kizárólagosan pénzből teremtik elő a programok
megtartásához szükséges forrásokat. Sok esetben nagyobb segítség a helyi önkéntes
segítés, az erkölcsi és természetbeni támogatás. Mégsem árt azonban összeszedni,
hogy milyen lehetőségeink vannak a rendezvények anyagi forrásainak biztosítására:
Fontos megszerezni a helyi közösség erkölcsi támogatását
• hisz a környezet, a közösség szimpátiája többször nagyobb segítség, mint az
anyagi támogatás.
• Nehezen megszerezhető, bizalmi alapokon nyugvó érték
• Könnyen elveszthető és negatívan befolyásolhatja további munkánkat.
A támogatások formái az alábbiak lehetnek:
• Erkölcsi – a közvélemény szimpátiája a program iránt,

• Anyagi – természetbeni és pénzbeni,
• Személyes részvétel a program szervezésében – önkéntes segítség,
• Szponzorálás – a rendezvény anyagi támogatása,
• Reklámbevételek – a szükséges források megszerzése ellenszolgáltatással.
A támogatás lehet természetbeni, pl.: technikai eszközök, infrastruktúra

térítésmentes biztosítása, szállítóeszközökkel való segítés, étkeztetés szállás
felajánlása. Az anyagi támogatás formái:
 Költségvetési források
 Pályázati lehetőségek
________________________________________________________________________ 30
___________________________________________________________________________
 Felajánlás
 Szponzorálás
 Reklám
 Jutalék a rendezvényen árusított termékek, szolgáltatások forgalmazásából
Az ügyes programszervező mindig talál lehetőséget arra, hogy a helyi

önkormányzattól támogatást szerezzen a program megszervezéséhez. Különösen
működik ez abban az esetben, ha a rendezvény megtartása közérdeket, a település
épülését szolgálja. A költségvetési források ebben az esetben biztos alapot
nyújthatnak a program megszervezéséhez.
Ha a helyi költségvetés nem elegendő a program lebonyolításához, a különféle
pályázati lehetőségekkel kell élni. A pályázatok megírása ugyan egye nehezebb,
lassan külön képzés nélkül nem lehet sikeresen pályázni és megfelelni annak az
ezernyi kritériumnak, ami azt a célt szolgálja, hogy a források valóban az arra
érdemesekhez jussanak el, de a programok forrásainak biztosítása érdekében a
programszervezők alapvető érdeke, hogy ezeket a feladatokat is meg tudják oldani.
Bátran oda kell fordulni környezetünkben azokhoz személyekhez és szervezetekhez,
akik segítségünkre lehetnek a pályázatok helyes és értékelhető megírásában. A
mellékelt ábrán jelezzük, hogy milyen pályázati lehetőségek vannak jelenleg
MEGHÍVÁSOS
PÁLYÁZATOK
EU
FORRÁSOK
NEMZETI CIVIL ALAP

(NCA)
NEMZETI KULTURÁLIS
ALAP
(NKA)
REGIONÁLIS PÁLYÁZATOK
Helyi önkormányzati pályázatok
________________________________________________________________________ 31
___________________________________________________________________________
A helyi közösségekben mindig találhatók olyan magánszemélyek és szervezetek,

amelyek felajánlásokkal támogathatják a programokat. Fogadjuk el ezt a
segítségeket is és mindig hívjuk meg a rendezvényre azokat a személyeket és a cégek,
szervezetek képviselőit, akik nélkül az adott esemény nem jöhetett volna létre.
Ha szerencsénk van, településünkön működik olyan nagyobb gazdasági vállalkozás,
amelyik hajlandó szponzorálni a programot. A szponzorálás egy adott program
egyszeri vagy hosszú távú folyamatos anyagi, némely estben természetbeni
támogatása. A szponzor természetesen valamely üzleti érdek miatt adja a
támogatást, amely a legtöbb esetben nem jár ellenszolgáltatással. Érdemes a
támogatást és formáját írásban rögzíteni.
A reklámbevétel megszerzése mindig valamilyen ellenszolgáltatással jár ezért fontos

a későbbi félreértések elkerülése végett írásban rögzíteni, hogy mit vállal a reklámozó
és mit a támogatott. Reklámozási technikák lehetnek:
 Hirdetés; plakátokon, szórólapokon való megjelenés

 Termékhasználat
 Valamely a reklámozó által felajánlott szolgáltatás igénybevétele
A helyi programszervezésnél azonban az egyik legjelentősebb segítség lehet a

személyes közreműködés, a helybeliek segítsége. Civil közösségek ezrei működnek
sikeresen azért, mert a szervezetek tagjai és pártolói önkéntes munkájukkal és
személyes részvételükkel biztosítják a hiányzó erőforrásokat. Ügyelni kell arra, hogy a
felajánlott segítséget sohasem szabad visszautasítani
Mindig a rendezvény milyensége határozza meg, hogy mely források biztosítása
szükséges és optimális a program sikere érdekében. A helyi programszervezőnek
amúgy is bizalmi kapcsolatot kell kiépíteni a támogatókkal, hogy a további
együttműködés zavartalan legyen és más programokra is lehessen forrásokat
előteremteni, a felajánlott segítséggel élni.
________________________________________________________________________ 32
___________________________________________________________________________
1. 4. 1. 7. A személyi és technikai feltételek
A rendezvények előkészítési - tervezési szakaszában a szükséges anyagi források

megteremtése mellett gondoskodnunk kell a segítő személyekről, illetve a tárgyi
feltételekről. A programok jelleg határozza meg a személyi feltételek biztosítását. A
kisebb rendezvények esetén is jó, ha akad egy-két társ, közreműködő, akiknek
segítségével tudjuk a szervezéssel és lebonyolítással kapcsolatos feladatokat
maradéktalanul ellátni. Nagyobb programok esetén már komoly közreműködői
gárdával számolhatunk, akik kisebb csoportokban un: „team” – munkával tudnak
dolgozni. A feladatokat érdemes úgy felosztani, hogy jól láthatóan és világosan
különüljenek el a rendezvény egyes szakaszaiban közreműködők tevékenysége. A
technikai forgatókönyv kiválóan alkalmas arra, hogy ezeket rögzítsük, meghatározzuk
a tevékenységekért felelős személyeket is. A feladatokat nagyobb rendezvény esetén
például így oszthatjuk fel:
 A hirdetését, reklámozását végző stáb – (plakátok, szórólapok terjesztése,

hirdetések szervezése)
 A rendezvény tartalmi részével foglalkozó stáb (műsorok, közreműködők
irányítása)
 A technikai stáb – (technikai feladatok, színpad, hangosítás, berendezés,
takarítás stb.)
 A rendezvénybiztosítási stáb – jegyárusítás, jegyszedés, közönségforgalom
irányítása,
 A protokoll stáb – (vendégek fogadása, kísérése stb.)
A helyi rendezvényszervezésben – kisebb programok esetén – a személyek több

feladatot is elláthatnak, de sohasem egyszerre, hisz az zűrzavarhoz vezethet. Fontos
kritérium, lehetőségeink figyelembevételével próbáljunk meg olyan stábot felállítani,
akik tudnak együtt dolgozni, nincsenek egymás közötti érdekellentétek. Amúgy a
________________________________________________________________________ 33
___________________________________________________________________________
közös tevékenység összehozhatja egymással azokat az embereket, akik együtt

dolgoznak. Kisebb közösségekben a személyes ismeretség előny, hisz a közreműködők
ismerhetik egymást, tudják, mit várhatnak el a másiktól. Nagyobb programjaink
esetén érdemes külső szolgáltatókkal dolgozni:
o Reklámtevékenység – (hirdetési anyagok elkészítése és terjesztése.)

