Административно

(канцелариско) и архивско
работење
 Наставни прашања

1. НП. Вовед во административно

(канцелариско) работење

2. НП. Чување и архивирање на документи

 Општи поими (термини)
 Акт е пишуван состав со кој се покренува, дополнува,
менува, прекинува или завршува некое службено дејствие.
Пишуваниот состав може да биде печатен, фотографиран,
филмуван и слично.
 Прилог е пишан или на друг начин забележан материјал
( исправа, графикон, табела, цртеж, аудио & видео
материјал, компјутеризиран запис и слично) или физички
предмет кој се приложува кон актот заради дополнување,
објаснување или докажување на содржината на актот.
 Предмет е збир од сите акти и прилози што се водат
под ист основен број и кои се однесуваат на исто прашање
или задача и претставуваат единствена целина.
 Досие е збир на повеке предмети кои се однесуваат на иста
материја, на правно лице, односно на физичко лице.

 Документарен материјал е целиот изворен и репродуциран

(пишуван, цртан, печатен, фотографиран, филмуван, фонографиран,
компјутерски забележан, читливо, со машина или на друг начин
забележан) материјал и книги, картотеки и други евиденции за тој
материјал, кои настанале во работата на државните органи и други
правни лица и истиот е од значење за нивната тековна работа.

 Архивска граѓа е одбран, изворен и репродуциран (пишан,

цртан, фотографиран, филмуван, фонографиран или на друг начин
забележан) документарен материјал од трајна вредност од значење за
државата, науката, културата и за други потреби што настануваат во
работата на имателот.
 Канцелариското работење
опфаќа
 Прием на актите,
 Преглед и распоредување на актите,
 Заведување на актите,
 Доставување на актите за работа,
 Административно тех.обработка на актите,
 Испраќање на актите,
 Враќање и раздолжување на актите и
 Одлагање на завршените акти во архива.
 Приемот и отварањето на актите се врши во
деловодство од страна на овластено лице. Актите од итен
карактер, примени по работно време и неработни денови
ги отвора дежурниот работник само ако е овластен а, ако
не е истите му ги доставува на лице што е овластено да ги
отвори и да постапи по нив.
 Преглед и распоредување на актите го врши лице
што раководи со единицата односно одговорното лице а,
може да овласти и друго лице да го врши истото за него.
 Заведување на актите. Истите се заведуваат во
деловодник (основна евиденција) а, и во попис на акти
(помошна евиденција која се употребува за евиденција на
акти кои се во поголем обем со иста проблематика).
Заведувањето на актите се врши по организациони
единици, најчесто употребувани кај нас се:
 01- Организација и развој

 03- Општи и правни работи

 04- Работни односи

 05- Фин. и материјално работење

 12- Персонални работи

 13- Разузнавање и заштита на силите

 15- Управа за планови, операции, готовност, обука и

вежби
 17- Управа за меѓуармиска соработка
 18- Оперативен центар на АРМ
 20- Логистика
 21- Извршување на мобилизација, мобилизациска
обука, пополна и воено-цивилна соработка
 22- Телекомуникации, криптозаштита и
информатика
 23- Планирање на развојот и финансии
 Доставување на актите за работа по
заведувањето на актите истиот ден, а најдоцна следниот се
доставуваат на носителите (изработувачите).Истото се
врши преку интерна доставна книга и приемот се потврдува
со потпис на одговорното лице или лице овластено од него.
 Адм. тех. обработка на актите. Истото се врши
на начин определен со интерни правила за начин и изглед
на актот, кој покрај останатото мора да содржи и:
- Назив и седиште на имателот (единицата);
- Назив и адреса на примателот;
- Кратка содржина на актот;
- Врска по која се постапува;
- Содржина на актот;
- Назив и функција на раководителот;
- Име и презиме на истиот;
- Потпис, отпечаток на службениот печат, деловоден број, датум кога е
донесен актот итн.
 Испраќање на актите се врши на начин кој
зависи од итноста и карактерот на истите.Ако се работи за
акти од редовен карактер и содржи прилог кој неможе да
се пренесе по систем за брза пошта се експедира по
редовна пошта (тоа кај нас сега е во Вторник и Четврток),
ако пак се работи за акт од итен карактер кои нетрпи
одлагање се испраќа по факс (ако е некласифициран) или
по телеграма на кој се применуваат мерки на
криптозаштита (ако е класифициран). Сите акти кои се
испраќаат поминуваат преку евиденција за испратени
акти.
 Враќање и раздолжување на актите. Сите
решени и завршени акти и предмети без одлагање се
враќаат во деловодство со пополнет роковен штембил од
страна на лицата кои постапувале по истите.
 Одлагање на завршените акти во архива
Сите решени акти, предмети и евиденции, заклучени и
заверени на крајот од годината се предаваат во архива.
Истите се класифицираат по архивски знаци утврдени со
планот за архивски знаци за документарен материјал и
архивска граѓа.
 Архивското работење опфаќа
 Одбирање на архивската граѓа од док. материјал.
 Средување на архивската граѓа и док. материјал.
 Евидентирање (попис и опис) на арх. граѓа.
 Категоризација на архивската граѓа.
 Попишување на док. материјал на кој му изминал
рокот за чување.
 Уништување на предложениот док. материјал со
изминат рок на чување.
 Сместување, чување, заштита на док. материјал и
архивската граѓа во соодветен простор и услови.
 Предавање на архивската граѓа на Архивот на РМ
на трајно чување.
 Одбирањето на архивската граѓа од документарниот
материјал се врши комисиски, редовно секоја година
врз основа на листите за чување за годините кога е
создаден материјалот. Се врши средување на
материјалот по години на чување и создавање. Се
изработува евиденција во попис и опис за трајниот
материјал и материјалот со рокови за чување.
Материјалот кој се уништува попишан се предлага на
Архивот на РМ со образложение за уништување.
По добивање на согласност за уништување се
изготвува решение за уништување и комисиски
записник по извршено уништување.
 Одбраната архивска граѓа во иста состојба како
што е предложена на Архивот на РМ се сместува
во архивата каде за 15 до 20 години се предава на
надлежниот Архив. Истата се чува во просторија
заштитена од влага, непосредна светлина,
екстремна температура, опремена со полици, каси,
кутии, пп апарати и други средства и услови кои
се во функција на заштита на материјалот.
Основни деловодни книги кои се користат за
заведување и поделба на актите-документите
во писарниците-деловодствата на МО и АРМ

1. ДЕЛОВОДНИК
2. ПОСЕБЕН ДЕЛОВОДНИК
3. ИНТЕРНА ДОСТАВНА КНИГА
4. ДОСТАВНА КНИГА ЗА МЕСТО
ПРАШАЊА ???