Professional Documents
Culture Documents
Rastvedyba Ir Verslo Korespondencija (Rancova)
Rastvedyba Ir Verslo Korespondencija (Rancova)
Konspektas
Parengė
Dėst. G.Rancova
Vilnius-2001
Turinys
2
1. Raštvedybos Lietuvoje istorinė raida
1009 m. pirmą kartą Vakarų Europos rašytiniuose šaltiniuose paminėtas Lietuvos vardas.
1529 m., 1566 m., 1588 m - Lietuvos Statutas. Tai ne tik Lietuvos feodalinės valstybės
įstatymų rinkinys, bet ir savotiška Lietuvos Didžiosios Kunigaikštystės konstitucija, kurioje
įtvirtinta visuomenės ir valstybės santvarka. Galiojo iki 1840 metų.
Invocatio. Daugelyje raštų buvo vartojamas žodinis ar simbolinis dievo vardo šaukimas.
Lotyniškuose tekstuose dažniau vartojamas žodinis kreipinys, slaviškuose – simbolis (prieš tekstą
dedamas kryželis).
Intitulatio. Akto davėjo pažymėjimas (šių dienų terminologija – dokumento autorius). Ši
dokumento dalis keitėsi priklausomai nuo laikmečio ir politikos. Lietuvos ponų raštuose
dažniausiai prieš pavardę, titulą ir luomą buvo rašoma „mes“, vėliau „aš“ – dažniausiai privačiuose
raštuose.
Inscriptio. Akto gavėjo (adresato) žymėjimas, dažnai jungiamas su pasveikinimo formule.
Toliau rašomas tekstas. Prasideda aplinkybių, kurios buvo pagrindas aktui sudaryti,
atpasakojimu. Pagrindinė teksto dalis – teisinio sandėrio ar dalyko esmės išdėstymas. Po to
nurodomos pabaudos ir bausmės, kurios grės už akto nuostatų nesilaikymą.
Eschatokolas. Baigiamoji dokumento dalis, kurioje nurodoma akto surašymo vieta ir
laikas, akto tikrumo liudijimo įrašai ir antspaudai.
1569 m. Po Liublino unijos Lietuvos bajorai ima lenkėti. XVII a. lenkiškieji raštai ima
stelbti rusiškuosius. Amžiaus pabaigoje oficialiąja raštų kalba tampa lenkų.
1793 m., prijungus Lietuvą prie Rusijos, įsigalioja Rusijos imperijos įstatymai.
1840 m. Lietuvos Statutas netenka galios. Raštvedyboje lenkų kalbą pakeitė rusų kalba,
įsigaliojo to meto Rusijos raštvedybos tradicijos bei dokumentų sistema.
XIX a. buvo reglamentuoti kai kurių dokumentų pavadinimai, nustatytos tam tikros
dokumentų formos. Dokumentus pradėta rašyti blankuose, kuriuose buvo įrašomi tokie duomenys:
žinybos, įstaigos, struktūrinio padalinio pavadinimas, buvo nustatytas ir vienodas popieriaus
formatas.
Atsiradus naujoms ryšio priemonėms – telegrafui ir telefonui , sukurti ir nauji dokumentai –
telegrama ir telefonograma. Ėmė keistis ir dokumentų užrašymo būdas – greta rašymo ranka
atsirado ir mašinraštis.
XX a. pradžioje susiformavo dabartinė lietuvių kalbos rašyba.
1904 m. - spaudos draudimo panaikinimas.
3
1914 m. išleista pirmoji lietuviška raštvedybos knygelė (Lietuvių raštvedys arba Laiškų
rašytojas. – Ryga, 1914). Joje pateikta praktinių pamokymų, kaip įforminti dokumentus, sutartis,
testamentus, įgaliojimus, prašymus, kaip rašyti laiškus, pateikta adresavimo pavyzdžių.
1918 m. vasario 16 d. Lietuvos Taryba paskelbė Lietuvos nepriklausomybę. Pagal 1922 m.
Lietuvos valstybės Konstituciją lietuvių kalba tapo valstybine. Lietuvių kalba imta rašyti
dokumentus.
Vakaruose dirbęs Vytautas Andrius Graičiūnas propagavo praktines darbo su
dokumentais žinias, dokumentų apyvartos ir saugojimo naujoves, panaudodamas tam racionalius
dokumentų formatus, dokumentų klasifikavimo sistemą. Jis parašė teorinį straipsnį „Organizacijos
vidiniai ryšiai“, kuriame analizavo įmonių organizacines bei ekonomines problemas.
Pažymėtini ir savivaldybių tarnautojo Alfonso Valašino darbai administracijos aparato
reformos, darbo su dokumentais racionalizavimo klausimais.
Daktaras juristas Pranas Viktoras Raulinaitis darbe „Administracinė dokumentacija“
teoriškai mėgino pagrįsti raštvedybos organizavimą valstybinėse įstaigose bei įstatymų leidyboje.
Jis apibūdino dokumento sąvoką, dokumentavimo metodus, pateikė praktinių darbo su
dokumentais taisyklių.
Nepriklausomos Lietuvos raštvedybos istoriją atspindi žurnalų „Tautos ūkis“, „Naujoji
Romuva“, „Savivaldybė“ ir kt. straipsniai, kuriuose nagrinėjama užsienio valstybių raštvedybos
patirtis, dokumentavimo technikos taikymas.
Tarpukario Lietuvos spaudoje suformuluoti tokie pagrindiniai raštvedybos tobulinimo
tikslai:
Šie teiginiai tebėra aktualūs ir dabar. Jų laikomasi toliau tvarkant šiuolaikinės raštvedybos
normas.
Nepriklausomoje Lietuvoje formavosi ir specialiosios dokumentų sistemos. Tapo glaudesni
prekybos ir gamybos ryšiai – atsirado komercinė korespondencija. Formavosi tam tikras
komercinis stilius. 1925 m. J.Ilgūnas „Komercinės korespondencijos vadovėlyje“ plačiai aprašė
komercinius laiškus, cirkuliarus, įgaliojimus, garantinius raštus, akredityvus, vekselius, prašymus ir
rekomendacijas.
Kartu su raštvedyba kūrėsi ir lietuviškoji kanceliarinė kalba derinant bendruosius lietuvių
kalbos ir specialiuosius kalbos reikalavimus. Kanceliarinę kalbą formuoti padėjo leidinys „Gimtoji
kalba“. Jame daug dėmesio buvo skiriama terminologijai.
Po 1940 metų okupacijos įsigaliojo dokumentų sistema, suformuota Tarybų Sąjungos 1936
metų Konstitucijos. Lietuvos valstybiniai dokumentai ne kuriami, o tiesiog verčiami iš rusų kalbos,
dėl to juose vėl atsirado svetimybių ir vertalų.
Pagal susiformavusią TSRS tvarką Lietuvos Archyvų organai vadovavo raštvedybos darbui.
Jie vertė iš rusų kalbos ir leido raštvedybos norminimo dokumentus. 1963 m. buvo tiksliai
4
suformuluotas raštvedybos ir archyvų ryšys: archyvų fondai tiesiogiai ėmė priklausyti nuo įstaigų
raštvedybos būklės. Archyvų įstaigoms suteikta teisė kontroliuoti įstaigų dokumentinę veiklą.
Tarybiniais metais, ypač paskutiniais dviem tarybinės valdžios dešimtmečiais, labai
susiaurėjo lietuvių kalbos vartojimo sfera. 90% Lietuvos pramonės buvo tiesiogiai pavaldi Tarybų
Sąjungos žinyboms. Tose įmonėse dokumentai buvo rašomi tik rusiškai.
1969 metais Archyvų valdyba išleido pirmąją bendrą žinybų, įstaigų, organizacijų ir įmonių
raštvedybos instrukciją. Dokumentai pradėti unifikuoti visos Lietuvos mastu.
1974 m. suformuluoti pagrindiniai vieningosios valstybinės raštvedybos sistemos teiginiai.
Nustatytos vienodos dokumentų sudarymo, įforminimo ir kitų raštvedybos procesų taisyklės.
Sudarytos prielaidos standartizuoti valdymo dokumentus.
1972 m. TSRS patvirtintas organizacinių tvarkomųjų dokumentų standartas, o pirmasis
lietuviškas standartas išleistas 1975 m. (kiti - 1981, 1986, 1989).
1989 m. paskelbtas Lietuvos TSR AT Prezidiumo įsakas „Dėl Lietuvos TSR valstybinės
kalbos vartojimo“. Šiuo įsaku nustatyta, kad lietuvių kalba, kaip valstybinė, turi būti vartojama
Lietuvos valstybės ir visuomenės organizacijų veikloje, visose gyvenimo srityse.
Tuoj pat išleisti Vyriausiosios archyvų valdybos nurodymai dėl valstybinės kalbos
vartojimo raštvedyboje. Juose pabrėžiama, kad organizaciniai tvarkomieji dokumentai rengiami ir
leidžiami lietuvių kalba, nurodoma įstaigoms pasigaminti naujus tinkamus blankus ir juose
įforminti dokumentus. Realų pagrindą šioms normoms įgyvendinti sudarė 1990-03-11
Nepriklausomybės atkūrimo aktas, nes Lietuva tapo nepriklausoma valstybe.
1990 m. Vyriausioji archyvų valdyba (vėliau – Generalinė archyvų direkcija) išleido
pavyzdinę raštvedybos instrukciją (Lietuvos Respublikos ministerijų, departamentų, organizacijų ir
įstaigų pavyzdinė raštvedybos instrukcija. – V., 1990). Peržiūrėtas ir su tarptautiniais standartais
suderintas lietuviškosios raštvedybos standartas, pradėjęs galioti nuo 1993 metų pradžios (LST 6.1-
92. Raštvedyba. Organizacinių tvarkomųjų dokumentų įforminimo reikalavimai. Formuliarų
pavyzdžiai. – V., 1993). Pagal šį standartą parašyta keletas atskirų ministerijų ir žinybų raštvedybos
instrukcijų. 1994 m. Lietuvos archyvų generalinė direkcija išleido raštvedybos taisykles, kurios
nustatė bendruosius reikalavimus, kaip įforminti ir tvarkyti organizacinius tvarkomuosius
dokumentus Lietuvos įstaigose.
1990 m. išleista Arnoldo Piročkino knyga „Administracinės kalbos kultūra“ skatino
domėtis ne tik įvairių raštų, bet ir administracijos darbuotojų kalba.
Daug praktinių raštvedybos ir kanceliarinės kalbos žinių teikia ir kalbos praktikos leidinys
„Kanceliarinės kalbos patarimai“, pirmą kartą išleistas Lietuvių kalbos instituto darbuotojų
1993m., 1995 m. pakartotas. 1999 m. išleistas papildytas ir pataisytas, pridedant kompiuterinį
patarimų variantą diskelyje.
1995 m. gruodžio 5 d. išleistas Lietuvos archyvų įstatymas, reglamentuojantis archyvų
fondo sudėtį, organizavimą, saugojimą, naudojimą valstybės ir visuomenės poreikiams tenkinti bei
piliečių teisėms įgyvendinti.
1997 m. Vyriausybės patvirtinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, kuri
nustato minimalius dokumentų saugojimo terminus.
1998 m. rugpjūčio 17 d. Respublikos teisingumo ministro įsakymu Nr. 104 patvirtintos
Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijos.
2001 m. kovo 30 d. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės
generalinio direktoriaus įsakymu Nr. 19 patvirtintos Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės.
5
Ar prisimenate:
Įmonės valdymas – tai sugebėjimas siekti iš anksto numatytų tikslų, naudojant kitų žmonių
darbą, intelektą, tam tikra linkme formuojant žmonių elgesio motyvus.
Kiekviena įmonė turi atitinkamą struktūrą, vidinius ryšius, užtikrinančius vadovo ir
struktūrinių padalinių ar darbuotojų savitarpio veiklą ir išorinius ryšius su veiklos partneriais,
įmonėmis, valdžios organais. Įmonės išorės ir vidaus ryšius galima vadinti informaciniais.
Vadovavimą įmonei galima suvokti kaip informacijos gavimo, jos apdorojimo, sprendimų
priėmimo ir jų pateikimo vykdytojams procesą. Svarbiausia valdymo dalis yra sprendimo
priėmimas. Teisingam sprendimui reikalinga visapusiška operatyvi ir tikra informacija. Informacija
ir yra valdymo veiklos objektas, o dažnai ir valdymo aparato darbo rezultatas. Todėl labai
reikšmingi komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai.
6
juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi šis terminas suvokiamas kaip informacijos
laikmena.
Valdymo sistemos dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas
yra rašymas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius.
Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kurias gali
perskaityti tik mašina – magnetinės juostelės, diskai, diskeliai, mikrofilmai, optiniai diskai.
Valdymo sferos darbuotojai (vadovai, sekretorės, vadybininkai, specialistai) iki 75% savo
darbo laiko skiria darbui su dokumentais. Dėl to būtina nuo pat įmonės veiklos pradžios
organizuoti raštvedybą taip, kad tai būtų ne popierių saugykla, o šiuolaikiškas biuras, kurio veiklos
pagrindas yra šie principai:
• operatyvumas (greitas ir tikslus darbas su dokumentais);
• šiuolaikinis techninis aprūpinimas (personaliniai kompiuteriai, faksai, kopijavimo
aparatai ir įvairi mažoji organizacinė technika, palengvinanti darbą su dokumentais: numeratoriai,
segtuvai ir kt.);
• visų raštvedybos operacijų tikslingumas (kiekvienas darbas su dokumentais turi
būti būtinas įmonės veiklai, turėti konkretų galutinį tikslą;
• dokumentinio ir nedokumentinio darbo suderinamumas, t.y. dokumentų
sudarymas tik tuo atveju, kai tai tikrai būtina arba numatyta valstybės norminiuose aktuose.
Įmonėje turi būti nustatyta dokumentų sudarymo ir darbo su jais vieninga tvarka. Šį tvarka
gali būti patvirtinta raštvedybos instrukcija arba supažindinant darbuotojus specialių instruktažų,
praktinių užsiėmimų metu.
Įstaigų dokumentaciją tvarko raštvedybos tarnybos, sudarančios savarankišką struktūrinį
padalinį, kurie tiesiogiai pavaldus įstaigos vadovui.
Šių tarnybų funkcijos:
1. Dokumentavimo tarnybos tikslios organizacinės struktūros, racionaliausios raštvedybos
organizavimo formos parinkimas;
2. LST ir kitų norminių dokumentų diegimas.
3. Įstaigos raštvedybos instrukcijos, bylų nomenklatūros rengimas;
4. Būtinų dokumentų sąrašo sudarymas;
5. Dokumentų informacijos paieškos sistemos (IPS) sudarymas ir naudojimas;
6. Struktūrinių padalinių raštvedybos kontrolė ir metodinės pagalbos teikimas;
7. Raštvedybos personalo pareiginės ir kiekinės sudėties reglamentavimas, jų kvalifikacijos
kėlimas;
8. Šiuolaikinės organizacinės technikos diegimas, darbo vietų racionalus įrengimas.
7
Priklausomai nuo įstaigos struktūros, dokumentų apyvartos, raštvedybos organizavimo
forma gali būti centralizuota arba mišri.
Centralizuota raštvedybos organizavimo sistema diegiama įstaigose, turinčiose didelę
dokumentų apyvartą (gaunamų, sudaromų dokumentų kiekį). Ši sistema labai populiari arba labai
didelėse įstaigose, arba, atvirkščiai, labai mažose. Didelėse įstaigose yra specialūs skyriai (reikalų
valdybos, kanceliarijos), kurios lengviau aprūpinti technika, kad būtų automatizuotos visos
dokumentavimo operacijos (gautos korespondencijos priėmimas, registravimas, dokumentų
spausdinimas, įforminimas, išsiuntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas).
Mažose įstaigose visą dokumentavimo darbą atlieka vienas asmuo, t.y. vadovo sekretorė.
Mišri sistema (dalinai centralizuota) – kai dalis darbų (dokumentų gavimas, registravimas,
išsiuntimas) atliekama centralizuotai, kiti darbai (dokumentų rengimas, įforminimas, bylų
formavimas) – struktūriniuose padaliniuose.
Raštvedybos tarnyba vadovaujasi raštinės nuostatais, kuriuose aptarti bendrieji
reikalavimai, pagrindiniai uždaviniai ir funkcijos, raštinės teisės, darbo organizavimas,
atsakomybė. Tarnyba gali turėti apvalų antspaudą su atitinkamu įrašu: „Kanceliarija“,
„Sekretoriatas“.
Už bendrąją raštvedybos būklę atsakingas įstaigos vadovas. Už raštvedybos taisyklių
diegimą bei tinkamą šio darbo organizavimą atsakingas raštvedybos tarnybos vadovas arba tą darbą
dirbantis asmuo.
Keičiantis darbuotojams, raštvedybos bylos bei dokumentai perduodami surašius
perdavimo-priėmimo aktą.
8
Audiovizualiuose dokumentuose užfiksuota informacija suvokiama vienu metu klausa ir
rega. Atgaminama kinoprojektoriais, videoaparatūra.
Apdorojant dokumentus kompiuteriais, atsirado naujos formos dokumentų – mašina
skaitomų dokumentų ir mašinogramų
Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius.
Pagal sudarymo vietą dokumentai gali būti vidiniai ir išoriniai. Vidiniai naudojami
įforminti įmonės veiklą ir fiksuoti joje vykstančias operacijas. Tai organizaciniai dokumentai –
įstatai, nuostatai, instrukcijos. Juose apibūdinami įstaigos tikslai, uždaviniai, kompetencija,
darbuotojų teisės ir pareigos. Kita vidaus dokumentų grupė – tvarkomieji dokumentai, kuriais
išreiškiama įvairių lygių įstaigų valdymo veikla. Pasikeisti informacija įstaigos viduje rašomi
tarnybiniai pranešimai, aktai, protokolai.
Išorės dokumentais keičiamasi informacija tarp įstaigų, atsakoma į prašymus, pasiūlymus.
9
2.3. Dokumentų unifikavimas
Ar prisimenate:
10
10. Įsiminkite tikslų šiuo metu galiojančių dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių
pavadinimą.
Bet kurios įmonės veikloje sudaromos įvairios dokumentų rūšys. Tačiau net ir esant
daugybei jų, nepriklausomai nuo įmonės specifikos, galima išskirti tokias pagrindines dokumentų
grupes:
organizaciniai įmonės dokumentai (įstatai, valdymo struktūra, etatų sąrašas, pareiginiai
nuostatai, vidaus tvarkos taisyklės);
tvarkomieji dokumentai (pagrindinės įmonės veiklos įsakymai, sprendimai, potvarkiai,
nutarimai);
kadrų dokumentai (kadrų įsakymai, darbo sutartys, asmens bylos, asmens kortelės);
finansiniai-buhalteriniai dokumentai (Didžioji knyga, metinės ataskaitos, buhalteriniai
balansai, pelno ir mokesčio ataskaitos, sąmatos, sąskaitos, kasos knygos ir kt.);
informaciniai įmonės dokumentai (aktai, raštai, faksogramos, pažymos, pažymėjimai,
tarnybiniai pranešimai, protokolai ir pan.).
Iš valstybinių institucijų, savivaldybių organizacijos gali gauti dokumentus, reguliuojančius
įvairius jos veiklos klausimus (mokesčiai, aplinkos apsauga ir pan.) Šie dokumentai sudaro atskirą
grupę – norminius aukštesniųjų organizacijų dokumentus.
Į savarankišką grupę galima išskirti komercinius kontraktus (sutartis), kurie yra pagrindiniai
verslo dokumentai.
Visi išvardinti dokumentai priklauso valdymo dokumentams arba organizaciniams
tvarkomiesiems ir informaciniams (OTID). Išimtį sudaro finansiniai-buhalteriniai dokumentai,
turintys sudarymo ir apdorojimo specifiką.
Priklausomai nuo objektyvių (įmonės profilis) ir subjektyvių (įmonės vadovo ir dalykinių
partnerių reikalavimai) faktorių, kokia nors dokumentų grupė gali vyrauti arba, priešingai, būti
nereikšminga.
11
Pagal tuos pačius reikalavimus sudaromi ir asmenų (asmeniniai) dokumentai – prašymai,
pasiaiškinimai, asmens įgaliojimai, gyvenimo aprašymai ir pan.
Nežiūrint į tai, kaip tvarkoma raštvedyba jūsų įmonėje – tradiciškai ar jūs siekiate
pasikeitimų elektroniniais dokumentais, galioja vieningi valdymo dokumentų įforminimo
reikalavimai.
Laikydamiesi vieningų taisyklių, užtikrinate:
- juridinę dokumentų galią;
- dokumentų sudarymą ir vykdymą kokybiškai ir laiku;
- operatyvią dokumentų paiešką.
-
Bet kuris dokumentas sudarytas iš elementų (datos, teksto, parašo), kurie vadinami
rekvizitais.
Kiekviena dokumentų rūšis (įsakymas, raštas, aktas) turi tam tikrą rekvizitų rinkinį.
Rekvizitų išdėstymas dokumente ir jų įforminimas turi atitikti „Dokumentų rengimo ir įforminimo
taisyklėse“ numatytą rekvizitų kiekį, naudojamą valdymo dokumentuose – 22. Konkrečiame
dokumente jų bus kur kas mažiau.
Rašant dokumentą standartiniame lape, turi būti paliktos tokios paraštės: viršutinė – 20 mm,
kairioji – 30 mm, apatinė –– ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm.
Dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, išskyrus taisyklėse ir kituose teisės
aktuose numatytas žymas ar nuorodas, rašomas antrojoje lapo pusėje.
12
3.2. Dokumentų rekvizitai
išilginis centruotas, kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusi nuo kairiosios
ir dešiniosios paraščių:
aaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaa
kampinis vėliavinis, kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios
paraštės:
aaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaa
13
3.3. Dokumentų blankai
Blanke, kuriame įforminami informaciniai įstaigos vidaus dokumentai yra tokie rekvizitai:
Tvarkomųjų dokumentų sudarytojas gali būti kolegiali institucija, įstaigos vadovas, kitas
teisės aktų suteiktus įgaliojimus leisti tvarkomuosius dokumentus turintis tarnautojas (toliau -
įstaigos vadovas).
Kai tvarkomųjų dokumentų sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, dokumentas įforminamas
ne blanke.
14
Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas
įforminamas ne blanke
Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai gali būti įforminami blanke arba ne blanke.
Organizaciniai dokumentai įforminami A4 formato popieriaus lape.
LIETUVOS KARIUOMENĖS
KARO MEDICINOS TARNYBA
arba
Kai dokumento sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas, kitas
įstatymų ar kitų teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis valstybės tarnautojas, rašomas pareigybės
pavadinimas, nurodant jos priklausomybę, pvz.:
Kai dokumento (tarnybinio pranešimo, tarnautojo ataskaitos ir kt.) sudarytojas yra įstaigos
tarnautojas, neturintis juridinių įgaliojimų, sudarytojo rekvizite rašomas pareigybės pavadinimas,
nurodant jos priklausomybę, pvz.:
Kai dokumento sudarytojas yra komisija, sudaryta iš kelių įstaigų atstovų, jos pavadinimas
rašomas pagal teisės akte nustatytą komisijos funkciją, pvz.:
15
PROFESINIŲ LIGŲ TYRIMO
KOMISIJA
Kai dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai
rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.
Įstaigos duomenys. Juos sudaro įstaigos kodas, buveinės adresas ir kita reikalinga
informacija (telefonų ir faksų numeriai, elektroninio pašto adresas ir kt.). Įstaigos duomenys
rašomi po dokumento sudarytojo pavadinimu arba dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje.
Įstaigos duomenys rašomi mažesnėmis negu kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.
Informacinius duomenis galima atskirti didesniais tarpeliais, taškais, kableliais arba rašyti
stulpeliais, pvz.:
arba
arba
arba
Kai informacinio dokumento (rašto) sudarytojai yra kelios įstaigos, įstaigos duomenys
rašomi po kiekvienos įstaigos pavadinimu.
Specialioji žyma rašoma dokumento pirmojo lapo viršutinės paraštės dešinėje pusėje
paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas. Pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija, Faksograma.
Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje. Žymą sudaro:
dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis „priedas“. Žymos
dalys išdėstomos kampiniu vėliaviniu būdu, žodis „priedas“ kartu su eilės numeriu rašomas iš
naujos eilutės, pvz.:
Civilinės aviacijos priešgaisrinės
saugos taisyklių
1 priedas
16
Dokumento gavimo registracijos žyma rašoma arba dedamas spaudas dokumento pirmojo
lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe. Žymą sudaro: dokumentą gavusios įstaigos
pavadinimas (gali būti sutrumpintas), žodis „Gauta“, dokumento gavimo data ir registracijos
numeris, pvz.:
VKK
Gauta
__________Nr.__________
ĮSAKYMAS
DĖL EKSPERTŲ KOMISIJOS NUOSTATŲ PATVIRTINIMO
arba
JUNGTINIO KATEDRŲ POSĖDŽIO
PROTOKOLAS
17
Dokumento registracijos numeris rašomas šalia dokumento datos rekvizito dešinėje
pusėje. Jį sudaro simbolis Nr., registracijos žurnalo identifikavimo žymuo ir skaitmeninis
dokumento registravimo eilės numeris, pvz.: Nr. 1-189 (1 - registracijos žurnalo pagal patvirtintą
sąrašą numeris, 189 - dokumento registravimo eilės numeris).
Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis (bylos
indeksas pagal bylų nomenklatūrą), kurie rašomi skliausteliuose, pvz.: Nr. (00)-1-189 arba
Nr. 1-189-(00).
Jei dokumento sudarytojai yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, registracijos numeris
susideda iš dokumento registracijos numerių, atskirtų vienas nuo kito įstrižu brūkšneliu, pvz.: Nr.
1-189/1-245.
Rašant atsakymą į gautą raštą, būtina užrašyti gauto dokumento nuorodą, pavyzdžiui: Į
2001-02-02 Nr.2-164. Asmuo, rengiantis atsakymą, šį numerį perrašo iš iniciatyvinio rašto.
Jei gauto dokumento registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento data ir dokumento
rūšies pavadinimas, pvz.: Į 2001-05-02 prašymą.
Jei gauto dokumento datos ir registracijos numerio nėra, nurodoma dokumento gavimo
data, pvz.: Į 2001-05-18 gautą prašymą.
Kai siuntėjas žino, kuris darbuotojas turi gauti dokumentą, nurodomos darbuotojo pareigos,
vardo raidė ir pavardė:
Į rekvizito „adresatas“ sudėtį gali įeiti įstaigos arba asmens adresas. Jei dokumentas
adresuojamas fiziniam asmeniui arba siunčiamas voke su langeliu, adresas būtinai rašomas:
18
Vilniaus aukštesniajai statybos mokyklai
Antakalnio g. 54
LT-2055 Vilnius
arba
p. J.Jurkui
Ateities g. 16 -14
LT-2056 Vilnius
Finansų ministerijai
Kopija
Valstybinei mokesčių inspekcijai
Nerekomenduojama ant siunčiamo dokumento rašyti daugiau kaip keturis adresatus. Jei
dokumentą reikia išsiųsti daugiau kaip keturioms įstaigoms, rašomas adresatų sąrašas, kuris lieka
įstaigoje kartu su išsiųsto rašto kopija, o kiekviename rašto egzemplioriuje rašomas tik vienas
adresatas. Pasirašomas kiekvienas siunčiamo dokumento egzempliorius.
Adresas rašomas pagal Pašto taisykles, patvirtintas Lietuvos Respublikos ryšių ir
informatikos ministerijos 1996 m. balandžio 11 d. įsakymu Nr. 11 (Žin., 1998, Nr. 50-1379).
Gauti dokumentai tą pačią dieną perduodami įstaigos (ar struktūrinio padalinio) vadovui,
kuris susipažįsta su dokumentu ir užrašo rezoliuciją. Rezoliucija - rašytinis įstaigos vadovo
nurodymas vykdytojui, kokią užduotį, kokiu būdu ir iki kurio termino reikia įvykdyti. Rezoliucija
rašoma laisvame lapo plote tarp dokumento sudarytojo pavadinimo ir dokumento pavadinimo,
neliečiant kitų rekvizitų. Rezoliucija turi būti trumpa, aiški, trumpa, konkreti. Rezoliucija
pasirašoma ir užrašoma data pvz.:
p. A.Jonaitienei
Iki kovo 12 sudaryti sąmatą
(Parašas)
2001-02-14
Kai kurie pasirašyti dokumentai juridinę galią įgyja tik patvirtinti. Dokumentai tvirtinami
tam tikru įrašu dokumente – tvirtinimo žyma .
19
Dokumentas gali būti tvirtinamas dviem būdais:
1 – tvirtinimo žyma, kai dokumentą tvirtina sulig savo kompetencija įstaigos vadovas arba
kitos įstaigos vadovas;
2 – atskiru atitinkamu tvarkomuoju dokumentu (įsakymu, nutarimu, sprendimu). Išleisti
tvarkomąjį dokumentą rekomenduojama tuo atveju, kai tvirtinant dokumentą, reikia nurodyti
papildomus veiksmus ar paaiškinimus, pripažinti netekusiu galios anksčiau patvirtintą dokumentą
ar pan. Abu tvirtinimo būdai turi vienodą juridinę galią.
Kai informacinis įstaigos vidaus dokumentas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo
žymą sudaro žodis TVIRTINU, įstaigos vadovo pareigų pavadinimas arba pilnas pareigų
pavadinimas (kai teisės aktų nustatytais atvejais įstaigos vadovo parašu tvirtinamas kitos įstaigos
dokumentas), parašas, tvirtinančio asmens vardas ir pavardė. Žymos dalys išdėstomos kampiniu
vėliaviniu būdu, pvz.:
TVIRTINU
Direktorius
(Parašas)
Algis Ivanauskas
arba
TVIRTINU
Lietuvos Respublikos
vidaus reikalų ministras
(Parašas)
Aidas Ivoška
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos
teisingumo ministro
2001 m. gegužės 13 d.
įsakymu Nr. 2-98
arba:
PATVIRTINTA
Lietuvos Respublikos vertybinių
popierių komisijos
2001 m. spalio 1 d.
nutarimu Nr. 4-54
20
Forma patvirtinta Lietuvos Respublikos
aplinkos ministro 2001 m. spalio 5 d.
įsakymu Nr. 3-62
Tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų. Reikia vengti pasikartojimų,
nereikalingų, tuščių žodžių. Vengti naujadarų, profesionalizmų, mažai žinomų santrumpų, kurių
adresatas gali nesuprasti. Vartojamos tik plačiai paplitusios oficialiai priimtos santrumpos. Jei
retesnių santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas ar pavadinimas
ir po jo skliausteliuose – santrumpa, toliau tekste rašoma tik santrumpa.
Tekstas turėtų būti trumpas, tikslus, aiškus. Tuščiažodžiavimas nedaro dokumento
įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, registruoti, lengviau į tokį atsakyti.
Reikalo esmę reikia formuluoti tiksliai. Tikslumo sąvoka čia reiškia, kad viskas, kas
parašyta, atitinka tikrovę. Tikslumas reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų
aiškinimų.
Dokumento aiškumo sąvoka – dokumento rašymas bendrine kalba, suprantama kiekvienam
pareigūnui ir asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai
susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.
Būna daug tipiškų, pasikartojančių valdymo veiksmų ir situacijų, dėl to yra sudaroma
vienodų dokumentų, kurių tekstus galima rengti kaip trafaretus ar anketas.
Trafarete pastovioji informacija pateikiama rišliu tekstu (ar tam tikrais unifikuotais žodžių
junginiais) su tarpais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios
situacijos. Kaip trafaretai yra sudaromi kai kurie aktai, protokolai, pažymėjimai, prašymai. Turint
tokių dokumentų formų spartėja darbas ir gerėja dokumentų kokybė.
Anketoje pateikiama vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių charakteristika. Pastovioji
informacija pateikiama kairėje lapo pusėje tam tikrų rodiklių pavadinimais (klausimais). Kintamoji
informacija (vienareikšmiai atsakymai) rengiant dokumentą įrašoma dešinėje lapo pusėje. Anketa
naudojama, kai pagal tam tikrus parametrus apibūdinamas vienas objektas. Tokiu būdu surašytą
informaciją patogu koduoti. Dažniausiai naudojama kadrų dokumentacijoje.
Tam tikroms įstaigų grupėms sudaromi tipiniai dokumentai. Jų turinys (tekstas) būdingas
visai tai įstaigų grupei. Dažniausiai sudaromi tipiniai dokumentai – įstatai, nuostatai, taisyklės.
Rengiant įstaigos dokumentą pagal tipinį, į tekstą įrašomi individualūs tos įstaigos duomenys,
21
pavyzdžiui, veiklos rūšis, įstatinis kapitalas, adresas, pavaldumas. Naudojant tipinio dokumento
tekstą, daug greičiau parengiamas analogiškas įstaigos dokumentas.
Geriau, kai dokumentai rašomi vienu klausimu. Tokius dokumentus lengviau tvarkyti,
klasifikuoti, naudotis jų informacija įstaigose ar vėliau – archyvuose.
Dokumento tekstą galima skirstyti skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų
papunkčiais.
Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais skaitmenimis iš eilės ir turi pavadinimus.
Pavadinimai rašomi didžiosiomis paryškintomis raidėmis, išilginiu centruotu būdu ir atskiriami nuo
teksto ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
Jei dokumentą pasirašo keli asmenys, parašai išdėstomi vienas po kito pagal pareigas
ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu:
Jei dokumentą pasirašo kelių įstaigų vadovai, rašomi pilni jų pareigų pavadinimai. Parašo
rekvizitai dėstomi vienas po kito pagal dokumento sudarytojų pavadinimų dėstymo eilę ir vienas
nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz.:
22
Komisijos pirmininko pavardė įrašoma atskirai, o jos narių pavardė – abėcėlės tvarka. Jei teisės
aktų nustatytais atvejais dokumentą pasirašo ir dalyvaujantys (kviestieji) asmenys, jų parašai
rašomi po komisijos narių parašais, pvz.:
Kai tvarkomąjį dokumentą pasirašo tarnautojas, teisės aktų numatyta tvarka laikinai einantis
vadovo pareigas, parašo rekvizite rašomos tarnautojo nuolatinės ir jo laikinai einamos pareigos,
pvz.:
Direktoriaus pavaduotojas
l.e. direktoriaus pareigas (Parašas) Ramūnas Jankauskas
Kai patvirtintoje spausdintinėje formoje įformintą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio
pareigų pavadinimas (vardas ir pavardė) neatitinka formoje įrašyto parašo rekvizito, po juo rašomas
(gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz.:
Ant dokumentų, kuriuos reikia ypatingai paliudyti, dedamas herbinis antspaudas (arba jį
atstojantis pagrindinis įstaigos antspaudas). Antspaudas dedamas taip, kad jo kraštas liestų
dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, pvz.:
23
Direktorius (Parašas) Arvydas Jonaitis
SUDERINTA
Lietuvos valstybinio archyvo direktorius
(Parašas)
Juozas Eidukaitis
2001-12-18
Kai suderinimo procedūra patvirtinama įstaigos raštu, pasirašytu jos vadovo, suderinimo
žymoje nurodomas įstaigos pavadinimas, rašto data ir registracijos numeris, pvz.:
SUDERINTA
Lietuvos Respublikos
sveikatos apsaugos ministerijos
2001-11-14 raštu Nr. 5-63
Kai dokumente rašomos dvi ar daugiau suderinimo žymos, jos rašomos greta viena kitos,
tarp žymų paliekant tarpus, pvz.:
24
SUDERINTA SUDERINTA
Lietuvos Respublikos Lietuvos Respublikos
finansų ministras aplinkos ministras
(Parašas) (Parašas)
Jonas Jonaitis Petras Petraitis
2001-02-13 2001-02-15
Vidinis dokumentų derinimas toks, kai dokumento projektas derinamas su tos pačios
įstaigos struktūrinių padalinių vadovais, specialistais, pvz., finansų specialistais, juridine tarnyba.
Vidinis dokumentų derinimas įforminamas vizomis. Jos gali būti išdėstytos viena šalia kitos
arba viena po kitos. Viza gali būti rašoma ranka, rekvizito dalys dėstomos kampiniu vėliaviniu
būdu arba dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu ir pavarde, jei reikia - su pareigų
pavadinimu, pasirašoma ir parašoma data, pvz.:
(Parašas)
Regina Jočienė
200l-05-20
arba
Ekspertų komisijos pirmininkas
(Parašas)
Jonas Grigonis
2001-03-14
Dokumentuose, kuriuose yra rengėjo nuoroda, rengėjo vizą sudaro jo parašas ir data, jie
rašomi virš rengėjo nuorodos, pvz.:
(Parašas)
2001-05-18
Jonė Jurgaitytė, 66 22 32, faks. 66 22 58, el.p.akademija@vadis.lt.
Kai vizuojantis tarnautojas dėl dokumento projekto turi pastabų, tai jas surašo atskirame
lape, o viza įforminama taip:
Pastabos pridedamos
(Parašas)
Auksė Juknaitė
2001-08-14
Vizos rašomos tame dokumento egzemplioriuje, kuris lieka įstaigoje. Pavyzdžiui, įsakymo,
nutarimo vizuojamas pirmasis egzempliorius, rašto – paskutinysis.
Įstaigoje gali būti pagrindinių dokumentų, kurie vizuojami, sąrašas. Jame nurodomi ir
pareigūnai, su kuriais reikia derinti atitinkamus dokumentus.
