RENDEZVÉNYSZERVEZÉS

GYAKORLATI ALAPJAI
 Rendezvényszervezési
alapfogalmak
 A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely
lehetővé teszi, hogy egy adott helyen és adott időben, zömében
idegen személyek meghatározott célból, eseményen
találkozzanak, amelynek kiszolgálására egy kiépített és
tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.

 Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai,

kulturális, sport és egyéb) összejövetellel kapcsolatos teljes
körű előkészítő, szervező munka, mely magába foglalja az
esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra
biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.
RENDEZVÉNY
A rendezvény szó szintetizáló fogalom, magában
foglalja mindazokat a nagyobb tevékenységi
formákat, amelyek megszervezésére professzionális
szervezőre van szükség. Így többek között a
kongresszus,- konferencia vagy kiállítás szervezést,
művészeti - , sport-, valamint komplex vendéglátó
események szervezését (pl. bál)

RENDEZVÉNYSZERVEZŐ
A rendezvényszervező az a személy, aki összefogja
a különböző résztevékenységeket, s ezeket a
tevékenységeket koordinálja.
HELYSZÍN
Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény
bonyolítható. A rendezvényhelyszínnek megfelelő
infrastruktúrával kell rendelkeznie.(hangosítás,
világítás, színpad, nézőtér, WC, ruhatár, büfé stb. )

KÖZREMŰKÖDŐK:
Művészek
Műszaki személyzet (roadok) . Az előadás kötelékébe
tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások
és segédmunkások, akik az előadás előkészítésének
és lebonyolításának technikai feladatait végzik.
(hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás,
pirotechnikus, videó technikus,)
Egyéb közreműködők: jegyszedő, ruhatáros, büfés,
biztonsági őr, stb.
 Rendezvények csoportosítása
„Jellegük” szerint:

 Művészeti jellegű (koncert, fesztivál)

 Tudományos jellegű (konferencia, bemutató)
 Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi
 szokásokhoz fűződő programok)
 Társadalmi, politikai jellegű (közgyűlés, felvonulás)
 Egyházi jellegű (körmenet)
 Sport jellegű (verseny, bemutató)
 Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár)
 Komplex
Előkészítés szerint
 Tervezett rendezvények
 Spontán rendezvények (tüntetés)

Gazdasági cél szerint:

 Nyereség-orientált
 Non-profit

Helyszín jellege szerint:

 Zárt térben, épületben
 Szabad téri

Helyszínek száma szerint:

 Egyhelyszínes
 többhelyszínes
Funkcionális tartalom szerint

 Kongresszus, konferencia
 Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház)
 Versenyek
 Kiállítások
 Játékok, közösségi szabadidős programok
 Látványfelvonulás, demonstráció
 Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés
„Volumene” szerint

 Világrendezvények
 Európai
 Nemzetközi Országos
 Regionális
 Megyei
 Kistérségi, települési, kerületi
 Kisebb közösségi
Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete
szerint:

 Kandidált rendezvény: Az adott nemzetközi szervezetnél

pályázni kell, így lehet megszerezni a rendezvényszervezés
jogát. Ilyen pl. a sport világbajnokság..
 Adaptált rendezvény: Más országból átvett rendezvény, amely
nagy érdeklődésre tart számot külföldön, és emiatt érdemesnek
tartják nálunk is adaptálni. Ilyen típusú rendezvényszervezés pl.
a Budapesti Tavaszi Fesztivál.
 Innovált rendezvény: Olyan rendezvények, amelyeket sem
hazánkban, sem külföldön nem rendeztek még meg.
 Konvencionális rendezvény: Egy adott térségben/helyszínen
időszakosan visszatérő, hagyományos rendezvény
továbbfejlesztésével létrehozott rendezvények, pl. Mediterrán
Ősz
Rendezvény célja szerint:

