REPLY TO

ENQUIRIES
Đỗ Anh Thư
GAP FILLING
• 1. Reply to request for manufacturing
• Dear Mr Wong
regarding
regarding
• Thank you for your letter of Thursday, 14 June 2007 (1) . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . making copies of the sample battery you sent us.
investigated
investigated
• I have (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the situation and found that your (3) . .
. specifications
.specifications
. . . . . . . . . . . . are exactly the same as the design of a proprietary
camera battery (4)
manufactured
manufactured
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . by a large Japanese electronics company.
• We feel that it would not be in our (5) . . . . . . .interests interests
. . . . . . . . . . . . . to supply
this type of battery. thank
thank
• However,
consideringI would like to (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . you
considering for (7) . . . . . . . . .
supplier
supplier
. . . . . . . . . . . our company as your (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
forward
forward
• I look (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to doing (10) . . . . . . . BUSINESS
BUSINESS
.............
with your company in the future.
• Yours sincerely
• David Choi
• Distributions Manager
• 2. Reply to request for discount
• Dear Mr Chan
regarding
regarding
• Thank you for your enquiry of 16 August (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
our earth-moving equipment (2) . . . . . . displayed .displayed
. . . . . . . . . . . . . at the
International Farm Machinery Fair in Bonn.
questions
questions
• In answer to the specific (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in your email, first
let me say we are willing to consider a substantial discount on orders
over €300.000. All our machinery is guaranteed for three years
against normal use, and we have several agencies in your country
mechanics
mechanics
with (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . trained to service all our products.
• With (5) . . . . . . regard. . . . . . . . . . . . . . to the terms of payment, which you
regard
mentioned, we would consider payment by 30-day bill of (6) . . . . . . . .
. . .exchange
. . . . . . . . ., documents against (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,
exchange acceptance
acceptance
provided you could offer two referees.
• I confirm that we can fulfil orders within three months, unless there
are (8)
. . . . . . . . unusual
unusual
. . . . . . . . . . . . specifications, and you can buy equipment
from us directly or through our (9) . . . . . . . . . agents . . . . . . . . . . . in your
agents
country.
• As requested, I am sending our current catalogue and price list
to you by express mail. I think you will find the equipment on
pages 101-15 particularly interesting for the work you have in
mind. If you (10) . . . . . . .require
require
. . . . . any further information,
please contact me.
• Yours sincerely
• Gustav Fest
• Sales Director
• 3. Reply to enquiring about hiring delivery van
• Dear Mr Russel
• Thank you for your phone call of Thursday 4 March (1) . . . . . requiring .requiring
.............
about hiring our delivery vans.
• My colleague Ms Angela Smith, who took the call, said you were mainly
interested in 5-ton vehicles like the ‘Tobor’, so I am (2) . . . . .enclosing enclosing
..............
our booklet ‘Small Truck Hire’, giving you details of our charges
charges
website
website
(3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . These also appear on our (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
at www.vanhire.co.uk. You will notice that the summer months of June, July,
offer
offer
and August are the least expensive and that we (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a
20% discount on weekend hire, starting Saturday at 08.00 and (6) . . . . . . . . . . .
ending
ending
. . . . . . . . Sunday atoffices 20.00.
offices
• Our main (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in the UK are in London and Birmingham,
but we thinking
thinking
also have branches in France, Germany, and Italy. If you are (8)
details
details
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . of hiring abroad, you will find (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
on our website. further
further
• Please let me know if I can be of (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . help.
• Yours sincerely
• Michael Craddock
• Transport Manager
• 4. Reply to request of catalogue and price list
• Dear Ms Croft
• Thank you for your enquiry of 14 May about our fitness equipment.
• I can (1) . . . . . .confirm
confirm
. . . . . . . . . . . . . that only the highest-quality materials
are used in all our equipment, and this is (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in
our 5-yearreflected
reflected
(3) guarantee
guarantee
....................
• Our prices are highly competitive, due to small profit
margins
margins
(4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., so I regret that we cannot offer credit terms
terms(5) . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . However, we do offer a 5% quantity discount discount
(6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . on orders over €5,000.
enclosing
enclosing
• I have pleasure in (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . our catalogue and a price
list. Please note that all prices are (8) . . . . . . . . . . . . .quoted quoted
. . . . . . CIF
London. further
further
• If there is any (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . information you need, please
(10) contact
contact
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . us. Once again, thank you for your letter.
• Yours sincerely
• Birgit Lange
• 5. Reply to request for representative to contact
• Dear Ms. Gomez
interest
interest
• Thank you for your e-mail of March 18 expressing (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in Click
Camera's new digital camera, the XL-Lite.
• The camera will be (2) . . . . .available available
. . . . . . . . . . . . . . this October, and the cost will be (3) . .
. . . . .approximately
approximately
. . . . . . . . . . . . three hundred and fifty dollars ($350.00).
• I will be forwarding next week a brochure on the camera. Jim Markham, one of our
. . . . . . . . . . . ., will be in (5) . . . . . . . . . . touch
sales (4) . . . . . . .representatives
representatives .touch
. . . . . . . . with you on
Friday, March 23, to discuss the promotional services and (6) . . . . . . . .discounts ...........
discounts
we offer our distributors.
forwarding
forwarding
• I am also (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . information on our new video camera, the
Digicam. Mr. Markham will provide more information on this product when you
speak with him.
anything
anything
• If there is (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . else I can help you with, please do not (9) . . . . .
. . . . hesitate
.hesitate
. . . . . . . . . to contact me. Your business means a great deal to Click Camera,
and we appreciate the opportunity to (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . provide .provide
you with quality
cameras.
• Again, thank you for your inquiry.
• Sincerely yours
ENGLISH- VIETNAMESE
• 1. We are afraid you are not yet aware of the changes that are
taken place in the market.
• Chúng tôi e rằng quý ngài chưa biết được những thay đổi diễn
ra trên thị trường.
• 2. Speaking of goods of Korean make, you must be aware our
quality is far superior to theirs.