Teisės aktų nustatytais atvejais, kai tarnautojas pasirašytinai turi būti supažindintas su
dokumentu, po parašo ir vizų rekvizitais, esančiame laisvame plote, kampiniu vėliaviniu būdu
rašoma supažindinimo žyma. Joje rašomi susipažinimą reiškiantys žodžiai, parašas, vardas ir
pavardė, data, pvz.:
25
Susipažinau
(Parašas)
Ignas Škėma
2001-11-24
arba
Sutinku (Nesutinku)
(Parašas)
Rytis Taraila
2001-06-17
Susipažinome
(Parašas)
Linas Balsys
2001-02-04
(Parašas)
Edita Rimkutė
2001-02-05
standart26.doc.
Jei apatinėje paraštėje rašomi įstaigos duomenys, dokumento paieškos nuoroda rašoma
dokumento pirmojo lapo dešinėje pusėje virš paraštės.
Prireikus gali būti daromi dokumentų-originalų kopijos. Kopija yra tiksliai pakartotas visas
dokumentas. Dokumentų kopijos tvirtinamos kopijos tikrumo žyma kuri susideda iš žodžio
„Tikra“, kopiją patvirtinusio darbuotojo pareigų pavadinimo, parašo, vardo ir pavardės, datos, pvz.:
Tikra
Raštinės vedėja
(Parašas)
E.Samuškienė
2001-06-13
26
Klausimai kontrolei:
dokumento pavadinimas,
tvirtinimo žyma,
dokumento tekstas.
Jie gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais:
specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.
Nuostatų, įstatų, taisyklių, kitų teisės aktų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti
skirstomas skyriais, skirsniais, punktais ir jų pastraipomis, punktų papunkčiais. Tekste negali būti
lentelių, kitų informacinio pobūdžio intarpų.
27
Taisyklės, reglamentai, kiti organizaciniai dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų,
lentelių, paaiškinimų ir pan.), kurie nurodomi jų tekste, pvz.: (3 priedas).
Organizacinių dokumentų teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po
tekstu, ties jo viduriu.
28
dokumento pavadinimas
dokumento data
registracijos numeris,
dokumento sudarymo vieta,
tekstas, parašas.
Kai tvarkomojo dokumento sudarytojai yra kelių įstaigų vadovai, dokumentas įforminamas
ne blanke, o dokumento sudarytojų pavadinimai dėstomi vienas po kito.
Tvarkomųjų dokumentų turinys dėstomas tekstu, kuris gali būti skirstomas punktais, jų
pastraipomis ir punktų papunkčiais. Jame negali būti faktų ir situacijų aprašymo, pastabų, atskirai
nurodomų pagrindų ir priedų nuorodų. Tekste pirmą kartą minimas pavadinimas negali būti
trumpinamas, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į oficialus paskelbimo šaltinio pavadinimą.
Tvarkomųjų dokumentų tekste įstatymų, kitų teisės aktų ir jų paskelbimo šaltinio nuorodos
rašomos pagal Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos
Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104, reikalavimus.
Sprendimas – teisinis aktas, kurį priima valstybės valdymo įstaigos, savivaldybės, o taip
pat ministerijų ar žinybų kolegijos, siekdamos spręsti svarbiausius savo kompetencijos klausimus.
Sprendimais vadinami taip pat bendri dokumentai, kuriuos priima kelios nevienodo tipo
institucijos (valstybės valdymo įstaigos ir visuomeninės organizacijos ir pan.).
Sprendimo, nutarimo tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmojoje dalyje, įvadinėje,
nurodoma, dėl ko sprendimas ar nutarimas priimamas. Įvadinė dalis paprastai pradedama žodžiais
„Vadovaudamasi(s)“, „Įgyvendindama(s)“. Įvadinės dalies gali ir nebūti, jei veiksmų tikslai
neaiškinami.
Antroji dalis, dėstomoji, pradedama žodžiais „n u t a r i a “ , „ n u s p r e n d ž i a “ (rašome
išretintai, mažosiomis raidėmis esamojo laiko trečiojo asmens forma). Po jų dedamas dvitaškis, jei
dėstomoji dalis skirstoma punktais. Punktai tekste pradedami bendratimi:
29
Potvarkis – dokumentas, kurį leidžia kolegialaus organo vadovas operatyviais klausimais,
nereikalaujančiais kolegialaus svarstymo.
Jie gali būti rašomi vykdant aukštesniųjų institucijų dokumentų užduotis, kontroliuojant
užduočių vykdymą arba operatyviais klausimais. Potvarkius leidžia kolegialios institucijos vadovas
neatidėliotinais klausimais, kuriems tvarkyti nereikia kolegialaus sprendimo. Dažniausiai potvarkis
apima neilgą laiko tarpą ir taikomas ribotam skaičiui organizacijų, darbuotojų, asmenų.
Potvarkis paprastai turi tik tvarkomąją dalį. Ji prasideda žodžiais „į p a r e i g o j u “ ,
„ p a v e d u “ , „ r e k o m e n d u o j u “ , „ n u r o d a u “ , s k i r i u “ ir kt.
Įsakymas privalo turėti dokumento pavadinimą, datą ir numerį. Įsakymo data yra jo
pasirašymo data. Įsakymai numeruojami eilės tvarka nuo raštvedybos metų pradžios iki pabaigos.
Pagrindinės įmonės veiklos įsakymai ir personalo įsakymai (kitų rūšių įsakymai) numeruojami ir
formuojami atskirai.
Įsakymo tekstą paprastai sudaro dvi dalys. Pirmojoje, įvadinėje, nurodomas įsakymo
išleidimo pagrindas. Pagrindu gali būti:
- norminiai valstybinių organų dokumentai (vyriausybės, mokesčių
inspekcijos ir pan.);
- Direktorių valdybos, bendrų akcininkų susirinkimų nutarimai;
- gamybinis būtinumas.
Įvadinė dalis rašoma taip pat, kaip atitinkama nutarimų ar sprendimų dalis ir paprastai
pradedama žodžiais „Vadovaudamasis(-si)“, „Vykdydamas(-a)“, „Atsižvelgdamas(-a)“,
„Siekdamas(-a)“, „Įgyvendindamas(-a)“.
Įvadinės dalies gali nebūti, jei įsakymo išleidimo priežastis akivaizdi ir nereikalinga
paaiškinimų (įsakymas dėl priėmimo į darbą, dėl atleidimo, dėl atostogų ir pan.).
Antroji įsakymo dalis, dėstomoji, pradedama rašyti iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą
reiškiančiu žodžiu, veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma, rašoma
mažosiomis išretintomis raidėmis, pvz.:
30
1. Iš dalies p a k e i č i u .... .
2. L a i k a u netekusiu galios... .
3. Į s a k a u ....
4. P a v e d u ... .
Jei būtina, įsakyme išvardijami anksčiau išleisti dokumentai (įsakymai, nutarimai), kurie
šiuo įsakymu keičiami.
Jei tvarkomuoju dokumentu tvirtinamas kitas dokumentas (instrukcijos, taisyklės,
nuostatai), tvarkomojo dokumento tekste rašomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas,
pvz.:
T v i r t i n u Raštvedybos taisykles (pridedama).
arba
T v i r t i n u pridedamus:
1. Technikos bibliotekos ekspertų komisijos nuostatus.
2. Technikos bibliotekos vidaus darbo reglamentą.
31
Įstaigos darbo procese gali būti sudaromi ir kitokių rūšių kadrų įsakymai: darbuotojų
skatinimo, nuobaudų, atostogų ir pan., kurių saugojimo terminai neviršija 10 metų. Tokie įsakymai
formuojami į atskiras bylas.
Tai gausiausia dokumentų grupė. Jai priklauso raštai, tarnybiniai pranešimai, pažymos,
ataskaitos, sąrašai, aktai, protokolai, sutartys ir pan.
adresatas,
dokumento pavadinimas (raštuose - antraštė, išskyrus lydraščius),
dokumento data,
registracijos numeris,
gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose),
dokumento tekstas, parašas,
rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra įstaigos vadovas).
Kai informacinio siunčiamojo dokumento sudarytojai yra dvi ar kelios įstaigos, dokumentas
įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su duomenimis dėstomi vienas po kito.
32
dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas,
parašas.
Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos
procedūros įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, adresatu, vizomis, dokumento
paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai ir panašūs dokumentai - tvirtinimo žyma (įstaigos vadovo
parašu). Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento paieškos nuoroda.
Informacinių dokumentų turinys, atsižvelgiant į jų rūšį ir paskirtį, gali būti dėstomas tekstu,
lentele, kitais būdais arba mišriai. Kai turinys dėstomas lentele, rašomi visi privalomi dokumento
rekvizitai.
Kai informacinių dokumentų tekste faktams, įvykiams, argumentams pagrįsti nurodomi kiti
dokumentai, kurių kopijos pridedamos, tekste skliausteliuose tai pažymima, pvz.: (kopija
pridedama). Jei dokumentas, kurio kopija pridedama, minimas abstrakčiai, jis įvardijamas
skliausteliuose, pvz.: (Direktoriaus 2001 m. vasario 14 d. įsakymo Nr. 23 kopija pridedama).
Pridedamų kopijų bendras skaičius teksto pabaigoje gali būti nenurodomas.
Informacinių dokumentų tekste gali būti atskirai rašomos pastabos, pasiūlymai, išvados,
dokumento sudarymo ar pateiktų duomenų pagrindas. Tokiais atvejais nauja pastraipa pradedama
atitinkamu žodžiu, kuris rašomas didžiosiomis raidėmis, pvz.:
arba
PASTABA. Lentelėje pažymėtos skiltys nepildomos.
Informaciniai dokumentai gali turėti priedų, jie tekste nurodomi kaip organizacinių
dokumentų priedai ir pildomi nustatyta tvarka.
Protokolas – graikiškai reiškia pirmą lapą. Jo istorija prasidėjo Bizantijoje, kur protokolas
reiškė pirmąją paruoštų dokumentų dalį,vardijančią garbingų iškilmių dalyvius. Vėliau ši sąvoka
reiškė dokumentų įforminimo ir archyvo tvarkymo taisyklių visumą, o laikui bėgant, susiformavo
diplomatinio protokolo turinys, t.y. bendravimo etika ir ceremonialas.
Protokolas – dokumentas, kuriame fiksuojami kolegialių organų, posėdžių susirinkimų,
pasitarimų, konferencijų klausimų svarstymo eiga ir priimti nutarimai.
Protokolą rašo išrinktas arba paskirtas asmuo (sekretorius).
Protokolo tekstas susideda iš įvado ir pagrindinės dalies. Įvade įrašoma posėdžio
(susirinkimo) pirmininko, sekretoriaus, dalyvavusių asmenų vardai ir pavardės, kviestųjų asmenų
vardai ir pavardės bei pareigos, taip pat įrašoma kokiai įmonei jie atstovauja. Jei kviestųjų asmenų
yra daug, surašomas atskiras sąrašas kaip protokolo priedas. Teisės aktų nustatytais atvejais
nurodomas kvorumo buvimas.
34
Įvadinėje dalyje surašomi svarstomi klausimai (darbotvarkė). Dėstomojoje dalyje žymima
kiekvieno klausimo svarstymo eiga: kalbėtojai, jų pagrindinės mintys ir nutarimas. Pagrindinė
dalis užrašoma pagal schemą: SVARSTYTA, NUTARTA.
Po žodžio SVARSTYTA rašomas darbotvarkės klausimas, pranešėjo vardas ir pavardė,
trumpas pranešimo turinys. Kai pranešimas pridedamas, nurodoma (Pranešimas pridedamas).
Tokiu atveju atitinkamai įformintas pranešimas pridedamas prie protokolo.
Taip pat įrašomi kitų kalbėjusiųjų asmenų vardai ir pavardės, trumpas jų kalbų turinys.
Po klausimo svarstymo dalies didžiosiomis raidėmis rašomas žodis NUTARTA
(NUSPRĘSTA) ir priimtas nutarimas (sprendimas) konkrečiu darbotvarkės klausimu. Jei
svarstomu klausimu balsuojama, nurodomi balsavimo rezultatai. Jei nutarimas (sprendimas)
susideda iš dviejų ar daugiau punktų, po žodžio NUTARTA (NUSPRĘSTA) dedamas dvitaškis ir
tekstas dėstomas punktais.
Protokolą pasirašo posėdžio, pasitarimo ar kt. renginio pirmininkas ir sekretorius, jei kiti
teisės aktai nenustato kitaip.
Suinteresuotoms įstaigoms arba asmenims siunčiama protokolų kopijos arba išrašai.