o Hangosítás, színpadtechnika
o Helyszín berendezése – (sörsátor, padok, asztalok stb.)
o Rendezvénybiztosítás, közönségirányítás
o Vendéglátás
o Közreműködők szállítása
o Műsorvezetés
A szolgáltatások igénybevételéről és azok feltételeiről előzetesen írásbeli

megállapodást kell kötni és a teljesítéseket érdemes ellenőrizni. (Megfelelő helyre
kerültek-e a hirdetési anyagok? stb.) A rendezvényt megelőzően – annak nagyságától
függően – több stábértekezletet kell tartanunk ahol nyomon követhetjük az
előkészítési szervezési munkálatok mindenkori állását, a szükséges korrekciókat
időben megtudjuk tenni.
________________________________________________________________________ 34
___________________________________________________________________________
1. 4. 1. 8. A rendezvények reklámozása
Annak érdekében, hogy a célközönség értesüljön, ahhoz a programunkról reklámot

kell kifejtenünk. A program sem más, mint egy termék, amit meg kell ismertetni a
potenciális felhasználókkal, a vásárlókkal. Reklámtevékenység különböző
módszereiből válogathatunk, és ha helyesen és mértékkel alkalmazzuk a különböző
módozatokat, akkor elérhetjük, hogy rendezvényünkről valóban mindenki tudjon, akit
el kívánunk érni.
Nézzük, hogy milyen lehetőségeink vannak üzenet célközönséghez való eljuttatására.
• Írott sajtó – napilapok, magazinok

• Szabad és zárttéri reklámok
• Rádió –helyi, regionális és országos
• Televízió – helyi, regionális és országos
• Mozi – vetítés előtti és utáni percek
• Internet, sms
• Virtuális reklámújságok – (nagy forgalmú helyeken).
Tradicionális üzenetközvetítő eszköz az írott sajtó melynek jellemzője:
• Publicitás
• Periodicitás
• Aktualitás
• Univerzalitás
• Napi, heti, havi megjelenés
• Általános, vagy szakosodott (gazdasági, kulturális, bulvár, divat stb…)
• Helyi, regionális, országos, nemzetközi
• Ingyenes, példányszám, terjesztés
________________________________________________________________________ 35
___________________________________________________________________________
A sajtóreklámokat az alábbiak szerint csoportosíthatjuk és ennek alapján a

rendezvényünk jellegéhez igazodva alkalmazhatjuk is:
- méret, - elhelyezkedés, - színek, - képek, - tartalom, - hatékonyság.
A reklámhordozók meghatározásánál különbséget tehetünk szabad és zárt téri

reklámokról.
• Óriásplakát – figyelemfelkeltés, emlékeztetés
• Plakát – pontosabb információk közlése
• Szórólap – nagy példányszám és részletes információ
• Kihelyezésük általában engedélyköteles!
Példák: plakátok, festett táblák, vásznak, tűzfalak, világító reklámok, utcabútorok,
járműreklámok, légi reklámok.
Az írott sajtó és a zárt és szabadtéri reklámhordozókon kívül hatékony eszköz lehet

számunkra a média másága is. A rádiós reklámoknál figyeljünk, hogy milyen körnek
szól, mekkora a hallgatottsága annak a rádiónak, amelyikben reklámozni kívánjuk
programunkat. A rádió lehet
• Közszolgálati vagy kereskedelmi

• Helyi, regionális, országos, nemzetközi, netrádió
• Aktuális információk közlése
• Magas információértékkel rendelkezik, hatékony reklámhordozó
• Hirdetési formák: - szponzorált műsorok- nyereményjátékok- felolvasott
reklámok- reklámfelvételek (spot)
Egyre több településen működik helyi televízió, szinte minden városban pedig már
szinte természetes, hogy a helyi közösség számára sugároz adásokat a település
hírszolgáltatója. A tv sokban hasonlít, de egyben különbözik is a rádiótól, így a
reklámunk hatásfoka is más lehet.
________________________________________________________________________ 36
___________________________________________________________________________
• Közszolgálati vagy kereskedelmi

• Helyi, regionális, országos, nemzetközi
• Magas presztízzsel rendelkezik
• Kép és hang együtt hat…
• A reklámok előállítása költséges
• Képújság funkció
• A vetített reklámok megjelenése a még működő moziban
A kommunikációs forradalom magával hozta, hogy egyre több településen vehető

igénybe az Internet. A világháló szintén nagyon sok reklámozási lehetőséget
biztosíthat számunkra, ráadásul hatékony, gyors, olcsó. Használhatjuk e-mail
címlistánkat üzenetek küldésére, levelezőportálokon körleveleket küldhetünk. Önálló
honlapot üzemeltethetünk településünkről, szervezetünkről vagy akár kiemelt
programjainknak is lehet önálló honlapja, vagy oldala. Az Internet lehetőséget ad
számunkra a kreatív és általunk is megvalósítható egyedi reklámok elkészítésére és a
különféle hatékony reklámozási formák alkalmazására
A sokféle reklámlehetőségek helyes alkalmazásának megtervezése szintén fontos
része az előkészítés folyamatának. A „reklámterv” alapján szakaszolhatjuk, hogy
mikor milyen formában reklámozzuk a szervezendő programot, mikor indítjuk a
„hadjáratot, milyen módszereket alkalmazunk és a tevékenységért kik a felelősök. A
későbbiekben tárgyalandó forgatókönyvben ezt is érdemes rögzíteni.
________________________________________________________________________ 37
___________________________________________________________________________
1.4.1.9. Információs anyagok fajtái, elkészítésük és terjesztésük módjai
A rendezvényeinkről szóló információs anyagok elkészítése szintén az előkészítés

