QUALITY CONTROL CIRCLE [QCC]

VEHILE AND
PARTS
LOGISTICS
DIVISION CONVENTION 37th TOYOTA INDONESIA

KONVENSI QCC SS
OFFICE GROUP BUSINESS PROCESS
TOYOTA – 10 Oct 2017
 PERKENALAN GROUP 1
1) Risalah Group QCC 2) Struktur Organisasi 3) Profil ANDROIDER’s
Nama ANDROID Nama Noreg Masa Seksi
Group Kerja
Perusahaan PT TMMIN Fatimah 0718372 10 Th PECD #1
Divisi Vehicle and Parts Logistics Division Nurfaezi 011326 16 Th Log.Cost
Dibentuk 12 Juli 2013 Fery S.P 1223192 5 Th VECD
Pertemuan 17 Kali F.Nisa 1527755 2 Th PECD #2
Kehadiran Rata-rata 95 % M.Rusli 9506694 22 Th PICD
Tema 4 Tema Sudiono 9506634 22Th PECD #1
Selesai
Usia Masa Kerja
Prestasi 1) Gold Category QCC TAM- 50 Rata2 Usia Rata2 Masa Kerja

TMMIN 2014 40 32,6 Th

Tahun
2) Juara 3 INNOVASTRA 2015 30
3) Juara 3 QCC TAM-TMMIN 2015 20 11 Th
4) Juara 1 QCC TAM-TMMIN 2016 10
0
Fatimah Nurfaezi Fery S.P F.Nisa Sudiono M.Rusli

4) Aktifitas QCC (Mei – Sep 2017) 5) Level Assesment (Awal)

Mei '17 Juni '17 Juli '17 A gustus '17 September '17
No A ktivitas
I II III IV V I II III IV I II III IV I II III IV V I II III IV

1 Kick Off QCC EID* 15 Mei

5 Zone D-1 Zone C-1 Zone B Zone A

Baik
2 QCC A ssesment (A wal) 18 Mei

3 [Step 1] : Plan
Pemilihan tema 4.5
Aktual

[Step 2] :
17 & 18 Mei '17
4 Plan
4 X : 2.9

Sumbu Y : Tempat Kerja Menyenangkan

A nalisa Kondisi yang A da
Aktual Y : 3.1
[Step 3] : Zone C
5
Penetapan target
Plan 3.5
Aktual

6 [Step 4] : Plan 3 Zone C-2

Libur Lebaran

A nalisa Sebab A kibat

Aktual
Tempat Kerja Cukup
Kemampuan Circle rendah
7 [Step 5] : Plan 2.5
Rencana
Penanggulangan Aktual

[Step 6] : 2 Assessment 17 & 18 Mei '17 Hasil Zone D-2

8 Plan
Penanggulangan
Aktual Assessor Baha, Fath ZONE C
1.5
9 QCC A ssesment (A khir)
16 Agu

10 [Step 7] : Plan
Evaluasi hasil 1 Zone D
Aktual

11 [Step 8] : Plan
Kesimpulan, standarisasi 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5
dan T indak Lanjut Aktual

12 Penjurian Sumbu X : Kemampuan Circle Tinggi

13 Konvensi QCC (Level Divisi)
 PERKENALAN CIRCLE LEADER 2

Nama FATIMAH
CIRCLE
LEADER
Noreg 0718372
THEMA
LEADER
Divisi Vehicle & Parts Logistics

Depart. Export Import Part NOTULEN

Seksi PECD #1 ANGGOTA

Masa Kerja 10 Tahun 2013 20014 2015 2016 2017

LEARNING will be “ANDROID”

EFFECTIVE Goes To Global
if we get FUN & ENJOY Convention !!!
 Skill & Level Assesment Sebelum QCC 3