35
- atliktų darbų perdavimo-priėmimo tvarka;
- šalių atsakomybė (ir sankcijos už prisiimtų įsipareigojimų nevykdymą);
- garantijos, draudimas ir fors-mažorinės aplinkybės;
- nuosavybės teisės perdavimas ir rizika;
- ginčų nagrinėjimo tvarka;
- juridiniai šalių adresai (nurodant pašto adresus, banko rekvizitus, telefono, faksų
numerius);
- pareigūnų parašai (nurodant pareigas, vardus, pavardes ir dokumento pasirašymo
datą);
- firmų kontragentų antspaudus.
Komerciniai kontraktai (sutartys) saugomi 3 metus pasibaigus sutarties terminui su sąlyga,
kad bus atlikta revizija.
Kontraktai su užsienio partneriais, atsižvelgiant į senaties terminus, saugomi ne mažiau 10
metų.
Dokumento priedas yra atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis. Jei dokumentas turi
daugiau negu vieną priedą, jie numeruojami iš eilės.
Priedai įforminami A4 arba A4 L formato popieriaus lape ir turi šiuos rekvizitus: priedo
žymą, pavadinimą, tekstą (lentelę, grafiką ir kt.).
Priedo žyma rašoma dokumento priedo viršutinės paraštės dešinėje pusėje (žr.„Rekvizitų
įforminimas“).
Priedo pavadinimas rašomas po priedo žyma išilginiu centruotu būdu, didžiosiomis
paryškintomis raidėmis ir atskiriamas nuo priedo žymos ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu,
pvz.:
Priedai gali būti papildyti šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos nuoroda,
informacinių dokumentų priedai - rengėjo nuoroda, jei priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento
rengėjas. Prieduose parašo rekvizitas nerašomas.
36
4.5. Dokumentų išrašai
Dokumentų išrašai daromi iš įstaigoje sudarytų ar joje saugomų dokumentų, kai reikia
pateikti dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu, konkrečiu fiziniu ar juridiniu
asmeniu arba apibrėžta asmenų grupe.
Dokumento išrašas daromas ne blanke. Specialiosios žymos rekvizito vietoje rašomas
žodis „Išrašas“, iš dokumento išrašomas dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento
pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo
rekvizito dalys (be parašo). Parašo rekvizite po pareigų pavadinimo dedamas įgaliojimus turinčio
įstaigos struktūrinio padalinio antspaudas.
Pratimai ir užduotys
2. Akcinės bendrovės „Alrasta“ generalinis direktorius gavo ūkio dalies viršininko tarnybinį
pranešimą. Iš aikštelės buvo vagiamos statybinės medžiagos, sargai to nepastebėjo.
Parašykite tarnybinį pranešimą.
Įsakymu skirkite nuobaudą sargams. Suderinkite įsakymą su įmonės juristu.
4. Leidykla „Briedis“ priima į darbą vadybininką Joną Žalį. Parašykite įsakymą dėl priėmimo,
numatydami 3 mėn. bandomąjį laikotarpį.
5. Ingai Juknaitei, AB „Preventa“ buhalterei mokėti 25% priedą prie atlyginimo nuo 2001-06-
01. Parenkite įsakymą. Pagrindas – akcininkų nutarimas (2001-04-10 protokolas Nr.1).
7. Nemenčinės vaikų muzikos mokyklos buvusi sekretorė Nijolė Žemaitienė perduoda naujai
priimtai sekretorei Jurgitai Masiulytei 2001 metų pradėtas bylas. Parenkite perdavimo -
priėmimo aktą.
8. Vilniaus kooperacijos kolegijos V99 grupės studentai svarsto klausimą dėl stipendijų
skyrimo. Surašykite ir įforminkite protokolą.
9. Įforminkite pažymą Vilniaus darbo biržai apie savo mokymosi vietą ir gaunamą stipendiją.
37
4.6. Tarnybinis susirašinėjimas
Raštas – apibendrintas įvairaus turinio dokumentas, kurį įstaiga rašo ko nors klausdama,
prašydama, atsakydama, informuodama.
Tarnybinė korespondencija skirstoma į: gautą (kurią gauna iš kitų įmonių) ir siunčiamą
(kurią siunčia kitoms įmonėms). Raštus galime skirstyti į iniciatyvinius, t.y. reikalaujančius
atsakymo, ir atsakymus, t.y. nereikalaujančius atsakymo.
Pagal turinį ir paskirtį raštai gali būti: instrukciniai (direktyviniai), informaciniai, lydraščiai,
komerciniai ir pan.
Kai kuriais atvejais sudaromi lydraščiai, kai adresatui siunčiamas pagrindinis dokumentas.
Lydraštyje nurodoma, kokiu tikslu siunčiamas pagrindinis dokumentas, ką ir iki kurio laiko su juo
reikia padaryti. Jei lydraščiai neturi tikslingo turinio, jų neverta rašyti, nes jie tampa nereikalingu
balastu.
Lydraščiui nerašome teksto antraštės.
38
Rašto rekvizitai:
adresatas,
dokumento antraštė (išskyrus lydraščius),
dokumento data,
registracijos numeris,
gauto dokumento nuoroda (atsakymuose),
dokumento tekstas,
parašas,
rengėjo nuoroda.
Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (įstaigos, jos struktūrinio padalinio) vardu
daugiskaitos pirmojo asmens forma (pvz.: Siunčiame..., Prašome...) arba trečiojo asmens forma
(pvz.: Ministerija neprieštarauja).Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai
ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa
pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu „PRIDEDAMA“, pvz.:
PRIDEDAMA. 3 lapai.
Kai siunčiami dokumentai tekste neįvardyti arba įvardyti apibendrintai, teksto pabaigoje jie
išvardijami, nurodant kiekvieno siunčiamo dokumento lapų skaičių, jei daugiau negu vienas
egzempliorius - egzempliorių skaičių, pvz.:
PRIDEDAMA:
1. Lietuvos archyvų departamento 2001-05-04 raštas Nr. 0-000 „Dėl Lietuvos
Vyriausybės nutarimo projekto derinimo“, 1 lapas.
2. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl Lietuvos archyvų departamento
nuostatų patvirtinimo“ projektas, 1 lapas, 2 egz.
Jei pridedamas dokumentas turi savo priedą, visa tai pažymima ir nurodoma bendras lapų
skaičius, pvz.:
PRIDEDAMA. Dokumentų perdavimo ir priėmimo aktas ir jo priedas, iš viso 5 lapai.
Jei korespondencija persiunčiama kartu su gautu voku, visa tai nurodoma, pvz.:
PRIDEDAMA. J.Jonaičio prašymas, 2 lapai ir vokas.
39
Rašto tekstas turi būti lakoniškas, nuoseklus, įtikinamas ir korektiškas. Įvykiai ir faktai turi
būti nušviesti objektyviai, visi dėstomo klausimo aspektai turi būti nagrinėjami pakankamai
išsamiai, trumpai ir aiškiai. Užsienio specialiojoje literatūroje minimi „7C principai“. Tai
rekomendacijos komercinių raštų tekstams. Pavadinimas kilęs dėl rekomendacijų grupavimo, kuris
atliktas pagal 7 žodžius, nusakančius teksto savybes. Anglų kalboje jie visi prasideda raide
„C“(completeness, conciseness, concreteness, consideration, courtesy, clarity, corectness):
a) išsamumas
b) glaustumas
c) konkretumas,
d) atidumas,
e) paslaugumas,
f) aiškumas,
g) tikslumas.
Rašto tekstas susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmojoje, įvadinėje,
išvardijami faktai, įvykiai, dokumentai, kuo remiantis parašytas raštas, o antrojoje dalyje –
formuluojamas pagrindinis tekstas (išvados, pasiūlymai, atsisakymas, garantija arba išdėstomas
prašymas). Priklausomai nuo rašto paskirties ir to, į ką autorius koncentruoja gavėjo dėmesį, gali
būti ir kitoks loginių dalių išdėstymas. Pirmosios rašto dalies gali ir nebūti, tuomet dėstymas
pradedamas iškart nuo antrosios. Raštai paprastai rašomi vienu klausimu.
Daugeliui raštų būdingas tų pačių posakių pasikartojimas, kurį galima naudoti rašant įvairių
raštų tekstus.
Komercinėse įmonėse raštas vertinamas kaip verslo praktikos instrumentas. Taigi tuo
įrankiu reikia išmokti naudotis. Rašto paruošimui reikia skirti tiek pat dėmesio, kaip ir dalykiniam
susitikimui.
Finansinio pobūdžio raštus pasirašo įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris. Garantiniai
raštai, turintys juridines ir finansines pasekmes, tvirtinami įmonės antspaudu
.
Pasiteiravimo raštai (prašymai ar užklausimai). Tokie raštai rašomi norint gauti
informaciją. Nepatariama teirautis to, kas komercinėje veikloje vertinama kaip verslo paslaptis.
1. Įžanginėje dalyje pranešama rašto priežastis ir tikslas. Jei rašome adresatui pirmą
kartą, teksto pradžioje prisistatome, po to pranešame rašto priežastį ir tikslą. Jei rašome,
atsiliepdami į kokią publikaciją ar rekomendaciją, tai ir nurodome.
2. Dėstomojoje dalyje konkrečiai nurodome, ką norime sužinoti, kokie pateikiami
klausimai.
3. Baigiamoji dalis — mandagumo formulė ir jos papildymai (pavyzdžiui, atsiprašymai
už sutrukdymą).
Įžanginę ir baigiamąją dalį galime turėti standartines.
40
2. Smulkus sprendimo aprašymas, įvairių sąlygų įvertinimas, pastabos, prekybinio
skatinimo priminimai.Ryškiai išsakomas draugiškumas. Būtinai primintinas bendradarbiavimo
naudingumas, tiek dabar, tiek ateityje. Toliau — mandagumo formulė.
Raštai su neigiamomis žiniomis. Verslo etiketas reikalauja į gautus raštus atsakyti. Verslo
aplinkybės dažnai verčia prekybininką priimti neigiamus sprendimus ir apie tai pranešti savo
korespondentui. Savo neigiamu atsakymu verslininkas turi stengtis nenutraukti santykių ateityje.
Raštų su neigiamais atsakymais tekstas, skirtingai nuo kitų komercinių raštų, dažniausiai
dalijamas į keturias dalis:
Pirmoji dalis — teksto buferis (neigiamos žinios slopinimas). Iš pat pradžių neigiama žinia
nepranešama. Pripažįstamos kliento pastangos, suprantamos jo reikmės, pagiriama už pasitikėjimą.
Antroji dalis skiriama paaiškinimams, paminimos kai kurios detalės, paaiškinami faktai,
kodėl buvo priimtas neigiamas sprendimas.
Trečiojoje dalyje pranešama apie priimtą sprendimą, pagrindžiami motyvai. Jei tikslinga,
pateikiama pasiūlymų dėl galimybių gauti teigiamą ar bent pakankamai naudingą sprendimą
(nurodant, ko tam reikia). Ši dalis turi dvelkti noru padėti.
Ketvirtoji, baigiamoji dalis, turi būti pozityvi: kartojamas noras padėti ir galimybių stoka,
supratimas, siūloma kreiptis ateityje. Baigiama atsisveikinimo formule. Smulkus rašto teiginių
pagrindimas būtinas tik itin svarbiais atvejais. Kitais atvejais raštas gali būti trumpas.
Prekių pasiūlos raštai. Prekybos praktikoje vadinami ofertomis. Jų rašoma labai daug.
Dažnai spausdinami operatyvios tipografijos priemonėmis, įrašant kintamąją informaciją.
Paprastoji oferta. Artima skelbimui žiniasklaidos priemonėse.
Gali būti pranešama apie įmonės veiklos pradžią ar naują filialą, naują prekių siuntos
gavimą, patogumus perkant.
Schema:
1. Įtaigiai pranešama apie įmonėje įvykusius pakitimus, jų reikšmę.
2. Tie pakitimai plačiau paaiškinami.
3. Reiškiamas įsitikinimas, kad tie pakitimai bus naudingi klientui. Jis
kviečiamas tuo įsitikinti.
Išplėstinė oferta. Tekstas kaip paprastojoje. Jos skiriamasis bruožas — konkrečių paslaugų
ir prekių kainų išvardijimas.
Visiškai apibrėžtų pirkimo sąlygų oferta. Tai raštas, kuriame ne tik nurodomos prekės ir jų
kainos, bet ir prekių pardavimo sąlygos (nuolaidos ir kt.) Nurodomi ir pirkėjus dominantys prekių
kokybės rodikliai (vietinės žaliavos, garantinis laikas, nenaudoti sintetiniai konservantai ir pan.).