fázisának egyik kihagyhatatlan eleme. A programokról szóló plakátok szórólapok,
hírlevelek és információs anyagok megtervezése és elkészítése során ügyelnünk kell
arra, hogy minden lényeges információt közöljünk a programról. Félreértésre adhat
okot, ha pl. hiányzik a helyszín megjelölése, vagy a dátum és a jelölt nap nem egyezik.
A jó rendezvényplakát ismérvei a következők:
• Figyelemfelkeltő
• Pontos információkat tartalmaz
• Helyszín, időpont, program egysége
• Logo használata az azonosításra
• Reklámfelületként is funkcionál
• Méretei a funkcióhoz igazítható
• A műsorváltoztatás jogának jelzése!
A plakátok méretének és színes vagy egyszínű nyomtatása mindig függ

lehetőségeinktől és a megrendezni kívánt program jellegétől. Nagy, kiemelt
eseményeket illik szépen megtervezett figyelemfelkeltő, színes plakátokon hirdetni és
nagyobb példányszámban előállítani. Kisebb rendezvényeink esetén is ügyeljünk
azonban a plakát kinézetére, hisz egy egyszínű, kisméretű reklámhordozó is lehet
ízléses és tetszetős. Ha nem figyelünk a hirdetésünk megjelenési formájának
minőségére, akkor ne várjuk el a célközönségtől, hogy komolyan veszi programunkat.
A szórólapok funkciója, hogy minél több helyére eljussanak. Méretüknél fogva még
jobban kell ügyelni, hogy mi szerepel rajta. Ügyeljünk az olvashatóságra.. A plakátok
és a szórólapok is kiváló reklámhordózók, tehát tüntessük fel rajta támogatóinkat.
A nagyobb programjainkról hírlevelet, műsorfüzetet, programfüzetet is készíthetünk,
illetve információs csomagot állíthatunk össze, melyben szerepelhetnek a
________________________________________________________________________ 38
___________________________________________________________________________
közreműködők, a műsorterv esetleg térkép a rendezvény helyéről. A műsorfüzet

lehetőleg tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos alábbi információkat:
– Programot
– Közreműködőket, előadókat
– Megközelíthetőséget – térkép cím
– Elérhetőséget – rendezők neve, címe
– Helyszínt, időpontot, kezdést
– Helyszínrajzot
– Egyéb információkat
Szintén kiváló reklámozási lehetőség a támogatóink részére is. A hírlevelet és a

műsorfüzetet elektronikus formában is elkészíthetjük és az egyre gyarapodó
címlistánkban szereplőknek elküldhetjük, illetve ha rendelkezünk honlapra, oda is
feltehetjük.
A rendezvény meghívóját különös gondossággal kell elkészítenünk. A meghívó
minősége, jellege a meghívandó számára egyben kommunikációs üzenet is, képet kap
arról, hogy mennyire komoly és tartalmas rendezvény az amire invitáljuk őt. Az
ünnepi alkalomból rendezendő programjaink esetére ez a kitétel még jobban
vonatkozik. Néhány megszívlelendő jó tanács a meghívóval kapcsolatban:
• A meghívó mindig névre szóló legyen.
• A rendezvény előtt 7-10 nappal kell elküldeni.
• Ügyeljünk a pontos címzésre és megszólításra.
• 2 nappal a rendezvény előtt kontroll. Érdeklődjünk, a meghívott részt tud-e
venni a rendezvényen?
• A rendezvény jellegétől függően mellékeljünk írásos tájékoztatót a programról,
és az ültetési rendet is ismertessük!
• Jelezzük, hogy a meghívó mire jogosítja tulajdonosát – (ingyenes parkolás,
díjtalan belépés, invitálás a rendezvényt követő fogadásra stb).
________________________________________________________________________ 39
___________________________________________________________________________
• Jelezzük, hogy személyes vagy több személyre/kísérőre szól a meghívás

• Címlista alapján küldjük a meghívókat, melyet állandóan frissíteni kell.
A rendezvényünkről szóló anyagainkban több olyan információt is
becsempészhetünk, ami az esetleges kellemetlenségektől óvhat meg bennünket. Hisz
a meghívó, plakát elkészülte után kisebb-nagyobb mértékben módosulhat,
elhúzódhat a program, változhat a közreműködő személye, rosszabb esetben az
időpont és a helyszín is. Milyen üzeneteket küldhetünk előzetese vendégeink, a
közönség számára:
• Mindig jelezzük, mennyi ideig tart várhatóan a rendezvény!

• A program változásának, változtatásának lehetőségéről tájékoztatni kell a
résztvevőket!
• A műsorváltozás jogát tartsuk fenn magunknak!
• Szabadtéri rendezvények esetében lehetőség szerint jelöljünk meg
esőhelyszínt, vagy jelezzük, hogy megtartjuk-e más időpontban a programot!
________________________________________________________________________ 40
___________________________________________________________________________
1.4.1.10. A rendezvények forgatókönyvének kreatív megtervezése, a

forgatókönyv fajtái, tartalma
A rendezvény előkészítési és megrendezési fázisának legfontosabb eleme, hogy a

lebonyolítás előtt rögzítsük már az előkészítés fázisait, majd a konkrét program alatt
történő feladatok elvégzésének sorrendjét és a tevékenységért felelősöket és a
határidőt is meg kell jelölni.
A forgatókönyv a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve!
A jó forgatókönyv tartalmazza az előkészítés a lebonyolítás és az azt követő

tevékenységek elemit is. Nagyobb rendezvények esetén többféle forgatókönyvet is
készíthetünk, hisz olyan szerteágazó munkát kell a szervezéssel foglalkozó stábnak
ellátni, ami szinte megköveteli, hogy a részegységeknek külön feladat meghatározási
dokumentumai legyenek.
A forgatókönyvek lehetséges fajtái:
A program előkészítésének forgatókönyve

Reklám, marketing forgatókönyv
Program lebonyolításának forgatókönyve
Technikai forgatókönyv
Miért kell forgatókönyvet írnunk még a legkisebb programunk lebonyolításához?
Mert a program minden fontos elemét tartalmazza

A váratlan események lehetőségek a minimumra csökken
A programban közreműködők ez alapján dolgoznak
Egyféle keretet ad a rendezvénynek
A rendezvényhez tartozó dokumentációk egyik fontos eleme, később is
hasznosítható
________________________________________________________________________ 41
___________________________________________________________________________
A forgatókönyvnek a következő információkat tartalmaznia kell:*

* GYARMATI ILDIKÓ: A rendezvényszervező kézikönyv. Szókratész Külgazdasági Akadémia. Bp. 2001.
A.) Összefoglaló információ:

• Időpont
• Időtartam
• Helyszín
• Tervezett létszám - közreműködők
• Tervezett létszám – közönség
B.) Események
• Főesemények
• Mellékesemények
• Kiegészítő események
• Protokolláris események
A rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása
• Szervezeti felépítése
• Szervezeti egységek hatáskörei
• Rendezvény folyamatának leírása
D.) A rendezvény arculata
• Jelmondat
• Jelkép
• Szerzői és szomszédjogokkal kapcsolatos ügyintézés
E.) A rendezvény eseményein résztvevők, közreműködők, jogi személyek

felsorolása
• Résztvevő szervezetek
• Közreműködő szervezetek (pl. együttes)
• Szponzorok, támogató szervezetek
• Alvállalkozó szervezetek
________________________________________________________________________ 42
___________________________________________________________________________
• Beszállító szervezetek
• Engedélyes szervezetek (pl: média)
• Hatósági és nem hatósági szervezetek
• Feladatok dokumentumai (szerződések)
Több rendezvény esetén célszerű próbákat és főpróbát tartani. Ezek során

jelentkezhetnek azok a hiányosságok és szervezési, technikai gondok, amelyeket így a
próbákon lehet javítani, a rendezési folyamatot korrigálni. Ezáltal nagy százalékban
kiküszöbölhető, hogy programunk bonyolításakor zavarok lépjenek fel. Látszólag nem
tűnhet lényeges elemnek, de a próbákon derülhet ki, hogy milyen hosszú lesz a
program, bírja-e az áramellátás a terhelést, elég-e a színpad a fellépő előadók
számára, van-e megfelelő számú öltőző és kiszolgáló helyiség.
Ha valóban az esemény minden fontos mozzanatára van tervünk és megjelöljük a
végrehajtó stábot is illetve a határidőket, akkor nyugodtan mondhatjuk, hogy
felkészültünk a rendezvényre és elkezdődhet a program tényleges lebonyolítása
A rendezvény előkészítését tárgyaló fejezet végén az alábbiakat foglalhatjuk össze. A

program egy jól körülhatárolható cél érdekében létrejövő esemény. A rendezvény
célcsoportjának meghatározása segít bennünket abban, hogy eldöntsük mikor és hol,
valamilyen milyen formában tartjuk meg a programot. Az előkészítés fázisában kell
felmérnünk, hogy milyen forrásokkal rendelkezünk és milyen technikai és személyi
feltételeket kell biztosítani a szervezéshez és a lebonyolításhoz. A célközönség szóló
programokat reklámoznunk kell, a különféle hirdetési technikák széles köréből
válogathatunk és az információs anyagok elkészítésében is több változat lehetséges.
A program lebonyolításának alapdokumentumát, a forgatókönyvet úgy kell
elkészíteni, hogy abból a közreműködők, a szervezők számára világos legyen, kinek mi
a feladata és miért felelős. A határidő megszabása segít bennünket abban, hogy a
program jól előkészített legyen és minden eleme időben elkészüljön, illetve
megvalósuljon.
________________________________________________________________________ 43
___________________________________________________________________________
2. 1. A programok lebonyolítása
A rendezvény legizgalmasabb szakasza annak megvalósulása, a program

lebonyolítása. Ha jól előkészítettük az eseményt, akkor is több olyan apró körülmény
jelentkezhet, amely megnehezíti munkánkat. Ezért kell a folyamat e fázisában is
nagyon körültekintően eljárnunk. A helyszín jó előkészítése, a rendszeres
megbeszélések a szervezőkkel (stábértekezlet), nagyban befolyásolja a rendezvény
sikerét. A közönség, a résztvevők fogadásának módjai mellett, a váratlan
eseményekre is fel kell készülnünk és azokra megoldási lehetőségeket kell
produkálnunk. A program végén sem mindegy hogyan köszönünk el azoktól, akik
megtisztelték jelenlétükkel az eseményt.
A program lebonyolításakor a következő FELADATOKAT állíthatjuk kell sorban
elvégezni, illetve célszerű a forgatókönyvben is rögzíteni:
 Technikai előkészületek – (hang –és fénypróba),

 Utolsó eligazítás a szervezőknek, stábértekezlet
 A közreműködők fogadása
 Közönség érkezése, fogadása,
 A rendezvény kezdése,
 A program befejezése,
 A közönség és a közreműködők távozása,
 Bontási munkálatok.
________________________________________________________________________ 44
___________________________________________________________________________
2. 1. 1. A helyszín előkészítése
Az előkészítési fázisban kijelöltük a helyszínt ahol a rendezvény megkívánjuk tartani.

Lehetőség szerint minél előbb rendezzük be a helyszínt, a helyiséget az előre
meghatározott módon. Fontos kritérium, hogy a berendezés alkalmazkodjon a
program jellegéhez és a benne megvalósuló tartalomhoz. A dekorációs terv alapján
kerüljenek fel a szükséges díszítő elemek, amelyekkel hangulatosabbá és
ünnepélyesebbé tehetjük a termet. A technikai személyzet a beszerelést követően
ellenőrizze, hogy minden a megfelelő módon működik-e. Nagyobb program esetén
biztosítsunk több megközelítési lehetőséget, hogy a szinte egyszerre érkező
várhatóan nagyszámú közönségnek ne kelljen várnia a bejutásra. Figyeljünk arra is,
hogy a kijelölt parkolókba érkező kocsik megfelelően parkoljanak, hogy minél
rendezettebben lehessen majd a rendezvényt követően elhagyni a helyszínt. Célszerű
ezekre a feladatokra külön stábot felállítani (pl. Polgárőrséget), felkérni, hogy a
folyamat zavartalan legyen. Ünnepi programnál, társadalmi eseménynél és ahol sok
díszvendég várható, külön termet kell kijelölni a fogadásukra. A vendégek fogadására
külön személyzetet un. „hostess”-ket alkalmazzunk. A ruhatár biztosítása a legtöbb
rendezvény esetben elengedhetetlen feladat, hisz nem várhatjuk el a közönségtől,
hogy kabátjukban ülve, vagy azt kezükbe tartva vegyenek részt a programon. A
program jellege döntheti el, hogy kérünk-e ellenszolgáltatás a szolgáltatásért. Jó
tudnunk azt is, hogy a Ruhatárnál és a parkolónál jelezni kell, hogy őrzött-e, illetve
vállaljuk-e a felelősséget az eltűnt tárgyakért. A mellékhelyiségek tisztasága és
fogadóképessége is befolyásolhatja a közönségnek a rendezvényről alkotott
véleményét. Magyarországon az utóbbi években kezd fontossá válni a
mozgáskorlátozottak részvételének biztosítása a különböző eseményeken.
Gondoljunk rájuk mi is, és ügyeljünk arra, hogy ők is akadálytalanul látogathassák a
programot. Nem feltétlenül jár ez a feladat minden esetben anyagi teherrel, sokkal
inkább odafigyelésre van szükség. Tegyük meg mi is. Célszerű a rendezvény kezdési
időpontja előtt minimum 30 perccel mindent végigjárnunk és ellenőriznünk. Ekkor
________________________________________________________________________ 45
___________________________________________________________________________
van lehetőség utolsó, un.: stábértekezlet megtartására. (A közreműködők részére