5 Zone D-1 Zone C-1 Zone B Zone A

Baik
4.5
17 & 18 Mei '17
4 X : 2.9

Sumbu Y : Tempat Kerja Menyenangkan

Y : 3.1
3.5 Zone C

3 Zone C-2
Tempat Kerja Cukup
Kemampuan Circle rendah
2.5

2 Assessment 17 & 18 Mei '17 Hasil Zone D-2

Assessor Baha, Fath ZONE C

1.5

1 Zone D

1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5

Sumbu X : Kemampuan Circle Tinggi

- 67% Anggota dengan masa kerja diatas 10 th - Anggota terdiri dari multiseksi
- Memiliki pengalaman di QCC (koordinasi lebih kompleks)
- Meraih berbagai kejuaran QCC Coy & Innovastra
 CIRCLE LEADER STRATEGI 4
A B

1) Gold Category QCC TAM-TMMIN 2014

19/20 FY 2) Juara 3 INNOVASTRA 2015
18/19 FY 3) Juara 3 QCC TAM-TMMIN 2015
Winner in 4) Juara 1 QCC TAM-TMMIN 2016
17/18 FY International
Winner in Convention
National
Winner in Convention
Coy
Convention “SPIRIT OF WINNER =
SPIRIT OF LEARNER”

C D

FUN HR
Selalu “happy” di setiap Development
qcc meeting  90% kehadiran Certified as
Certified as Coy QCC Trainer
ENJOY Mentor Jishuken
DIvision
On time QCC schedule tanpa 100% follow std
company QCC
mengganggu Main Job training
 CIRCLE LEADER ACTION 5
1 3

“Nama adalah RUH dan SEMANGAT “Penyediaan Konsumsi oleh Management,

sebuah TIM” Fasilitator & Circle Leader di meeting QCC”

2
“Mengundang Management dalam
beberapa Meeting ANDROID”
 CIRCLE LEADER ACTION 6

4 5

“Program SARAPAN BERSAMA” “Membuat aktivitas kekompakan

Tim”
 CIRCLE LEADER ACTION 7

“Mengikutsertakan Member dalam

Training QCC ke sekretariat Divisi &
Turut serta dalan OJD di Program
Jishukenn Vendor Logistics 2017”

“Melibatkan member dalam aktivitas

Benchmarking QCC Activity ke
Stamping Tool Division”
 STEP 1 : ALASAN PEMILIHAN TEMA 8
2) Breakdown Masalah
A. Service Part Export C. L/T Vanning ke ETD Service Part Export By Sea E. Urgensi Mengurangi L/T Storage dan
Berdasarkan Shipment Method ke Thailand Berdasarkan Pola Hari Vanning L/T Vanning to ETD
4,500,000 100 % 10 100 % 1) Customer Satisfaction
4,000,000
4,053,410
Semakin lama L/T Vanning ke ETD,

L/T Vanning to ETD (Days)

3,500,000
99 % 8 80 % maka L/T barang sampai ke
3,000,000 8
7
customer akan semakin lama pula.
6 60 %
Sales Amount (USD)
Avergare Per Month

2,500,000
98 % 6
2,000,000
4 5 40 %
2) Cost Reduction
1,500,000
4 Semakin lama masa penumpukan di
1,000,000 97 %
2 20 % CY, maka storage cost di CY akan
500,000 semakin meningkat.
98% 78,063
0 96 % 0 0%
By Sea By Air Rabu Kamis Jum'at Senin Selasa
B. Service Part Export By Sea Activity Sen Sel Rabu Kam Jum Sab Min Sen Sel Rab Kam
Berdasarkan Negara Tujuan Vanning - -
120 100 % Storage in CY - -
Delivery to Port - -
100 80 %
Shipment / ETD -
Avergare Per Month

80
Qty Container)

L/T Storage in CY (Days) 4 3 7 6 5

60 %
60 L/T Vanning to ETD (Days) 5 4 8 7 6
100 40 %
40
Vanning Rabu memiliki L/T TERLAMA
20 20 %
28
Baik L/T Storage di CY maupun L/T Vanning to ETD
78%
0 0%
THAILAND JEDDAH

TEMA :
“Menurunkan L/T Dari Vanning Sampai Shipment Service Part Export By Sea ke Thailand
untuk yang Vanning Hari Rabu”
 STEP 1 : ALASAN PEMILIHAN TEMA 9
1) Data KPI Parts Export and Control Documentation #2 (PECD #2) Section Periode Jan-Mei 2017