 hagyományteremtő rendezvény
 hagyományőrző rendezvény
 imázs teremtő rendezvény
 imázs erősítő rendezvény
 szórakoztató rendezvény
 közösség erősítő, építő rendezvény
 oktató, ismeret közvetítő rendezvény
 profitszerző rendezvény
 Rendezvénytípusok
Hivatalos rendezvények:
 Konferencia: előre meghatározott napirend és program szerint zajló,
problémamegoldó ülés.
 Kongresszus: egy politikai, szakmai, kulturális, vallási stb. csoport több száz
vagy akár ezer képviselőjének rendszeres találkozási formája.
 Corporate meeting (~ Testületi ülés): a létszáma 50 fő alatt van.
 Ülés, meeting: közepes nagyságú összejövetel.
 Tréning: kisebb-nagyobb csoportok számára szervezett oktatás, továbbképzés.
 Sajtótájékoztató: tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai
bemutatók, vállalati évfordulók, kitüntetés vagy csupán a nagyobb
nyilvánosságnak, vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás
esetén híják össze a sajtó képviselőit. Több országból érkező újságíró
meghívása esetén sajtóértekezletről, sajtókonferenciáról beszélünk.
 Kiállítás: az eladás ösztönzésének egyik módja, amely lehet vásár, kiállítás,
szakkiállítás, szalon, expo és szak-világkiállítás.
Étkezéssel egybekötött rendezvények

 Bankett, fogadás, állófogadás: a fogadás valamilyen esemény

ünneplése, vagy valamely magas rangú vendég tiszteletére
vendéglátással összekapcsolt összejövetel. A bankett ehhez
hasonló, amely lehet ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora.
 Buffet-dinner: az úgynevezett ültetéses álló rendezvényeken, a
buffet-dinner alkalmával a teremben a büféasztalon kívül annyi
asztalt kell megteríteni ülésrend nélkül, ahány vendég
visszaigazolta a részvételt.
 Koktélparti: ezen a társas összejövetelen köttetnek az új üzleti
kapcsolatok és ismeretségek. Az étkezés visszafogott, elegáns.
 Egy pohár pezsgő: kiállítás megnyitásának, szerződés
aláírásának, szoboravatásnak, kitüntetés átadásának a szerves
része.
Egyéb rendezvények:

 Ankét: tanácskozás, értekezlet, vitaülés

 Táncmulatság, bál: nagyobb szabású, általában szervezett
 Bemutató: valaminek az első nyilvános előadása
 Estély: az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és tánccal
egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek a
tiszteletére adnak
 Fesztivál: ünnepi játékok, ünnepi előadás sorozat, ünnepélyes
seregszemle
 Gála: díszes, ünnepélyes előadás, műsor
 Parádé: látványos, fényűző, pompás ünnepség, felvonulás
 Show: látványos, vegyes szórakoztató műsor
 Tutorial: oktatási, konzultációs rendezvény
 A rendezvényszervezés fázisai

 A rendezvényszervezés előkészületei
A rendezvényszervezés előkészítő feladatai közé tartozik többek között az
időpont és a helyszín kiválasztása, a rendezvényprogram összeállítása, a teljes
költségvetés megtervezése. A rendezvényszervező feladata továbbá a
rendezvényhez szükséges engedélyek beszerzése és a bejelentési
kötelezettségek megtétele.
 A rendezvényszervezés „aktív” része
A rendezvényszervező legizgalmasabb feladatai a rendezvény alatt zajló
tevékenységben mutatkoznak meg: a programkoordináció, a vendégek
fogadása és regisztráció lebonyolítása, a technikai háttér biztosítása, a
rendezvény alatti protokoll feladatok ellátása és számos más egyéb feladat
tartozik ide.
 A rendezvényszervezés utómunkái
A rendezvényszervező számára nem ér véget a rendezvényszervezés folyamata
a rendezvény befejezésével, hiszen hátravan még a helyszín bontása, a szemét
eltakarítása, a tereprendezés, valamint a dokumentációk, utókalkuláció,
 Mit kell átgondolnunk?
 Helyszín kiválasztása
 Technikai szükségletek-lehetőségek
 világítási és hangosítási lehetőségek (bekötések,
meglévő világítási rendszer használata, mikrofonok,
mikrofonállványok)
 áramvételi lehetőségek (honnan, milyen teljesítményű
/amperszám/, bekötés módja)
 Biztonságtechnika (kordonok, security, stage pass, a
felszerelések –technikák biztonsága)
 Színpad (milyen dobogó rendszerek vannak, függönyök, díszlet
lehetőségek, vonal és ponthúzók)

