MINIT MESYUARAT

Mohd.Noor Jabar
Bahagian Pengembangan bahasa
Melayu DBP
Minit mesyuarat ialah

 Laporan mengenai perkara yang dibincangkan

atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat.
Terdapat dua peringkat dalam penyediaan
minit mesyuarat, iaitu :
1.Peringkat pertama, setiausaha
mencatat :

 Semua isi penting –mula hingga akhir.

 Semua keputusan yang dicapai
 Cadangan dan sokongan serta undian yang
dibuat
 Nama pencadang dan penyokong
 Jumlah undi menyokong dan menentang
2. Kedua, setiausaha menulis minit secara
gramatis, jelas dan tepat.

Draf minit disediakan 3 hari selepas

mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi
Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas
mesyuarat.
Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan

untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam

mesyuarat
 PENULISAN MINIT MESYUARAT

 minit mesyuarat penting kerana minit

merupakan sumber rujukan masa hadapan.

 Format minit lazimnya, disusun mengikut

agenda mesyuarat dan perlu kelihatan
kemas dan teratur.
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil
kira hal-hal yang berikut :

Butiran tentang mesyuarat

 Nama mesyuarat
 Bilangan kali mesyuarat
 Tarikh
 Masa
 Tempat
 Dokumen

 Bahan bertulis untuk dibincangkan atau

dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)

 Senarai Kehadiran

 Senarai lengkap anggota yang hadir

penting bagi pengesahan minit dan
pandangan mereka sama ada sah atau
tidak.
Kehadiran ditulis mengikut susunan yang
berikut :

 Hadir - nama anggota mesyuarat yang

hadir serta jawatan

 Turut hadir - senarai nama (bukan AJK)

yang hadir sebagai pemerhati atau
undangan khas

 Tidak hadir - senarai nama anggota yang

tidak hadir (sama ada dengan alasan
atau tidak)
Isi Minit Mesyuarat

 Ucapan alu-aluan pengerusi majlis

 Pembentangan dan pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
 Perkara berbangkit
 Perkara yang ditetapkan dalam agenda
 Hal-hal lain
 Ucapan penutup/penangguhan oleh
pengerusi
 Tandatangan pencatat (setiausaha)
 Tandatangan penyemak/pengerusi
mesyuarat
 Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk
pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3)
hari selepas mesyuarat.

 Selepas itu :

 Fotostat minit yang telah disemak hantar

setiap anggota seminggu selepas mesyuarat

 Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

 Pengerusi mengarah setiausaha membaca minit

mesyuarat

 Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang

hadir
 Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta

(jika terdapat kesalahan)

 Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh

pengerusi pada tempat yang salah
 Perkara berbangkit – laporan sebarang
tindakan dan keputusan yang terakhir
secara ringkas.

 Minit juga menyentuh tindakan susulan yang

perlu diambil oleh jabatan atau institusi
atau pegawai yang berkenaan
 Mencatat hal-hal lain dan perkara yang
dibincangkan dalam mesyuarat

 Setelah disahkan dan mendapat cadangan

dan sokongan, pengerusi menandatangani
minit pada tempat yang disediakan
 CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK

 Penulisan minit mesyuarat hendaklah

ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya
bersifat formal- menggunakan kata dan
ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :
 BETUL : memandangkan bahawa
.............maka.......
 SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

 BETUL : berbangkit daripada ...........

 SALAH : oleh itu

 BETUL : beliau berpendapat ..........

 SALAH : beliau berfikir ..........

 BETUL : beliau atau mereka

 SALAH : saya, kita, anda atau saudara....
 Semasa menulis minit mesyuarat, ayat
yang digunakan perlu menggambarkan
keputusan yang dibuat berdasarkan
persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:

 Mesyuarat bersetuju
menerima ...................

 Mesyuarat telah dimaklumkan

bahawa ..................
 Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-
kata tertentu yang dijadikan ungkapan
khusus seperti :

 Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti

tanpa sebarang pindaan.
Contohnya :
a. Jawatankuasa kecil
penganugerahan...................... telah
mengesahkan minit mesyuarat yang telah
diadakan pada........................tanpa
sebarang pindaan
 Minit mesyuarat yang diadakan pada
……………….telah disahkan tanpa sebarang
pindaan
 Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti
dengan pindaan. Contohnya :

a). Lembaga pentadbir telah

mengesahkan minit mesyuarat yang
diadakan pada ………………dengan pindaan yang
berikut :

 i) ……………………..
 ii) ………………………..
 iii) ……………………….
b). Minit mesyuarat yang diadakan pada
……………………… telah disahkan dengan
pindaan yang berikut :

i) ………………………..
ii) …………………………
iii) …………………………
 Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan
penggantian. Contohnya :

 a). Batalkan ceraian ……….. yang berbunyi

 b). Gantikan dengan …

 Ungkapan yang sering digunakan untuk
melaporkan perbincangan semasa mesyuarat
ialah :

 Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan

 Mencadangkan, Membincangkan,
dibincangkan
 Mengesyorkan, disyorkan
 Contohnya :
 a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit
meneliti semula tawaran yang dikemukakan
semula.

 b). Mesyuarat mencadangkan pihak

berkenaan mengkaji hal tersebut dengan
teliti

 c). Mesyuarat mengesyorkan pihak

berwajib melonggarkan syarat kemasukan
yang ada sekarang.
 Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :

 Bersetuju atau menolak

 Meluluskan atau tidak meluluskan
 Memperakukan atau tidak memperakukan
 Contohnya :

a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang

dikemukakan

b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan

permohonan penduduk kampung itu

c). Mesyuarat bersetuju tidak

memperakukannya kepada pihak pentadbir
cadangan berkenaan
 Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat
berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat
utama dan ayat tambahan yang dihubungkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :

 Bahawa, supaya dan yang

 Contohnya :

 a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua

peserta yang menghadiri bengkel penulisan
cerpen ini diberikan sijil penyertaan.

 b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru

besar pada minggu lalu.......
 Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,
nama atau jawatan orang yang
dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan
(lihat contoh minit mesyuarat).
 Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu
dicatatkan dalam minit mesyuarat -
bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang,
melainkan mesyuarat itu kali yang
terakhir. Contohnya :

 Mesyuarat ditangguhkan pada pukul

4.30.petang.
 Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat,
dicatat nama dan jawatan orang yang
mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi
dengan persetujuan anggota mesyuarat.

 Misalnya :

 Disediakan oleh
Disahkan oleh
 t.t t.t
 ………………….. …………………
 (Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh Pengerusi)