3
A. Safety Staff
a D. KPI Delivery From TPCAP for TMMIN as Exporter
r
Kejadian (Kasus)

Actual
2
Standard

Std : 0 Kasus
0
Jan Feb Mar Apr May

B. Document Creation Accuracy

100% 100% 100% 100% 100%
a
100% Std : 100%
Persentase Akurasi (%)

80% INVO
ICE
PEB r
60%
FOR
40% MD

20%

0%
Jan Feb Mar Apr May

12.000
C. Service Part Export Cost a
10.000 Std : Rp10.388
8.000
Service
6.000 Part L/T Shipment Service Part Export belum memenuhi standard TPCAP baik untuk By Sea maupun By Air.
Export
4.000 Standrd Standard By Sea : 15 Hr (Sejak Order Receiving sampai dengan Shipment)
Cost Standard By Air : 10 Hr (Sejak Order Receiving sampai dengan Shipment)
2.000 Standard

-
Jan Feb Mar Apr Mei
 STEP 2 : ANALISA KONDISI YANG ADA 10
1) Pengamatan Proses Order Sampai Shipment Service Export By Sea ke Thailand

Proses Shipment Service Parts Export By Sea ke Thailand O = Order Date

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery

Packing Vanning ETD
Receive Allocation Receive in CY Creation Creation Container

O O+4 O+5 O+7 O+ 9~10 O+10 O+11 O+12 O+13 O+15

PIC : TMMIN PCD & TAM SPLD PIC : TMMIN VPLD

Keterangan
1. Vanning : Proses pemuatan barang ke dalam kontainer 2. Storage in CY : Penumpukan/Penyimpanan kontainer setelah
selesai proses vanning di Container Yard (CY)

2) Tabel Hasil Pengamatan

Pengamatan waktu shipment service part ke Thailand Shipment 1-15 June ‘17

Proses
No. Shipment Date No. of Invoice Remarks
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Delay Shipment, Delay Pembuatan INV, Delay
1 1-Jun-17 4 Invoice o o o o o x x x o o
Pembuatan PEB
2 8-Jun-17 1 Invoice o o o o o x x o o o Long Storage, Delay Pembuatan INV
Delay Vanning, Delay Storage, Delay Pembuatan
3 15-Jun-17 4 Invoice o o o o x x x x o o
INV, Delay Pembuatan PEB
Legend : O = On Time
X = Delay
 STEP 2 : ANALISA KONDISI YANG ADA 11
3) Hasil Pengamatan 4M+1E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery

Packing Vanning ETD
Receive Allocation Receive in CY Creation Creation Container

MAN MACHINE METHOD MATERIAL ENVIRONMENT

Kontainer Grade A
Driver memahami (good quality)
STANDARD Hadir & memahami Waktu vanning di Cargo telah Efisiensi yellow
SOP in out
SOP Vanning Kedatangan AM time selesai di packing line 100%
container container vanning
schedule (AM time)

Kontainer Grade B
Hadir & (medium quality)
ACTUAL Waktu vanning di Cargo telah Efisiensi yellow
memahami SOP Kedatangan
container melebihi
PM time selesai di packing line 100%
Vanning
vanning schedule
(PM time)
EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery
Packing Vanning ETD
Receive Allocation Receive in CY Creation Creation Container

Alat angkut
Driver memahami CY Dunex sesuai
STANDARD container (Crane) L/T vanning to Container berada
SOP in out alokasi untuk
beroperasi dengan ETD 5 days di Storage CY
container baik TMMIN

Driver memahami Alat angkut CY Dunex sesuai

container (Crane) L/T vanning to Container berada
ACTUAL SOP in out alokasi untuk
beroperasi dengan ETD 8 days di Storage CY
container baik TMMIN

EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI
 STEP 2 : ANALISA KONDISI YANG ADA 12
3) Hasil Pengamatan 4M+1E
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery

Packing Vanning ETD
Receive Allocation Receive in CY Creation Creation Container

MAN MACHINE METHOD MATERIAL ENVIRONMENT

Tersedia komputer
Hadir & khusus pembuatan Pembuatan
memahami SOP Invoice) Invoice di last Data Invoice Area kerja VPLD -
STANDARD Tersedia aplikasi vanning day lengkap Seksi PECD 2
pembuatan
khusus pembuatan S-6
Invoice
Invoice
Tersedia komputer
Hadir & khusus pembuatan
memahami SOP Invoice) Pembuatan Data Invoice Area kerja VPLD -
ACTUAL pembuatan Tersedia aplikasi Invoice di S-3 lengkap Seksi PECD 2
khusus pembuatan
Invoice Invoice
EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Supply Part Storage Invoice PEB Delivery
Order Receive Packing Vanning ETD
Allocation Receive in CY Creation Creation Container
Tersedia komputer
Hadir & khusus pembuatan Pembuatan PEB
STANDARD Hadir & memahami PEB Area kerja VPLD -
memahami SOP di last vanning Data PEB lengkap
SOP Vanning Tersedia aplikasi Seksi PECD 2
pembuatan PEB khusus pembuatan day S-6
PEB
Tersedia komputer
Hadir & khusus pembuatan
ACTUAL PEB Pembuatan PEB Data PEB tidak Area kerja VPLD -
memahami SOP Tersedia aplikasi di S-3 lengkap Seksi PECD 2
pembuatan PEB khusus pembuatan
PEB
EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI EVAL. KORELASI
 STEP 3 : PENETAPAN TARGET 13
GRAFIK TARGET
Menurunkan L/T Dari Vanning Sampai Shipment Service Part Export
By Sea ke Thailand untuk yang Vanning Hari Rabu

SEBELUM QCC Aktivitas QCC Setelah QCC

10
Lead Time (Hari)

8
6
4 Average : 6,5 hari
Decreasing Target :
Anakonda
2 6,5 Hari --> 5 Hari
0
Jan-17 Feb-17 Mar-17 Apr-17 May-17 Jun-17 Jul-17 Aug-17 Sep-17 Oct-17 Nov-17 Dec-17

Actual Target

Specific Measurable Achievable Reasonable Timephase

Menurunkan L/T dari Target penurunan Standard dari TPCAP Di periode FY Target
vanning sampai terukur yaitu adalah : sebelumnya, L/T direncanakan akan
shipment service part menggunakan satuan L/T order sampai Vanning sampai tercapai di
export ke Thailand “hari” untuk Lead shipment untuk export shipment service part September 2017
yang vanning hari Time dari vaning by Sea adalah 15 Hari. export by Sea ke
Rabu sampai shipment Thailand yang vanning
hari Rabu adalah 5
Hari
 STEP 4 : ANALSISA SEBAB AKIBAT 14
MATERIAL METHOD
Price berubah-ubah
sesuai data order Mengikuti jadwal
5 keberangkatan kapal yang ada
1
Tidak terdapat HS pada detail part
Price tidak terupdate Penetapan schedule ETD hasil bidding dari
di system TPCAP FY 17-18 terlalu lama dari vanning
Tidak ada price pada HS belum teregister di
detail part system SPEX
L/T vanning to ETD 8 days
4
Data dokumen Invoice tidak lengkap Pembuatan PEB di S-2

Tidak ada pengecekan kontainer di Kedatangan container melebihi vanning

Depo saat akan mengambil kontainer schedule (PM time)

Tidak ada SOP untuk instruksi

pengambilan kontainer Menurunkan L/T Order
3 Delay request Sampai Shipment
kontainer dari
Service Parts Export
Delay repo/bayar TMMIN
Kontainer dengan tipe Grade B kontainer di Depo By Sea ke Thailand
(medium quality) untuk Yang Vanning
Hari Rabu
PIC di TAM Warehouse
tidak selalu available
MACHINE 2

