ĮSTAIGOS VIDAUS DOKUMENTŲ

RENGIMAS

lektorė Rasa Kazlauskienė

2020 m.
 RENGIAMI DOKUMENTAI

VIDAUS Aktai, protokolai, Įstaigos vidaus

DOKUMENTAI sąrašai, ataskaitos veiklos fiksavimas

ĮSTAIGOS
RENGIAMI
DOKUMENTAI Bendravimas raštu
Iniciatyviniai, su valstybės
Raštai atsakomieji ir institucijomis,
lydraščiai verslo partneriais,
asmenimis ir kt.
SIUNČIAMIEJI
DOKUMENTAI

Duomenų teikimas apie

Pažymos,
įstaigų veiklą ir asmenis,
rekomendacijos,
valstybės institucijoms,
įgaliojimai
partneriams, asmenims ir kt.
 VIDAUS DOKUMENTŲ
METADUOMENYS
• dokumento sudarytojo pavadinimas;
• dokumento pavadinimas;
• dokumento data;
• dokumento registracijos numeris;
• dokumento sudarymo vieta (papildomas);
• dokumento tekstas;
 VIDAUS DOKUMENTŲ
REKVIZITAI
(METADUOMENYS)

Papildomi:
• specialioji žyma;
• Užduotis (rezoliucija);
• dokumento tvirtinimo žyma (kai tvirtina įstaigos vadovas);
• dokumento paieškos nuoroda.
 VIDAUS DOKUMENTAI

PROTOKOLAS

Dokumentas, kuriame fiksuojama kolegialių institucijų

(tarybos, valdybos), posėdžių, susirinkimų, pasitarimų
klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai ar sprendimai.
PROTOKOLO TEKSTO DALYS

• ĮVADINĖ DALIS

• DĖSTOMOJI DALIS
 PROTOKOLO DALYS
ĮVADINĖ DALIS:

• posėdžio (susirinkimo) data (laikas), jei reikia – vieta;

• pirmininko vardas, pavardė;
• sekretoriaus (protokolą rašiusio asmens) vardas, pavardė;
• dalyvavusių asmenų vardai, pavardės (7-15 asmenų);
• Jei > 15 sudaromas atskiras sąrašas (pridedamas prie protokolo),
(pažymima protokole – sąrašas, 1 priedas);
• Jei akcininkų susirinkimas – nurodomas kvorumas (kiek proc. ar
asmenų dalyvauja)
• kviestinių asmenų vardai, pavardės (kaip dalyvaujantys);
• svarstomi klausimai (DARBOTVARKĖ).
 PROTOKOLO DALYS

DĖSTOMOJI DALIS:
• klausimo svarstymo eiga;
• esminės pasisakiusiųjų mintys;
• nutarimas ar sprendimas.
 PROTOKOLO DALYS
DĖSTOMOJI DALIS:
• 1. SVARSTYTA. Darbotvarkės klausimas
Pranešėjas Vardas Pavardis. Pranešimo turinys.....
Įrašomi kitų kalbėjusiųjų vardai, pavardės, trumpas kalbos turinys,
Įrašomi klausimai pranešėjui, atsakymai į juos.
NUTARTA. Nutarimo turinys... arba
NUSPRĘSTA. Sprendimo turinys
jei keli nutarimai – NUTARTA:
1. Nutarimo punkto turinys.
2. Nutarimo punkto turinys.
Jei balsavimas – BALSAVO. Už - ??, prieš -??, susilaikė -???
• 2. SVARSTYTA. Darbotvarkės klausimas. Ir t. t.
 PROTOKOLAS
SVARBU:
• protokolą pasirašo posėdžio pirmininkas ir sekretorius, kol nėra jų parašų,
nutarimai negalioja, išrašų siųsti negalima;
• jeigu susirinkime dalyvaujančių ar kviestųjų asmenų yra labai daug,
surašomas atskiras sąrašas kaip protokolo priedas;
• suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims siunčiamos protokolų kopijos
(išrašai).
• Dokumento įforminimo (pasirašymo) data – 2020-09-12 Nr. 5
(po dokumento pavadinimu)
• Įvykio data teksto pradžioje – susirinkimas įvyko 2020-09-05;
• Protokolai nevizuojami, nederinami.

https://vilnius.lt/lt/savivaldybe/posedziai/tarybos-posedziu-protokolai/
 PROTOKOLAS
VAIZDO ĮRAŠAS
Kupiškio rajono savivaldybė - Administracinė informacija » Savi
valdybės tarybos posėdžiai » Tarybos posėdžių transliacijos (
kupiskis.lt)
GARSO ĮRAŠAS
Lietuvos Respublikos Vyriausybės posėdis | Mano vyriausybė (
lrv.lt)
POSĖDŽIŲ ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ NUORAŠAI
Lietuvos Respublikos Vyriausybės pasitarimas | Mano vyriausybė (lrv.lt)