41
Jei reklamacijos negalima sureguliuoti šalių susitarimu, ginčas perduodamas į arbitražą,
kurio sprendimas yra galutinis ir privalomas abiem šalims.
Komercinio susirašinėjimo raštai saugomi 3 metus ir saugojimui į archyvą neperduodami.
Susirašinėjimas su užsienio firmomis svarbiausiais klausimais (eksportas, importas, garantijos ir
pan.) saugomas 10 metų.
42
Jei gautoje faksogramoje yra svarbi informacija, ją būtina nukopijuoti, nes faksogramų
popierius neilgalaikis. Brangūs aparatai naudoja paprastą popierių, taigi kopijuoti nebūtina.
Sudarant raštus užsienio partneriams, reikia žinoti, kad jie sudaromi pagal kitas taisykles.
Galioja tarptautiniai (ISO) standartai pagrindiniams komerciniams dokumentams, tarp jų ir
raštams. Dokumentai, siunčiami už Lietuvos ribų, gali būti rašomi blankuose, kurių nuolatiniai
43
rekvizitai spausdinami lietuvių ir kuria nors kita (anglų, rusų ar kt.) kalba. Kitomis kalbomis
spausdinami rekvizitai: „aukštesniosios įstaigos pavadinimas“, „įstaigos pavadinimas“,
„struktūrinio dalinio pavadinimas“, „dokumento parengimo ar išleidimo vieta“, „informaciniai
duomenys apie įstaigą“.
Įstaigos, kurios retai siunčia dokumentus už Lietuvos ribų, gali naudoti raštų blanką lietuvių
kalba, o įstaigos pavadinimą, informacinius duomenis išspausdina, esant reikalui, ir kita kalba
apatinėje paraštėje.
Užsienio kompanijos raštus spausdina blankuose, kurių visos paraštės atitinka colį — 2,54
cm.
Lapo viršutinėje dalyje (nuo kairiosios paraštės arba centruotai) spausdinama emblema ir
firmos pavadinimas. Jei firma mažai žinoma, po jos pavadinimu gali būti nurodomas jos veiklos
pobūdis, pavyzdžiui, „prekyba nekilnojamu turtu“, „kelionių organizavimas“ ir pan.
Po firmos pavadinimu arba blanko apačioje nurodomas firmos biuro adresas, informacinio
telefono, telefakso numeriai, atstovybių adresai ir telefonų numeriai.
Visi kiti rekvizitai spausdinami nuo nulinės tabuliatoriaus padėties.
Dokumento nuoroda gali būti skaitmeninė arba raidinė, pavyzdžiui:
Reference: 101;
arba
Ref: MS/AP/101,
kur Reference — nuoroda, MS — autoriaus inicialai, AP — vykdytojo inicialai, 101 —
dokumento registravimo numeris.
Jei dokumentas yra atsakymas, tai šiame rekvizite nurodomas iniciatyvinio dokumento
numeris, pavyzdžiui:
Your reference 12
44
Tekstas gali būti spausdinamas tiek nuo kairiosios paraštės, tiek atitraukiant kiekvieną
pastraipą per 5 ženklus.
Pastraipas atskiriame vieną nuo kitos dvigubu intervalu. Rašto tekstas neturėtų būti ilgesnis
negu vienas puslapis.
Praleidus po teksto du intervalus, rašoma mandagumo formulė. Tai žodžiai „nuoširdžiai“,
„pagarbiai“ ir pan.
Praleidę ne mažiau kaip 5 intervalus asmens parašui, nurodome paeiliui atskiromis
eilutėmis:
Pasirašiusiojo asmens vardą ir pavardę,
Pareigas.
Jei prie rašto pridedami priedai, juos nurodome taip:
Apatiniame kairiajame kampe gali būti atspausdinta raštą rengusio ar net spausdinusio
asmens pavardė arba inicialai.
Dar žemiau gali būti užrašas:
c.c. Mr.Gary Wilson
Pratimai ir užduotys
1.
Parenkite atsakymą į vidurinės mokyklos 11 klasės moksleivės laišką dėl stojimo į VKK
sąlygų.
2.
Parenkite raštą (užsakymą) Trakų spaustuvei dėl reklaminio lankstinuko apie mokyklą
išspausdinimo.
3.
Dirbate Verslo studijų centre. Parašykite lydraštį leidyklai JUSTITIA. Jai siunčiate sutartį
(2 egz.) dėl studentų praktikos atlikimo. Kitą reikalingą informaciją parašykite patys.
4.
Parenkite ministerijos direktyvinį raštą pavaldžioms įmonėms dėl naujų raštvedybos
taisyklių įsigaliojimo.
5.
Korespondentai:
UAB „Mida“, generalinis direktorius B.Juknaitis, P.Vileišio g. 18, LT-2055 Vilnius, tel. 76 18
32, faksas 75 43 21, a.s. Komerciniame banke, kodas 15346512, įstaigos kodas 2654321 ir
UAB „Beira“, generalinis direktorius R.Tumonis, Metalo g. 5, LT-4910 Utena, tel. 54 324,
faksas 53 243, a.s. 90768613 Turto bankas Utenos sk. Kodas 2008704, įstaigos kodas 290654.
45
5.1.Parašykite reklamaciją.
5.2.Parašykite AB „Beira“ atsakymą, nesutikdami su reklamacija, nes prekių kokybė
pablogėjo dėl netinkamo transportavimo, o ne dėl siuntėjo kaltės.
6.
Korespondentai:
UAB „Obuolys“, direktorius K.Varanavičius, Naugarduko g. 38 LT-2009 Vilnius,
tel. 23 63 02, faksas 23 45 65, a.s. 0217600225 Kredito banke, banko kodas 20200, įmonės kodas
2148561 ir
Restoranas „Karolina“, direktorius T.Ignatavičius, Justiniškių g. 78 LT-2017
Vilnius, tel. 70 51 40, faksas 70 51 37, a.s. 848771303 Lietuvos taupomojo banko Justiniškių
filialas, kodas 60111, įstaigos kodas 1067158
Firma „Obuolys“ prekiauja vietiniais vaisiais ir daržovėmis.
6.1. Parašykite prekių pasiūlos raštą restoranui „Karolina“.
6.2. Restorano „Karolina“ vardu sudarykite sutartį su UAB „Obuolys“ daliai
produkcijos.
6.3. Restorano „Karolina“ vardu atsisakykite siūlomų prekių, nes kita firma tiekia
produkciją pigiau.
6.4. UAB „Obuolys“ vardu įspėkite restoraną „Karolina“ apie kainų kilimą nuo 2001-
01-01.
6.5. Restorano „Karolina“ vardu parašykite reklamaciją UAB „Obuolys“, nes gauta
vaisių siunta vėlavo trim dienom. Vaisiai nekokybiški. Nekokybišką produkciją
gaunate ne pirmą kartą.
7.
Akcinė bendrovė „Pasidaryk pats“ Viršuliškių g. 42, LT-2056 Vilnius, tel. 42 02 03, faksas
22 92 96, atsiskaitomoji sąskaita 02176002251 Kredito banko Vilniaus skyriuje, įmonės kodas
2148561 rašo raštą „Lietuvos aido“ redakcijai, prašydama išspausdinti skelbimą vasario 12 ir 14
dienomis. Skelbimo tekstą prideda.
8.
Dirbate vidurinėje mokykloje „Lietuvių namai“. Parašykite raštą Lietuvos Respublikos
švietimo ir mokslo ministerijai. Paprašykite, kad mokyklos bendrabučio remontui skirtų 30 000 Lt.
Nurodykite, kaip bus paskirstytos lėšos. Kitą informaciją pasirinkite laisvai.
46
5. Personalo dokumentų tvarkymas
5.1. Asmenų sudaromi dokumentai
Įstaigų, organizacijų darbuotojai dažnai kreipiasi į savo įstaigos vadovybę ar kitas įstaigas
asmeniniais reikalais, juos išdėstydami prašymuose: prašoma priimti į darbą, atleisti iš darbo,
materialinės paramos, suteikti lengvatinius kreditus, išduoti patentą, užregistruoti įmonę ir pan.
Gyvenimo aprašymas. Tai savo gyvenimo aprašymas paprastai pridedamas prie prašymo
stojant į mokslą, darbą, dalyvaujant konkurse laisvai darbo vietai užimti.
Gyvenimo aprašymas dažniausiai rašomas laisva forma, nors pastaruoju metu, ypač
naudojantis faksu ar elektroniniu paštu, populiarėja CV (lot. Curriculum vitae – gyvenimo kelias),
kuris įforminamas pagal trafaretą. Informacijos turinys ir sudėtinės dalys gali kisti priklausomai
nuo asmens patirties ir jo nuveiktų darbų.
47
Personalo dokumentai yra vieni svarbiausių, todėl būtina kruopščiai ir atidžiai juos
įforminti, tvarkyti, užtikrinti saugumą ilgą laiką.
Dirbant su personalo dokumentais, būtina turėti galvoje, kad duomenys apie asmenis (žinios
apie darbinės veiklos ir asmeninio gyvenimo faktus ar įvykius) laikomi konfidencialia informacija.
Priėmimas pastoviam darbui turi būti lydimas dokumentų sudarymu pagal šią schemą:
Darbo sutartis su
darbuotoju
Darbuotojo prašymas
dėl atleidimo
Prašymą dėl atleidimo darbuotojas rašo prieš dvi savaites iki numatomo atleidimo termino
ir perduoda jį suderinti vadovui. Vadovas išleidžia personalo įsakymą dėl atleidimo, pagal kurį
48
daromas įrašas socialinio draudimo pažymėjime ir asmens kortelėje. Įsakymo kopijos patenka į
darbuotojo asmens bylą ir buhalteriją, kur įsakymo pagrindu visiškai atsiskaitoma su darbuotoju.
Perkeliant darbuotoją į kitas pareigas firmos ribose, dokumentai įforminami taip:
Firmos vadovas išleidžia personalo įsakymą dėl darbuotojo perkėlimo į kitas pareigas.
Daromi įrašai apie naują darbą socialinio draudimo pažymėjime ir asmens kortelėje. Įsakymo
kopijos segamos į asmens bylą, perduodama į buhalteriją ir, pasikeitus atlyginimui, daromi
pakeitimai asmens sąskaitoje.
49
- drausminės nuobaudos, nenumatytos įstatymų;
- visiškos materialinės atsakomybės įvedimas, išskyrus atvejus,
numatytus LR DSĮ.
Darbo sutartis sudaroma dviem egzemplioriais, pasirašoma įmonės vadovo ir darbuotojo,
patvirtinama antspaudu. Vienas sutarties egzempliorius saugomas įmonėje, antras – pas darbuotoją.
Darbo sutartys gali būti segamos į darbuotojų asmens bylas. Tokiu atveju jų saugojimo
terminai atitinka asmens bylų saugojimo terminus. Jei sutartys saugomos atskirai, jos formuojamos
į bylas darbuotojų pavardžių abėcėlės tvarka.
50
Visi įrašai kortelėje daromi pateikus dokumentus. Iš paso išrašomi vardas, pavardė, gimimo
metai ir mėnuo, asmens kodas, paso numeris, serija, kas išdavė ir kada, namų adresas. Duomenis
apie bendrąjį ir nepertraukiamąjį darbo stažą, o taip pat perkėlimus nurodome pagal socialinio
draudimo pažymėjimą. Skyrius „Žinios apie krašto apsaugos prievolininkus“ pildomos iš KAP
pažymėjimo.
Kortelėje privalo būti darbuotojo parašas.
Kitoje kortelės pusėje yra skyriai: „paskyrimai ir perkėlimai“, „Atostogos“, „Papildomos
žinios“ ir „Atleidimo iš darbo priežastis“. Šių skyrių įrašai turi atitikti įsakymų dėl darbuotojo
priėmimo, perkėlimo ar atleidimo įrašus. Šie įrašai turi būti padaryti ypač atidžiai, nes jie dažnai
yra darbo stažo patvirtinimas. Skyriuje „Paskyrimai ir perkėlimai“ kiekvieno įrašo pabaigoje turi
būti darbuotojo, kuriam surašyta kortelė, parašas.
Skyriuje „Papildomos žinios“ įrašomi duomenys apie kvalifikacijos kėlimą, užsienio kalbų
mokėjimą, antrąją specialybę, invalidumą ir pan.
Korteles pildo ranka ar mašinėle asmuo atsakingas už firmos personalą arba sekretorė. Visi
įrašai turi būti be trumpinimų. Asmens kortelės pildomas vienas egzempliorius, kuris saugomas
seife specialioje kartotekoje, sudarytoje pagal abėcėlę.