Re-Observation
No. Real Problem Root Cause % Delay Prioritas
Result
Kedatangan kontainer melebihi vanning schedule
1
(PM time)
PIC di TAM Warehouse tidak selalu available 2x 25% 2
Penetapan schedule ETD hasil bidding dari TPCAP FY 17-
2 L/T vanning to ETD 8 days
18 terlalu lama dari vanning 3x 37.5% 1
3 Kontainer dengan tipe Grade B (medium quality) Tidak ada SOP untuk instruksi pengambilan kontainer 1x 12.5% 3
4 Pembuatan PEB di S-2 HS belum teregister di system SPEX 1x 12.5% 4
5 Data dokumen Invoice tidak lengkap Price berubah-ubah sesuai data order 1x 12.5% 5
 STEP 5 : RENCANA PENANGGULANGAN 15
1) Rencana Penganggulangan #1
MERIT DEMERIT JUDGEMENT
ALTERNATIVE 1 1. Harga lebih murah 1. Belum tentu sesuai
karena TPCAP dengan kebutuhan
Propose ke TPCAP mempunyai volume TMMIN
untuk menambah order lebih besar 2. Menunggu waktu
schedule baru 2. Sesuai dengan bidding
shipment ke Thailand metode pembayaran
67 %
(FOB)

Penetapan ALTERNATIVE 2 MERIT DEMERIT

schedule ETD
hasil bidding dari Propose ke PCD agar L/T dari order ke ETD Tidak sesuai dengan rule
tidak menerima order order
TPCAP FY 17-18 menjadi lebih pendek
untuk vanning Rabu
terlalu lama dari 17 %
vanning
MERIT DEMERIT
ALTERNATIVE 3 1. Schedule ETD sesuai 1. Freight cost menjadi
dengan kebutuhan lebih mahal
Mencari sendiri TMMIN 2. Tidak sesuai dengan
schedule vessel diluar 2. Komunikasi dengan metode pembayaran
nominasi dari TPCAP Shipping Line lebih (FOB) 17 %
lancar

WHY WHAT HOW WHERE WHEN WHO HOW MUCH

Akar Masalah Solusi Aktifitas Lokasi Waktu PIC Biaya

1. Meeting dengan TPCAP mengenai

TPCAP Office 17 - 19 July 2017 Miftakh
schedule baru shipment ke Thailand
Penetapan schedule ETD
Propose ke TPCAP untuk
hasil bidding dari TPCAP FY Rp.
menambah schedule baru 2. Meeting dengan lokal SA TMMIN HO 02 Aug 2017 Nisa
17-18 terlalu lama dari 10.000.000,
shipment ke Thailand
vanning 3. Simulasi & evaluasi VPLD & TAM WH 03 – 11 Aug 2017 Nurfaezi

4. New SOP VPLD & TAM WH 16 Aug 2017 Fatimah

 STEP 5 : RENCANA PENANGGULANGAN 16
2) Rencana Penganggulangan #2

ALTERNATIVE 1 MERIT DEMERIT JUDGEMENT

Propose menambah Data final confirmation Perlu waktu transfer
back up PIC di TAM container terkirim on knowledge dari main PIC
Warehouse time ke back up PIC
PIC di TAM 67 %
Warehouse
tidak selalu
ALTERNATIVE 2 MERIT DEMERIT
available
Propose jumlah Butuh waktu lama untuk
Data tersedia secara modifikasi system di
container data by
akurat dan cepat TAM Warehouse
system G-TOPAS
33 %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery
Allocation Receive Packing Vanning ETD
Receive In CY Creation Creation Container

O = Order O+4 O+5 O+7 O+ 9~10 O+10 O+11 O+12 O+13 O+15
WHY WHAT HOW WHERE WHEN WHO HOW MUCH

Akar Masalah Solusi Aktifitas Lokasi Waktu PIC Biaya

1. Meeting dengan TAM WH untuk

TAM SPLD 24 – 28 July 2017 Rusli
menambah back up PIC
PIC di TAM Warehouse Propose back up PIC di
Rp. 0.,
tidak selalu available TAM Warehouse 3. Trial & evaluasi VPLD & TAM WH 02 – 11 Aug 2017 Rusli