 Öltözők (tükör, mosdók, zárhatóság, fűtés-szellőzés, színpad

megközelítése, biztonsági szempontok)
 Bejáratok és kijáratok száma, mérete (a tömeg és a pakolás
miatt)
 Mosdók (számuk és azok állapota)
 Büfék (állapota, választék, árak)
 Jegypénztárak (száma, elhelyezkedése, nyitva tartás)
 Vendégek irányításának, mozgatásának jelzései (piktogramok)
 Vendégek és közreműködők közlekedése és parkolása.
 Beszállítás
 Orvosi szoba
 Reklám és propaganda információk

 Mennyi idő áll a rendelkezésre a reklámhoz ?

 Milyen reklámhordozókat tudunk és akarunk használni ?
(hatékony hordozók ismerete, reklámhatékonyság
vizsgálata)
 Milyen lehetőségeink vannak ? (fizetett és ingyenes
lehetőségek)
 Reklámhordozók tervezése (plakát, szórólap, média
reklámok stb.)
 Szponzorok felkutatása, szponzorajánlat készítése
 Rendezvény körüli más események

 Hasonló műfajban abban az időpontban mi lesz ? (azonos

típusú rendezvények hatása)
 Dátum megállapításának buktatói (ünnepnapok, alkalmas
napok, művészeti eseménynél fizetésnapok)
 Konkurencia elemzés (mivel és kivel szabad versenyezni ?)

Gazdasági helyzet
Kockázat elemzés (előkalkuláció)
-kiadások fedezete, várható bevételek,
-fedezeti pont számítása
-pályázatok lehetősége
-szponzorok és mecénások
 Szakmai tervezés

Rendezvény forgatókönyve

- díszlet terv
- reklám és propaganda terv
- rendezvény szakmai terve
- biztonsági terv
- időtáblázat felelősökkel
 Gazdasági tervezés
Kiadások:
- Bérleti díjak ( helyszín)
- Technikai költségek ( hang, fény, videó,díszlet, jelmez, stb.)
- Nyomda költségek (plakát, szórólap, jegy)
- Reklám költségek ( plakáthely, rádió, televízió, hirdetések a
sajtóban, egyéb : szórólaposztás)
- Tiszteletdíjak (megbízás, vállalkozói szerződés)
- Hivatalos költségek:
- jogdíj (nettó bevétel 9 %-a)
- közönségszervezés jutaléka (10-15 %)
Bevételek: jegybevétel,részvételi díj, szponzor pénz,
reklámbevétel, stb. pl. üzleti
Ütemezés cash-flow
 Műsorközlés

 Rendezvény helye
 Rendezvény megnevezése
 Időpontja
 Rendező neve és címe
 A helyiség befogadóképessége ( fő)
 Résztvevők száma ( fő )
 Lebonyolítás
 SZERZŐDÉSKÖTÉSEK
 ENGEDÉLYEK BESZERZÉSE
 POSTÁZÁS ( MEGHÍVÓK, VIPJEGYEK, )
 KÖZREMÜKÖDŐK SZERZŐDTETÉSE
 SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ MEGSZERVEZÉSE
 HIRDETÉSEK ÉS PROPAGANDA BEINDÍTÁSA
 RENDEZVÉNY NAPJA
 Szerződések
 Szerződéskötések
(megbízási szerződések, szponzori, terembérleti, egyéb bérleti,
vállalkozói pl. árusok, büfé-vendéglátás, jegyterjesztés, nyomdai
munkák stb. )

 Mit kell tartalmazni a szerződésnek ?