Atleistų darbuotojų kortelės formuojamos į atskirą bylą pagal abėcėlę. Prieš atiduodant
bylas į archyvą, visos kortelės numeruojamos, sudaromas vidaus apyrašas.
Asmens byla (dosje) – dokumentų, turinčių žinias apie darbuotoją, visuma. Asmens bylos
sudaromos visiems darbuotojams, dirbantiems įmonėse, kurios perduoda dokumentus valstybiniam
saugojimui. Kitose įstaigose pakanka asmens kortelių forma D-2.
Asmens byloje turi būti tokie dokumentai:
- dokumentų, esančių byloje vidaus apyrašas;
- prašymas priimti į darbą ar dalyvauti konkurse;
- darbo sutartis;
- pranešimo apie apdraustojo socialiniu draudimu priėmimo į darbą
kopija;
- kadrų įskaitos lapas (anketa);
- mokslo baigimo dokumentų kopijos;
- prašymai perkelti į kitą darbą arba atleisti iš darbo;
- įsakymų personalo klausimais kopijos;
- atestacijos lapai;
- kvalifikacijos, konkurso darbo vietai užimti komisijų protokolų išrašai.
Asmens bylos dokumentų vidaus apyraše nurodome dokumentų, esančių byloje, eilės
numerį, jų indeksą, pavadinimą, datą. Asmens bylos dokumentų ir vidaus apyrašo lapai
numeruojami atskirai.
Vidaus apyrašą pasirašo jo sudarytojas, nurodydamas pareigas, pavardę ir sudarymo datą.
Darbuotojo įskaitos lape surašomi biografiniai duomenys apie darbuotoją, jo išsilavinimą,
pareigas nuo darbinės veiklos pradžios, šeimyninę padėtį ir kt.
Darbuotojo įskaitos lapą pildo ranka pats į darbą priimamas darbuotojas pagal šiuos
dokumentus: pasą, socialinio draudimo pažymėjimą, krašto apsaugos prievolininko pažymėjimą,
dokumentus apie išsilavinimą (diplomą, sertifikatą, pažymėjimą, atestatą), atestacinės komisijos
dokumentus, patvirtinančius mokslinį laipsnį, dokumentus apie turimus išradimus.
Skiltyje „Išsilavinimas“ naudojamos formuluotės: „pradinis“, „pagrindinis“, „vidurinis“,
„aukštesnysis“, „nebaigtas aukštasis“, „aukštasis“ – priklausomai nuo to, kokio išsilavinimo
dokumentą turi darbuotojas.
Skiltį „Kur ir kuo dirbote“ pildome pagal socialinio draudimo pažymėjimą. Šioje skiltyje
fiksuojamas ir mokymasis mokymosi įstaigose prieš darbinės veiklos pradžią.
51
Skiltyje „Duomenys apie šeimą“ išvardijame visus šeimos narius, nurodydami giminystės
laipsnį („tėvas“, “motina“, „vyras“, „žmona“, „sūnus“, „duktė“). Čia nurodome kiekvieno šeimos
nario vardą, pavardę, tėvo vardą, gimimo metus, darbovietę (ar lavinimo įstaigą).
Praktikoje priimant į darbą dažnai naudojama „Anketa“ – analogiškas įskaitos lapui
dokumentas. Skirtumas tik tas, kad anketą pasirašo ne tik priimamas į darbą asmuo, bet ir asmuo,
atsakingas už įmonės personalą.
Ar prisimenate:
Leidykliniai darbai nėra vien leidykloms pateikiami darbai, kuriuos įprasta vadinti
leidykliniais rankraščiais, nepaisant to, kad jie būna spausdinti mašinėle ar kompiuteriu, o ne rašyti
ranka. Leidykliniais darbais vadiname įvairius darbus – didesnės apimties ataskaitas, referatus,
pranešimus, kursinius bei diplominius darbus, disertacijas ir pan. Šiems darbams keliami tam tikri
reikalavimai.
Kiekvienas darbas rašomas vienodo formato ir tos pačios spalvos geros kokybės popieriuje.
Puslapio paraštės turėtų būti viršutinė – 20 mm, kairioji –30 mm, dešinioji – 10, apatinė – 20 mm.
52
Šriftas pasirenkamas 12-14 punktų dydžio. Tarp eilučių daromas 1,5 intervalo tarpas, taigi
kiekviename puslapyje rašoma maždaug 30 eilučių.
Kiekvienos pastraipos pirmoji eilutė atitraukiama nuo kairiojo krašto. Teksto antraštės
atskiriamos nuo teksto dvigubai didesniu intervalu negu rašomas tekstas. Antraštės ir paantraštės
rašomos įvairiai: nuo teksto krašto, nuo naujos eilutės pradžios, bet dažniausiai – ties teksto
viduriu. Svarbu pasirinkti visam darbui vieningą įforminimo stilių ir jo laikytis.
Kiekvienas darbas privalo turėti titulinį (antraštinį) lapą. Tai pirmasis lapas, kuriame
nurodomas darbo autorius, pavadinimas, leidimo vieta ir metai, kursinio, diplominio darbo ar
disertacijos tituliniame lape, be to, nurodoma mokymo įstaigos pavadinimas, fakultetas, katedra,
studento ar disertanto specialybė, darbo vadovas.
Pagal tipą, paskirtį darbas gali turėti kitų elementų: turinį, anotaciją (trumpą leidinio
apibūdinimą), literatūros sąrašą, priedus (darbo pabaigoje).
Kiekvienas stambesnis darbo skyrius pradedamas naujame puslapyje. Iki skyriaus antraštės
paliekama maždaug ketvirtadalis tuščio lapo.
Visi puslapiai turi būti sunumeruoti. Numeruojama nuo pirmojo lapo iki paskutinio
puslapio. Daugelyje leidyklų įprasta rankraščio puslapius žymėti viršutinės paraštės viduryje
arabiškaisiais skaitmenimis be jokių skyrybos ženklų.
Kai autorius remiasi kitų autorių teiginiais ar cituoja juos, reikia cituojamo šaltinio
nuorodos. Ji rašoma puslapio apačioje, rečiau – teksto pabaigoje. Išnašos numeruojamos
arabiškaisiais skaitmenimis. Išnašoje būtina nurodyti autorių, leidinio pavadinimą, leidimo vietą,
išleidimo metus ir puslapį.
Kai autorius remiasi kitų autorių darbais, darbo pabaigoje pateikiamas literatūros sąrašas,
rašomas autorių abėcėlės tvarka.
Literatūros sąraše nurodoma autoriaus pavardė, vardo raidė, leidinio pavadinimas, leidimo
vieta, metai (žr literatūros sąrašą).
6.2. Sutrumpinimai
53
Paragrafai ir procentai žymimi neraidiniais simboliais §, %, kurie rašomi prie skaitmenų: §
8, 5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas ne simbolis %, o žodis procentas arba
santrumpa proc.
Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar
pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromos trimis būdais:
1) imamas pirmasis, kartais du pirmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens
visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: pirm. (pirmininkas), tel.
(telefonas), telegr. (telegrama);
2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės arba pirmosios pasakymo žodžių
raidės; po žodžio ar atskirų žodžių santrumpų dedamas taškas: a. (aikštė), k. (kaimas),
bt. (butas), str. (straipsnis), š.m. (šių metų), ir t.t. (ir taip toliau);
3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo;
taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai: b-vė (bendrovė), m-kla (mokykla), d-ja
(draugija).
Kanceliarinėje kalboje dažniausiai vartojamos šios grafinės santrumpos (sutrumpinimai):
adr. – adresas m., mst. – miestas
adv. – advokatas mstl. – miestelis
apyl., a. – apylinkė not. – notaras
a.s., atsisk.sąsk. – atsiskaitomoji Nr., nr. – numeris
sąskaita p.d. – pašto dėžutė p. – ponas, ponia,
asm. – asmuo panelė
atsak. – atsakingasis, -oji p. – punktas
b., bt – butas p., psl. – puslapis
buh. – buhalteris pil. – pilietis
b-vė – bendrovė pirm. – pirmininkas
buv. – buvęs, -usi plg. – palygink
d. – dalis, diena pr. – prospektas
dir. – direktorius prot. – protokolas
depart. – departamentas pvz. – pavyzdžiui
d-ja – draugija r. – rajonas
egz. – egzempliorius refer. – referentas
eil. –eilutė rev. – revizorius
el.p. – elektroninis paštas sąsk. – sąskaita
faks., fks. – telefaksas, faksas sekr. – sekretorius
g. – gatvė sk. – skyrius
gerb. – gerbiamasis, -oji str. – straipsnis
g., gim. – gimęs, gimusi š.m. – šių metų
g-kla – gamykla t. – tomas
insp. – inspektorius t.y. – tai yra
inž. – inžinierius tel., telef. – telefonas
ir kt. – ir kita telegr. – telegrama
ir pan – ir panašiai v. – vardas
ir t.t. – ir taip toliau vad. – vadovas
k. – kaimas v-ba – valdyba
kab. – kabinetas ved. – vedėjas
kand. – kandidatas virš. – viršininkas
l.e.p. – laikinai einantis pareigas vyr., vyriaus. – vyriausiasis, vyriausioji
lent. – lentelė vnt. – vienetas
m-ja – ministerija žm. – žmonės
m. - metai žr. – žiūrėk
54
Dvižodžių santrumpų negalima rašyti su pasviru brūkšniu tarp raidžių: š/m – turi būti
š.m.; a/s (atsiskaitomoji sąskaita) turi būti a.s..
Pasviru brūkšniu žymimos tik dimensijos ir paralelių dalykų santrumpos: km/val.
(kilometrų per valandą), tel./faks. (telefonas ir telefaksas).
Prie skaitmens santrumpa Nr. rašoma didžiąja raide, po skaitmenų – mažąja: Nutarimas
Nr. 47, bet: Nešioja 43 nr. batus.
Individualūs sutrumpinimai – plačiai nepaplitę pasakymų ir pavadinimų sutrumpinimai,
patogumo sumetimais vartojami tam tikrame tekste. Individualūs sutrumpinimai daromi dviem
būdais – imama ilgesnio pavadinimo visų žodžių pirmosios raidės arba pavadinimo pagrindiniai
žodžiai. Gali būti kelių laipsnių sutrumpinimų: Valstybinė lietuvių kalbos komisija – Lietuvių
kalbos komisija – Komisija. Tikrinio pavadinimo reikšmę išlaikęs žodis (suprantamas kaip tam
tikro tikrinio pavadinimo pakaitas) rašomas didžiąja raide.
Individualūs sutrumpinimai padeda išvengti ilgų pasakymų ir pavadinimų kartojimo.
Prieš pradedant rašyti individualų sutrumpinimą, pirmą kartą pateikiamas nesutrumpintas
pasakymas, po jo skliausteliuose gali būti sutrumpinimas. Jei tekste individualių sutrumpinimų
daug, jų sąrašas ir paaiškinimai gali būti pateikiami po teksto.
Kostas Valevičius
Dargužių k.
Stačiūnų pšt.
LT-5200 Pakruojo r.
Rūtai Adomonienei
Pievų g.
Kavarskas
LT-4180 Anykščių r.
56
ir garantuoja, kad nebus dubliuojamos darbo su dokumentais operacijos. Pareigų pasiskirstymas
aptartas darbuotojų pareiginiuose nuostatuose.
Kad būtų nustatyta vienoda dokumentų sudarymo ir darbo su jais organizavimo tvarka,
įmonėje parengiama raštvedybos instrukcija, kuri pateikia taisyklingai įformintų dokumentų
pavyzdžius ir darbo su jais taisykles.
57
Pirmasis egzempliorius segamas į atitinkamą bylą, kiti – perduodami vykdytojams,
struktūriniams padaliniams ar siunčiami asmenims, įstaigoms. Vidaus dokumentų užduotys
vykdomos ir kontroliuojamos kaip gautų.
Padauginti įstaigos vidaus dokumentai žymimi dokumentus registruojančio padalinio
antspaudu parašo rekvizite po pareigų pavadinimu.
Įstaigos informacinius siunčiamus dokumentus pasirašo įstaigos vadovas ar
pavaduotojas, kartais – skyrių vadovai ar vykdytojai pagal kompetenciją.
Dokumento rengėjas, prieš pateikdamas pasirašyti informacinį siunčiamą dokumentą,
vizuoja antrąjį, įstaigoje liekantį egzempliorių. Dokumentas vadovui pasirašyti teikiamas kartu
su tais dokumentais, kurių pagrindu jis parengtas.
Pasirašyti dokumentai perduodami raštinei registruoti ir išsiųsti..
Raštinė patikrina ar dokumentai tinkamai įforminti. Dokumentai turi būti išsiųsti tą pačią
dieną, kada pasirašomi ir registruojami.