4. New SOP TAM WH 16 Aug 2017 Fery

 STEP 5 : RENCANA PENANGGULANGAN 17
3) Rencana Penganggulangan #3

ALTERNATIVE 1 MERIT DEMERIT JUDGEMENT

Mengecek kondisi fisik Memerlukan L/T

Kontainer benar-benar
tiap container 100% pengambilan container
dalam keadaan bagus
yang lama
33 %
Tidak ada SOP
untuk instruksi
pengambilan ALTERNATIVE 2 MERIT DEMERIT
container
Membuat SOP baru Pengambilan container Pengambilan container
untuk instruksi sesuai request hanya mengandalkan
pengambilan kontainer (Qty & Qly) instruksi 67 %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery

Packing Vanning ETD
Receive Allocation Receive in CY Creation Creation Container

WHY WHAT HOW WHERE WHEN WHO HOW MUCH

Akar Masalah Solusi Aktifitas Lokasi Waktu PIC Biaya

1. Meeting dengan FA mengenai SOP baru TMMIN HO 24 – 28 July 2017 Nisa

Tidak ada SOP untuk Membuat SOP baru untuk
Rp. 0.,
instruksi pengambilan instruksi pengambilan 2. Meeting dengan lokal SA SOP baru TMMIN HO 24 – 28 July 2017 Nisa
container kontainer
3. Trial & evaluasi VPLD & TAM WH 02 – 11 Aug 2017 Fery

4. Finalisasi SOP VPLD & TAM WH 16 Aug 2017 Rusli

 STEP 5 : RENCANA PENANGGULANGAN 12
4) Rencana Penganggulangan #4

ALTERNATIVE 1 MERIT DEMERIT JUDGEMENT

Systemize HS & Price
apabila terdapat Data langsung Perlu waktu
problem dimaintain oleh PIC memodifikasi system
HS belum teregister 33 %
di system SPEX &
Price berubah-ubah ALTERNATIVE 2
sesuai data order MERIT DEMERIT
Meminta data HS &
Price yang belum Data langsung terupdate
teregister untuk di Terdapat HS & Part baru
dan dapat digunakan
maintain secara setiap kali ada shipment
jangka panjang 67 %
berkala

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Order Supply Part Storage Invoice PEB Delivery

Packing Vanning ETD
Receive Allocation Receive in CY Creation Creation Container

WHY WHAT HOW WHERE WHEN WHO HOW MUCH

Akar Masalah Solusi Aktifitas Lokasi Waktu PIC Biaya

HS belum teregister di 1. Meeting dengan PBMD TMMIN HO 1 – 4 Aug 2017 Fatimah

Meminta data HS & Price
system SPEX & Price Rp. 0.,
yang belum teregister untuk
berubah-ubah sesuai data
di maintain secara berkala 3. Trial & evaluasi VPLD & TAM WH 07 – 15 Aug 2017 Nisa
order
4. New SOP TAM WH 16 Aug 2017 Rusli
 STEP 6 : PENANGGULANGAN 13
1) Penganggulangan #1

Rootcause #1 Improvement #1

Penetapan schedule Propose ke TPCAP

ETD hasil bidding dari untuk menambah
TPCAP FY 17-18 terlalu schedule baru shipment
lama dari vanning
ke Thailand

Critical Point
Mengajukan ide ke TPCAP koordinasi internal Ada ETD
Diskusi dengan PCD Mengajukan
TPCAP untuk (dengan Legal team, Purchasing Baru ke
bagaimana Proposal Re-
mereview hasil team & related carriers) utk Thailand
mengatasi KPI Arrangement ETD
bidding FY1718 menambah carrier & ETD baru Setiap Senin
TMMIN yang “X” ke TPCAP
ke Thailand

Hasil Improvement #1
Schedule ETD :
BEFORE Vanning = Rabu
ETD = Kamis (W+1)

7 Days 1 Days 1. L/T vanning ke ETD 8 hari

2. Waktu tunggu di CY 7 hari

Vanning Storage in CY Delivery Shipment

Schedule ETD :
AFTER Vanning = Rabu
ETD = Senin (W+1)