- kik kötik meg ( pontos címek és adatok)
- megállapodás célja
- díjazás
- lemondási kikötések
- záró rendelkezések (bíróság kijelölése)
 Engedélyek, tájékoztatás

 PIROTECHNIKA

 MENTŐK (LÉTSZÁM FÜGGŐ)

 SZABADTÉREN TERÜLETFOGLALÁS

 RENDŐRI BIZTOSÍTÁS
 Meghívók
 Mit tartalmazzon?
 a Meghívó szó
 a meghívott neve titulusa, ha a meghívottat kísérővel hívjuk meg, a megszólított neve után
az "és kísérőjét" vagy "Önt és kísérőjét"
 az alkalom, aminek kapcsán a rendezvényre sor kerül
 a rendezvény műfaja (fogadás, aláírás, ünnepi ülés stb.)
 a rendezvény időpontja (koktél, állófogadás esetén a kezdés és a várható befejezés
időpontja;
 Öltözködés meghatározása, ha releváns
 a rendezvény helye pontos cím, szükség esetén kis térképpel
 visszajelzés kérése- ennek adatai

 Időbeni kiküldés ( nem túl előre, de nem túl későn)

 Sajtójegyek, VIP kezelése
 Egyéb propaganda: plakát, szórólap
tömegkommunikáció, meglepő ötletek pl. parkoló autó
 Közreműködők felkészítése

 Rendezők – hostessek (öltözet, kitűző)

 Művészek feltételei ( esetleges ellátások)
 Ruhatárosok
 Biztonságiak
 Orvos stb

Sajtótájékoztató

 Sajtóterv elkészítése
 Sajtótájékoztató időpontjának kijelölése
 Sajtóanyag elkészítése
 Sajtólista
 Sajtótájékoztató körülményei, vendéglátása
 Sajtótájékoztató levezetése
 Rendezvény napja
 Helyszín átvétele ( helyi emberek átadják, amennyiben
valami sérülés látunk, jegyzőkönyv, tisztaság és műszaki
állapot ellenőrzése, a helyi dolgozók jelenléte, pl.
villanyszerelő a bekötéshez)
 Irányító rendszerek felszerelése (öltöző beosztás kiírása,
vendégtájékoztatás, WC. büfé, orvos, pénztár, bejárat –
vészkijárat stb.)
 Színpad díszletépítése és technikai felszerelése
(forgatókönyvben meghatározott sorrendben és időben)
 Jegyárusítás a helyszínen (megmaradt jegyek árusítása )
 Vendéglátás – büfé (személyzeti büfé, vendégbüfé)
 Próbák (fellépők érkezése, fogadása, próbarend előre a
forgatókönyv szerint) hang és fénypróbák
 Kezdés (max. 10 perccel a meghirdetett
időpont után)
 Megvalósítás
 Bontás
 Jegyelszámolás a helyszínnel
 Kifizetések ( gázsik, alkalmiak)
 Rövid értékelés - köszönet !!!!
 Értékelés
 Elszámolás ( jegyelszámolás)
 Számlák kifizetése
 Utókalkuláció – tényleges kifizetések birtokában,
gazdasági értékelés
 Köszönő levelek
 Sajtófigyelés
 Közvetlen stábbal és a művészekkel értékelés
 Szerzői Jogvédő Iroda bejelentés
Felhasznált irodalom:

 Dr. Faragó Hilda: Idegenforgalmi rendezvények és

kongresszusok szervezése (1999)
 Görög Ibolya: Protokoll az életem (1999)

 Sille István: Az etikett és a protokoll kézikönyve

 Görög Ibolya: Protokoll az életem; Athenaeum 2000

Kiadó
 Gyarmati Ildikó: Rendezvényszervezési kalauz;
Athenaeum 2000 Kiadó
 Ottlik Károly: Protokoll; Protokoll '96 Kft., 1993
Köszönöm a figyelmet!