rendezői kártyát lehet kiosztani, ami jelzi a közönség számára, hogy hozzájuk lehet
információért fordulni). Itt hallgathatjuk meg munkatársaink tájékoztatását az általuk
elvégzett feladatokról, kontrollálhatjuk az eseményeket, és lehetőségünk van az
apróbb korrekciókra. Ha úgy érezzük, hogy mindennel elkészültünk nincs más hátra,
mint fogadni a résztvevőket, a közönséget és a meghirdetett időpontban elkezdenünk
a rendezvényt.
2. 1. 2. A közönség fogadása
Minden rendezvény egy, egyszeri és megismételhetetlen egyedi esemény. Mint

ahogy a szervezők sok-sok munkával készültek a program lebonyolítására, úgy az oda
látogató vendégek, a közönség is felkészül az eseményre. Általában az alkalomnak
megfelelően öltözik fel, tájékozott a várható programokról, tudja a megjelölt kezdési
időpontot.
Éppen ezért a vendégek, a közönség fogadása az egyik legkényesebb feladatunk, nagy
oda kell rá figyelnünk annak érdekében, hogy a programot megtisztelő látogató jól
érezze magát az első perctől a rendezvény végéig, és kellemes élményekkel távozzon
az eseményről.
A cél érdekében az alábbi feltételek biztosítása szükséges:
Megfelelő közönségútvonalak
Parkolási lehetőség, szükség szerint forgalomirányítással
Információval rendelkező a közönséget fogadó és irányító személyzet
Szükség szerinti befogadó képességű Ruhatár
Mellékhelységek száma és tisztasága
Külön dohányzási hely kijelölése
Mozgáskorlátozottak számára nyújtott segítség
A helyszín komfortérzetnek fokára
________________________________________________________________________ 46
___________________________________________________________________________
A rendezvények egy részénél – konferenciák, tanácskozások, képzések – a vendégek

fogadásánál alkalmazhatjuk a regisztrációt. Itt adhatjuk át a programról szóló
tájékoztatót és segédanyagokat, jegyezhetjük fel a vendég címét és elérhetőségét. A
regisztráció során nyert adatokat később használhatjuk, illetve képet kaphatunk arról,
hogy hányan fogadták el meghívásunkat. Az társadalmi eseményeknél, ünnepi
alkalmakkor célszerű személyesen fogadni a vendégeket. Így egyben a házigazdai
szerepet is ellátva nagyon sok közvetlen kapcsolatot alakíthatunk ki. Több
reprezentációs eseményen nem azonos a rendező személye a házigazdával. Ebben az
esetben a meghívó maga (pl.: polgármester) vagy a meghívó fél képviselője
fogadhatja a vendégeket. A kiemelt fontosságú vendégek esetében célszerű külön
helyiséget kijelölni arra az időre, amíg a program el nem kezdődik. Itt kisebb
vendéglátással fogadhatjuk őket.
Amennyiben nem helyre szóló jegyeket alkalmazunk arra, hogy a közönség elfoglalja
helyét, akkor a kiemelt vendégek részére biztosítanunk kell a helyfoglalás
lehetőségét. Tegyük ezt diszkréten, apró névre szóló kártyával, vagy a „Foglalt” tábla
kihelyezésével. A kiemelt vendégekhez biztosítsunk kísérőket, hogy a kijelölt helyre
akadálytalanul eljuthassanak.
A rendezvények egy részénél a meghívottak közül többeket személyesen kell
üdvözölni a program megnyitásakor. Fontos, hogy a műsorközlő vagy moderátor
minden szükséges információval rendelkezzen arról a személyről, vagy szervezetről
akit, illetve amit köszönt. Protokolláris eseményeknél a meghívó fél személyesen is
köszönti a vendégeket. Törekedjünk arra, hogy e ceremónia lehetőleg rövid legyen.
Senkinek sem lehet célja, hogy a hosszú köszöntők elvegyék a kedvét a
résztvevőknek, és unalmassá váljon a rendezvény.
Amennyiben programunk fő attrakciója a közreműködők műsora, akkor célszerű
külön műsorvezetőt alkalmaznunk. Olyan személyt válasszunk, aki alkalmas a
feladatra. Ha lehet, vonjuk be az előkészítő fázisba. A műsorvezető egyben a
rendezvény házigazdájának is tekinthető, nagyban függ tőle, hogy milyen sikere lesz
az eseménynek. Lássuk el minél több információval:
________________________________________________________________________ 47
___________________________________________________________________________
a rendezvény céljairól
a közreműködőkről,
a produkciókról
a környezetről,
A VIP vendégek jelenlétéről
A rendezvényt támogatókról
Ha a közönség, a látogatók megérkeztek rendezvényünkre és elfoglalták helyüket,
akkor elkezdődik a program tényleges megvalósulása. Fontos szabály, hogy soha nem
várassuk a vendégeket feleslegesen, azaz kezdjük időben el rendezvényt. A 15 percnél
hosszabb csúszás esetén mindenképp tájékoztatni kell a közönséget annak okáról és a
további lépésekről is
.
2. 1. 3. A kockázatok kezelése és a váratlan események
A legnagyobb gondossággal megszervezett rendezvényben mindig ott rejlik a
kockázat vajon siker vagy kudarc követi kezdeményezésünket. Mivel a kockázat, mint
a veszély lehetőség van jelen cselekvéseinkben, ezért érdemes felkészülni
elkerülésükre, illetve fellépésük esélyének minimalizálására. A kockázatok forrásai
lehetnek rendezvényen belüli és rendezvényen kívüliek.
A rendezvényen belüli kockázatok:

 Időpont, időtartam – rossz kezdési időpont, túl hosszú program
 Rendezvény helyszíne – nem megfelelő vagy rosszul megközelíthető
 Költségeket – többletköltségek megjelenése
 Ár, részvételi díj – magas jegyárak,és részvételi díjak
 Műszaki és technika – az eszközök elromlanak, nem működnek
 Emberi erőforrás – személyzet tapasztalansága,
– a látogatók érdektelensége
 Szolgáltatással kapcsolatos – nem megfelelő minőségű
________________________________________________________________________ 48
___________________________________________________________________________
A rendezvényen kívüli lehetséges kockázatok:

 Környezeti – vis major esetek (vihar, baleset, áramszünet
 Piaci – versenytársak megjelenése, konkurencia
 Pénzügyi – időközbeni árváltozások (üzemanyag)
A kockázatok kezelésére fel kell tehát készülnünk. Nem ördöngös feladatról van szó.
Ha valóban lelkiismeretesen akarunk eljárni a rendezvényünk szervezésében, akkor
viszont nem kerülhetjük el, hogy kockázati lehetőségeket
Felbecsüljük (a tényezők megnevezése)