1. L/T vanning ke ETD 5 hari

4 Days 1 Days
2. Waktu tunggu di CY 4 hari

Vanning Storage in CY Delivery Shipment

 STEP 6 : PENANGGULANGAN 18
2) Penganggulangan #2

Rootcause #2 Improvement #2

PIC di TAM Propose menambah

Warehouse tidak back up PIC di TAM
selalu available Warehouse

Propose
Persetujuan dari
Conduct meeting menambah Pembuatan
TAM Warehouse Training untuk
dengan TAM back up PIC di Trial & Evaluasi
untuk menambah back up PIC SOP
Warehouse TAM
back up PIC
Warehouse

Hasil Improvement #2
BEFORE Main PIC Main PIC
1. PIC request final
1/4 Day 1/4 Day 1/4 Day 2 Days 1/4 Day kontainer 2 hari
setelah Ready Cargo
2. PIC untuk request
container hanya 1
Input Ready Request Container orang
Packing Ready Cargo Vanning
Cargo data Container arrived

AFTER Main PIC Back up PIC

1. PIC request final
kontainer di hari
1/4 Day 1/4 Day 1/4 Day 1/4 Day 1/4 Day yang sama dengan
Ready Cargo
2. Terdapat 1 PIC
Input Ready Request Container khusus untuk
Packing Ready Cargo Vanning
Cargo data Container arrived request container
 STEP 6 : PENANGGULANGAN 19
3) Penganggulangan #3

Rootcause #3 Improvement #3

Tidak ada SOP untuk Membuat SOP baru

instruksi pengambilan untuk instruksi
container pengambilan kontainer

Conduct Share SOP Conduct Share SOP

meeting Persetujuan Persetujuan
baru untuk meeting baru untuk
dari FA untuk dari SA untuk Trial & Finalisasi
dengan FA instruksi dengan SA instruksi
mengikuti mengikuti Evaluasi SOP
(Forwading pengambilan (Shipping pengambilan
Agent) SOP baru SOP baru
kontainer Agent) kontainer

Hasil Improvement #3

BEFORE r Tidak ada instruksi khusus

untuk pengambilan
kontainer 1. Pengambilan kontainer hanya
berdasarkan Quantity
2. Kedatangan kontainer dengan Grade B
menyebabkan delay vanning karena
Request Repo Mengambil Container tidak sesuai request
Container Container Kontainer arrived

AFTER a SOP baru : menambahkan

informasi Grade A pada SI
(Shipping Instruction) 1. Pengambilan kontainer tidak hanya
berdasarkan Quantity namun juga
Quality
2. Kedatangan kontainer Grade A sesuai
Request Repo Mengambil Container request
Container Container Kontainer arrived
 STEP 6 : PENANGGULANGAN 20
4) Penganggulangan #4

Rootcause #4 Improvement #4

HS belum teregister di Meminta data HS &

system SPEX & Price Price yang belum
berubah-ubah sesuai teregister untuk di
data order maintain secara berkala

Persetujuan dari
Conduct HS Team & Pricing
meeting dengan Team untuk Finalisasi
Trial & Evaluasi
Pricing Team & register HS & Price SOP
HS Team master secara
berkala

Hasil Improvement #4

Selalu ditemukan error HS &

BEFORE Price pada setiap
pembuatan Invoice & PEB
1. Error HS & Price selalu ditemukan saat
2 Days 1 Day tiap pembuatan dokumen Invoice &
PEB
2. Handover dokumen memakan waktu
Invoice & hingga 2 hari
PEB creation Delivery Shipment

AFTER SOP baru : maintain HS &

Price tiap PPR (6 bln 1 x)
1. Tidak ditemukan kendala/error saat
1 Day 1 Day tiap kali pembuatan dokumen Invoice
& PEB
2. Handover dokumen menjadi 1 hari
Invoice &
PEB creation Delivery Shipment
 STEP 7 : EVALUASI HASIL 21
1) Grafik Evaluasi Hasil
GRAFIK TARGET
Menurunkan L/T Dari Vanning Sampai Shipment Service Part Export
By Sea ke Thailand untuk yang Vanning Hari Rabu