• Nói về hàng hóa nhãn hiệu Hàn Quốc quý ngài phải nhận thấy
rằng chất lượng sản phẩm của chúng tôi cao hơn của họ
nhiều.
• 3. Our products are very good in quality. Therefore, we can
assure you that you won’t find any trouble in promoting the
sale of our products.

• Sản phẩm của chúng tôi có chất lượng tốt. Do vậy, chúng tôi
đảm bảo với quý ngài sẽ không gặp phải rắc rối nào trong việc
đẩy mạnh bán sản phẩm của chúng tôi.
• 4. It is quite a bargain. I hope you will appreciate it.

• Đây là một thương vụ có hời. Tôi hy vọng quý ngài sẽ đánh giá
cao điều này.
• 5. We understand your difficulty in coping with competition.

• Chúng tôi hiểu được khó khăn của quý ngài trong việc đối phó
với cạnh tranh.
• 6. Could you please tell us the quantity you require so that we
may adjust our price accordingly?

• Đề nghị quý ngài nói cho chúng tôi biết số lượng mà ngài cần
để chúng tôi có thể điểu chỉnh giá một cách tương ứng.
• 7. Our price is reasonable. Besides, our products can stand
competition

• Giá của chúng tôi là hợp lý. Bên cạnh đó, các sản phẩm của
chúng tôi còn có thể đứng vững trong cạnh tranh.
• 8. In respect to quality, I don’t think that the goods of other
brands can compare with ours.

Về chất lượng, tôi nghĩ rằng hàng hóa thuộc các thương
hiệu khác không thể so sánh với hàng của chúng tôi.
• 9. You know that the cost of production has been skyrocketing
in recent years.

Như quý ngài thấy chi phí sản xuất đã tăng vọt trong
những năm gần đây.
• 10. We hope you will direct the attention of your users to the
superior quality of our products.

Chúng tôi hy vọng các ngài sẽ hướng khách hàng của các ngài
chú ý tới chất lượng cao cấp của các sản phẩm của chúng tôi.
• 11. However desirous we may be of establishing our business
with you, we regret that we cannot grant the reduction in
price you ask.

Cho dù chúng tôi có mong muốn thiết lập việc kinh

doanh với quý ngài, chúng tôi lấy làm tiếc rằng chúng
tôi không thể giảm giá như các ngài yêu cầu.
• 12. We feel sure that a fair comparison in quality between our
products and similar articles from other sources will convince
you of the reasonableness of your price.

Chúng tôi tin chắc rằng việc so sánh công bằng giữa
các sản phẩm của chúng tôi với các sản phẩm tương
tự của các nhà cung cấp khác về chất lượng sẽ thuyết
phục được các ngài về sự hợp lý về giá chúng tôi.
• 13. If our products are not of your requirements, please let us
know the specifications that are of interest to you.