Įstaigoje liekantys informacinių siunčiamų dokumentų egzemplioriai žymimi
dokumentus registruojančio padalinio antspaudu paršo rekvizite ir dedami į bylas. Jei siunčiami
dokumentai yra atsakomieji, jie dedami prie dokumentų į kuriuos atsakoma.
Įstaigos parengti ir su jos funkcijų vykdymu susiję gauti, vidaus ir siunčiami dokumentai
yra oficialūs ir turi būti registruojami.
Dokumentų registravimas – tai jo parengimo ar gavimo fakto nustatymas, užrašant ant
jo datą bei registracijos numerį ir būtinų žinių apie dokumentą įrašymas registracijos žurnalą
arba tų žinių įvedimas į įstaigos kompiuterinę dokumentų paieškos sistemą.
Neregistruojami sveikinimai, kvietimai, gauti reklaminiai laiškai, privataus pobūdžio
žinutės, taip pat dokumentai, parengti griežtos apskaitos blankuose.
Įstaigoje sudaromos dokumentų informacijos paieškos sistemos – žurnalai arba
kompiuterinės informacijos laikmenos (automatizuota duomenų bazė).
Tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis ir
saugojimo terminus.
Informaciniai vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymos, tarnybiniai pranešimai ir
kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis. Jei tokių dokumentų daug, jie
gali būti registruojami atskiruose žurnaluose pagal jų sudarytojus ar temas.
Jei įstaigoje parengtų informacinių vidaus dokumentų susidaro nedaug ir atitinkamos
dokumento rūšies atskiras registravimas nenustatytas kitais teisės aktais, jie gali būti
registruojami viename vidaus informacinių dokumentų registracijos žurnale.
Įstaigos tarnautojų prašymai (dėl atostogų, materialinės pašalpos skyrimo ir pan.)
registruojami įstaigos darbuotojų prašymų registracijos žurnale.
Gauti fizinių asmenų prašymai, pareiškimai, skundai registruojami gautų dokumentų
registracijos žurnale arba asmenų prašymų registracijos žurnale.
Atsakymai į gautus asmenų prašymus, pareiškimus, skundus registruojami siunčiamų
dokumentų registracijos žurnale arba atsakymų į asmenų prašymus, pareiškimus, skundus
registracijos žurnale.
Siunčiami ir gauti dokumentai registruojami atskiruose siunčiamų dokumentų ir gautų
dokumentų registracijos žurnaluose.
Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas.
Sąraše nurodomas kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo identifikavimo žymuo,
pavadinimas, žurnalo pildymo laikotarpis (metų, tęstinis ir kt.) ir įstaigos struktūrinis padalinys,
atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registracijos žurnale.
58
Registracijos žurnalai pildomi raštvedybiniais metais, jei kiti teisės aktai nenustato
kitaip.
Dokumentai registruojami įstaigos struktūriniame padalinyje, nurodytame patvirtintame
įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąraše.
Įstaigoje dokumentai registruojami tik vieną kartą: gauti — jų gavimo dieną, siunčiami
ir vidaus — pasirašymo dieną.
Registruojant dokumentus užrašomas registracijos numeris, kuris yra pagrindinis
apskaitos ir paieškos rodiklis.
Numerį sudaro dokumento simbolis „Nr.“, registracijos žurnalo identifikavimo žymuo
(gali būti raidė arba skaitmuo), ir dokumento registravimo eilės numeris.Dokumento
registracijos numeris gali būti papildytas dokumento paieškos duomenimis, kurie rašomi
skliausteliuose. Numeracija pradedama raštvedybos metų pradžioje.
Privalomi dokumentų registravimo duomenys yra: dokumento data ir dokumento
registracijos numeris, dokumento gavimo data ir registracijos numeris, dokumento sudarytojo
pavadinimas, adresatas, dokumento pavadinimas (antraštė) arba trumpas teksto turinys,
rezoliucijos tekstas. Prireikus, gali būti nurodyti papildomi duomenys: dokumento užduoties
vykdytojo parašas, užduoties įvykdymo ir dokumento įdėjimo į bylą nuoroda, dokumento lapų
skaičius ir pan.
Labai svarbi antroji bylų nomenklatūros skiltis – bylų antraštė. Ji turi būti aiški,
suprantama, kiek galima plačiau atspindėti būsimųjų bylos dokumentų turinį. Antraštė
formuluojama atsižvelgiant į esminius bylų formavimo požymius: nominalinį, autorinį, dalykinį,
korespondencinį, geografinį, chronologinį ir ekspertinį. Visi šie požymiai, išskyrus ekspertinį,
atsispindi kiekvieno dokumento formuliare. Negalima bylos suformuoti pagal vieną kurį iš
minėtų požymių, visuomet taikomi keli, tik vienas iškeliamas kaip pagrindinis, vyraujantis.
Pagal nominalinį požymį rekomenduojama bylas formuoti iš protokolų, aktų, sutarčių,
sprendimų ir pan. dokumentų.
Pagal autorinį požymį formuojamos bylos iš vieno autoriaus dokumentų. Pavyzdžiui,
ministerijos kolegijos nutarimai, įstaigos vadovo įsakymai veiklos klausimais ir kt.
Dalykinis požymis tinka į vieną bylą grupuoti įvairaus turinio dokumentams,
susidariusiems sprendžiant vieną klausimą. Tokių bylų pavyzdys gali būti darbuotojų asmens
bylos, teismo bylos. Pagal šį požymį gali būti formuojamas ir susirašinėjimas vienu klausimu,
60
nors susirašinėjimo bylos dažniausiai sudaromos remiantis korespondentiniu požymiu, kai
kiekvienam korespondentui numatoma atskira byla.
Į korespondentinį labai panašus geografinis požymis, kai į vieną bylą segami tam tikro
geografinio vieneto (rajono, apskrities) įvairių įstaigų dokumentai. Čia, kaip ir kitais atvejais,
bylos antraštėje turi atsispindėti ir kiti sudarymo požymiai.
Apskaitos dokumentams labai tinka chronologinis požymis, kai į vieną bylą segami tam
tikro laikotarpio dokumentai, pavyzdžiui, mėnesio, ketvirčio, pusmečio.
Ekspertinis požymis numato dokumentų skirstymą į bylas pagal jų vertę ir saugojimo
terminą. Negalima į tą pačią bylą dėti dokumentų, kuriems nustatytas skirtingas saugojimo
terminas.
Nė vieno iš išvardintų požymių negalima laikyti svarbiausiu, todėl, formuojant bylas,
reikia taikyti kelis iš jų. Tik taip sudaromos bylų antraštės bus tikslios, aiškios, užkertančios
kelią įvairiems spėliojimams ir skirtingam supratimui. Bylų antraštės turi būti kiek įmanoma
trumpesnės, tikslesnės, konkretesnės, suredaguotos, logiškos. Negalima palikti bylų antraščių,
kaip „Gaunami raštai“, „Siunčiami raštai“, „Įsakymai“ ir kt., nes jie visai neatskleidžia byloje
esančių dokumentų turinio.
62
Lietuvos archyvų fondo dokumentai yra nuolatinio, ilgo (nuo 10 iki 75 metų) ir laikino
(iki 10 metų) saugojimo. Juos būtina įmonėje tinkamai įforminti, tvarkyti taip, kaip to reikalauja
raštvedybos taisyklės.
63
pavardę ir pasirašo. Pernumeravus bylą, įforminamas naujas baigiamasis įrašas, o senasis
perbraukiamas.
Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos įrišamos. Tarptautinės sutartys, kai kurie kiti
aukščiausių valstybės valdžios ir valdymo įstaigų dokumentai neįrišami ir saugomi specialiuose
aplankuose.
Visos nuolatinio saugojimo bylos privalo turėti titulinį lapą. Būtini titulinio lapo
rekvizitai yra šie: įstaigos pavadinimas, bylos antraštė, bylos data (chronologinės ribos), lapų
skaičius, saugojimo terminas. Tituliniame puslapyje parašomi su įstaigos archyvu suderinti
numeriai: fondo numeris, apyrašo numeris ir bylos numeris.
Nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos į įstaigos archyvą perduodamos pagal bylų perdavimo
ir priėmimo aktą, kurį tvirtina įstaigos vadovas.
Priimant bylas iš struktūrinių dalinių į įstaigos archyvą, patikrinama, ar visos bylos
tinkamai įformintos, ar nomenklatūroje numatytos nuolatinio ir ilgo saugojimo bylos įrašytos į
sąrašą ir perduodamos. Jei trūksta bylų, surašomas bylų dingimo aktas, kuris pateikiamas
įstaigos DEK svarstyti.
Apyrašas – tai susistemintas bylų antraščių bei kitų rekvizitų sąrašas, nusakantis bylų
pobūdį bei turinį.
Įstaigose, kurios turi stambius struktūrinius dalinius ir tuose daliniuose yra daug
dokumentų, metinius bylų apyrašų skyrius sudaro tų struktūrinių dalinių darbuotojai, atsakingi
už raštvedybą. Metodinę pagalbą jiems teikia įstaigos archyvas. Pagal šiuos apyrašus bylos
perduodamos į įstaigos archyvą, kuris rašo apyrašų suvestinius metinius skyrius.
Mažose įstaigose metinius apyrašų skyrius rašo archyvo vedėjas arba asmuo, atsakingas
už archyvą.
Pagrindiniai įrašymo į bylų apyrašą duomenys yra: bylos (saugojimo vieneto) numeris,
bylos antraštė, bylos chronologinės ribos, bylos lapų skaičius.
Apyrašuose bylos grupuojamos pagal metus, kiekvienų raštvedybinių metų bylos – pagal
įstaigos bylų nomenklatūros skyriuose nustatytą bylų išdėstymo tvarką ir numeruojamos iš eilės.
Kai bylų apyrašas sudaromas pirmą kartą, bylos numeruojamos nuo pirmojo numerio.
Bylų apyrašų skyriai sudaromi kasmet. Juose įrašomos visos tais metais pradėtos bylos,
nesvarbu, ar jos tais metais baigtos. Įrašomos ir tos bylos, kurioms įstaigos bylų nomenklatūroje
saugojimo terminas buvo nurodytas su žyma EK ir kurios, atlikus dokumentų vertės ekspertizę,
paliktos nuolatiniam saugojimui. Kiekvienų metų apyrašų skyriuose bylos numeruojamos
didėjančia tvarka.
Pagal dokumentų saugojimo terminus sudaromi atskiri ilgo saugojimo bylų apyrašai.
Viena iš ilgo saugojimo dokumentų rūšių yra personalo dokumentai. Jiems paprastai sudaromi
du apyrašai: viename įrašomi personalo įsakymai, darbuotojų sąrašai, darbuotojų asmens
sąskaitų kortelės, nelaimingų atsitikimų aktai, kitame – atleistų darbuotojų asmens bylos ir
asmens kortelės. Asmens bylos ir kortelės sisteminamos pavardžių abėcėlės tvarka. Jei
personalo bylų nedaug, gali būti sudaromas vienas ilgo saugojimo bylų apyrašas, pirma įrašant
personalo įsakymus, asmens sąskaitų korteles, po to atleistų darbuotojų asmens bylas ir korteles.
Nuolatinio (4 egz.) ir ilgo saugojimo (3 egz.) bylų apyrašai vizuojami įstaigos DEK
pirmininko ir derinami:
su valstybiniu archyvu, kurio komplektavimo šaltinis įstaiga yra;
su aukštesne įstaiga, kuriai ta įstaiga yra pavaldi ar priklauso jos reguliavimo sričiai, jei
įstaiga nėra valstybinių archyvų komplektavimo šaltinis.
Suderinti nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai tvirtinami įstaigos vadovo parašu.
Kai nuolatinio ir ilgo saugojimo bylų apyrašai nustatyta tvarka suderinti ir patvirtinti,
dokumentai, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, atrenkami naikinti.
Atrinktiems naikinti dokumentams rašomas atrinktų naikinti dokumentų (bylų) aktas.
Derinimui teikiami 2 atrinktų naikinti dokumentų (bylų) akto egzemplioriai. Vienas akto
egzempliorius lieka valstybiniame archyve arba įstaigoje. su kuria aktas derinamas.
Keičiantis įmonės archyvo vedėjams arba darbuotojams, atsakingiems už archyvą
struktūriniuose daliniuose, bylos ir jų apskaitos dokumentai perduodami ir priimami pagal aktą.
Bylos ir jų apskaitos dokumentai saugomi laikantis archyvų darbo taisyklių nustatytos
tvarkos.
Prisiminkime:
65
8. Dažniausiai vartojamų raštvedybos terminų
žodynėlis
68
Literatūros sąrašas
69