Elemezzük (a hatások elemzése, milyen következménnyel jár)
Tervezzük (felkészülés a kockázat bekövetkezésére)
Ellenőrizzük (készenlét)
A program ideje alatt gondoskodjunk arról, hogy tudjunk a váratlan helyzetekre

reagálni. Ha házigazdai teendőink nem engedik, külön személyt kell kijelölni arra az
esetre, ha úgymond: valami történik. A forgatókönyv útmutatást adhat arra, hogy
váratlan eseménykor hogyan cselekedjen a szervező/rendező stáb.
A váratlan események kezelésének módjai:
o Prevenció – megelőzés, a veszélyek minimalizálása
o Korrekció – időközbeni módosítás technikája
________________________________________________________________________ 49
___________________________________________________________________________
2.1.4. A rendezvények befejezése
A program befejezése is fontos eleme a rendezvényszervezés folyamatának. Nem

mindegy, hogy az utolsó élmények és benyomások milyenek lesznek a távozó
vendégekben. Ekkor már érzékelhető, hogy a rendezvény sikeres volt-e, kár lenne
elrontanunk azzal, hogy a befejezést szervezési hibák miatt elrontjuk.
A befejezés fontos elemei:
 A résztvevőktől való elbúcsúzás módja

 Megfelelő számú személyzet biztosítása a Ruhatárhoz
 A távozási útvonalak biztosítása
 Forgalomirányítás a személygépkocsik részére
Fontos, hogy a bontási munkálatokat csak az utolsó vendég távozását követően

kezdjük el. Nagyon lehangoló tud lenni, ha a színpadon már pakol a technikai stáb, a
pincérek szedik le az asztalok, a kiállítók a befejezés előtt elpakolnak. Ragaszkodjunk
ahhoz az elvhez, hogy programjainknak akkor van vége, ha az utolsó érdeklődő sincs
már jelen. A bontás vezérvonala ugyanúgy a forgatókönyv. Amely ha helyesen van
megírva, tartalmazza a rendezvényt követő feladatok rendjét is. A területet és/vagy
helyiséget ki kell takarítani, vissza kell állítani az eredeti állapotot, erre több esetben
megállapodás is kötelezhet. A szükséges javításokat is minél hamarabb meg kell
tenni, hogy a helyszín az elkövetkezendőkben is alkalmas legyen rendezvényeink
megtartására, illetve ha használatba kaptuk, akkor máskor is élhessünk a lehetőséggel
A programok lebonyolítása során nagy hangsúlyt fektettünk a helyszín előkészítésére,

a megfelelő környezet kialakítására. Tudjuk az ellenőrzés fontosságát és a folyamat
lehetséges változatait is ismerjük. A vendégek és a közönség fogadásakor
körültekintően jártunk el, megismertük azokat az írott és íratlan szabályokat, amelyek
________________________________________________________________________ 50
___________________________________________________________________________
betartása és alkalmazása szükséges ahhoz, hogy a résztvevők jól érezzék magukat.

Nem feledkeztünk meg a program befejezésekor szükséges teendőkről sem.
3. 1 A rendezvényt követő teendők
A rendezvény helyszínét elhagyva a jó programszervező már a következő napon

gondolkodik és tervezi, hogy minden olyan feladatot mihamarabb elvégezzen,
amelyek szükségesek a program végleges befejezéséhez. A programokkal kapcsolatos
gazdasági elszámolások elkészítése, az adminisztrációs feladatok végrehajtása. A
rendezvény értékelése, a tapasztalatok feldolgozása. Az esemény történéseinek
archiválása.
3.1.1. A rendezvénnyel kapcsolatos gazdasági, és adminisztratív teendők
A rendezvény zárását követően sok feladat vár még ránk. Néhány elemük
természetesen a rendezvény bonyolítása alatt is elvégezhető, de ellenőrzésüket
mindenképp érdemes megtenni.
Gazdasági feladatok:
 A pénzügyi elszámolások elkészítése
 Közreműködök kifizetése
 A jegyek elszámolása, a bevétel kezelése
 A számlák befogadása és a kifizetések ellenőrzése
 A kötelező járulékok és adó befizetése
 A szerzői jogdíj rendezése
Ekkor tudjuk megállapítani, hogy rendezvényünk veszteséges, rentábilis vagy

nyereség volt-e.
________________________________________________________________________ 51
___________________________________________________________________________
Adminisztrációs feladatok:
 Köszönetnyilvánítás a résztvevőknek és a támogatóknak

 Rendezvényemlékeztetők készítése és elküldése az érdekelteknek
 Címlisták rendszerezése és frissítése
3. 1. 2. A rendezvény visszhangjának feldolgozása a tapasztalatok leszűrése
Egy-egy jól sikerült program nagyon sok tapasztalattal vértezhet fel bennünket.
Érdemes tehát minden olyan információt összegyűjteni és rendszerezni, ami további
rendezvényszervezői munkánkat segítheti. A programról megjelent híradásokat,
újságcikkeket, riportokat össze kell gyűjteni. Ha készült a rendezvény ideje alatt
kérdőíves vizsgálat a program fogadtatásáról – általában konferenciák, tanácskozások
esetében alkalmazzák mérési módszerként – az adatokat dolgozzuk fel és
rendszerezzük. A regisztrációs listát mindenképpen őrizzük meg, hisz potenciális
meghívandókat jelenthetnek a későbbiekben azok a vendégek, akik a megtartott
programunkon részt vettek.
3. 1. 3. A közreműködők munkájának értékelése, visszacsatolás
A közreműködőknek eljuttatott levél, amelyben elismerésünket fejezzük ki

munkájukért, segítségükért, emlékezteti őket a sikeres rendezvényre, és szorosabbá
teszi a ki a létrejött kapcsolatot. Érdemes továbbá összehívni a programban
közreműködőket, a segítőket abból a célból, hogy jövőbeni munkájukra is
számíthassunk. A köszönetnyilvánítás formája lehet ünnepélyes is, ebben az esetben
a gesztus jobban rögzül a partnereinkben. Kisebb ajándéktárgyak (rendezvény pólói,
emlékplakett stb.) átadásával tehetjük még egyedibbé az alkalmat.
________________________________________________________________________ 52
___________________________________________________________________________
3.1.4. Az esemény archiválása