Nếu sản phẩm của chúng tôi không thích hợp với như
cầu của quý ngài, đề nghị quý ngài cho chúng tôi biết
quy cách phẩm chất mà quý ngài muốn mua.
• 14. We have much pleasure in sending you herewith a fairly
full collection of our latest and best selling designs

Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm cho quý ngài một bộ
khá đầy đủ các kiểu mới nhất và bán chạy nhất.
• 15. Payment is to be effected against a Bill of Lading, an
invoice and a work’s test certificate by an irrevocable L/C to be
opened in our favor with the Commercial Bank, London.

Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang mở
qua ngân hàng thương mại Luân Đôn cho chúng tôi được
hưởng theo vận đơn dường biển, hóa đơn và giấy chứng
nhận của nhà máy.
• 16. We regret to inform you that we are not in a position to
meet your requirements for the time being.

Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả
năng đáp ứng nhu cầu mà các ngài cần.
• 17. We assure you of an ample supply and prompt shipment
of the goods.

Chúng tôi đảm bảo cung cấp cho quý ngài khối lượng lớn và giao hàng
ngay.
• 18. We are pleased to inform you that we have today sent you
by parcel post the following samples:

. Chúng tôi vui mừng báo cho quý ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi
cho quý ngài bằng bưu điện những mẫu sau.
 • 19. Sealex is available in twenty basic colors and prices are
surprisingly low.

Sealex có sẵn trong 20 màu cơ bản và giá thấp bất ngờ

• 20. Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like
to trade with us on CFR basis and insure the goods
themselves.

Nếu quý ngài muốn buôn bán với chúng tôi trên cơ sở điều kiện CFR và tự mua
bảo hiểm hàng hóa thì giá cả sẽ bằng giá CIF trừ 0,3%.
VIETNAMESE-ENGLISH
• 1. Sản phẩm của chúng tôi có hiệu quả, có thể tin cậy được,
tiết kiệm thời gian và kinh tế, và quý ngài sẽ ngạc nhiên là nó
lại không tốn bao nhiêu.

Our product is efficient, dependable, time saving and economical and

you will be surprised how little it costs
• 2. Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của
chúng tôi đảm bảo hoạt động lâu dài với hiệu quả cao nhất.

Our unique after-sales service contracts ensure lasting operation at the

peak of efficiency.
• 3. Hàng của chúng tôi làm cho các ngài có thể chào bán cho
khách hàng một mặt hàng không thể chê trách vào đâu được
ở những phẩm chất quan trọng như độ bám đường và độ tin
cậy.

Our goods enable you to offer your customers an item that is beyond
criticism in those vital qualities of road holding and reliability.
• 4. Chúng tôi sẵn sàng chiết khấu đặc biệt 3% cho các ngài bất
kỳ đơn đặt hàng nào nhận được vào trước ngày 6 tháng 3.

We are prepared to give you a special discount of 3% on any orders received on

or before 6th MARCH.
• 5. Chúng được sản xuất theo nhiều kiểu và nhiều màu hấp dẫn
và cũng sang trọng đẹp đẽ như những chiếc áo khoác đắt tiền
hơn nhiều.

They are made in a wide range of attractive styles and colors and are as
rich-looking and beautiful as much more expensive coats.
• 6. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu
cầu lớn đối với hạt Mắc-ca và xin mạo muội gửi theo thư này
một bảng giá hiện hành của chúng tôi với hi vọng rằng quý
ngài sẽ giới thiệu chúng với các khách hàng có triển vọng ở
nước của các ngài.

. We understand that there is a good demand for

Macadamia in your market and take the liberty of
sending you with this letter a copy of our current price
list in the hope that/ in hopes that you will introduce it
to prospective buyers at your end.
• 7. Chúng tôi lấy làm tiếc không thể bán giá trên cơ sở FOB vì
buôn bán với tất cả khách hàng trên cơ sở CIF là tập quán
chung của chúng tôi.

We regret being unable to quote on FOB basis as it is our general

practice to do business with all our clients on CIF terms.
• 8. Chúng tôi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng
thực sự cao nhất theo những điều kiện hết sức có lợi và sẽ
hoan nghênh cơ hội phục vụ các ngài.