Dėl Elektroninių dokumentų nuorašų ir išrašų spausdinimo rekomenda

cijų patvirtinimo
 VAIZDO IR (AR) GARSO PROTOKOLŲ
RENGIMO YPATUMAI

• įvertinama jų kūrimui, įrašo autentiškumui, patikimumui, vientisumui

ir tinkamumui naudoti visą jų saugojimo laiką užtikrinti turima įranga;
• metaduomenys gali būti papildyti posėdžio vieta, laiku, susijusiais
sprendimais, trukme ir kt.;
• įrašas turi būti nenutrūkstamas, išskyrus tuos atvejus, kai dokumento
rengimas (posėdis ar kt.) vyksta su pertraukomis.
PROTOKOLŲ ĮRAŠŲ RENGIMO YPATUMAI

• įvertinti turimą programinę įrangą, kuri užtikrintų sukurtų įrašų

autentiškumą, patikimumą, vientisumą, tinkamumą naudoti visą jų
saugojimo laiką bei apsaugą nuo turinio pakeitimo ar įrašo
sunaikinimo,
• visi įrašo duomenys ir (ar) dokumentai tarpusavyje logiškai susieti;
• bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo nekintamas atvaizdavimas
IT priemonėmis.
• Įrašas gali būti siunčiamas ir turėti kitų susietų dokumentų.
• Įrašas privalo turėti pagrindinius dokumento metaduomenis, tačiau jo
atvaizdavimo forma gali būti nustatyta kituose teisės aktuose.
PROTOKOLAS
 DOKUMENTŲ IŠRAŠAI
Nustatyta tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis

SVARBU:
• specialioji žyma – Išrašas;
• dokumento sudarytojo pavadinimas;
• dokumento pavadinimas;
• dokumento data;
• registracijos numeris;
• reikiama dokumento teksto dalis (susijusi tik su interesantu);
• parašo duomenys (be originalaus parašo);
• išrašo tikrumo žyma (su antspaudu).
 VIDAUS DOKUMENTAI
AKTAS
• Dokumentas, patvirtinantis faktus, įvykius ir pan., kurį surašo keli asmenys
(dažniausiai oficiali komisija);
• Dokumentas, patvirtinantis sutarčių, susitarimų vykdymo eigą (rašo 2
asmenys) – pvz. turto perėmimo faktas.

METADUOMENYS:
• dokumento sudarytojo pavadinimas;
• tvirtinimo žyma;
• dokumento pavadinimas;
• data (turi atitikti įvykių ir faktų datą ir vietą);
• registracijos numeris;
• tekstas;
• parašo duomenys.
 KOMISIJOS SURAŠYTAS
AKTAS
ĮVADINĖ DALIS
• nurodomas akto surašymo pagrindas,
• jį surašę asmenys;
• komisijos sudarymo pagrindas, komisijos pirmininko bei narių pareigos,
vardai, pavardės;

DĖSTOMOJI DALIS:
• dėstomi faktai, aprašomi įvykiai;
• jei keli faktai, skirstomas punktais (gali būti įforminama lentele);
• tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų
kopijomis;
• išvadose apibendrinami faktai, galimi siūlymai;
• Pasirašo visi įrašyti asmenys.
 SĄRAŠAS
Dokumentas, kuriame informacijos ar registravimo tikslu tam tikra tvarka
(pagal abėcėlę, numerius, chronologiją ir kt.) surašomi asmenys, daiktai,
faktai, objektai.
SĄRAŠAI:
• Bylos;
• Rinkėjai,
• darbuotojai,
• pareigybės,
• Etatai;
• Studentai.

• Oficialūs asmenų sąrašai – abėcėlės tvarka pagal pavardžių pirmąsias

raides (neišskiriami požymiai)
 SĄRAŠAS

METADUOMENYS:
• Dokumento sudarytojo pavadinimas (kokia įstaiga sudaro);
• Tvirtinimo žyma (sąrašo tvirtinimas);
• Dokumento pavadinimas (koks tai sąrašas);
• Data;
• Dokumento registracijos numeris;
• Sudarymo vieta;
• Tekstas;
• Parašo duomenys.
 ATASKAITOS

Formalus dokumentas, nusakantis įstaigos ar kitos

organizacijos finansinę būklę ir veiklą. 

Veiklos ataskaita | Veikla | Ministerija | Lietuvos Respublikos užsienio reikal

ų ministerija (
urm.lt)

ataskaitos (zalgirioklinika.lt)