A programzárást követően minden dokumentumot célszerű megőrizni. Jogszabályok
amúgy is köteleznek bizonyos iratok, bizonylatok megőrzésére, de a többi
dokumentum, a forgatókönyv, a rendezvény plakátjai, információs anyagai még jól
jöhetnek a további programszervezésnél. A címlista és a névjegykártya gyűjtemény is
gyarapodhat. A rendezvényről megjelent cikkek, képek és videofelvételek archiválása
hasznos dolog, hisz később így is emlékezhetünk a sikeres programra, illetve
referenciaként felhasználhatjuk. A számítógépen a fotókból bemutatót készíthetünk,
amely mindig elővehető, ha prezentálni akarjuk a rendezvényünket más helyszíneken.
Több dokumentumunk sablonformáját érdemes a számítógépen elmenti, hisz más
alkalommal is használhatóvá válik. Ezzel további felesleges munkát spórolunk meg.
A programok lebonyolítását és a rendezvények végét követő teendőinket tárgyaló

fejezetben megismertük program tartalmi elemeinek megvalósítási módjait. A
helyszín gondos előkészítése, a rendezvény előtti utolsó pillanatok sem telnek el
tétlenül. Tudjuk, hogy nem mindegy hogyan fogadjuk vendégeinket, miként várjuk a
közönséget. A gondos szervező felkészül a váratlan helyzetekre, illetve a tervezéskor
számol a kockázati tényezőkkel is. Az eseményt követő utómunkálatok fontosságát és
sorrendjét is megismertük A rendezvény helyszínének rendberakásától a pénzügyi
elszámolási kötelezettségeken át a közreműködök munkájának elismeréséig sok
munkát kell még elvégeznünk ahhoz, hogy kijelenthessük; készen vagyunk! A
programról szóló híradások és a rendezvény dokumentálása segíthet bennünket
abban, hogy a tapasztalatokat elraktározzuk és a felhalmozott tudást, ismeretet
később is kamatoztassuk.
Láthatjuk, hogy a jó rendezvényszervező sosem pihenhet, és sohasem jelentheti ki,
hogy minden rendben van. A sok-sok munkát és fáradságot követelő tevékenység
legnagyobb fizetsége az, amikor érezzük, hogy a programjainkon részt vevő közönség
jól érzi magát, az eseményekről még sokáig beszélnek a helyi közösségben és
településünk jó hírét viszik az oda látogatók.
________________________________________________________________________ 53
___________________________________________________________________________
Ajánlott Szakirodalom:
 BERNÁTH LÁSZLÓ (szerk.): Műfajismeret. MÚOSZ, Bp. 1994.

 CARNEGIE D. : Hogyan szerezzünk barátokat.? Gladiátor K. Bp. 2002.
 CSEH GABRIELLA – SÜKÖSD MIKLÓS: Médiajog és médiapolitika
Magyarországon. Bp. 1999. Új Mandátum
 CSIDER SÁNDOR: Kulturális animáció I-II. Szombathely, BDF. 2000.
 FARAGÓ HILDA: Idegenforgalmi rendezvények és kongresszusok szervezése.
KIT Bp. 1999.
 FÜLÖP GÉZA: Az információ Bp.. ELTE BTK 1996
 FÁBRI ANNA: A művelt és udvarias ember (kultúrtörténet). Mágus K. 2001
 GERGELY ANDRÁS: Önszerveződő civil társadalom 1-2. Comitatus, 1993/1/2
 GYARMATI ILDIKÓ: A rendezvényszervező kézikönyv. Szókratész Külgazdasági
Akadémia. Bp. 2001.
 GYARMATI ILDIKÓ: Egyházi protokoll. Athenaeum K. 2002.
 GÖRÖG IBOLYA: Protokoll – az életem. Bp, Athenaeum K. 1999
 GÖRÖG IBOLYA: Mindennapi maceráink. Bp, Athenaeum K. 2000.
 Hill.R.: Mi, európaiak. Geomedia K. Bp. 2001
 JÁRÁSI ANIKÓ, Rendezvényszervezés, Szeged, JGYF Kiadó, 2004.
 KOTLER, PH: Marketing managment. Bp. 1991. Műszaki kiadó
 Köves J. Julianna: Illik tudni. K.u.K. Kiadó Bp. 1997
 LANGER KATALIN - RAÁTZ JUDIT: Üzleti kommunikáció, Nemzeti
Tankönyvkiadó, Budapest
 MANKÓ MÁRIA: A Public Relations alapjai. Szombathely, 2000. BDF
 Milne,A. – Shepard, H.: Micimackó kis illemtankönyve. Szukits K. 1997
 MOLNÁR GYÖRGY: Bevezetés a protokoll világába kézikönyv. Miskolci Egyetem
2000.
 MÓNUS ÁGNES: Public Relations a gyakorlatban – a bizalomépítés művészete.
Bp. 2001
 PUCZKÓ LÁSZLÓ-RÁTZ TAMARA: Az attrakciótól az élményig. Geomédia.2000.
________________________________________________________________________ 54
___________________________________________________________________________
 ROBINSON, D.: Az üzleti élet illemtana. Perfekt K. 2001

 O’SULLIVAN – DUTTON – RAYNER: Médiaismeret. Bp. 2002. Korona Kiadó
 DR. SILLE ISTVÁN: Illem, Etikett, Protokoll. KJK 2000.
 SZELES PÉTER: Public Relations a gyakorlatban. Geomédia 200.
 SCHIFFER MIKLÓS: A stílusos nő. Officina K. Bp. 2002
 SCHIFFER MIKLÓS: Stílusról férfiaknak. Officina K. Bp. 2001
 Üzleti rendezvényszervezés. B+V Lapkiadó. Bp. 2002
 VERCSEG ILONA: Közösség, eszme és valóság. Bp. 1992. Közösségfejlesztők
Egyesülete
________________________________________________________________________ 55
___________________________________________________________________________
Fontosabb jogszabályok:
Adó, Illeték, Járulékok:
 1990. évi XCI. tv. az adózás rendjéről

 1990. évi C. tv. a helyi adókról
 1990. XCIII. tv. az illetékről
 1992. évi LXXIV. tv. az általános forgalmi adóról
 1995. évi CXVII. tv. a személyi jövedelemadóról
 1997. évi LXXX. tv. a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra
jogosultságról, valamint a szolgáltatások fedezetéről
 1997. évi LXXXIII. tv. a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól
 2003 évi CXXVII tv. a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának
különös szabályairól
Büntetőjog és szabálysértés
 1998. évi XIX tv. a büntetőeljárásról

 1978. évi IV. tv. a büntető törvénykönyvről
 1994. évi LIII. tv. a bírósági végrehajtásról
 1999. évi LXIX. tv. a szabálysértésről
Gazdálkodás, számvitel, pénzügy:
 2000.évi C. tv. a számvitelről

 1992. évi XXXVIII. tv. az államháztartásról
 114/1992. (VII.23.) Korm. rendelet a társadalmi szervezetek gazdálkodó
tevékenységéről
Munka és Egészségvédelem.
• 1993. évi XCIII. tv. a munkavédelemről