. We are offering the goods of the very highest quality on unusually

generous terms and would welcome the opportunity to serve you.
• 9. Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa
thỏa đáng về mọi mặt và loại vải tuyệt vời này sẽ bán rất chạy.

We feel assured that you will find our products satisfactory in every way,
and a ready sale for this excellent material with it
 • 10. Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên
chúng tôi hy vọng quý ngài sẽ tận dụng trọn vẹn cơ hội có một
không hai này và đặt hàng ngay cho chúng tôi.

. As there is an upward tendency in the price of chemicals, we hope that you will
take full advantage of this exceptional opportunity and place your order without
delay.
• 11. Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20
tháng 5. Trả lời thư này chúng tôi lấy làm vui mừng gửi cho
quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ
mà đang có nhu cầu thường xuyên trên thị trường của các
ngài để lựa chọn.

• We acknowledge with thanks receipt of your letter of 20th May.

In reply, we have pleasure in sending, for your collection, a
comprehensive range of samples on arts and crafts, for which
there is a regular demand on your market
• 12. Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi
kèm thư này catalo và bảng giá mới nhất của mùa bán hàng
năm nay, trong đó giới thiệu nhiều mặt hàng mới cùng những
phiên bản cải tiến của những mặt hàng được yêu thích trong
vụ bán hàng năm ngoái, và vì chúng tôi có thể giao hàng ngay,
chúng tôi hy vọng nhận được đơn đặt hàng chính thức của quý
ngài trong một tương lai không xa.

We have pleasure in attaching, for your reference, this

season’s price list and catalogue, introducing many
novelties and some variations on the lines which were
most popular last season, and as we are able to offer
prompt delivery, we hope to receive your official order in
the near future.
• 13. Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá
mới nhất báo giá theo những điều kiện ưu đãi nhất và chúng
tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ đáp ứng được những yêu cầu
của các ngài.

Enclosed you will find our latest catalogue No.123 and price list
quoting our most favorable terms and conditions, and we believe
that our products will meet you requirements.
• 14. Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng
hàng trong kho là có hạn nên chúng khuyến nghị quý ngài
quyết định nhanh chóng và đặt hàng càng sớm càng tốt.

. In view of the brisk demand for this commodity and our limited stock of
these goods, we recommend you to make prompt decision and place the
order with us as soon as possible.
• 15. Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm
cước vận chuyển đường bộ và phí bảo hiểm từ cảng đến bất
kỳ thành phố nào trong nội địa.

The price on CIF Hai Phong terms excludes the overland freight and insurance
from the port of destination to any other inland city.
• 16. Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau
và được đón nhận nồng nhiệt. Quý ngài hãy thử một chuyến
có thể cũng có lợi đấy.

These goods have been shipped to various markets where they have been
enjoying the warm welcome of the end-users. It would be to your
advantage to try out a shipment.
• 17. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi
sẵn sàng cung cấp các mặt hàng dệt may bằng bông vốn rất
được ưa chuộng ở nước ngoài.

We have pleasure in advising you that we are well placed to supply cotton
textiles which have already met with warm reception abroad.
• 18. Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn
sàng cho quý ngài hưởng mức chiết khấu thương mại 3%, bên
cạnh chiết khấu số lượng 5% nếu giá trị của một đơn hàng đạt
trên 100,000 đô la.

For the sake of our long-standing partnership, we are prepared to grant

you a 3% trade discount, and an additional quantity discount of 5% if the
value of a single order exceeds 100,000 dollars.
• 19. Chúng tôi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu
cho quý ngài 5% chỉ nhằm đáp lại đơn đặt số lượng lớn của
quý ngài. Nói thẳng với quý ngài, đây là một thiệt thòi lớn đối
với chúng tôi vì chúng tôi đã báo giá quý ngài mức giá thấp
nhất

It is just in consideration of your big order that we can make an exception by

offering you an allowance of 5%. To be frank with you, this would be a
sacrifice on our part, as we have quoted you our rock-bottom price.
• 20. Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng
1000 chiếc, và lấy làm tiếc khi cho quý ngài biết rằng đây là
mức cao nhất chúng tôi có thể thực hiện lúc này bởi chúng tôi
sẽ gặp khó khăn lớn nếu cho quý ngài hưởng mức chiết khấu
cao hơn.

We usually allow a 1% discount for an order of 1000

pieces, and regret to inform you that this is the best we
can give at present as a higher rate will put us to great
trouble.