10 SEBELUM QCC Aktivitas QCC Setelah QCC

Lead Time (Hari)

8
6
4 Average : 6,5 hari Achieved Target :
2 6,5 Hari --> 5 Hari
Anakonda
0
Jan-17 Feb-17 Mar-17 Apr-17 May-17 Jun-17 Jul-17 Aug-17 Sep-17 Oct-17 Nov-17 Dec-17
Actual Target
2) Grafik Pareto Lead Time Dari Vaning Sampai Shipment 3) Grafik Lead Time Dari Vaning Sampai Shipment
per Hari Vanning Sesudah QCC (Sep ‘17) yang Vanning Rabu Sesudah QCC (Sep ‘17)
10 Standard Actual
8 100 %
Lead Time (Hari) 8 6.5
7 80 %
Lead Time (Hari)

6
6 6 6 5
60 %
4 5 5 5 5
40 % 4
2 2
20 %

0 0% 0
Km Jm Sn Sl Rb Aug-17 Sep-17
 STEP 7 : EVALUASI HASIL 22
4) Dampak QCC
Aspek Sebelum QCC Sesudah QCC Hasil

Quality GRADE B
Tidak ada SOP Instruksi
Pengambilan kontainer
GRADE A
Ada SOP Instruksi
Pengambilan kontainer

Quality HS & Price dimaintain secara

BERKALA
HS & Price tidak setiap masa PPR
available di system (6 Bulan Sekali)

Potensial Storage Cost Per Tahun Potensial Storage Cost Per Tahun
Cost (L/T Storage di CY 7 Hari) Rp 1.512.000.000 (L/T Storage di CY 4 Hari) Rp 864.000.000
Real C/R ( Vanning 16 Aug – 4 Oct) : Rp 94.500.000
Total Potensial CR /tahun : Rp. 648.000.000,-

Delivery L/T Vanning ke ETD Servie Part Export

ke Thailand Untuk Vanning Rabu
8 8
L/T Vanning ke ETD Servie Part Export ke
Thailand Untuk Vanning Rabu
9 5
5 5
5 5
5 5 5 9 6.5
5
6
Hari

6
Hari
3 5 5
3
0
Jan-17 Feb-17 Mar-17 Apr-17 May-17
0
Aug-17 Sep-17
Standard Actual Standard Actual

Kemampuan Circle : Zona C Kemampuan Circle : Zona C

Productivity X : 2.9 Y : 3.1 X : 3.7 Y : 3.6
 STEP 8 : STANDARISASI DAN TINDAK LANJUT 23
1) Standarisasi
No Item Standarisasi PIC
1 Schedule baru shipment ke a. Issue Firm Booking (Final Confrimation) : Vanning – 1 (Selasa) F.Nisa
Thaiand (ETD Senin) b. Issue Final SI : Jum’at
c. Issue Invoice Paper & Data to TPCAP : ETD+1 (Selasa)
d. Receive SWB from SA : ETD+1 (Selasa)
2 Penambahan back up PIC a. Ada Main PIC M.Rusli
penyedia Final Data b. Ada Back Up PIC
Confirmation Container di TAM
Warehouse
3 Pengambilan Kontainer a. Dibuatkan Flow prosedur pengambilan empty container Sudiono
b. Dibuatkan SOP pengambilan empty container &
c. Dibuatkan checksheet Lembar Pemeriksaan empty container Nurfaezi
4 Simulasi L/T Vanning – ETD Membuatkan simulasi terhadap draft hasil bidding TPCAP setiap Fatimah
atas draft bidding TPCAP awal Fiscal Year & Fery

2) Tindak Lanjut
5 Pareto Jenis Pareto Jenis Pareto Metode
DOC. IMPORT HANDLING COST r Importasi : Barang : Pengiriman :
Cost per Container

Rp600

NON-REGULER COIL BREAKBULK.

Std : Rp. 470
(Rp x 1000)

Rp481

Rp550

Rp520

Mei Juni Juli

-Rp400

Actual Standard
QUALITY CONTROL CIRCLE [QCC]