• 1999. évi XLII. tv. a nemdohányzók védelméről és a dohánytermékek…
• 4/1997 (I.22.) Korm. rendelet az üzletek működéséről és a belkereskedelmi
tevékenység folytatatásának feltételeiről
• 12/1983. (V.12.) MT rendelet a zaj – és rezgésvédelemről.
• 5/2006. (II. 7.) EüM rendelet a mentésről
Művelődésigazgatási jogok:
 1997. évi CXL tv. a muzeális intézményekről, nyilvános könyvtári ellátásról és a

közművelődésről
________________________________________________________________________ 56
___________________________________________________________________________
 2001. LXIV. tv. a kulturális örökség védelméről

 1997. évi CLVI. tv. a közhasznú szervezetekről
Polgári jog:
• 1952. évi III. tv. a polgári perrendtartásról

• 1959. évi IV. tv. a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről
Szerzői jogokról:
• 1999. évi LXXVI. tv. a szerzői jogokról
Társadalmi önszerveződés:
• 1959. évi IV. tv. a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről

• 1989. évi II. tv. az egyesülési jogról
• 1989. évi III. tv. a gyülekezési jogról
• 1989. évi XXXIII. tv. a pártok működéséről és gazdálkodásáról
• 1997. évi CLVI. tv. a közhasznú szervezetekről
Tűzvédelem:
• 1996. évi XXXI. tv. a tűz elleni védekezésről, a műszaki mentésről…

• 30/1996. (XII.6.) BM rendelet a tűzvédelmi szabályzat készítéséről
Vagyonvédelem:
 1996. XXXVII. tv. a polgári védelemről

 15/1990. (V.14.) BM rendelet a rendezvények rendjének biztosításával
kapcsolatos rendőri feladatokról
Rendezvényszervezés:
 23/2011. (III.8.) Korm. rendelete a zenés, táncos rendezvények működésének

biztonságosabbá tételéről
________________________________________________________________________ 57

Joós Tamás - A Kulturális Rendezvényszervező

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Joós Tamás - A Kulturális Rendezvényszervező

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

___________________________________________________________________________

A rendezvényszervezőknek készült oktatóanyag azokon próbál segíteni és tanácsot

A tananyag elméleti részében segítséget kapnak ahhoz, hogy eligazodjanak, a

Információkhoz jutnak a jogi és pénzügyi feltételek teljesítéséhez, módszertani

követelmények betartásának fontosságát, a vendégek és a közönség fogadásának

A gyakorlati részben a hallgatók, egyéni munkával, kiscsoportos foglalkozás keretén

A különböző programok megrendezéséhez szükséges alapismeretek elsajátítása. A

A KÉPZÉSBEN HASZNÁLHATÓ MÓDSZEREK:

2.1. A rendezvények típusai

1.4.1.6. A szükséges források előteremtése

II. GYAKORLATI KÉPZÉS 60 ÓRA

Téma: Módszer: Végrehajtás:

A helyi közösség igényeinek Piackutatás,  Elméleti előadás a kérdőívek

A rendezvények Szponzorálási technikák  Elméleti előadás a támogatási

A rendezvények jogi Rendezvénybiztosítás, szerzői  Előadás a rendezvények jogi

III. GYAKORLATI FELADATOK

Egy önálló helyi rendezvény megtervezése és lebonyolításának dokumentációja

Önálló helyi rendezvény:

 információs anyagok megtervezése

 reklámterv és költségvetés összeállítása,

 protokoll tevékenységek rögzítése

 az eseményt követő tevékenységek dokumentálása

A rendezvények/programok meghatározása és kategorizálása. A rendezvények

A rendezvények általában egyszeri, nem ismételhető alkalmak. Hiába szervezünk,

Nem tekinthető tehát tudatos szándékkal létrejött programnak a spontán

A rendezvényeknek általában világos céljai vannak, megszervezésük összetett,

ugyan különböző típusokat megnevezni és nagyságrendjük szerint rangsorolni, de a

A reprezentációs rendezvények (családi események, állami és társadalmi ünnepek,

Konferencia típusú rendezvények (értekezletek, tanácskozások, tudományos ülések,

Nyílt rendezvények (nyilvános szakmai programok, családi napok, fesztiválok,

Társadalmi rendezvények (értekezletek, ankétok, közgyűlések, vándorgyűlések,

A fenti kategorizálásból jól látható, hogy egy-egy rendezvény több típusba is

Összefoglalva: megállapíthatjuk, hogy a rendezvényeknek nagyon sokféle típusa

1. 2. A rendezvényszervezéshez szükséges jogi alapismeretek.

A rendezvények szervezéshez szükséges jogi feltételek ismertetése, a különféle

Mielőtt nekilátnánk a helyi közösség, csoport programjának megszervezéséhez, nem

 23/2011. (III.8.) Korm. rendelete a zenés, táncos rendezvények működésének

zenés táncos, illetve rendezvényt szervezünk. Különös tekintettel arra, hogy

 Rendőrségi engedély beszerzése szükséges a nyílt fogyasztói és

tartatnunk. Ha úgy ítéljük meg, hogy rendezvényünk olyan nagyságú, vagy

A szerződés abban az esetben érvényes amennyiben a felek kölcsönösen akarják

A szerződések/ megállapodások részei:

Esetünkben a megállapodásokat, szerződéseket, megbízásokat a programban való

megállapodást, annak melyik módját választjuk. Még a helyi kisebb településeken,

Normális esetben a megállapodást követően, a szerződésben foglalt tartalmi elemek

 Abban az esetben, ha egyik fél sem hibás a teljesítés elmaradásért vagy

 Ha azonban a teljesítés valamely félnek felróható okokból hiúsul meg –

Összefoglalásként megállapíthatjuk, hogy a jogi ismeretek hiánya veszélyeztetheti

A lehetőségek és adottságok felmérése. A helyi közösségi igények feltérképezése,

Nincs annál lehangolóbb érzés, mint amikor az általunk elgondolt programra,

várhatjuk el környezetünktől, hogy személyes szimpátiánkkal, kedvtelésünkkel, egy-

Megkérdezés a legegyszerűbb és helyi közösségekben alkalmazható módszer. A

o Tisztázzuk, hogy milyen információkat akarunk megtudni.

Az információk milyensége határozatja meg, hogy melyik kérdőív típust használjuk a

Az információk megszerzésére és az adatok összegyűjtése során nyitott és a zárt

• Zárt kérdés esetében a kérdőíven magán szerepelnek a különböző

Interjú: a személyes - interperszonális kommunikáció – kapcsolat révén sokkal

A szavazást abban az esetben alkalmazhatjuk, ha két vagy több lehetséges változat

A különböző módszerek által beérkezett információkat és adatokat fel kell

Ha a helyi közösségek, a települések számára tervezett programok megrendezése

A különböző rendezvények – egyszeriségük és egyediségük ellenére – szervezési

A rendezvényszervezéshez szükséges alapismereteket összegyűjtő legnagyobb

1. 4. 1. 1 A rendezvények céljainak meghatározása, a stratégia kidolgozása.

Minden általunk szervezett program, esemény valamilyen előre meghatározott céllal